Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom Overheidsopdracht van diensten Terbeschikkingstelling van een online multimedia Newsroom platform Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie
Inhoudstafel Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels...4 A. Algemene bepalingen...4 1. Voorwerp en aard van de opdracht...4 2. Duur van de overeenkomst...4 3. Aanbestedende overheid Bijkomende informatie...4 4. Informatiesessie...4 5. Indieningsrecht en opening van offertes...5 6. Leidend ambtenaar...5 7. Beschrijving van de opdracht...5 8. Documenten van toepassing op de opdracht...6 8.1. Wetgeving...6 8.2. Opdrachtdocumenten...6 9. Belangenvermenging...6 10. Offertes...6 10.1. In de offerte te vermelden gegevens...6 10.2. Geldigheidsduur van de offerte...7 10.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden...7 10.4. Varianten...7 11. Prijzen...7 11.1. Prijzen...7 11.2. Prijsherziening...8 12. Aansprakelijkheid van de dienstverlener...8 13. De selectie Overzicht van de procedure - Regelmatigheid van de BAFO s Gunningscriteria...8 13.1. De selectie...8 13.2. Overzicht van de procedure... 11 13.3. Regelmatigheid van de BAFO s... 11 13.4. Gunningscriteria... 11 14. Borgtocht... 12 15. Opleveringen... 13 15.1. Follow-up van de goede uitvoering van de opdracht... 13 15.2. Verificatieverrichtingen... 13 15.3. Definitieve opleveringen... 14 16. Uitvoering van de opdracht... 14 16.1. Termijnen en clausules... 14 17. Facturatie en betaling... 15 Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 2
18. Onderaanneming... 15 19. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen... 15 20. Geschillen... 16 21. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener... 16 22. Toegang tot de plaats van uitvoering van de opdracht... 16 B. Technische voorschriften... 18 1. Context... 18 2. Omschrijving van de vraag... 18 3. Minimale technische eisen... 18 Meertaligheid... 18 Integratie van de frontend van de newsroom binnen de website van de FOD Economie... 18 Responsive... 18 Gebruikers... 19 Publiceren van (nieuws)berichten ondersteund door multimedia... 19 Integratie social media... 19 Beheer van contacten en e-mailing... 19 Statistieken en tracking... 19 Ondersteuning bij het opzetten, opleiding en vlot bereikbare helpdesk... 19 Beschikbaarheid van de tool, veiligheid, onderhoud.... 20 C. Bijlagen... 21 I. Offerteformulier... 21 II. Prijstabel... 24 Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 3
Afwijkingen van de algemene uitvoeringsregels Niet van toepassing. A. Algemene bepalingen 1. Voorwerp en aard van de opdracht De onderhavige opdracht is een opdracht van diensten en betreft de terbeschikkingstelling van een online multimedia Newsroom platform (cf. deel B «Technische voorschriften»). Hiervoor wordt de procedure van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking gekozen. Dit is een opdracht tegen globale prijs (koninklijk besluit van 15 juli 2011, art. 2, 1, 4 ). Deze opdracht omvat één enkel perceel. Op basis van artikel 35 van de wet van 15 juni 2006 kan de aanbestedende overheid ofwel afzien van de opdracht ofwel de procedure heropstarten, desnoods volgens een andere manier. 2. Duur van de overeenkomst De opdracht vangt aan de eerste kalenderdag na de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen en wordt afgesloten voor de duur van vier jaar. Iedere partij kan nochtans vroegtijdig een einde stellen aan de overeenkomst op het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, op voorwaarde dat de betekening aan de andere partij per aangetekend schrijven wordt gedaan minstens 90 kalenderdagen vóór het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, naargelang het geval. In dit geval kan de partij die het opzeggen van het contract moet ondergaan, uit hoofde van deze opzegging geen schadevergoeding eisen. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt 16.1.1. 3. Aanbestedende overheid Bijkomende informatie De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door: Dhr. Regis MASSANT, Directeur Budget en Beheerscontrole FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie Vooruitgangstraat 50 1210 Brussel Bijkomende inlichtingen kunnen worden opgevraagd bij: Dhr. Dirk MONS, Adviseur, Aankoopdienst, tel. 02/277.79.47 Mevr. Nadine WEVERBERGH, Attaché, Aankoopdienst, tel. 02/277.74.58 Fax : 02/277.51.08 E-mail : achat.aankoop@economie.fgov.be 4. Informatiesessie Niet van toepassing. Er werd een forum voor vragen en antwoorden over onderhavige opdracht opengesteld via de website https://enot.publicprocurement.be/enot-war/previewnotice.do?noticeid=273971. Dit Q&A-forum zal publiek toegankelijk zijn van 06/06/2017 t.e.m. 30/06/2017. Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 4
5. Indieningsrecht en opening van offertes Behalve eventuele varianten, mag elke inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht. Elke deelnemer aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid wordt beschouwd als een inschrijver. In toepassing van artikel 52, 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van offertes. De offertes kunnen op volgende wijzen worden ingediend: 1) elektronisch (via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 201. Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website : http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer: +32 (0)2 790 52 00), 2) of op papier door middel van een brief (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen) opgezonden naar of persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid op het volgende adres: FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie Budget en Beheerscontrole - Frontoffice Vooruitgangstraat 50 1210 Brussel De offertes die op papier worden ingediend worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: «Opgepast! OFFERTE! Niet te openen door de dienst Mailroom» in de linkerbovenhoek; het nummer van het bestek: 2017/55928/S3/Online newsroom; de datum en het uur van de uiterste indiendatum van de offertes. Ze worden ingediend in 1 origineel exemplaar en dienen te worden opgesteld volgens het offerteformulier in bijlage bij dit bestek. De inschrijver dient ook een kopij van zijn offerte in elektronische vorm (CD-ROM, DVD, ) over te leggen. De offertes moeten ten laatste op 10 juli 2017 om 15 uur in het bezit zijn van de aanbestedende overheid. De opening van de offertes zal plaatgrijpen achter gesloten deuren. 6. Leidend ambtenaar De leidend ambtenaar is belast met de leiding, het toezicht en de controle van de uitvoering van de opdracht. De leidend ambtenaar kan in geen geval wijzigingen aan de contractuele clausules of specificaties van de opdracht toestaan. Deze behoren tot de verantwoordelijkheid van de aanbestedende overheid. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. 7. Beschrijving van de opdracht Zie deel B. «Technische voorschriften». Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 5
8. Documenten van toepassing op de opdracht 8.1. Wetgeving Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten Wet van 17 juni 2013 wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten Koninklijk besluit van 15 juli 2011 - koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren Koninklijk besluit van 14 januari 2013 - koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken Omzendbrief van 16 mei 2014 Integratie van duurzame ontwikkeling met inbegrip van sociale clausules en maatregelen ten voordele van kleine en middelgrote ondernemingen, in het kader van overheidsopdrachten geplaatst door federale instanties Omzendbrief van 16 juni 2014 Overheidsopdrachten. Aanbeveling om in de opdrachtdocumenten technische specificaties op te nemen inzake de Ipv6-compatibiliteit Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de publicatie van de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen. 8.2. Opdrachtdocumenten Onderhavig bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom alsook het erbij gevoegd offerteformulier. 9. Belangenvermenging In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie ( revolving doors ) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, in concreto, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang. 10. Offertes 10.1. In de offerte te vermelden gegevens De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 6
De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. De documenten van technische aard die bij de offerte worden gevoegd, mogen in het Engels opgesteld zijn indien er geen vertaling in het Frans of in het Nederlands bestaat. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid. De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte: de globale prijs in letters en in cijfers (excl. BTW) het totaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (excl. BTW) het bedrag van de BTW het totaal bedrag van de offerte in letters en in cijfers (incl. BTW) de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen de datum waarop voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend het ondernemingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers) het bankrekeningnummer van de inschrijver. 10.2. Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de uiterste datum voorzien in onderhavig bestek voor het indienen van de offertes. 10.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden De inschrijvers voegen bij hun offerte: alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie rubriek 13 hierna) de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen. 10.4. Varianten Er worden geen varianten toegestaan. 11. Prijzen 11.1. Prijzen Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht tegen globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De opdrachtnemer wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 7
In toepassing van artikel 21, 2, van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, kan de aanbestedende overheid alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uitvoeren, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die in het raam van het prijsonderzoek zijn verstrekt. 11.2. Prijsherziening Voor de onderhavige opdracht is enkel een prijsherziening toepasbaar voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de werknemers van de dienstverlener. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid of van de dienstverlener. In geval van een verzoek om prijsherziening, zal deze enkel ontvankelijk worden verklaard indien de bewijsstukken van het bevoegde paritair comité van de dienstverlener bij de aanvraag om prijsherziening gevoegd zijn. Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast (bij elke verjaardag van het sluiten van de opdracht). Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast: P = Po x [(s x 0,80) + 0,20 (=F)] S De kleine letters hebben betrekking op gegevens geldig op de toepassingsdatum van de prijsherziening. De hoofdletters hebben betrekking op gegevens geldig 10 dagen vóór de opening van de offertes. P = herziene prijs Po = offerteprijs s et S = loonindex AGORIA nationaal gemiddelde, sociale lasten inbegrepen F : onherzienbaar gedeelte dat de vaste kosten en winsten omvat. 12. Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener. 13. De selectie Overzicht van de procedure - Regelmatigheid van de BAFO s Gunningscriteria 13.1. De selectie De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 13.4 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes formeel en materieel regelmatig zijn. 13.1.1. Het toegangsrecht Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zal door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd. Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 8
Uitsluitingscriterium inzake illegale tewerkstelling Wordt uitgesloten in elk stadium van de gunningsprocedure van de toegang ertoe, de kandidaat of inschrijver van wie is vastgesteld dat hij als werkgever illegaal verblijvende onderdanen van derde landen heeft tewerkgesteld als bedoeld in de wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Deze bepaling geldt op dezelfde manier ten aanzien van de entiteit waarop de kandidaat of inschrijver een beroep doet, wanneer de draagkracht van die entiteit bepalend is voor de selectie van de kandidaat of inschrijver, al naargelang. De uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor ten hoogste vijf jaar. Eerste uitsluitingscriterium.1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en 2 op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 EURO moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000 EURO, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2, van d e wet van 15 juni 2006, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000 EURO na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden. 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver: 1 voldaan hebben aan de verplichtingen inzake beta ling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is 2 in orde zijn met de bepalingen van 1, indien h ij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders..3. De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver. Tweede uitsluitingscriterium Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 61, 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: 1 deelname aan een criminele organisatie als bedoe ld in artikel 324bis van het Strafwetboek 2 omkoping als bedoeld in artikel 246 en 250 van h et Strafwetboek 3 fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenko mst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002 Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 9
4 witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om aan de inschrijver die het best geklasseerd is te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijver, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht. Derde uitsluitingscriterium Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 61, 2, 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die: 1 in staat van faillissement of van vereffening ve rkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen 2 aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, vo or wie een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen. Vierde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. 13.1.2. De kwalitatieve selectie Wanneer een inschrijver beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt hij voor welk gedeelte hij een beroep doet op de die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt. 13.1.2.1. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver Eerste criterium inzake de technische bekwaamheid van de inschrijver De inschrijver moet over voldoende bekwaam personeel beschikken om de opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren. De inschrijver voegt bij zijn offerte een opgave van het personeel dat zal worden ingezet bij de realisatie van de opdracht. In deze opgave vermeldt de inschrijver de diploma s waarover dit personeel beschikt alsook hun beroepskwalificaties en ervaring. Deze personen moeten elk over ten minste twee relevante referentie beschikken. Tweede criterium inzake de technische bekwaamheid van de inschrijver De inschrijver moet over de volgende referenties aan uitgevoerde diensten beschikken die werden uitgevoerd tijdens de laatste drie jaren: Minimum drie voor deze opdracht relevante referenties (analoog qua aard en belang). De inschrijver voegt bij zijn offerte een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit heeft afgegeven of medeondertekend of in geval van diensten voor een particuliere afnemer door attesten van de afnemer of bij ontstentenis eenvoudigweg door een verklaring van de dienstverlener. Derde criterium inzake de technische bekwaamheid van de inschrijver De inschrijver moet ten minste over de adequate technische uitrusting (hardware, server, etc) beschikken om de opdracht behoorlijk te kunnen realiseren. Bij zijn offerte voegt hij: Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 10
een beschrijving van de technische uitrusting waarover hij beschikt die bij de uitvoering van de opdracht zal worden gebruikt een beschrijving van de maatregelen die hij zal treffen om de beveiliging van de servers en van de gegevens te waarborgen een beschrijving van de maatregelen die hij zal treffen om de kwaliteit te waarborgen een beschrijving van de mogelijkheden waarover hij beschikt op het vlak van studie en onderzoek. Belangrijke opmerking: De inschrijver moet in zijn offerte vermelden welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en welke onderaannemers hij voorstelt. De onderaannemers moeten aan diezelfde selectiecriteria beantwoorden en de inschrijver moet alle in het kader van deze selectiecriteria gevraagde documenten verstrekken. 13.2. Overzicht van de procedure In een eerste fase worden de offertes ingediend door de geselecteerde inschrijvers onderzocht op het vlak van de regelmatigheid. Indien nodig zullen in een tweede fase de inschrijvers waarvan de offertes regelmatig worden bevonden, uitgenodigd worden tot de onderhandelingen met de aanbestedende overheid. Tijdens deze onderhandelingen verzekert de aanbestedende overheid de gelijke behandeling van de inschrijvers. Na deze onderhandelingen, zullen de inschrijvers de mogelijkheid hebben een Best And Final Offer (BAFO) in te dienen. 13.3. Regelmatigheid van de BAFO s De BAFO s van de inschrijvers die bij de onderhandelingen werden betrokken, zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Substantieel onregelmatige BAFO s zullen worden geweerd. Enkel regelmatige BAFO s komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria. 13.4. Gunningscriteria Voor de keuze van de economisch meest interessante BAFO worden de regelmatige BAFO s van de inschrijvers die bij de onderhandelingen werden betrokken, aan een aantal gunningscriteria getoetst. 13.4.1. Lijst van de gunningscriteria De gunningscriteria in dalende rangorde van belangrijkheid, zijn de volgende: 1. Voorgestelde totale prijs voor 4 jaar (eenmalige kosten + recurrente kosten) : 60% 2. Kwaliteit van het voorgestelde online multimedia platform : 40% De kwaliteit van het platform zal worden beoordeeld op basis van de technische eisen die in deel B van het bestek worden beschreven. 13.4.2. Eindquotatie De quotaties voor de gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van deze inschrijver de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat de impliciete verklaring op erewoord overeenkomt met de werkelijkheid. De evaluatie van de gunningscriteria gebeurt als volgt: gunningscriterium prijs zal worden geëvalueerd op basis van: het goedkoopste regelmatige voorstel krijgt het maximum aantal punten (60). De andere regelmatige voorstellen zullen in evenredigheid punten minder krijgen, volgens volgende formule: Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 11
P = Pmax x (PRmin / PRofferte) P = punten offerte Pmax = toegekende wegingscoëfficiënt aan het criterium "prijs" (60) PRmin = prijs van de laagst regelmatige offerte PRofferte = prijs van de offerte andere gunningscriteria zullen worden geëvalueerd op basis van: 1: aanvaardbaar met belangrijke beperkingen, maar onvoldoende voor uitsluiting 2: aanvaardbaar met mindere beperkingen 3: goede standaard 4: hoge standaard met toegevoegde waarde 5: zeer hoge standaard met buitengewone kwaliteit. Quoteringen in halven van een punt (bv: 3,5) zijn mogelijk. De bekomen score zal worden omgezet in punten volgens de wegingcoëfficiënt van ieder criterium volgens volgende formule: P = G x (Seval / Smax) P = punten offerte 14. Borgtocht Seval = score van de evaluatie (1 tot 5) G = toegekende wegingscoëfficiënt van ieder criterium Smax = Maximum score (5) De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. BTW, van de opdracht voor 4 jaar. Het aldus verkregen bedrag wordt afgerond naar het hogergelegen tiental EURO. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De opdrachtnemer moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1 wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, d oor storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas [bpostbank rekeningnummer BE58 6792 0040 9979 (IBAN) PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult 2 wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaa t, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult 3 wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezam enlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult 4 wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel v an een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 12
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en C onsignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming 3 hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier o f van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, gev iseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult 5 hetzij het origineel van de verbintenisakte opge maakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van het sluiten van de opdracht. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als : 1 in geval van de voorlopige oplevering : verzoek tot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht 2 in geval van de definitieve oplevering : verzoek tot vrijgave van, hetzij de tweede helft, hetzij het geheel van de borgtocht, al naargelang al dan niet in een voorlopige oplevering is voorzien. 15. Opleveringen 15.1. Follow-up van de goede uitvoering van de opdracht De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde zal aan de dienstverlener worden medegedeeld op het ogenblik dat met de uitvoering van de diensten zal worden gestart. Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een fax of een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekende zending. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. 15.2. Verificatieverrichtingen De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de kennisgeving van het beëindigen van de diensten door de opdrachtnemer. De verificatieverrichtingen zullen zich richten op de capaciteit en de goede werking van het platform. De controle op de capaciteit heeft tot doel, vast te stellen dat de ontwikkelingen beantwoorden aan de kwantitatieve en kwalitatieve specificaties opgelegd door de aanbestedende overheid. De controle van de goede werking heeft tot doel vast te stellen dat het platform in staat is om een regelmatige dienst te verzekeren onder normale bedrijfsvoorwaarden (met andere woorden dat de installatie voldoet aan het vooraf bepaalde prestatieniveau). De verificatieverrichtingen omvatten onder meer: Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 13
De vaststelling dat de diensten goed werden uitgevoerd. De controle dat alle functionaliteiten werken en correct geparametreerd zijn. De controle van het prestatievermogen qua performantie, veiligheid, stevigheid, belastingscapaciteit,... De eventuele installatie van test-tools teneinde de bovenvermelde controles te kunnen uitvoeren. De levering van de documentatie. Bij het verstrijken van de verificatietermijn wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal opgemaakt van de aanvaarding of weigering van de voorlopige oplevering. De verificatieverrichtingen zullen worden beschouwd als succesvol uitgevoerd wanneer het platform binnen de toegewezen termijnen aan de daartoe voorziene tests hebben voldaan. Die tests, alsook de kalender ervan, zullen in gemeen overleg worden bepaald. Als bij de verificatieverrichtingen blijkt dat aan het prestatieniveau en/of de functionaliteiten gevraagd in het bijzonder bestek, en/of aangekondigd in de offerte of in de erbij horende documenten, niet of slechts gedeeltelijk is voldaan, verbindt de aannemer zich ertoe, op zijn kosten, de nodige wijzigingen of aanvullingen aan te brengen, of alle ontwikkelingen of een deel ervan te vervangen door een conforme levering, en dit binnen 30 kalenderdagen na de datum van het proces-verbaal tot vaststelling van de onmogelijkheid, om tot de voorlopige oplevering over te gaan. Na die termijn behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om boetes voor laattijdigheid (vertraging) toe te passen. In zo'n geval zullen nadat de aannemer de noodzakelijke wijzigingen, aanvullingen of vervangingen heeft verricht alle opleveringstests opnieuw moeten worden uitgevoerd. Indien de verificatieverrichtingen niet met goed gevolg binnen de opgelegde termijnen konden worden uitgevoerd, kan de aanbestedende overheid : hetzij de ambtshalve maatregelen toepassen bepaald in artikel 47 en 155 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; ; hetzij met de aannemer bijzondere regelingen treffen. 15.3. Definitieve opleveringen De definitieve oplevering zal plaatsvinden op het einde van de verificatietermijn. 16. Uitvoering van de opdracht 16.1. Termijnen en clausules 16.1.1. Termijnen De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag die volgt op deze waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen. De sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming van de opdrachtnemer worden niet meegerekend. 16.1.2. Uitvoeringsvoorwaarde De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO, en in het bijzonder : 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957) 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948) 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949) Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 14
4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958) 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999) te respecteren. Het niet respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, 1, 1 van het koninklijk besl uit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, 2, 1 van het koninklijk be sluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht. 17. Facturatie en betaling De opdrachtnemer zendt de facturen (in één exemplaar) en het proces-verbaal van oplevering van de opdracht (origineel exemplaar) naar het volgende adres: FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie Budget en Beheerscontrole - Frontoffice Vooruitgangstraat 50, 1210 Brussel Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of te rekenen vanaf de dag die volgt op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder is dan dertig dagen en voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Wanneer de opdrachtdocumenten niet voorzien in een afzonderlijke schuldvordering, geldt de factuur als schuldvordering. De factuur dient te worden opgesteld in EURO. 18. Onderaanneming Voor de uitvoering van de opdracht kan de opdrachtnemer onderaannemingscontracten met derden afsluiten. De inschrijver vermeldt in de offerte het deel van de opdracht dat onderaanbesteed zal worden evenals de naam en het adres van de onderaannemers in kwestie en hun referenties in het betrokken domein. Hij zal het soort contractuele regeling voor alle betrokken onderaannemers beschrijven. Het feit dat de opdrachtnemer alle of een deel van zijn verbintenissen aan derden toevertrouwt, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid ten aanzien van de aanbestedende overheid. Deze laatste erkent geen enkele contractuele band met die derden. In elk geval blijft alleen de opdrachtnemer aansprakelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid. 19. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen De in het Bulletin der Aanbestedingen aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben. Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 15
20. Geschillen Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband. 21. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener Publiciteit De dienstverlener verbindt er zich toe geen ruchtbaarheid te geven aan deze opdracht tijdens de looptijd van de overeenkomst. Veiligheid en vertrouwelijk karakter De dienstverlener voert de opdracht uit rekening houdend met alle verplichtingen inzake de veiligheid en het vertrouwelijk karakter verbonden aan deze opdracht. Het is de dienstverlener en aan hun respectievelijk personeel verboden feiten te onthullen of te verspreiden die hen zouden ter kennis kunnen komen ingevolge de uitvoering van de opdracht. Dit verbod blijft ook geldig na het beëindigen van de opdracht. De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie. Uitvoering De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te 22. Toegang tot de plaats van uitvoering van de opdracht Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer, hierna "de onderneming" genoemd, het in artikel 49/2, vierde lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt, onthoudt deze onderneming zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot de aanbestedende instantie een bevel in andere zin zou geven. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde onderneming ervan in kennis wordt gesteld, - ofwel, naargelang het geval, door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/2, eerste dan wel tweede lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze onderneming; - ofwel door middel van de in artikel 35/12 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking, dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt. De onderneming is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan : Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 16
1 de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer een illegaal verblijvende onderdaan van een derde land tewerkstelt; 2 de niet-naleving van de onder 1 gestelde verpli chting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de onderneming is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3 de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgeli jke clausule als onder 1 en 2 op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verdere onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen. Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 17
B. Technische voorschriften 1. Context De Federale overheidsdienst Economie, heeft een breed pakket aan bevoegdheden op het vlak van ondernemingen, zelfstandigen, consumentenbescherming, veiligheid van producten en diensten, marktwerking Jaarlijks versturen de woordvoerders van de FOD ongeveer 50 persberichten en beantwoorden ze meer dan 700 persvragen en gaven tientallen interviews voor radio en televisie. Daarnaast hebben zij regelmatige contacten met diverse stakeholders uit het middenveld (federaties, belangengroepen, beroepsverenigingen ) en bieden ze ondersteuning voor de perscommunicatie van de ministeriële kabinetten. De voorbije jaren bouwde de FOD een sterke aanwezigheid uit op de sociale media. Via onze profielen op Twitter, Facebook, LinkedIn, Youtube en Instagram (voor campagnes) treden onze conversation managers in interactie met het brede publiek, onze stakeholders en journalisten. De tool kadert in het omzetten van de strategische visie van het managementplan communicatie In dialoog in de taal van de klant. Dit communicatieplan maakt deel uit van de bestuursovereenkomst van de FOD Economie. Om deze interactievisie echt waar te maken, willen we communiceren in de taal van onze klanten en verplaatsen we ons naar de context en de omgeving waar zij zich thuis voelen, waar ze het nieuws, de informatie... zelf willen raadplegen. Het opzetten van een online newsroom is een volgende stap in het realiseren van deze visie. Hierbij werken onze woordvoerders en conversation managers intens samen om een brand journalism uit te bouwen en op maat uitgewerkte (nieuws)berichten aan te bieden aan al onze stakeholders en het brede publiek, met de newsroom als centraal punt. 2. Omschrijving van de vraag De tool die we zoeken moet toestaan om op eenvoudige, intuïtieve manier, door multimedia ondersteunde, (nieuws)berichten aan te maken, te bewerken en te publiceren. Via dezelfde tool moet het mogelijk zijn deze berichten te verdelen naar diverse stakeholders en perscontacten. Het beheer van de contacten voor deze mailings dient integraal deel uit te maken van de geboden oplossing. Tot slot moet de tool de mogelijkheid bieden de performantie van de gepubliceerde artikels en de mailings te analyseren om een beeld te krijgen van de impact van onze acties en waar nodig bij te sturen. 3. Minimale technische eisen Meertaligheid De tool moet ondersteuning van minstens 2 talen aanbieden voor de interface van de frontend (Nederlands en Frans). Gezien de tweetalige omgeving van de FOD wensen we een backend die minimaal in het Engels beschikbaar is. Integratie van de frontend van de newsroom binnen de website van de FOD Economie Het moet mogelijk zijn de newsroom aan te passen aan de branding (look en feel) van de FOD Economie op een manier die er voor zorgt dat een bezoeker op transparante manier heen en terug kan navigeren tussen de pagina s binnen de newsroom en de pagina s op de website van de FOD Economie. Alle nodige informatie en materiaal (stylesheets, huisstijl, illustraties en logo s ) bezorgen we na toewijzing van de opdracht. Responsive De frontend en backend van newsroom moeten consulteerbaar zijn via mobiele toestellen, tablets etc Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 18
Gebruikers De tool moet minstens 6 gelijktijdige gebruikers van de backend toelaten. Het moet mogelijk zijn om samen te werken met de andere medewerkers uit het communicatieteam (copywriters, correctoren ). Daarbij moet het minstens mogelijk zijn deze personen een preview te bezorgen van de berichten, artikels etc. alvorens deze gepubliceerd zijn op de frontend. Het moet eveneens mogelijk zijn deze previewlinken te bezorgen aan personen buiten het communicatieteam (vb management, medewerkers van het kabinet, externe partners ) in het kader van de validatieprocedures van de artikels. Indien de tool de mogelijkheid aanbiedt om verschillende rollen (vb redacteur, eindredacteur, corrector) toe te kennen aan de gebruikers van de backend, betekent dit een meerwaarde. Publiceren van (nieuws)berichten ondersteund door multimedia De tool moet toelaten om (nieuws)berichten op te stellen, te herwerken en te publiceren. We moeten deze kunnen verrijken met diverse types van multimedia: (hoge-resolutie) afbeeldingen, documenten, audio, video, presskits Daarbij moet het mogelijk zijn de nodige beschrijvingen toe te voegen aan deze bestanden. Het moet eveneens mogelijk zijn om op eenvoudige manier de contactgegevens van de perswoordvoerders van de FOD of de te contacteren experten toe te voegen aan het betrokken (nieuws)bericht. Integratie social media De tool moet integratie van de accounts van de FOD op sociale media toelaten: o o o Vanuit de tool de nieuwsberichten op aantrekkelijke manier (vb met inbegrip van afbeelding) te delen op onze sociale mediakanalen (minstens Facebook en Twitter, bijkomende zijn meerwaarde). Integratie van de Twitterfeed van de FOD Economie (bijkomende mogelijkheden zijn een meerwaarde) Het moet mogelijk zijn om een link te plaatsen naar al onze profielen op sociale media, zodat bezoekers op eenvoudige wijze vanuit de newsroom naar een van deze profielen kunnen navigeren. Momenteel gaat dit over profielen op: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube. De tool moet de mogelijkheid bieden dat bezoekers artikels/berichten op aantrekkelijke manier te delen op hun eigen profiel op sociale media (social sharing). Beheer van contacten en e-mailing We zoeken een tool die toelaat om distributielijsten van diverse types mediarelaties, stakeholders en influencers te beheren. De tool moet ons toelaten om op eenvoudige manier de (nieuws)berichten uit de newsroom te verzenden naar de contacten uit deze distributielijsten. Statistieken en tracking De tool moet de mogelijkheid bieden om de prestaties van de verschillende berichten en artikels, mailings en campagnes op te volgen en te tracken. Volgende statistieken moeten minimaal beschikbaar zijn: Bouncerate mails Percentage geopende e-mails Wie opende de mails, wie klikt door? Aantal views/unieke views /bezoekers per artikel/bericht op de newsroom Gemiddelde tijd gespendeerd in de newsroom Statistieken over het gebruikte device door de bezoekers Oorsprong van de traffic Geografische oorsprong van bezoekers Impact van sociale media Ondersteuning bij het opzetten, opleiding en vlot bereikbare helpdesk We verwachten de nodige ondersteuning bij het opzetten van de newsroom. Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 19
De eindgebruikers moeten een opleiding genieten (fysiek of onder de vorm van videoconferencing). Bijkomend dient de dienstverlener te zorgen voor een snel en vlot bereikbare helpdesk waarbij we een antwoord krijgen binnen de 24 uur. Gezien de tweetalige omgeving van de dienst moeten de helpdesk en opleiding minstens in het Engels worden aangeboden. Indien de leverancier een 2-talige (NL+FR) helpdesk aanbiedt, vormt dit een meerwaarde. Beschikbaarheid van de tool, veiligheid, onderhoud. Gezien het centrale belang van contacten met de pers en stakeholders verwachten we de nodige garanties voor een maximale beschikbaarheid van de tool. Eventuele geplande downtime omwille van onderhoud dient voldoende ruim te worden aangekondigd. We verwachten eveneens de nodige garanties op vlak van beveiliging van de gegevens. Tot slot wensen we een beeld te ontvangen van het onderhoud, updates, migraties die in de prijs van de offerte zitten inbegrepen. Bestek nr. 2017/55928/S3/Online newsroom 20