Notulen van de algemene ledenvergadering van De Vereniging van Eigenaars Maaspark Boschmolenplas (de Vereniging ) gevestigd te Heel gemeente Maasgouw gehouden te Heel op 18 april 2009 1. Opening van de vergadering De algemene vergadering wordt geopend door het lid Timmermans, die alle leden welkom heet. De heer Timmermans introduceert de heren mrs. Breeman en Van der Stok van Loyens & Loeff N.V. en geeft aan dat de heer Breeman de leiding van de vergadering op zich zal nemen. Vervolgens geeft de heer Timmermans het woord aan de heer Breeman. 2. Uiteenzetting doel van de vergadering Allereerst constateert de heer Breeman dat de algemene ledenvergadering rechtsgeldig is opgeroepen, zodat er geldig kan worden gestemd over de besluiten die op de agenda zijn vermeld. De heer Breeman deelt mede dat door de aanwezige leden in totaal 191 stemmen direct dan wel via een volmacht kunnen worden uitgebracht. De heer Breeman geeft vervolgens aan dat een aantal leden van de Vereniging Loyens & Loeff N.V. heeft gevraagd de bestaande afspraken en contracten binnen de Vereniging te evalueren en te bekijken hoe de Vereniging in de toekomst zo goed mogelijk voort kan en op welke wijze het verleden dient te worden afgerekend. Mede in het kader van de werkzaamheden die door Loyens & Loeff N.V. zijn uitgevoerd, hebben de leden die deze algemene ledenvergadering hebben opgeroepen, de heer Breeman gevraagd deze te leiden. De heer Breeman geeft vervolgens een korte uiteenzetting van het doel van de vergadering. Hierbij wordt opgemerkt dat de structuur van de Vereniging en de in dat kader gesloten overeenkomsten in het verleden tot misverstanden hebben geleid. Het is van het grootste belang dat de Vereniging voort gaat en dat in dat kader een transparante structuur voor de toekomst wordt neergezet. Het doel van deze vergadering is dan ook dat een start wordt gemaakt om de Vereniging weer goed te laten functioneren, waarbij de belangen van alle leden in ogenschouw worden genomen. Een nieuw te benoemen bestuur zal de ingeslagen weg naar de toekomst verder kunnen vervolgen en uitwerken. Op het moment dat een goed functionerende Vereniging is ontstaan, zal ook beter kunnen worden afgerekend met het verleden. 1
3. Vaststelling agenda De heer Breeman licht de agenda van de algemene ledenvergadering toe. Hij merkt op dat zoals gezegd er in deze ledenvergadering getracht zal worden een besluit te nemen ten aanzien van het herstel van het functioneren van de Vereniging (agendapunt 4). In dat kader zal er zo spoedig mogelijk een nieuw bestuur moeten worden benoemd en zal de dagelijkse gang van zaken binnen de Vereniging moeten worden opgepakt. Hiertoe is agendapunt 5 ingevoegd, waarbij aan de vergadering zal worden voorgesteld hiertoe een commissie in het leven te roepen. Tot slot zal de nieuwe directeur ad interim van Aqua Terra B.V., de heer Koning zich kort aan de algemene ledenvergadering voorstellen. De heer Breeman merkt op dat de heer Van der Stok een verslag van deze algemene ledenvergadering zal opmaken. De agenda wordt bij acclamatie door de algemene ledenvergadering vastgesteld. 4. Besluit omtrent herstel functioneren Vereniging. De heer Breeman constateert dat er binnen de Vereniging drie groepen bestaan, te weten diegenen die een woning slechts voor particulier gebruik benutten, diegenen die een woning zowel verhuren als zelf gebruiken alsmede diegenen die een woning ten behoeve van de (commerciële) verhuur benutten. Binnen deze groepen is in het verleden een dispuut gerezen omtrent de afrekening van de financiële bijdragen aan de Vereniging. Vanwege dit dispuut zijn de jaarrekeningen over het jaar 2006, 2007 en 2008 deels niet goedgekeurd dan wel (nog) niet opgemaakt. Zoals vermeld, heeft een aantal leden het initiatief genomen om Loyens & Loeff N.V. te verzoeken een advies omtrent de toekomstige inrichting van de Vereniging op te stellen, waarbij tevens de huidige situatie wordt beschreven en aanbevelingen worden gedaan omtrent de afrekening van het verleden. Deze leden hebben Loyens & Loeff N.V. hiertoe de nodige stukken en documenten overhandigd. Uitdrukkelijk is met de leden die dit initiatief hebben genomen afgesproken dat het advies van Loyens & Loeff N.V. niet vóór de algemene ledenvergadering aan de overige leden bekend zal worden gemaakt. Het straks nader te behandelen advies van Loyens & Loeff N.V. zal na afloop van deze algemene ledenvergadering elektronisch onder de leden worden verspreid en zal ook beschikbaar zijn bij de receptie van het park. De heer Breeman vermeldt dat Loyens & Loeff N.V. heeft geconstateerd dat de overhandigde documenten veel onduidelijkheden bevatten en dat het merendeel van deze documenten niet geldig was ondertekend. Zo heeft bijvoorbeeld Hogenboom Vakantieparken B.V. op basis van de aangeleverde contracten ten aanzien van het beheer en onderhoud van de woningen twee contractspartners; er bestaat zowel een contract met de individuele eigenaren als met 2
de Vereniging zelf waardoor er geen duidelijke afspraken bestaan ten aanzien van de verantwoordelijkheid en de kostenverdeling voor het beheer en onderhoud aan de woningen. Daarnaast bestaat er in algemene zin veel onduidelijkheid hoe bepaalde gelden binnen de Vereniging worden besteed. Als gevolg hiervan heeft de huidige beheerder, de heer Brinkman, verschillende petten op. Hij verricht zowel diensten voor de Vereniging, de eigenaren in privé alsmede ten behoeve van de commerciële verhuur van bepaalde woningen. Het is van groot belang dat duidelijke afspraken worden gemaakt, zodat iedereen weet waar men aan toe is. Zonder een vinger te willen wijzen, kan worden geconstateerd dat er zaken in het verleden niet goed zijn gelopen. Voorgaande analyse wordt door de heer Breeman gegeven aan de hand van een PowerPoint presentatie waarop de bestaande contractuele verhoudingen binnen de Vereniging staan vermeld. Vervolgens geeft de heer Breeman een toelichting op het advies van Loyens & Loeff N.V. Voor de toekomst is het van groot belang onderscheid te maken in het algemeen beheer van het openbaar gebied en het beheer en onderhoud van de woningen die worden benut ten behoeve van de commerciële verhuur. De beheerder dient onderscheid te maken in de activiteiten die worden verricht ten behoeve van het openbaar gebied en de activiteiten die worden verricht ten behoeve van de commerciële verhuur. Dit onderscheid dient ook te worden gemaakt tussen de vergoedingen die voor deze twee beheersfuncties van de leden worden verkregen. Uiteraard is het mogelijk dat deze beheersfuncties in één beheerder worden verenigd, voor zover deze dan administratief goed zijn te onderscheiden van elkaar. Het memorandum van Loyens & Loeff N.V. bevat een blauwdruk voor de toekomst van de Vereniging. Indien in de toekomst meer structuur en duidelijkheid wordt geschapen binnen de Vereniging, is het ook beter mogelijk mensen en instanties aan te spreken op hun verantwoordelijkheden binnen de Vereniging. Dat is thans slecht mogelijk. Op basis van de nieuwe structuur binnen de Vereniging, zal vervolgens het verleden dienen te worden afgerekend. De heer Breeman eindigt hiermee zijn uiteenzetting ten aanzien van het voorstel omtrent het functioneren van de Vereniging in de toekomst en de afrekening met het verleden. Dit voorstel dient als uitgangspunt te gelden voor de benoeming van een nieuw bestuur. Het nieuw te benoemen bestuur kan dit voorstel nader uitwerken, zodat de leden daaromtrent in de toekomst kunnen stemmen. 3
De heer Breeman stelt dat, ondanks het feit dat de statuten een hoofdelijke stemming voorschrijven, het praktischer zou zijn als het voorstel door de algemene ledenvergadering bij acclamatie zou worden aangenomen. De heer Breeman vraagt vervolgens aan de vergadering of er leden tegen het voorstel zijn om niet hoofdelijk over dit agendapunt te stemmen. Geen van de leden is hier op tegen. Vervolgens wordt het voorstel omtrent het functioneren van de Vereniging in de toekomst en de afrekening van het verleden bij acclamatie aangenomen. 5. Besluit inzake aanstellen commissie en vaststelling mandaat. De heer Breeman stelt dat het doel van de in te stellen commissie tweeledig is: (i) (ii) de commissie zal zo snel mogelijk personen dienen te vinden die bereid zijn zitting te nemen in het bestuur van de Vereniging. Idealiter dienen de nieuwe bestuursleden al in de volgende algemene ledenvergadering te worden benoemd; daarnaast dient de commissie de praktische gang van zaken binnen de Vereniging te behartigen. De commissie zal slechts die werkzaamheden dienen te verrichten die hoogstnoodzakelijk zijn en geen uitstel kunnen dulden. In dat kader zal de commissie ook als aanspreekpunt van de heer Brinkman dienen te fungeren. De commissieleden dienen hun werkzaamheden onbezoldigd te verrichten. Nadat een nieuw bestuur is benoemd, zal de commissie worden ontbonden. Bij het zoeken van nieuwe bestuursleden dient de commissie rekening te houden met alle bloedgroepen binnen de Vereniging of juist die personen te benaderen die tot geen enkele bloedgroep behoren. Het moet mogelijk zijn dat de commissie, indien nuttig en nodig, een derde persoon verzoekt als adviseur toe te treden tot de commissie. Deze derde kan een bezoldigde functie vervullen. De heer Breeman vraagt aan de algemene ledenvergadering of er bezwaar bestaat tegen het besluit om een dergelijke commissie in te stellen. Geen van de leden is tegen dit besluit. Het besluit tot instellen van de commissie wordt vervolgens bij acclamatie door de algemene ledenvergadering aangenomen. De heer Breeman geeft een korte toelichting op de beoogde samenstelling van de commissie. Bij afwezigheid van de heer Sanderse, leest de heer Breeman het profiel van de heer Sanderse voor. Vervolgens wordt de kandidatuur van de heer Sanderse als lid van de commissie bij de algemene ledenvergadering gepeild, waarbij de heer Breeman uitdrukkelijk opmerkt dat een ieder moet opstaan die een opmerking ten aanzien van deze kandidatuur heeft. Daarop merkt het lid P. Adams het volgende op: Hij is niet tegen de kandidatuur van de heren Sanderse en Klein Gunnewiek, maar verzoekt de heer Breeman om de vergadering 4
voor vijf minuten te schorsen, zodat wellicht nog andere kandidaten voor het lidmaatschap van de commissie kunnen worden gepolst. De heer Breeman schorst vervolgens de vergadering voor vijf minuten. Na de vergadering weer te hebben geopend, deelt de heer Breeman mede dat het idee is ontstaan om de commissie uit te breiden tot vier personen, waarbij het mogelijk wordt meer (vertegenwoordigers van bepaalde) groepen tot de commissie te laten toetreden. Uitdrukkelijk stelt de heer Breeman dat het altijd de bedoeling is geweest de commissie ten behoeve van haar slagvaardigheid zo klein mogelijk te laten zijn, maar dat, indien het draagvlak bij de leden kan worden vergroot, door de vergadering anders kan worden besloten. Voorts deelt de heer Breeman mede dat het niet verstandig lijkt dat in de commissie oud bestuursleden dan wel oud kascommissieleden zitting nemen. Het lid Verhagen stelt vervolgens de volgende vraag: Kunnen commissieleden ook zitting nemen in het toekomstig nieuw te vormen bestuur van de Vereniging? De heer Breeman merkt op dat hiertegen geen bezwaar bestaat, mits de nieuw te benoemen bestuurders niet reeds eerder bestuurslid dan wel lid van de kascommissie binnen de Vereniging zijn geweest. Het lid P. Adams zet vraagtekens bij de stelling dat nieuwe bestuursleden geen exbestuurslid dan wel ex-lid van de kascommissie dienen te zijn geweest. Daarop antwoordt de heer Breeman dat zijn stelling geen enkel verband houdt met een oordeel over de wijze van functioneren van individuele leden van de Vereniging, hoe lang of kort deze ook in de kascommissie of het bestuur van de Vereniging hebben gezeten. Duidelijk is wel dat de voorgaande besturen en kascommissies niet hebben kunnen voorkomen dat de Vereniging zich in de huidige situatie bevindt. Emoties en sentimenten hebben daarbij een grote rol gespeeld. Het is derhalve belangrijk dat binnen een nieuw te vormen bestuur deze emoties en sentimenten zo min mogelijk een rol spelen. Op basis daarvan is ervoor gekozen dat nieuwe bestuursleden geen verleden als bestuurslid dan wel als lid van de kascommissie mogen hebben. Vervolgens deelt de heer Breeman mede dat het idee is opgevat om de commissie uit te breiden met de heren P. Adams en de heer Koning. De heer Breeman vraagt aan de algemene ledenvergadering of men kan instemmen met een commissie die zal bestaan uit de heren Klein Gunnewiek, Sanderse, Adams en Koning. Het lid Van Vliet stelt de volgende vraag: Welke heer Adams wordt bedoeld? De heer Breeman antwoordt dat het de heer Peet Adams betreft. Het lid Claessen stelt de volgende vraag: Wie is de heer Klein Gunnewiek? De heer Klein Gunnewiek staat vervolgens op verzoek van de heer Breeman op en stelt zich voor. 5
Het lid Klop stelt de volgende vraag: Waarom wordt het initiële idee om de commissie uit twee leden te laten bestaan verlaten en wordt de commissie thans uitgebreid met twee nieuwe leden, te weten de heer P. Adams en de heer Koning? De heer Breeman antwoordt hierop dat het altijd het idee is geweest om de samenstelling van de commissie klein en simpel te houden. De ledenvergadering kan echter anders besluiten. Indien een commissie van vier leden meer draagvlak onder de leden heeft dan een commissie van twee, dient helaas afscheid te worden genomen van het principe om de commissie klein en simpel te houden. Het creëren van draagvlak is namelijk ook erg belangrijk. Het lid Doorenbos merkt vervolgens op dat hij hecht aan het principe om geen oud bestuurders te benoemen als lid van de commissie. Vervolgens schorst de heer Breeman de vergadering voor korte duur. Nadat de vergadering weer is heropend, deelt de heer Breeman mede dat het in de pauze niet is gelukt unanimiteit te bereiken omtrent de samenstelling van de commissie. Het feit dat de heer P. Adams reeds gedurende korte tijd lid is geweest van het bestuur, zou strikt genomen vanuit het gekozen uitgangspunt met zich meebrengen dat hij niet lid dient te worden van de commissie. In een ideale wereld zou dan ook een vervanger voor de heer P. Adams als kandidaat-lid moeten worden gevonden. Gebleken is echter dat het mede gezien de bloedgroep die de heer P. Adams vertegenwoordigt niet mogelijk is om een ander lid in plaats van de heer P. Adams tot de commissie te laten toetreden. De heer Breeman constateert vervolgens dat er onder de leden geen oppositie bestaat tegen het idee dat nieuwe bestuursleden van de Vereniging niet reeds bestuurder dan wel lid van de kascommissie mogen zijn geweest. De heer Breeman meent dat het principe van een kleine commissie blijft bestaan maar dat, indien zulks leidt tot een groter draagvlak, van dit principe moet worden afgeweken. Het lid Timmermans deelt mede dat hij van mening is dat de vier voorgestelde commissieleden zeer welwillend zijn en dat de eigenaren/privégebruikers van woningen binnen het park achter de samenstelling van deze commissie staan. De heer Timmermans stelt vervolgens dat commissieleden, voor zover zij niet oud-bestuurslid dan wel oudkascommissielid zijn, deel zouden mogen uitmaken van het toekomstig bestuur. De heer Timmermans stelt aan de vergadering voor de vier commissieleden bij acclamatie in te stemmen. 6
Het lid Braamse merkt op dat het toch beter zou zijn om de commissie te laten bestaan uit twee leden. Daarop merkt de heer Breeman op dat hij louter ter vergroting van het draagvlak voorstelt het aantal leden van de commissie tot vier uit te breiden. Het lid Erven merkt op dat de commissie een zeer tijdelijk karakter heeft en een zeer specifieke opdracht. De heer Erven onderschrijft de oplossing om de commissie uit te breiden tot vier leden, met dien verstande dat in het nieuwe bestuur geen leden mogen plaatsnemen met een verleden als bestuurslid dan wel lid van de kascommissie. De heer Erven geeft zijn instemming aan de vorming van de commissie met vier leden. Vervolgens peilt de heer Breeman of er bezwaren bestaan tegen de benoeming van de heren Klein Gunnewiek, Sanderse, P. Adams en Koning tot lid van de commissie. Er komen geen bezwaren uit de zaal. Vervolgens wordt met de benoeming van de heren Klein Gunnewiek, Sanderse, P. Adams en Koning tot lid van de commissie bij acclamatie door de algemene ledenvergadering ingestemd. 6. Besluit omtrent aanpak financiële afwikkeling jaren 2006, 2007 en 2008. De heer Breeman merkt op dat er voor een heldere en transparante toekomstvisie is gekozen. Deze visie is neergelegd in het memorandum van Loyens & Loeff N.V. Het nieuwe bestuur zal hiermee in de toekomst aan de slag moeten gaan. De financiële afwikkeling van de jaren 2006, 2007 en 2008 is echter nog niet afgerond. Het voorstel is dan ook het verleden af te rekenen op basis van de nieuwe structuur van de Vereniging in de toekomst. Het accountantskantoor Deloitte is inmiddels gepolst en bereid gevonden om te adviseren omtrent de financiële afrekening van de jaren 2006, 2007 en 2008. De commissie zal hiertoe nadere stappen richting Deloitte dienen te ondernemen. Op het moment dat de financiële afwikkeling over de jaren 2006, 2007 en 2008 is afgerond, kan de vergadering ook overgaan tot het verlenen van decharge aan de desbetreffende bestuurders. Uiteraard zal de afrekening van het verleden dienen plaats te vinden op basis van alle redelijkheid en billijkheid, waarbij de belangen van alle leden in ogenschouw dienen te worden genomen. Vervolgens stemt de algemene ledenvergadering bij acclamatie in met het voorstel om het verleden als zodanig af te rekenen. 7
7. Sluiting. Tot slot geeft de heer Breeman het woord aan de heer Koning, interim-directeur van Aqua Terra. De heer Koning vermeldt vervolgens dat hij op verzoek van Aqua Terra tijdelijk tot bestuurder is benoemd en volledig bevoegd is Aqua Terra te vertegenwoordigen. De heer Koning licht toe dat Aqua Terra bezig is met het opstellen van een ondernemingsplan ten behoeve van de doorontwikkeling van het park. Dit plan omvat onder andere de ontwikkeling van de resterende woningen waarbij het kwaliteitsniveau van het park zal worden gehandhaafd. Tevens zal worden getracht een verbetering door te voeren van de bestaande verblijfsfaciliteiten alsmede van aanvullende toekomstige verblijfsfaciliteiten, een en ander om het verblijf op het park voor gebruikers te verbeteren. De heer Koning stelt dat het voor Aqua Terra van groot belang is dat het bestuur van de Vereniging goed functioneert en dat professionele partijen in dat kader zullen worden geraadpleegd. De structuur binnen het park dient voor iedereen helder en duidelijk te zijn. De heer Breeman sluit vervolgens de algemene ledenvergadering en dankt de leden voor hun aanwezigheid. 8