Programma van Eisen Europese aanbesteding stabiliteitsmetingen lichtmasten Gemeente Haarlemmermeer Cluster B&O Team Vakdisciplines Projectleider: Fred Bosker, Team Vakdisciplines Contactpersoon: Linda Willemsen, Team Inkoop & Aanbestedingen Dossiernummer 2016-144 Hoofddorp, 25 mei 2016 Versie: definitief 1
1. Algemeen 1. Aanbestedende dienst: De gemeente Haarlemmermeer, vertegenwoordigd door: Cluster Beheer en Onderhoud, Team Vakdiciplines De heer F.Y. Bosker Postbus 250 2130 AG Hoofddorp e-mail: f.bosker@haarlemmermeer.nl 2. Procedure Openbare Europese aanbesteding, conform Hoofdstuk 2 van het ARW 2012. In de aanbestedingsleidraad (2016-144) staat de procedure van aanbesteden beschreven; het proces en voorwaarden vanaf uitnodiging via publicatie op TenderNed tot en met definitieve opdrachtverlening is hier beschreven. 3. Type Opdracht De aard van deze opdracht is een (aan werken gerelateerde) dienst. 4. Voorwaarden Tijdens de uitvoering van de opdracht zijn de Uniforme Uitvoeringsvoorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV2012) van toepassing. 2. Omschrijving van de opdracht 1. Doel van de aanbesteding Met deze aanbestedingsprocedure is de gemeente Haarlemmermeer (hierna ook aangeduid met aanbestedende dienst ) voornemens één partij te selecteren die jaarlijks zal vaststellen wat de staat is van de stabiliteit en de sterkte van een deel van het areaal van de (licht)masten, middels het meten op een niet-destructieve manier (statisch en dynamisch) en vervolgens 6 jaar garantie geeft op de gehele mast en de daarop gemonteerde onderdelen. Met deze partij zal een raamovereenkomst gesloten worden voor de aankomende vier jaar (twee jaar + twee maal optionele verlenging van één jaar). 2. Achtergrond De laatste jaren worden er steeds meer metingen verricht naar de stabiliteit van de (licht)masten zodat onze gemeente er voor kan kiezen om op een verantwoorde wijze met de huidige masten nog even door te gaan dan in plaats van op basis van de technische levensduur te kiezen voor het afvoeren en vervangen. De trend en verwachting is dat de huidige gebruikelijke levensduur van 40 jaar verlengd kan worden naar eventueel 50 jaar. Vanwege de areaal uitbreidingen in je jaren tachtig, is de omvang van de jaarlijks te testen (licht)masten dermate omvangrijk dat deze dienstverlening de Europese drempelwaarde overschrijdt. Gelet op het relatief weinig aanbieders in deze specialistische technische dienstverlening, hebben we er voor gekozen om deze opdracht via een Europees Openbare aanbesteding aan te kondigen. 2
3. Algemene beschrijving van het werk De opdracht omvat in hoofdzaak de volgende werkzaamheden: het uitvoeren van niet-destructieve stabiliteitsmetingen van (licht)masten waarbij de toestand van de lichtmast en de daarop gemonteerde onderdelen vastgesteld wordt nieuwe lichtmasten worden overgeslagen en verrekend als minderwerk optische schade masten, gedeukte masten waarvan de meettechnici op voorhand in kunnen schatten dat deze wordt afgekeurd, worden niet gemeten en worden verrekend als minderwerk het treffen van de benodigde verkeersmaatregelen, conform publicatie 96b van het CROW het vastleggen en rapporteren van de te verrichte werkzaamheden en meetresultaten en hiermee inzicht geven in de rest-levensduur van de geteste (licht)masten het houden van voortgangsbesprekingen het opstellen van een uitvoeringsplanning het coördineren en regelen van acute vervanging en/of verwijdering van masten het geven van garantie voor de aanstaande 6 jaar op de gehele mast inclusief de daarop gemonteerde onderdelen het beschikbaar houden van rapporten en meetresultaten, welke op verzoek digitaal beschikbaar is voor aanbestedende dienst Deze algemene beschrijving van het werk houdt niet in dat de inschrijver al het werk van deze aard in de gemeente Haarlemmermeer kan claimen. 4. Locaties Het uit te voeren werk is op diverse locaties binnen de grenzen van de gemeente Haarlemmermeer. Het bijgevoegde Excelbestand 2016 05 19 Bestekbijlage met te meten masten 2016 t/m 2019 met de volgende tabbladen: Algemeen (Algemene informatie) Overzicht per jaar te meten (Overzicht per jaar te meten masten, naar lichtpunthoogte periode 2016 t/m 2019) Inschrijvingsbiljet (Inschrijvingsbiljet stabiliteitsmetingen lichtmasten) Te meten 2016 (2016 Overzicht te meten masten) Te meten 2017 (2017 Overzicht te meten masten) Te meten 2018 (2018 Overzicht te meten masten) Te meten 2019 (2019 Overzicht te meten masten) Op de tabbladen Te meten. zijn de locaties van de te meten lichtmasten vermeld.. Voor de locaties zijn de X-Y coördinaten leidend. De lichtmastnummers zijn indicatief deze kunnen afwijken. De huidige verstrekte en vermelde aantallen zijn indicatief, deze kunnen achteraf wijzigen en hieraan kunnen een rechten aan worden ontleend. Bij de jaarlijkse opdrachtverstrekking wordt het definitieve Exelbestand met te meten lichtmasten verstrekt. 5. Tijdsbepaling Uitvoeringsjaar 2016 De opdracht wordt in week 35-2016 verstrekt. De planning wordt uiterlijk in week 37-2016 aangeleverd. De aanvang van de werkzaamheden start uiterlijk in week 38-2016, of zoveel eerder als mogelijk is (week 35, 36 of 37-2016) dit is afhankelijk van de aanleverdatum van de planning. De oplevering van de werkzaamheden, het overleggen en doorspreken van de rapportage etc. vindt plaats in week 42-2016. Facturatie: 1 e termijn in week 35 na ontvangst opdracht, 2 e termijn in week 42, na oplevering. Uitvoeringsjaren 2017 t/m 2019 De opdracht wordt uiterlijk in week 10 verstrekt. De planning wordt uiterlijk in week 12 aangeleverd. De aanvang van de werkzaamheden start uiterlijk in week 13. De oplevering van de werkzaamheden, het overleggen en doorspreken van de rapportage etc. vindt plaats in week 27. Facturatie: 1 e termijn in week 10 na ontvangst opdracht, 2 e termijn in week 27 na oplevering. 3
6. Werktijden Tenzij anders wordt afgesproken met de directie liggen de werktijden op doordeweekse werkdagen tussen 07:00 en 18:00 uur. Op doorgaande wegen waarbij als gevolg van het werk overlast voor het verkeer ontstaat, mag niet gewerkt worden in de spitstijden: tot 09:30 uur in de ochtend én ná 15:30 uur in de middag. 7. Uitvoeringseisen De inspectie dient middels 'niet-destructieve' statische en dynamische 3D-metingen op de lichtmast uitgevoerd te worden, conform de aanbevelingen in het CROW Handboek lichtmasten (publicatie 215), onder Inspectie lichtmasten, Oudere masten. De gehele lichtmast (inclusief uitlegger) zowel boven als onder het maaiveld dient te worden gemeten en er dient duidelijk onderscheid gemaakt te kunnen worden tussen grondverplaatsing en mastvervorming op basis van kwantitatieve gegevens. De benodigde berekeningen dienen uitgevoerd te worden op basis van de EN-40 norm. De meetresultaten dienen een duidelijk netto buigmoment en torsie van de lichtmast aan te geven door middel van 2 onafhankelijke meetpunten. De volgende gebreken dienen te worden waargenomen: plastische vervorming; scheur-/gatvorming; overmatige torsie; loszittende delen; een zwakke fundatie De aannemer verklaart dat de meetmethode betrouwbaar en deugdelijk is en aan alle eisen voldoet die te stellen zijn aan bet meten van stabiliteit en toestand van lichtmasten. De aannemer verklaart dat de meetmethode geen negatieve invloed heeft op de levensduur van de mast en/of onderdelen. De aannemer dient schriftelijk aan te kunnen tonen dat de te implementeren techniek 'nietdestructief' is. Dit dient te gebeuren middels een beoordeling en verklaring van een onafhankelijke deskundige en gecertificeerde instantie. In verband met de milieu doelstellingen, is het gewenst dat de meetwerkzaamheden zo veel mogelijk zonder CO² uitstoot worden uitgevoerd. Om de veiligheid van weggebruikers te waarborgen, is het van essentieel belang dat naast de aannemer, ook de meettechnici in het bezit zijn van een VCA certificaat, alsmede Veilig werken langs de weg. Tevens dient minimaal één van de meettechnici de Nederlandse taal te beheersen. De aannemer dient een onafhankelijke meetinstantie te zijn (aantoonbaar niet gelieerd zijnde aan een masten- en/of armaturenfabrikant). Na het uitvoeren van de meting is het de aannemer niet toegestaan een sticker of iets dergelijks op de mast aan te brengen. 8. Garantie Op basis van de meetresultaten dient de inschrijver de betrouwbaarheid en stabiliteit van de goedgekeurde lichtmasten te garanderen voor een periode van zes jaar. De hele mast moet gegarandeerd worden inclusief een eventueel aanwezige afneembare of vaste uithouder en onderdelen die onmiskenbaar bij de mast horen. Bij instabiliteit en/of omvallen en/of breuk van de mast en/of een eventueel aanwezige uithouder en onderdelen die onmiskenbaar bij de mast horen binnen de garantie periode van zes jaar, vergoedt de aannemer een bedrag ter hoogte van de materiaalkosten van de nieuwe vervangende lichtmast, inclusief de overige beschadigde onderdelen van de lichtmast zoals bijvoorbeeld het verlichtingsarmatuur,en de kosten voor het vervangen van de mast. De nieuwe mast dient gelijkwaardig te zijn aan de te vervangen mast, zulks ter goedkeuring van de directie. Onder de garantie valt ook de vervolgschade aan personen of zaken veroorzaakt door de omgevallen mast. De garantie geldt alleen als deze situatie niet is ontstaan door molest, aanrijding of wijziging van het gebruik en de locatie van de mast ten opzichte van het meetmoment. Het is de verplichting van de aannemer om dit aan te tonen. 4
9. Rapportages De planning, verslaglegging en rapportage inclusief foto's moet digitaal in bewerkbaar formaat (Word en/of Excel) worden aangeleverd. Tevens dienen planning, verslaglegging en rapportages inclusief foto's in gedrukte versie in enkelvoud ter beschikking worden gesteld. In de rapportage wordt de taakstelling, de testspecificaties, de testresultaat codes met een toelichting wat deze inhouden, statistiek van de resultaten en foto van de lichtmast opgenomen per object. Voor de foto betreft uitsluitend de foto s van de afgekeurde lichtmasten, waarop de reden van afkeur duidelijk zichtbaar is. Tevens dient het bij de opdracht aangeleverde Excel bestand met opgave van alle masten en bijbehorende gegevens te worden aangevuld met de meetdatum, testresultaat code en opmerkingen, zodanig dat er eenvoudig een selectie per item te maken is, te worden ingediend. Foto's, grafieken en resultaten per object mogen in separate bestanden worden aangeleverd maar moeten wel eenvoudig per object terug te vinden zijn door een gelijke codering of iets dergelijks. In het afgedrukte rapport staan alle gegevens bij elkaar per object. Op verzoek van de opdrachtgever moet het Excel-bestand zo nodig worden aangepast zonder dat daar extra betalingen tegenover staan. In het Excel-bestand dienen kosteloos de niet gemeten nieuwe masten en schademasten te worden aangegeven. De meetresultaten dienen door de aannemer minimaal tien jaar digitaal te worden gearchiveerd zodat deze op verzoek van de opdrachtgever ten allen tijde naspeelbaar zijn middels computeranalyse. Tevens dient op basis van de reproduceerbare computeranalyse door middel van grafieken duidelijk zichtbaar te zijn wat de geconstateerde gebreken zijn. In de eindrapportage, welke in de Nederlandse taal opgesteld dient te zijn, moeten ter ondersteuning van de meetresultaten de grafieken van de uitgevoerde metingen in het meetrapport aanwezig zijn, als ook foto materiaal van de afgekeurde lichtmasten. In de meetrapportage dient eveneens de X-Y coördinaten, het lichtmastnummer, het materiaal, type lichtmast, de lichtpunthoogte alsmede het aantal inspectiedeurtjes te worden opgegeven. Aan het einde van de bewaarperiode moeten de digitale gegevens aan de opdrachtgever worden aangeboden. 5
3. Voorwaarden en condities bij de opdracht 1. Verplichtingen van de aannemer De aannemer moet in zijn prijzen rekening gehouden hebben met de beperkte bereikbaarheid van gebieden en straten. Kosten voor ontheffingen van welke aard dan ook nodig voor het uitvoeren van het werk zijn voor rekening van de aannemer. De aannemer dient onveilige situaties welke hij tegen komt direct te melden aan de directie. De aannemer dient opmerkingen te plaatsen op de rapportage bij lichtmasten die hij niet aantreft op locatie of anders om die hij wel aantreft maar niet op de lijst staan of anders op de lijst staan dan aanwezig op de locatie. Als blijkt dat er op de meetlocatie een overduidelijk nieuwe mast(en) staan of de mast in kennelijke staat is dat deze direct vervangen moet worden dan meet hij deze mast niet, maar stelt hiervan de directie schriftelijk op de hoogte c.q. neemt direct maatregelen voor veiligstellen en vervangen van de mast. Bij het meten ontstane onveilige situaties van lichtmasten, moet de omgeving direct worden veiliggesteld en direct rechtstreeks contact op worden genomen met de onderhoud aannemer van de gemeente Haarlemmermeer en afspraken worden gemaakt over het verwijderen dan wel vervangen van deze mast(en) of onderdelen hiervan. De werkplek mag pas verlaten worden nadat de veiligheid is gewaarborgd. 2. Communicatie De Gemeente dient op de hoogte te zijn van de locatie(s) waar werkzaamheden worden uitgevoerd. De aannemer meldt minimaal 24 uur voor aanvang van zijn werkzaamheden deze aan op het mailadres OVL-werkzaamheden@haarlemmermmeer.nl. In de regel van het onderwerp op de email dient de aannemer aan te geven: bedrijfsnaam gevolgd door de locatie van de werkzaamheden, en de aard van de werkzaamheden B.v. Meetbedrijf, Badhoevedorp, stabiliteitsmetingen. In de mail dienen de straatnamen waar de werkzaamheden plaatsvinden te worden vermeld. Bij in gebreke blijven geldt een boete van 100,- (zonder btw) per incident. Deze boete wordt middels een factuur (btw niet van toepassing op boetes) aan de aannemer in rekening gebracht. Werkzaamheden waar verkeersmaatregelen van toepassingen zijn dienen vooraf te worden gemeld aan de afdeling bereikbaarheid van de gemeente. Voor de procedure, zie de website van de gemeente Haarlemmermeer, www.haarlemmermeer.nl 3. Bescherming groen en verhardingen De aannemer veroorzaakt geen beschadiging aan verhardingen, paden en gras, bomen en vegetatie. Bij desondanks ontstane schade zorgt de aannemer voor zijn rekening voor kwalitatieve vervanging en nazorg op aanwijzingen van de directie. 4. Maatregelen in belang van de omgeving en verkeersmaatregelen. De aannemer veroorzaakt direct of indirect geen gevaarlijke situatie. Rekening houdend met o.a. hoogspanningsleidingen, spoorlijnen, busbanen, woningen, wegen, personen, dieren, verkeer vaar/voertuigen, etc. Speciaal dient rekening gehouden te worden met (visueel)gehandicapten. De aannemer dient bij de uitvoering van het werk passende verkeersmaatregelen te nemen. Indien nodig en/of de regels dit vereisen zal wegbebakening of rijdende afzetting worden ingezet. Alle verkeersmaatregelen dienen te geschieden in overeenstemming met handboek 96B van CROW. De standaard verkeersmaatregelen voor het veiligstellen van de werkplek zijn onderdeel van de eenheidsprijzen voor de statische 3-D en de statische en dynamische 3-D metingen. Op het Inschrijvingsbiljet stabiliteitsmetingen lichtmasten per jaar (zie Excelbestand) dient u de hoeveelheden en de eenheidsprijzen van de aanvullende verkeersmaatregelen aan te geven. Het door u aangeboden aantal verkeersmaatregelen is vast voor de omvang van de opdracht en daarmee zijn de kosten voor de verkeersmaatregelen ook vast. Alleen indien de omvang van de opdracht toeneemt (meerwerk) of afneemt (minderwerk) wordt het aantal 6
verkeersmaatregelen (en daarmee de kosten) aangepast. De inschatting van de verkeersmaatregelen is voor rekening en risico van de inschrijver. Indien in de praktijk blijkt dat meer verkeersmaatregelen noodzakelijk zijn, dan kunnen deze niet worden doorberekend aan de opdrachtgever. 5. Omstandigheden van invloed op het werk De aannemer dient er rekening mee te houden dat er lichtmasten zijn waar reclameborden rond kunnen staan of aan de lichtmast zijn bevestigd. In voorkomende gevallen dient contact opgenomen te worden met de directie en afspraken gemaakt te worden over de bereikbaarheid van de lichtmast. 6. Aansprakelijkheid De aannemer dient zijn werkplek veilig te stellen. Schades veroorzaakt door de aannemer handelt de aannemer zelf af. Bij het veroorzaken van schade van welke aard dan ook, informeert de aannemer schriftelijk en per omgaande de directie. 4. Facturering 1. Verrekenmethode De verrekening vindt plaats met eenheidsprijzen conform uw inschrijvingsbiljet. In de eenheidsprijzen moeten alle bijkomende kosten zoals algemene kosten, bedrijfskosten, winst en risico, rapportages, eenmalige kosten, opslagpercentages, materiaal/handeling/opslag en mobilisatiekosten en verplichtingen voortvloeiend uit deze werkomschrijving zijn inbegrepen. Niet gemeten masten worden als minderwerk verrekend. Extra gemeten masten mogen alleen worden verrekend indien hiervoor van de directie een schriftelijk akkoord is. Meer/minderwerk wordt ongeacht de omvang verrekend tegen eenheidsprijzen van de inschrijfstaat Het werken in onregelmatige volgorde en onvolledige dagproductie geeft de aannemer geen recht op schadevergoeding of meerwerk. De aanbestedende dienst kan aanvullende werkzaamheden conform deze omschrijving en de aanbieding van de inschrijver opdragen. 2. Betalingstermijnen Bij opdracht kan 40% van het werk in rekening worden gebracht. Ná de eindoplevering de resterende 60%. Alle facturen over het opgedragen werk dienen binnen 14 dagen na eindoplevering door de gemeente Haarlemmermeer ontvangen te zijn. Facturen dienen digitaal te worden aangeleverd via efacturer@haarlemmermeer.nl 3. Kortingen Indien de aannemer de door of namens de directie gegeven opdrachten en planning niet of onvoldoende nakomt of de in de werkomschrijving gegeven voorschriften niet naleeft zal per geval en/of per dag gedurende de periode van tekortkoming een korting van 250,00 worden toegepast. Deze boete wordt in rekening gebracht zonder dat een ingebrekestelling nodig is voor iedere afwijking ongeacht de toerekenbaarheid van de tekortkoming aan de aannemer. Bij in gebreke blijven van onder 3.2 genoemde voorwaarde (vooraf aanmelden werkzaamheden) geldt een boete van 100,- (zonder btw) per incident. Alle boetes worden zonder btw (btw niet van toepassing) per factuur bij de aannemer in rekening gebracht. Bijlagen: Lijst te meten masten inclusief meetlocaties: 2016 05 19 Bestekbijlage met te meten masten 2016 tm 2019 (Excel) 7