Gedragscode Voor de voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden van de Algemene Rekenkamer van Sint Maarten. Vastgesteld in de vergadering van de Algemene Rekenkamer d.d. 20 februari 2013
Inhoud Inleiding... 3 Deel I : Kernbegrippen van bestuurlijke integriteit... 4 Deel II : Gedragscode bestuurlijke integriteit... 5 1. Algemene bepalingen... 5 2. Belangenverstrengeling en aanbesteding... 5 3. Nevenfuncties... 5 4. Informatie... 5 5. Aannemen van geschenken... 6 6. Bestuurlijke uitgaven... 6 7. Declaraties... 6 8. Gebruik van voorzieningen van de Algemene Rekenkamer... 6 9. Reizen naar het buitenland... 6 Gedragscode 2
Inleiding Het doel van de gedragscode is om de voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden van de Algemene Rekenkamer een houvast te bieden bij het bepalen van normen omtrent integriteit van de bestuurders van de Algemene Rekenkamer en van hun handelen. De gedragscode bevat regels voor de Algemene Rekenkamer als geheel, als onafhankelijk, onderzoekend, rapporterend en adviserend orgaan (dat op verzoek van de Staten van Sint Maarten ook geroepen kan worden onderzoeken te doen naar de bestuurlijke integriteit van politieke en ambtelijke functionarissen) als ook voor de voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden afzonderlijk. Deze gedragscode geeft niet regels die directe rechtskracht hebben. Dat doet de landsverordening Algemene Rekenkamer wel in een aantal gevallen waar het bijvoorbeeld gaat om bepalingen omtrent onverenigbare ambten, het bekleden van betrekkingen en ambten waarvan de uitoefening ongewenst is, en omtrent de gronden voor schorsing en ontslag van de leden. De hieronder gegeven regels van deze gedragscode hebben evenwel vooral bestuurlijke en persoonlijke relevantie. De bestuurder van de Algemene Rekenkamer moet zich afvragen of hij/zij nog als zodanig kan functioneren indien hij/ zij de hieronder gegeven gedragsregels heeft geschonden; de Algemene Rekenkamer als orgaan moet zich afvragen of zij een bestuurder in haar midden wil hebben die de gezamenlijk aanvaarde gedragsregels, schendt of heeft geschonden. De code bevat zowel normen over hoe de voorzitter, een lid of een plaatsvervangend lid van de Algemene Rekenkamer (AR) in een bepaalde situatie geacht wordt te handelen, als normen en regels over procedures die moeten worden gevolgd. Deze gedragscode bevat twee delen. Deel I beschrijft begrippen van integer bestuurlijk handelen. Zij vormen als het ware het kader en de uitgangspunten voor de gedragscode. Deel II bevat feitelijke gedragsregels waaraan de voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden geacht worden zich te houden. Gedragscode 3
Deel I : Kernbegrippen van bestuurlijke integriteit Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met het ambt (van voorzitter, lid, plaatsvervangend lid van de AR) samenhangt door de ambtsdrager wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om over zijn of haar functioneren verantwoording af te leggen, uiteraard intern aan de collega- bestuursleden en plaatsvervangende leden, maar ook en vooral extern naar de klanten van de Algemene Rekenkamer, de Staten en de ministers, de ministers van Financiën voorop. De verantwoordelijkheid voor bestuurlijk integer handelen dient ook richting de te onderzoeken organisaties, organisatie- onderdelen en instellingen te worden gedragen. In dit verband bestaat tevens de verantwoordelijkheid onderzoeken in te richten en uit te voeren volgens het eigen Onderzoeksprotocol van de Algemene Rekenkamer. De volgende kernbegrippen zijn leidend voor bestuurlijke integriteit: Onafhankelijkheid (aan niemand onderworpen): het handelen van de voorzitter, de leden of de plaatsvervangende leden van de Algemene Rekenkamer wordt gekenmerkt door onpartijdigheid (onbevooroordeeld), d.w.z. dat geen vermenging mag optreden met eigenlijke en/of oneigenlijke belangen en dat iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden. Openheid: het handelen van de voorzitter, de leden of de plaatsvervangende leden van de Algemene Rekenkamer is transparant, zodat optimale verantwoording mogelijk is en de te onderzoeken instellingen, organisaties, maar ook de klanten van de AR inzicht (kunnen) hebben in haar handelen en haar beweegredenen daarbij. Functionaliteit: het handelen van de voorzitter, de leden of de plaatsvervangende leden heeft een herkenbaar verband met het ambt dat wordt vervuld in de Algemene Rekenkamer. Dienstbaarheid: het handelen van de voorzitter, de leden of de plaatsvervangende leden is altijd en volledig gericht op het dienen van het belang van de Algemene Rekenkamer en op het dienen van de financiële en materiële belangen van het openbaar bestuur van Sint Maarten. Zorgvuldigheid: het handelen van de voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden is zodanig dat alle te onderzoeken instellingen en organisaties op gelijke wijze en met respect worden bejegend door de Algemene Rekenkamer en dat de belangen van de verschillende partijen zorgvuldig worden afgewogen. Betrouwbaarheid: Op de voorzitter, de leden, en de plaatsvervangende leden moet men kunnen rekenen. Zij houden zich aan regels en afspraken. Gedragscode 4
Deel II : Gedragscode bestuurlijke integriteit 1. Algemene bepalingen 1.1. Onder de Algemene Rekenkamer wordt verstaan de voorzitter, de leden en/of de plaatsvervangende leden in (besluitvormende) vergadering bijeen. 1.2. Onder het bestuur of de bestuurders van de Algemene Rekenkamer worden verstaan, de voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden. 1.3. Deze gedragscode geldt voor de voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden van de Algemene Rekenkamer. 1.4. In de gevallen waarin deze code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in de Algemene Rekenkamer. 1.5. De voorzitter, leden en plaatsvervangende leden van de Algemene Rekenkamer ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de gedragscode 1.6. De gedragscode is openbaar en door derden te raadplegen. 2. Belangenverstrengeling en aanbesteding 2.1. De voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden zullen zich onthouden van deelname aan de beraadslagingen en de besluitvorming naar aanleiding daarvan wanneer daarin ondernemingen en organisaties aan de orde komen, waarmee de Algemene Rekenkamer in het bijzonder en de landsoverheid in het algemeen functionele relaties kan hebben en waarin zij tevens financiële belangen hebben. 2.2. Een bestuurder die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de Algemene Rekenkamer onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht. 2.3. Een bestuurder neemt van een aanbieder van diensten aan de Algemene Rekenkamer geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie tegenover de aanbieder kan beïnvloeden. 3. Nevenfuncties 3.1. Een bestuurder, welke dan ook, die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen in een vergadering van het bestuur van de Algemene Rekenkamer, wanneer het vervullen van de nevenfunctie mogelijk strijdig is of kan zijn met het belang van de Algemene Rekenkamer en haar positie richting Staten en de regering en/of met belangen van de landsoverheid. 4. Informatie 4.1. Een bestuurder gaat zorgvuldig en correct om met de informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt, zeker naar derden (pers en media). Hij verstrekt geen geheime informatie. 4.2. Een bestuurder maakt niet te eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt van bestuurder van de Algemene Rekenkamer verkregen informatie. Gedragscode 5
5. Aannemen van geschenken 5.1. Geschenken en giften die een bestuurder uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld bij de secretaris van de Algemene Rekenkamer en door deze geregistreerd. De geschenken zijn eigendom van de Algemene Rekenkamer 5.2. Indien een bestuurder geschenken of giften ontvangt met een geringe waarde, kunnen deze worden behouden, in afwijking van het gestelde onder 5.1. 5.3. Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. 6. Bestuurlijke uitgaven 6.1. Kosten die door bestuurders worden gemaakt uit hoofde van hun functie en/of direct gerelateerd aan de uitoefening van hun functie, worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond en niet dan nadat in een vergadering van het bestuur is besloten dat de kosten kunnen worden gedeclareerd. 6.2. Ter bepaling van de functionaliteit van de bestuurlijke uitgaven wordt bezien welk belang voor de Algemene Rekenkamer met de uitgave is gediend en of de uitgave voortvloeit uit de functie. 7. Declaraties 7.1. De bestuurder declareert geen kosten die op andere wijze reeds worden vergoed bijvoorbeeld in de vorm van een vaste representatievergoeding of door derden. 7.2. Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe van overheidswege vastgestelde administratieve procedure. 7.3. De secretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke afhandeling van deze procedure. 7.4. Bestuurders kunnen alleen direct aan de bestuursfunctie te relateren onkosten (voor vakliteratuur, telefoonkosten, bureaukosten) declareren voor zover daarvoor in de vaste remuneraties geen voorziening is getroffen en niet dan nadat in een vergadering van het bestuur is besloten dat de onkosten kunnen worden gedeclareerd. 8. Gebruik van voorzieningen van de Algemene Rekenkamer 8.1. Gebruik van eigendommen of voorzieningen van de Algemene Rekenkamer, ook de kantoorruimten, voor privé- doeleinden is niet toegestaan. 8.2. Bestuurders kunnen op basis van een overeenkomst ter zake een mobiele telefoon en/of een computer ter beschikking krijgen. 9. Reizen naar het buitenland 9.1. Een bestuurder die het voornemen heeft, uit hoofde van zijn functie, een reis naar het buitenland te maken, heeft daartoe de toestemming van de Algemene Rekenkamer nodig. 9.2. Een bestuurder die het voornemen van een reis meldt verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende functionele en beleidsoverwegingen, de bestemming en de kosten. 9.3. Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden besproken in de Algemene Rekenkamer en getoetst op het risico van belangenverstrengeling 9.4. Van de reis wordt een verslag opgesteld ten behoeve van de Algemene Rekenkamer. 9..5. Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé- doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming door de Algemene Rekenkamer. Gedragscode 6
9.6. De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Gedragscode 7