TOELICHTINGSNOTA zitting van de politieraad politiezone Kortrijk - Kuurne - Lendelede vrijdag 23 december 2011 om 17u. Openbare zitting: Goedkeuring van het verslag van de zitting van de politieraad van 28 november 2011. 1. Beschikbaar stellen van voorlopige twaalfden voor de maanden januari en februari 2012. Instemmen. Referenties: - de beslissing van de politieraad van 29 november 2010, punt 1 waarbij de begroting voor het dienstjaar 2011 van de politiezone VLAS, vastgesteld werd; - de beslissing van de politieraad van 30 mei 2011, punt 2, waarbij werd ingestemd met de eerste begrotingswijziging van de politiezone VLAS voor het dienstjaar 2011; - de beslissing van de politieraad van 24 oktober 2011, punt 1, waarbij werd ingestemd met de tweede begrotingswijziging van de politiezone VLAS, voor het dienstjaar 2011; - het Koninklijk besluit 5 september 2001 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de lokale politie, meer bepaald artikel 13 1 en 2; - de ministeriële omzendbrief PLP 48 betreffende de onderrichtingen voor het opstellen van de politiebegroting voor 2012 ten behoeve van de politiezones; - de nota van de korpschef van 30 november 2012 met kenmerk SCR/PR/VEA/14577/2011; - de beslissing van het politiecollege van 6 december 2011, punt 2; Beschrijving: Het vaststellen van de begroting van de politiezone VLAS voor het dienstjaar 2012 werd in de zitting van de politieraad van 28 november 2011, uitgesteld. Dit tot op het moment dat door de gemeenteraden de beslissing genomen is inzake de dotatie aan de politiezone VLAS voor het dienstjaar 2012. Om haar normale werking te kunnen verder zetten is het aangewezen dat de politiezone VLAS voorlopige twaalfden ter beschikking krijgt voor de maanden januari en februari 2012. Voorstel van beslissing: 1.1. om voorlopige twaalfden ter beschikking te stellen aan de politiezone VLAS voor de maanden januari en februari 2012; 2. Opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Overdracht van bevoegdheden aan het politiecollege. Referenties: - de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst gestructureerd op twee niveaus, meer bepaald artikel 33; Toelichtingsnota zitting politieraad van 23 december 2011 1
- de Nieuwe Gemeentewet, meer bepaald artikel 234; - de wet van 24 december 1993 en haar uitvoeringsbesluiten betreffende de overheidsopdrachten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten; - de nota van de korpschef van 30 november 2011 met kenmerk SCR/PC/VEA/14584/2011; - de beslissing van het politiecollege van 6 december 2011, punt 3; Beschrijving: Voor een vlot dagelijks beheer van de politiezone is het aangewezen dat door de politieraad een delegatie wordt verleend aan het politiecollege inzake het bepalen van de wijze van gunnen van een overheidsopdracht en het vaststellen van de voorwaarde van deze opdracht. Dit conform artikel 234 van de Nieuwe Gemeentewet. Ook tijdens de periode dat de politiezone VLAS voorlopige twaalfden ter beschikking krijgt is het aangewezen om deze delegatie te verkrijgen om de normale werking van het korps te verzekeren. Voorstel van beslissing: 2.1. dat de keuze van de wijze waarop de opdrachten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten worden gegund en de vaststelling van de voorwaarden voor die opdrachten voor de maanden januari en februari 2012, overgedragen worden aan het politiecollege; 2.2. dat dit geldt voor de opdrachten die betrekking hebben op het dagelijks beheer van de politiezone en beperkt is tot één twaalfde per maand van het uitvoerbaar krediet op de begroting van het dienstjaar 2011/02 van de gewone dienst van de politiezone VLAS; 2.3. dat de opdrachten in kwestie de som van 50.000 EUR ( exclusief BTW) niet mogen overschrijden; 3. Herlokalisatie van het politiecommissariaat 'Overleie' door het huren van een kantoorgebouw in de Baliestraat 3 te 8510 Kortrijk - Marke. Instemmen. Referenties: - het visum van het aankoopcomité inzake het huren door de politiezone VLAS van een kantoorgebouw gelegen in de Baliestraat 3 te 8510 Marke; - het voorstel van huurcontract tussen de NV Ter Doenaert Kantoren, Weggevoerdenlaan 5 te 8500 Kortrijk en de Politiezone VLAS, Grote Markt 54 te 8500 Kortrijk; - het wetboek der registratie-, hypotheek- en griffierechten, meer bepaald artikel 19,3, artikel 83 en 84, artikel 161, 2 ; - de beslissing van de politieraad van 28 november 2011, punt 3; - de berekeningstabellen van de directie Facility van de stad Kortrijk - de nota van de directie logistiek van 30 november 2011 met kenmerk LOG/DIR/VKU/14572/2011; - de beslissing van het politiecollege van 6 december 2011, punt 4; Beschrijving: Nog vóór de politiehervorming werd het gebouw gelegen in de Sint-Amandslaan 26 te 8500 KORTRIJK, dat eigendom is van de stad Kortrijk, in gebruik genomen door de toenmalige politie van de stad Kortrijk. In 2001 werd dit gebouw van de stad Kortrijk gehuurd door de politiezone VLAS. Sedertdien zijn er aan dit gebouw, waarvan het oudste gedeelte dateert van de periode 1900, geen renovaties meer verricht. Momenteel is de huidige toestand van dit gebouw, dermate gevorderd dat het niet meer aan de huidige normen van een modern kantoorgebouw kan voldoen, tenzij zware renovatiewerken worden uitgevoerd. Toelichtingsnota zitting politieraad van 23 december 2011 2
Door de directie logistiek van de politiezone VLAS en de medewerkers van de directie Facility van de stad Kortrijk, werd na de kennisname van een vrijstaand kantoorgebouw in de Baliestraat 3 te 8510 KORTRIJK - Marke, diverse overlegvergaderingen gehouden en bezoeken gebracht. Er werd nagegaan wat de kostprijs zou zijn om het politiecommissariaat 'Overleie' in een goede staat te brengen. Deze kostprijs zou hoog zijn waardoor ervoor geopteerd werd dat het beter is om de aldaar gevestigde diensten te herlokaliseren. Er werd gekozen voor een duidelijke oplossing, meer bepaald een herlokalisatie in afwachting van een nieuwbouw. De nodige onderhandelingen hadden plaats tussen de diensten van de stad Kortrijk, de politiezone VLAS en de eigenaar van het pand gelegen in de Baliestraat 3 te 8510 KORTRIJK - Marke. Dit bracht de partijen tot een voorstel van huurovereenkomst, gevoegd in bijlage. Dit voorstel van huurcontract werd voorgelegd aan het aankoopcomité die daaromtrent een positief advies en een visum verleende. Dit visum wordt hierbijgevoegd. Het maandelijks te indexeren huurbedrag bedraagt 15.300 EUR zijnde 183.600 EUR op jaarbasis. De nodige kredieten worden voorzien op het begrotingsartikel 330/126-01 van het dienstjaar 2012 (onder voorbehoud van goedkeuring) en volgende. De directie Logistiek kon bekomen dat gedurende twee maanden het gebouw gratis kon gehuurd worden. In deze periode zal de directie Logistiek pogen alle noodzakelijke werken te concentreren zodat een vlotte verhuis mogelijk wordt medio juni 2012. Voorstel van beslissing: 3.1. in te stemmen met de herlokalisatie van het politiekantoor Overleie, gelegen in de Sint-Amandslaan 26 te 8500 KORTRIJK door het huren van een kantoorgebouw in de Baliestraat 3 te 8510 KORTRIJK - Marke, eigendom van de NV Ter Doenaert, Weggevoerdenlaan 5 te 8510 KORTRIJK - Marke en dit voor een maandelijks te indexeren huurbedrag van 15.300 EUR; 3.2. in te stemmen met de tekst van het huurcontract, die luidt als volgt: HUUROVEREENKOMST Tussen de ondergetekenden, 1. Ter Doenaert Kantoren NV, waarvan de zetel gevestigd is in 8500 Kortrijk Weggevoerdenlaan 5, en ingeschreven in de kruispuntbank onder het nummer, 0443.830.329 vertegenwoordigd door Caroline Van Marcke en Peter Van Marcke handelend in de hoedanigheid van bestuurders. hierna te noemen "verhuurder", enerzijds, en, 2. Politiezone Kortrijk-Kuurne-Lendelede, gevestigd Grote Markt 54 te 8500 Kortrijk vertegenwoordigd door de heer Stefaan De Clerck, voorzitter van het politiecollege en de heer Stefaan Eeckhout, korpschef, handelend in naam en voor rekening van de genoemde politiezone hierna te noemen "huurder", anderzijds, is overeengekomen wat volgt: 1. VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST: Toelichtingsnota zitting politieraad van 23 december 2011 3
De verhuurder geeft in huur aan de huurder die accepteert het volgende goed: Baliestraat 3 te 8510 Marke: kantoorcomplex met parkeerplaatsen, ten kadaster gekend onder Kortrijk afdeling 6 (Marke, sectie A, perceel 407g). Het gehuurde goed is verduidelijkt in het plan in bijlage dat wordt getekend door beide partijen. 2. BESTEMMING VAN DE GEHUURDE GOEDEREN: Het gehuurde goed is bestemd als kantoor. De huurder mag deze bestemming niet wijzigen, behoudens uitdrukkelijk geschreven toelating van de verhuurder. 3. DUUR VAN DE HUUR: Deze huurovereenkomst gaat in op 1 april 2012 voor een termijn van zes (6) jaar om, behoudens verlenging, te eindigen op 1 april 2018. Partijen kunnen de huur elk afzonderlijk ten vroegste beëindigen bij het verstrijken van de zesjarige periode mits zij zes maanden tevoren opzeggen per aangetekende brief. Behoudens opzeg van zes maanden de eerste periode en van drie maanden vanaf het zevende jaar, wordt de overeenkomst telkens stilzwijgend verlengd voor een nieuwe periode van 1 jaar. In geval van stopzetting door de huurder gedurende de zesjarige periode is hij verplicht de huurprijs te betalen tot op het einde van deze periode. 4. DE MAANDELIJKSE HUURPRIJS: De maandelijkse huurprijs bedraagt 15.300 EUR vooraf betaalbaar, de eerste van iedere maand en de eerste maal op 1 juni 2012, hetzij twee maanden na aanvang van de huur. De huurprijs is als volgt samengesteld: Burelen: 1616,4 m2 aan 100/m2/jaar hetzij 161.640 EUR Magazijn en garage (435 m2 ): 21.960 EUR/jaar Totaal: 183.600 EUR/j of 15.300 EUR per maand Vanaf jaar zeven wordt de maandelijkse huurprijs verminderd met een geïndexeerd bedrag dat heden 1559 EUR bedraagt, gezien de reeds gemaakte investeringen reeds verrekend werden in de eerste 6 jaar. Alle betalingen gebeuren op volgend bankrekeningnummer aangeduid door de verhuurder: IBAN BIC De onroerende voorheffing, andere taksen, bijdragen en lasten inherent aan het gehuurde goed zijn ten laste van de huurder. 5. INDEXERING VAN DE HUURPRIJS: De huurprijs zal automatisch één maal per jaar, op de verjaardag van de aanvangsdatum van de huurovereenkomst, worden aangepast aan de gezondheidsindex. De huurder zal de huuraanpassingen automatisch uitvoeren, en de aangepaste huur zal verschuldigd zijn vanaf de eerste dag van elke indexatieperiode. Toelichtingsnota zitting politieraad van 23 december 2011 4
De berekening gebeurt volgens hierna volgende formule: nieuwe huurprijs = basishuurprijs x nieuw indexcijfer /aanvangsindexcijfer De basishuurprijs is 15.300 EUR/maand. Het nieuwe indexcijfer is dat van de maand die de datum van de huuraanpassing voorafgaat. Het aanvangsindexcijfer is dat van de maand die het ondertekenen van de overeenkomst voorafgaat, te weten de gezondheidsindex (met als basis 04) van de maand december 2011. De huur zal nooit lager kunnen zijn dan de basishuur en de huur van het vorige huurjaar. 6. VERZEKERING: a) De verhuurder De verhuurder verzekert het gehuurde goed bij een erkende verzekeringsmaatschappij tegen volgende risico s: brand, ontploffing, bliksem, water, storm, glasbreuk en aanverwante risico s, de burgerlijke aansprakelijkheid en de aansprakelijkheid voortvloeiend uit de bepalingen van artikel 544 B.W. De verhuurder verzaakt voor zichzelf en zijn verzekeraar aan alle verhaal tegen de huurder en/of diens verzekeraar voor alle schade die hij zou kunnen lijden ten gevolge van deze risico s. b) De huurder De huurder verzekert, bij een erkende verzekeringsmaatschappij, zijn inboedel tegen brand, ontploffing, bliksem, water, storm, glasbreuk en aanverwante risico s. De huurder verzaakt voor zichzelf en zijn verzekeraar aan alle verhaal tegen de verhuurder en/of diens verzekeraar voor alle schade die hij zou lijden ten gevolge van deze risico s. Zowel huurder als verhuurder verbinden zich ertoe om elkaar, binnen de maand na het ondertekenen van onderhavige huurovereenkomst, een verzekeringsattest van de betrokken polissen over te maken. 7. OVERDRACHT VAN HUURRECHTEN - ONDERVERHURING: Het is de huurder niet toegelaten geheel of gedeeltelijk onder te verhuren of de huurrechten voor hun geheel af te staan of over te dragen. 8. ONDERHOUD EN HERSTELLINGEN: De huurder zal het goed moeten gebruiken als een goede huisvader. Hij draagt zorg voor de herstellingen en kleine onderhoudswerken die ten laste van de huurder gelegd worden onder toepassing van art. 1754 e.v. van het B.W. en van de plaatselijke gebruiken. Deze omvatten onder meer, zonder dat de hiernavolgende opsomming limitatief is: het jaarlijks vegen van de gebruikte schoorstenen; het onderhoud van alle verwarmings-, electriciteits- en gasinstallaties; het onderhoud van de sanitaire installaties; het onderhoud van alle goten, afwateringen en aflopen; het vervangen van gebroken ruiten; het onderhoud en herstel van muur- en vloerbekleding, alsook van deuren, vensters, rolluiken, sloten, spiegels, kranen, leidingen, elektrische apparaten enz.; het ruimen van de putten; Toelichtingsnota zitting politieraad van 23 december 2011 5
het groenonderhoud. De huurder is ook aansprakelijk voor verstoppingen en vorstschade. De huurder verbindt zich ertoe de verhuurder onmiddellijk op de hoogte te stellen van elke schade aan het verhuurde goed of van elke dringende herstelling die nodig zou blijken. In afwachting van betreffende herstelling zal de huurder alle nodige maatregelen nemen om het gehuurde goed in stand te houden en de uitbreiding van de schade te voorkomen. Bij niet-naleving van deze verbintenis is de huurder persoonlijk aansprakelijk voor alle uitbreidingen van schade aan het gehuurde goed. Bovendien zal de huurder de verhuurder en/of zijn vertegenwoordiger in de gelegenheid stellen elk schadegeval te onderzoeken en eventueel de nodige werken te laten uitvoeren. Zelfs als de herstellingswerken uitgevoerd door de verhuurder meer dan veertig dagen duren, kunnen zij geen aanleiding geven tot schadevergoeding voor de huurder. Alle overige onderhouds- en herstellingswerken zijn voor rekening van de verhuurder. De verhuurder zal vóór de aanvang van de huur: het volledig gebouw alsmede elektriciteit, sanitair en verwarming, ramen en deuren (buitenkant) nazien en laten keuren (elektriciteit, verwarming, lift); de buitenafspanning achteraan nazien en eventueel herstellen; de goeie werking van de inkompoorten nazien; de parkings onderhouden en de dolomietweg rondom het gebouw vrijmaken van struiken; de vloerbekleding in de reeds door de huurder aangeduide lokalen vervangen; de waterafvoer en de rioleringen nazien en opkuisen; het gebouw opkuisen. Hij zal voor rekening van de huurder de volgende werken t.b.v 75.418 EUR uitvoeren: in de showroom zal hij bijkomende ramen plaatsen in overleg met de huurder en onder voorbehoud van bouwvergunning. Uitgezonderd de twee ramen (draai kip) die uitgeven op de binnenkoer zijn de overige ramen vaste ramen met verluchtingsroosters. Er worden zonnescreens voorzien voor de ramen die uitgeven op de parking (zuidkant): 29.580 EUR; de showroom ruimte voorzien van elektrische verlichting (500Lux): 6.245 EUR; aanleg van bijkomende parkeerplaatsen: 32.207 EUR; de verhuurder voorziet het gebouw van een gekeurd basis brandbeveiligingssysteem: 7400 EUR. 9. VERANDERINGSWERKEN: 9.1. De huurder heeft het recht om, mits schriftelijk akkoord van de verhuurder, aan het gehuurde goed verbouwingen uit te voeren die dienstig zijn voor zijn onderneming. De huurder verklaart dat noch de veiligheid, noch de stabiliteit, noch de salubriteit, noch de esthetische waarde van het gebouw in het gedrang zal komen. Voor werken uitgevoerd tijdens de looptijd van deze overeenkomst kan de verhuurder de verwijdering ervan bij het vertrek van de huurder vorderen, ofwel laat hij toe deze te laten staan, zonder hiervoor enige vergoeding te moeten betalen. 9.2. De verhuurder verleent de huurder het recht om de hierna vermelde werken uit te voeren. Het betreft een niet-limitatieve lijst: interne beveiliging van het gebouw die aangesloten is op het reeds bestaand beveiligingssysteem; extern beveiligheidssysteem (camerabewaking) voorzien; een glasvezelverbinding met voldoende capaciteit voorzien (idem als de verbinding Sint- Amandslaan); nazien en desnoods aanpassen van de voorradige ICT-verbindingen; kleinere opfrissingswerken/schilderwerken; het aanpassen van sommige bureelruimtes door het plaatsen van eenvoudige tussenwanden; het plaatsen van de nodige fietsrekken; Toelichtingsnota zitting politieraad van 23 december 2011 6
het overbouwen van de aanwezige slagboom vanuit de Sint-Amandslaan; kleine elektriciteitswerken specifiek voor politietoebehoren (oplaadsystemen motoren). De huurder bezorgt vóór aanvang van de werken een gedetailleerd overzicht van de geplande werken aan de verhuurder die op zijn beurt schriftelijke toestemming voor deze werken geeft. De huurder zal voor de goede en correcte uitvoering ervan en de verantwoordelijkheid dragen van zijn aangestelden. De huurder verklaart kwaliteitsvolle materialen te gebruiken welke geen afbreuk doen aan de esthetische waarde van het gebouw. 10. BODEMVERONTREINIGING - OPSCHORTENDE VOORWAARDE: De verhuurder verklaart uitdrukkelijk dat op de grond, voorwerp van de onderhavige overeenkomst, geen activiteit wordt of werd uitgevoerd, die mogelijk enige verontreiniging van de bodem zou hebben kunnen teweeg brengen. 11. MILIEU EN VEILIGHEID De huurder is verantwoordelijk voor: de conformiteit met de uitbatingsvoorschriften zoals opgenomen in de vigerende milieu-wetgeving voor recipiënten voor de opslag van koolwaterstoffen en eventuele verdeelinrichtingen evenals voor de hoogspanningscabines en de inrichtingen voor de productie van elektriciteit; de milieuvoorschriften inzake de lozing van sanitair- en hemelwater; de naleving van door de veiligheidswetgeving voorgeschreven vereisten inzake de inrichting en uitbating en inzake de periodieke keuringen betreffende hoogspanningstoestellen. De verhuurder is verantwoordelijk voor de keuring van de lift. 12. PLAATSBESCHRIJVING Zowel de verhuurder als de huurder kunnen bij de intrek en het verlaten van het pand verzoeken om een plaatsbeschrijving op te maken. Deze beschrijving wordt gezamenlijk opgesteld door beide partijen. Verkiezen partijen beroep te doen op een deskundige, dan wordt deze gezamenlijk aangewezen. Ieder der partijen draagt de helft van de kosten. De plaatsbeschrijving bij de intrek moet binnen de maand worden opgemaakt. De plaatsbeschrijving bij het verlaten van het pand moet ten laatste worden opgesteld 7 dagen na het einde van de huur. 13. WAARBORG: De huurder zal een huurwaarborg stellen, gelijk aan drie maanden huur en dit bij middel van een bankgarantie t.o.v. de verhuurder; deze waarborg strekt tot zekerheid van naleving van alle huurdersverplichtingen die in onderhavige overeenkomst zijn opgenomen. 14. NALATIGHEIDSINTRESTEN: Eventuele niet betaalde huur en alle andere, door de huurder verschuldigde bedragen, zullen van rechtswege en zonder dat daartoe enige ingebrekestelling nodig is, een verwijlintrest opbrengen van 1 % per ondeelbare maand, te rekenen vanaf de maand, na de vervaldag van de huur of na de kennisgeving van de te betalen kosten, lasten en taksen. 15. PUBLICITEIT: Het is de huurder toegelaten op zijn kosten publiciteitsborden te plaatsen met inachtneming van de geldende overheidsvoorschriften terzake. Toelichtingsnota zitting politieraad van 23 december 2011 7
16. AFFICHAGE BEZICHTIGING: In geval van te koopstelling van het verhuurde goed, zal de huurder toegang dienen te verlenen aan mogelijke liefhebbers gedurende minstens twee halve werkdagen per week en zal hij moeten dulden dat er aanplakbiljetten worden aangebracht. Dit laatste mag geen verwarring meebrengen over de verderzetting van de activiteit door de huurder. 17. TOEZICHT: De verhuurder heeft het recht, mits voorbericht van twee dagen, twee maal per jaar het verhuurde goed te bezichtigen, teneinde de staat van onderhoud en herstellingen na te gaan. 18. REGISTRATIE: De registratie van de huurovereenkomst en de kosten hiermee verbonden vallen ten laste van de huurder die alleen alle rechten en boetes hiermee gepaard gaand zal dragen. De huurder bezorgt de verhuurder een kopij van het geregistreerde huurcontract. Enkel voor de inning van de registratierechten worden de lasten krachtens onderhavig huurcontract op 5% van het jaarlijks huurbedrag geschat. 19. WOONSTKEUZE: Voor de uitvoering en de gevolgen van deze huurovereenkomst kiest de huurder woonplaats op Oude-Vestingsstraat 2a te 8500 Kortrijk. Verhuurder kiest woonplaats op het hierboven vermelde adres. 20. TOEPASSELIJKE WETGEVING: Onderhavige overeenkomst is onderworpen aan Belgisch recht. De nietigheid van een van de bepalingen zal niet tot de nietigheid van de volledige overeenkomst leiden. Alle betwistingen met betrekking tot de rechtsgeldigheid of de uitvoering van onderhavige overeenkomst, vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement waar het gehuurde goed gelegen is. Aldus opgemaakt in drie exemplaren te Kortrijk, op Iedere partij erkent een exemplaar ontvangen te hebben en een derde exemplaar is bestemd voor de registratie. De Huurder: De Verhuurder: Stefaan De Clerck, voorzitter van het politiecollege Caroline Van Marcke Stefaan Eeckhout, korpschef Peter Van Marcke Toelichtingsnota zitting politieraad van 23 december 2011 8
3.3. de voorzitter van het politiecollege en de korpschef van de lokale politiezone VLAS te machtigen bovenbedoelde huurovereenkomst te ondertekenen; 3.4. de gebouwen gelegen in de Baliestraat 3 te 8510 KORTRIJK - Marke, die gehuurd worden door de politiezone VLAS ten einde haar opgedragen taken als lokale politie te kunnen volbrengen, het karakter van algemeen openbaar nut toe te kennen, zoals voorzien in artikel 161,2 van het wetboek der registratie-, hypotheek- en griffierechten. Zodoende kan de politiezone VLAS het contract in die zin aanbieden ter registratie bij de bevoegde instanties. Budget : 183.600 EUR (te indexeren) begrotingsartikel 330/126-01 gewone begroting dienstjaar 2012 (onder voorbehoud van goedkeuring) en volgende Bijlagen : - voorstel huurcontract - visum aankoopcomité - berekeningstabellen directie Facility Mondelinge vragen door de raadsleden. Besloten zitting: 4. Op rust stelling van een commissaris van politie. Instemmen. Volgende zitting van de politieraad maandag 30 januari 2012. Toelichtingsnota zitting politieraad van 23 december 2011 9