Plan van aanpak accountantscontrole 2013 Gemeente Gorinchem
Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloittenl Aan de eden van de gemeenteraad van do gemeente Gorinchem Postbus 108 4200 AC GORINCHEM Datum Behandeld door C. Wemmerus MSc. RA Ons kenmerk 131 2761SH/5501 Onderwerp Plan van aanpak accountantscontrole 2013 Uw kenmerk Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij het plan van aanpak accountantscontrole 2013 voor uw gemeente aan te bieden. Dit plan is eon belangrijk hulpmiddel in de communicatie tussen uw gemeente en Deloitte. Wij benadrukken dat het plan van aanpak goon eenzijdig stuk van Deloitte is. Het vormt de weerslag van onze gezamenlijke prioriteiten, specifieke aandachtsgebieden en wederzijdse verwachtingen. Wij vinden hot daarom van groot belang dat hot plan aansluit bij de onderkende doelstellingen en prioriteitenstelling van uw gemeente. Wij kijken uit naar de bespreking van dit plan met u. Wij vertrouwen erop dat deze informatie u van dienst zal zijn en zijn uiteraard bereid eventuele vragen hierover to beantwoorden. B.V. Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nedertand, november2010 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited
13 1276/SHJ55O1 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 3 Onze aanpak 4 Communicatie 11 Client Service Team 12
13 12761SHJ5501 Onze aanpak Onze controle is maatwerk: aangepast aan de actuele situatie in Gorinchem Het plan van aanpak accountantscontrole is ontworpen om een controleverklaring bij de jaarrekening 2013 van uw gemeente af te geven. In deze controleverklaring verkiaren wij dat de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (het BBV). De aanpak van de controle is gebaseerd op onze kennis van uw gemeente. De eerste stap die wij zetten is het verkrijgen van een nzicht in uw bestaande relaties en activiteiten en in uw doelstellingen. Op basis van deze informatie stellen wij een specifiek plan van aanpak accountantscontrole voor u op, waarin rekening wordt gehouden met uw omstandigheden. Zowel uw medewerkers als het controleteam van Deloitte worden zodoende in staat gesteld zich te concentreren op de belangrijkste jaarrekeningposten en transacties. Onze focus op uw belangrijkste aandachtsgebieden Onze aanpak kenmerkt zich door een risicobenadering, waarbij de focus wordt gelegd op wat er fout kan gaan en tot een afwijking van materieel belang kan leiden in belangnjke jaarrekeningposten en toelichtingen. Als wij de controle van de gemeente Gorinchem vanuit dit perspectief benaderen, betekent dit dat wij aandacht besteden aan die gebieden die er echt toe doen en dat wij slechts in beperkte mate werkzaamheden uitvoeren op punten die niet of weinig relevant zijn. Kort gezegd komt het erop neer dat wij gepaste, maar geen overbodige controlewerkzaamheden uitvoeren. Wij starten het plan van aanpak accountantscontrole voor uw gemeente op het niveau van de gemeentelijke jaarrekening, om vast te kunnen stellen voor welke belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen werkzaamheden nodig zijn. Vervolgens werken wij voor leder van de geldentificeerde gebieden het plan van aanpak accountantscontrole verder uit zodat onze procedures zich specifiek richten op de risico s van afwijkingen van materieel belang binnen die gebieden.
5 13 1276/SHJ55O1 Belangrijkste aandachtsgebieden voor de controle van Gornchem Op basis van de kennis die wij tot dusver hebben verkregen van uw gemeente zijn wij van mening dat de gebieden vermeld in onderstaande tabel verhoogde risico s vertegenwoordigen en dus extra aandacht vergen. Onze geplande controleaanpak voor deze risicogebieden is eveneens opgenomen inclusief een beschrijving op hoofdlijnen van do wijze waarop wij onze controletechnieken en controlewerkzaamheden gaan richten: Belangrijkste aandachtsgebieden en risico s Belangrijkste risicogebleden Omschrijving risico I aandachtsgebied Voorgenomen controleaanpak Deloitte Risicogebieden - Grondexploitatie Als gevoig van de economische crisis kan de onderhanden werkpositie in de grondexploitatie oplopen, met het risico dat do gemaakte kosten niet meer worden terugverdiend bij verkoop van de kavels. Met name wordt aandacht besteed aan de projecten in de realisatie en nazorg-fase. Beoordelen van de procedures rondom de (waardering van) de grondexploitatie. Beoordelen van do uitgangspunten van do kostprijscalculatie. Beoordelen van de procedures rondom kostenbewaking van de complexen. Risicogebieden - Waardering deelnemingen As gevoig van de economische crisis kunnen de resultaten van deelnemingen (BV/CV-constructies) onder druk komen te staan. Dit kan leiden tot aanvullende verliezen voor de gemeente Gorinchem en afwaardering van do deelneming. lnzet van externe deskundigheid (Deloitte Real Estate) voor de beoordeling van do grondexploitaties. Beoordolon van de procedures rondom de (waardering van) do deelnemingen. Vaststellen of bij de deelnemingen per balansdatum sprake is van mogelijke afwaardering. -
13 12761SH15501 FinanciëTo positie De financiële positie van uw gemeente Beoordelen interne organisatie staat onder druk. Uw gemeente voert rondom inzicht in financiëe onder hot moffe alle hens aan dek positie. belangrijke bezuinigingsoperaties uit. Het risico is aanwezig dat door onvoldoende Bepalen hoe monitoring van de monitoring bezuinigingen niet worden realisatie van de bezuinigingen gerealiseerd en de financië!e positie verder plaatsvindt. onder druk komt te staan. Interne controle Voor het uitvoeren van eon efficiënte en Vaststellen dat do effectieve controle is do kwaliteit van de (verbijzonderde) interne (verbijzonderde) interne controle cruciaal. controle blijvend voldoet aan de Het risico bestaat dat niet kan worden daaraan to stellen eisen (status gesteund op de werkzaamheden van de in do organisatie, reikwijdte van interne controle, danwel dat de functie, technische onrechtmatigheiden in eon (te) laat stadium competontios en professionele worden onderkond. zorg, betrouwbaarheid en kwaliteit). Actualiteiten oxtern - WNT Op 1 januari 2013 is do Wet Normering Beoordelen of de bepalingen bezoldiging topfunctionarisson publieke en van do WNT worden nageleofd. semi-publieke sector (WNT) in working getreden. Hot risico bestaat dat do bepalingon van de WNT niet worden nageloefd. Actualiteiten extern - Op 1 april 2013 is do nieuwe Beoordelen proces en het Aanbestodingswet aanbestodingswet in werking getreden. Hot uitvoeren van niet naleven van de juridische bepalingon doelwaarnemingen. kan leiden tot financiëfe rechtmatigheidsfouten. Gebruik maken van werkzaamheden verbijzonderde interne controle.
13 1276/SHJ55O1 Wettelijke voorschriften - Fraude De mogelijkheid van het doorbreken van de interne controlemaatregelen door het management en / of schattingen door hot management dienen met een voldoende mate van professioneel kritische houding worden beoordeeld. Toetsing van de juistheid van journaalposten in het grootboek en andere wijzigingen in de opstelling van de financiële overzichten. Inzicht verkrijgen in do zakelijke grondsiag van significante transacties die geen onderdeel vormen van de normale bedrijfsuitoefening van de gemeente of die anderszins ongebruikelijk lijken in hot licht van onze kennis van do gemeente en haar omgevinq. Naast bovengenoemde aandachtsgebieden besteden we aandacht aan uw automatiseringsomgeving. Op grond van de Wet Computercriminaliteit en artikel 2:393 BW zijn wij verplicht versiag uit to brengen inzake de betrouwbaarheid en continulteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Hierbij maken wij gebruik van de inzet van specialisten van Deloitte Risk Services voor hot toetsen van de opzet, het bestaan en do working van de algemene ICT-beheersmaatregelen binnon de automatiseringsomgeving van de gemeonto Gorinchem. Hiorbij worden uitsluitend die maatregelen getest die relevant zijn in het kader van do jaarrekeningcontrole. Eon ander belangrijk onderdeel in onze controle is het evalueren van de opzet, de toetsing en werking van de interne beheersingsmaatregelen en het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogelijk voeren wij testwerkzaamheden van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden geli;ktijdig uit, in overeenstemming met do Nederlandse Controlestandaarden De onderstaande voor de jaarstukken belangrijke processen maken deel ult van de controlewerkzaamheden voor 2013: rocessen -. I Grondexploitaties Inkoop en aanbesteding Inkopen gooderen en diensten Lonon en salarissen Belastingen en heffingen Verhuuropbrengsten Parkeeropbrengsten Subsidieverstrekking
13 1276/SH15501 Hoewel onze controle niet gericht is op het verschaffen van zekerhoid ten aanzien van de algehele werking van de controlemaatregelen, rapporteren wij aan het management aanbevelingen ten aanzien van bestaan en werking van de interne controlemaatregelen die wij naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden hebben geconstateerd. De efficiëntie van onze testwerkzaamheden van de interne controlemaatregelen is afhankelijk van de processen en de procedures die het management zeif hanteert voor toetsing van de interne controlemaatregelen ten aanzien van de financiële versiaggeving. De mate waarin zekerheid kan worden ontleend aan deze werkzaamheden zal worden beoordeeld op basis van de Nederlandse Controlestandaarden. Geqevensgerichte controlewerkzaam heden en fraudegerelateerde werkzaam heden Onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden bestaan uit een specifieke combinatie van cijferanalyses en detailcontroles van transacties en saldi. Deze werkzaamheden zijn ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten. Op basis van de Nederlandse Controlestandaard 240 De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van de controle van financiële overzichten en het feit dat regelgevers voortdurend de nadruk leggen op de verantwoordelijkheid van de accountant voor het ontdekken van fraude tijdens de uitvoering van de controle, voeren wij controlewerkzaamheden uit op frauderisico s die zich voordoen bij uw gemeente. Onderdeel van deze controlewerkzaamheden met betrekking tot fraude betreffen onder meer een evaluatie van de opzet en werking van de procedures die het management hanteert om het risico van materiële onjuistheden als gevoig van fraude te identificeren en daarop te reageren, met inbegrip van de programma s en controlemaatregelen die het management heeft ingevoerd om dat risico te ondervangen. Wij vragen hot management om inlichtingen met betrekking tot: Do analyse door het management van het risico van een materiële onjuistheid in de jaarrekening als gevoig van fraude; De procedures die het management hanteert om de risico s van fraude binnen de entiteit te identificeren en daarop te reageren; Communicatie, indien aanwezig, van het management aan functionarissen belast met governance over haar procedures voor het identificeren van en reageren op frauderisico s binnen de entiteit; Communicatie, indien aanwezig, van het management aan werknemers over haar visie op de bedrijfsvoering en ethisch gedrag.
Deloitte 13 1276/SH/5501 engevat Tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden wordt onze risicoanalyse voortdurend geactualiseerd. Wij stellen de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en het managementteam op de hoogte van belangrijke wijzigingen in onze risicoanalyse. Dit doen wij primair in periodieke gesprekken met u en via onze rapportages. In onderstaande grafiek hebben wij het (dynamische) controleproces voor u samengevat: Fase I Fase 2 Identilicatie interne controle maafreeien Fase S Eindbespreking Evatuatie 41 Fase 4 Controle jaarrekeniag Iachtsg& Evenals voorgaande jaren heeft uw gemeente de mogelijkheid om speerpunten in te brengen, die wij in onze controle zullen betrekken. Deze speerpunten kunnen naar voren komen als gevoig van interne en externe ontwikkelingen, maar kunnen ook ontstaan uit eigen specifieke wensen en aandachtsgebieden. Uw gemeenteraad heeft geen aanvullende speerpunten ingebracht.
13 1276/SHJ55O1 Specifieke controleverkiari ngen Gedurende het jaar dient een aantal specifieke verantwoordingen te worden voorzien van een controleverkiaring, veelal ten behoeve van diverse ministeries of de provincie. In samenspraak met de verantwoordelijke medewerkers van de afdelingen streven wij naar een optimale en tijdige voorbereiding, uitvoering en afronding van de controles. Wij bespreken onze bevindingen en eventueel onderkende verbeter- of aandachtspunten met de betrokken medewerkers om in de toekomst problemen te beperken of te voorkomen. Indien de controlebevindingen daartoe aanleiding geven worden in de aanbiedingsbrief bij de controleverkiaring de belangrijkste verbeterpunten opgenomen. De gemeente zorgt voor verzending aan de gebruiker van de controleverkiaring en de afwikkeling van eventuele actiepunten.
Deloitte. 13 1276/SH/5501 Communicatie Overzicht van communcate en gespreksoncterwerpen Omdat het plan van aanpak accountantscontrole gedurende het gehele jaar wordt uitgevoerd, worden ook gedurende hot jaar de resultaten van de uitvoering van onze procedures geanalyseerd en worden (voorlopige) conclusies getrokken. Hierover communiceren wij op gepaste tijden met hot management, het college en de gemeenteraad. Het overzicht hieronder geeft hot verwachte tijdsverloop weer van onze relevante communicatie of informatie. De onderstaande planning is indicatief. Do definitieve planning zal in overleg met u worden opgesteld, zodat onze werkzaamheden aansluiten op uw planning-en-control cyclus. Onze rapportages naar aanleiding van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole zullen wij, in hot kader van hoor en wederhoor, afzonderlijk bespreken met het management en hot college. De rapportage naar aanleiding van de interim-controle (managementletter) wordt gericht aan het college, hot accountantsverslag naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole (en controleverklaring) rechtstreeks aan do raad met een afschrift aan het college. De uitvoering van onze controlewerkzaamheden leidt tot de volgende rapportages: Activiteat Tijdspad - Uontact 1 Product Pre-auditmeeting September 2013 Directie Plan van aanpak Meegeven speerpunten Oktober 2013 Gemeenteraad Plan van aanpak Uitvoering van de interim-controle Oktober I november 2013 Directie Managementletter Bespreken bevindingen en concept December 2013 College en directie Managementletter managementletter - Uitvoering van de jaarrekeningcontrole April 2014 Ambtelijke organisatie Controleverklaring en rapport van bevindingen Bespreking concept rapport van Mel 2014 Directie Controleverklaring en bevindingen rapport van bevindingen Bespreking concept rapport van Juni 2014 Gemeenteraad Controleverklaring en bevindingen rapport van bevindingen
12 13 1276/SH15501 Client Service Team De accountantscontrole voor het boekjaar 2013 wordt uitgevoerd onder leiding van Rein-Aart van Vugt. Hij houdt toezicht op de kwaliteit, coördinatie en dienstverlening aan uw gemeente. Het controleteam dat Rein-Aart van Vugt ondersteunt, heeft vrijwel dezelfde samenstelling als het opdrachtteam voor het boekjaar 2012. Hierdoor waarborgen wij de continulteit van de dienstverlening en de kennis van onze medewerkers over de specifieke kenmerken van de gemeente Gorinchem en is het mogelijk om adequaat in te kunnen spelen op de wijzigingen in de administratieve bedrijfsprocessen. drs. R.M.J. (Rein-Aart) van Vugt RA Audit partner Rein-Aart is audit partner bij Deloitte. Tot zijn cliënten behoren gemeenten, gemeenschappehjke regelingen, woningcorporaties, welzijnsinstellingen en cliënten in de profitsector. Rein-Aart is betrokken geweest bij adviesopdrachten op het gebied van planning en control, verbetertrajecten, productbegrotingen en grondexploitaties. Daarnaast is hij binnen de regio Zuid-West verantwoordelijk voor de werkgroepen Besluit begroting en verantwoording en Rechtmatigheid. In zijn rol als audit partner is Rein-Aart verantwoordelijk voor de controlewerkzaamheden en is primair aanspreekpunt voor directie en bestuur. C. (Chwjtal) Wemmerus MSc. RA S Audit senior manager Chantal is audit senior manager en heeft ruime ervaring in de publieke sector. Tot haar cliënten behoren diverse gemeenten, gemeenschappelijke regelingen zoals sociale werkvoorzieningschappen. Als audit senior manager is zij verantwoordelijk voor de vaktechnische kwaliteit van de onder haar aansturing uitgevoerde controlewerkzaamheden en rapportages.
13 13 12761SHJ5501 GJ.W. (William) Lagendijk MSc. Staff William is staff bij Deloitte en heeft ervaring opgedaan bij de controles van gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en stichtingen en verenigingen. Als staff is hij belast met de uitvoering van de controlewerkzaamheden. I William is sinds 2006 betrokken bij de controles van de gemeente Gorinchem.