Reglement voor subsidies aan studentenorganisaties Vastgesteld door het bestuur van de Stichting Nijmeegs Universiteitsfonds op 12 januari 2016. Artikel 1 Definities In dit reglement wordt verstaan onder: a. SNUF: Stichting Nijmeegs Universiteitsfonds; b. TWC: Toewijzingscommissie; c. RU: Radboud Universiteit. Artikel 2 Doelstelling en middelen 2. 1 SNUF heeft als doelstelling het leveren van een bijdrage aan de bloei van de RU. Die bijdrage moet ten goede komen aan de studenten van de RU en leiden tot een inspirerend academisch klimaat en een rijk studentenleven. 2.2 SNUF beoogt de in het vorige lid genoemde doelstelling te realiseren door het stimuleren van de organisatie van en deelname aan activiteiten voor en door studenten en door het stimuleren van ontwikkeling van vaardigheden, welke van belang zijn voor het functioneren van studentenorganisaties. 2.3 SNUF ondersteunt activiteiten en organisaties die bevorderlijk zijn voor haar doelstelling. De ondersteuning heeft een aanvullend karakter: dit houdt in dat financiële steun wordt verleend, voor zover andere mogelijkheden redelijkerwijs ontoereikend blijken. 2.4 De financiële ondersteuning genoemd in lid 3 van dit artikel kan worden verleend in de vorm van een subsidie of een lening. Artikel 3 Bestuur SNUF 3.1 Het bestuur van SNUF machtigt de directeur van SNUF om besluiten te nemen over aanvragen op grond van dit reglement. 3.2 Het bestuur van SNUF stelt de TWC in om de directeur en/of het bestuur van SNUF te adviseren met betrekking tot verzoeken om ondersteuning op grond van dit reglement. Artikel 4 Samenstelling van de Toewijzingscommissie 4.1 De TWC bestaat uit ten minste drie en ten hoogste acht studenten van de RU. 4.2 De leden van de TWC worden door de directeur van SNUF benoemd. 1
4.3 De TWC wijst een lid aan als voorzitter. 4.4 Een medewerker van het bureau van SNUF is ambtelijk secretaris van de TWC. 4.5 De directeur van SNUF woont minimaal één keer per jaar de vergaderingen van de TWC bij. Artikel 5 Werkwijze van de Toewijzingscommissie 5.1 De TWC vergadert eens per maand in de maanden september tot en met juni en verder zo vaak als nodig is. 5.2 Het bestuur van SNUF stelt richtlijnen vast voor de toekenning van financiële ondersteuning als genoemd in artikel 2 lid 4. 5.3 De TWC stelt adviezen op voor de directeur van SNUF op basis van de richtlijnen genoemd in lid 2 van dit artikel. De TWC kan in een advies richting de directeur van SNUF afwijken van de richtlijnen en zal in die gevallen de redenen om af te wijken uiteenzetten in het advies. 5.4 De TWC kan studentenorganisaties ter vergadering uitnodigen om toelichting te geven op de subsidieaanvraag. Artikel 6 Behandeling subsidieaanvragen 6.1 Aanvragen voor subsidie worden ingediend bij de secretaris van de TWC. 6.2 Aanvragen die tien werkdagen voor de eerstvolgende vergadering van de TWC zijn ingediend worden in die vergadering behandeld. 6.3 De studentenorganisatie krijgt binnen tien werkdagen na de vergadering van behandeling bericht van SNUF over het genomen besluit. Artikel 7 Besluitvorming 7.1 De directeur van SNUF neemt besluiten over de aanvragen op grond van dit reglement op basis van de adviezen van de TWC genoemd in artikel 5 lid 3. Indien het besluit afwijkt van de richtlijnen genoemd in artikel 5 lid 2 zal dat in de verslaglegging met redenen omkleed worden. 7.2 De besluiten worden gerapporteerd in de vergaderingen van het bestuur van SNUF. Artikel 8 Bezwaar 8.1 Indien de aanvrager het niet eens is met het genomen besluit dan kan er binnen vier weken na kennisgeving van het besluit bezwaar worden ingediend volgens de bezwaarprocedure van SNUF. Artikel 9 Subsidies 9.1 Subsidietoekenningen hebben een voorlopig karakter en worden pas definitief nadat de studentenorganisatie een verantwoording heeft ingediend die voldoet aan de voorwaarden bepaald in de richtlijnen genoemd in artikel 5 lid 2. 2
9.2 Op verzoek van de studentenorganisatie kan SNUF een voorschot verstrekken op de toegekende subsidie. Aan de uitbetaling van een voorschot kan de TWC nadere voorwaarden stellen. 9.3 Subsidies die niet binnen de in de richtlijnen vermelde termijn worden opgevraagd en/of verantwoord, vervallen. Artikel 10 Leningen 10.1 SNUF kan renteloze leningen verstrekken aan studentenorganisaties. De voorwaarden voor het verstrekken van een lening zijn opgenomen in de richtlijnen genoemd in artikel 5 lid 2. 3
Richtlijnen voor subsidietoekenning aan studentenorganisaties 1. Organisaties In aanmerking voor subsidie komen studentenorganisaties die nauw met de Radboud Universiteit verbonden zijn: Voor verenigingen geldt dat minimaal 75% van de leden student is en minimaal 60% van de leden student aan de RU is; Voor stichtingen geldt dat het bestuur voor de meerderheid uit studenten van de RU bestaat en de activiteiten gericht zijn op de studenten van de RU; Subsidies op grond van dit reglement worden in beginsel alleen toegekend aan rechtspersonen. 2. Algemene uitgangspunten voor subsidietoekenning 2.1. Activiteiten en projecten worden georganiseerd door of ten behoeve van de studenten van de RU Activiteiten die georganiseerd worden in een verband dat ruimer is dan de RU komen niet in aanmerking voor subsidie. Daarop kan een uitzondering gemaakt worden indien de activiteit door studenten van de RU georganiseerd wordt en in Nijmegen plaatsvindt. Activiteiten van medewerkers of ex-studenten van de RU komen niet voor subsidie in aanmerking. 2.2. De TWC hanteert de volgende criteria voor het bepalen of een aanvraag subsidiabel is: draagt de aanvraag bij aan de diversiteit van het aanbod; is er behoefte aan dit aanbod; is er sprake van kwaliteit; bestaat er draagvlak cq haalbaarheid; past de aanvraag binnen het beleid van de RU; draagt de aanvraag bij aan academische vorming. 2.3. Activiteiten en projecten dienen redelijkerwijs toegankelijk te zijn voor een groot deel van de studenten van de RU Besloten activiteiten komen niet in aanmerking voor subsidie. 2.4. Activiteiten die gesubsidieerd worden, mogen in beginsel geen commerciële nevendoeleinden hebben. De TWC kan hier nadere voorwaarden aan stellen. Ook activiteiten die als doel hebben om geld in te zamelen voor een goed doel komen in beginsel niet in aanmerking voor subsidie van SNUF. Dergelijke activiteiten kan SNUF ondersteunen met niet-financiële middelen. 2.5. De TWC beoordeelt aanvragen o.a. aan de hand van: eerdere resultaten, zowel inhoudelijk als financieel; doelstelling en gewenste resultaat; organisatorische aanpak; publiciteitsplan; hoogte en redelijkheid van de kosten; mogelijkheden en inzet om eigen inkomsten te verwerven teneinde de financiering rond te krijgen; 4
de noodzakelijkheid van een SNUF-subsidie, waarbij de eigen inkomsten niet voldoende dekkend zijn. 3. Subsidievormen 3.1. Garantiesubsidie voor (incidentele) projecten Aanvragen dienen uiterlijk twee maanden voor het project plaatsvindt te worden ingediend; Aanvragen bestaan uit een ingevuld aanvraagformulier, een omschrijving van het project en een begroting met toelichting; Indien de studentenorganisatie al een eerder soortgelijk project heeft georganiseerd, moeten de begroting en afrekening van dat project worden toegevoegd aan de aanvraag; Als er een subsidie door SNUF is toegekend, moet er binnen twee maanden na afloop van het project een financiële verantwoording en inhoudelijk verslag worden ingediend bij de TWC; De definitieve subsidie is hooguit gelijk aan het uiteindelijke tekort en is in beginsel niet hoger dan de oorspronkelijke toekenning. 3.2. Garantiesubsidie voor jaarbegrotingen Aanvragen dienen uiterlijk drie maanden na begin van het boekjaar te worden ingediend; Aanvragen bestaan uit een ingevuld aanvraagformulier, een beleidsplan, begroting en balans. Alle financiële stukken moeten voorzien zijn van een toelichting. Bij de begroting moeten begroting en resultaat van het voorgaande boekjaar opgenomen zijn; Als er een subsidie door SNUF wordt toegekend, moet binnen drie maanden na afloop van het boekjaar een financiële verantwoording en secretarieel jaarverslag worden ingediend bij de TWC; De definitieve subsidie is hooguit gelijk aan het uiteindelijke tekort en is in beginsel niet hoger dan de oorspronkelijke toekenning. 3.3. Huursubsidie Aanvragen dienen uiterlijk twee maanden voor de nieuwe huurperiode te worden ingediend; Aanvragen bestaan uit een ingevuld aanvraagformulier, een beleidsplan, begroting, balans en een resultatenrekening van het voorgaande boekjaar. Alle financiële stukken moeten voorzien zijn van een toelichting. De studentenorganisatie moet aannemelijk maken dat de eigen inkomsten niet voldoende zijn om de huur te voldoen zonder subsidie van SNUF; Een beschrijving van de geplande activiteiten in de ruimte waarvoor huursubsidie wordt aangevraagd; Een toegekende huursubsidie is definitief; Nadere voorwaarden voor het toekennen van huursubsidie zijn uitgewerkt onder punt 10. 3.4. Opstartsubsidies SNUF kan een eenmalige subsidie toekennen aan organisaties in de opstartfase; 5
Aanvragen bestaan uit een beleidsplan, een begroting en (indien mogelijk) een balans. Alle financiële stukken moeten voorzien zijn van een toelichting. De subsidie kan gebruikt worden voor eerste kosten tijdens de oprichting, zoals kosten voor promotie en ledenwerving in de aanloopfase; Een toegekende opstartsubsidie is definitief. 4. Leningen SNUF kan leningen verstrekken indien de studentenorganisatie een investering moet doen die in meerdere jaren wordt afgeschreven en waarvoor hij zelf onvoldoende middelen heeft; In uitzonderlijke gevallen kan SNUF een lening verstrekken als een organisatie in dusdanige financiële problemen is gekomen dat het verder functioneren van de organisatie in gevaar is. In dat geval moet de organisatie een plan opstellen en laten goedkeuren door SNUF, waarin beschreven staat hoe een gezonde financiële situatie hersteld kan worden; De leningen zijn renteloos; De voorwaarden voor het terugbetalen van de lening worden per geval vastgelegd in een overeenkomst. 5. Voorschotten en afrekeningen 5.1. Voorschotten Een studentenorganisatie kan een voorschot krijgen van maximaal 75% van het toegekende subsidiebedrag; Bij grote subsidies kan de TWC tussentijdse financiële verantwoordingen als voorwaarde stellen voor het verstrekken van voorschotten; Indien een organisatie problemen heeft met haar liquiditeit, kan er een voorschot tot 90% van de toegekende subsidie worden verstrekt. 5.2. Afrekening De definitieve subsidie wordt vastgesteld na indiening van een verslag en eindafrekening. Het verslag bevat in elk geval een beschrijving van de georganiseerde activiteit; Indien er een groter tekort is dan oorspronkelijk begroot, kan SNUF een hogere definitieve subsidie vaststellen. Voor de noodzaak van een dergelijke aanvulling zal de TWC kijken naar de oorzaken van de overschrijding en de balans van de organisatie. Er kunnen nieuwe voorwaarden gesteld worden aan een aanvullende subsidie; Indien het tekort lager is dan oorspronkelijk begroot wordt ook de definitieve subsidie in beginsel met hetzelfde bedrag verlaagd. De TWC kan, in het geval het lagere tekort te danken is aan de bijzondere inspanningen van de subsidieontvanger om niet begrote inkomsten te werven, adviseren om een gedeelte van het overschot op de toegekende subsidie te schenken. Het bedrag wordt dan met een nader omschreven doel gereserveerd door de ontvangende organisatie; Een huursubsidie wordt in principe niet naar beneden bijgesteld. Een overschot op de reguliere begroting van de organisatie kan echter wel gevolgen hebben voor de huursubsidie in de volgende periode. 6
6. Voorwaarden 6.1. Naamsvermelding Van de ontvangers van subsidie wordt verwacht dat SNUF wordt vermeld als instelling die de activiteit mede heeft mogelijk gemaakt. Dit kan onder andere door naamsvermelding en plaatsing van het logo op publiciteitsuitingen. 6.2. Eigen vermogen Organisaties die beroep doen op structurele subsidie van SNUF, in de vorm van een jaarlijkse garantiesubsidie en/of huursubsidie, worden niet geacht te beschikken over een groot eigen vermogen. Een te hoog eigen vermogen kan leiden tot een lagere subsidietoekenning. SNUF gaat ervan uit dat een organisatie een eigen vermogen mag bezitten, dat afdoende is om gedurende het jaar geen problemen te krijgen met liquiditeit en voldoende om voorzienbare risico s af te dekken. Het eigen vermogen is derhalve in ieder geval lager dan het totaal van de uitgaven op de begroting. Reserveringen behoeven instemming van SNUF. 6.3. Financiële administratie Van organisaties die op structurele basis subsidie ontvangen van SNUF wordt verwacht dat ze een geautomatiseerde boekhouding voeren. Nieuwe penningmeesters worden geacht deel te nemen aan de boekhoudcursus van SNUF en bij voorkeur gebruik te maken van de door de administrateur van SNUF aanbevolen software. Op verzoek van SNUF moet de organisatie stukken uit de boekhouding kunnen overleggen die ten grondslag liggen aan de afrekening voor een subsidie. 6.4. Solide interne organisatie Van organisaties die subsidie ontvangen van SNUF wordt verwacht dat ze een solide interne organisatie voeren die voldoende omkleed is met waarborgen om de continuïteit van de organisatie te garanderen. Daarbij valt onder andere te denken aan een onafhankelijk orgaan dat de boekhouding controleert en betrokken is bij de beoordeling van het financieel beleid. 6.5. Overige voorwaarden De TWC kan bovendien overige voorwaarden stellen aan de toekenning van een subsidie. Hierbij valt te denken aan het meeleveren van een lijst met studentnummers van deelnemende RU-studenten. 7. Sportorganisaties Sportorganisaties worden niet rechtstreeks door SNUF gesubsidieerd, maar via de Nijmeegse Studenten Sport Raad (NSSR). De TWC kan besluiten een uitzondering te maken op voordracht van de NSSR voor subsidiering van een grootschalig sportevenement met een duidelijke meerwaarde voor de RU, waarvan de omvang de beschikbare subsidies van de NSSR overstijgt. 8. Studieverenigingen Activiteiten van studieverenigingen komen niet in aanmerking voor subsidie, tenzij: er sprake is van een activiteit die breder is dan de eigen opleiding, waarbij minimaal 25% van de aanwezigen afkomstig is van een andere dan de organiserende studievereniging; er sprake is van de organisatie van een congres of symposium met een onderwerp dat interessant is voor een breder publiek dan alleen de studenten van de eigen opleiding. Zie voor verdere voorwaarden punt 12.1; 7
het een carrièregerichte activiteit betreft, zoals een studieverbredende en carrièreverdiepende activiteit. 9. Gezelligheidsverenigingen in panden van SNUF Activiteiten van gezelligheidsverenigingen die gehuisvest zijn in een stadspand van SNUF komen slechts in uitzonderlijke gevallen in aanmerking voor subsidie, omdat SNUF er vanuit gaat dat die verenigingen in staat moeten zijn met de exploitatie van die panden genoeg eigen inkomsten te verwerven. Ook betalen de betrokken verenigingen (nog) niet altijd een kostendekkende huur en worden op die manier indirect gesubsidieerd. Indien er een kostendekkende huur betaald wordt of er sprake is van een buitengewone activiteit kan de vereniging wel in aanmerking komen voor een subsidie. 10. Huursubsidie 10.1. Een huursubsidie wordt in beginsel alleen toegekend aan studentenorganisaties die een kantoorruimte huren in een van de panden van SNUF of een kantoorruimte van de RU die door SNUF wordt onderverhuurd. SNUF kan in uitzonderlijke gevallen besluiten om huursubsidie te verstrekken voor kantoorruimtes die niet via SNUF worden verhuurd. In die gevallen moet bij aanvraag het huurcontract ingediend worden. SNUF kan in uitzonderlijke gevallen ook besluiten om huursubsidie te verstrekken voor ruimtes die geen kantoorruimtes zijn, maar die aantoonbaar noodzakelijk zijn voor de activiteiten van de organisatie. Hieronder vallen bijvoorbeeld de opslagruimtes voor materialen die zich buiten de campus bevinden en waarvoor transport niet tot de mogelijkheden behoort. 10.2. In beginsel gaat SNUF er vanuit dat organisaties zelf zullen bijdragen aan de huur van de ruimte. De TWC kan besluiten tot een huursubsidie met inachtneming van punt 10.3. 10.3. Een huursubsidie wordt vastgesteld rekening houdend met: het eigen vermogen van de organisatie, zie ook punt 6.2; de mogelijkheid om zelf bij te dragen aan de huurkosten vanuit de reguliere begroting; de redelijkheid van de ruimtebehoefte (op grond van de activiteiten van de organisatie oordeelt de TWC wat de grootte van de te huren ruimte redelijkerwijze zou moeten zijn). De huursubsidie zal in principe nooit meer bedragen dan de huur voor een ruimte die de TWC redelijk acht voor de werkzaamheden van de organisatie. 11. Uitzonderingen SNUF subsidieert geen: Feesten, gala s, borrels of vergelijkbare activiteiten; Eten en drinken; T-shirts en bestuurskleding; Gadgets en relatieartikelen die ingezet worden voor ledenwerving e.d; Introductieactiviteiten; Beleidsweekenden. 8
12. Bijzondere regelingen 12.1. Organisatie congressen, symposia en debatten SNUF maakt onderscheid in kleinschalige congressen en groter opgezette congressen. Een congres tot 75 deelnemers wordt als klein beschouwd. Indien er meer dan 75 deelnemers worden verwacht, beschouwt SNUF het congres als grootschalig. Bij kleinschalige congressen hanteert de TWC als richtlijn dat de subsidie niet hoger kan zijn dan 25% van de subsidiabele kosten, waaronder in ieder geval zaalhuur en techniek, onkostenvergoeding en presentjes voor sprekers, publiciteitskosten en aankleding wordt gerekend. In principe gaat de TWC er bij dit soort congressen vanuit dat sprekers niet betaald worden voor het geven van een lezing. Bij groter opgezette congressen subsidieert SNUF hooguit 25% van de deelnameprijs voor RU-studenten met een maximum van vijf euro per RU-student. De subsidie kan door de TWC lager vastgesteld worden indien de TWC van mening is dat de deelnameprijs hoofdzakelijk gebruikt wordt om niet-subsidiabele kosten, bijvoorbeeld een lunch of borrel, te dekken. 12.2. Repetitieweekenden SNUF kan bijdragen in de kosten van een repetitieweekend als er sprake is van een meerwaarde voor de kernactiviteit of als er een extra impuls wordt gegeven aan de kwaliteit van een productie. In principe komt een repetitieweekend alleen in aanmerking als er sprake is van professionele begeleiding en een intensief programma. De subsidie van SNUF is maximaal gelijk aan 25 euro per deelnemende RU student en hooguit gelijk aan de eigen bijdrage voor studenten. De totale subsidie van SNUF is maximaal gelijk aan het totaal van 100% van de professionele begeleiding, 60% van de overnachtingkosten en 50% van de vervoerskosten. SNUF subsidieert per organisatie hooguit twee keer per jaar een repetitieweekend. Bij de afrekening stelt de TWC de subsidie vast aan de hand van het uiteindelijke tekort. 12.3. Buitenlandse reizen van niet-studieverenigingen SNUF kan subsidie verstrekken aan organisaties voor een reis naar het buitenland indien de organisatie met die reis de RU vertegenwoordigt. Te denken valt aan een orkest dat op uitnodiging van een partneruniversiteit van de RU een concert gaat geven. (Voor sportevenementen in het buitenland kan onder bepaalde voorwaarden een beroep worden gedaan op het Studententopsportfonds.) Toekenning van subsidie is gebonden aan de volgende voorwaarden: Organisaties komen hooguit eens in de twee jaar in aanmerking voor subsidie voor een reis; De subsidie wordt bepaald door het aantal studenten in de organisatie dat aan de RU studeert en een maximum bedrag van 50 euro per student. 12.4. Verkiezingscampagnes studentenraadverkiezingen Ten behoeve van de verkiezingscampagnes van de lijsten voor de studentenraadsverkiezingen stelt SNUF 500 euro per lijst ter beschikking. Deze middelen mogen aangewend worden voor algemene promotiemiddelen. Aangezien niet elke lijst ondersteund wordt door een formele organisatie kan de subsidie uitgekeerd worden aan 9
individuen op de lijst. SNUF zet zich er met aanvullende afspraken voor in dat de subsidie op de bedoelde manier wordt aangewend. 12.5. Imagoversterking SNUF heeft jaarlijks een bedrag ter beschikking voor imagoversterking van de RU. Deze middelen kunnen worden ingezet voor projecten waarbij het van belang is dat de RU zichtbaar is of dat zichtbaar wordt dat deelnemers aan de RU verbonden zijn. Voor toekenning van een subsidie uit deze pot, kan de TWC aanvullende voorwaarden stellen met betrekking tot publiciteitsuitingen. 12.6 Statutenwijziging Onder bepaalde omstandigheden is het mogelijk om de notariskosten voor het wijzigen van statuten vergoed te krijgen. SNUF bekijkt daarbij voornamelijk of de organisatie niet zelf de statutenwijziging kan bekostigen. Een aanvraag voor subsidie van de notariskosten bestaat uit de jaarbegroting, de meest recente balans en een overzicht van de voorgenomen wijzigingen. Bovendien wijst SNUF een notaris aan waar de statutenwijziging zal plaatsvinden. 13. Hardheidsclausule In zeer bijzondere omstandigheden kan SNUF van de bepalingen van dit reglement afwijken. 10