Communicatieplan Van Esch Cultuur- en Civieltechniek Autorisatie Versie Datum Opsteller Goedgekeurd directie 01 01-02-2017 F. van Doorn J. van Esch 3.C. Communicatieplan Van Esch 2017 v_1, 1/6
Inhoudsopgave 1.0 Inhoudsopgave... 2 1.1 Communicatieplan... 3 1.2 Interne communicatie... 3 1.2.1 Interne doelgroepen... 3 1.2.2 Interne communicatie... 3 1.3 Externe communicatie... 4 1.3.1 Externe doelgroepen... 5 1.3.2 Externe communicatie... 5 1.4 Communicatiemiddelen en activiteiten... 5 3.C. Communicatieplan Van Esch 2017 v_1, 2/6
1.1 Communicatieplan Communiceren is een van de pijlers om het CO 2 beleid en om de daaraan gekoppelde gestalte te geven. Iedereen in de organisatie, van werkvloer tot directie moet doordrongen zijn van het belang om de gestelde doelen te behalen en de verantwoordelijkheden op zijn of haar gebied te kennen. Externe communicatie over het CO 2 -(reductie)beleid is een belangrijke aspect. Door informatie te verstrekken aan externe partijen laten wij weten betrokken te zijn bij Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en de ontwikkeling van duurzaamheid binnen de groensector. De reductie van de CO 2 -uitstoot (bijv. door het terugdringen van het energiegebruik, efficiënter gebruik van middelen en verminderen van transport) leidt tot lagere energiekosten. Verder kan bij inschrijvingen een gunningsvoordeel leiden tot meer werk. Het Communicatieplan is opgedeeld in twee delen: interne- en externe communicatie. Deze twee delen worden achtereenvolgens behandeld. 1.2 Interne communicatie Het doel van de (interne) communicatie is iedereen in de organisatie betrekken bij het reduceren van de CO 2 -emissie. Het gehele proces valt of staat met de medewerking van de medewerkers. Om de kennis over CO 2 reductie binnen Van Esch Cultuur- en Civieltechniek op peil te houden en nieuwe initiatieven onder de aandacht te brengen, zal ieder half jaar intern worden gecommuniceerd over het energiebeleid, de kwantitatieve en kwalitatieve reductie, de carbon footprint en de stand van zaken met betrekking tot het behalen van de gestelde doelen. 1.2.1 Interne doelgroepen Het is belangrijk dat iedere medewerker van Van Esch Cultuur- en Civieltechniek een bijdrage levert aan de CO 2 -reductie. Het voltallige personeel vormt de belangrijkste doelgroep van de interne communicatie. De leidinggevenden hebben een sleutelrol bij de communicatie naar de andere medewerkers. 1.2.2 Interne communicatie Door (interne) communicatie willen we stimuleren dat de bijdrage van de medewerkers bij het reduceren van de CO 2 -emissie vorm krijgt. De interne communicatie liggen als volgt vast: Doelstelling Middel Hoe? Frequentie Verantwoordelijk Uitvoerend Medewerkers op de hoogte brengen van het CO 2 reductiebeleid en de voor hen relevante Nieuwsbrieven en internet alsmede uitvoerders- en voormannen overleg CO 2 - reductiebeleid en wijzigingen hierop melden. Doorlopend maar minimaal 1 maal per jaar KAM 3.C. Communicatieplan Van Esch 2017 v_1, 3/6
Doelstelling Middel Hoe? Frequentie Verantwoordelijk Uitvoerend Medewerkers op de hoogte houden van de voortgang van de reductie Toolboxmeetings en werkoverleg Voortgang t.o.v. meedelen Doorlopend maar minimaal 2 maal per jaar Uitvoer ders Zorgen voor input bij het aanpassen van het reductiebeleid en bereiken van de Van Esch Cultuur- en Civieltechniek nieuwsbrief om alle medewerkers te bereiken alsmede hun soc. omgeving; internet als naslagwerk; uitvoerders- en voormannen overleg Medewerkers rechtstreeks en via leidinggevend en betrekken bij behalen reductie Doorlopend maar minimaal 2 maal per jaar 1.3 Externe communicatie Externe partijen, zoals opdrachtgevers, leveranciers en onderaannemers spelen een belangrijke rol bij het reduceren van de CO 2. Om reductie te realiseren is externe communicatie noodzakelijk. De doelstelling is ieder half jaar extern structureel te communiceren omtrent het energiebeleid, de reductie, de carbon footprint en de voortgang van de. Externe partijen worden op deze manier geïnformeerd over de stand van zaken en waar nodig aangespoord een bijdrage te leveren. Deze communicatie vindt hoofdzakelijk plaats via de website en eventueel via het jaarverslag. De leveranciers van transportmiddelen, machines en van plantmateriaal kunnen een belangrijke rol spelen bij het terugdringen van CO 2 en actief betrokken worden bij ons reductiebeleid en de reductie. Leveranciers kunnen met ons een positieve bijdrage leveren door ons te informeren over nieuwe technieken, alternatieve middelen of producten en nieuwe productiemethoden. 3.C. Communicatieplan Van Esch 2017 v_1, 4/6
1.3.1 Externe doelgroepen Alle relevante leveranciers dienen te worden betrokken bij het CO 2 - reductiebeleid en bij het behalen van de reductie. Het doel is een lager CO 2 getal per product. Samenwerking met de kennisinstituten, branchevereniging en concurrenten is daarbij van belang. Tevens kunnen onze afnemers (aannemers) en opdrachtgevers van belang zijn gezien het feit dat onze klanten voordeel kunnen behalen bij gunning voor inschrijvingen die qua CO 2 -reductie goed scoren. Hierbij kunnen wij oplossingen aandragen. Externe belanghebbenden voor Van Esch cultuur- en civieltechniek zijn o.a.: Gemeenten; Ministerie van defensie; Waterschappen; Waterwinningsbedrijven; Leveranciers van materieel, materiaal; Uitzend- en detacheringsbureaus. 1.3.2 Externe communicatie De doelstelling is onze ambities t.a.v. CO 2 - reductie uit te dragen en hierbij in contact te komen met partijen die hieraan kunnen bijdragen. De mogelijkheid bestaat dat dit kan leiden tot aanpassing van onze werkwijze, productiemethoden en middelen. Derde partijen kunnen hierdoor worden geïnteresseerd in het terugdringen van CO 2. 1.3 Communicatiemiddelen en activiteiten Communicatiekanaal Doelstelling/taak Doelgroep Frequentie Boodschap Verantwoordelijk Website Website Stakeholdersbijeenkomst duurzaamheid Van Esch Cultuur- en Civieltechniek Nieuwsbrief Emissie, reductiebeleiden communiceren Voortgang t.b.v. weergeven Communiceren omtrent en uitdragen van reductiebeleid en input t.b.v. reductie uit (keten) verkrijgen Communiceren omtrent en aandacht vestigen op uitingen inzake emissieinventaris, reductiebeleid Leidinggevend en Intern en extern Extern: m.n. leveranciers Intern Alle medewerkers en hun familie 2/jr 2/jr 1/jr 2/jr CO2 footprint voorgaande jaar t.o.v. huidige jaar weergegeven in geformuleerde Voortgang t.b.v. Voortgang, spin-offs weergeven en tevens nieuwe initiatieven initiëren Concreet maken CO2- reductiebeleid middels maatregelen en voorbeeldprojecte n 3.C. Communicatieplan Van Esch 2017 v_1, 5/6
Deelname aan platforms o.g.v. duurzaamheid Presentaties en Uitdragen reductiebeleid en en wisselwerking met ketenpartners Reductiebeleid en communiceren en bewustwording stimuleren Extern: overheden, ngo s en klanten Intern en extern Periodiek Ad hoc Wijze waarop wij reductiebeleid oppakken en concreet maken. MT: besparingspotentie el onder aandacht brengen Commercie: commercie le kansen in keten aanreiken 3.C. Communicatieplan Van Esch 2017 v_1, 6/6