Projectoproep bedrijventerreinmanagement Kader Subsidievoorwaarden Instructies voor projectpromotoren Koen Vermoesen T 02 553 38 72 Bart Candaele T 02 553 42 82 1
... 3... 3... 3... 4... 4... 5... 5... 5... 6... 6!... 7 " #... 7 $... 8! %... 8 " &... 9 " &... 9 "... 9 "...10 "! #...10 "! &...10 "! #'(...11 "!...12 "!!...12 "" )*...13 "" &...13 ""...13 ""...13 $...13 2
1 Inleiding De Vlaamse Regering heeft beslist een projectoproep te lanceren ter stimulering van interbedrijfssamenwerking met het oog op bedrijventerreinmanagement. Interbedrijfssamenwerking op schaal van een bedrijventerrein kan op verschillende vlakken besparingen en economische voordelen opleveren. Nu al zijn er voorbeelden van samenaankoop, collectief groenonderhoud enz. en kan men gewag maken van een professionalisering van deze markt. Tegelijk vormt interbedrijfssamenwerking met het oog op bedrijventerreinmanagement een hefboom voor allerlei verduurzamingsinitiatieven op bedrijventerreinen. Voorbeelden zijn gezamenlijke groene-stroomproductie, afvalophaling, duurzame mobiliteit, verwerking van reststromen enz. Hoewel bedrijven hier een becijferbaar voordeel uithalen, komt interbedrijfssamenwerking niet vanzelf van de grond. Daarom stimuleert de Vlaamse Regering de totstandkoming en structurering van interbedrijfssamenwerking via een projectoproep. Voor deze oproep is 3 miljoen euro beschikbaar. Een subsidie bedraagt maximaal 250.000 euro per project. Intermediaire organisaties, lokale besturen en intercommunales maar ook bedrijvenverenigingen zelf kunnen een project indienen. De oproep loopt vanaf 18 januari tot 25 juni 2010 en wordt georganiseerd via het Agentschap Ondernemen. Naast de projectoproep zal ook een kennisnetwerk worden opgestart met het doel de kennisopbouw en ervaringsuitwisseling tussen projectpromotoren en bedrijvenverenigingen te stimuleren. Dit kennisnetwerk moet ook de informatiedoorstroming van en naar de verschillende beleidsdomeinen over de mogelijkheden van interbedrijfssamenwerking en bedrijventerreinmanagement verbeteren. Deze brochure geeft meer inzicht in de soort projecten die voor subsidie in aanmerking komen, de subsidievoorwaarden en de subsidiabele kosten. 2 Omschrijving en beleidsvisie bedrijventerreinmanagement 2.1 Omschrijving In de literatuur kent het begrip bedrijventerreinmanagement verscheidene definities en invullingen, afhangende van de beleidscontext waarin de ontwikkeling en het beheer van bedrijventerreinen is georganiseerd. In de praktijk is het in Vlaanderen een rekbaar begrip dat, afhangende van de invalshoek van de betrokken actoren, vooral slaat op de mogelijkheden om collectief een aantal voorzieningen te organiseren (van onder meer beveiliging tot collectieve vervoersmogelijkheden en kinderopvang), samen-aankopen te realiseren (van bijvoorbeeld groene elektriciteit) maar bijvoorbeeld ook om verduurzamingsprojecten (bijvoorbeeld uitwisseling van reststromen) op te zetten en om al dan niet samen met de ontwikkelaar en/of lokale overheid een goed beheer te bewerkstelligen van het bedrijventerrein (zoals m.b.t. groenonderhoud).
Alleszins neemt bedrijventerreinmanagement gestaag toe. Op nieuwe bedrijventerreinen proberen sommige ontwikkelaars naar aanleiding van de verkoop van een kavel, de bedrijven meteen ook te betrekken bij een bedrijvenvereniging met het oog op bedrijventerreinmanagement. Veel moeilijker is het om op bestaande bedrijventerreinen ook dynamische bedrijvenverenigingen van de grond te krijgen. De interbedrijfssamenwerking zelf kan verschillende vormen aannemen. De onderzoeksgroep Milieu-en Ruimtebeheer van de Universiteit Gent (2008) inventariseerde in Vlaanderen 37 bedrijvenverenigingen, veelal vzw s maar ook NV s, feitelijke verenigingen en één coöperatieve vennootschap (LAR). Intussen zagen ook bedrijven gespecialiseerd in dienstverlening ten behoeve van dergelijke bedrijvenverenigingen het licht. Dergelijke bedrijven vervullen soms een soort syndicus-rol. 2.2 Beleidsvisie bedrijventerreinmanagement 2.2.1 Beleidsvisie Bedrijventerreinmanagement is beleidsmatig relevant omwille van drie redenen: als preventieve aanpak om veroudering op bedrijventerreinen tegen te gaan of om de levensduur ervan te verlengen; in functie van de opbouw van een maatschappelijk draagvlak voor (bijkomende) bedrijventerreinen; als efficiënt schaalniveau en doelmatige benaderingswijze om bedrijven te engageren voor diverse acties en programma s; interbedrijfssamenwerking levert bovendien synergie en economische voordelen op. Als beleidsvisie wordt in het kader van deze oproep gesteld dat het bedrijventerreinmanagement binnen de context van het Vlaamse (bedrijventerreinen)beleid altijd dient uit te gaan van een of andere vorm van interbedrijfssamenwerking en/of van een samenwerking van de bedrijven (vereniging) met de beheerder van het terrein. De initiatieven binnen het bedrijventerreinmanagement hebben betrekking op gemeenschappelijke organisatie (uitbesteding) van voorzieningen, formules van samenaankoop en in bepaalde gevallen, specifieke aspecten van het private vastgoedbeheer (syndicusfunctie). Het beheer van het openbaar domein behoort niet tot de rol van het bedrijventerreinmanagement. Ook het uitgiftebeleid en de supervisie op de activiteiten op de private kavel behoren niet tot het bedrijventerreinmanagement. Het private vastgoedbeheer wordt daarentegen verwacht steeds belangrijker te worden, gezien nieuwe vormen van werklandschappen opduiken waarbij naast koopkavels en gebouwen op maat, ook meer en meer standaardgebouwen worden opgetrokken waarbij de eindgebruiker(s) al dan niet vooraf gekend is (zijn). Voorbeelden zijn bedrijfsverzamelgebouwen, kantoorachtige projecten, geschakeld bouwen, logistieke loodsen... zeker als een langdurige betrokkenheid van de exploitant verondersteld kan worden (vb. bij huur of concessie). De motieven voor de concrete acties kunnen zowel bedrijfseconomisch als sociaal zijn als in functie van diverse verduurzamingsdoelstellingen. Belangrijk is wel dat alle initiatieven economisch haalbaar zijn. Bedrijven kunnen niet verplicht worden tot deelname aan een bedrijvenvereniging. Uiteraard zijn er juridische formules waarbij de betrokkenheid van de bedrijven wel maximaal
gewaarborgd is. Bovendien zijn verschillende acties kostenbesparend voor de deelnemende bedrijven en dus sowieso interessant. 2.2.2 Doelstellingen van de projectoproep Via de projectoproep beoogt de Vlaamse Regering interbedrijfssamenwerking op bedrijventerreinen zoveel mogelijk ingang te doen vinden enerzijds en de finaliteit van het bedrijventerreinmanagement tevens te verbreden zodat naast de puur kostenbesparende initiatieven ook economisch haalbare verduurzamingsinspanningen gebeuren anderzijds. De rationaliteit achter de projectoproep is: het tijdelijk ondersteunen van ontwikkelaars of intermediairen die ervoor moeten zorgen dat interbedrijfssamenwerking op een (nieuwe of bestaand) bedrijventerrein vorm krijgt via een bedrijvenvereniging; de inspanningen zullen hier relatief groter moeten zijn voor bestaande bedrijventerreinen gezien er voor nieuwe terreinen ook andere hefbomen aangewend kunnen worden om bedrijven aan te zetten om te participeren in een bedrijvenvereniging; stimuleren dat de bestaande bedrijvenverenigingen naast de meer evidente kostenbesparende initiatieven ook verduurzamingsinitiatieven nemen met een langere terugverdientijd of met een sociaal of minder in geld becijferbaar doel; de visibiliteit van een projectoproep en van de flankerende acties naar kennisopbouw en kennisverspreiding moeten ertoe leiden dat de inspanningen van de verschillende beleidsdomeinen inzake verduurzamingsinitiatieven gericht op clusters van bedrijven vlot doorstromen naar de bedrijvenverenigingen; subsidies kunnen helpen om zoveel mogelijk belemmeringen voor samenaankoopinitiatieven, voor gezamenlijke investeringen of voor het inzetten van een gemeenschappelijke dienstverlener wegnemen. 3 Organisatie van de projectoproep 3.1 Wedstrijdformule De projectoproep veronderstelt een wedstrijdformule waarbij projecten op basis van hun kwaliteiten tegen elkaar worden afgewogen. Er wordt gewerkt met ontvankelijkheids- en prioriteitscriteria bij de beoordeling van de ingediende projecten: ontvankelijkheidscriteria: projecten die niet voldoen aan deze criteria komen niet in aanmerking om een subsidie te ontvangen, ze zijn onontvankelijk en zullen niet op hun verdere inhoud beoordeeld worden; prioriteitscriteria: op basis van deze criteria zal het Agentschap Ondernemen een rangschikking maken van ingediende projecten. Tot zover budget beschikbaar is worden de projecten gesubsidieerd. Eens het budget uitgeput is, kunnen de projecten die lager gerangschikt staan, geen subsidie meer toegekend krijgen. De wedstrijdformule zit met andere woorden vervat in deze prioriteitscriteria.
3.2 Ontvankelijkheidscriteria Er zijn vormelijke en inhoudelijke ontvankelijkheidscriteria. Een projectvoorstel is enkel ontvankelijk als het: ten laatste op 25 juni 2010 zowel digitaal als op papier (via de post) in het bezit is van het Agentschap Ondernemen, dienst Ruimtelijke Economie; ingediend wordt in drie exemplaren waarvan 1 losbladig; ondertekend is door het daartoe bevoegde orgaan; ingediend wordt volgens het door het Agentschap Ondernemen ter beschikking gestelde aanvraagformulier, met inbegrip van de verplicht toe te voegen bijlagen; een tijdsschema bevat waaruit blijkt dat het saldo van de subsidie kan aangevraagd worden voor einde 2015. ingediend wordt door een mogelijke begunstigde van de subsidie, met name: o (intermediaire) actoren die aantoonbaar actief zijn in het initiëren en mee organiseren van bedrijventerreinmanagement of interbedrijfssamenwerking, o lokale besturen of intercommunales voor zover deze lokale besturen of intercommunales een duidelijke intentie hebben om bedrijventerreinmanagement te initiëren of mee te organiseren; o bedrijvenverenigingen (in oprichting) met een duidelijke missie om op schaal van een bedrijventerrein de belangen van de er gevestigde bedrijven te behartigen en/of maatschappelijk relevante projecten op te starten via interbedrijfssamenwerking. kosten inbrengt voor subsidiëring die betrekking hebben op: o de voorbereiding van de implementatie van projecten; o de financiering van concrete projecten; o kosten van inspanningen om bedrijven gestructureerd te verenigen in een bedrijventerreinvereniging. bestaat uit minstens volgende activiteiten: o een concrete implementatie van een gezamenlijk project tijdens de looptijd van het project; de aanvraag moet hiervoor voldoende waarborgen bevatten; met gezamenlijk wordt bedoeld: via interbedrijfssamenwerking of via samenwerking tussen een of meer bedrijven op het terrein en de ontwikkelaar/beheerder van het terrein; o het opstarten van een bedrijvenvereniging of het bestendigen van een bedrijvenvereniging door de bestaande samenwerking tussen de bedrijven beter te structureren of te verbreden qua activiteiten en objectieven. het initiëren en structureren van vormen van interbedrijfssamenwerking met het oog op bedrijventerreinmanagement als finaliteit heeft. 3.3 Prioriteitscriteria Prioriteit wordt gegeven aan projecten die: een heldere visie geven op de uitvoering van de acties door marktpartijen, m.a.w. vanaf welk moment marktpartijen betrokken worden en op welke wijze; voor de publieke indieners geldt dat zij zich houden aan de regelgeving overheidsopdrachten; participatie voorzien van (een) bedrijfsorganisatie(s); de voorbereidende fase betreffen van concrete projecten gericht op het verbeteren van de milieuprestaties (in brede zin) van bedrijven via een gezamenlijke aanpak (interbedrijfssamenwerking);
een goede verhouding hebben tussen subsidiabele kosten enerzijds en de ambities en gewaarborgde output van het project anderzijds; de concrete uitvoering betreffen van projecten door bedrijvenverenigingen, voor zover de uitvoeringskosten niet in aanmerking komen van andere Vlaamse of provinciale subsidiemogelijkheden; dergelijke projecten moeten bovendien een aantoonbaar experimenteel of voorbeeldkarakter hebben wat betreft de aanpak van maatschappelijk relevante uitdagingen waarbij het niet vanzelfsprekend is dat de bedrijven zelf een dergelijke uitvoering 100% financieren (bijvoorbeeld omdat de terugverdientijd te lang is of het directe nut van het project geen impact heeft op de bedrijfsresultaten op korte termijn); een aantoonbare inbreng hebben door andere partners in de financiering van het project; die op vlak van focus of organisatorische aspecten gebaseerd zijn op een visie op vlak van streekontwikkeling of stadsregionale samenwerking. 3.4 Beschikbare budget en subsidiepercentage Het budget voor de subsidies in het kader van deze oproep bedraagt 3 miljoen euro. De subsidiabele kosten betreffen zowel uitbestede studie- en advieskosten, gefactureerde kosten voor vergaderingen en communicatie, personeelskosten en, in voorkomend geval, investeringskosten. Het maximaal subsidiepercentage bedraagt 85 procent voor de loonkosten en de uitbestede /gefactureerde kosten voor studies, advies en communicatie. De minimale eigen inbreng bedraagt dus 15% van de geraamde projectkosten. Voor eventuele investeringskosten wordt het subsidiepercentage afgestemd op de percentages voorzien in het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2007 houdende subsidiëring van bedrijventerreinen. De maximale subsidie per project bedraagt 250.000 euro. Voor elke subsidie wordt een ministerieel besluit opgesteld met onder meer de vermelding van het subsidiepercentage en het daarmee overeenkomende maximale subsidiebedrag, berekend op de geraamde projectkosten. Bij de toekenning van de subsidie kunnen tevens bijkomende voorwaarden worden opgelegd zoals: bereid zijn om mee te werken aan een kennisnetwerk en ervaringen en leerpunten uit het project bekend te maken; bereid zijn bij de rapportering en de communicatie over het project rekening te houden met de afspraken van het kennisnetwerk. 3.5 Selectieproces Het Agentschap Ondernemen evalueert de ontvankelijkheid van de projecten. Voor de prioriteitsbepaling van de ontvankelijke projecten organiseert het Agentschap Ondernemen een selectiecomité. Voor de samenstelling van het selectiecomité zal een uitnodiging gericht worden aan de beleidsdomeinen RWO, LNE en MOW.
3.6 Inhoudelijke opvolging en administratieve afhandeling Het Agentschap Ondernemen staat in voor de administratieve afhandeling van de projectsubsidies en de inspectie van de projecten. Het Agentschap Ondernemen organiseert de inhoudelijke opvolging van de projecten en stelt informatie beschikbaar over bedrijventerreinmanagementprojecten per bedrijventerrein waarop ze betrekking hebben. 4 Opstart van een kennisnetwerk Naar aanleiding van de projectoproep over bedrijventerreinmanagement zal ook een kennisnetwerk worden opgestart. De doelstellingen van dit kennisnetwerk zijn: kennisopbouw voor en ervaringsuitwisseling tussen projectpromotoren en bedrijvenverenigingen; promotie van de beleidsmatig ondersteunde modellen van bedrijventerreinmanagement; informatiedoorstroming van en naar de verschillende relevante beleidsdomeinen over de mogelijkheden van interbedrijfssamenwerking en bedrijventerreinmanagement ter realisatie van diverse beleidsdoelstellingen. Met het oog op ervaringsuitwisseling tussen projectpromotoren en bedrijvenverenigingen zullen periodiek werksessies worden georganiseerd. Het Agentschap Ondernemen faciliteert deze werksessies. Het Agentschap Ondernemen inventariseert daartoe alle bedrijvenverenigingen en bedrijventerreinmanagementprojecten en zoekt naar een geschikte werkvorm. Alleszins moet het de bedoeling zijn dat dergelijke werksessies mede gedragen worden door de projectpromotoren en bedrijvenverenigingen die gebruik maken van de subsidieregelingen. Momenteel leven er ook heel wat vragen naar technische en/of juridische oplossingen voor acties in het kader van het bedrijventerreinmanagement. Om te vermijden dat verschillende projectpromotoren of bedrijvenverenigingen zelf individueel op zoek moeten gaan naar oplossingen, kunnen, waar nodig en relevant, dergelijke vragen vanuit het Agentschap Ondernemen worden uitbesteed. Afhankelijk van de interesse en de noodzaak kunnen deze technische of juridische vragen opgenomen worden in een werkprogramma om de budgettaire kost en de personeelsinzet te spreiden. Ten slotte moet het kennisnetwerk in staat zijn om de informatiedoorstroming van en naar de relevante beleidsdomeinen te organiseren. Zoals al aangehaald zijn meerdere beleidsdoelstellingen via bedrijventerreinmanagement na te streven. De reële mogelijkheden zijn evenwel niet altijd helder, noch van de kant van de beleidsdomeinen die niet altijd vertrouwd zijn met de context en actoren betrokken bij bedrijventerreinen, noch van de kant van de actoren betrokken bij bedrijventerreinmanagement. Informatie-uitwisseling over verwachtingen en ambities zijn noodzakelijk evenals afstemming met de stakeholders over projectoproepen, modaliteiten voor subsidie-toekenning, meetfactoren, koppeling van initiatieven en middelen enz.
5 Administratieve instructies voor projectpromotoren 5.1 Administratieve afhandeling toegekende subsidie Bij de administratieve afhandeling van de toegekende subsidie worden twee documenten als basisdocument gebruikt: 1) het Ministerieel Besluit dat de subsidie toekent; 2) de goedgekeurde projectaanvraag en haar bijlagen waarbij zowel de gedetailleerde projectbeschrijving als de gedetailleerde raming van de kosten bij uitstek aandacht zullen krijgen bij de beoordeling van de uitvoering van het project. Indien zich ingrijpende wijzigingen voordoen bij de uitvoering van het project (financieel of inhoudelijk) zoals beschreven in de projectfiche, bepaalt het Ministerieel Besluit dat het Agentschap Ondernemen schriftelijk haar toestemming moet verlenen aan de voorgestelde wijzigingen. 5.2 Indienen van betalingsaanvragen De procedure voor het indienen van de betalingsaanvragen wordt beschreven in het Ministerieel Besluit dat de subsidie toekent aan de projectpromotor. Normaalgesproken wordt de subsidie uitbetaald in drie schijven waarbij bij de aanvraag van elke schijf om een aantal bewijsstukken gevraagd wordt. 1) uitbetaling van de eerste subsidieschijf (40%) een vordering voor het verschuldigde bedrag; een bewijs dat het project gestart is. (dit kan een arbeidscontract zijn voor de aangeworven projectmedewerker, aanbesteding van een studie, conceptnota voor start der werkzaamheden, toezegging van andere partij om te co-financieren in het project, enz.); de eerste schijf dient aangevraagd te worden voor het einde van het jaar volgend op het jaar waarin de subsidie toegekend werd (bv. bij een project goedgekeurd in 2010 moet de eerste schijf aangevraagd worden voor einde 2011. Het exacte jaartal wordt vermeld in het Ministerieel Besluit); kosten zijn subsidiabel vanaf de datum dat het project werd geviseerd door de controleur van de vastleggingen. Deze datum staat in de brief die de subsidie betekent; uitzonderlijk wordt nog een bijkomende bepaling met een specifieke voorwaarde opgenomen in het Ministerieel Besluit. 2) uitbetaling van de tweede subsidieschijf (30%) een vordering voor het verschuldigde bedrag; een voortgangsverslag. Het voortgangsverslag bevat idealiter een overzicht van het geleverde werk door bijvoorbeeld het toevoegen van de verslagen van vergaderingen in het kader van het project. Daarnaast geeft het voortgangsverslag een zicht op de stand van zaken van het project door bijvoorbeeld toevoeging van een tussentijdse rapportage bij uitvoering van een studie. Het voortgangsverslag geeft een zicht op de knelpunten en kritische succesfactoren om het project tot een goed einde te brengen. Alle eindresultaten van studies worden overgemaakt. het bewijs dat 50 procent van de al uitbetaalde eerste schijf besteed werd. Dit door toevoeging van de facturen en bewijzen van kwijting (rekeninguittreksels, loonfiches, enz.). Het is niet de bedoeling dat voor elke kleine aankoop op rekening van het project (vb. broodjes bij de bakker om de hoek) een factuur wordt bijgevoegd;
uitzonderlijk een bijkomende bepaling. 3) uitbetaling van het verschuldigde saldo (maximaal 30 procent) een vordering voor het verschuldigde bedrag; een voortgangsverslag van het project. In principe kan dit laatste voortgangsverslag bestaan uit het onderzoeksresultaat van het project (vb. exemplaar van de studie, cdrom s met de opgestelde databanken, ). Dit bewijst dat de vooropgestelde output bereikt werd. Indien het resultaat van de studie zich niet laat opsturen wordt dezelfde methodiek gehanteerd als bij de uitbetaling van de tweede schijf. een financieel rapport van het project. Het financieel rapport geeft een overzicht van de inkomsten en uitgaven gemaakt in het kader van het project. Het bevat de belangrijkste facturen van het project met de bewijzen van kwijting (rekeninguittreksels, loonfiches, ). Het financieel eindrapport bewijst dat het vooropgestelde co-financieringspercentage door de Vlaamse overheid niet overschreden werd. In principe gaat het cofinancieringspercentage voor op het nominale bedrag. Indien een subsidie werd toegekend van 40.000 euro bij een in de projectfiche geraamde projectkost van 80.000 euro wil dat zeggen dat de projectpromotor recht heeft op 50 procent van de gemaakte kosten. Indien de kosten uiteindelijk maar 40.000 euro bedragen heeft de projectpromotor dus recht op 20.000 euro. Voor de projecten goedgekeurd in de oproep bedrijventerreinmanagement zullen de MB s bepalen dat de laatste schijf van de toegekende subsidie moet aangevraagd worden voor einde 2015. Uitzonderlijk een bijkomende bepaling. 5.3 Projectadministratie De promotor van het project dient een aparte projectadministratie bij te houden. Deze projectadministratie dient op een overzichtelijke en geordende wijze te worden gevoerd met het oog op: een doeltreffende beheersing van de projectkosten; het verschaffen van gedetailleerde en overzichtelijke uitgavenstaten; het opstellen van de vereiste voortgangsrapporten en het eindrapport; een efficiënt verloop van de controles door Inspectie Economie voor uitbetaling van het saldo. Er moet van uitgegaan worden dat de afdeling Inspectie Economie een controle uitvoert van de projectboekhouding van alle gesubsidieerde projecten alvorens het saldo kan worden uitbetaald. De originele facturen en betalingsbewijzen dienen te worden bewaard en dienen steeds beschikbaar te zijn voor controle. 5.4 Subsidiabele uitgaven 5.4.1 Algemeen Het aanvraagformulier en de financiële tabel van de goedgekeurde projectfiche bepalen in principe wat de subsidiabele kosten van het project zijn. Verschuivingen binnen de kostenposten zoals bepaald in de goedgekeurde projectfiche zijn aanvaardbaar mits bijkomende goedkeuring door de administratie. Indien wezenlijke verschillen optreden tussen de reëel gemaakte uitgaven en de geraamde uitgaven in de projectfiche dient de administratie schriftelijk haar toestemming te verlenen op basis van de motivering gegeven door de projectbegunstigde. Er mag niet automatisch van uitgegaan worden dat elke wijziging zal goedgekeurd worden. De essentie van het voor subsidie vatbaar geachte project moet bewaard blijven. Indien bijvoorbeeld alle studiekosten bij de aangevraagde
wijziging worden geschrapt ten voordele van loonkosten kan een vermoeden bestaan dat aan de essentie van het goedgekeurde project wordt geraakt. In principe komen enkel daadwerkelijk verrichte uitgaven voor subsidie in aanmerking. Dat wil zeggen dat bijvoorbeeld een gedetacheerde medewerker die door een andere organisatie betaald wordt dan de projectpromotor niet wordt beschouwd als kosten en in principe niet in aanmerking komt als co-financiering. Indien de detachering aangekondigd werd in de goedgekeurde projectfiche telt ze wel als co-financiering. BTW vormt enkel een subsidiabele uitgave, wanneer zij effectief en definitief door de promotor wordt gedragen (m.a.w. niet terugvorderbaar is). Bij elke betalingsaanvraag dient vermeld te worden wat het BTW-statuut is van de aanvrager. Bij een gemengd BTW-statuut moet de promotor meedelen welk percentage van de BTW terugvorderbaar is. In het aanvraagformulier worden volgende subsidiabele uitgaven gedefinieerd: rubriek studies en externe prestaties, inclusief communicatie rubriek investeringsuitgaven rubriek personeelskosten Daarbij wordt expliciet bepaald dat geen overheadkosten in aanmerking komen voor de subsidie. Deze moeten met andere woorden door de organisatie zelf gedragen worden en komen ook niet in aanmerking voor de 15 procent co-financiering die de organisatie zelf moet inbrengen. Hieronder worden de kostenrubrieken afzonderlijk besproken. Eerst wordt vermeld welke uitgaven aanvaardbaar zijn en onder welke voorwaarden. Daarna wordt vermeld op welke manier de kostprijs en de betaling van de uitgaven moet bewezen worden. 5.4.2 Studies en externe prestaties, inclusief communicatie Deze rubriek omvat de kosten van de prestaties die door externen (derden) in het kader van het project worden geleverd. Als kosten voor externe prestaties zijn aanvaardbaar: vergoedingen voor studie-, engineering-, milieu- en consulentenbureaus, inclusief advocaten en communicatie rond het project. Onder communicatie worden alle initiatieven verstaan om de bedrijven op het bedrijventerrein te sensibiliseren en te motiveren mee in de interbedrijfssamenwerking te stappen. Hieronder kunnen dan ook die vergaderkosten geplaatst worden die ontmoetingen zijn tussen de bedrijven onderling samen met de projectuitvoerder. Drukkosten van folders en dergelijke zijn onder deze rubriek ook ontvankelijk. Niet afzonderlijk in de rubriek externe prestaties goedgekeurde erelonen kunnen niet worden aanvaard zonder goedkeuring. Bewijsstukken: De kosten van de externe prestaties moeten worden bewezen aan de hand van facturen of met boekingsstukken met vergelijkbare bewijskracht. (geen loonstaat, in dat geval zijn het personeelskosten) Het bewijs van betaling dient geleverd te worden met een rekeninguittreksel.
5.4.3 Personeelskosten Aanvaardbare personeelsuitgaven: loonkosten van het personeel, dat rechtstreeks bij het project betrokken is en dat in verhouding tot de tijd die zij aan het project besteden. directe brutosalarissen van bedienden en / of brutolonen van arbeiders met inbegrip van de wettelijke verplichte werkgeversbijdragen. Vakantiegeld Eindejaarspremie maaltijd- of andere types cheques groepsverzekering woon-werkverkeer en dienstverplaatsingen arbeidsongevallenverzekering vakbondspremie geneeskundig onderzoek Niet-aanvaardbare personeelsuitgaven: sociaal passief beroepskledij hospitalisatieverzekering verzekering burgerlijke aansprakelijkheid beheerskosten sociaal secretariaat Bewijsstukken: Het arbeidscontract dient steeds te worden meegestuurd. Het bewijs van de personeelskosten gebeurt door de maandelijkse loonstaten. Voor loonkosten is er geen bewijs van betaling nodig. De werkgever is wettelijk verplicht om de werknemers tijdig te betalen. Personeelsregister met tijdsbesteding per halve dag van alle betrokken personeelsleden dient bij elke betalingsaanvraag verplicht aanwezig te zijn. 5.4.4 Investeringen Voor investeringen worden de bepalingen van het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2007 houdende subsidiëring van bedrijventerreinen gevolgd. Dat wil concreet zeggen dat de kosten die daar als subsidiabel worden aangeduid subsidiabel zijn volgens de percentages die gelden in dat besluit. Voor de oproep bedrijventerreinmanagement geldt daarbij wel de bijkomende voorwaarde dat bij de aanvraag al gemotiveerd moet worden waarom de investeringsuitgave niet als afzonderlijk dossier kan ingediend worden onder de procedure voorzien in het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2007 houdende subsidiëring van bedrijventerreinen. Het Agentschap Ondernemen gaat er daarbij van uit dat kleinere investeringsuitgaven die een onlosmakelijk deel uitmaken van het project interbedrijfssamenwerking kunnen ingebracht worden, maar dat de oproep bedrijventerreinmanagement niet kan dienen als vervanging van het subsidiebesluit bedrijventerreinen. Er moet bovendien gemotiveerd worden waarom dergelijke investeringen redelijkerwijze niet kunnen gedragen worden door de deelnemende bedrijven zelf noch kunnen rekenen op andere subsidiemechanismen.
5.5 Niet-subsidiabele uitgaven 5.5.1 Algemeen Onderstaande uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidie of het bepalen van de subsidiabele kosten. Dat wil zeggen dat ze ook niet onder de 15 procent eigen inbreng van de begunstigde van de subsidie kunnen vallen. 5.5.2 Werkingskosten Werkingskosten zijn de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor verbruikersmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur de duurtijd van het project niet overschrijdt (b.v. inkt, papier, batterijen, ). Ook computerkosten en kosten voor het gebruik van andere zeer gespecialiseerde apparatuur vallen hier onder net als de huur die moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen, apparatuur en infrastructuur. 5.5.3 Overhead onder deze rubriek vallen allerhande vaste kosten die niet begrepen zijn in de andere kostenrubrieken: kosten van administratie, beheer, ; beheerskosten sociaal secretariaat; verzekering burgerlijke aansprakelijkheid; beroepskledij; onderhoudskosten; verwarming, verlichting; water, gas, elektriciteit en telefoon; postzegels; verzekeringen; kleine reis - en verblijfkosten; restaurantkosten; promotie en publiciteit, indien niet goedgekeurd als afzonderlijke kostenrubriek. 6 Infosessie Op 10 februari 2010 om 10.00 uur s morgens organiseert het Agentschap Ondernemen een infosessie over deze projectoproep. De infosessie gaat door in het auditorium van het Ellipsegebouw, Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel. Inschrijven kan door een mail te sturen naar jenny.desomer@agentschapondernemen.be Om te vermijden dat projectpromotoren nodeloos projecten zouden formuleren die niet ontvankelijk zijn, kunnen projectpromotoren daarnaast terecht bij de dienst Ruimtelijke Economie van het Agentschap Ondernemen voor nadere uitleg over het opzet en de criteria van de oproep.