Kerntaak 1: Voert taken rondom informatiemanagement uit Werkproces 1.1: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling De medisch secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de e-mails/post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de e-mails/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De medisch secretaresse zorgt voor een reactie op de ontvangen e-mails/post. Ze verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Veelal werkt ze teksten uit met behulp van een dictafoon. Ze past in het uitwerken van teksten de juiste medische terminologie toe. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie, dictaten, onderzoeksverslagen, uitslagen, rapporten, mailings, faxen, (specialisten)brieven, offertes, fax, e-mail en vakbladen etc). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze. Ingekomen e-mails/post zijn verwerkt, doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelende gegevens voor uitgaande e-mails/post zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste directory en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt. De medisch secretaresse analyseert de verzamelde informatie, selecteert de juiste gegevens, maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, brengt structuur aan in de teksten tbv de schriftelijke informatie-uitwisseling en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom in een project en/of de organisatie. en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden. De medisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. De medisch secretaresse neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatie-uitwisseling op eigen initiatief af. De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de schriftelijke informatie-uitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. en/of gevoelige aard bij de schriftelijke informatie-uitwisseling. voor de juiste afhandeling van de taken mbt de schriftelijke informatie-voorziening. De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de schriftelijke informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik van benodigde hard- en software. M Analyseren J Formuleren en rapporteren A Beslissen en activiteiten initiëren Algemene kennis van de werking van het menselijk lichaam Inzicht in het belang voor de organisatie Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post Kennis van de organisatie van de gezondheidszorg Kennis van de wettelijke regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van medische gegevens Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur
Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Toetsenbordvaardigheid Werkproces 1.2: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling De medisch secretaresse voert (telefoon)gesprekken, ze coördineert de informatiestromen van en naar de leidinggevende(n)/collega's en voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp. Ze beoordeelt de urgentie van verzoeken van in- en externe relaties/ cliënten en ze bepaalt of en naar wie moet worden doorverwezen. Ze handelt zelf overige (telefoon)gesprekken af. De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de medisch secretaresse afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan de specialist(en), collega s of andere medewerkers. en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij de mondelinge (telefonische) informatieuitwisseling. De medisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s). De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de directie/het management, de organisatie en haarzelf. De medisch secretaresse luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen. De medisch secretaresse neemt beslissingen over wie welke (telefoon)gesprekken moet afhandelen en handelt de overige mondelinge informatie-uitwisseling op eigen initiatief af. De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n), collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatievoorziening aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. en/of gevoelige aard bij de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling J Formuleren en rapporteren G Relaties bouwen en netwerken D Aandacht en begrip tonen A Beslissen en activiteiten initiëren Algemene kennis van de werking van het menselijk lichaam Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Kennis van de organisatie van de gezondheidszorg Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Werkproces 1.4: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer De medisch secretaresse legt een (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt, indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties b.v. zorgverzekeraar, huisarts en voegt deze toe aan het (digitale) dossier. In voorkomende gevallen stelt ze dossiers samen voor het disciplinair overleg. De uitslagen van onderzoeken die de patiënten ondergaan, verwerkt ze in het medisch dossier.
De (digitale) dossiers zijn actueel, toegankelijk, traceerbaar, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of debranche. De medisch secretaresse analyseert de verzamelde (digitale) informatie (gegevens/dossiers), selecteert de juiste gegevens/documenten voor opname in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering uit dossiers, structureert de gegevens om duidelijk te maken welke onderlinge samenhang er bestaat tussen gegevens en dossiers. De medisch secretaresse formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s). en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief. voor het juist verzorgen van de dossiervorming en het dossierbeheer. De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de (digitale) dossiervorming en het dossierbeheer, maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen tbv de verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen van documenten en dossiers. M Analyseren J Formuleren en rapporteren Inzicht in het belang voor de organisatie van het (digitale) archief Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling Kennis van de wettelijke regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van medische gegevens Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Werkproces 1.5: Onderhoudt het relatienetwerk De medisch secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende(n) en ctualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties, personen en patiënten vast in een relationele database of in een geautomatiseerd patiëntenregistratiesysteem en geeft aan hoe relaties (Arbodienst, GGD, huisartsen, specialisten, patiënten etc.) met elkaar verbonden zijn. Het relatienetwerk is goed onderhouden, is actueel en gegevens zijn snel traceerbaar. De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De medisch secretaresse raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de leidinggevenden(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. De medisch secretaresse toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties. voor het juist onderhouden van het relatienetwerk. De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de mondelinge en schriftelijke informatie-uitwisseling tbv haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen. G Relaties bouwen en netwerken D Aandacht en begrip tonen
Inzicht in het belang van een relatienetwerk Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Toetsenbordvaardigheid
Kerntaak 2: Voert taken rondom planning en organisatie uit Werkproces 2.1: Beheert de agenda De medisch secretaresse regelt en noteert afspraken van en voor de specialist(en) en eventueel medisch ondersteunend personeel, van zowel interne als externe contacten/patiënten en houdt de agenda actueel. Ze bewaakt de (vervolg)afspraken en doorverwijzingen en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de specialist(en) op gezette tijden aan de to-do s die zij niet mogen vergeten. Ze bereidt afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan. De agenda wordt dusdanig beheerd dat de specialist(en) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak en de te treffen voorbereidende werkzaamheden, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt. De leidinggevende(n) plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexible beheer over de agenda en heeft inzicht in het belang van de afspraken. en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda. De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken. De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de specialist(en) onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan. voor het juist beheren van de agenda. De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de specialist(en), maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer. G Relaties bouwen en netwerken Inzicht in het belang voor de organisatie van de agenda en agendabeheer Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Rekenvaardigheid Toetsenbordvaardigheid Werkproces 2.2: Regelt vergaderruimten en faciliteiten De medisch secretaresse maakt bij het vastleggen van bijeenkomsten gebruik van een zaalreserveringssysteem. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren, ze maakt een helder overzicht van de gegevens van de zaal, tijdstip, aanvang, duur en frequentie van de bijeenkomsten, de klantnaam, de contactpersoon, opmerkingen, of het een interne of externe bijeenkomst betreft en welke extra's (catering, beamer, laptop) zijn geboekt. Als de bijeenkomst een conference call of videoconference betreft, vraagt ze deze aan (bij een telefoniebedrijf). Vervolgens regelt ze de faciliteiten en organiseert de conference call of videoconference.
De gegevens zijn correct in het (digitale) zaalreserveringssysteem verwerkt. De rapportage van de boekingen is overzichtelijk en actueel. De vergaderruimten en faciliteiten zijn geboekt. De medisch secretaresse boekt, al dan niet in een (digitaal) reserveringssysteem, op verzoek of op eigen initiatief vergaderruimtes en faciliteiten voor de leidinggevende(n) en andere personen in de organisatie, voert de gegevens van de boeking nauwgezet in in het reserveringssysteem, wijst ruimte en faciliteiten toe en zorgt voor een overzichtelijke en actuele rapportage van de boekingen per periode. De medisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten voor de leidinggevende(n) en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding. De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevenden voor afstemming bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten, overlegt tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over ruimte en faciliteiten, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren en boeken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken. De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden rondom de boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij. De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van het (digitale) reserveringssysteem, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten. A Beslissen en activiteiten initiëren Y Bedrijfsmatig handelen Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Kennis van en vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten Rekenvaardigheid Werkproces 2.4: Maakt verslag en handelt zaken af De medisch secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of notuleert ze m.b.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst. Het verslag is een juiste weergave van het besprokene. Het document is volgens de huisstijl. en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst. De medisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofd- en bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken. voor het juist opstellen van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst. J Formuleren en rapporteren
De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van een verslag en het afhandelen van zaken. Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen bij verslaglegging Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis van en vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens Toetsenbordvaardigheid Werkproces 2.5: Ontvangt bezoekers De medisch secretaresseontvangt (internationale) bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven en de medisch secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste specialist(en). Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of persoon. en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties. De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf De medisch secretaresse legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties. De medisch secretaresse luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer) De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers. voor het juist ontvangen van bezoekers. G Relaties bouwen en netwerken I Presenteren D Aandacht en begrip tonen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies
Werkproces 2.6: Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af De medisch secretaresse bereidt het spreekuur voor en maakt (telefonisch) (vervolg)afspraken met patiënten voor het spreekuur in het patiëntenregistratiesysteem en zoekt voor het spreekuur begint de statussen, dossiers en foto s op, beoordeelt of nog aanvullende (vertrouwelijke) informatie en/of uitslagen elders verkregen moeten worden en voegt deze gegevens in voorkomende gevallen toe aan het patiëntendossier. Ze ontvangt patiënten vanuit verschillende culturen, controleert waarvoor de patiënt komt, neemt de documenten in ontvangst, zoals een verwijzing, brief, ziektekostenpas, verwerkt de gegevens in het systeem in verband met financieel administratieve afhandeling van zaken, voorziet hen van (medische) informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste arts of afdeling. Daarnaast voorziet ze de spreekkamers van onderzoeksmaterialen, controleert of de apparatuur werkt en legt formulieren klaar ten behoeve van het spreekuur. Er zijn (telefonische) (vervolg)afspraken gemaakt met patiënten, het patiëntenregistratiesysteem is volledig en actueel, de patiëntendossiers zijn compleet, de patiënten zijn correct ontvangen en artsen zijn in het bezit van het betreffende patiëntendossier. en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het voorbereiden van het spreekuur en het ontvangen van patiënten en/of hun begeleiders. De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf. De medisch secretaresse legt zaken mbt het spreekuur duidelijk uit aan de patiënten en/of hun begeleiders. De medisch secretaresse luistert goed naar de vragen en/of opmerkingen van patiënten en/of hun begeleiders, voorziet hen van informatie en verwijst of begeleidt hen naar de wachtkamer of de spreekkamer van de specialist. De medisch secretaresse plant werkzaamheden ter voorbereiding op het spreekuur, maakt en/of verzet afspraken met patiënten, registreert deze in het patiëntenregistratie-systeem, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze patiënten en hun begeleiders ontvangt aan op de verwachtingen van deze relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen. en/of gevoelige aard bij het voorbereiden van het spreekuur en het ontvangen van patiënten. bij het voorbereiden van het spreekuur en het ontvangen van patiënten en/of hun begeleiders. De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bi het afhandelen van zaken m.b.t. het spreekuur. G Relaties bouwen en netwerken I Presenteren D Aandacht en begrip tonen Algemene kennis van de werking van het menselijk lichaam Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie Kennis van de financiering van de gezondheidszorg (DBC Diagnose-behandelcombinatie) Kennis van de organisatie van de gezondheidszorg Kennis van de wettelijke regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van medische gegevens Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies Werkproces 2.7: Regelt reizen en accommodaties De medisch secretaresse regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage.
De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever. en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties. De medisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het regelen van reizen en accommodties, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding. De medisch secretaresse neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie. De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt tijdig met de eigen collega s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over reizen en accommodaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties. De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij. De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen. voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties. Y Bedrijfsmatig handelen A Beslissen en activiteiten initiëren Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt Rekenvaardigheid Werkproces 2.9: Handelt facturen en declaraties af De medisch secretaresseverzamelt financiële gegevens m.b.t. declaraties, nota s en rekeningen, controleert deze, voert deze gegevens in de DBC (diagnose behandelcombinatie) of in een geautomatiseerd (boekhoudkundig of administratief) systeem en handelt de overige financiële gegevens af ter voorbereiding op de verwerking van deze gegevens door de financiële administratie. Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie. De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze nota's en declaraties afhandelt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en afspraken na te komen. of gevoelige aard bij de afhandeling van facturen en declaraties De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan procedures bij het afhandelen van facturen en declaraties. De medisch secretaresse weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk en gaat met zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid om met financiële gegevens van cliënten/patiënten en de eigen organisatie bij het afhandelen van facturen en declaraties en kan deze gegevens in een DBC coderen. Y Bedrijfsmatig handelen
Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie Kennis van de financiering van de gezondheidszorg (DBC Diagnose-behandelcombinatie) Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie mbt afhandeling van eenvoudige financiële zaken Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken Kennis van kwaliteitseisen van de organisatie Rekenvaardigheid