CO 2 Communicatieplan A&M Recycling
Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Communicatiedoelstellingen 4 3. Doelgroepen 5 4. De communicatiemiddelen 8 5. Planning 9 6. Overige zaken 11 2/11
1. Inleiding Dit communicatieplan beschrijft de wijze waarop A&M Recycling haar ambities en maatregelen op het gebied van CO 2 -reductie zowel intern als extern kenbaar maakt. Uitgangspunt daarbij is de CO 2 footprint van A&M Recycling. De communicatie is niet eenmalig, maar structureel van aard. Er wordt onderscheid gemaakt tussen fase 1 en fase 2, waarbij fase 1 de periode betreft tot certificering, dat wil zeggen het opstarten van het systeem, en fase 2 de periode na certificering, dat wil zeggen de in stand houding van het structurele proces. De CO 2 -communicatie zal het belang van CO 2 -management voor A&M Recycling beschrijven. Zowel intern als extern zal de communicatie inzicht geven in het CO 2 -beleid en de prestaties. Daarbij moet de noodzaak van CO 2 -reductie voor iedereen duidelijk zijn (kennis). Bij de interne doelgroepen moet de communicatie daarnaast ook resulteren in een attitude- en gedragsverandering. Verder is het van belang om duidelijk en regelmatig te communiceren. De KAM-coördinator draagt zorg voor het periodiek vaststellen van veranderingen binnen de A&M Recycling footprint en de effectiviteit van ingevoerde reductiemaatregelen. Dit wordt verwerkt in de periodieke rapportage. De KAM-coördinator heeft vervolgens als taak om deze verkregen inhoudelijke input te vertalen in toegankelijke teksten/illustraties en die vervolgens zowel intern als extern te publiceren. 3/11
2. Communicatiedoelstellingen De CO 2 -communicatie moet bijdragen tot bewustwording (kennis), veranderings-bereidheid (houding) en vermindering (gedrag). En daarnaast zorgen voor inzicht voor alle stakeholders en derden. Bij de interne doelgroepen moet vóór certificering voor de CO 2 -Prestatieladder duidelijk zijn: wat de ambities inhouden, zowel het beleid als de doelstellingen; wat de CO 2 -uitstoot was in 2011; dat sprake is van belangrijke en noodzakelijke ambities en reductiemaatregelen én dat alle aangekondigde reductiemaatregelen niet vrijblijvend zijn, maar dat er altijd een inspanningsverplichting geldt voor de medewerkers die dit betreft; hoe de medewerkers hieraan kunnen bijdragen. Bij de externe doelgroepen moet vóór certificering voor de CO 2 -Prestatieladder duidelijk zijn: wat de ambities inhouden, zowel het beleid als de doelstellingen; wat de CO 2 -uitstoot was in 2011; welke reductiemaatregelen er genomen worden. Na het behalen van het CO 2 -bewust certificaat zal A&M Recycling eens per 6 maanden intern en extern communiceren over (minimaal): het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf; het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf; de behaalde besparingen in CO 2 -uitstoot; de mogelijkheden voor individuele bijdrage(n) door medewerkers (bijvoorbeeld in de vorm van een ideeënbus). 4/11
Invloed van de stakeholder op de organisatie 3. Doelgroepen Stakeholderanalyse B. Veel invloed, weinig belang A. Veel invloed, veel belang SKAO Medewerkers eigen bedrijf D. Weinig invloed, weinig belang Relaties zonder CO 2 beleid Verwerkers zonder CO 2 beleid Concurrenten zonder CO 2 beleid Overheden (bestuursorgaan) NGO s C. Weinig invloed, veel belang Relaties die CO 2 beleid hebben Verwerkers die een CO 2 beleid hebben Concurrenten die een CO 2 beleid hebben Belang van de stakeholder in het beleid van de organisatie Groep A Deze groep heeft veel invloed op en veel belang in het beleid dat gevoerd wordt, en is dan ook de belangrijkste groep stakeholders. Zij zullen overal van op de hoogte gehouden dienen te worden en geraadpleegd waar nodig. De medewerkers behoren ook tot de belangrijkste groep stakeholders aangezien het energiebeleid van invloed is op hun dagelijkse werkomgeving. Zij hebben veel invloed op het beleid omdat zij degenen zijn die het moeten uitvoeren, en met ideeën van de werkvloer dienen te komen. Groep B De groep die weinig belang maar veel invloed heeft. Omdat ze niet veel belang hebben zullen deze niet geraadpleegd hoeven te worden bij het maken van beslissingen, maar ze zullen wel 5/11
in overweging moeten worden genomen. Bij minder belangrijke beslissingen kunnen zij wel geraadpleegd worden om positieve gezindheid te behouden. Zij zullen in elke geval goed geïnformeerd moeten blijven. Wanneer er een goede relatie bestaat met de partijen uit deze groep kunnen zij hun invloed in positieve zin aanwenden. Stichting Klimaatvriendelijke Aanbesteden en Ondernemen (SKAO) heeft veel invloed op het CO 2 -beleid van de organisatie aangezien deze stichting eigenaar is van de CO 2 - prestatieladder. Het belang in de individuele organisatie is klein, zij stellen meer belang in de groep bedrijven die een ladderbeoordeling ondergaat/heeft ondergaan. Groep C In algemene zin hebben de belanghebbenden in deze groep veel belang maar weinig invloed en zullen daarom tevreden gehouden moeten worden. Het getuigt van maatschappelijke betrokkenheid om deze groep tevreden te houden en zo de goede relatie in stand te houden. Relaties hebben veel belang bij de CO 2 reductie ambitie van A&M, aangezien relaties willen dat de reststoffen die zij laten ophalen op een duurzame manier verwerkt worden. De invloed is ook hoog aangezien zij eisen kunnen stellen in de inkoopvoorwaarden. Het gaat hierbij alleen om relaties die zelf bezig zijn met een CO 2 of duurzaamheidsbeleid. Concurrenten zijn zeer geïnteresseerd in de mate waarop A&M Recycling scoort op de CO 2 prestatieladder. Het kan namelijk voor hen een behoorlijk concurrentievoordeel of nadeel opleveren. Het gaat hierbij alleen om concurrenten die zelf bezig zijn met een CO 2 of duurzaamheidsbeleid. Verwerkers die zelf een CO 2 beleid hebben zullen belang hebben bij de aanpak van A&M op het gebied van CO 2 en energie. Groep D Deze groep heeft weinig invloed maar ook weinig belang en zal dus de minste aandacht verdienen. Wel kan deze groep geïnformeerd kunnen blijven via algemene middelen zoals de website of een nieuwsbrief. Relaties, verwerkers en concurrenten die geen CO 2 beleid hebben zullen niet veel belang hebben bij de CO 2 activiteiten van A&M. De overheden in wiens invloedssfeer A&M Recycling ligt zijn over het algemeen geïnteresseerd in de prestaties van bedrijven op duurzaamheidsgebied, maar ze zullen niet bovengemiddeld geïnteresseerd zijn in de precieze score van A&M Recycling op de CO 2 prestatieladder. Voor non-gouvernementele organisaties geldt hetzelfde als voor overheden. Deze zijn meer geïnteresseerd in algemene trends of uitzonderlijke innovaties. De belangrijkste interne belanghebbenden die uit de stakeholderanalyse naar voren komen, vormen de doelgroep van de interne communicatie. Dit zijn de medewerkers. Deze kunnen worden onderverdeeld in directie, werknemers en uitzendkrachten. 6/11
Extern Uit de stakeholderanalyse komt naar voren dat geen enkele groep externe stakeholders veel invloed en veel belang heeft in het CO 2 beleid van A&M. Daarom wordt er voor gekozen om de externe stakeholders op de hoogte te houden via de website en deze niet actief te benaderen. 7/11
4. De communicatiemiddelen Voor de CO 2 -communicatie wordt gebruik gemaakt van onderstaande communicatiemiddelen. Middel Doelgroep /extern Nieuwsbrief (per email) Werkoverleg Medewerkers in dienstverband en uitzendkrachten Medewerkers in dienstverband en uitzendkrachten MT-vergadering Managementteam et site Relaties, verwerkers, concurrenten etc. Extern Klantgesprekken Relaties Extern Aanbestedingen Relaties van relaties Extern Bedrijfspresentatie rapporten t.b.v. acquisitie Potentiële relaties Extern 8/11
5. Planning Om te zorgen dat alle communicatie op tijd en volgens afspraak wordt uitgevoerd is een planning voor de fases 1 en 2 opgesteld. 1 en Extern 1 vormen gezamenlijk het eerste communicatiemoment en 2 en Extern 2 vormen gezamenlijk het tweede communicatiemoment. Na certificering zal communicatie structureel plaatsvinden volgens de planning in fase 2. De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de planning. FASE 1: communicatie voor certificering Doelgroep Boodschap Middel Moment 1 Medewerkers Uitleg start project, belang A&M Recycling, footprint 2011 + kwalitatieve doelstellingen Nieuwsbrief Week 24 Extern 1 Externe stakeholders Footprint 2011 + intentie tot verlagen van CO 2 - uitstoot. et Week 24 2 Medewerkers Medewerkers Kwantitatieve reductiemaatregelen + input medewerkers Footprint 2011, kwantitatieve reductiemaatregelen + input medewerkers Nieuwsbrief Week 35 Werkoverleg Week 35 Extern 2 Externe stakeholders Footprint 2011 + kwantitatieve reductiemaatregelen et Week 35 FASE 2: structurele communicatie na certificering Doelgroep Boodschap Middel Frequentie Medewerkers Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen, het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf, de behaalde besparingen in CO 2 -uitstoot en individuele bijdragen van medewerkers Nieuwsbrief Elke februari, september Medewerkers Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen en individuele bijdragen van medewerkers Werkoverleg Vast agendapunt Management Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen, het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf, de behaalde besparingen in CO 2 -uitstoot en individuele bijdragen van medewerkers MTvergadering Vast agendapunt: tweewekelijks 9/11
Externe stakeholders Het energiebeleid en de reductiedoelstellingen, het huidige energiegebruik en trends binnen het bedrijf en de behaalde besparingen in CO 2 -uitstoot et Elke februari, september Relaties Het energiebeleid, de reductiedoelstellingen en de behaalde besparingen in CO 2 -uitstoot Klantgesprekken Doorlopend Extern Relaties van relaties Het energiebeleid, de reductiedoelstellingen en de behaalde besparingen in CO 2 -uitstoot Aanbestedingen Doorlopend Potentiële relaties Het energiebeleid, de reductiedoelstellingen en de behaalde besparingen in CO 2 -uitstoot Bedrijfspresentatie rapporten t.b.v. acquisitie Doorlopend 10/11
6. Overige zaken Organiseren Er is een tijdelijke werkgroep ingesteld die moet zorgen dat alle CO 2 -data inzichtelijk wordt gemaakt zodat de directie CO 2 -reductiebeleid kan vaststellen en hierop kan sturen. In fase 2 is dit proces binnen de organisatie verankerd; de KAM-coördinator zorgt voor de implementatie van dit proces. Evalueren en bijsturen Het is belangrijk om gestructureerd te controleren of alle communicatie heeft plaatsgevonden en te toetsen of deze goed is overgekomen. Indien nodig kunnen zaken na deze evaluatiemomenten worden aangepast. Evaluatie zal elk jaar plaatsvinden, onder verantwoordelijkheid van de directieverantwoordelijke. Verantwoordelijkheden De KAM-coördinator bij A&M is Teun Monster De directieverantwoordelijke bij A&M is Nico van der Have 11/11