Overeenkomst Bibliotheekportalen tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie en vzw Bibnet

BIJLAGE Bijlage nr. 1 Overeenkomst Bibliotheekportalen tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie en vzw Bibnet Tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel, vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt Dirk BROEKAERT, algemeen directeur van de algemene directie Cultuur, Jeugd, Sport, enerzijds, en de vzw Bibnet, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Priemstraat 51, ingeschreven in de Kruispuntbank voor ondernemingen onder het nummer 0472.863.518, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer Rik Van de Walle, voorzitter, en de heer Jan Braeckman, directeur, hierna genoemd Bibnet, anderzijds Na het volgende uiteengezet te hebben: Situering: Krachtens artikel 14 van het decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid, zoals gewijzigd, geeft de Vlaamse Regering invulling aan het begrip digitale bibliotheek voor de openbare bibliotheken binnen de Vlaamse Gemeenschap en subsidieert met het oog daarop Bibnet, die tot doel heeft het beleid van de Vlaamse Gemeenschap betreffende de digitale bibliotheek te ondersteunen en uit te voeren. Dat impliceert de ontwikkeling, de realisatie en het beheer van inhoudelijke en technische toepassingen, waaronder de uitbouw van het centraal bibliografisch achtergrondbestand Open Vlacc. Bibnet richt zich prioritair op de rol van de openbare bibliotheek in het kader van de digitale kloof en de ontwikkeling en exploitatie van één Vlaams bibliotheekportaal, dat een uniforme toegang biedt tot alle informatie die zich in de openbare bibliotheken bevindt. Op 13 juli 2007 bekrachtigde de Vlaamse Regering het decreet houdende wijziging van het decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid. Daarin wordt gesteld dat de provincies een eigen provinciaal beleid voeren ter ondersteuning van de bibliotheekwerking. Binnen die eigen invulling vraagt het decreet wel aandacht voor de specifieke rol van de provincies inzake schaalvergroting van de bibliotheekwerking, via de ontwikkeling van provinciale bibliotheeksystemen (PBS) en het stimuleren van structurele samenwerkingsverbanden tussen gemeenten. Bibliotheken, als lokale instellingen, hebben immers te weinig slagkracht om de nieuwe digitale ontwikkelingen op eigen houtje te implementeren. Digitale collecties en infrastructuur moeten op bovenlokale schaal worden ontwikkeld om vervolgens lokaal geïmplementeerd te worden. Dit vergt een intensieve samenwerking tussen de drie betrokken besturen: Vlaams, provinciaal/brussels, lokaal. In aansluiting op de ontwikkeling van Open Vlacc door de Vlaamse Gemeenschap en de provinciale bibliotheeksystemen, besloten de Vlaamse Gemeenschap, de provinciale overheden en de Vlaamse Gemeenschapscommissie te Brussel in 2009 om samen te werken in het interbestuurlijke project Bibliotheekportalen. Het bibliotheekportalenproject wil een voor de eindgebruiker uniforme toegang bieden tot alle collecties van de Vlaamse openbare bibliotheken. 1

Het project Bibliotheekportalen kadert in volgende beleidsdoelstellingen die door de betrokken bestuursniveaus onderschreven worden: 1. De interbestuurlijke samenwerking heeft tot doel de openbare bibliotheken in staat te stellen een antwoord te bieden op de grote hedendaagse uitdagingen, zodat ze hun maatschappelijke opdracht voor het publiek kunnen blijven realiseren. 2. De interbestuurlijke samenwerking focust op de realisatie van schaalvergrotende ICT basisinfrastructuur voor het beheer van digitale content en diensten. 3. Doelen hierbij zijn het mogelijk maken van samenwerking en schaalvergroting in de bibliotheeksector en het boeken van efficiëntie- en effectiviteitwinsten bij bibliotheken bij het bedienen van hun publiek. 4. De eerste belangrijke stap is de realisatie van gekoppelde en kruisverwijzende zoekomgevingen: de Bibliotheekportalen. Het project Bibliotheekportalen beoogt volgende doelstellingen: 1. Het publiek één transparante digitale zoekomgeving aanbieden waarin het volledige aanbod van alle bibliotheken terug te vinden is, door de creatie van een gemeenschappelijke zoekomgeving waarin tal van databanken aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Al deze databanken samen ontsluiten de volledige fysieke en digitale bibliotheekcollecties. 2. De creatie van een dynamische koppeling tussen Open Vlacc en de provinciale / VGC bibliotheeksystemen als kernstuk van deze zoekomgeving. Door deze koppeling worden, op termijn, het volledige bezit en diensten van alle openbare bibliotheken die aangesloten zijn op een provinciaal bibliotheeksysteem transparant toegankelijk voor het publiek. 3. De creatie van diverse bibliotheekportalen waarin de individualiteit, herkenbaarheid en bruikbaarheid van het lokale, provinciale en Vlaamse niveau beklemtoond worden. Het publiek krijgt op die manier diverse zoekcontexten aangeboden. 4. Het substantieel verhogen van de (kosten)efficiëntie, het gebruikerscomfort en de innovatiekracht van de betrokken partners door schaalvergroting en samenwerking. 5. De bovenstaande doelstellingen te realiseren door de unieke zoekomgeving die reeds gecreëerd werd op zoeken.bibliotheek.be uit te breiden in een samenwerking tussen de Vlaamse Gemeenschap, de provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Het pilootjaar van dit project, van juli 2009 tot augustus 2010, is succesvol verlopen waardoor de interbestuurlijke projectgroep Bibliotheekportalen in haar zitting van 17 juni 2010 besliste de projectmatige samenwerking om te zetten naar een structurele samenwerking. Deze beslissing werd bevestigd door de directeuren cultuur van betrokken provincies en Brussels gewest en tenslotte door de provinciale gedeputeerden op 23 juni 2010. Met deze overeenkomst geven we kader aan: 1. de structurele continuering van het project, inclusief de aansluiting van de overige provincies, 2. het financieringsmodel, inclusief de recurrente bijdrage per provincie, 3. de formalisering van de samenwerking middels overeenkomsten Het project Bibliotheekportalen is een gemeenschappelijk project waar alle betrokken besturen aan bijdragen. De Vlaamse Gemeenschap investeerde 2 miljoen euro nieuwe middelen voor de realisatie van het samenwerkingsproject waarvan 1,2 miljoen euro werd ingebracht door de provincies in het kader van de afspraak, gemaakt door de Vlaamse Gemeenschap en de provincies naar aanleiding van de stopzetting van Vlacc II. De Vlaamse Gemeenschap brengt via Bibnet daarenboven zoeken.bibliotheek.be in. De provincies brengen de provinciale bibliotheeksystemen, de reeds op hun niveau geconsolideerde catalogusdata en de expertise en ondersteuning ter zake in. Als er binnen het beschikbare budget van 2 miljoen euro en naast de recurrente kosten nog een budget beschikbaar is, wordt dit gebruikt om nieuwe ontwikkelingen binnen het project Bibliotheekportalen te financieren. komen partijen overeen als volgt: 2

Art. 1. Voorwerp van de overeenkomst De overeenkomst strekt er toe de wederzijdse afspraken over beheer, planning, financiering vast te leggen voor de samenwerking tussen Bibnet en de VGC ter continuering van Bibliotheekportalen. Art. 2. Samenstelling en opdrachten van de projectgroep Bibliotheekportalen 1. Het project Bibliotheekportalen zal, zoals tijdens het pilootjaar, gerealiseerd worden onder aansturing van de projectgroep Bibliotheekportalen die wordt voorgezeten door de Vlaamse Gemeenschap. De Vlaamse Gemeenschap wordt vertegenwoordigd door de afdeling Volksontwikkeling en Lokaal Cultuurbeleid van het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen. 2. De projectgroep is samengesteld als volgt: twee vertegenwoordigers van de Vlaamse Gemeenschap, een vertegenwoordiger van de VVP, twee vertegenwoordigers van het provinciale bestuursniveau, een vertegenwoordiger van de VGC en twee vertegenwoordigers van Bibnet. Wijzigingen in de vertegenwoordiging worden doorgegeven aan de voorzitter. Op voorwaarde dat ze deze overeenkomst ondertekend hebben, kunnen ook de provincies die nog niet rechtstreeks vertegenwoordigd zijn in de projectgroep volwaardig lid worden. 3. Afhankelijk van de noodwendigheden van het project kan de projectgroep ad hoc andere deskundigen uitnodigen. De leden van de projectgroep worden gemandateerd om hun bestuur of organisatie te vertegenwoordigen. 4. De projectgroep Bibliotheekportalen krijgt volgende opdrachten, binnen het beschikbare budget van 2 miljoen euro: 1 sturing van het project Bibliotheekportalen op doelstellingen; 2 de door Bibnet voorgestelde planning, fasering en aanpak van het project Bibliotheekportalen beoordelen; 3 beslissen over bijsturingen en uitbreidingen van het project Bibliotheekportalen ; 4 opvolgen van de contracten en middelen voor het project Bibliotheekportalen; 5 controle op de opgave en verdeling van de kosten; 6 de aanpak van de communicatie over het project Bibliotheekportalen. Art. 3. Uitvoeringsbepalingen van de opdracht 1. De Vlaamse Gemeenschap en de VGC duiden Bibnet aan als projectcoördinator. Dit impliceert dat Bibnet verantwoordelijk is voor: 1 het sluiten van overeenkomsten in het kader van de uitvoering van haar opdracht; 2 de aansprakelijkheid voortvloeiend uit de overeenkomsten die Bibnet afsluit met leveranciers en anderen; 3 het coördineren van de afstemming en de visievorming onder partijen; 4 het notuleren van de vergaderingen; 5 het plannen en opvolgen van werkzaamheden. 2. Bibnet verstrekt inzagerecht aan de projectgroep in de contracten die zij sluit met leveranciers en heeft een informatieplicht in het kader van de contractbesprekingen. 3. Bibnet verzekert alle maatregelen te nemen om het geheel van het project Bibliotheekportalen te waarborgen op vlak van: 1 de operationaliteit (beschikbaarheid van het geheel en de afzonderlijke functies); 2 de continuïteit (de verzekering dat de dienst ook in de toekomst kan aangeboden worden); 3 de integriteit (volledigheid en consistentie van de verwerking en presentatie van data); 4 de uitbouw met de overige provincies. 4. De VGC verzekert alle maatregelen op niveau van het provinciaal bibliotheeksysteem (PBS) te treffen die nodig zijn om de uitwisseling van data en internetverkeer tussen haar systemen en Bibliotheekportalen te verzekeren. Ze duidt daarbij de medewerker aan die zal fungeren als Single Point of Contact (SPOC) voor alle operationele kwesties enerzijds ten aanzien van Bibnet en Serials Solutions Medialab anderzijds, eventueel verschillend van de eerste SPOC, ten aanzien van de aangesloten PBSbibliotheken. Art. 4. Service Level Agreement voor functioneel beheer en hosting 1. Het gegarandeerde dienstenniveau voor het functioneel beheer van de softwaretoepassing in bibliotheekportalen wordt toegelicht in bijlage 2 (normale kantooruren) en 3 (buiten kantooruren). 3

2. Het technisch beheer van de server voor het hosten van de Aquabrowser Library software wordt in opdracht van Bibnet beheerd door Serials Solutions Medialab volgens de specificatie van de dienst in bijlage 4. Art. 5. Intellectuele rechten binnen het Bibliotheekportalen project 1. Binnen het Bibliotheekportalen project wordt gebruik gemaakt van het softwareprogramma "Aquabrowser Library" van BV Medialab Solutions (MS) (handel drijvend onder de benaming Serials Solutions Medialab). MS is de houder van de intellectuele (software)rechten op deze programmatuur. Bibnet is met MS een overeenkomst aangegaan op grond waarvan de VGC Aquabrowser Library in het kader van het Bibliotheekportalen kan gebruiken. 2. De mogelijke (intellectuele) rechten die de VGC en haar meewerkende bibliotheken hebben op de data in de catalogus van hun provinciaal bibliotheeksysteem, worden in licentie gegeven aan Bibnet. Deze licentie wordt enkel gegeven met het oog op het gebruik van deze data binnen het Bibliotheekportalen platform. Dit betekent dat deze data door Bibnet enkel mogen worden gebruikt binnen dit platform met het oog op de webpresentatie, het doorlinken, het analyseren van cataloguseigenschappen en de statistische verwerking van deze data. Op geen enkele wijze mogen deze data door Bibnet worden gedownload, verkocht, verhuurd, in leasing gegeven, geruild of toegang toe gegeven voor gebruik dat buiten het toepassingsgebied van het Bibliotheekportalen project valt. Uitzondering is gebruik dat goedgekeurd wordt door de projectgroep of vanuit de VGC. 3. Deze overeenkomst laat de gebruiksrechten onverlet die de VGC heeft op het gebruik van de titelbeschrijvingen uit Open Vlacc zoals in de overeenkomsten van 2006 werden verleend. Art. 6. Financiering van de recurrente kosten in Bibliotheekportalen 1. De recurrente kosten van het project Bibliotheekportalen bestaan uit enerzijds, kosten die toewijsbaar zijn aan elk afzonderlijk bibliotheeksysteem, zoals de hosting en de licentiekosten voor de hard- en software voor het platform van de eigen webpresentatie en anderzijds, kosten aan de gemeenschappelijke ICT basisinfrastructuur, zoals de hosting van de server waarop alle exemplaarinformatie wordt geaggregeerd. 2. De kosten van de gemeenschappelijke ICT basisinfrastructuur worden verdeeld volgens de sleutel 40/60 waarbij Bibnet 40% op zich neemt en de andere partners 60%. 3. De kostenverdeling ten laste van de provincies en de VGC gebeurt op basis van de meest recente in het Belgisch Staatsblad gepubliceerde inwonersaantallen van elke individuele provincie en 30% van de inwonersaantallen van het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest voor de VGC. Dit inwonertal zal bij het begin van de looptijd van de overeenkomst en telkens bij stilzwijgende verlenging worden vastgelegd en als basis dienen voor de herberekening van de verdeelsleutel tussen de provincies en de VGC. Een samenvattend overzicht van de samengestelde kosten wordt bijgesloten in bijlage 1. Voor het uitvoeringsjaar 2011 gelden de in de bijlage vermelde bedragen. 4. Bibnet neemt, binnen de perken van de haar door de Vlaamse Gemeenschap verleende subsidie, volgende kosten voor haar rekening: 1 de in 2 vermelde gemeenschappelijke kosten, naar rata van 40%; 2 de operationele kosten voor zoeken.bibliotheek.be, ten minste 50.000 euro op jaarbasis 3 een jaarlijkse investering van ten minste 90.000 euro (inclusief personeelskost) voor vernieuwing van zoeken.bibliotheek.be als ontwikkelingsomgeving. 5. Bibnet zorgt ervoor dat vernieuwingen in de ontwikkelingsomgeving zoeken.bibliotheek.be maximaal toepasbaar en overneembaar zijn in de provinciale en lokale gekoppelde zoekomgevingen binnen Bibliotheekportalen. De projectgroep beslist over de opportuniteit hiervan. 6. De VGC neemt, binnen de perken van de door het College goedgekeurde kredieten, volgende kosten voor haar rekening: 1 de in 2 vermelde gemeenschappelijke kosten, zoals vermeld in de tabel als bijlage 1; 2 de kosten in het project die toewijsbaar zijn aan haar provinciaal bibliotheeksysteem. 7. De aanrekening van de kosten voor de VGC gaat in in het jaar volgend op het jaar waarin het provinciaal bibliotheeksysteem operationeel is geworden in het project Bibliotheekportalen en de VGC deze opname heeft bevestigd of in productie heeft genomen. In bijlage 1 worden de voorziene startdata per PBS-overheid opgenomen. 4

8. De leden van de projectgroep hebben inzage in de facturatie. Deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Art. 7. Facturatie 1. Bibnet stelt gedurende de looptijd van deze overeenkomst iedere vierde maand van het jaar een factuur op voor de gehele onkostenbijdrage van dat jaar. 2. Voorafgaand aan de facturatie is er een projectgroepvergadering die inzage heeft in de jaarlijks gemaakte kosten en toeziet op de samenstelling van de doorgefactureerde bedragen. 3. De VGC draagt er zorg voor dat de facturen uiterlijk binnen vijftig werkdagen zijn betaald door bijschrijving op bankrekeningnummer van Bibnet. Art. 8. Prijsaanpassingen voor het project Bibliotheekportalen 1. De eventueel gewijzigde bedragen voor het volgende jaar worden vastgelegd in de loop van de maand september. Wijzigen zijn mogelijk naar aanleiding van: 1 een aanpassing van de service level agreements tussen Bibnet en de leveranciers, goedgekeurd door de projectgroep Bibliotheekportalen; 2 een uitbreiding van de functionaliteit en/of diensten, goedgekeurd door de projectgroep Bibliotheekportalen; 3 prijsaanpassingen in de leveranciercontracten; 4 het aantal provincies en de VGC die in het project Bibliotheekportalen toetreden of na toetreding uittreden. 2. De in paragraaf 1 vermelde aanpassingen worden steeds vooraf goedgekeurd door de projectgroep na consultatie van alle betrokken besturen. Het verslag van de projectgroep geldt als formele kennisgeving. Art. 9. Duur van de overeenkomst 1. De overeenkomst loopt van 1 januari 2011 tot 31 december 2013 waarna ze stilzwijgend jaarlijks verlengd kan worden. Indien niet alle besturen uiterlijk op 15 juli 2011 een overeenkomst als deze ondertekend hebben, zal aan de besturen die wel ondertekend hebben, een nieuwe overeenkomst worden voorgelegd, waarbij de tabel in bijlage 1 zal worden aangepast om het aandeel van de vaste kosten te verdelen over de resterende besturen met in achtneming van de verdeelsleutel volgens het bevolkingsaantal. 2. Indien de VGC beslist de overeenkomst niet te verlengen in het daaropvolgende kalenderjaar, moet zij de leden van de projectgroep uiterlijk 1 juli van het lopende jaar elektronisch op de hoogte brengen en dit binnen de 14 dagen per aangetekende brief aan de voorzitter van de projectgroep bevestigen. In dat geval wordt de kostenverdeling ten laste van de provincies herberekend, zoals bepaald in deze overeenkomst. 3. Indien na 2013 één of meerdere deelnemende besturen beslissen het project Bibliotheekportalen niet te continueren, kunnen de resterende partners beslissen het project Bibliotheekportalen te beëindigen. Art. 10. Slotbepalingen 1. Tenzij anders voorzien, kan elke kennisgeving of mededeling in het raam van deze overeenkomst schriftelijk gebeuren of langs elektronische weg indien de ontvangst van de elektronische mededeling door de bestemmeling wordt bevestigd. 2. Eventuele wijzigingen aan de onderhavige overeenkomst kunnen slechts worden aangebracht door middel van een schriftelijke, door beide partijen ondertekende bijlage die aan de onderhavige overeenkomst zal worden gehecht om er integraal deel van uit te maken. 3. Deze overeenkomst vervangt alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken met betrekking tot het project Bibliotheekportalen. 4. Partijen bevestigen bij de onderhandeling en het opstellen van de onderhavige overeenkomst te goeder trouw te hebben gehandeld, en verbinden er zich toe bij de uitvoering ervan te goeder trouw te blijven handelen. 5. De nietigheid van enige bepaling van deze overeenkomst tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. In voorkomend geval verbinden de partijen er zich toe om de nietige bepaling te 5

vervangen door een geldige bepaling die zo nauw mogelijk aansluit op de gemeenschappelijke bedoeling van partijen en op de geest van de onderhavige overeenkomst in het algemeen. 6. Deze overeenkomst is onderworpen aan het Belgische recht. Alle geschillen met betrekking tot deze overeenkomst behoren tot de exclusieve bevoegdheid van de Rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. Art. 11. Bijlagen Bijlage 1: Kostenverdeling en activatie van de co-financiering Bijlage 2: Beschrijving van de diensten die vallen onder de reguliere functionele ondersteuning en update van de softwarediensten: AquaBrowser Benelux SLA 2010v1.1.pdf Bijlage 3: Beschrijving van de extended support diensten : de support buiten de normale kantooruren: Bibnet oncall Support SLA 2010v0.1.pdf Bijlage 4: Beschrijving van het technische beheer van de systemen waarop de ABL software draait, inclusief de feitelijke hosting, service providing en de beschikbaarheid: AquaBrowser Benelux TBH 2010v1.1.pdf Opgemaakt te Brussel in twee exemplaren, waarvan elk van de partijen verklaart één origineel te hebben ontvangen, op (datum) Namens Bibnet, Namens de VGC, 6

BIJLAGE 1: Samenvattend overzicht kosten Kostenverdeling De raming van de operationele kosten indien alle bibliotheeksystemen opgenomen zouden zijn in 2011, bedraagt 377.771 euro waarvan 186.826 euro toewijsbaar per bibliotheeksysteem en 190.945 euro te delen. 40% van 190.945, hetzij 76.378 euro neemt Bibnet op; 60% van 190.945 euro, hetzij 114.567 euro wordt gefinancierd door de provincies en VGC. De toepassing van de kostenverdeling over de provincies en de VGC wordt hieronder weergegeven. Deze tabel vormt de basis voor de jaarlijkse vastlegging van de effectieve bedragen. Bibnet is niet BTW plichtig en op de prijzen wordt dus geen BTW aangerekend. Overzicht activatie van de co-financiering De implementaties worden ingepland aan een ritme van 2 PBS-systemen per jaar. De planning voor opname van de respectievelijke PBS en houdt ook in dat elk opgenomen PBS het jaar na de implementatie deelt in de financiering: Jaar van Implementatie Eerste volle productiejaar te financieren Antwerpen 2010 vanaf 1 januari 2011 Limburg 2012 vanaf 1 januari 2013 Oost-Vlaanderen 2011 vanaf 1 januari 2012 Vlaams-Brabant 2011 vanaf 1 januari 2012 West-Vlaanderen 2010 vanaf 1 januari 2011 VGC 2012 vanaf 1 januari 2013 Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van de overeenkomst bibliotheekportalen met de vzw Bibnet nr. 20102011-0496 van 28-04-2011 De collegeleden, Bruno DE LILLE Brigitte GROUWELS Jean-Luc VANRAES 7