: Voorstel tot het vaststellen van een gedragscode voor de burgemeester en de wethouders

Transcriptie

1 Raad : 11 februari 2003 Agendanr. : 23 Doc.nr : B Afdeling: : Bestuursondersteuning RAADSVOORSTEL Onderwerp : Voorstel tot het vaststellen van een gedragscode voor de burgemeester en de wethouders Inleiding Integriteit en kwaliteit van het openbaar bestuur staan volop in de belangstelling. Ook de wetgever is zich hiervan bewust. De inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur heeft tot gevolg gehad dat in artikel 69, lid 2 en artikel 41c, lid 2 Gemeentewet is opgenomen dat de raad een gedragscode vaststelt voor de burgemeester, resp. de wethouders. Op beide artikelen is een overgangstermijn van een jaar van toepassing. De gedragscodes dienen dus uiterlijk 7 maart 2003 vastgesteld te worden. Het opstellen van gedragscodes voor de burgemeester en wethouders is derhalve opgenomen in het tweede plan van aanpak dualisme. Het vaststellen van gedragscodes dekt niet de lading van het begrip integriteit. Dit begrip is veel breder en kan onder meer de volgende zaken omvatten: gedragscode ambtelijke integriteit (zorgvuldig omgaan met de tijd, de informatie en de spullen van de werkgever), integraal inkoopbeleid, geschenkenbeleid, aanbestedingsbeleid, kaveluitgiftebeleid, Klokkenluidersregeling, Regeling gebruik bedrijfshulpmiddelen, internet en , mobiele telefoon, Klachtenregeling seksuele intimidatie, agressie en geweld, representatieregeling en nevenfuncties (ook van ambtenaren!). Over een aantal van deze onderwerpen zijn in Heusden reeds regelingen vastgesteld en die leveren tezamen met de gedragscodes de ingredienten om het beraad en de beleidsontwikkeling op het gebied van integriteit op termijn verder te ontwikkelen. Gedragscodes Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van mentaliteit en bewustwording. Een hulpmiddel daarbij zijn gedragsregels. Zij bevatten normen en waarden waaraan de leden van het college zich verbinden, vormen een toetsingskader voor het eigen handelen en ondersteunen de raad bij zijn controlerende functie. Daar zowel de burgemeester als de wethouders lid zijn van het college is gekozen voor het opstellen van één gedragscode voor alle leden van het college. In de gedragscode worden zij aangeduid als de bestuurder(s). In de gedragscode zijn regels gesteld over onderwerpen die een integriteitsrisico in zich kunnen bergen: belangenverstrengeling, aanbestedingen, het uitoefenen van nevenfuncties, het omgaan met (vertrouwelijke en geheime) informatie, het aannemen van geschenken, bestuurlijke uitgaven, declaraties, gebruik van gemeentelijke voorzieningen en buitenlandse reizen. Als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur oefent het college de bestuursbevoegdheden uit (artikel 160 Gemeentewet). In zowel de gedragscode voor de leden van de raad (zie voorstel tot vaststelling van een gedragscode voor leden van de raad) als in die voor de leden van het college van burgemeester en wethouders is met dit gegeven rekening gehouden. 1/12

2 Voor het opstellen van deze gedragscode is gebruik gemaakt van de modelcode die is opgenomen in de Handreiking Integriteit van bestuurders, die voor u ter inage is gelegd. In deze modelcode zijn ook bepalingen opgenomen omtrent het gebruik van (gemeentelijke) creditcards en het gebruik van een dienstauto voor het maken van dienstreizen. Omdat van beide geen gebruik wordt gemaakt in Heusden, zijn de modelbepalingen hierover niet in de conceptgedragscode opgenomen. Voorstel Wij stellen u voor om bijgaand conceptbesluit vast te stellen, Het college van Heusden, de secretaris mr. J.T.A.J. van der Ven de burgemeester, drs. H.P.T.M. Willems BIJLAGEN: TER INZAGE: Conceptbesluit Handreiking integriteit bestuurders. De stukken liggen ter inzage in de leeskamer, locatie Vlijmen Steller: van Rossem 2/12

3 CONCEPTBESLUIT De gemeenteraad van Heusden in zijn openbare vergadering van 11 februari 2003; gezien het voorstel van het college van 7 januari 20003,doc.nr. B ; gelet op artikel 41c, lid 2 en artikel 69, lid 2 van de Gemeentewet; b e s l u i t : tot het vaststellen van de navolgende gedragscode voor de burgemeester en wethouders: Artikel 1 Algemene bepalingen 1. Onder het college wordt verstaan: het college van burgemeester en wethouders. 2. Deze gedragscode geldt voor de burgemeester en alle leden van het college, hierna aan te duiden als bestuurder. 3. In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het college. 4. De code is openbaar en voor derden te raadplegen. 5. De voorzitter en de leden van het college ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de code. Artikel 2 Belangenverstrengeling en aanbesteding 1. Een bestuurder doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties, waarmee de gemeente zakelijk betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen. 2. Bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties voorkomt een bestuurder (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen. 3. Een oud-bestuurder wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de gemeente. 4. Een bestuurder die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht. 5. Een bestuurder neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden. Artikel 3 Nevenfuncties 1. Een bestuurder vervult geen nevenfuncties, waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de gemeente. 3/12

4 2. Een bestuurder maakt melding van al zijn nevenfuncties, waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is. Deze gegevens worden openbaar gemaakt. 3. De kosten die een bestuurder maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (qualitate-qua-nevenfunctie) worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend. 4. Een bestuurder die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen in het college. Daarbij komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot eventuele vergoedingen en de te maken kosten. Artikel 4 Informatie 1. Een bestuurder gaat zorgvuldig en correct om met informatie, waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie. 2. Een bestuurder houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. 3. Een bestuurder maakt niet ten eigen bate of van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie. Artikel 5 Aannemen van geschenken 1. Geschenken die een bestuurder uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de gemeente. Er wordt een gemeentelijke bestemming voor gezocht. 2. Geschenken worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld in het college, waar een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen. 3. Indien een bestuurder geschenken ontvangt die een waarde van minder dan 50,-- vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het eerste lid, worden behouden. Zij dienen wel gemeld en geregistreerd te worden. 4. Een bestuurder neemt geen geschenken aan van partijen, waarmee een overleg- of onderhandelingsfase nog niet is afgerond. Om elke schijn van bevoordeling te vermijden geldt deze regel ook voor lunchbesprekingen en etentjes. 5. Een bestuurder aanvaardt alleen dan uitnodigingen voor excursies, werkbezoeken, evenementen, etentjes, lunchbesprekingen e.d. wanneer het belang van de gemeente daarmee wordt gediend en de uitnodiging voortvloeit uit de functie. Artikel 6 Bestuurlijke uitgaven 1. Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond. 2. Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd: a. met de uitgave is het belang van de gemeente gediend, en b. de uitgave vloeit voort uit de functie. 4/12

5 Artikel Declaraties De bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed; Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure. Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voorzover mogelijk binnen een maand afgerekend. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar. In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de burgemeester. Zonodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan het college voorgelegd. Artikel 8 Gebruik van gemeentelijke voorzieningen 1. Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan. 2. Bestuurders kunnen op basis van een overeenkomst ter zake voor zakelijk gebruik een fax, mobiele telefoon en computer in bruikleen ter beschikking krijgen Artikel 9 Reizen buitenland 1. Een bestuurder die het voornemen heeft een reis buiten Nederland te maken, niet zijnde een reis naar een Europese instelling, heeft toestemming nodig van het college. De gemeenteraad wordt van het besluit op de hoogte gesteld. 2. Een bestuurder die het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten. 3. Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijk op kosten van derden worden altijd besproken in het college en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het gemeentelijk belang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming. 4. Van de reis wordt een verslag opgesteld. Buitenlandse reizen worden vermeld in een jaarverslag. 5. Het ten laste van de gemeente meereizen van de partner van een bestuurder is uitsluitend toegestaan, wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de gemeente daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken. 6. Het anderszins meereizen van derden op kosten van de gemeente is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college betrokken. 7. Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de bestuurder. 8. De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed voor zover zij redelijk en verantwoord worden geacht. 5/12

6 Artikel 10 Deze gedragscode treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van bekendmaking. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 11 februari 2003; De raad voornoemd, de secretaris, loco de voorzitter, A.J. Emmen drs. H.P.T.M. Willems 6/12

7 Algemene toelichting bij gedragscode voor burgemeester en wethouders Leden van colleges van burgemeester en wethouders stellen bij hun handelen de kwaliteit van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het openbaar bestuur is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de gemeente, en in het verlengde daarvan die van de burgers zijn primair richtsnoer. Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarvoor verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega-bestuurders, de gemeenteraad, maar ook extern aan organisaties en burgers voor wie bestuurders hun functie vervullen. Een aantal kernbegrippen is daarbij leidend en plaatst bestuurlijke integriteit in een breder perspectief: Dienstbaarheid Het handelen van een bestuurder is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken. Functionaliteit Het handelen van een bestuurder heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur. Onafhankelijkheid Het handelen van een bestuurder wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden. Openheid Het handelen van een bestuurder is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de bestuurder en zijn beweegredenen daarbij. Betrouwbaarheid Op een bestuurder moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven. Zorgvuldigheid Het handelen van een bestuurder is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen. Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen getoetst kunnen worden. 7/12

8 Artikelgewijze toelichting Artikel 1 Algemene bepalingen Dit artikel bevat een aantal algemene bepalingen. Om derden de gelegenheid te bieden de gedragscode te raadplegen, dient via de lokale media bekendheid gegeven te worden aan het bestaan ervan. Overigens bevat onder andere de Gemeentewet reeds een aantal bepalingen die beogen de integriteit van bestuurders te waarborgen. De onderhavige gedragscode bevat hier in feite een nadere uitwerking van. Alvorens hun functie uit te oefenen leggen wethouders in handen van de voorzitter van de raad een zogenaamde zuiveringseed of belofte af (artikel 41a). De burgemeester legt een dergelijke eed of belofte af in handen van de Commissaris van de Koning alvorens zijn ambt te aanvaarden (artikel 65). Artikel 15 bevat een opsomming van verboden handelingen voor raadsleden. Via de artikelen 41c en 69 zijn deze van overeenkomstige toepassing verklaard op de wethouders respectievelijk de burgemeester. Gedeputeerde Staten kunnen ontheffing verlenen. Daartoe zijn onlangs provinciale beleidsregels opgesteld. Voorts is in artikel 2:4 van de Algemene wet bestuursrecht opgenomen dat het bestuursorgaan ertegen waakt dat de tot het bestuursorgaan behorende personen die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden. Op het gedrag en handelen van de burgemeester is artikel 37 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters 1994 van toepassing Artikel 2 Belangenverstrengeling en aanbesteding Het hebben van financiële belangen of verrichten van bepaalde financiële transacties kan (de schijn van) van belangenverstrengeling veroorzaken. Een financieel belang is in de context van de gedragscode breed te definiëren. Het kan gaan om het bezit van effecten, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond en financiële deelnemingen in ondernemingen. Zelfs negatieve financiële belangen, zoals schulden uit hypothecaire vorderingen vallen onder de noemer financieel belang. Financiële belangen kunnen een rol spelen bij besluiten over bij voorbeeld het voorbereiden van bestemmingsplannen, het doen aanbestedingen of grondverkopen. Bij belangenverstrengeling betreft het niet alleen mogelijk persoonlijk voordeel voor de bestuurder, maar ook bij voorbeeld van familieleden, vrienden of van bedrijven en instellingen waarmee de bestuurder als privé-persoon banden heeft. Het is daarom voor bestuurders raadzaam bij hun aantreden en tijdens hun ambtsperiode met enige regelmaat opgave te doen van bestaande financiële belangen. Het vierde lid van dit artikel is een nadere uitwerking van artikel 58 Gemeentewet, dat artikel 28 van overeenkomstige toepassing verklaart ten aanzien van vergaderingen van het college. 8/12

9 Artikel 3 Nevenfuncties In de artikelen 36b en 68 Gemeentewet is voor de wethouders c.q. de burgemeester vastgelegd welke nevenfuncties als onverenigbaar met de hoofdfunctie moeten worden aangemerkt. In algemene zin zijn bij het aanvaarden van verenigbare nevenfuncties twee afwegingen ven belang: - Er mag geen verstrengeling optreden tussen het ambt en de nevenfunctie; - De nevenfunctie mag niet leiden tot een zodanig tijdsbeslag dat daardoor het functioneren als ambtsdrager in het geding komt. De wethouders en de burgemeester mogen ook geen nevenfuncties vervullen waarvan de uitoefening ongewenst is met het oog op een goede vervulling van hun functie respectievelijk ambt (artikel 41b respectievelijk artikel 67 Gemeentewet). De Gemeentewet regelt niets over de bekendmaking of een nevenfunctie al dan niet bezoldigd is. Het verdient aanbeveling dit wel openbaar te maken. De hoogte van een eventuele bezoldiging hoeft niet genoemd te worden. Sommige nevenfuncties vloeien voort uit hoofde van de functie. Dit zijn de zogenaamde q.q. (qualitate qua)-nevenfuncties. Bij een q.q.-nevenfunctie is sprake van: - Een aantoonbaar belang van de gemeente dat de nevenfunctie door een bestuurder wordt vervuld. De bestuurder bekleedt in dat geval de nevenfunctie uit hoofde van het ambt en behartigt (in)direct de belangen van de gemeente; - Een koppeling van de nevenfunctie aan de inhoud en duur van het ambt. Bij beëindiging van de hoofdfunctie moet de nevenfunctie ook worden neergelegd. Eventuele vergoedingen uit hoofde van q.q.-functies dienen in de gemeentekas te worden gestort (artikelen 44 en 66 Gemeentewet). Het is aan te bevelen dergelijke stortingen rechtstreeks te laten geschieden en niet eerst via de privé-rekening van de betrokken bestuurder te laten verlopen. De stortingsplicht betreft slechts de beloning voor geleverde diensten. Vergoedingen voor (daadwerkelijke) onkosten hoeven niet in de gemeentekas gestort te worden. Bestuurders mogen inkomsten uit nevenfuncties, die niet voortvloeien uit het ambt, behouden. Artikel 4 Informatie Artikel 55 regelt de geheimhoudingsplicht voor het college van burgemeester en wethouders. Het wetsvoorstel Aanpassing van enkele wetten in verband met de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur (kortweg de Aanpassingswet genoemd) bevat een wijziging van artikel 60 Gemeentewet. Een toe te voegen derde lid bepaalt dat het college de besluitenlijst van zijn vergaderingen openbaar moet maken. Openbaarmaking kan achterwege blijven voor zover het aangelegenheden betreft waarvan op grond van artikel 55 geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang. Schenden van een geheimhoudingsplicht die is opgelegd op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid bestuur is strafbaar gesteld via artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Een integriteitsrisico kan ontstaan als een bestuurder over vertrouwelijke informatie beschikt die hij kan gebruiken om er persoonlijk voordeel mee te behalen of kan aanwenden ten bate van bij voorbeeld familieleden, vrienden kennissen of andere relaties. 9/12

10 Het lekken van vertrouwelijke informatie naar pers en media is te beschouwen als een bijzondere vorm van oneigenlijk gebruik van informatie. Het oogmerk daarbij is immers niet het behalen van een voordeel in de privé-sfeer, maar het nastreven van politieke doeleinden. Artikel 5 Aannemen van geschenken Een bestuurder mag uitsluitend geschenken in geld accepteren, wanneer hij dit doet als representant van de gemeente. Bovendien moet er tevoren een gemotiveerd collegebesluit zijn genomen, waarin bestemming van het geschenk is vastgelegd. Wanneer het om grote(re) bedragen gaat is het raadzaam vooraf de gevoelens van de raad te peilen of om een besluit van de raad te vragen. Bij het bestuurssecretariaat is een register beschikbaar voor het aanmelden van geschenken. Uitnodigingen voor excursies en werkbezoeken e.d. zijn een niet ongebruikelijke vorm van relatiebeheer. Zij kunnen geaccepteerd worden wanneer het belang van de gemeente er mee is gediend en de uitnodiging voortvloeit uit de functie. De bestuurder kan de eventueel gemaakte reis- en verblijfkosten declareren bij de gemeente. Als sprake is van een lopende overleg- of onderhandelingssituatie is het raadzaam de excursie dan wel het werkbezoek zelf te organiseren en de kosten die de bestuurder maakt, inclusief lunchbesprekingen en etentjes, voor rekening van de gemeente te laten komen. Elke schijn van beïnvloeding van de besluitvorming moet immers voorkomen worden. Evenementen zijn over het algemeen niet als functioneel aan te merken. Een nadere afweging binnen het college is dan op zijn plaats. Voorwaarden voor het aanvaarden van de uitnodiging kunnen zijn het feit dat meerdere personen of instanties worden uitgenodigd en dat de uitnodiging binnen de grenzen van redelijkheid blijft. Het is zaak openheid te betrachten. Het is in Heusden overigens gebruik alle uitnodigingen die aan het college zijn gericht wekelijks in collegeverband aan de orde te stellen en af te spreken welke bestuurder aan welke uitnodiging gehoor geeft. Artikel 6 Bestuurlijke uitgaven Politieke ambtsdragers op gemeentelijk niveau ontvangen naast hun wedde of bezoldiging een vergoeding op declaratiebasis van de kosten die zij maken bij de uitoefening van hun ambt, zoals reis- en verblijfkosten en kosten kinderopvang. Daarnaast ontvangen zij een vaste (forfaitaire) onkostenvergoeding, waarvan de hoogte jaarlijks door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt vastgesteld. Bij de opbouw van de vaste onkostenvergoeding zijn de volgende kostencomponenten gehanteerd: representatie; vakliteratuur; contributies en lidmaatschappen; telefoonkosten, bureaukosten en porti; giften; fractiekosten; representatieve ontvangsten aan huis; excursies. Nadere informatie is te vinden in de rechtspositiebesluiten en in de verordening onkostenvergoeding wethouders. Met bestuurlijke uitgaven moet het belang van de gemeente zijn gediend. Zij vloeien voort uit de functie en vallen niet onder een van de bovengenoemde 10/12

11 kostenvergoedingsregelingen. Voldoen de uitgaven niet aan deze criteria dan zijn ze te beschouwen als privé-kosten, die voor eigen rekening van de bestuurder komen. Artikel 7 Declaraties Met betrekking tot declaraties is op de burgemeester artikel 33 van het Rechtspositiebesluit burgemeesters 1994 van toepassing. Voor declaraties en rekeningen geldt de algemene regel dat zij slechts in aanmerking komen voor betaling voor zover de uitgave niet reeds bestreken wordt door een (vaste) vergoeding. Onder declaratie is te verstaan de restitutie van een voorschotbetaling. De bestuurder betaalt dus in eerste instantie uit eigen middelen en verzoekt om terugbetaling van het bedrag. Uitsluitend bestuurlijke uitgaven komen voor vergoeding in aanmerking. Wanneer duidelijk is dat een uitgave valt onder het begrip bestuurlijke uitgave is het aan te bevelen de factuur rechtstreeks naar de gemeente te laten sturen. Vermenging van eigen en bestuurlijke middelen moet zoveel mogelijk worden voorkomen. De kosten die een bestuurder uit hoofde van een (q.q.-)nevenfunctie maakt zijn voor rekening van de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend. Artikel 8 Gebruik van gemeentelijke voorzieningen Politieke ambtsdragers dienen te beschikken over voor de uitoefening van het ambt benodigde voorzieningen. Zaken die direct verband houden met de werkplek, worden direct door de gemeente ter beschikking gesteld. De kosten die hiermee gemoeid zijn, komen voor rekening van de gemeente en maken integraal deel uit van de kosten van de bedrijfsvoering van de gemeente. Naast (bureau)voorzieningen die onderdeel vormen van de gemeentelijke zijn er veelal zaken die daarnaast aan de bestuurders ter beschikking worden gesteld. Dit houdt bijvoorbeeld in dat facturen direct door de gemeente worden voldaan of dat apparatuur in bruikleen worden gegeven. Uitgangspunt is dat op deze wijze bijvoorbeeld de kostensoorten fax/pc en cursussen, congressen zijn ondergebracht in de bedrijfsvoering. Dat betekent bijvoorbeeld dat de politieke ambtsdrager door bruikleen de beschikking krijgt over een PC gedurende de periode dat het ambt wordt uitgeoefend. Een onverkorte schenking zou zich niet verdragen met het uitgangspunt dat voorzieningen slechts toegekend dienen te worden met het oog op de vervulling van de publieke functie. Naast een bruikleenconstructie is het overigens ook mogelijk dat een ambtsdrager de beschikking krijgt over een computer door deelname aan een voor het gemeentelijk personeel geldende PCprivé-regeling. Momenteel hebben bestuurders de beschikking over een mobiele telefoon, een laptop e.d. Het is niet toegestaan gemeentelijke voorzieningen ten eigen bate in de privé-sfeer aan te wenden. Het is ook niet toegestaan om voor rekening van de gemeente bij voorbeeld medewerkers in dienst van de gemeente in te zetten ten behoeve van reparaties aan het eigen huis, tuinonderhoud of bij de bediening tijdens privé-feestjes. Artikel 9 Reizen buitenland Voor reizen naar het buitenland geldt dat zij altijd een functioneel karakter moeten hebben. Zij worden ook vermeld in het activiteitenoverzicht van het college. 11/12

12 Kan de functionaliteit niet worden aangetoond dan heeft deelname aan de reis een privé-karakter en zijn de kosten voor eigen rekening van de bestuurder. Is de functionaliteit van een reis aangetoond, dan komen de redelijk gemaakte reis- en verblijfkosten voor rekening van de gemeente. Gehele of gedeeltelijke bekostiging van dergelijke reizen door derden moet in beginsel worden afgewezen. Een uitzondering kan gemaakt worden voor het op uitnodiging bezoeken van een jumelagepartner en die als ontvangende partij aanbiedt (een gedeelte van) de kosten te betalen. Het college zal bij een dergelijk aanbod een expliciet standpunt over de bekostiging in moeten nemen en volledige openheid over zijn besluit moeten betrachten. Meereizende partners ten laste van de gemeente zijn alleen toegestaan indien dit op uitnodiging van de ontvangende partij gebeurt én het belang van de gemeente er mee is gediend. Alvorens het college zijn goedkeuring hecht aan het ten laste van de gemeente meereizen van een partner, beoordeelt het of voldaan wordt aan de voorwaarden. 12/12