GEDRAGSCODE VOOR BESTUURDERS 2007 VASTGESTELD IN DE RAADSVERGADERING VAN 21 JUNI 2007

Transcriptie

1 GEDRAGSCODE VOOR BESTUURDERS 2007 VASTGESTELD IN DE RAADSVERGADERING VAN 21 JUNI

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 Deel I Kernbegrippen van bestuurlijke integriteit 3 Deel II Afspraken Uitnodigingen voor lunches, diners, recepties 4 (Uitnodigingen voor) reizen, verblijven en werkbezoeken 4 Aanname geschenken & faciliteiten aangeboden door derden 5 Nevenwerkzaamheden en genoten vergoedingen 5 Belangverstrengeling 6 Gebruik gemeentelijke voorzieningen en faciliteiten 6 Declaraties 7 Omgaan met vertrouwelijke informatie 7 Primus inter pares; de rol van de Burgemeester 8 2

3 Inleiding Het doel van deze gedragscode is om het college een houvast te bieden bij het bepalen van normen omtrent de integriteit van het bestuur. De code bevat regels zowel voor het bestuursorgaan in zijn geheel, als voor de burgemeester als afzonderlijk bestuursorgaan, als voor bestuurders afzonderlijk. Onder bestuurders worden verstaan burgemeester en wethouders. De code bevat zowel normen over hoe in een bepaalde situatie te handelen als regels over procedures die moeten worden gevolgd. De code bestaat uit twee onderdelen. Deel I beschrijft een aantal kernbegrippen van integriteit. Zij vormen als het ware de algemene uitgangspunten voor de gedragscode. Deel II bevat de feitelijke gedragsregels. Deel I. Kernbegrippen van bestuurlijke integriteit Aan het college van burgemeester en wethouders is het dagelijks bestuur van de gemeente toevertrouwd. De burgemeester vervult haar taak op basis van een kroonbenoeming, de wethouder op basis van een politiek mandaat. Voor elk van hen en voor het college als geheel zijn de belangen van de gemeente het primaire richtsnoer. De bestuurders realiseren zich daarbij dat zij als vertegenwoordiger van het publiek belang een voorbeeldfunctie hebben. Hun gedrag en hun beleidsbeslissingen dienen daarom door doelmatigheid maar evenzeer door bestuurlijke integriteit te worden gekenmerkt. Bestuurlijke integriteit houdt in dat bestuurders de verantwoordelijkheid aanvaarden die met hun bestuursfunctie is gegeven, en bereid zijn om daarover verantwoording af te leggen, tegenover de gemeenteraad, tegenover collega-bestuurders, en tegenover degenen ten dienste van wie zij hun functie vervullen. Bestuurlijke integriteit en verantwoordelijkheid kunnen met een aantal kernbegrippen nader worden ingevuld. Dienstbaarheid Met hun bestuursfunctie staan bestuurders aan de frontlijn van de dienst aan de gemeente. Het handelen van een bestuurder is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken. Functionaliteit Handelingen van bestuurders dienen een aanwijsbaar verband te hebben met de functie die zij vervullen in het gemeentelijk bestuur, met het gemeentelijk belang als primaire richtsnoer. Onafhankelijkheid Het handelen van een bestuurder wordt gekenmerkt door onpartijdigheid. Bestuurders vermijden verhoudingen waarin hun persoonlijke belangen of belangen van groepen waarmee zij in contact staan enerzijds en de belangen van de gemeente anderzijds door elkaar lopen of kunnen gaan lopen. Voor zover het in hun vermogen ligt vermijden zij zelfs de schijn van belangenverstrengeling. Openheid Gegeven de democratische verhoudingen waarbinnen het openbaar bestuur opereert en de verantwoordingsbereidheid die van bestuurders wordt verwacht is openheid ten aanzien van handelingen en handelingsredenen een noodzakelijke vereiste. Betrouwbaarheid Kennis en informatie waarover bestuurders uit hoofde van hun functie beschikken wordt door hen op een zodanig wijze aangewend dat 3

4 daarbij geen belangen van de gemeente of van derden worden geschaad. Kennis en informatie waarover de bestuurder uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven. Zorgvuldigheid Bestuurders verplichten zich ertoe aan alle individuen en instanties waarmee zij in de uitoefening van hun functie contact hebben respect te tonen, gelijke rechten toe te kennen en passende zorg te besteden. De hier omschreven kernbegrippen dienen als achtergrond en toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken voor bestuurders. Gedragingen dienen de toets van de kernbegrippen te kunnen doorstaan. Deel II AFSPRAKEN Uitnodigingen voor lunches, diners en recepties. De bestuurders hebben contacten met andere overheden, het bedrijfsleven en de burgers waar de raad en het publiek niet altijd rechtstreeks zicht op hebben. De werkzaamheden van een bestuurder brengen met zich mee dat een netwerk in stand gehouden moet worden. In dit kader is er regelmatig sprake van uitnodigingen voor lunches, diners en recepties die men ontvangt uit hoofde van de functie. Bij het accepteren van uitnodigingen voor diners e.d. van relaties van de gemeente dienen de bestuurders het belang van het contact te kunnen verantwoorden. Omgekeerd kan ook de gemeente en kunnen de bestuurders afzonderlijk relaties uitnodigen; voor dekking van de kosten is een representatiebudget aanwezig. In alle gevallen dient het belang dat de gemeente heeft bij deze uitnodigingen verantwoord te kunnen worden. (Uitnodigingen voor) reizen, verblijven en werkbezoeken. De ambtsuitoefening van wethouders en burgemeester brengt ook uitnodigingen met zich mee voor (buitenlandse) reizen, verblijven en werkbezoeken. Invitaties voor reizen, verblijven en werkbezoeken op kosten van derden worden altijd besproken in het college en getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Bij de besluitvorming dient het gemeentebelang een doorslaggevende factor te zijn. Voorwaarde om op een uitnodiging in te gaan is de controleerbaarheid en verifieerbaarheid. Een bestuurder die het voornemen heeft een buitenlandse dienstreis te maken, heeft toestemming nodig van het college van burgemeester en wethouders. De gemeenteraad wordt van het besluit op de hoogte gesteld. Een bestuurder die het voornemen van een reis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten. Het ten laste van de gemeente meereizen van de partner van een bestuurder is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de gemeente daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken. Het anderszins meereizen van derden op kosten van de gemeente is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college betrokken. 4

5 Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de bestuurder. Van buitenlandse reizen wordt schriftelijk of mondeling verslag gedaan. Buitenlandse reizen worden vermeld in een jaarverslag. Aanname geschenken & faciliteiten aangeboden door derden. Bestuurders krijgen regelmatig geschenken of faciliteiten aangeboden, waarbij het de intentie is om een goede relatie met de gemeente Schiedam te onderhouden. Daartoe behoren geschenken die bestuurders ontvangen in verband met hun optreden bij officiële gelegenheden én geschenken en faciliteiten die alleen zijdelings verband houden met de uitoefening van de functie. Geschenken en giften, ontvangen uit hoofde van de functie of bij een officieel optreden namens het gemeentebestuur, worden aangemerkt als gemeente-eigendom en als zodanig gemeld aan de gemeentesecretaris. Daarop wordt een gemeentelijke bestemming voor het geschenk bepaald. De gemeentesecretaris is belast met de zorg voor de registratie van geschenken en giften. Geschenken van relaties van de gemeente die op het huisadres worden aangeboden dienen te worden afgewezen. Geschenken aan bestuurders die een waarde vertegenwoordigen van maximaal 50 EURO worden aangemerkt als bagatelgiften en kunnen in afwijking van de vorige alinea worden behouden en behoeven als zodanig niet gemeld c.q. geregistreerd te worden. Faciliteiten geboden door derden dienen in verband te staan met het functioneel handelen van bestuurders en kunnen derhalve niet privé worden aangewend. Een bestuurder neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden. Nevenwerkzaamheden en genoten vergoedingen. Nevenfuncties uit hoofde van het ambt Soms is het een aantoonbaar belang voor de gemeente dat bestuurders een nevenfunctie vervullen uit hoofde van het ambt. Deze qualitate qua nevenfuncties nevenfuncties uit hoofde van het wethouders- of burgemeesterambt - moeten worden neergelegd bij het einde van de ambtstermijn. Qualitate qua nevenfuncties zijn herkenbaar aan de hand van de volgende criteria waarvan tenminste één vervuld moet zijn: aanbeveling, voordracht, keuze of benoeming geschiedt door de raad of burgemeester en wethouders; Het betreft een functie in een orgaan waarin de gemeente deelneemt of waarvan zij deel uitmaakt; Er is een aantoonbaar belang voor de gemeente dat de nevenfunctie wordt vervuld door een gemeentebestuurder; Men is benoemd vanuit een andere qualitate qua nevenfunctie. Een qualitate qua nevenfunctie is feitelijk een functionele nevenfunctie die een bestuurder dientengevolge niet op eigen titel vervult. Daarom worden genoten vergoedingen uit een qualitate qua nevenfunctie gestort in de gemeentekas. Onkosten die men maakt uit hoofde van een qualitate qua nevenfunctie worden in beginsel door het desbetreffende orgaan vergoed. 5

6 Overige nevenfuncties Met inachtneming van de wettelijke grenzen kunnen de bestuurders overige nevenfuncties vervullen die altijd worden gemeld in het college. Een nevenfunctie mag nimmer strijden met het gemeentebelang. Dit geldt ook wanneer een lid van het college plaatsneemt in een Comité van aanbeveling. Alle nevenfuncties zijn openbaar en worden ter inzage gelegd; hierbij wordt tevens vermeld of het onbezoldigde of bezoldigde functies betreft. Ook een tussentijdse aanvaarding van een nevenfunctie dient gemeld te worden in het college. De gemeentesecretaris ziet toe op de registratie van de nevenfuncties. Onkosten gemaakt vanwege nevenfuncties die niet qualitate qua worden vervuld komen niet ten laste van de gemeente. Belangenverstrengeling. Het kader om ongewenste belangenverstrengeling van bestuurders tegen te gaan, wordt in de eerste plaats gevormd door bepalingen in de Gemeentewet. De in deze gedragscode opgenomen bepalingen inzake bestuurlijke integriteit zijn soms een uitleg van of een aanvulling op deze wettelijke bepalingen. Aanvullend hebben bestuurders hun eigen verantwoordelijkheid om ongewenste belangenverstrengeling en zelfs de schijn daarvan te vermijden. Privaat-publieke samenwerkingsrelaties verdienen in dit verband bijzondere aandacht. Bestuurders dienen bij het aangaan van dergelijke contracten (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen te voorkomen. Bestuurders doen vrijwillig opgaaf van al hun (toekomstige) financiële belangen waaronder aandelen, opties en derivaten - in ondernemingen waarmee de gemeente zaken doet. Deze financiële belangen zijn openbaar en worden ter inzage gelegd. Ook een tussentijds ontstaan financieel belang dient opgegeven te worden. Bestuurders die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente, onthouden zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht. Om elke schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan, acht de gemeente een draaideurconstructie voor bestuurders slechts beperkt aanvaardbaar. Oud bestuurders worden gedurende een jaar na het eind van de ambtstermijn uitgesloten van het buiten dienstbetrekking tegen beloning verrichten van werkzaamheden bij de gemeente. Gebruik gemeentelijke voorzieningen en faciliteiten Met het oog op de kwaliteit van het gemeentebestuur, beschikken bestuurders over interne voorzieningen van algemene aard, zoals secretariële ondersteuning, werkkamer, computerapparatuur met toebehoren, telefoon, fax, abonnementen op dagbladen, cursusaanbiedingen, vrije parkeerplaatsen in de parkeergarage van het gemeentehuis. Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan. 6

7 Bestuurders kunnen op basis van een overeenkomst ter zake voor zakelijk gebruik een fax, mobiele telefoon en computer in bruikleen ter beschikking krijgen. Als het belang van de gemeente daarmee is gediend kan het college besluiten dat bestuurders voor hun dienstreizen gebruik maken van een taxi. Het gebruik van deze voorziening wordt centraal geregistreerd. Het college kan bepalen dat in bijzondere gevallen van een taxi gebruik kan worden gemaakt voor woon-werkverkeer of voor de uitoefening van qualitate qua nevenfuncties. Declaraties Bestuurlijke uitgaven kunnen op declaratiebasis aan de bestuurder worden vergoed. Declaraties en rekeningen moeten voldoen aan de volgende voorwaarden. Transparantie: de declaraties en rekeningen zijn inzichtelijk; De uitgave valt niet onder de additionele onkostenvergoedingen. Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure. Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijk administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtnaar. In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze na overleg met betrokkene voorgelegd aan de burgemeester. In geval van twijfel over een declaratie van de burgemeester wordt deze na overleg met de burgemeester voorgelegd aan de loco-burgemeester. Aan de hand van overzichten ziet de gemeentesecretaris toe op het declaratiegedrag. Omgaan met vertrouwelijke informatie. Van de bestuurders wordt verwacht dat zij vertrouwelijk omgaan met informatie en dat ze deze slechts gebruiken voor het doel waarvoor de informatie bedoeld is. Het oneigenlijk gebruik van kennis verkregen uit hoofde van het lidmaatschap van het college is niet aanvaardbaar; het prevaleren van eigenbelang door creatieve baatzucht of misbruik van voorkennis zijn in dit verband aperte voorbeelden. De geloofwaardigheid van de organisatie wordt hiermee aangetast. Een oneigenlijk gebruik wordt mede aanwezig geacht indien vertrouwelijke of geheime informatie openbaar wordt gemaakt. Evenmin is het de bedoeling dat het college bewust informatie achterhoudt. Er zijn aangelegenheden die naar hun aard vertrouwelijk behandeld moeten worden. Er kan een aantal gradaties in vertrouwelijkheid worden onderscheiden. In beginsel is nagenoeg alle gemeentelijke informatie openbaar. Vertrouwelijk zijn slechts de stukken die voldoen aan het gestelde in artikel 10 lid 1 en 2 van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). De term vertrouwelijkheid mag immers niet worden misbruikt om burgers in onwetendheid te laten over bepaalde zaken. Ook kan het zijn dat informatie pas na een bepaalde datum openbaar wordt, omdat een gebeurtenis moet plaatsvinden waarvan de openbaarheid afhankelijk is. Voor deze besluiten wordt de term embargo gehanteerd. Voor zowel de vertrouwelijke informatie als de informatie waarop een embargo rust geldt dat bestuurders hier vertrouwelijk moet omgaan. Daarnaast bevat de Gemeentewet regels over de beslotenheid van vergaderingen onderscheidenlijk de geheimhouding omtrent het in een vergadering behandelde. Vergaderingen van het college zijn in beginsel besloten. Het feit dat een zaak in een besloten vergadering wordt behandeld en de notulen niet openbaar zijn, betekent niet zonder meer dat op de bestuurders ter zake een geheimhoudingsplicht rust. Het college, de burgemeester en de 7

8 raad kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die in een besloten vergadering zijn behandeld. De geheimhoudingsplicht geldt voor alle personen die bij de behandeling in de vergadering aanwezig waren evenals alle personen die van het behandelde of van de stukken kennis dragen. Het schenden van die geheimhoudingsplicht kan volgens artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht bestraft worden met gevangenisstraf of een geldboete. Uit het vorenstaande kunnen drie regels worden geselecteerd: 1. Bestuurders gaan zorgvuldig en correct om met informatie waarover zij uit hoofde van hun ambt beschikken; 2. Bestuurders houden geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is; 3. Bestuurders van het college maken niet ten eigen bate of van hun persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie. Primus inter pares; de rol van de Burgemeester. De burgemeester heeft een eigen rol ten aanzien van de gedragingen van de leden van het college. Indien het vermoeden bestaat dat een collegelid een bepaling van de code overtreedt, stelt de Burgemeester, hetzij uit eigen beweging, hetzij op verzoek van leden van het college, een onderzoek in en maakt de zaak aanhangig in het college. Indien zich interpretatieverschillen voordoen, bespreekt de burgemeester de kwestie met betrokkene. De overige leden van het college hebben de plicht om bij overtreding van de code door de burgemeester de zaak aanhangig te maken in het college. Indien het vermoeden bestaat dat er strafrechtelijke aspecten kleven aan de gedragingen van een lid van het college, brengt de burgemeester dit ter kennis van het Openbaar Ministerie. Indien het vermoeden bestaat ten aanzien van de burgemeester treedt de loco-burgemeester in contact met de Commissaris van de Koningin. Tot slot In gevallen waarin deze code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het college. 8