Autonoom Gemeentebedrijf SportAG

Transcriptie

1 Autonoom Gemeentebedrijf SportAG

2 Voorwoord... 2 Inleiding... 4 Bestuursorganen en samenwerking Stadsbestuur... 5 Personeel... 8 Investeringen in de Sportinfrastructuur Exploitatie Sportactiviteiten Tarieven Marketing Interne Controle Resultaten Een blik op Slotwoord

3 Voorwoord Beste leden van de beheerraad, Beste bestuurders, Beste collega s, sympathisanten en sportvrienden, Als voorzitter van het SportAG stel ik u graag het jaarverslag voor van deze organisatie. Het bestuur van deze stad draagt sport hoog in het vaandel. En we spreken hier niet enkel over de gekende sporten en over competitie. We willen sport heel laagdrempelig maken en toegankelijk voor iedereen. Om een duidelijk onderscheid te kunnen maken tussen de operationele en de strategische doelen, werd een Autonoom Gemeentebedrijf opgericht, het SportAG. In heel nauwe samenwerking met de Aalsterse Sportdienst, staat het SportAG in voor de sportinfrastructuur van onze stad. Hierbij horen het zwembad, de sporthallen, de vele sportterreinen en niet in het minst de nieuwe site op de voormalige terreinen van de leerlooierij Schotte. Einde 2016 moet dit gloednieuwe en uiterst modern complex de deuren openen. 2

4 Op deze manier willen we aan elke Aalstenaar de mogelijkheid bieden om zelf te sporten en te genieten van de sportieve prestaties van anderen. Als voorzitter en schepen van sport ben ik trots op dit bedrijf, veel leesgenot! Ilse Uyttersprot Voorzitter SportAG Eerste schepen, bevoegd voor ondermeer Sport 3

5 Inleiding Het Autonoom Gemeentebedrijf SportAG werd opgericht bij gemeenteraadsbesluit op 29 november Het maatschappelijke doel van het SportAG is het beheer, de exploitatie, de rendabilisering en de valorisering van het patrimonium bestemd voor sportieve activiteiten of voor ontspanningsdoeleinden. In de beheersovereenkomst met de stad, goedgekeurd door de gemeenteraad van 17 december 2013, worden onder titel V een aantal maatregelen opgesteld met betrekking tot informatieverstrekking, rapportering en interne controle. Er dient jaarlijks door het AGB een jaarverslag en een financieel verslag opgesteld te worden met betrekking tot het voorbije werkingsjaar. Hierbij leggen we graag de eerste editie van dit jaarverslag voor. We zetten alvast de belangrijkste cijfers op een rijtje: KPI Verschil Omzet uit vkp % Verhuurde uren % Personeel (VTE) % Productiviteit % Investeringen % Exploitatiekost % ROI (cumulatief)

6 Bestuursorganen en samenwerking Stadsbestuur RAAD VAN BESTUUR De Raad van Bestuur bestond in 2015 uit de volgende leden: Ilse Uyttersprot Ann Van De Steen Voorzitter Ondervoorzitter Caroline Verdoodt Kristof Devos Caroline De Meerleer Matthias De Ridder Kurt Kiekens Iwein Quintelier Patrick Van Damme * Bart Van Lysebeth Johan Van Nieuwenhove Geert Verdoodt Rien Vanyzere Manager * Patrick Van Damme gaf in november 2015 zijn ontslag als bestuurder, en werd begin 2016 vervangen door Lander Wantens. 5

7 In 2015 waren er 16 Raden Van Bestuur. Zowel de samenstelling als de vergaderfrequentie zijn overeenkomstig de gevalideerde statuten van het AGB. DIRECTIECOMITÉ Het directiecomité bestond in 2015 uit de volgende leden: Ilse Uyttersprot Ann Van De Steen Voorzitter Ondervoorzitter Caroline Verdoodt Matthias De Ridder Bart Van Lysebeth Rien Vanyzere Manager In 2015 vonden 21 vergaderingen van het directiecomité plaats. Zowel de samenstelling als de vergaderfrequentie zijn overeenkomstig de gevalideerde statuten van het AGB. COMMISSIES SportAG rapporteerde in 2015 regelmatig aan de commissie Sport over inhoudelijke, en de commissie Financiën over financiële zaken. SPORTRAAD SportAG rapporteerde in 2015 regelmatig aan de Sportraad over inhoudelijke zaken, voorstellen en de voortgang van projecten. Met de Sportraad werd bijvoorbeeld de aanpassing van de tarieven herhaaldelijk besproken. 6

8 STADSDIENSTEN Met de bevoegde stadsdiensten en de schepen van Sport wordt wekelijks overlegd. Daarnaast is er een tweewekelijks structureel overleg met Facility en Sport, en een maandelijks overleg met Financiën. Met de andere stadsdiensten zoals Personeel, Overheidsopdrachten, Contractbeheer, wordt projectmatig samengewerkt. 7

9 Personeel 2015 was een scharnierjaar voor het SportAG op het vlak van personeel. Eind 2014 werd de vacature voor een algemeen manager uitgeschreven; deze werd ingevuld begin Rien Vanyzere ging op 11 mei 2015 aan de slag als manager. Gedurende het volledige jaar was Liene Claus, zoals in 2014 al het geval was, gedetacheerd vanuit de sportdienst. In juli 2015 werd het toekomstige organogram voor het SportAG goedgekeurd door het directiecomité en de Raad van Bestuur van het SportAG. De invulling van het organogram zou grotendeels gebeuren via een overdracht van personeel vanuit de stad naar het AGB. Deze overdracht werd in 2015 gedetailleerd en uitvoerig voorbereid in overleg met de stad, de medewerkers en de werknemersorganisaties, met het oog op een effectieve personeelsoverdracht op 1 januari Er werd aan het CBS en de GR voorgesteld om de medewerkers die rechtstreeks voor de sportinfrastructuur werkten, over te dragen naar het SportAG. Dit betekent 37.5 VTE, met name: - 3 VTE tewerkgesteld op de sportdienst; - 14 VTE tewerkgesteld in het zwembad (zwembadbeheerder, kassiers, redders, klusjesman); - 19 VTE tewerkgesteld in de sporthallen; VTE tewerkgesteld vanuit de Stedelijke Werkhuizen: coördinatie toezichters. 8

10 Het CBS en de GR valideerden dit voorstel. In het najaar wijzigde het over te dragen personeelsbestand nog door de volgende factoren: - Pensioen 1 VTE in de sporthallen; - Aanstelling 2 VTE in de sporthallen; - Mobiliteit 1 VTE uit het zwembad naar het stedelijk museum. Op 1 januari 2016 werden 37.5 VTE overgedragen naar het SportAG, wat het totaal personeelsbestand op 38.5 VTE bracht (inclusief de manager, reeds tewerkgesteld in het SportAG). Van deze 38.5 VTE zijn 4 VTE langdurig afwezig: 1 VTE door voltijdse loopbaanonderbreking, 3 door langdurige ziekte. 45 Personeel Sportinfrastructuur > januari jan feb maa apr mei juni juli aug sept okt nov dec jan zwembad sporthal admin totaal langdurig ziek loopbaanonderbreking effectief 9

11 De functie die Liene Claus tot eind 2015 waarnam, met name de coördinatie van het financieel-administratieve luik, werd extern uitgeschreven en ingevuld. De nieuwe financieeladministratief coördinator start in april Hieronder wordt het goedgekeurde organogram weergegeven: 1 Manager Coördinator 1 Coördinator 1 Sportinfrastructuur Sportinfrastructuur 1 Coördinator Fin, Adm, HR Coördinator Toezichters 1,5 Hoofdredder 2 2 Admin Team Redders & Toezichters 31 In het organogram is er niet langer een functie zwembadbeheerder. Deze functie wordt geïntegreerd in een nieuwe functie: coördinator sportinfrastructuur. Naast het zwembad is de coördinator sportinfrastructuur ook verantwoordelijk voor een aantal andere sportcentra, al dan niet in eigen beheer. Er zijn twee VTE voorzien voor deze functie, voor het beheer van de 8 sportcentra (inclusief sporthal Technigo/KTA) die we momenteel in eigen beheer hebben en de 14 panden/gronden die via verhuur op lange termijn ter beschikking gesteld worden aan de klanten. 10

12 Deze coördinatoren zijn verantwoordelijk voor hun sportcentra van A tot Z: klantentevredenheid, bezetting, exploitatiekost, personeelstevredenheid, kwaliteit en zullen ook beoordeeld worden volgens de KPI s en objectieven die voor deze sportcentra vastgelegd worden. Alle functiebeschrijvingen werden opgesteld eind 2015 en begin 2016 gevalideerd door het directiecomité en de raad van bestuur. Ook in 2015 werden de werkschema s van het zwembadpersoneel aangepast. De nieuwe uurroosters gingen in op 1 januari 2016, samen met de verruimde openingsuren. Deze nieuwe uurroosters werden in nauw overleg met de medewerkers en de werknemersorganisaties opgesteld en geïmplementeerd en sluiten beter aan op de effectieve nood en werklast in het zwembad. 11

13 Investeringen in de Sportinfrastructuur In het voorbije jaar werd voor een bedrag van geïnvesteerd in de Aalsterse sportinfrastructuur, tegenover in In 2015 waren de investeringen als volgt verdeeld: - Schotte: Zwembad: Overige: SCHOTTE In 2015 werd na een jarenlange voorbereiding gestart met de bouwwerken van het nieuwe multifunctioneel sportcomplex Schotte. Het nieuwe sportcomplex, met een bovenregionale uitstraling, belooft een fantastisch project te worden voor Aalst. Naast een grote sporthal biedt Schotte plaats aan een olympische turnhal en een dansen gevechtszaal. De horecaruimte en fitnessruimte werden in concessie gegeven. Ook de medewerkers van de sportdienst en het SportAG zullen onderdak vinden in Schotte. De eerste steenlegging vond plaats op 16 september

14 ZWEMBAD De in 2015 gelanceerde subsidiecall van minister Muyters rond zwembadprojecten, was voor het SportAG de perfecte trigger om een masterplan voor het ruim dertig jaar oude Aalsterse zwembad te ontwikkelen. De oproep werd aangegrepen voor een grondige renovatie van het bestaande bad naar een meer energievriendelijk complex, met onder meer nieuwe ramen, verbeterde isolatie, meer fietsenstallingen Op termijn dient het stedelijk zwembad echter te evolueren naar een ruimer aanbod. In Aalst, maar ook in de ruime regio, is er immers een sterk tekort aan beschikbaar zwemwater voor de inwoners, scholen, zorginstellingen, Om hierop een antwoord te bieden, werd een sterk masterplan ontwikkeld dat naast het huidige 50-meterbad eveneens ruimte voorziet voor een instructiebad en een recreatief gedeelte. In december kwam het goede nieuws dat het Aalsterse project geselecteerd was voor een subsidie van In de loop van de komende jaren wordt het project verder uitgerold en gerealiseerd. 13

15 Verder investeerde SportAG in 2015 ook in een uitbreiding van de recreatieve faciliteiten van het zwembad, met een aantal bijkomende speeltuigen in het kinderbad. OVERIGE Op basis van nauw overleg met de klanten, werden in 2015 een reeks investeringen uitgevoerd die de sportbeleving sterk verbeteren. Het gaat bijvoorbeeld om nieuwe scoreborden, bijkomend sportmateriaal, herstellingen aan infrastructuur en materiaal Daarnaast werden een aantal grote projecten opgestart in 2015 om in 2016/2017 uitgevoerd te worden: de atletiekpiste en het bijhorend gebouw zullen aangepakt worden, nieuwe verlichting binnen en buiten in sportcentrum Ten Rozen, een nieuw dak in Ten Rozen, renovatie vergaderzaal zwembad, 14

16 Exploitatie Vanaf 2015 werd de overdracht van exploitatiekosten vanuit de stad naar het AGB verder geïmplementeerd. Dit betekent dat bijkomende kosten werden overgenomen door het SportAG. Een overzicht van deze kostenposten is hieronder te vinden: Kost Gedetacheerd personeel Voorziene stijging Reële Stijging Toelichting Fin-Adm medewerker vanuit sportdienst, in 2015 het volledige jaar. Vast personeel Manager vast in dienst Presentiegelden Volledig jaar volledige werking Onderhoud Structureel onderhoud infrastructuur & materiaal. Provinciebelasting Nav overdracht infrastructuur naar SportAG. Huur Sporthal Technigo (KTA) Totaal

17 Daarnaast is het exploitatiebudget gestegen door een verhoogde kost van sportkampen en evenementen. Hoewel de kost hiervan in 2015 met 27 % gestegen is tot , daalden de inkomsten met 3 % tot Er werd dan ook reeds beslist om deze organisatie niet langer op te nemen in het budget van het SportAG, maar over te dragen naar de sportdienst. De totale exploitatiekost van SportAG bedroeg in 2015: Zowel in Faluintjes als in Denderdal liepen de concessiecontracten voor de horeca af in het najaar van De opdrachten werden tijdig in de markt gezet, maar konden op weinig interesse rekenen. Voor Denderdal werd vervolgens een verlenging met de bestaande concessiehouder uitgewerkt voor een termijn van drie jaar; voor sporthal Faluintjes werden de nodige renovatiewerken doorgevoerd aan de cafetaria. Na deze renovatiewerken werd een nieuwe oproep gelanceerd. De nieuwe uitbater werd door de Raad van Bestuur aangesteld begin In juli 2015 werd een overeenkomst met de BTW-administratie afgesloten met betrekking tot de mogelijkheid van het SportAG om BTW te recupereren. 16

18 Sportactiviteiten In 2015 vonden de volgende activiteiten en evenementen plaats in het kader van sportpromotie: - Jeugd: *sportkampen voor de kinderen tijdens de schoolvakanties: 1200 bereikte deelnemers. *lessenreeksen zwemmen voor kleuters en kinderen: 210 deelnemers *interscholensportwedstrijden voor kinderen op woensdagnamiddag en zaterdag: 4406 deelnemers *Sport-Na-School-pas voor kinderen: 120 deelnemers *Zwembaddagen met in totaal 2558 bezoekers - Volwassenen: *lessenreeksen zwemmen voor volwassenen: 30 deelnemers - Senioren: * lessen op wekelijkse basis (uitgezonderd schoolvakanties): 80 deelnemers per week * 2 seniorensportdagen: 150 deelnemers 17

19 - Sportdagen en evenementen: * Personeelssportdag: 1000 deelnemers waarvan 220 uit Aalst * Superstar Op Wielen: 667 deelnemers over 127 ploegen * Sportmarkt: 1000 tal bezoekers, 20 deelnemende sportverenigingen * Sportgala: 500 aanwezigen, er werden 5 laureaten gehuldigd * Kampioenenhuldiging: er werden 24 ploegen en 73 individuele kampioenen gehuldigd * Curvebowltoernooi: 14 deelnemende ploegen, met samen 84 deelnemers 18

20 Tarieven Na langdurig en diepgaand overleg met alle betrokken partijen, werd in 2015 een tariefwijziging goedgekeurd voor alle sportaccommodaties. De basisprincipes hiervoor werden goedgekeurd door het College van Burgemeester & Schepenen in het voorjaar Er werd herhaaldelijk overlegd met de Sportraad en de voorstellen werden telkens gevalideerd door het directiecomité en de Raad van Bestuur van het SportAG. De nieuwe tarieven werden gevalideerd door de Gemeenteraad in het najaar en gaan in op 1 januari 2016 voor particulieren en op 1 juli 2016 voor verenigingen & scholen. Samen met de tarieven werd ook het huishoudelijk reglement van alle sportaccommodaties herwerkt in overleg met de Sportraad. 19

21 Marketing Eén van de belangrijkste factoren die een AGB onderscheiden van een stadsdienst, is het commerciële doel. Dit impliceert dat voldoende aandacht wordt geschonken aan marketing. In 2015 ondernamen we hiertoe reeds een aantal acties, bijvoorbeeld bij de dag van de klant. Onze online activiteit werd meteen gevoelig opgeschroefd, wat tot onderstaande evolutie van het aantal likes op facebook heeft geleid. In 2015 startten we in het zwembad met een gezinstarief en een zomertarief in het zomerverlof. De resultaten van deze acties waren positief; de acties worden verbeterd en herhaald in

22 In 2015 werd verder de basis gelegd voor een gestructureerde marketing-aanpak in Een aantal belangrijke acties werden gedefinieerd en voorbereid voor uitvoering in 2016, zoals een moeder- en vaderdagactie en een verjaardagsformule in het zwembad. 21

23 Interne Controle Net als het jaarverslag en financieel verslag, werd ook de ontwikkeling van een systeem van organisatiebeheersing opgenomen in de beheersovereenkomst als vorm van interne controle. In 2015 werd dit instrument ontwikkeld aan de hand van een interactieve proceskaart, zoals hieronder weergegeven. Elke knop is een link naar een procesbeschrijving met verantwoordelijken, timing, processtappen en links naar diverse templates. Op deze manier beperken we de mogelijke negatieve impact van bijvoorbeeld personeelsverloop, werken we een heel stuk efficiënter door documentering en vermijden we fouten door standaardisering. 22

24 Naast de processen, worden ook de projecten gedetailleerd opgevolgd. Hiervoor werken we met een uitgebreid systeem van projectbeheer. Hieronder worden een aantal projecten samen met de belangrijkste parameters als voorbeeld gegeven. project taak partner stad begroting sjaar deadline start status tijdsverloop ten rozen herstelling dak FAC open 25% ten rozen stookplaats vervangen FAC ingepland -29% personeelsadministratie in personeel orde brengen HR nvt afgewerkt 150% faluintjes concessie evalueren nvt ingepland (halfjaarlijks) -513% afsluiting aan de kant van de FAC - beukenhof beek, achter voetbalterrein? Groendiens afgewerkt 33% denderdal concessie vernieuwen OHO ingepland -122% In 2015 werden 82 projecten afgewerkt; in 2016 zijn 191 projecten ingepland waarvan 35 investeringsprojecten. 23

25 Resultaten ZWEMBAD Het totale aantal bezoekers kende na een sterke daling van 2013 naar 2014, opnieuw een stijging van 2 % tot in Bezoekers zwembad Reeks1 24

26 Wat de omzet betreft, kenden we in het zwembad een sterke stijging: de omzet klokte af op , zowat 20 % meer dan in Deze stijging is deels toe te schrijven aan de stijging in bezoekersaantal, maar vooral aan de maand december zoals uit onderstaande grafiek blijkt. In december anticipeerden veel klanten op de tariefverhoging vanaf 1 januari Omzet Zwembad jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Omzet zwembad

27 Eind 2015 voerden we ook voor het eerst een tevredenheidsenquête uit bij de klanten van het zwembad. 135 respondenten vulden de enquête online in de resultaten worden hieronder gegeven. Uit deze resultaten werden 10 concrete actiepunten gedefinieerd die begin 2016 in uitvoering zijn gegaan. 26

28 SPORTCENTRA De omzet uit de verschillende in- en outdoor sportcentra kende in 2015 een opmerkelijke stijging met 5 %. In vergelijking met de voorbije jaren is dit een sterk resultaat, zoals weergegeven in onderstaande tabel. Jaar Totale omzet Verschil y-1 +1 % +5 % Er werden in uren verhuurd aan externe klanten. Van 2013 zijn geen cijfers beschikbaar, maar in 2014 werden uren verhuurd. Dit geeft een stijging van ruim 8%. Dit betekent eveneens een stijging in de bezettingsgraad van 21 naar gemiddeld 23 %, ondanks de daling in personeelsbezetting. De globale gemiddelde productiviteit werd in 2015 verhoogd met 18 % naar /VTE/jaar, tegenover in

29 In 2015 leverde het SportAG diensten voor in totaal 385 klanten, als volgt onderverdeeld: Categorie Aantal Aandeel Scholen % Bedrijven % Sportclubs ,1 % Zorginstellingen 10 2,6 % Individuele klanten ,6 % Totaal % In juni werden voor het eerst gebruikersvergaderingen georganiseerd met het oog op een betere dienstverlening en meer participatie van de klanten. In elk sportcentrum werden de klanten uitgenodigd om in een open overleg hun feedback te geven op de kwaliteit van het centrum, het materiaal, de samenwerking, de modaliteiten Alle opmerkingen werden geïnventariseerd en beoordeeld op haalbaarheid. Eind 2015 was reeds aan 78 % van de vragen & opmerkingen tegemoet gekomen. Eind 2015 werden eveneens de eerste stappen gezet om gratis wifi voor de klanten te voorzien in alle sportcentra. In de eerste maanden van 2016 wordt dit gerealiseerd in alle sportcentra. 28

30 Sinds de oprichting eind 2013 bekijken we de return on investment (ROI) van het AGB als de verhouding tussen bijkomende kosten omwille van het AGB, en bijkomende inkomsten. De kosten bestaan bijvoorbeeld uit de personeelskosten, presentiegelden, btw op prijssubsidies. Aan de inkomstenzijde worden ondermeer de hogere inkomsten dat het AGB genereert en de recuperatie van BTW in rekening gebracht. Vanaf 2016 zullen ook efficiëntiewinsten kunnen meegerekend worden, aangezien de volledige exploitatie inclusief personeel pas vanaf 2016 overgedragen wordt. Onderstaande tabel geeft de meerwaarde van het AGB weer sinds de oprichting in 2013 (telkens in ) Prognose 2016 Bijkomende inkomsten Bijkomende kosten Nettoresultaat Cumulatief resultaat ROI % -100 % -100 % 66 % 183 % 29

31 Een blik op 2016 Na de oprichting eind 2013, werden in 2015 alle voorbereidingen getroffen om in 2016 op kruissnelheid te komen: - Het organogram werd begin 2016 volledig ingevuld, met overdracht van personeel vanuit de stad en het invullen van externe vacatures. - De budgettering van exploitatie- en investeringskosten en inkomsten gebeurt volledig en correct. - De openingsuren en uurroosters van het zwembad werden aangepast, met ingang van 1 januari De tarieven werden aangepast, met gefaseerde ingang vanaf 1 januari Eind 2016 opent het langverwachte multifunctioneel sportcomplex Schotte de deuren, samen met de twee concessiehouders. Naast deze realisaties die voorbereid werden in 2015, timmeren we in 2016 verder aan de weg: - De meting en opvolging van KPI s sinds eind 2015 vormt de basis voor een gestructureerd dashboard van de performantie, dat afhankelijk van de KPI maandelijks of wekelijks wordt opgevolgd. - Het masterplan zwembad, dat in 2015 werd ontwikkeld en gevalideerd, wordt vanaf 2016 uitgewerkt. - De kosten- en inkomstenstructuur wordt verder geoptimaliseerd door commerciële inspanningen, 30

32 structurele besparingen en structurele wijzigingen in lijn met de evoluerende verwachtingen van de hogere overheden. - Er zijn 35 investeringsprojecten ingepland met deadline in

33 Slotwoord SportAG blikt terug op een bijzonder jaar. Een jaar waarin, na een ietwat aarzelende start, stevige fundamenten werden gelegd om het autonoom gemeentebedrijf verder op te bouwen. Een AGB dat de sportinfrastructuur in Aalst verder exploiteert en rendabiliseert, op een professionele en efficiënte manier. Een AGB dat op verschillende domeinen een meerwaarde levert door de verzelfstandiging, maar ook de samenwerking met en transparantie naar het stadsbestuur ten volle onderschrijft. We blijven elke dag verdewerken aan een AGB, kortom, zoals het stadsbestuur voor ogen had bij de oprichting van het SportAG. Hierbij wil ik graag uitdrukkelijk de mensen bedanken die mij en het SportAG hebben geholpen om het voorbije jaar dit mooie verhaal te schrijven. Ik heb er alle vertrouwen in dat we er de komende jaren nog boeiende hoofdstukken zullen aan toevoegen, en samen de Aalsterse sportwereld nog mooier kunnen maken. Rien Vanyzere, manager 32