Autonoom Gemeentebedrijf SportAG
Voorwoord... 2 Inleiding... 4 Bestuursorganen en samenwerking Stadsbestuur... 5 Personeel... 8 Investeringen in de Sportinfrastructuur... 9 Aanbod & Marketing... 13 Financieel-administratief... 16 Interne Controle... 17 Resultaten... 18 1
Voorwoord Beste leden van de Raad van bestuur, Beste collega's, sympathisanten en sportvrienden, Als voorzitter van het SportAG stel ik u graag het jaarverslag voor van ons sportbedrijf. Het SportAG staat in voor de infrastructuur van de stad Aalst. Hierbij horen het zwembad, de sporthallen, de vele sportterreinen en niet in het minst de nieuwe sporthal 'Schotte' op de voormalige terreinen van de leerlooierij Schotte, die in 2016 geopend werd. Om een geïntegreerd sportbeleid uit te werken is er een zeer nauwe en productieve samenwerking nodig tussen het SportAG en de Sportdienst, die samen gestalte geven aan Aalst Sport. Het doel van deze samenwerking is om ons sportaanbod af te stemmen op alle inwoners van Aalst en de regio. Of het om de individuele sporter gaat, ploegsporters, recreatieve 2
sporters, topsporters... een totaal-aanbod is het minste waar wij als centrumstad voor gaan. Deze symbiose moet 'Aalst sportstad' nog meer waarmaken voor iedere Aalstenaar, van alle leeftijden en doelgroepen. Wij streven ernaar dat iedereen in ideale omstandigheden zelf kan sporten of kan genieten van de sportieve prestaties van anderen. Als voorzitter en schepen van sport ben ik trots op dit bedrijf! Veel leesgenot! Ilse Uyttersprot Voorzitter SportAG Schepen van Sport 3
Inleiding Het Autonoom Gemeentebedrijf SportAG werd opgericht bij gemeenteraadsbesluit op 29 november 2011. Het maatschappelijke doel van het SportAG is het beheer, de exploitatie, de rendabilisering en de valorisering van het patrimonium bestemd voor sportieve activiteiten of voor ontspanningsdoeleinden. In de beheersovereenkomst met de stad, goedgekeurd door de gemeenteraad van 17 december 2013, worden onder titel V een aantal maatregelen opgesteld met betrekking tot informatieverstrekking, rapportering en interne controle. Er dient jaarlijks door het AGB een jaarverslag en een financieel verslag opgesteld te worden met betrekking tot het voorbije werkingsjaar. We zetten alvast de belangrijkste cijfers op een rijtje: KPI 2014 2015 2016 Verschil Omzet uit vkp 481.941 554.128 605.846 + 9 % Verhuurde uren 17.516 18.952 20.002 + 6 % Personeel (VTE) 38.3 37.2 35,9-3 % Productiviteit 12.583 14.895 16.876 + 13 % 4
Bestuursorganen en samenwerking Stadsbestuur RAAD VAN BESTUUR De Raad van Bestuur bestond in 2016 uit de volgende leden: Ilse Uyttersprot Ann Van De Steen Voorzitter Ondervoorzitter Caroline Verdoodt Kristof Devos Caroline De Meerleer Matthias De Ridder Kurt Kiekens Iwein Quintelier Lander Wantens Bart Van Lysebeth Johan Van Nieuwenhove Geert Verdoodt Rien Vanyzere Manager/Secretaris In 2016 waren er 22 Raden Van Bestuur. Zowel de samenstelling als de vergaderfrequentie zijn overeenkomstig de gevalideerde statuten van het AGB. 5
DIRECTIECOMITÉ Het directiecomité bestond in 2016 uit de volgende leden: Ilse Uyttersprot Ann Van De Steen Voorzitter Ondervoorzitter Caroline Verdoodt * Iwein Quintelier * Matthias De Ridder Bart Van Lysebeth Rien Vanyzere Manager * Caroline Verdoodt werd vanaf juni 2016 vervangen door Iwein Quintelier als lid van het directiecomité. In 2016 vonden 22 vergaderingen van het directiecomité plaats. Zowel de samenstelling als de vergaderfrequentie zijn overeenkomstig de gevalideerde statuten van het AGB. COMMISSIES SportAG rapporteerde in 2016 regelmatig aan de commissie Sport over inhoudelijke, en de commissie Financiën over financiële zaken. SPORTRAAD SportAG rapporteerde in 2016 regelmatig aan de Sportraad over inhoudelijke zaken, voorstellen en de voortgang van projecten. 6
STADSDIENSTEN Met de bevoegde stadsdiensten en de schepen van Sport wordt frequent overlegd en veel projecten worden ook samen uitgevoerd. Het gaat uiteraard in eerste instantie om de dienst sport, maar ook met de diensten Facility, Financiën, Personeel, Communicatie, is er regelmatig en/of projectmatig overleg. 7
Personeel 2016 was een belangrijk jaar voor het SportAG op het vlak van personeel. Vanaf 1 januari 2016 kwamen 40 medewerkers van de stad in dienst van het SportAG. Met deze personeelsoverdracht werd het organogram, zoals door de Raad van Bestuur goedgekeurd op 13/07/2015, verder ingevuld. Alle functiebeschrijvingen werden opgesteld eind 2015 en begin 2016 gevalideerd door het directiecomité en de raad van bestuur. Het organogram werd verder ingevuld door Gert Steemans, die vanaf april 2016 in dienst kwam als financieel-administratief coördinator. In de loop van 2016 vonden eveneens een aantal structurele wijzigingen plaats: - Aanpassing uurroosters zwembadpersoneel - Aanpassing uurroosters toezichters Door deze aanpassingen en geoptimaliseerde processen, kon het effectieve personeelsaantal met 3 % worden verlaagd, ondanks de bijkomende sportoppervlakte (Schotte). De productiviteit werd door deze ingrepen opnieuw verhoogd en lag in 2016 ruim 34 % hoger dan in 2014. 8
Investeringen in de Sportinfrastructuur In het voorbije jaar werd voor een bedrag van 1.302.571 geïnvesteerd in de Aalsterse sportinfrastructuur. In 2016 waren de investeringen als volgt verdeeld: - Schotte: 945.870 - Zwembad: 87.125 - Ten Rozen: 170.570 - Faluintjes: 48.790 - Osbroek: 20.588 - Overige: 29.578 SCHOTTE In 2015 werd na een jarenlange voorbereiding gestart met de bouwwerken van het nieuwe multifunctioneel sportcomplex Schotte. Het nieuwe sportcomplex, met een bovenregionale uitstraling, werd zoals voorzien geopend eind november 2016. 9
ZWEMBAD De in 2015 gelanceerde subsidiecall van minister Muyters rond zwembadprojecten, was voor het SportAG de perfecte trigger om een masterplan voor het ruim dertig jaar oude Aalsterse zwembad te ontwikkelen. In december 2015 kwam het goede nieuws dat het Aalsterse project geselecteerd was voor een subsidie van 652.000. In 2016 werd het zwembadproject verder uitgewerkt: - We startten een concurrentiedialoog om in overleg met kandidaat-partners het project verder te ontwikkelen. - Er werd een nieuw subsidiedossier ingediend voor het deel uitbreiding, aangezien een toename van de zwemwateroppervlakte essentieel is in het vernieuwingstraject. Begin 2017 werd dit dossier positief beoordeeld door de Vlaamse Regering, en werd een bedrag van 778.000 toegekend. In 2016 werden een aantal renovatie-investeringen reeds uitgevoerd, bijvoorbeeld de vernieuwing van de binnendeuren, de inkomhal, de vergaderzaal en het plaatsen van camera s in de inkomhal. OVERIGE Op basis van nauw overleg met de klanten, werden in 2016 een reeks investeringen uitgevoerd die de sportbeleving verbeteren. Het gaat bijvoorbeeld om nieuwe scoreborden, bijkomend sportmateriaal, herstellingen aan infrastructuur en materiaal. 10
TEN ROZEN In het sportcentrum Ten Rozen werd de buitenverlichting van het voetbalveld volledig vernieuwd naar energiezuinige en zeer kwalitatieve LED-verlichting. Ook de binnenverlichting in de sporthal werd volledig vernieuwd, net als het dak van de sporthal. OSBROEK De atletiekpiste en het atletiekgebouw zullen in 2017 volledig vernieuwd worden; daarvoor werden in 2016 alle nodige voorbereidingen uitgevoerd. In 2016 werd één van de voetbalvelden ook ingericht als rugbyterrein, zodat dit polyvalenter kan gebruikt worden. 11
FALUINTJES De bezoekers van sporthal Faluintjes genieten sinds 2016 van een nieuw ventilatie- en verwarmingssysteem. Ook de horeca werd, in samenwerking met de nieuwe concessiehouder, grondig vernieuwd. SPORTHAL TECHNIGO In augustus 2016 lanceerde de Vlaamse Regering een subsidieoproep voor het delen van schoolsportinfrastructuur. Dit is precies wat ook de samenwerking tussen SportAG en Technigo beoogt. De handen werden dan ook in elkaar geslagen om samen en subsidieproject te ontwikkelen. Dit werd in december 2016 ingediend. Het doel van het ingediende project is dat beide partijen de infrastructuur samen verbeteren door een aantal investeringswerken zoals verlichting, ventilatie, sanitair,. Daarnaast komt het beheer van de sportinfrastructuur volledig in handen van SportAG, zowel tijdens als buiten de schooluren. Begin 2017 werd het subsidiedossier positief beoordeeld door de Vlaamse Regering, voor het maximumbedrag voor infrastructuurwerken (200.000 ). 12
Aanbod & Marketing Eén van de belangrijkste factoren die een AGB onderscheiden van een stadsdienst, is het commerciële doel. Dit impliceert dat voldoende aandacht wordt geschonken aan marketing. In 2016 gingen we verder op de in 2015 ingeslagen weg. Zo werden speciale acties georganiseerd in schoolvakanties, op dag van de klant, moeder- en vaderdag,. Voor het eerst werd het zwembad naar aanleiding van Halloween omgetoverd in een bloedbad. Deze actie werd samen met de Sportbar georganiseerd en werd een groot succes. Ook voor het EK voetbal werkten we een actie uit samen met de horeca-partner. SPORT NA SCHOOL In het voorjaar werd een samenwerking met Sport na School opgestart. Dit is een initiatief van Sport Vlaanderen. Leerlingen van het secundair onderwijs kunnen met hun SNS -pas gratis komen zwemmen. De toegangsprijzen worden integraal gefactureerd aan SNS. AALST SPORT In 2016 werd een nieuw logo voor SportAG ontwikkeld, met een sterke visuele link naar het logo van de stad Aalst. De samenwerking wordt verder in de verf gezet met een gezamenlijke merknaam Aalst Sport. 13
In september werd het licht op groen gezet voor publiciteit in de sportcentra. Na een grondige studieronde kozen we voor een systeem dat zowel voor de clubs, de commerciële partners als voor SportAG interessant is. SPORTPAS In november werd de Sportpas gelanceerd: een unieke klantenkaart van Aalst Sport. Met de Sportpas krijgen onze klanten voordelen bij commerciële partners en bij initiatieven en producten van Aalst Sport. De Sportpas is bovendien gekoppeld aan andere toepassingen: - Zwemabonnementen worden op de Sportpas gezet - De Sportpas kan gebruikt worden als toegangskaart in Sportcentrum Schotte (kleedkamers, sportzalen, parking) - De Sportpas is volledig geïntegreerd met de UiTPAS. SCHERMEN Met uitzondering van het buitensportcentrum Beukenhof, werden alle sportcentra in 2016 uitgerust met een informatiescherm, waarop informatie over het centrum, activiteiten en Aalst Sport wordt getoond. In december 2016 werd de nieuwe website van Aalst Sport gelanceerd. 14
CONCESSIES In 2017 komt de exploitatie van Schotte op kruissnelheid: niet enkel in het sportcentrum, maar op de volledige site worden bijkomende activiteiten ontwikkeld. In september 2016 werd outdoorpartner The Outsider geselecteerd om de buiteninfrastructuur te exploiteren. Er komt onder meer waterrecreatie op de Dender, klimmogelijkheden op de grote fabrieksschouw achteraan de site, een touwenparcours,. 15
Financieel-administratief Begin 2016 kreeg SportAG de opdracht om de werking te laten controleren door de BTW-administratie. Na deze controle werden de eerder gemaakte afspraken en werkwijzen gevalideerd. SportAG liet eveneens een audit uitvoeren van haar verzekeringspolissen, gevolgd door een aantal significante optimalisaties in voorwaarden en/of kosten. In het najaar werd een statutenwijziging gevalideerd door de RvB, waardoor de statuten werden vereenvoudigd en op een aantal vlakken gecorrigeerd (bv maatschappelijke zetel die wijzigde naar het adres van Schotte). 16
Interne Controle Net als het jaarverslag en financieel verslag, werd ook de ontwikkeling van een systeem van organisatiebeheersing opgenomen in de beheersovereenkomst als vorm van interne controle. Dit werd in 2015 opgestart met de ontwikkeling van processen en kreeg in 2016 bijzondere aandacht. Er werden handboeken uitgeschreven voor zowel de sportcentra als de administratie. Alle beschreven processen worden minstens jaarlijks geëvalueerd. Klachten worden tweemaandelijks gerapporteerd aan het DC, en halfjaarlijks aan de RvB. Openstaande facturen worden op elk DC gerapporteerd, en halfjaarlijks aan de RvB. De stand van zaken van de budgetten wordt op elke RvB gerapporteerd. Naast de processen, worden ook de projecten gedetailleerd opgevolgd. Hiervoor werken we met een uitgebreid systeem van projectbeheer. 17
Resultaten ZWEMBAD Het totale aantal bezoekers kende na een sterke stijging in 2015, een lichte daling in 2016: er waren 244.451 zwemmers in 2015, 243.937 in 2016 (een daling met 0,2 %). Wat de omzet betreft, kenden we in het zwembad een sterke stijging: de omzet klokte af op 400.121, zowat 20 % meer dan in 2014. 18
SPORTCENTRA De omzet uit de verschillende in- en outdoor sportcentra kende in 2016 een opmerkelijke stijging met 20 %. In vergelijking met de voorbije jaren is dit een sterk resultaat, zoals weergegeven in onderstaande tabel. Jaar 2013 2014 2015 2016 Totale omzet 161.685 163.284 171.723 205.725 Verschil y-1-4 % + 1 % + 5 % + 20 % Deze omzetstijging is deels te wijten aan de tariefverhoging, die in 2016 gefaseerd werd ingevoerd, maar ook aan een hoger aantal verhuurde uren. Er werden in 2016 20.002 uren verhuurd. Dat is zo n 8 % meer dan in 2015 en 17 % meer dan in 2014.De globale gemiddelde productiviteit werd in 2016 verhoogd naar 16.876 / VTE / jaar, een stijging van 13 % sinds 2015 en 34 % sinds 2014. 19
In 2016 leverde het SportAG diensten voor in totaal 422 klanten, als volgt onderverdeeld: Categorie Aantal Aandeel Aantal Aandeel Groei 2015 2016 Scholen 32 8.3 % 40 9% 25% Bedrijven 17 4.4 % 32 8% 88% Sportclubs 116 30,1 % 119 28% 3% Zorginstellingen 10 2,6 % 10 2% - Individuele klanten 210 54,6 % 221 52% 5% Totaal 385 100 % 422 100% 10% 20
Klantenervaring Sinds begin 2016 is in alle sportcentra gratis WIFI ter beschikking van de klanten. Om de klantenervaring zorgvuldig te monitoren en te verbeteren, worden sinds 2015 regelmatig gebruikersvergaderingen georganiseerd per sportcentrum. In 2016 werden twee bijkomende processen opgestart: - Klachtenopvolgsysteem: operationeel vanaf 01/01/2017 - Halfjaarlijks evaluatiemoment met de concessiehouders van alle sportcentra. Om de communicatie met de klanten te verbeteren, wordt gewerkt met één e-mailadres voor alle diensten van Aalst Sport: info@aalstsport.be. 21