Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2011 van de gemeente Mill en Sint Hubert 1. Inleiding In zijn vergadering van 25 januari 2007 heeft de Raad de verordening ex art 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Mill en Sint Hubert vastgesteld. In deze verordening is het bij de accountantscontrole te hanteren normenkader in hoofdlijnen vastgelegd. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast, die specifiek van toepassing zijn op de controle van de jaarrekening 2011, welke controle tevens het door of namens het college van de gemeente Mill en Sint Hubert over genoemd jaar gevoerde financieel beheer omvat. 2. Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2011 van de gemeente Mill en Sint Hubert. 3. Formele kaders a. de Gemeentewet, met name artikel 213 b. het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) (28 aug. 2003) c. de Financiële verordening 2007 (ex art. 212 Gemeentewet, rbsl. 25 januari 2007) d. de Controleverordening 2007 (ex. art. 213 Gemeentewet, rbsl. 25 januari 2007) e. De kadernota van het platform rechtmatigheid provincies en gemeenten 1 juli 2010 4. Algemene uitgangspunten voor de controle Overeenkomstig artikel 213 Gemeentewet is de controle van de accountant gericht op het afgeven van een oordeel over: a. de getrouwheid van baten, lasten, grootte en samenstelling van het vermogen; b. de rechtmatigheid van de totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties. Deze moeten in overeenstemming zijn met de begroting en de van toepassing zijnde regelgeving (Europees, landelijk, provinciaal en intern); c. het in overeenstemming zijn van de rekening met de regels van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) Aanvullend wordt hierbij opgemerkt dat de gemeente verplicht is voor een aantal specifieke uitkeringen de verantwoordingsinformatie hieromtrent op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening, waarvoor het te hanteren model door het Ministerie van Bzk is voorgeschreven. Dit in het kader van Single Information Single Audit (SISA). De accountant zal hierover rapporteren in het verslag van bevindingen. 5. Goedkeurings- en rapportagetoleranties In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De gemeenteraad mag deze toleranties scherper vaststellen. Dit moet dan worden toegelicht in de accountantsverklaring. Van deze bevoegdheid maakt de raad geen gebruik. Er wordt dus aangesloten bij de minimumeisen uit het BADO. Deze zijn: fouten (in % van de lasten) onzekerheden (in % van de lasten) goedkeurend met beperking 1% of minder meer dan 1% dan 1% maar minder 3% of minder dan 3% dan 3% meer dan 3% en minder dan 10% onthouding afkeuren oordeel d - 3 % of meer 10% of meer - 1
De goedkeuringstolerantie is het maximale bedrag aan fouten of onzekerheden in de jaarrekening, afgezet tegen het totaal van de lasten die mogen voorkomen zonder dat dit leidt tot een onthouding van de goedkeuring. Op basis van de begroting 2011 (inclusief begrotingswijzigingen) van de gemeente Mill en Sint Hubert betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten (1%) in de jaarrekening van circa 223.000 en een totaal van onzekerheden (3%) van circa 669.000 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. De rapporteringstolerantie geeft aan boven welk bedrag gesignaleerde individuele fouten cq onzekerheden moeten worden gerapporteerd. Voor boekjaar 2011 wordt een rapporteringstolerantie voorgesteld van 25.000. Bij het overschrijden van de rapporteringstolerantie worden alle gesignaleerde fouten c.q. onzekerheden opgenomen in het verslag van bevindingen. In afwijking van het bovenstaande geldt voor de in de bijlage bij de jaarrekening opgenomen verantwoordingsinformatie inzake specifieke uitkeringen de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering: 10.000 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan 100.000 zijn; 10% van de lasten indien de lasten groter dan 100.000 en kleiner of gelijk aan 1.000.000 zijn; 100.000 indien de lasten groter dan 1.000.000 zijn. 6. Reikwijdte accountantscontrole toetsing rechtmatigheid De accountantscontrole op de rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2011 is limitatief gericht op c.q. gaat uit van de volgende uitgangspunten: a. de financiële rechtmatigheid. De controle richt zich daarbij op financiële beheershandelingen voor zover zij gebonden zijn aan wettelijke regels, provinciale of eigen door de raad vastgestelde verordeningen; b. de naleving van de volgende kaders: de programmabegroting 2011; de Financiële beheersverordening gemeente Mill en Sint Hubert (ex artikel 212 Gemeentewet) de Controleverordening gemeente Mill en Sint Hubert (ex artikel 213 Gemeentewet); de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Mill en Sint Hubert (ex artikel 213a Gemeentewet) met uitzondering van de artikelen 2 en 3. c. de naleving van de overige kaders zoals opgenomen in bijlage 1 Regelgeving extern en bijlage 2 Regelgeving intern van dit controleprotocol en eventuele nieuwe raadsbesluiten nadien genomen. Dit voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of redelijkerwijs kunnen betreffen. Voor wat betreft het hiervoor gestelde gelden de volgende beperkingen waarmee de accountant rekening houdt: a. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten, behoudend indien het collegebesluiten betreft waarvan in de kadernota rechtmatigheid juli 2010 is bepaald dat deze in de accountantscontrole moeten worden betrokken. b. Ter uitvoering van de interne regelgeving dient de gemeente te handelen overeenkomstig hetgeen zij zelf in haar verordeningen en besluiten heeft bepaald. Echter ook aan de verordeningen en (raads)besluiten zelf zijn in zekere mate eisen te stellen, willen zij uitvoerbaar zijn c.q. daadwerkelijk rechtskracht krijgen dan wel houden. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Een toets naar hoogte, duur en recht (doelgroep/object) van deze interne regelgeving zal voor de rechtmatigheidsbeoordeling altijd moeten plaatsvinden, doch kan uiteindelijk worden beperkt tot de meest basale aspecten daarvan. Termijnen van orde en termijnbepalingen maken geen deel uit van de controle. 2
Op basis van een inventarisatie is onderzocht welke specifieke bepalingen per regelgeving niet in de rechtmatigheidstoets door de accountant betrokken behoeven te worden (zie bijlage 2). Het betreft in de meeste gevallen bepalingen ter zake van termijnen die uitsluitend dienen als termijnen van orde. 7. Rapportering accountant De accountant rapporteert als volgt aan de gemeenteraad: a. interim-controle. Deze is uitgevoerd in oktober 2011. Over de uitkomsten van de tussentijdse controle wordt verslag uitgebracht aan het college middels een managementletter. b. accountantsverklaring. Deze wordt opgemaakt naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole. In de accountantsverklaring wordt aan de raad, volgens het wettelijk voorgeschreven model, de uitkomst van de controle weergegeven. Dit zowel voor de getrouwheid als de rechtmatigheid. c. verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen bij de accountantsverklaring wordt gerapporteerd over de opzet en de uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording waarborgt. Rapporten over controle SISA Gesignaleerde onrechtmatigheden worden weergegeven naar de aard van het toetsingscriterium en nader toegelicht. Fouten en onzekerheden worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. Het verslag wordt uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. Het college kan, indien zij dat nodig oordeelt, een reactie op dit verslag aan de gemeenteraad voorleggen. In bijlage 3 zijn de rapportagemomenten nader vastgelegd. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Mill en Sint Hubert in zijn openbare vergadering van 15 december 2011. De burgemeester, De griffier, Mr. J.Th.C.M. Verheijen. Mw. S.A. de Best-Boere Bijlage 1: Wetgeving extern relevant voor (financiële) rechtmatigheidscontrole Bijlage 2: Regelgeving intern relevant voor (financiële) rechtmatigheidscontrole Bijlage 3: Overzicht rapportagemomenten 3
Bijlage 1: Wetgeving extern Door de hogere overheden zijn wetten, regelingen, besluiten e.d. vastgesteld die relevant zijn voor (financiële) rechtmatigheidscontrole. Onderstaand op basis van publicaties van het NIVRA en de VNG samengesteld overzicht omvat de te toetsen algemene wet- en regelgeving die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. Algemene Wet Bestuursrecht Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten Ambtenarenwet Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden Besluit administratieve bepalingen wegverkeer Besluit Begroting en Verantwoording Besluit op de ruimtelijke ordening Besluit Aanbestedingen Overheidsopdrachten (BAO) Besluit invoering SISA Besluit woninggebonden subsidies Bijstandsverlening Zelfstandigen 2004 Burgerlijk Wetboek Brede doeluitkering (BDU) Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en de daarbij behorende uitwerkingsovereenkomst (CAR/UWO) Europese Unie - aanbestedingsregels Externe veiligheid Financiële verhoudingswet Fiscale wetgeving Gemeentewet Grondexploitatiewet Huurprijzenwet woonruimte Huursubsidiewet Huurwet Integrale dorpsontwikkelingsplannen (idop) Invoering Centra jeugd en gezin Leegstandswet Ministeriele besluiten en regelingen financiële verhoudingen en uitkeringen gemeente- en provinciefonds Regeling Opvang Asielzoekers Regeling specifieke uitkering jeugdgezondheidszorg Sociale verzekeringswetten / sociale wetgeving Subsidieregeling sanering verkeerslawaai Tijdelijke subsidieregeling Schuldhulpverlening 2006 Vreemdelingenwet Waterleidingwet Welzijnswet Wet basisvoorziening kinderopvang Wet belastingen op milieugrondslag Wet BUIG Wet educatie- en beroepsonderwijs Wet financiering decentrale overheden Wet gemeenschappelijke regelingen Wet Gemeentelijk Onderwijs Achterstandenbeleid (GOA) Wet gemeentelijke Zorg voor houders van een voorwaardelijke vergunning tot verblijf (VVTV) Wet houdende regels inzake de verstrekking van subsidies door de minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (Kaderwet LNV-subsidies) Wet inburgering nieuwkomers 4
Wet Inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (Ioaz) Wet Inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (Ioaw) Wet Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (ISV) Wet maatschappelijke ondersteuning Wet Mulder administratiefrechtelijke heffingen Wet Onderwijs Allochtone en Levende Talen (OALT) Wet op de basiseducatie Wet op de lijkbezorging Wet op de waterhuishouding Wet op het BTW Compensatiefonds Wet op het kredietbeheer Wet op het specifiek cultuurbeleid Wet op het voortgezet onderwijs Wet personenvervoer Wet primair onderwijs Wet ruimtelijke ordening Wet sociale werkvoorziening (WSW) Wet Voorziening Gehandicapten Wet Waardering Onroerende Zaken Wet werkloosheidsvoorziening Wet Werk en Bijstand 5
Bijlage 2: Regelgeving intern Ter verdere implementatie van de uitvoering van de algemene wet- en regelgeving (zie bijlage 1) heeft de gemeenteraad eigen verordeningen en/of beleidsregels vastgesteld waarmee een nadere invulling wordt gegeven voor de lokale uitvoering van het daaraan verbonden financiële beheer. In deze bijlage regelgeving intern zijn die verordeningen en (raads)besluiten opgenomen die direct of indirect een financieel belang of financieel risico omvatten. Daarbij zijn verordeningen en besluiten die slechts tot een zeer beperkte financiële geldstroom leiden achterwege gelaten. Naamverordening / besluit (citeerartikel Bestuurlijke organisatie Delegatieverordening Mandaatregeling gemeente Mill en Sint Hubert Verordening voorzieningen wethouders, raadsleden Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling en uitwerkingsovereenkomst Nota Inkoopbeleid Administratieve organisatie Financiële verordening (art 212 Gemeentewet) Controleverordening gemeente Mill en Sint Hubert ex art. 213 GW Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Mill en Sint Hubert ex art 213a GW Personeel Bezoldigingsverordening gemeente Mill en Sint Hubert Uitkerings- en pensioenverordening wethouders Treasury Treasurystatuut Belastingen Verordening op de heffing en de invordering van leges 1997 Tarieventabel 2011, behorende bij verordening op de heffing en invordering van leges 1997 Verordening onroerende-zaakbelastingen Verordening reinigingsheffingen 2000 Verordening rioolrecht 2000 Verordening baatbelasting Wollenbergseweg Verordening baatbelasting Zandvoortsestraat Verordening baatbelasting "De Maurik" Afvalstoffen regio Land van Cuijk en Boekel Regeling gemeentelijke belastingen Marktverordening Verordening kwijtschelding gemeentelijke belastingen Ruimtelijke ordening Exploitatieverordening Verordening verlening van inzamelvergoeding aan non-profitinzamelaars van oud papier 2005 Procedureverordening voor advisering tegemoetkoming in planschade Uit te zonderen artikelen voor de rechtmatigheidscontrole 2011 Inkoopactieplan Art. 2 en 3 Toelichting Geen financiële gevolgen 6
Naamverordening / besluit (citeerartikel Uit te zonderen artikelen voor de rechtmatigheidscontrole 2011 Verordening heffing staangelden woonwagens Verordening woonwagenrechten Grondnota Maatschappelijke zorg en welzijn Verordening Wet Kinderopvang. Algemene SubsidieVerordening 2003 Art. 3 Art. 27 Verordening Voorzieningen Maatschappelijke ondersteuning Verordening Reïntegratie Wet werk en bijstand Verordening Afstemming Wet werk en bijstand Verordening handhaving Wet werk en bijstand Verordening toeslagen en verlagingen Wet werk en bijstand Verordening premiebeleid en vrijlating inkomsten Boeteverordening wet inburgering Verordening Fonds sociaal verkeer Verordening afstemming wet WIJ Verordening afstemming IOAW en IOAZ Verordening toeslagen-verlagingen Wet WIJ Verordening Werkleeraanbod Wet WIJ Onderwijs Verordening leerlingenvervoer Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs Toelichting Bepaling m.b.t. termijnen, administratieve bepalingen en bevoegdheden. 7
Bijlage 3: Rapportagemomenten De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage Tijdstip Inhoud Gericht aan Managementletter Verslag van bevindingen Accountantsverklaring Na afronding van de interimcontrole Na afronding van de controle van de jaarrekening Na afronding van de controle van de jaarrekening In deze rapportage geeft de accountant in het kort de belangrijkste bevindingen aan die de accountant onder de aandacht van het college wil brengen naar aanleiding van de interimcontrole. Het betreft hier ondermeer mogelijke risico s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen alsmede voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging, rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen. Het oordeel over de mate waarin de jaarrekening getrouw beeld geeft, in overeenstemming is met verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid. College Raad en in afschrift aan het college Raad 8