INFORMATIENOTA VRIJWILLIGERS Update 01/01/2017 Via deze nota biedt Oxfam-Solidariteit haar vrijwilligers de informatie zoals dat volgens de wet betreffende de rechten van de vrijwilligers is verplicht. Deze wet trad in werking op 1 augustus 2006 en de Art 61 en 62 werden in 2009 aangepast. 1. ONZE ORGANISATIE Naam Adres Oxfam-Solidariteit vzw Vier-Windenstraat, 60 1080 Sint-Jans-Molenbeek Brussel Tel.nr +32(0)2 501 67 00 Fax : +32 (0)2 511 89 19 e-mail oxfamsol@oxfamsol.be www.oxfamsol.be Juridisch statuut Sociale doelstelling Oxfam-Solidariteit is een VZW (Vereniging Zonder Winstoogmerk) die valt onder verschillende Paritaire Comités (PC): PC 100 (arbeiders) en PC 201 (bedienden) voor de afdeling tweedehands en PC 329.03 voor de andere afdelingen (RSZ: 0311616-37, ondernemingsnr: 0408-643-875). De organisatie is vertegenwoordigd door Stefaan Declercq, Algemeen Secretaris Oxfam-Solidariteit is een niet-gouvernementele organisatie (ngo) voor ontwikkelingssamenwerking die streeft naar een andere globalisering: die van solidariteit tussen volkeren. Oxfam-Solidariteit werkt aan duurzame oplossingen voor armoede en onrecht samen met Oxfam International en partners in 14 landen van 3 continenten en in alliantie met vele andere organisaties. Oxfam wordt daarin gesteund door honderden vrijwilligers. Contactpersonen voor de Nationale Coördinatie Tweedehandssector: Directeur afdeling Tweedehands : Karim Olabi. E mail: kol@oxfamsol.be Tel: 02/501 67 86 of 0478/52 32 65 Secretariaat: Eva Vervecken. Tel: 02/501 67 14. E mail: eve@oxfamsol.be Regionale Coördinaties Regio Vlaanderen: Veerle Vandenabeele, vva@oxfamsol.be Tel. 0470/ 221 460 Regio Brussel: Birgit Van Houtte bvh@oxfamsol.be Tel. 02/413.00.50 of 0473/51 26 88 Provincies Namen en Henegouwen: Christian Bouchet chb@oxfamsol.be Tel. 0470/29.74.92 Provincie Luik: Minou Owyar-Hosseini mow@oxfamsol.be Tel. 04/240.08.01 of 0476/ 41.46.92 1
Contactpersonen die moet verwittigd worden bij ongevallen. Arbeidsongevallen die zich voordoen tijdens de vrijwilligersactiviteit, of op weg daar naartoe, moeten onmiddellijk gemeld worden aan de personeelsdienst bij. Maggelien Lambrechts mla@oxfamsol.be Tel. 02 501 67 89. De ongevalsverklaring moet binnen de 10 dagen na ongeval, opgestuurd naar de personeelsdienst: per post (Vier Windenstraat, 60. 1080 Brussel) of per mail mla@oxfamsol.be Verantwoordelijke van vrijwilligerswerking: K. Aneca & Audrey Demaury: vrs@oxfamsol.be of volontariat@oxfamsol.be Tel. 02 501 67 28 2. VERZEKERINGEN Oxfam-Solidariteit heeft twee verzekeringen om de risico s, verbonden aan vrijwilligersactiviteiten, te dekken. - Burgerrechtelijke Aansprakelijkheid (BA) van de vrijwilligers De BA dekt de schade veroorzaakt aan derden, door fouten van vrijwilligers, zowel tijdens de uitvoering van de activiteiten als op weg van- en naar -de vrijwilligersactiviteiten. De reisweg is de normale kortste afstand van huis naar de plaats waar de activiteit georganiseerd wordt. Maatschappij: AG INSURANCE Polisnummer 99.547.845 - Verzekering Lichamelijke Ongevallen (LO). Deze verzekering dekt de eventuele lichamelijke schade van vrijwilligers die het slachtoffer worden van een ongeluk tijdens de vrijwilligersactiviteit zelf, of tijdens de verplaatsing van of naar- de activiteit. Maatschappij : AG INSURANCE Polisnummer 97.162.643 Belangrijk! De medische kosten van de vrijwilliger worden ten laste genomen door het ziekenfonds alvorens de verzekering van Oxfam tussenkomt. De ongevalsverklaring, en toegevoegd een kopie met opmerkingen van het medisch attest, dienen opgestuurd te worden naar de personeelsdienst, Vier-Windenstraat 60, 1080 Sint-Jans-Molenbeek. Van zodra de vrijwilliger een dossiernummer gekregen heeft van AG Insurance, moet er wel direct met AG gecommuniceerd worden, dus dan niet meer via personeelsdienst. Het materiaal dat de vrijwilliger op eigen initiatief meebrengt valt niet onder de verzekering. Bijvoorbeeld een gsm die verdwijnt, een fototoestel dat valt... worden niet terugbetaald. 3. VERGOEDINGEN Oxfam-Solidariteit betaalt geen vergoedingen voor gedane onkosten van de vrijwilligers. We maken de volgende uitzonderingen: De vrijwilligers die een doorlopende shift van 7u36 doen, kunnen een tussenkomst vragen van 3 per dag voor de maaltijd. Oxfam-Solidariteit kan op haar beurt beslissen om een maaltijd voor eigen rekening te organiseren. De vrijwilligers die minstens een shift van 4u uitvoeren, kunnen, als zij dit expliciet aanvragen, een vergoeding te krijgen voor de kosten van hun verplaatsing naar de vrijwilligersactiviteit. - Er wordt gecontroleerd of de vrijwilliger hiervoor het openbaar vervoer gebruikt (als het traject dit toelaat) en dat volgens de meest voordelige regeling (abonnement, 10-rittenkaart..). - Voor verplaatsingen met privétransport, wanneer dus geen alternatief is van openbaar vervoer, wordt een vergoeding van maximum 0,29 euro per afgelegde kilometer. Enkel het traject van thuis tot de activiteit, wordt in beschouwing genomen. Ook hier is een bewijsstuk nodig om de uitbetaalde bedragen te rechtvaardigen. Er is een maximum vastgesteld van 2.000 kilometer per jaar voor de vergoeding van privétransport. Elke vergoeding voor het privé vervoer, moet altijd eerst zijn goedgekeurd door de verantwoordelijke van het team of/en de regionale coördinatie. De organisatie betaalt reële kosten van een activiteit die is uitgevoerd in samenspraak met de directe verantwoordelijke. De terugbetaling gebeurt, mits overhandiging van de juiste bewijsstukken (tickets, enz). Wanneer de opdracht een verplaatsing inhoudt, tracht de vrijwilliger hiervoor het openbaar vervoer te gebruiken. 2
Elke vraag voor een vergoeding is gebaseerd op een verantwoording die rekening houdt met de financiële mogelijkheden van de organisatie, volgens de werkplaats en het kader van de activiteit. Voor onkosten die niet vermeld zijn in deze nota (parking, telefoon, enz) is het aan elke verantwoordelijke (coördinator, C-team, winkelverantwoordelijke of diensthoofd) om te beslissen of de uitgaven gerechtvaardigd zijn in het kader van de activiteit. In geval van onenigheid over de kostenvergoeding, kan de regio coördinatie worden gecontacteerd. Belangrijk!: een vergoeding is geen loon, dus je moet daar geen belastingen op betalen. MAAR, er zijn wettelijk vastgestelde maximum bedragen voor de forfaitaire vergoeding en ook maximaal aantal kilometers die vergoed kunnen worden per jaar. Een vrijwilliger die zich aan de regels houdt, kan nooit iets van zijn/haar uitkering verliezen. Dit zijn de belangrijkste regels: Niet over het maximumbedrag gaan voor forfaitaire vergoedingen van 33,36 per dag en 1.334,55 per jaar (2017), ongeacht het aantal organisaties waarbinnen je actief bent. Niet voor meer dan 2000 km vervoerkosten aanrekenen als je daarvoor een vaste vergoeding krijgt. Bewijsstuk met aantal kilometers invullen Altijd een bewijs leveren van de onkosten als je de reële vergoeding terugkrijgt van de organisatie. Als vrijwilliger mag je geen forfaitaire vergoedingen combineren met reële onkostenvergoeding. Alleen de combinatie van een forfaitaire vergoeding (tot maximum bedrag per dag/per jaar) met reële vergoeding voor vervoerskosten is mogelijk. De vervoerskosten moeten behandeld worden als reële kosten, met andere woorden: er moeten altijd bewijsstukken tegenover staan.. 4. AANSPRAKELIJKHEID De organisatie is burgerrechtelijk aansprakelijk voor de schade die de vrijwilliger aan derden veroorzaakt bij het verrichten van vrijwilligerswerk. Ingeval de vrijwilliger bij het verrichten van het vrijwilligerswerk de organisatie of derden schade berokkent, is hij/zij enkel aansprakelijk in geval van bedrog en/of zware schuld. Voor lichte schuld is de vrijwilliger enkel aansprakelijk bij het herhaaldelijk voorkomen. 5. GEHEIMHOUDINGSPLICHT De geheimhoudingsplicht betekent dat vrijwilligers discreet moeten zijn en het vertrouwen van anderen niet mogen schenden. Alle informatie over de gezondheidstoestand, de sociale en familiale toestand, seksuele geaardheid, sociale problemen, persoonlijke en religieuze overtuigingen, filosofische en/of levensbeschouwelijke ideeën, moet geheim blijven. Vrijwilligers kunnen strafrechtelijk aansprakelijk 1 gesteld worden als ze de geheimhoudingsplicht naast zich neerleggen. 6. DE ADMINISTRATIEVE FORMALITEITEN: Iedereen mag vrijwilliger zijn. Iedereen vanaf 16 jaar ( of het jaar waarin je 16 wordt). Belangrijk!: sommige personen moeten eerst een aantal zaken in orde brengen vooraleer hij/zij het vrijwilligersstatuut kan krijgen: mensen die werkloos of bruggepensioneerd zijn, mensen die een leefloon krijgen via het OCMW of personen die een uitkering krijgen van de mutualiteit. Als je dat niet doet, loop je het risico (een deel van) je uitkering te verliezen. Volg de regels, dan hoef je niets te vrezen! Je bent werkloos of met Brugpensioen. Je moet melden aan de RVA dat je je als vrijwilliger wil engageren. Daarvoor moet je een formulier C45B (ook te verkrijgen bij Oxfam) invullen en afgeven via de vakbond of de hulpkas. Vraag een bewijs van aangifte! 1 Volgens artikel 458 van het Strafwetboek. 3
De RVA heeft 12 dagen de tijd om op jouw melding te reageren. Tijdens deze wachtperiode kan je al als vrijwilliger actief zijn en kennis maken met de werking van Oxfam (inleefperiode). Hoor je niets binnen de 12 dagen, of krijg je goedkeuring, dan kan je effectief vrijwilligerswerk doen. De RVA kan goedkeuring ook weigeren of beperken. Dan moet je meteen stoppen als vrijwilliger of je taken aanpassen en een nieuwe aanvraag indienen. Je ontvangt een leefloon: De dossierbeheerder bij het OCMW moet akkoord zijn met je vrijwillige inzet. Anders loop je het risico je leefloon te verliezen. Vraag aan Oxfam Solidariteit een bewijs dat je je als vrijwilliger wil inzetten. Zo is het meteen duidelijk voor de dossierbeheerder. Soms wordt een specifiek document gevraagd of gelden aanvullende lokale regels. Je krijgt een uitkering van de mutualiteit: De adviserend geneesheer (van je mutualiteit) zal bekijken of het werk dat je als vrijwilliger wil doen je gezondheid niet (verder) in gevaar brengt. Een gewoon doktersbriefje is niet genoeg. Je mag pas starten na de toelating van de adviserend geneesheer. Duurt het meer dan 2 weken voor je antwoord krijgt: vraag na bij de adviserend geneesheer of alles in orde is. Dan kan jij ook verder! 7. HET VRIJWILLIGERSWERK BIJ OXFAM-SOLIDARITEIT Wat kan OXFAM jou bieden? Een mooie gelegenheid om capaciteiten en talenten te gebruiken en te ontwikkelen. - Een aangename omgeving waarin solidariteit en vriendschap centraal staan. - Een activiteit waarmee je bijdraagt tot de uitvoering van ons programma in het Zuiden. - Een ervaring binnen één van de meest gekende Noord/Zuid organisaties. - Aanbeveling en/of attest van jouw geleverde bijdrage. - Kans tot bijleren via vormingen en ontmoetingsdagen. - Een degelijke administratieve omkadering. - Waardering voor jouw inzet, korting op bepaalde producten, af en toe een kleine attentie. Wat verwachten wij van jou? Dat je de waarden solidariteit en rechtvaardigheid verdedigt en dat je je afzet tegen elke vorm van racisme, seksisme, onverdraagzaamheid en xenofobie. Inbreuken hierop moeten gemeld aan de contactpersonen van de organisatie. Dat je het imago van Oxfam vrijwaart door ervoor te zorgen dat je persoonlijk en professioneel gedrag overeenstemmen met de waarden en normen van Oxfam 2. Geen onnodige risico s neemt die de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van jezelf of anderen in gevaar brengen. Deelname aan minstens 1 vorming georganiseerd door Oxfam, en deelname aan de teamvergaderingen waarin beslist wordt over jaarplanning. Respect voor gemaakte afspraken bij de ondertekening van de vrijwilligersovereenkomst. Wijzigingen rond afspraken worden op voorhand met de verantwoordelijke besproken. Een engagement om op zoek te gaan naar vervanging binnen de groep wanneer je de afgesproken taak niet kunt verzekeren. De vrijwilligersovereenkomst aan het eind van deze nota wordt opgemaakt in 2 exemplaren: één exemplaar is voor de vrijwilliger en één voor Oxfam-Solidariteit. Deze laatste kan opgestuurd per post (Vrijwilligerswerking, Vier Windenstraat, 60. 1080 Brussel). Kan ook per scan naar vrs@oxfamsol.be of volontariat@oxfamsol.be 2 Gedragscode Oxfam te verkrijgen bij Coördinatie en Winkelverantwoordelijken 4
Vrijwilligersovereenkomst Oxfam Solidariteit. 2017 Uittreksels uit de statuten van Oxfam-Solidariteit, Staatsblad van 07/12/2005 Artikel 4 : Oxfam-Solidariteit vzw vormt samen met Oxfam-Wereldwinkels vzw en Oxfam-Magasins du Monde asbl de koepel Oxfam-in- België vzw. In die hoedanigheid geniet Oxfam-Solidariteit vzw de rechten en respecteert ze de verplichtingen die voortvloeien uit het lidmaatschap van Oxfam-in-België vzw van de Stichting Oxfam International. Artikel 5. De vereniging streeft haar doelstellingen na, los van elke gebondenheid aan een politieke partij of een beroepsvereniging. Zij is niet aan een bepaalde filosofische of religieuze instelling verbonden. Ze houdt zich aan de gedragscode opgesteld in de schoot van Oxfam International. Artikel 6. Het voornaamste doel van de vereniging bestaat erin met alle middelen armoede, ellende en leed te bestrijden, waaraan bevolkingsgroepen overal in de wereld, en in de ontwikkelingslanden in het bijzonder, blootgesteld zijn. (...) In haar werking zal de vereniging voorrang geven aan de strijd tegen de structurele oorzaken van armoede, van noodsituaties, van lijden en onderontwikkeling, doch sluit zij elk gebruik van gewelddadige middelen uit. Bij voorrang zal zij trachten de bekwaamheid van haar partners te versterken om zelf voor hun eigen welzijn in te staan en zelf hun fundamentele mensenrechten te verdedigen Artikel 7. De vereniging zorgt zelf voor de technische en financiële middelen die noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van haar maatschappelijk doel. Ze zal met het oog daarop publieke en privé-fondsen aanvaarden, in zoverre daaraan geen voorwaarden verbonden zijn die strijdig zijn met haar statuten en haar onafhankelijkheid. De voorliggende overeenkomst, samen met de informatienota, bepalen he t ka d e r wa a r b i n n e n alle vrijwilligers van Oxfam-Solidariteit in België, actief zijn, ongeacht hun geslacht, nationaliteit of functie. Elke vrijwilliger is bereid om de waarden solidariteit en rechtvaardigheid te verdedigen en te promoten en zich af te zetten van elke vorm van racisme, seksisme, onverdraagzaamheid en xenofobie. De organisatie verwacht van al haar werknemers de grootst mogelijke loyaliteit. Ondergetekende engageert zich om zijn/haar persoonlijke belangen te scheiden van zijn/haar vrijwilligerswerk. Zowel tijdens de duur van de voorliggende overeenkomst als na het verstrijken van de duur ervan, om welke reden dan ook, verbindt de vrijwilliger zich tot absolute discretie en het respecteren van de geheimhoudingsplicht conform aan artikel 458 van het Strafwetboek. De vrijwilliger heeft kennis genomen van deze, en andere informatie, in de bijhorende Informatienota 2015 van Oxfam- Solidariteit. Ik ondergetekende: Mevr./Mr. Naam... Voornaam... Wonende... Geboortedatum... Tel... gsm.:...... E-mail adres:... Aanvaard om op vrijwillige basis de volgende activiteit te vervullen:... o Het betreft regelmatige prestaties op (plaats)... Maandag: uur Donderdag:... uur Dinsdag:... uur Vrijdag:... uur Woensdag:... uur Zaterdag:... uur o Het betreft uitzonderlijke prestaties ter gelegenheid van.../.../... tot.../.../... Onder de verantwoordelijkheid van... Opgemaakt te...datum:... Handtekeningen De vrijwilliger: Voor Oxfam-Solidariteit: Deze overeenkomst kan in geen geval vergeleken worden met een arbeidscontract; ze treedt in werking vanaf de datum dat dit document getekend wordt en blijft geldig voor zolang de vrijwilliger zijn / haar activiteit blijft uitoefenen.. De overeenkomst moet in twee exemplaren ingevuld worden waarvan één overhandigd wordt aan de vrijwilliger en één aan de personeelsdienst per post (Vierwindestraat 60, 1080 Brussel) of scan vrs@oxfamsol.be of volontariat@oxfamsol.be 5