Checklist Code Pensioenfondsen naar de stand per 1 april 2017 Per 1 januari 2014 is de Code Pensioenfondsen in werking getreden. Pensioenfondsen dienen de code na te leven volgens het comply or explain principe. De volgende tabel geeft weer hoe de normen uit deze code bij de Stichting Pensioenfonds TNO worden toegepast. Principes uit de Code Naleving per 01-04-2017 Toelichting Taken en werkwijze Bestuur 1 Het Bestuur voert voor alle belanghebbenden van het pensioenfonds als goed huisvader de pensioenregeling uit: de regeling in ontvangst nemen, aanvaarden en beheren, de gelden beleggen, de pensioenen uitkeren en belanghebbenden informeren. Het Bestuur heeft altijd de eindverantwoordelijkheid en de regie over alle werkzaamheden van het fonds. De pensioenovereenkomst tussen sociale partners (inhoudende de afspraken over de inhoud van de pensioenregeling) en wijzigingen daarin worden door het Bestuur getoetst aan uitvoerbaarheid qua financiering, ambitie, communicatie, administratie en de geldende wet en regelgeving. Voor de uitvoering heeft het Bestuur een uitvoeringsovereenkomst gesloten met de bij het fonds aangesloten werkgevers. Het Bestuur heeft zorggedragen voor een adequate governancestructuur bij het fonds, waarbij het Bestuur altijd de regie en de eindverantwoordelijkheid over alle werkzaamheden van het fonds heeft. Bij het beheren en uitvoeren van de pensioenregeling (en bij wijzigingen daarin) ziet het Bestuur toe op een evenwichtige belangenafweging. Het strategisch en tactisch beleggingsbeleid is gebaseerd op het Risicokader, de risicobereidheid van de deelnemers en pensioengerechtigden, de Verklaring inzake de beleggingsbeginselen, Investment Beliefs, Prudent Person Principle, MVObeleid, UN Global Compact Principles, ALM-studies en raadpleging BAC en waar nodig andere commissies en adviseurs. De pensioenadministratie en uitkeringen worden uitgevoerd door een professionele en deskundige uitvoeringsorganisatie die aan het Bestuur rapporteert. Op uitbestedingen is een uitbestedingsbeleid van Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 1
2 Het Bestuur maakt heldere afspraken over zijn beleidsruimte. Die afspraken maakt het Bestuur met de sociale partners, die de pensioenregeling bij het pensioenfonds onderbrengen. 3 Het Bestuur stelt een missie, visie en strategie op. Ook zorgt het voor een heldere en gedocumenteerde beleids- en verantwoordingscyclus. Daarnaast toetst het Bestuur periodiek de effectiviteit van zijn beleid en stuurt zo nodig bij. 4 Het Bestuur zorgt voor een noodprocedure om in spoedeisende situaties te kunnen handelen. 5 Het Bestuur waarborgt dat de leden van het Bestuur onafhankelijk en kritisch kunnen opereren, ten opzichte van de achterban en van elkaar. toepassing op basis waarvan minimaal jaarlijks de uitbestedingen worden getoetst. Voor de communicatie met en voorlichting aan belanghebbenden is een Communicatieplan door het Bestuur vastgesteld. Afspraken met de sociale partners over de beleidsruimte zijn, voor zover die ruimte niet al uit wet- en regelgeving volgt, door het Bestuur vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst met de werkgever, alsmede in de statuten en reglementen van het fonds. De door het Bestuur opgestelde missie, visie en strategie zijn vastgelegd in de ABTN. Deze zijn ook opgenomen in het jaarverslag. De beleids- en verantwoordingscyclus is beschreven in een door het Bestuur vastgesteld document waarvan een matrix met SMART-afspraken m.b.t. frequentie, deadlines, advies- en besluitvormingstraject onderdeel uitmaakt. Daarnaast is een Jaarplan vastgesteld m.b.t. de in het Bestuur te behandelen onderwerpen. Tenminste jaarlijks en bij bestuursbesluiten met beleidswijzigingen wordt door het Bestuur bezien of de ABTN (met de daarbij als bijlagen opgenomen beleidsdocumenten) herzien dient te worden. Aan de hand van managementrapportages wordt minimaal eenmaal per kwartaal in de bestuursvergadering uitgebreid stilgestaan bij de rapportering omtrent de voortgang van de kernactiviteiten en het jaarplan (ontwikkeling van o.a. (beleids)dekkingsgraad, risico-aspecten, beleggingen, pensioenuitvoering, communicatie en pensioenbeleid). Het fonds kent een noodprocedure. Een financieel crisisplan maakt als bijlage onderdeel uit van de ABTN. Daarbij is ook een crisisteam benoemd met een zeker mandaat. Om de continuïteit in het geval van een calamiteit te waarborgen kent het fonds een uitwijkplan. Verder beschikt het fonds over een incidentenregeling. In de procuratieregeling is voorzien in geval van ontstentenis van tekeningsbevoegden. In het Communicatieplan is het communicatiebeleid/-procedure vastgelegd in geval van een noodsituatie. Dit is vastgelegd in het functieprofiel. Kandidaten worden op functie-eisen getoetst. In de statuten is bepaald dat partijen (werkgevers, werknemers en gepensioneerden) kandidaten voor het Bestuur kunnen voordragen, maar het Bestuur beslist of deze ook worden benoemd. Ook is in de statuten bepaald dat bestuursleden zich richten op de belangen van alle belanghebbenden bij het fonds. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 2
6 Het Bestuur is er collectief verantwoordelijk voor dat het zelf goed functioneert. De voorzitter ziet hierop toe. Hij is namens het Bestuur het eerste aanspreekpunt voor het Intern Toezicht en het VO over het functioneren van bestuurders. De voorzitter bewaakt de evenwichtige afweging van belangen en besluitvorming, net als besluitvorming- en adviesprocedures. 7 Het Bestuur vervult zijn taak op een transparante (open en toegankelijke) manier. Dat zorgt ervoor dat belanghebbenden inzicht kunnen krijgen in de informatie, overwegingen en argumenten die ten grondslag liggen aan besluiten en handelingen. 8 Het Bestuur legt bij alle besluiten duidelijk vast op grond van welke overwegingen mede ten aanzien van de evenwichtige belangenafweging het besluit genomen is. 9 Het Bestuur weegt de aanbevelingen van de Raad van Toezicht af. Wil het Bestuur afwijken van de aanbevelingen, dan moet het dit motiveren. Taak en werkwijze belanghebbendenorgaan (BO) 10 Het BO voert zijn taak uit als goed huisvader voor alle belanghebbenden. De collectieve verantwoordelijkheid en de evenwichtige belangenbehartiging zijn in de statuten geborgd. De voorzitter waakt over de naleving. Jaarlijks is er een zelfevaluatie van het Bestuur. Voorts voert de voorzitter tezamen met de secretaris van het Bestuur individuele evaluatiegesprekken met de bestuursleden. De te volgen advies- en besluitvormingsprocedure bij de behandeling van beleidsonderwerpen wordt vastgelegd in de desbetreffende documenten. De Visitatiecommissie en het VO hebben toegang tot de bestuursagenda en alle bestuursstukken inclusief de concept notulen en de vastgestelde notulen, waaruit blijkt welke besluiten zijn genomen en op basis van welke argumenten. Naast het formele overleg met het VO, is er periodiek een voorzittersoverleg en een directieoverleg met het VO waarin ontwikkelingen, verwachtingen, voorstellen en besluiten worden toegelicht. Daarnaast is er een halfjaarlijks communicatieronde van het dagelijks Bestuur met een vertegenwoordiging van de Raad van Bestuur van TNO. Op de website, de (elektronische) nieuwsbrief en de (elektronische) pensioenkrant worden de ontwikkelingen van het fonds (waaronder de dekkingsgraad) en besluiten periodiek vermeld en toegelicht. De Handreiking van de Pensioenfederatie m.b.t. zorgvuldige besluitvorming wordt toegepast. De overwegingen waaronder de evenwichtige belangenafweging, de alternatieven en mogelijke gevolgen en risico s zijn opgenomen in de desbetreffende beleidsstukken, voorzien van adviezen van de in aanmerking komende vaste bestuurscommissies. Het besluitvormingsproces is vastgelegd in de notulen van de bestuursvergaderingen. Niet van toepassing in ons bestuursmodel. Voor het Intern Toezicht heeft het fonds een Visitatiecommissie. Niet van toepassing in ons bestuursmodel. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 3
11 Het BO waarborgt dat de leden ten opzichte van de achterban en van elkaar onafhankelijk en kritisch kunnen opereren 12 Het BO bewaakt of het Bestuur de Uitvoeringsovereenkomst en het pensioenreglement juist uitvoert. Ook bewaakt het BO of het Bestuur de belangen van de verschillende groepen belanghebbenden evenwichtig afweegt. 13 Het BO onderneemt actie als het van oordeel is dat het Bestuur niet naar behoren functioneert. Taken en werkwijze Intern Toezicht 14 Het Intern Toezicht vervult zijn toezichtstaak zodanig dat het bijdraagt aan het effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds en aan een beheerste en integere bedrijfsvoering door het pensioenfonds. 15 Het Intern Toezicht betrekt de naleving van deze Code bij zijn taak. 16 De Raad van Toezicht stelt zich op als gesprekspartner van het Bestuur. Verantwoording afleggen Niet van toepassing in ons bestuursmodel. Niet van toepassing in ons bestuursmodel. Niet van toepassing in ons bestuursmodel. Voor het Intern Toezicht kent het pensioenfonds een Visitatiecommissie. Deze visiteert jaarlijks. Met ieder van de leden van de Visitatiecommissie is een overeenkomst van opdracht gesloten. De algemene toezichtstaak is in het reglement van de Visitatiecommissie vastgelegd. In de opdrachtformulering door het Bestuur is eventueel een specifieke toezichtstaak omschreven. De leden van de commissie hebben te allen tijde toegang tot alle vergaderstukken van het Bestuur en alle vaste bestuurscommissies. Het visitatierapport bevat de bevindingen van de in dat jaar gehouden visitatie. Het Bestuur reageert hier schriftelijk en gemotiveerd op. Dit is vastgelegd in zowel een officiële bestuursreactie (mede ten behoeve van het VO en publicatie in het jaarverslag) als in een gedetailleerde matrix. In de matrix zijn ook eventuele acties of aandachtspunten in detail vermeld. Tussentijds monitort de Visitatiecommissie de voortgang met betrekking tot de aanbevelingen en de hierop gebaseerde acties. De Visitatiecommissie betrekt de naleving van de Code bij de jaarlijkse visitatie. Dit is vastgelegd in de overeenkomst van opdracht met de leden van de Visitatiecommissie. Daarnaast committeert de Visitatiecommissie zich aan de VITP-Toezichtcode. Niet van toepassing in ons bestuursmodel. Voor het Intern Toezicht heeft het fonds geen Raad van Toezicht, maar een Visitatiecommissie. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 4
17 Het Bestuur geeft inzicht in het beleid, de besluitvormingsprocedures, de besluiten en de realisatie van het beleid. 18 Het Bestuur beschrijft in het jaarverslag helder en duidelijk de missie, visie en strategie van het pensioenfonds. Ook beschrijft het Bestuur hierin of en in hoeverre het pensioenfonds de gestelde doelen heeft bereikt. 19 Het Bestuur legt verantwoording af over het beleid dat het voert, de gerealiseerde uitkomsten van dit beleid en de beleidskeuzes die het eventueel voor de toekomst maakt. Het Bestuur weegt daarbij de verschillende belangen af van de groepen die bij het pensioenfonds betrokken zijn. Ook geeft het Bestuur inzicht in de risico s van de belanghebbenden op korte en lange termijn, gerelateerd aan het overeengekomen ambitieniveau. 20 Het Bestuur rapporteert in het jaarverslag over de kosten van de uitvoering van de pensioenregeling. 21 Het Bestuur rapporteert in het jaarverslag over de naleving van de gedragscode, net als over de evaluatie van het functioneren van het Bestuur. 22 Het Bestuur gaat een dialoog aan met het VO bij het afleggen van verantwoording. Het vastgestelde beleid is met de overwegingen, de te verwachten dan wel beoogde gevolgen vastgelegd in beleidsstukken. Daarin is ook het advies- en besluitvormingstraject beschreven. Waar nodig zijn de ABTN en overige fondsdocumenten op de besluiten aangepast. De belangrijkste besluiten zijn opgenomen in het jaarverslag. Daarin is ook ingegaan op de realisatie van eventuele voornemens. In het jaarverslag 2016 zijn visie, missie en strategie opgenomen met daarbij de in het verslagjaar bereikte doelen. Tweemaal per jaar overlegt het Bestuur met het VO en bespreekt daar de beleidsafwegingen, de voorgenomen besluiten waarover het VO een adviesbevoegdheid heeft en de realisatie daarvan. Het VO heeft toegang tot de kwartaal-managementrapportages waarin over de voortgang wordt gerapporteerd. In het jaarverslag worden deze aspecten uitgebreid behandeld. Bij alle relevante beleidsdocumenten en bestuursbesluiten wordt de evenwichtige belangenafweging betrokken. In het bestuursverslag wordt uitgebreid ingegaan op de risico s die het fonds c.q. de belanghebbenden lopen gerelateerd aan het overeengekomen ambitieniveau en hoe het Bestuur hiermee omgaat. In het jaarverslag wordt over de kosten gerapporteerd. Dit bevat ook een uitsplitsing van de kosten. In het jaarverslag wordt over de naleving van de gedragscode gerapporteerd, mede aan de hand van de bevindingen van het Nederlands Compliance Instituut (NCI) dat door het Bestuur als externe compliance officer is aangewezen. Ook wordt over de jaarlijkse zelfevaluatie met betrekking tot het functioneren van het Bestuur gerapporteerd. De nevenfuncties van bestuursleden worden in het jaarverslag vermeld. Dit gebeurt tweemaal per jaar met het voltallige VO, waarvan eenmaal in mei naar aanleiding van het jaarverslag. Daarbij komt ook het algemeen oordeel van het VO Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 5
aan de orde over het handelen van het Bestuur en het door het Bestuur gevoerde beleid in het afgelopen jaar. Daarnaast vindt er periodiek een voorzittersoverleg en een directieoverleg met een afvaardiging van het VO plaats. Tevens vinden er gezamenlijke workshops van het Bestuur met het VO plaats, zoals de afgelopen jaren over het FTK, de risicobereidheid en het maatschappelijk verantwoord beleggen. Integraal risicomanagement 23 Het Bestuur bevordert en borgt een cultuur waarin risicobewustzijn vanzelfsprekend is. Ook zorgt het ervoor dat het integrale risicomanagement adequaat georganiseerd is. Het interne risicobeheersingssysteem is inhoudelijk ingericht volgens het three lines of defence -model. De first line of defence is primair belegd bij de Uitvoeringsorganisatie Beleggingen (UB) en het Hoofd Pensioenbeheer. Aangezien meerdere processen van het Pensioenfonds zijn uitbesteed, ligt ook een deel van de uitvoering van de first line of defence bij het management van de uitbestedingspartijen. De UB houdt toezicht op de Lead Overlay Manager, de custodian en de vermogensbeheerders. Het Hoofd Pensioenbeheer houdt toezicht op de pensioenuitvoerder. De second line of defence is belegd bij de Beleggingsadviescommissie voor toezicht op de UB. De Commissie Pensioenbeheer houdt toezicht op het Hoofd Pensioenbeheer. De Controller houdt toezicht op de financiële administratie en de rapportages aan DNB. Met betrekking tot het gedragstoezicht is zowel een interne als een externe compliance officer benoemd. De directie ondersteunt het Bestuur als second line of defence, zij houden toezicht op het overall risicomanagement. De eindverantwoordelijkheid is belegd bij het Bestuur. Zij wordt daarbij ondersteund door de second en third line of defence. Het Bestuur wordt op dit punt geadviseerd door de Audit, Risk en Compliance Committee. Deze bestuurscommissie beoordeelt de opzet en effectiviteit van het risicomanagement en de interne beheersing. Daarnaast vindt er jaarlijks een toetsing plaats door de Visitatiecommissie en beoordeelt het Verantwoordingsorgaan jaarlijks het gevoerde beleid op basis van onder andere de jaarrekening en het rapport van de Visitatiecommissie. Ook is er jaarlijks de accountantscontrole door een externe accountant en ontvangt het Bestuur een rapport van de certificerend actuaris. Aanvullend op deze three lines of defence houden de toezichthouders, DNB en AFM, toezicht op het Pensioenfonds. Onderdeel van de risicobeheersing vormen periodieke managementrapportages van de monitorende en controlerende instanties. Zo komen de beleggingsrisico s op Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 6
24 Het Bestuur houdt expliciet rekening met risico s en risicobeheersing bij het bepalen van het beleid en het nemen van besluiten. Deze risicoafweging legt het Bestuur vast. 25 Het Bestuur zorgt voor een adequaat communicatiebeleid. Dit beleid zorgt er in ieder geval voor dat persoonlijke pensioeninformatie goed toegankelijk is. Ook bevordert het beleid het pensioenbewustzijn van belanghebbenden. Verder stimuleert het beleid de dialoog met de belanghebbenden over het gevoerde en te voeren beleid. 26 Het Bestuur meet hoe effectief de ingezette communicatiemiddelen zijn. Dit doet het Bestuur periodiek, maar ten minste elke drie jaar. Verantwoord beleggen kwartaalbasis aan bod in de specifiek hiervoor ontwikkelde risicomonitor. Dit bevat onder meer een ex-post en ex-ante risicoanalyse. Jaarlijks vindt door het Bestuursbureau en het Bestuur een integrale inventarisatie en analyse van de risico s plaats, afgeleid van de FIRM-methodiek van DNB. De beheersmaatregelen worden beoordeeld en bezien wordt of de restrisico s aanvaardbaar zijn of dat aanvullende maatregelen nodig zijn. Risico s worden bij de beleidsvoorbereiding en het nemen van besluiten geïnventariseerd en geanalyseerd. Deze worden in de afwegingen betrokken. Indien relevant worden nieuwe beheersmaatregelen vastgesteld dan wel bestaande maatregelen aangepast. Dit wordt vastgelegd in de beleidsdocumenten en in de notulen van de bestuursvergadering. Het communicatiebeleid is vastgelegd in het tweejaarlijkse Communicatieplan. Ieder jaar wordt het communicatiebeleid door het Bestuur geëvalueerd en wordt het Communicatieplan zo nodig aangepast. Het communicatiebeleid kent een gelaagde opzet volgens het principe Pensioen 1-2-3. Het communicatiebeleid is er op gericht de doelgroepen tijdig en op een duidelijke, transparante en begrijpelijke wijze voor te lichten over het pensioen, relevante veranderingen en ontwikkelingen bij het pensioenfonds. Als onderdeel van het Communicatieplan is, naast de (digitale) nieuwsbrief en pensioenkrant, een geheel nieuwe website in 2015 gelanceerd gebaseerd op Pensioen 1-2-3. Verder zijn een persoonlijk digitaal pensioendossier en een geheel vernieuwde pensioenplanner in 2016 beschikbaar gekomen. Daarnaast stimuleert het fonds het pensioenbewustzijn en de dialoog met belanghebbenden door middel van het houden van presentaties op een groot aantal verschillende locaties over het gevoerde en te voeren beleid. In 2015 en 2016 heeft het pensioenfonds deelgenomen aan het klanttevredenheidsonderzoek van TNS NIPO (sinds september 2016 Kantar TNS geheten) om meer zicht te krijgen in de tevredenheid, het draagvlak, het vertrouwen en het openstaan van de deelnemers voor informatie en het imago van het fonds bij de deelnemers. Doordat meerdere fondsen hieraan deelnemen, is er een benchmark beschikbaar waaraan het fonds zich kan meten. De uitkomsten vormen een input voor nieuwe acties en beleidsaccenten in het kader van het Communicatieplan. In 2018 zal het fonds weer deelnemen aan deze benchmark. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 7
27 Het Bestuur legt zijn overwegingen omtrent verantwoord beleggen vast en zorgt ervoor dat deze beschikbaar zijn voor belanghebbenden. Hierbij houdt het Bestuur ook rekening met goed ondernemingsbestuur. 28 Bij het bepalen van het beleid houdt het Bestuur rekening met de verplichtingen, die het fonds is aangegaan. Ook houdt het Bestuur hierbij rekening met zijn verantwoordelijkheid ten opzichte van de belanghebbenden om te zorgen voor optimaal rendement bij een aanvaardbaar risico. 29 Het Bestuur zorgt ervoor dat er onder belanghebbenden draagvlak bestaat voor de keuzes over verantwoord beleggen. Uitvoering, uitbesteding en kosten 30 Het Bestuur is verantwoordelijk voor alles wat door, namens of voor het pensioenfonds wordt gedaan. Vanuit die verantwoordelijkheid heeft het Bestuur een visie op de uitvoering van de activiteiten van het pensioenfonds. Het Bestuur stelt vast aan welke eisen de uitvoering moet voldoen. Ook bepaalt het Bestuur welk kostenniveau aanvaardbaar is. In de Verklaring inzake de beleggingsbeginselen, die als bijlage bij de ABTN is gevoegd en ook op de website van het pensioenfonds is gepubliceerd, is het standpunt over verantwoord beleggen en corporate governance uiteen gezet. Dit is vastgelegd in het Beleggingsplan van het fonds dat als bijlage bij de ABTN is gevoegd en ook op de website van het pensioenfonds is gepubliceerd. Het beleggingsbeleid dat in het Beleggingsplan tot uitdrukking is gebracht, is gebaseerd op periodiek uitgevoerde ALM-studies. Met de organen van het fonds, waaronder het VO, zijn bij de toelichting op het beleggingsbeleid tevens het beleid en de daarbij voorkomende dilemma s rondom het thema verantwoord beleggen besproken. Dit is ook aan de orde gekomen in het periodieke overleg met de werkgever en bij de presentaties aan belanghebbenden op diverse locaties in het land. Om te zorgen voor draagvlak is het Bestuur voorts in een speciaal hieraan gewijde workshop in januari 2016, die georganiseerd is ten behoeve van het VO en vertegenwoordigers van de sociale partijen, uitgebreid ingegaan op het door het pensioenfonds gevoerde beleid en de dilemma s die zich hierbij kunnen voordoen. Het Bestuur heeft een visie op de uitvoering van activiteiten die met name gericht is op het waarborgen van de kwaliteit en continuïteit van de uitvoering. Zorgvuldigheid, risicobeheersing en prudentie zijn hierbij sleutelbegrippen. Deze visie is nader uitgewerkt in het uitbestedingsbeleid van het pensioenfonds. De eisen waaraan de uitvoering dient te voldoen zijn op basis van het SMART-principe vastgelegd in de Service Level Agreements tussen het pensioenfonds en de uitvoerende partij. De kwaliteit van de uitvoering van de activiteiten wordt doorlopend gemonitord aan de hand van deze kwaliteitseisen. Over elk kwartaal wordt een managementrapportage aan het Bestuur uitgebracht over de kwaliteit van de uitvoering. Deze rapportage wordt zowel in de ARC, de CPB als in het Bestuur besproken. Ook het VO en de Visitatiecommissie hebben toegang tot deze Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 8
rapportages. Afspraken over de kosten van de uitvoering zijn contractueel vastgelegd. Over het kostenniveau wordt verantwoording afgelegd aan zowel het VO als in het jaarverslag. 31 Het Bestuur legt vast voor welke wijze van uitvoering het heeft gekozen en welke overwegingen daaraan ten grondslag liggen. Het Bestuur zorgt er voor dat deze informatie beschikbaar is voor de belanghebbenden 32 Het Bestuur zorgt dat het zicht heeft op de keten van uitbesteding. 33 Het Bestuur zorgt voor een heldere en expliciete taak- en rolverdeling tussen Bestuur en uitvoering en hierbij passende adequate sturings- en controlemechanismen voor de uitvoering van de activiteiten van het pensioenfonds. Het Bestuur heeft de gekozen wijze van de pensioenuitvoering en de hieraan ten grondslag liggende overwegingen uitgebreid gedocumenteerd en vastgelegd in de fondsdocumenten. Aan de uiteindelijke keuze is aan de hand van een plan van aanpak een uitgebreid analyse- en selectietraject met site visits, alsmede een uitgebreid advies- en besluitvormingstraject vooraf gegaan, waarbij projectmatige ondersteuning is verleend door een ten aanzien hiervan ervaren professionele externe adviesorganisatie. De gedetailleerde informatie hierover is beschikbaar voor het VO en de Visitatiecommissie. Over de procedure, de overwegingen en de besluitvorming is verslag gedaan in de Pensioenkrant, op de website en door middel van collectieve mailings aan belanghebbenden. Met betrekking tot de uitbesteding van de uitvoering van de beleggingsactiviteiten wordt de Procedure Managerselectie gehanteerd. Het selectietraject, de overwegingen en de besluitvorming hierbij zijn met betrekking tot iedere selectie uitgebreid gedocumenteerd. Op alle uitbestede activiteiten is het door het Bestuur vastgestelde uitbestedingsbeleid van toepassing, dat als bijlage bij de ABTN is gevoegd. Het Bestuur heeft het uitbestedingsbeleid vastgelegd, waarbij het zicht blijven houden op de keten van uitbesteding één van de selectiecriteria is. Tenminste eenmaal per jaar worden de uitbestedingen door het Bestuursbureau getoetst. Over de uitkomst wordt gerapporteerd aan zowel de ARC als het Bestuur, waarbij eventuele verbeterpunten worden geïdentificeerd en in acties worden omgezet. De specifieke verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden op de verschillende niveaus, dit wil zeggen van elk orgaan en commissie van het fonds en van elke afdeling van de uitvoeringsorganisatie zijn vastgelegd. De sturings- en controlemechanismen zijn in de ABTN beschreven. Voorts zijn sturings- en controlemechanismen verankerd in de Service Level Agreements (SLA) met uitvoerende partijen en de beheersingsrapportages. De rapportage- en documentenstroom bij het fonds, in het kader van sturing, controle, advies en besluitvorming, is SMART in een matrix bij de SLA tussen het Bestuur en het Bestuursbureau vastgelegd. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 9
Dit geheel vormt het interne beheersingssysteem van het fonds. 34 Het Bestuur zorgt ervoor dat het beloningsbeleid van partijen aan wie taken worden uitbesteed, niet aanmoedigt om meer risico te nemen dan voor het fonds aanvaardbaar is. Om dit te bereiken maakt het Bestuur dit onderdeel van de contractafspraken bij het sluiten of verlengen van de uitbestedingsovereenkomst of indien van toepassing via zijn aandeelhouderspositie. 35 Bij uitbesteding van taken neemt het Bestuur in de overeenkomst met de dienstverlener adequate maatregelen op voor als de dienstverlener of een door hem ingeschakelde derde onvoldoende presteert, de overeenkomst niet naleeft, schade veroorzaakt door handelen of nalaten. 36 Het Bestuur bevordert dat de dienstverleners een klokkenluidersregeling hebben. Met een klokkenluidersregeling kunnen degenen die financieel afhankelijk zijn van de dienstverlener, zonder gevaar voor hun positie rapporteren over onregelmatigheden binnen de onderneming. Dit kan gaan om onregelmatigheden van algemene, van operationele en van financiële aard. 37 Het Bestuur evalueert jaarlijks de kwaliteit van de uitvoering en de gemaakte kosten kritisch en spreekt een dienstverlener aan als deze de afspraken niet of onvoldoende nakomt. Conform het uitbestedingsbeleid wordt door het pensioenfonds van uitbestedingspartners contractueel geëist dat deze over een adequaat en beheerst beloningsbeleid beschikken, dat geen prikkels bevat die handelen aanmoedigen dat ingaat tegen het belang van het pensioenfonds dan wel leidt tot onnodige risico s voor het pensioenfonds. Documentatie ter onderbouwing van het bestaan van een adequaat en beheerst beloningsbeleid wordt bij de selectie en vervolgens bij de jaarlijkse toets op uitbesteding bij de belangrijkste partners opgevraagd. Voor het beoordelen van het beloningsbeleid hanteert het pensioenfonds de door AFM en DNB opgestelde principes voor beheerst beloningsbeleid. Risicoafdekking, de te nemen adequate maatregelen en de aansprakelijkheid bij schade vormen een essentieel onderdeel bij de selectie en de contractonderhandelingen en worden dan ook contractueel vastgelegd. Monitoring hierop vindt periodiek plaats. Conform het door het Bestuur vastgestelde uitbestedingsbeleid dienen contracten onmiddellijk of binnen een aanvaardbare termijn opzegbaar te zijn in geval de uitvoerder onvoldoende presteert, de overeenkomst niet naleeft dan wel schade veroorzaakt door ernstig verwijtbaar handelen of nalaten. Het fonds heeft een eigen gedragscode en een eigen klokkenluidersregeling. In het door het Bestuur vastgestelde uitbestedingsbeleid is bepaald dat bij de partijen aan wie pensioenactiviteiten zijn uitbesteed een gedragscode inclusief klokkenluidersregeling aanwezig moeten zijn die inhoudelijk gelijkwaardig zijn aan die van het fonds. Bij de selectie en vervolgens bij de jaarlijkse toets op de uitbesteding wordt hierop toegezien. De huidige pensioenuitvoerder beschikt hierover. De kwaliteit van de uitvoering wordt doorlopend gemonitord. Daarnaast evalueert het Bestuur de kwaliteit aan de hand van de kwartaal managementrapportages en vindt jaarlijks de toets uitbesteding plaats. Ontvangen facturen worden getoetst aan de contractuele afspraken. De specifieke feestructuur van vermogensbeheerders wordt periodiek geëvalueerd en wanneer daartoe aanleiding bestaat wordt hierover opnieuw onderhandeld. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 10
Kosten van incidentele dienstverlening worden beoordeeld aan de hand van de uitgebrachte offertes. Rol accountant en actuaris 38 Als een accountant of actuaris nietcontrolewerkzaamheden moet verrichten, verstrekt het Bestuur hiervoor een afzonderlijke opdracht. Hierbij weegt het Bestuur af of de niet-controlewerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door de accountant, de actuaris of door het kantoor dat ook de jaarrekening controleert. 39 Het Bestuur beoordeelt ten minste eenmaal per vier jaar het functioneren van de accountant en de actuaris. De uitkomsten van deze beoordeling bespreekt het Bestuur met de accountant resp. de actuaris. Ook stelt het Bestuur het Intern Toezicht en het VO van de uitkomsten op de hoogte. Klachten en geschillen Het Bestuur verleent, indien dit aan de orde mocht zijn, een afzonderlijk opdracht voor de hier bedoelde werkzaamheden. Daarbij overweegt het Bestuur of er geen bijzonderheden zijn die dit ongewenst kunnen maken. Het functioneren van de accountant en de actuaris worden in principe elk jaar door het Bestuur beoordeeld. De uitkomsten worden in een evaluatiegesprek met de betreffende accountant respectievelijk actuaris besproken. Hierover wordt verslag gedaan aan de ARC en het Bestuur. Indien er bijzonderheden zijn worden de Visitatiecommissie en het VO door of namens het Bestuur op de hoogte gesteld. De accountant en de actuaris kunnen overigens ook door de Visitatiecommissie of het VO voor een gesprek worden uitgenodigd. 40 Het Bestuur staat open voor kritiek en leert van fouten. 41 Het Bestuur zorgt voor een adequate klachtenen geschillenprocedure die voor belanghebbenden eenvoudig toegankelijk is. In het jaarverslag rapporteert het Bestuur over de afhandeling van klachten en de veranderingen in regelingen of processen die daaruit voortvloeien. Het Bestuur staat open voor kritiek en leert van fouten. Het Bestuur wordt via de kwartaal managementrapportages geïnformeerd over eventueel ontvangen klachten of geschillen en de afhandeling daarvan. Het pensioenfonds beschikt over een laagdrempelige klachten- en geschillenregeling, die eenvoudig toegankelijk is. De procedure behelst naast een interne procedure ook de mogelijkheid om een genomen besluit voor te kunnen leggen aan de Ombudsman Pensioenen. Klachten- en geschillen plus de afhandeling daarvan worden bijgehouden in een register. In het jaarverslag wordt aandacht besteed aan de afhandeling van klachten en geschillen. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 11
Melding onregelmatigheden 42 Het Bestuur zorgt ervoor dat alle betrokkenen bij het fonds de mogelijkheid hebben te rapporteren over onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard. Dit kan gaan om onregelmatigheden zowel binnen het pensioenfonds als bij partijen aan wie taken worden uitbesteed. 43 Het Bestuur zorgt ervoor dat degenen die financieel afhankelijk zijn van het fonds, zonder gevaar voor hun positie kunnen rapporteren over onregelmatigheden binnen het pensioenfonds. Dit kan gaan om onregelmatigheden van algemene, van operationele en van financiële aard. 44 Het Bestuur legt duidelijk vast bij wie en op welke wijze degenen die financieel afhankelijk zijn van het fonds, hierover kunnen rapporteren. Ook informeert het Bestuur hen hierover. Benoeming, ontslag en schorsing 45 Benoeming en ontslag worden uitgevoerd door belanghebbenden, zo mogelijk door het orgaan zelf, met betrokkenheid van een ander orgaan van het pensioenfonds. Een bestuurslid wordt benoemd en ontslagen door het Bestuur, na het horen van de Raad van Toezicht over de procedure. Een lid van de Raad van Toezicht wordt benoemd door het Bestuur na een bindende voordracht van het VO en wordt Het pensioenfonds kent een Regeling Incidenten en Operationele Voorvallen. Net als de interne klachten- en geschillenregeling, kent ook deze regeling een eenvoudige toegankelijkheid. Incidenten en operationele voorvallen worden bijgehouden in een register. Incidenten worden door het Bestuur gemeld aan DNB. Incidenten en operationele voorvallen worden in de kwartaal managementrapportages opgenomen. Het pensioenfonds kent een klokkenluidersregeling, waarin het melden van onregelmatigheden is geborgd en op grond waarvan klokkenluiders zonder gevaar voor hun positie kunnen rapporteren. Voor ondersteuning van een klokkenluider is in het kader van de klokkenluidersregeling een vertrouwenspersoon benoemd. In het door het Bestuur vastgestelde Compliance Program en in de Klokkenluidersregeling zelf is bepaald bij wie en op welke wijze degenen die financieel afhankelijk zijn van het fonds over onregelmatigheden kunnen rapporteren. De regelingen zijn als bijlage gevoegd bij de ABTN. De regelingen zijn tevens gepubliceerd op de website van het pensioenfonds. Benoeming en ontslag zijn geregeld in de statuten. Daarnaast kent het pensioenfonds een verkiezingsreglement voor kandidaatstelling, selectie, verkiezingen en benoeming van leden in het Bestuur en een apart verkiezingsreglement voor leden in het VO. Een lid van de Visitatiecommissie wordt benoemd door het Bestuur na bindende voordracht van het VO en wordt ontslagen door het Bestuur na bindend advies van het VO. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 12
ontslagen door het Bestuur na bindend advies van het VO. 46 Het Bestuur zorgt ervoor dat in de statuten een schorsingsprocedure is vastgelegd. 47 Het Bestuur, het VO en de Raad van Toezicht leggen bij een vacature de eisen voor de vacante functie vast. Geschiktheid 48 Het Bestuur zorgt voor geschiktheid, complementariteit (zie paragraaf Diversiteit) en continuïteit binnen het Bestuur. Daarbij houdt het Bestuur rekening met opleiding, achtergrond, persoonlijkheid, geslacht en leeftijd. Het Bestuur toetst de geschiktheid van bestuursleden bij het aantreden en gedurende het bestuurslidmaatschap. 49 Het Bestuur stelt voor iedere bestuursfunctie een specifiek profielschets op. Daarin staan de vereiste geschiktheid en het geschatte tijdsbeslag. 50 Het Bestuur zorgt voor een programma van permanente educatie voor de leden van het Bestuur. Dit programma heeft tot doel de geschiktheid van de leden van het Bestuur op peil te houden en waar nodig te verbreden of te ontwikkelen. Dit is geregeld in de statuten. Het fonds stelt een functieprofiel op voor de desbetreffende vacature. In het functieprofiel van de bestuursleden zijn de geschiktheidseisen opgenomen. Daarin is aandacht gegeven aan vereiste competenties en deskundigheid, complementariteit en voorts is rekening gehouden met opleiding, achtergrond, persoonlijkheid, geslacht en leeftijd. Kandidaten worden aan het functieprofiel getoetst. Het Bestuur beschikt over een geschiktheidsmatrix waarin per bestuurslid en per deskundigheidsgebied het geschiktheidsniveau A of B is aangegeven. Voorts is er een competentiematrix vastgelegd. Het Bestuur stelt per functie zowel op bestuursniveau als op commissieniveau een profielschets op bestaande uit een algemeen en een specifiek deel. Daarbij wordt ook rekening gehouden met het tijdsbeslag op grond van de Voltijd equivalent score-normen die in het Besluit uitvoering Pw en Wvb zijn opgenomen. Het Bestuur zorgt voor een programma van permanente educatie voor de leden van het Bestuur. Onderdelen hiervan zijn het organiseren van specifieke workshops bijv. m.b.t. het FTK en de beleggingen, incl. het risicokader en investment beliefs. Daarnaast vindt educatie plaats via specifieke trainingen van het SPO dan wel via deelname aan seminars en themabijeenkomsten van de Pensioenfederatie, DNB en andere organisaties. In het kader van het opleidingsplan is de individuele opleidingsbehoefte per bestuurslid geïnventariseerd en vastgelegd. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 13
51 Het eigen functioneren is voor het Bestuur een continu aandachtspunt. Het Bestuur evalueert daartoe en elk geval jaarlijks het functioneren van het Bestuur als geheel en van de individuele bestuursleden. Hierbij betrekt het Bestuur één keer in de twee jaar een derde partij. Bij de evaluatie komt aan de orde of het Bestuur voldoende geschikt en divers is en wordt bovendien gekeken naar gedrag en cultuur. 52 Leden van het Intern Toezicht zijn betrokken bij het pensioenfonds, maar moeten zich zodanig onafhankelijk opstellen dat belangentegenstellingen worden voorkomen. Ze hebben daarbij het vermogen en de durf om zich kritisch op te stellen richting het Bestuur. 53 De Raad van Toezicht bevordert geschiktheid, collegiaal toezicht en complementariteit binnen de raad. Daarbij houdt de raad rekening met opleiding, achtergrond, persoonlijkheid, geslacht en leeftijd. 54 De Raad van Toezicht stelt voor iedere toezichthouder een specifiek profielschets op. Daarin staan de vereiste geschiktheid en het geschatte tijdsbeslag. 55 Het eigen functioneren is voor de Raad van Toezicht een continu aandachtspunt. De raad evalueert daartoe in elk geval jaarlijks zijn functioneren. Hierbij betrekt de raad één keer in de drie jaar een derde partij. Bij de evaluatie komt aan de orde of de raad voldoende geschikt en divers is en wordt bovendien gekeken naar gedrag en cultuur. Toegepast, behalve m.b.t. het betrekken één keer in de twee jaar van een derde partij Jaarlijks vindt een zelfevaluatie door het Bestuur plaats. Dit vormt input voor het actualiseren van het geschiktheidsplan. Bij de evaluatie in 2013/2014 is een professionele externe partij betrokken geweest. Bij de evaluatie in 2016/2017 is bij de voorbereiding van de collectieve bespreking van de zelfevaluatie in het eerste kwartaal van 2017 eveneens een externe partij ingeschakeld. Voor deze opzet is gekozen, omdat in het kader van de zelfevaluatie de voorzitter en secretaris samen met elk bestuurslid jaarlijks een functioneringsgesprek voeren. Twee andere bestuursleden voeren jaarlijks een functioneringsgesprek met de voorzitter respectievelijk de secretaris. De resultaten worden teruggekoppeld in de collectieve bijeenkomst met het hele Bestuur. Het Bestuur heeft ervaren dat dit in een open en constructieve sfeer gebeurt. Bij de zelfevaluatie komen naast geschiktheid, attitude en competenties, ook de toekomst, diversiteit, gedrag en cultuur aan de orde. In het in overleg met het VO opgestelde functieprofiel is vastgelegd dat bij de werving en selectie van leden van de Visitatiecommissie ook gekeken wordt of zij zich onafhankelijk en kritisch kunnen opstellen. Bij de werving en selectie is een extern bureau betrokken. Contractueel is vastgelegd dat de leden de VITP-code naleven. Niet van toepassing in ons bestuursmodel. Voor het Intern Toezicht heeft het fonds geen Raad van Toezicht, maar een Visitatiecommissie. Niet van toepassing in ons bestuursmodel. Voor het Intern Toezicht heeft het fonds geen Raad van Toezicht, maar een Visitatiecommissie. Niet van toepassing in ons bestuursmodel. Voor het Intern Toezicht heeft het fonds geen Raad van Toezicht, maar een Visitatiecommissie. Een Raad van Toezicht is niet van toepassing in ons bestuursmodel, wel een Visitatiecommissie. De Visitatiecommissie evalueert jaarlijks haar functioneren. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 14
56 Het VO bevordert de geschiktheid en diversiteit van zijn leden. 57 Het BO zorgt ervoor dat het divers is samengesteld en dat zijn leden geschikt zijn. Dit doet het BO zowel bij het aantreden van zijn leden als gedurende hun lidmaatschap. 58 Het BO evalueert zijn functioneren jaarlijks, waarbij het één keer in de twee jaar een derde partij betrekt. Aan de orde komt of het BO voldoende deskundig en divers is en of er voldoende competenties aanwezig zijn. Stemverhoudingen Het VO stelt jaarlijks een opleidingsplan op. Nieuwe leden volgen de SPO-cursus voor nieuwe leden in het VO. De leden bezoeken afwisselend de seminars van o.a. de pensioenfederatie en het platform medezeggenschap pensioenfondsen. Voorts nemen leden van het VO deel aan workshops die door het pensioenfonds worden georganiseerd. Een BO is niet van toepassing in ons bestuursmodel. Een BO is niet van toepassing in ons bestuursmodel. 59 Ieder bestuurslid heeft stemrecht. Dit is geregeld in de statuten. Zittingsduur en herbenoeming 60 De zittingsduur van een bestuurslid is maximaal vier jaar. Een bestuurslid kan maximaal twee keer worden herbenoemd. 61 De zittingsduur van een lid van het VO is maximaal vier jaar. Het VO bepaalt hoe vaak een lid van het VO kan worden herbenoemd. met uitzondering van de zittingstermijn van de voorzitter Conform de statuten is de reguliere zittingstermijn maximaal 4 jaar, met de mogelijkheid van herbenoeming. Behalve de voorzitter is geen van de bestuursleden meer dan twee keer herbenoemd. De voorzitter is tussentijds op het rooster van aftreden van zijn voorganger benoemd en daarna tweemaal voor de volledige zittingstermijn van 4 jaar en eenmaal voor 2,5 jaar herbenoemd. Zijn zittingstermijn is vervolgens verlengd om in de tussentijd een geschikte opvolger als voorzitter te vinden. Met deze herbenoemingen inclusief verlenging komt zijn maximale zittingstermijn uit op 14 jaar en 3 maanden. Dit is geregeld in de statuten. 62 De zittingsduur van een lid van het BO is Een BO is niet van toepassing in ons bestuursmodel. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 15
maximaal vier jaar. Een lid van het BO kan maximaal twee keer worden herbenoemd. 63 De zittingsduur van een lid van de Raad van Toezicht is maximaal vier jaar. Een lid van de Raad van Toezicht kan maximaal één keer worden herbenoemd. 64 Leden van een Visitatiecommissie zijn maximaal acht jaar betrokken bij hetzelfde fonds. Diversiteit 65 Het Bestuur of het VO zorgt ervoor dat de organen complementair zijn samengesteld. Ook moeten de organen een redelijke afspiegeling vormen van de belanghebbenden. 66 Het Bestuur stelt in overleg met het desbetreffende orgaan concrete stappen vast om te bevorderen dat fondsorganen divers worden samengesteld. Ook geeft het Bestuur aan hoe en binnen welke termijnen het van plan is om de gewenste diversiteit in leeftijd en geslacht te realiseren. Het Bestuur legt dit vast in een diversiteitsbeleid. Jaarlijks beoordeelt het Bestuur in hoeverre de gestelde doelen zijn gehaald. Driejaarlijks evalueert het Bestuur het diversiteitsbeleid. 67 In het Bestuur of het VO zitten tenminste één man en één vrouw. 68 In het Bestuur of het VO zitten tenminste één lid boven en één lid onder de veertig jaar. 69 Het Bestuur en het Intern Toezicht houden bij het opstellen van de profielschets rekening met het diversiteitsbeleid. Het VO houdt hier Niet van toepassing in ons bestuursmodel. Voor het Intern Toezicht heeft het fonds geen Raad van Toezicht, maar een Visitatiecommissie. De huidige leden van de Visitatiecommissie zijn voor één jaar benoemd en voor één jaar herbenoemd. Sedert 2016 is een roulatiesysteem van toepassing. In het Reglement van de Visitatiecommissie is vastgelegd dat een lid maximaal acht jaar bij het fonds betrokken is. Bij de samenstelling en opvolging van het Bestuur en het VO wordt naast de vereiste deskundigheid, competenties en professioneel gedrag, rekening gehouden met diversiteit zoals beschreven in de Code. Vanuit de overtuiging dat een divers samengesteld orgaan tot een beter besluitvorming kan leiden, heeft een actieve werving en selectie plaatsgevonden. De betreffende handreiking van de Pensioenfederatie voor diversiteitsbevordering heeft het Bestuur gedeeld met zowel de werkgever, het VO als de vereniging van pensioengerechtigden. Zowel het Bestuur als het VO voldoen aan de diversiteitsnormen voor wat betreft leeftijd en geslacht. In het Bestuur: drie vrouwen; in het VO: één vrouw. Jongste bestuurslid: 30 jaar; jongste VO-lid: 39 jaar. Het Bestuur houdt hier rekening mee in het functieprofiel. Het VO houdt hier rekening mee in de competentievisie. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 16
rekening mee bij het opstellen van de competentievisie. 70 Bij het vervullen van een vacature wordt actief gezocht (en/of actief opgeroepen om te zoeken) naar kandidaten die passen in de diversiteitsdoelstellingen. Het Bestuur neemt hiervoor tijdig contact op met degenen die betrokken zijn bij het voordragen of de verkiezingen van kandidaten. 71 Het Bestuur toetst voorgedragen kandidaten mede aan de hand van de diversiteitsdoelstellingen. Integer handelen 72 De leden van het Bestuur, het VO, het Intern Toezicht en andere medebeleidsbepalers handelen integer. Ze zorgen ervoor dat hun eigen functioneren getoetst wordt. Ze vermijden elke vorm en elke schijn van persoonlijke bevoordeling of belangenverstrengeling met een partij waarmee het fonds een band heeft, op welke manier dan ook. 73 Als leden van het Bestuur, de Raad van Toezicht en andere medebeleidsbepalers in functie treden, ondertekenen ze de gedragscode van het pensioenfonds. Ook ondertekenen ze jaarlijks een verklaring over het naleven van de gedragsregels. Op het overtreden van de gedragscode staan sancties. Deze staan in de gedragscode. 74 Een (mede)beleidsbepaler maakt direct melding van (potentieel) tegenstrijdige belangen of reputatierisico. In de search ter vervulling van de vacatures in het Bestuur en het VO is hier actief invulling aan gegeven. De benoemingscommissie respectievelijk het Bestuur en het VO toetsen de kandidaten zowel aan het functieprofiel als aan de diversiteitsdoelstellingen. Dit is geborgd via het integriteitsbeleid van het fonds en de daarvan onderdeel uitmakende gedragscode. De externe compliance officer vraagt nevenfuncties uit, alsmede eventueel ontvangen geschenken en uitnodigingen. Insiders worden gevraagd om opgave van privé beleggingstransacties. Deze opgaven worden zowel door de interne als de externe compliance officer getoetst. Dit is geborgd via de gedragscode. Alle verbonden personen, inclusief de insiders, dienen bij indiensttreding dan wel benoeming, en vervolgens jaarlijks, een nalevingsverklaring te ondertekenen en aan het Nederlands Compliance Instituut af te geven. De naleving wordt getoetst door de externe compliance officer. Dit is geborgd via de gedragscode. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 17
75 Een (mede)beleidsbepaler meldt het voornemen een nevenfunctie te aanvaarden of voort te zetten aan de compliance officer. Het maakt hiervoor niet uit of de nevenfunctie betaald of onbetaald is. Beloningsbeleid 77 Het pensioenfonds voert een beheerst en duurzaam beloningsbeleid. Dit beleid is in overeenstemming met de doelstellingen van het pensioenfonds. Ook is het beleid passend gelet op de bedrijfstak waarvoor het fonds de pensioenregeling uitvoert. 78 De beloning staat in redelijke verhouding tot de gedragen verantwoordelijkheid, de aan de functie gestelde eisen en het tijdsbeslag. 79 Het Bestuur is terughoudend als het gaat om prestatiegerelateerde beloningen. Prestatiegerelateerde beloningen zijn niet hoger dan 20 procent van de vaste beloning. Ze zijn niet gerelateerd aan de financiële resultaten van het fonds. 80 Het Bestuur voorkomt dat door de hoogte van de beloning van de leden van het Intern Toezicht een financieel belang een kritische opstelling in de weg staat. 81 Bij tussentijds ontslag van een bestuurslid zonder arbeidsovereenkomst of een lid van het Intern Toezicht verstrekt het Bestuur geen ontslagvergoeding. Bij ontslag van een andere medebeleidsbepaler moet een eventuele ontslagvergoeding passend zijn gelet op de functie en de ontslagreden. Dit is geborgd via de gedragscode. Het beloningsbeleid is vastgelegd in een beleidsdocument en is in overeenstemming met de doelstellingen van het pensioenfonds. De vergoedingen van bestuursleden en de beloning van de directie worden in het jaarverslag vermeld. De hoogte van de vergoedingen van bestuursleden is gebaseerd op de richtlijnen van de pensioenfederatie. Het fonds kent geen prestatiegerelateerde beloningen. De hoogte van de vergoedingen kan geen belemmering zijn voor het zich kritisch opstellen. Bij ontslag van een bestuurslid of lid van het VO wordt door het pensioenfonds geen ontslagvergoeding toegekend. Ontslag van een andere medebeleidsbepaler is in 2016 niet voorgekomen. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 18
Compliance 82 Het Bestuur is op de hoogte van de wet- en regelgeving en de gevolgen daarvan voor het pensioenfonds. Ook kent het Bestuur de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de weten regelgeving in fondsdocumenten, besluitvormingsprocessen, procedures en de uitvoering. 83 Het Bestuur bewaakt dat het pensioenfonds de wet- en regelgeving en interne regels naleeft (steeds compliant is). Alle bestuursleden hebben door middel van een bestuurdersportal toegang tot alle fondsdocumenten. In elke bestuursvergaderingen worden de belangrijkste uitingen van DNB en AFM behandeld. De directie van het Bestuursbureau informeert het Bestuur en de vaste bestuurscommissies over op handen zijnde wijzigingen in de wet- en regelgeving. Het Bestuur bewaakt dat de wet- en regelgeving en interne regels worden nageleefd. Het Bestuur wordt hierin ondersteund door het Bestuursbureau. Het Bestuur wordt hierbij geadviseerd door de Audit, Risk & Compliance Committee. Bovendien is de naleving contractueel geborgd in de contracten en SLA s en door middel van de inbreng van externe adviseurs van het Bestuur, te weten de adviserend actuaris, de controlerend accountant en de externe compliance officer. Jaarlijks vindt door de directie van het Bestuursbureau een toetsing plaats van de statuten, de reglementen en de ABTN van het fonds op compliance met de relevante wet- en regelgeving. De rapportage hierover wordt uitgebracht aan de ARC en het Bestuur. Checklist Code Pensioenfondsen, versie d.d. 10 april 2017. 19