EUROPEAN COMMISSION JOINT RESEARCH CENTRE Institute for Reference Materials and Measurements (Geel) Infrastructure and site management Bijlage: Specifieke laboratoria in gebouw 130 en gebouw 200 Retieseweg 111, 2440 Geel - Belgium Telephone: +32-14571211 Fax: +32-14571597.
1. SPECIFIEKE LABORATORIA IN GEBOUW 130 EN GEBOUW 200 Periodiek onderhouden van vier biologische laboratoria. 1 clean room, classified ISO 5 (B) (EN ISO 14644-1 norm), type BSL2 (bio safety level 2) waar een hoge luchtzuiverheid dient te worden gewaarborgd. 3 BSL2 laboratoria. Onderstaand zal de 'clean room' worden aangeduid als 'clean cells'. De BSL2 labs worden als volgt aangeduid: het eerste zal 'biotech lab' worden genoemd, het tweede zal 'cloning lab' worden genoemd en het derde 'biochem lab'. Op dit moment worden er geen activiteiten gekwalificeerd als BSL3 uitgevoerd in de onderhavige labo's. Het hoogste operationele biosafety niveau is gekwalificeerd als BSL2. Het schoonmaakproces dient hiertoe dan ook aan de eisen voor BSL2 te voldoen. Er wordt niet met radioactief materiaal gewerkt in de betreffende ruimtes. 2. BESCHRIJVING VAN DE TAKEN / FACILITEITEN De clean cell is een productiefaciliteit voor referentie materialen onder semi-steriele condities, en tevens voor de verwerking van potentieel infectieuze agentia. De ruimte met een totaal vloeroppervlak van 230 m2 is onderverdeeld in 6 werkruimten, exclusief de kleedruimtes met een vloeroppervlak van 27 m2. Deze ruimtes zijn ingericht met algemene processing en sterilisatie apparatuur benodigd voor de productie van referentie materialen. De clean cells zijn gesitueerd op de begane grond van het CRM gebouw (gebouw 130). De biotech labo's zijn onderverdeeld in diverse ruimten: 'wet lab', ruimte 120 samples voorbereidingsruimte, ruimte 123 PCR labo, ruimte 121 post-pcr labo, ruimte 122 moleculair biologie labo, ruimte 101. Het totaal oppervlak van de laboratoria, inclusief de kleedruimte is 212 m2. De vloer is afgewerkt met een epoxy coating. Hier wordt eventueel op termijn een andere vloerbedekking aangebracht om de schoonmaak te vereenvoudigen. 2
De biotech labs zijn gesitueerd op de eerste verdieping van het CRM gebouw (gebouw 130) Het cloning lab heeft een vloeroppervlak van 45 m2. De vloer is afgewerkt met een harde vloerbedekking om een goede reiniging mogelijk te maken. Het cloning lab is gesitueerd op de eerste verdieping van het CRM gebouw (gebouw 130). De biochem laboratoria zijn gesitueerd op de eerste verdieping van het RMP gebouw (gebouw 200) en bezitten de volgende ruimtes: 1.04: LC-MS room 1.05: sample preparation room 1.06: microbiology room 1.08: storage room 1.08: biochemistry room 1.09: protein purification ruimte Het totaaloppervlak bedraagt 206,9 m2. De vloer is afgewerkt met een epoxy coating. In de ruimtes zijn moderne wetenschappelijke apparatuur, stoelen, labo meubilair en tevens koelkasten en vriezers aanwezig. De toegang van de biotech labo's, clean cells en biochem labo's is geregistreerd en enkel mogelijk middels een toegangsbadge welke door IRMM zal worden verstrekt. 3
3. TECHNISCHE VEREISTEN 3.1. Clean cells 3.1.1. Plattegrond (deel gebouw 130, gelijkvloers) 4
Clean room klasse 100 / kleurcode voor het risico Niet kritisch Kritisch 1/BSL 2 Kritisch 2/BSL 2 3.1.2. Inventarisatie en ruimteverdeling met betrekking tot besmettingsgevaar. Ruimte Risico ISO Klasse Ma x Pa 5 Vloer afwerking m² Frequentie Gang Kritisch 1 N.C.* 15 epoxy ± 5 2 x / week Kleedruimte room Kritisch 1 N.C. 15 epoxy ± 12 2 x / week 1 Kleedruimte room Kritisch 1 N.C. 15 epoxy ± 11 2 x / week 2 BSL 2 lab Kritisch 1 N.C. 0** epoxy ± 49 2 x / week Sterilisatieruimte Kritisch 1 8 / D 15 epoxy ± 6 2 x / week Sas Not critical N.C. 15 epoxy ± 25 2 x / week PAL IN 1 Kritisch 1 N.C. 15 epoxy ± 10 2 x / week PAL IN 2 Kritisch 1 6 / C- 30 epoxy ± 10 2 x / week B PAL OUT 2 Kritisch 1 N.C. -10 epoxy ± 1 2 x / week PAL OUT 1 Kritisch 1 N.C. 10 epoxy ± 1 2 x / week Wasruimte Kritisch 1 7 / C -5 epoxy ± 19 2 x / week Vulruimte Kritisch 2 5 / B 40 epoxy ± 18 2 x / week Vriesdroger ruimte Kritisch 2 5 / B 20 epoxy ± 30 2 x / week Machine opslag Kritisch 2 5 / B 5 epoxy ± 6 2 x / week Vaste dosage Kritisch 2 5 / B -10 epoxy ± 9 2 x / week ± 212 * Niet geclassificeerd **Referentie ruimte voor druk 3.1.3. Schoonmaakprogramma HET IS OFFICIEEL VERBODEN OM: - DE BIOHAZARD ZAKKEN OF BAKKEN TE LEGEN OF TE VERVANGEN. - HET MEUBILAIR SCHOON TE MAKEN (behalve als dit wordt gevraagd). - DE CONTROLE PANELEN TE REINIGEN. Twee maal per week Alle ruimtes
Legen en vervangen van de plastic zakken of afvalemmers voor normaal afval en reinigen van de afvalemmers. Reinigen van de vloer in de door IRMM vastgelegde kamervolgorde (zie nummering op de plattegrond) Kleedruimtes Reinigen van de wastafels en douches Wekelijks Alle ruimtes met uitzondering van de kleedruimtes Plafond: Maandelijks Kleedruimtes Reinigen van alle apparatuur zoals camera's, gas en rookdetectors, et cetera. Reinigen van het de plafonds in een door IRMM vastgestelde volgorde. Reinigen van alle verticale delen zoals deuren, wanden en ramen. Ontkalken van de wasbakken en douches Reinigen van het plafond Reinigen van alle verticale delen zoals deuren, wanden en ramen. 6
3.2. Biotech lab 3.2.1. Plattegrond (deel gebouw 130, 1ste verdieping) 10 9 8 7 4 6 1 3 2 5 Labo / kleurcode voor risico BSL 2 7
3.2.2. Inventarisatie en ruimteverdeling met betrekking tot besmettingsgevaar. Ruimte Risico Vloer afwerking m² Frequentie 126 - Kleedruimte 1 BSL 2 epoxy / PVC ± 20 2 x / week 125 - Gang 1 BSL 2 epoxy / PVC ± 7 2 x / week 127 - Kleedruimte 2 BSL 2 epoxy / PVC ± 4 2 x / week Gang 2 BSL 2 epoxy ± 22 2 x / week Lab 120 BSL 2 epoxy ± 21 2 x / week Lab 121 BSL 2 epoxy ± 21 2 x / week Lab 122 BSL 2 epoxy ± 26 2 x / week Lab 123 BSL 2 epoxy ± 41 2 x / week Nooduitgang BSL 2 epoxy ± 5 2 x / week ± 167 3.2.3. Schoonmaakprogramma HET IS OFFICIEEL VERBODEN OM: - DE BIOHAZARD ZAKKEN OF BAKKEN TE LEGEN OF TE VERVANGEN. - HET MEUBILAIR SCHOON TE MAKEN (behalve als dit wordt gevraagd). - DE CONTROLE PANELEN TE REINIGEN. Twee maal per week Alle ruimtes Legen en vervangen van de plastic zakken of afvalemmers voor normaal afval en reinigen van de afvalemmers. Reinigen van de vloer in de door IRMM vastgelegde kamervolgorde (zie nummering op de plattegrond) Kleedruimtes Reinigen van de wastafels en douches Maandelijks Alle ruimtes Plafond: 8
3.3. Cloning Lab Verticale delen: Reinigen van alle apparatuur zoals camera's, gas en rookdetectors, et cetera. Reinigen van het de plafonds Reinigen van alle verticale delen zoals deuren, ramen en spiegels Kleedruimtes Ontkalken van de wasbakken en douches Reinigen van alle verticale vlakken zoals deuren, ramen en spiegels, inclusief het meubilair 3.3.1. Plattegrond (deel gebouw 130, 1ste verdieping) Lab / kleurcode voor het risico BSL 2 3.3.2. Inventarisatie en ruimteverdeling met betrekking tot besmettingsgevaar. Verdieping Ruimte Risico Vloer afwerking m² Frequentie + 1 Lab 101 BSL 2 linoleum ± 45 2 x / week 3.3.3. Schoonmaakprogramma HET IS OFFICIEEL VERBODEN OM: - DE BIOHAZARD ZAKKEN OF BAKKEN TE LEGEN OF TE VERVANGEN. - HET MEUBILAIR SCHOON TE MAKEN (behalve als dit wordt gevraagd). - DE CONTROLE PANELEN TE REINIGEN. 9
3.4. Biochem Lab Twee maal per week Legen en vervangen van de plastic zakken of afvalemmers voor normaal afval en reinigen van de afvalemmers. Reinigen van de wastafel Reinigen van de vloer Maandelijks Verticale delen: Reinigen van alle verticale delen zoals deuren, ramen en spiegels Reinigen van het plafond Ontkalken van de wastafel. 3.4.1. Plattegrond (deel gebouw 200, 1ste verdieping) 1.04 LC-MS 1.05 sample preparation 1.06 1.07 storage 1.08 1.09 protein purification MS flo w flo w MS 4 C 614 405 405 405 736 3.4.2. Inventarisatie en ruimteverdeling met betrekking tot besmettingsgevaar. Ruimte Risico Vloerafwerking m² Frequentie 1.04 LC-MS BSL 2 epoxy ± 36 2 x/week 1.05 sample prep BSL 2 epoxy ± 24 2 x/week 1.06 microbiologie BSL 2 epoxy ± 24 2 x/week 1.07 opslag BSL 2 epoxy ± 24 2 x/week 1.08 biochemie BSL 2 epoxy ± 24 2 x/week 1.09 protein purification BSL 2 epoxy ± 34 2 x/week Koeling 4 C BSL 2 epoxy ± 10-3.4.3. Schoonmaakprogramma HET IS OFFICIEEL VERBODEN OM: 10
- DE BIOHAZARD ZAKKEN EN BAKKEN TE LEGEN OF TE VERVANGEN. - HET MEUBILAIR SCHOON TE MAKEN (behalve als dit wordt gevraagd). - DE CONTROLE PANELEN TE REINIGEN Twee maal per week Legen en vervangen van de plastic zakken of afvalemmers voor normaal afval en reinigen van de afvalemmers. Reinigen van de wastafel Reinigen van de vloer Maandelijks Verticale delen: Reinigen van alle verticale delen zoals deuren, ramen en spiegels Reinigen van het plafond Ontkalken van de wastafel. 4. SPECIFIEKE VEREISTEN Het schoonmaakprogramma dient te worden uitgevoerd overeenkomstig met de regels van de kunst, afhankelijk van de besmettingsrisico's en in overleg met de labo verantwoordelijke of zijn/haar plaatsvervanger. 4.1. Voor alle laboratoria De schoonmaakwerkzaamheden vinden plaats buiten de normale werkuren. De schoonmaakproducten en gereedschappen voldoen aan de eisen zoals vermeld bij punt 4.5. schoonmaakmiddelen en materialen. Om kruisbesmetting te voorkomen, dient het personeel de voorgeschreven kamervolgorde voor het poetsen van de labo's te respecteren. Om kruisbesmetting te voorkomen zal apart schoonmaakmateriaal gebruikt worden in verschillende labo's zoals omschreven in 4.5. schoonmaakmiddelen en materialen. Indien er op een bepaalde dag geen schoonmaakwerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd zal de contractant minimaal 5 dagen vooraf worden geïnformeerd 11
De contractant dient zich bewust te zijn van het potentiële beperkte risico voor het personeel dat werkt in een omgeving waar met biologisch materialen van verschillende aard wordt gewerkt. Een Risico Analyse zal worden opgesteld door IRMM en overhandigd aan de contractant conform het Koninklijk Besluit van 4 augustus 1996 betreffende de bescherming van de werknemers tegen de risico s bij blootstelling aan biologische agentia op het werk (B.S. 16.6.2003) Het aangewezen personeel en hun vervangers dienen een 'on the job' training, verzorgd door IRMM personeel, te volgen in samenwerking met het schoonmaakbedrijf voorafgaand aan de start van de werkzaamheden. Om een goede schoonmaak te waarborgen dient het personeel jaarlijks geëvalueerd te worden om hun kennis van het schoonmaak protocol te testen. Indien nodig zal er een opfris training worden gegeven. 4.2. Met betrekking tot de clean cells Het aangewezen personeel dient in het bezit te zijn van een recent certificaat: 'clean room cleaning' verstrekt door een gespecialiseerd 'trainingsbedrijf' Het aangewezen personeel dient de instructies welke worden gegeven door IRMM personeel met betrekking tot de maximale schoonmaakduur welke niet mag worden overschreden in de clean rooms. Het personeel zal hiervoor alle informatie van IRMM ontvangen. Het zal mogelijk zijn om de frequentie van de schoonmaakwerkzaamheden te verhogen naar een maximum van 5 maal per week. 5. REGELS EN VERPLICHTINGEN VOOR DE UITVOERING 5.1. Verboden schoonmaak taken Het is officieel verboden om de Biohazard zakken of bakken te legen of te verplaatsen. Enkel de normale afval emmers mogen worden geleegd, gereinigd of verplaatst. Met uitzondering van de sas, is het verboden om meubilair schoon te maken. Dit zal worden gedaan door het lab personeel. Het is officieel verboden om de controle panelen te reinigen. Dit zal worden gedaan door het lab personeel. 5.2. Toegestane werkzaamheden om het reinigen van de vloer eenvoudiger te maken. Het is toegestaan om mobiele meubels te verplaatsen om de reiniging van de vloer gemakkelijker te maken. Het is verboden om vast meubilair verplaatsen. 12
5.3. Verplichte taken Alle reinigingswerkzaamheden genoemd onder 4.2.2.3, 4.2.3.3 en 4.2.4.3 schoonmaakprogramma. Normale afvalzakken dienen te worden verzameld en te worden afgevoerd in de daarvoor bestemde containers buiten het gebouw. De plafondapparatuur (camera's, rookmelders, gasdetectoren, etc...) zijn zeer gevoelig en moeten met zorg worden gereinigd om storingen te voorkomen. 6. SCHOONMAAKMIDDELEN EN -MATERIALEN 6.1. Schoonmaakmiddelen De voorgestelde schoonmaakmiddelen dienen aan de volgende eisen te voldoen: Voor de clean cells: niet schurend/bijtend zonder residu en zonder productie van poeder niet elektrostatisch Voor de BSL2 labs: 6.2. Schoonmaakmaterialen niet schurend/bijtend weinig residu niet elektrostatisch Het voorgestelde materiaal zal voldoen aan de volgende eisen: Voor de clean cells: niet geweven weefsels voor eenmalig gebruik machines zijn enkel toegestaan indien geschikt voor clean rooms Om kruisbesmetting te voorkomen is er apart reinigingsmateriaal voor het gebruik in de verschillende zones. Dit materiaal dient te worden opgeslagen in de specifieke zones en mag nooit worden gewisseld. Voor de BSL2 labs: 13
niet geweven weefsels stofzuigers dienen te zijn uitgerust met een absoluut filter. Om kruisbesmetting te voorkomen, dient apart reinigingsmateriaal te worden gebruikt voor de biotech, de cloning en de biochem labos. De schoonmaakmiddelen en het schoonmaakmateriaal dienen te worden geleverd door het schoonmaakbedrijf en dient in de prijs te zijn opgenomen. 7. UITZONDERLIJKE SCHOONMAAK In uitzonderlijke omstandigheden kan de contractant worden gevraagd om extra uren uit te voeren, binnen de voorschriften van deze technische specificatie. Het tarief zoals vermeld in de als bijlage toegevoegde Meetstaat zal dan worden toegepast. 14