Impactanalyse Digikoppeling Versie 1.0 Digikoppeling is geen doel op zich! Met Digikoppeling kunnen doelen gerealiseerd worden!
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Managementsamenvatting... 4 1. Inleiding... 7 1.1. Aanleiding en doelstelling...7 1.2. Vraagstelling impactanalyse...8 1.3. Aanpak impactanalyse...8 2. Digikoppeling... 10 2.1. Digikoppeling op hoofdlijnen... 10 2.2. Stelsel Basisregistraties... 11 2.3. Stelselvoorzieningen Basisregistraties... 12 2.4. Relatie met andere bouwstenen... 12 3. Thema s Digikoppeling... 15 3.1. Algemene issues rond Digikoppeling... 15 3.2. Techniek... 19 3.3. Organisatie- en procesinrichting... 21 3.4. Implementeerbaarheid en ondersteuningsbehoefte... 23 3.5. Kosten en Baten... 24 3.6. Bruikbaarheid... 24 4. Conclusies en aanbevelingen... 25 4.1. (grootschalige) Implementeerbaarheid... 25 4.2. Haalbaarheid resultaatverplichting... 25 4.3. Hoe nu verder?... 26 Bijlage 1: Betrokkenen... 28 Bijlage 2: Stelselvoorzieningen... 29 Bijlage 3: Acties... 31 Bijlage 4: Resultaten co-creatie... 34
Versiebeheer Versie Datum Status Wijziging 0.1 11-04-12 Concept Initiële versie op basis van impactindicatie 0.2 11-04-12 Concept 0.3 20-04-12 Concept Eerste feedback VNG verwerkt Thema s en issues veder uitgewerkt Managementsamenvatting en bijlage deelnemers toegevoegd 0.4 23-04-12 Concept Feedback Theo van den Brink 0.5 25-04-12 Concept Feedback VNG en KING 0.9 14-05-12 Concept Feedback Begeleidingscommissie en VNG 0.9.1 23-05-12 Concept Concept tbv stuurgroep. 0.9.2 12-06-12 0.9.3 13-06-12 0.9.4 26-06-12 Final concept Final concept Final concept 1.0 27-06-12 Definitief Final concept tbv de stuurgroep Lay-out aanpassingen Kleine tekstaanpassingen Opgesteld/ gewijzigd door Rudolf Roeleven Ton Laarhoven Rudolf Roeleven Ton Laarhoven Rudolf Roeleven Ton Laarhoven Rudolf Roeleven Ton Laarhoven Rudolf Roeleven Ton Laarhoven Rudolf Roeleven Ton Laarhoven Rudolf Roeleven Ton Laarhoven Rudolf Roeleven Ton Laarhoven Ton Laarhoven Anna Wamsteeker Tjerk Venrooy Ton Laarhoven Tjerk Venrooy 3
Managementsamenvatting Inleiding Digikoppeling (voorheen de Overheidservicebus genoemd) is de 'postbode' voor de overheid. Het is een set afspraken over de wijze waarop elektronische berichten worden uitgewisseld tussen de overheidsinstellingen. Digikoppeling onderkent twee hoofdvormen van berichtenverkeer: Bevragingen (WUS): een vraag waar direct een reactie op wordt verwacht. Hierbij is snelheid van afleveren belangrijk Meldingen (ebms): men levert een bericht en pas later komt eventueel een reactie terug. Het betreft hier dus berichtuitwisseling met gegarandeerde berichtlevering. Vooral van belang voor (geautomatiseerde) gegevensuitwisseling tussen systemen In 2007 is Digikoppeling door het College Standaardisatie als standaard vastgesteld. Op de standaard is de pas-toe-of-leg-uit -regeling van toepassing, waarmee overheidsorganisaties gestimuleerd worden om de sectoroverstijgende informatie-uitwisseling uit te voeren conform de standaard. Digikoppeling is één van de succesvolste voorzieningen (standaarden) die rijksbreed worden toegepast, voor onder andere Omgevingsloket Online (OLO), MijnOverheid en e-factureren. Digikoppeling is een belangrijk onderdeel van het Stelsel van Basisregistraties. Samen met Digilevering, Digimelding en de Stelselcatalogus, vormen zij de stelselvoorzieningen Basisregistraties. Figuur 1 - Overzicht Digikoppeling Om efficiënte gegevensuitwisseling met basisregistraties mogelijk te maken en de kwaliteit bij het gebruik van basisregistraties te kunnen waarborgen moet gebruik worden gemaakt van de NUPbouwstenen Digilevering en Digimelding. Deze bouwstenen zijn echter nog in ontwikkeling! Indicatie voor beschikbaarheid van beide bouwstenen is eind 2012 maar er zijn nog geen concrete planningen beschikbaar. 4
Stakeholderanalyse Digikoppeling In de afgelopen periode is een stakeholderanalyse uitgevoerd rond Digikoppeling. Het feit dat de ebms als standaard ter discussie is gesteld zal voor diverse partijen een aanleiding zijn om beslissingen uit te stellen. Bovendien is een van de aanbevelingen van de stakeholderanalyse, nader onderzoek te doen naar de standaard ebms. Ook dit zal tot vertraging en onzekerheid leiden die sommige partijen zullen aangrijpen om even niets te doen. Het introduceren van een nieuwe koppelvlakstandaard (besluitvorming, vaststellen, documentatie, etc.) kan een doorlooptijd hebben van minimaal 12-18 maanden, maar kan ook meerdere jaren in beslag nemen. N.B. Geredeneerd vanuit de resultaatverplichting is het wenselijk de standaard de komende jaren niet te wijzigen! Actie: Zo snel mogelijk duidelijkheid krijgen over de Digikoppeling-standaard voor meldingen.(#1, p.16) Actie: Snel en duidelijk communiceren over de genomen beslissing en de gevolgen daarvan voor deze resultaatverplichting. (#2, p.16) Implementeerbaarheid Digikoppeling is op zich goed te implementeren (bijvoorbeeld Omgevingsloket Online). De resultaatverplichting heeft echter betrekking op de inzet binnen het Stelsel van Basisregistraties. Geen enkele basisregistratie beschikt op dit moment over de mogelijkheid om gegevens uit te wisselen op basis van Digikoppeling (ebms of WUS). Ook is Digilevering nog niet beschikbaar. In het document Gebruik stelselvoorzieningen en standaarden van januari 2012 1 wordt (nog onvoldoende) antwoord gegeven op de vraag waarom vooralsnog zo weinig gebruik gemaakt wordt van stelselvoorzieningen en standaarden. Aanvullende informatie komt in juni beschikbaar. Omdat de benodigde voorzieningen er op dit moment niet zijn, kan de conclusie over de implementeerbaarheid van Digikoppeling binnen het Stelsel van Basisregistraties nog niet getrokken worden. Actie: Basisregistraties moeten duidelijkheid geven over de planning voor implementatie van Digikoppeling. (#3, p.17 ). Wanneer Digilevering gereed is en de verschillende basisregistraties (BAG, GBA en NHR) voorzieningen ontwikkeld hebben om relevante gegevenssets te kunnen aanbieden aan Digilevering, kan de (grootschalige) implementeerbaarheid op basis van een aantal pilots worden vastgesteld. Resultaatverplichting De resultaatverplichting voor Digikoppeling luidt: Alle gemeenten implementeren en gebruiken Digikoppeling om tenminste gegevens uit de BAG, GBA en het NHR uit te wisselen. 2 Als het vervolgonderzoek van de stakeholderanalyse Digikoppeling resulteert in de introductie van een nieuw koppelvlak (WSRM) naast of in plaats van ebms kan dat leiden tot belangrijke vertragingen. Gezien de situatie met betrekking tot (grootschalige) implementeerbaarheid in combinatie met de discussie rond de ebms standaard (zie ook 3.1.2) en de afhankelijkheid van/met andere (NUP) bouwstenen, moeten we een negatief oordeel geven over haalbaarheid van de resultaatverplichting. 1 https://wiki.stelselvanbasisregistraties.nl/xwiki/bin/view/stelselhandboek/waarom+vooralsnog+weinig+gebruik+stelselvoorzieningen+en+standaarden+faq 2 Overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid 5
Wat kan de gemeente nu al doen? Los van het Stelsel van Basisregistraties, zijn de voordelen om Digikoppeling in te zetten om gegevens uit te wisselen groot. Het gaat hierbij om OLO, MijnOverheid, e-factureren, etc. Tijdig Digikoppeling implementeren scheelt later (doorloop)tijd en vermindert risico s als op de kern van het stelsel wordt aangesloten. Voldoende reden om de implementatie van Digikoppeling, waar dat al wel mogelijk is, voortvarend ter hand te nemen. Het is daarom belangrijk de gemeenten aan te sporen tot actie rond Digikoppeling. Actie: Effectief communiceren over de implementatiemogelijkheden van Digikoppeling.(#21, p.27) 6
1. Inleiding Digikoppeling (voorheen de Overheid Service Bus genoemd) is de 'postbode' voor de overheid. Het is een set afspraken over de wijze waarop elektronische berichten worden uitgewisseld tussen overheidsorganisaties en in het bijzonder basisregistraties. Als overheidsorganisaties deze standaarden implementeren in hun eigen software, kunnen zij eenvoudig digitaal berichten uitwisselen met collega-overheidsorganisaties. De standaard is in 2009 goedgekeurd door het College Standaardisatie en is inmiddels bij veel organisaties in gebruik. Op de standaard is de pas-toe-of-leg-uit -regeling van toepassing, waarmee overheidsorganisaties gestimuleerd worden om de sectoroverstijgende informatie-uitwisseling uit te voeren conform de standaard. Digikoppeling is één van de succesvolste voorzieningen (standaarden) die rijksbreed wordt toegepast, voor onder andere Omgevingsloket Online (OLO), MijnOverheid, e-factureren en DigiPoort. Digikoppeling is ook een belangrijk onderdeel van de stelselvoorzieningen Basis Registraties. De toepassing van Digikoppeling binnen het Stelsel van Basisregistraties blijft echter achter. Dit inleidende hoofdstuk behandelt de aanleiding en doelstelling, de gehanteerde vraagstelling en scope, de stand van zaken rondom Digikoppeling en de gevolgde aanpak. 1.1. Aanleiding en doelstelling Om invulling te kunnen geven aan de overheidsbrede visie op dienstverlening is implementatie van de NUP-bouwstenen noodzakelijk. In de Overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid (i-nup) is een aantal Resultaatverplichtingen uitgewerkt. Met de vaststelling van het i-nup hebben gemeenten afgesproken om aan de resultaatsverplichtingen te voldoen. Voor Digikoppeling luidt deze resultaatverplichting: Alle gemeenten implementeren en gebruiken Digikoppeling om tenminste gegevens uit de BAG, GBA en NHR uit te wisselen. In het kader van de generieke ondersteuning bij de implementatie van het i-nup is voor gemeenten Operatie NUP ingericht. Onderstaande afbeelding geeft dit schematisch weer. Figuur 2 - Operatie NUP in context 1 7
Binnen Operatie NUP maken we impactanalyses van de NUP-bouwstenen. Een analyse van de bouwsteen leidt tot conclusies over de implementeerbaarheid en de haalbaarheid van de resultaatverplichtingen. Door een overzicht van de conclusies en bijbehorende acties te geven, biedt een impactanalyse een overzicht van wat nodig is om een succesvolle implementatie in het gemeentelijk domein te bewerkstelligen. Daarbij wordt niet alleen aangegeven wat de impact op de gemeente is, maar in het bijzonder ook wat er generiek nog ingeregeld moet worden, welke acties Gemeenten, Operatie NUP, KING, VNG, het bouwsteenprogramma of andere stakeholders moeten oppakken. Het is belangrijk vast te stellen dat de impactanalyse zelf niet een handreiking voor gemeenten is. Het document impactanalyse biedt de start voor de ontwikkeling van wat nog nodig is! 1.2. Vraagstelling impactanalyse De centrale vraag voor de impactanalyse is: Welke bestuurlijke, organisatorische of infrastructurele maatregelen zijn wenselijk of noodzakelijk om aan de Resultaatverplichtingen uit i-nup te kunnen voldoen? Voor de impactanalyse Digikoppeling wordt een antwoord geformuleerd op onderstaande vragen: Geef een oordeel van de implementeerbaarheid van Digikoppeling in het gemeentelijk domein. Focus daarbij op de belangrijkste kritische succesfactoren en showstoppers Geef aan onder invulling van welke randvoorwaarden het mogelijk is de resultaatverplichting voor Digikoppeling uit het i-nup in te vullen Geef daarbij aanbevelingen over de wijze waarop de gestelde randvoorwaarden ingevuld kunnen worden Vertaal deze aanbevelingen in concrete acties, plaats waar mogelijk deze in de tijd, wijs een actiehouder aan en valideer/verifieer de actie met de actiehouder Neem in zowel analyse als aanbevelingen de rol van de belangrijkste stakeholders nadrukkelijk mee Deze rapportage geeft een overzicht van bevindingen tot nu toe op bovenstaande punten. 1.3. Aanpak impactanalyse Om te komen tot deze impactanalyse zijn in de afgelopen periode een aantal bevindingen uit de impactanalyse nader onderzocht, getoetst en uitgediept. Verdieping, draagvlak en representativiteit zijn daarbij belangrijke aandachtspunten. Hiervoor is gezorgd door een representatieve samenstelling van de begeleidingscommissie, het organiseren van een interne uitvraag en een internet co-creatie, en het houden van sessies met vertegenwoordigers van gemeenten. Voor de uitvoering van de impactanalyse wordt het volgende proces doorlopen: 8
Figuur 3 - Processchema Impactanalyse De volgende activiteiten zijn uitgevoerd: Resultaten brede uitvraag voor Digikoppeling bekeken Verzamelen overige beschikbare relevante documentatie Workshops tijdens congres NUP live Gesprekken met leveranciers Gesprekken met gemeenten Gesprekken met BZK en VNG om kader en richting van de impactanalyse te bepalen Gesprekken met programmabureau Stelsel(voorzieningen) Basisregistraties en Logius Interviews met gemeenten, leveranciers en overige relevante stakeholders Samenstellen begeleidingscommissie met relevante stakeholders Destilleren van de belangrijkste thema s, kritische succesfactoren en showstoppers Toetsen van bovenstaande in een bijeenkomst van de Begeleidingscommissie Opstellen Impactindicatie en afstemmen met VNG Opzetten internet co-creatie Verwerken resultaten internet co-creatie Uitwerken feitelijke bevindingen en conclusies Opstellen concept impactanalyse en afstemmen intern (KING), afstemmen met VNG Afstemmen concept met begeleidingscommissie Verwerken resultaten begeleidingscommissie Afstemmen acties met stakeholder Opstellen laatste concept impactanalyse en afstemmen met VNG Opleveren impactanalyse 9
2. Digikoppeling Eén van de NUP-bouwstenen is Digikoppeling (voorheen Overheidsservicebus). Digikoppeling is de 'postbode' voor de overheid en richt zich op het vergemakkelijken van de informatie-uitwisseling en daarmee de samenwerking. 2.1. Digikoppeling op hoofdlijnen Digikoppeling bestaat uit een set standaarden voor elektronisch berichtenverkeer tussen overheidsorganisaties en in het bijzonder basisregistraties. Als overheidsorganisaties deze standaarden implementeren in hun eigen software, kunnen zij eenvoudig digitaal berichten uitwisselen met collega-overheidsorganisaties. De standaarden zijn eind 2007 goedgekeurd door het College Standaardisatie en zijn inmiddels al bij veel organisaties in gebruik. Digikoppeling onderkent twee hoofdvormen van berichtenverkeer: Bevragingen (WUS): een vraag waar direct een reactie op wordt verwacht. Hierbij is snelheid van afleveren belangrijk. Als een service niet beschikbaar is, dan hoeft de vraag niet opnieuw worden aangeboden. Meldingen (ebms): men levert een bericht en pas (veel) later komt eventueel een reactie terug. In dat geval is snelheid van afleveren minder belangrijk. Als een partij even niet beschikbaar is om het bericht aan te nemen, dan is het juist wel gewenst dat het bericht nogmaals wordt aangeboden. Het betreft hier dus feitelijk berichtuitwisseling met gegarandeerde berichtlevering. NB. Meldingen worden vooral gebruikt om informatie tussen systemen uit te wisselen. Om de uitwisseling van elektronische berichten op basis van Digikoppeling veilig te laten verlopen, wordt gebruik gemaakt van PKI Overheidscertificaten met een OIN (Overheid Identificatie Nummer). Een en ander kan als volgt worden weergegeven: Figuur 4 - Schematische weergave Digikoppeling Voor verdere toelichting op Digikoppeling wordt verwezen naar documentatie op de Logius website 3 danwel naar de toelichting op de NORA op de site van de elektronische overheid 4 3 http://www.logius.nl/producten/gegevensuitwisseling/digikoppeling/ 4 http://www.e-overheid.nl/ 10
2.2. Stelsel Basisregistraties 5 Het Stelsel van Basisregistraties speelt een belangrijke rol in het aanpakken van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om uitrukkende hulpdiensten, het efficiënt vaststellen van het recht op uitkering, het toetsen van vergunningaanvragen of het bestrijden van fraude; alle betrokkenen hebben baat bij slim gebruik van veel gebruikte overheidsgegevens zoals adressen, persoonsgegevens, bedrijfsnamen en geo-informatie. Deze gegevens worden vastgelegd in basisregistraties. Door al bekende gegevens binnen de overheid met elkaar te delen, kan de overheid efficiënter opereren en de dienstverlening verbeteren. Zo hoeft een burger of bedrijf bepaalde gegevens niet steeds opnieuw aan te leveren, maar volstaat één melding. Om de gegevens te kunnen delen, zet de Nederlandse overheid een Stelsel van Basisregistraties op. Door gegevens uit de basisregistraties aan elkaar te koppelen, ontstaat daadwerkelijk een samenhangend Stelsel van Basisregistraties. Bijvoorbeeld een persoon uit de GBA met een adres uit de BAG. Figuur 5 - Het huidige Stelsel van Basisregistraties wordt gevormd door 13 registraties. 5 http://www.e-overheid.nl/onderwerpen/stelselinformatiepunt 11
Het belang van het Stelsel van Basisregistraties, de bestuurlijke- en politieke doelstellingen, de leidende principes en bestuurlijke uitgangspunten, hoe het stelsel wordt bestuurd en de verdere ontwikkelingen van het stelsel wordt uiteengezet in het document Visie op het Stelsel van Basisregistraties 6. 2.3. Stelselvoorzieningen Basisregistraties Door gegevens uit het Stelsel van Basisregistraties slim met elkaar te delen, kan de overheid efficiënter opereren en de dienstverlening verbeteren. De inzet van gemeenschappelijke Stelselvoorzieningen voor het Stelsel van Basisregistraties stelt organisaties in staat om gegevens uit het stelsel eenvoudig, efficiënt en veilig uit te wisselen met hun omgeving. Digikoppeling is een belangrijk onderdeel van het stelsel van Basisregistraties. Samen met Digilevering, Digimelding en de Stelselcatalogus, vormen zij de stelselvoorzieningen Basisregistraties. Figuur 6 - Stelselvoorzieningen Basisregistraties: schakels in de keten In Bijlage 3 is een beschrijving opgenomen van de stelselvoorzieningen Basisregistraties. 2.4. Relatie met andere bouwstenen Zoals aangegeven wordt Digikoppeling toegepast voor de uitwisseling van gegevens binnen het Stelsel van Basisregistraties. Digikoppeling wordt ook bij enkele andere NUP-bouwstenen, zoals MijnOverheid en Antwoord voor Bedrijven, gebruikt voor de uitwisseling van gegevens. Daarnaast zijn er nog enkele andere overheidsvoorzieningen waarbij Digikoppeling wordt gebruikt. Het gaat hierbij onder meer om het Omgevingsloket Online (OLO) en e-factureren. Digikoppeling levert alleen toegevoegde waarde op in combinatie met andere NUP-bouwstenen of overheidsvoorzieningen. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de NUP-bouwstenen en andere overheidsvoorzieningen waarmee Digikoppeling een relatie heeft. 2.4.1. Digilevering Om efficiënte gegevensuitwisseling met basisregistraties mogelijk te maken moet gebruik worden gemaakt van de NUP-bouwsteen Digilevering. Het gaat om een centrale en generieke voorziening waarin afnemers zich op basis van gebeurtenissen kunnen abonneren op gegevens uit de 6 http://e-overheid.nl/actueel/nieuwsberichten/intitem/det-professional-centraal/1380 12
basisregistraties. Digilevering neemt vervolgens de verspreiding van gegevens op basis van deze abonnementen op zich. Deze bouwsteen is nog in ontwikkeling. 2.4.2. Digimelding Om kwaliteit bij het gebruik van basisregistraties te kunnen waarborgen moet gebruik worden gemaakt van de NUP-bouwsteen Digimelding. Deze bouwsteen is nog in ontwikkeling. 2.4.3. Basisregistraties Om te voorkomen dat iedere overheidsorganisatie een koppeling moet maken met de verschillende basisregistraties (voor leveringen en terugmelden) zijn de stelselvoorzieningen Basisregistraties geïntroduceerd. Om gegevensuitwisseling met basisregistraties mogelijk te maken zoals beoogd (zie 2.3) moeten de basisregistraties dus aansluiten op stelselvoorzieningen Basisregistraties. Basisregistraties dienen daarvoor een Digikoppeling (ebms) voorziening te hebben. Daarnaast moet de webservice die gebruikt kan worden voor directe opvraging bij de basisregistratie zelf op basis van Digikoppeling (WUS) zijn geïmplementeerd. Om (geautomatiseerde) gegevensuitwisseling efficiënt en veilig te laten plaatsvinden dient gebruik te worden gemaakt van de NUP-bouwsteen Digilevering (zie 2.4.1). De basisregistratie moet daarvoor een voorziening hebben om gegevenssets aan te bieden aan Digilevering. 2.4.4. Omgevingsvergunning/Wabo - Omgevingsloket Online (OLO) 7 De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) regelt de omgevingsvergunning. De omgevingsvergunning is één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. Omgevingsloket online (OLO) is een instrument om digitaal vergunningaanvragen te kunnen indienen en behandelen. OLO is één van de zes voorbeeldprojecten van het NUP. Digikoppeling maakt het mogelijk een geautomatiseerde link te leggen met bijvoorbeeld een zaaksysteem en/of vergunningensysteem. Afhankelijk van de leverancier is aansluiting op het Omgevingsloket Online betrekkelijk eenvoudig. De opgedane ervaring met Digikoppeling kan goed worden hergebruikt bij de aansluiting op de onderdelen van het Stelsel van Basisregistraties. 2.4.5. MijnOverheid 8 MijnOverheid is een van de NUP-bouwstenen waarop de gemeente per 1 januari 2015 moet zijn aangesloten. Het gaat om aansluiten op Lopende Zaken en de Berichtenbox. Zaak status wijzigingen en digitale brieven worden met behulp van Digikoppeling doorgegeven aan MijnOverheid. De burger kan door gebruik te maken van DigiD op veilige wijze deze gegevens inzien. Afhankelijk van de leverancier is aansluiting op MijnOverheid betrekkelijk eenvoudig. De opgedane ervaring met Digikoppeling kan goed worden hergebruikt bij de aansluiting op de onderdelen van het Stelsel van Basisregistraties. 2.4.6. Berichtenbox voor Bedrijven 9 De berichtenbox voor bedrijven is een beveiligd e-mailsysteem waarmee een onderneming via Antwoord voor bedrijven digitaal berichten kan uitwisselen met Nederlandse overheidsinstanties (de Rijksoverheid, provincies, gemeenten en waterschappen). De berichtenbox is bedoeld voor ondernemers die gevestigd zijn in de Europese Economische Ruimte (EER) - dus ook in Nederland - en die hun diensten in Nederland willen aanbieden. 7 http://www.infomil.nl/onderwerpen/integrale/omgevingsvergunning/omgevingsloket/ 8 http://www.logius.nl/producten/toegang/mijnoverheid/ 9 http://www.logius.nl/producten/gegevensuitwisseling/producten-in-ontwikkeling/ 13
Digikoppeling maakt het mogelijk een geautomatiseerde link te leggen met bijvoorbeeld een zaaksysteem en/of vergunningensysteem. 10 11 2.4.7. Elektronisch factureren (E-Facturering) Ieder jaar versturen bedrijven bijna 500 miljoen facturen per post. Vervolgens worden deze facturen handmatig verwerkt. Dit kost tijd en geld. Daarom stimuleert de overheid om elektronische facturen te verzenden, naar de overheid én naar andere bedrijven. Het is de ambitie van de Rijksoverheid om in 2014 tachtig procent van de facturen elektronisch te ontvangen. In 2018 moeten alle overheden (provincies, waterschappen, gemeenten) klaar zijn om elektronische facturen te ontvangen. Bedrijven en overheidsorganisaties maken voor e-factureren gebruik van Digipoort, het 'elektronische postkantoor' van de overheid. E-factureren via Digipoort is eenvoudig, efficiënt en veilig. E-factureren levert u als overheid een aantal belangrijke voordelen op, zoals kostenbesparingen en tijdwinst. Digikoppeling maakt het mogelijk een geautomatiseerde link te leggen met bijvoorbeeld een financieel systeem en/of debiteurenadministratie. 10 http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/digitale-overheid/elektronisch-factureren 11 http://www.logius.nl/producten/projecten/e-factureren/voor-overheden/ 14
3. Thema s Digikoppeling Dit hoofdstuk beschrijft de belangrijkste thema s die met de Begeleidingscommissie vastgesteld zijn. Per thema zijn telkens acties benoemd. Deze acties zijn gedurende het verloop van de impactanalyse aangepast en bijgesteld, onder meer op basis van de digitale co-creatie en input van de Begeleidingscommissie en andere stakeholders. Het beheer van het Stelsel van Basisregistraties is belegd bij Logius. De doorontwikkeling van met name het Stelsel van Basisregistraties is ondergebracht bij het ICTU in het programma Stelsel van Basisregistraties. Digikoppeling is één van de 23 bouwstenen uit het NUP. Doel van de impactanalyse per bouwsteen is om in kaart te brengen wat de mogelijke knelpunten bij invoering bij gemeenten zijn. Naast het vaststellen van de knelpunten worden acties benoemd om deze knelpunten weg te nemen en zodoende te zorgen voor een vlekkeloze invoering van Digikoppeling door gemeenten. Op basis van diverse interviews hebben we de impact onderverdeeld in vijf hoofdthema s. Per hoofdthema hebben we gekeken welke belemmeringen er kunnen zijn om Digikoppeling succesvol te implementeren. De vijf hoofdthema s zijn: Techniek Organisatie- en procesinrichting Implementeerbaarheid en ondersteuningsbehoefte Kosten en Baten Bruikbaarheid We beginnen met een overzicht van de algemene issues rond Digikoppeling. 3.1. Algemene issues rond Digikoppeling 3.1.1. Gebruik binnen het stelsel blijft achter In de stuurgroep Werkend Stelsel van 24 november 2011 is gesproken over het achterblijven van het gebruik van de stelselvoorzieningen waaronder Digikoppeling. In januari 2012 is aan de stuurgroep gerapporteerd ( Gebruik stelselvoorzieningen en standaarden ) 12. Voor Digikoppeling is daarin onder meer de aanbeveling gedaan om cluster STOUT de opdracht te geven om de basisregistraties in de kern van het stelsel te bevragen naar het leg-uit van het niet-gebruik en wat er voor nodig is om op een redelijke termijn alsnog over te gaan tot gebruik. STOUT is daarbij gevraagd dit in goede samenwerking te doen met de stakeholdersanalyse Digikoppeling om dubbele uitvraag te voorkomen. Deze bevraging heeft inmiddels plaatsgevonden in combinatie met de stakeholderanalyse Digikoppeling (zie hieronder 3.1.2) en maakt deel uit van de betreffende rapportage 13. Als aanvulling wordt ten behoeve van de stuurgroep Werkend Stelsel een toelichting opgesteld (ter info) met de volgende essentie: Van een aantal basisregistraties is alsnog duidelijk geworden wat hun planningen zijn met Digikoppeling (o.a. KvK). Van een aantal basisregistraties is duidelijk geworden waarom zij nog geen planningen kunnen afgeven (o.a. duidelijkheid WSRM versus ebms). 12 https://wiki.stelselvanbasisregistraties.nl/xwiki/bin/view/stelselhandboek/waarom+vooralsnog+weinig+gebruik+stelselvoorzieningen+en+standaarden+faq 13 Stakeholderanalyse Digikoppeling april 2012 15
Enige verwonderpunten: waarom is dit niet eerder naar voren gekomen (o.a. niet zichtbaar in releasekalender). Informeren over het vervolgtraject -> belegd bij stuurgroep Digikoppeling. 3.1.2. Stakeholderanalyse Digikoppeling Digikoppeling is één van de succesvolste voorzieningen/standaarden die rijksbreed worden toegepast, voor onder andere Omgevingsloket Online (OLO), Digipoort (e-factureren) en MijnOverheid. Toch is er aanleiding gevonden om de ontwikkeling rondom de toepassing van Digikoppeling nader te onderzoeken: De toepassing van Digikoppeling binnen het Stelsel van Basisregistraties blijft achter. Vanuit het programma mgba is op basis van een technische analyse van de Digikoppelingstandaard voor meldingen geconcludeerd dat de ebms-standaard (op dit moment) niet (meer) de meest passende oplossing is voor het verzorgen van het berichtenverkeer binnen de Basisregistratie Personen (BRP). Vanuit de Manifestgroep is het verzoek ingebracht in de Programmaraad Logius om voortgang te houden in de ontwikkelingen van de standaarden, omdat de ontwikkelingen in de techniek niet stil staan en de behoefte vanuit de Manifestgroep-partijen verandert. ebms heeft vanuit beheeroogpunt onvoorziene nadelige bijeffecten onder meer bij het vervangen van verlopen CPA s. In de afgelopen periode is daarom een stakeholderanalyse uitgevoerd 14. De resultaten van de stakeholderanalyse zijn in de Stuurgroep vergadering van 11 april 2012 besproken. Deze stakeholderanalyse maakt duidelijk dat er tegenstrijdige wensen en eisen zijn bij de verschillende partijen en dat er onvoldoende inzicht is in de impact van het invoeren van WSRM in plaats van, of naast ebms. Op basis van de stakeholderanalyse kan geen besluit worden genomen. Een nadere impactanalyse is nodig. Op basis van de impactanalyse wil de Stuurgroep Digikoppeling tot een besluit komen dat zij voorlegt aan de PSB van 22 juni 2012. Dit is een ambitieuze planning die alleen haalbaar is als alle deelnemers voldoende tijd vrijmaken voor hun bijdrage aan de impactanalyse. N.B. Geredeneerd vanuit de resultaatverplichting is het wenselijk de standaard de komende jaren niet te wijzigen! Issue: Onduidelijkheid over de Digikoppeling standaard voor meldingen (ebms) kan leiden tot vertragingen vanuit de markt (leveranciers) en de afnemers (gemeenten) en zal leiden tot vertragingen vanuit de basisregistraties. 1. Zo snel mogelijk duidelijkheid krijgen over de Digikoppeling-standaard voor meldingen. Introduceren van een nieuwe Digikoppeling standaard voor meldingen (WSRM) inclusief de benodigde besluitvorming en documentatie kan een doorlooptijd hebben van minimaal 12-18 maanden maar kan ook meerdere jaren duren. Afhankelijk van de uitkomst van de bovengenoemde impactanalyse zijn de gevolgen voor de stelselvoorzieningen beperkt of erg groot. 2. Snel en duidelijk communiceren over de genomen beslissing en de gevolgen daarvan voor deze resultaatverplichting. 14 Stakeholderanalyse DK 06042012 v09.pdf 16
3.1.3. Resultaatverplichtingen gerelateerde NUP bouwstenen Digikoppeling heeft alleen toegevoegde waarde voor een gemeente in combinatie met een of meer andere NUP-bouwstenen of andere overheidsvoorzieningen. Voor deze NUP-bouwstenen geldt ook vaak een resultaatverplichting. Daarom wordt hieronder de samenhang weergegeven met de betreffende andere resultaatverplichtingen. Als resultaatverplichting voor Digikoppeling (RV #17) geldt: Alle gemeenten implementeren en gebruiken Digikoppeling om tenminste gegevens uit de BAG, GBA en het NHR uit te wisselen.15 Op dit moment bieden de BAG, de GBA en het NHR (nog) geen Digikoppeling (ebms) optie. Issue: Issue: De basisregistraties die samen de kern van het stelsel vormen (GBA, BAG en NHR) bieden nog geen ondersteuning voor Digikoppeling (ebms en/of WUS). Op dit moment vindt de invoering plaats van mgba. In de nieuwe BRP is (nog) geen Digikoppeling (ebms) optie voorzien. 3. Basisregistraties moeten duidelijkheid geven over de planning voor implementatie van Digikoppeling. NB. Hangt mede af van het vervolgonderzoek naar aanleiding van de stakeholderanalyse Digikoppeling. Ook is het tijdstip waarop Digilevering beschikbaar van groot belang. Voor het ondersteunen van de processen gebruiken gemeenten veel systemen. Deze systemen worden vaak door verschillende leveranciers geleverd. Om de gegevensuitwisseling te optimaliseren is een standaard uitwisselformaat (StUF) gedefinieerd. Leveranciers laten hun ontwikkelkalender vaak afhangen van de beschikbaarheid van StUF. Issue: Er is geen planning waaruit blijkt wanneer de gegevensuitwisseling met het NHR is gebaseerd op StUF. 4. Impactanalyse NUP-bouwsteen moet duidelijkheid creëren over de planning voor StUF bij het NHR. 3.1.4. Resultaatverplichting Digikoppeling en alle Basisregistraties (RV #14) Als resultaatverplichting voor alle basisregistraties (RV #14) geldt: Alle gemeenten voldoen aan de wettelijke plicht om de basisregistraties te gebruiken als enige bron van de hierin opgenomen authentieke gegevens en vragen deze niet opnieuw uit 16. Deze resultaatverplichting heeft vooral betrekking op het binnengemeentelijk gebruik van basisregistraties als enige bron. De afgeleide resultaatverplichting voor Digikoppeling is dat de aansluiting op alle beschikbare Basisregistraties op basis van Digikoppeling moet plaatsvinden. Op dit moment zijn er nog (nog) geen Basisregistraties die gegevens uitwisselen op basis van Digikoppeling (ebms en/of WUS). 15 Overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid 16 Overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid 17
3.1.5. Resultaatverplichting Digikoppeling en Digimelding (RV #18) Om de kwaliteit van de gegevens in de basisregistraties te kunnen waarborgen moet gebruik worden gemaakt van de NUP-bouwsteen Digimelding. De koppeling met Digimelding gebeurt met behulp van Digikoppeling. Als resultaatverplichting voor Digimelding (#18) geldt: Alle gemeenten sluiten aan op Digimelding en gebruiken deze voorziening tenminste voor BAG, GBA en NHR. Met versie 1.2 van deze bouwsteen wordt een pilot gedaan om inzicht te krijgen in de procesmatige kant van Digimelding. Versie 1.2 wordt behalve voor de deelnemers aan de pilot, niet in productie gebracht. Er wordt gewerkt aan het ontwerp van versie 2.0 Deze resultaatverplichting is strikt genomen geen randvoorwaarde voor succesvolle inzet van Digikoppeling maar wel randvoorwaardelijk voor de kwaliteit van het resultaat (geautomatiseerde gegevensuitwisseling). Issue: Deze bouwsteen is nog niet beschikbaar. Ook is er geen concrete planning wanneer de bouwsteen wel beschikbaar is. 5. Impactanalyse NUP-bouwsteen Digimelding moet duidelijkheid creëren over de scope en planning van Digimelding. 3.1.6. Resultaatverplichting Digikoppeling en Digilevering (RV #19) Om gegevensuitwisseling efficiënt en veilig te laten plaatsvinden dient gebruik te worden gemaakt van de NUP-bouwsteen Digilevering. De basisregistratie moet daarvoor een voorziening hebben om gegevenssets aan te bieden aan Digilevering. Digilevering levert daarna op basis van een abonnementenvoorziening gegevens door aan de afnemers. Als resultaatverplichting voor Digilevering (#19) geldt: Alle gemeenten sluiten aan op Digilevering en gebruiken deze voorziening tenminste voor BAG, GBA en NHR. Tijdens de proof of concept (PoC) bleek de gekozen oplossing te complex en niet schaalbaar. Er zijn op dit moment plannen om te komen tot een vereenvoudigde (minder functierijke) opzet. Deze versie zou eind 2012 beschikbaar moet komen. Er is echter geen harde releaseplanning. Ook is niet duidelijk wat de specificaties worden. Issue: Issue: Deze bouwsteen is nog niet beschikbaar. Ook is er geen concrete planning wanneer de bouwsteen wel beschikbaar is. Er wordt gewerkt aan een vereenvoudigd (minder functierijk) ontwerp van Digilevering. Er is nog geen beslissing welke scope acceptabel is. 6. Impactanalyse NUP-bouwsteen Digilevering moet duidelijkheid creëren over de scope en planning van Digilevering. 3.1.7. Planning aansluiten Digikoppeling Een toenemend aantal gemeenten maakt al op de een of andere manier gebruik van Digikoppeling. Het gaat daarbij vooral om aansluiten op het Omgevingsloket Online (OLO). 18
Onderstaande grafiek geeft de aansluitplanning van gemeenten weer, afgezet tegen de resultaatverplichting en het huidig aantal aangesloten gemeenten. De definitie die hiervoor wordt gebruikt, is de definitie die het Stelsel van Basisregistraties hanteert voor het aangesloten zijn op Digikoppeling: Een organisatie is aangesloten op de bouwsteen als zij een Overheidsidentificatienummer (OIN) heeft en geregistreerd is in het (Digikoppeling) Serviceregister van Logius. Figuur 7 - Stuurinformatie Stuurgroep Operatie NUP 17 In bovenstaande grafiek is te zien dat de aansluitplanning die gemeenten desgevraagd opgaven in het vierde kwartaal van 2010, gehaald wordt. Het is echter niet duidelijk wat hier gemeten wordt. Het is wenselijk om inzicht te hebben in welke gemeenten koppelingen hebben gerealiseerd met welke voorzieningen (OLO, MO, Basisregistraties, etc.) op basis van Digikoppeling. 7. Maak inzichtelijk welke gemeenten met inzet van Digikoppeling op welke voorziening(en) zijn aangesloten. Als aansluiting op het Stelsel van Basisregistraties als uitgangspunt wordt genomen, is er (behalve voor de beperkte proef met Digimelding) nog geen enkele (nul) gemeente aangesloten op Digikoppeling. Issue: De huidige rapportage sluit niet aan op de resultaatverplichting (#17) uit het inup. 8. Onderzoek op welke wijze de rapportage beter kan aansluiten op de resultaatverplichting en implementeer deze aanpak. 3.2. Techniek Digikoppeling is een middel om digitaal gegevens uit te wisselen en heeft daarom op zichzelf geen waarde voor een gemeente. 17 Rapportage Stuurgroep OperatieNUP_Februari2012 19
Digikoppeling wordt daarom altijd geïmplementeerd in combinatie met een andere NUP-bouwsteen (Basisregistratie, Digilevering, Digimelding of bijvoorbeeld MijnOverheid) of een andere voorziening (bijvoorbeeld OLO). De implementatie van Digikoppeling (met name de ebms-variant) is vrij complex. Inmiddels zijn er (productmatige) oplossingen beschikbaar gekomen die ebms koppeling met betrekkelijk weinig (configuratie) inspanning kunnen implementeren. Leveranciers van Front-, Mid-, en Backoffice oplossingen werken hierbij samen met gespecialiseerde leveranciers. 9. Stel een overzicht samen van leveranciers die Digikoppeling oplossingen leveren en de invoering kunnen ondersteunen. In principe kunnen alle gegevensuitwisselingen gebruikmaken van één Digikoppeling implementatie. Niet alle leveranciers van Front-, Mid-, en Backoffice oplossingen werken echter samen met dezelfde gespecialiseerde leveranciers. Het kan dus voorkomen dat er meerdere, (technisch verschillende) Digikoppeling implementaties ontstaan. Dit kan leiden tot hogere implementatie- en beheerkosten. Uit tactische overweging (snelheid van implementeren) of geografische noodzaak (verschillende locaties) kan het wenselijk zijn om (tijdelijk) meerdere technisch verschillende Digikoppeling implementaties te hebben. Dit zou altijd een expliciete keus moeten zijn. NB. Het is meerdere malen voorgekomen dat een organisatie startte met een Digikoppeling implementatie terwijl er een werkende Digikoppeling implementatie op een andere plaats in de organisatie beschikbaar was. Issue: In een gemeente ontstaan steeds meer gegevensuitwisselingen op basis van soms technisch verschillende implementaties. 10. Stel een notitie op rond de beheeraspecten van Digikoppeling implementaties. 3.2.1. Aansluiting bij gemeentelijke ICT Er is bij gemeenten nog veel onduidelijkheid over de gevolgen van invoering van Digikoppeling. De juiste wijze van implementeren hangt in belangrijke mate af van voor welke NUP-bouwsteen of voorziening Digikoppeling wordt ingezet. Als Digikoppeling voor de eerste keer wordt ingezet moeten bepaalde zaken initieel worden geregeld. Op de website van Logius, www.logius.nl is onder de producten voor gegevensuitwisseling veel informatie te vinden. Het gaat hierbij onder meer om zaken als: aanmeldformulier voor het Service Register; toezending van het OIN (overheidsidentificatienummer, afgeleid van het Fi-nummer); aanvraag van een PKI certificaat (SSL) waarin OIN geladen moet worden; implementatie en afronden van de service niveau overeenkomst Digikoppeling; validatie van de logistieke laag van het berichtenverkeer tegen de compliancevoorziening. Van de NUP-bouwstenen en overige voorzieningen waarop, door middel van Digikoppeling kan/moet worden aangesloten (bijvoorbeeld OLO of e-facturering), is al veel in kaart gebracht ten aanzien van de impact op de ICT. Deze gegevens zijn doorgaans te vinden bij de organisatie die het beheer heeft over de NUP-bouwsteen of de voorziening. 20
11. Borg dat van de verschillende NUP-bouwstenen de ICT-impact in kaart is/wordt gebracht en dat ze toegankelijk worden ontsloten. 3.2.2. Diginetwerk of Internet Digikoppeling kan over Internet of over Diginetwerk geïmplementeerd worden. Belangrijk is om goede afspraken te maken over beschikbaarheid (SLA s). Een aansluiten van Digikoppeling via Diginetwerk is veel bewerkelijker dan een aansluiting via internet. Er worden vaker fouten mee gemaakt, er zijn extra kosten mee verbonden (iedere configuratiewijziging kost geld). Risico s en doorlooptijd pakken belangrijk hoger uit in vergelijking tot een aansluiting via internet. Digikoppeling staat beide mogelijkheden toe. Het is aan de partij die de gegevens aanbiedt om de aanvullende beveiligingseisen van Diginetwerk te stellen. Tenzij er goede (onoverkomelijke) redenen zijn, wordt het voor de gemeenten en de leveranciers een stuk makkelijker als aansluiting via internet ook mogelijk is. N.B. Bijvoorbeeld een eis voor Diginetwerk bij de aansluiting op het NHR voegt een beveiligingseis toe voor informatie die niet persoonsgebonden is en (tegen betaling) voor iedereen is in te zien. 12. Bevorderen dat bij alle NUP-bouwstenen en andere voorzieningen waarbij Digikoppeling wordt gebruikt, waar dat in redelijkheid mogelijk is, de aansluiting via internet ook is/wordt toestaan. 3.3. Organisatie- en procesinrichting Zoals eerder aangegeven is Digikoppeling een middel om digitaal gegevens uit wisselen. Het wordt altijd geïmplementeerd in combinatie met een andere NUP-bouwsteen (Basisregistraties, Digilevering, Digimelding of bijvoorbeeld MijnOverheid) of een andere voorziening (bijvoorbeeld OLO). Dit zal resulteren in een situatie waar Digikoppeling op meerdere (mogelijk een tiental) manieren wordt ingezet voor de uitwisseling van gegevens. Het is voor gemeenten van belang om inzicht te hebben hoe Digikoppeling impact heeft op de organisatie en procesinrichting. Het is echter niet zozeer Digikoppeling, maar de NUP-bouwsteen of voorziening die met behulp van Digikoppeling wordt geïmplementeerd die de impact bepaalt. 3.3.1. Digikoppeling implementeren binnen het Stelsel van Basisregistraties. Digikoppeling is onderdeel van de stelselvoorzieningen en maakt deel uit van het Stelsel van Basisregistraties. Het aansluiten op de basisregistraties (GBA, BAG en NHR), het aansluiten op de stelselvoorzieningen (Digilevering en Digimelding) en vooral het binnengemeentelijk gebruik van alle basisregistraties zal grote invloed hebben op de organisatie- en procesinrichting. Belangrijke aandachtspunten hierin zijn de afhankelijkheid van gemeenten van de doorontwikkeling van het Stelsel van Basisregistraties inclusief de stelselvoorzieningen. Het is nog onduidelijk wanneer wat beschikbaar komt. Ook is nog niet duidelijk wat de functionaliteit wordt van de versie van Digilevering die gebouwd gaat worden. De wijze van implementeren hangt in belangrijke mate af van de systemen die worden gebruikt voor het (binnengemeentelijk) gebruik van de Basisregistraties en de wijze waarop deze geïmplementeerd gaan worden. 21
Voor de gegevensuitwisseling zal gebruik worden gemaakt van Digikoppeling. Logius beschikt over een uitgebreide set met documentatie en handreikingen 18 13. Borg dat bij het opleveren van de verschillende onderdelen van het stelsel de impact op de Organisatie- en procesinrichting in beeld wordt gebracht. Het document Implementatievisie Stelsel van Basisregistraties 19 stelt het gebruik van het stelsel door de (gemeentelijke) professional centraal. 3.3.2. Implementeren Omgevingsloket Online Er is veel informatie beschikbaar als het gaat om het geautomatiseerd aansluiten op het Omgevingsloket Online (OLO). De wijze van implementeren hangt in belangrijke mate af van het systeem dat wordt gebruikt voor het afhandelen van de vergunningsaanvragen. Voor de gegevensuitwisseling wordt gebruik gemaakt van Digikoppeling. Agentschap.nl beschikt over een uitgebreide set met documentatie en handreikingen. 20 3.3.3. Aansluiten op MijnOverheid.nl MijnOverheid is een van de NUP-bouwstenen. Hiervoor geldt de resultaatverplichting op de aansluiting voor 1-1 2015 geregeld te hebben. Er is veel informatie beschikbaar als het gaat om het aansluiten op MijnOverheid. De wijze van implementeren hangt af van het systeem dat wordt gebruikt voor het afhandelen van de zaakstatussen. Hetzelfde geldt voor aansluiting op de Berichtenbox. Logius, als beheerpartij van MijnOverheid, beschikt over veel relevante aansluitdocumentatie. Voor de gegevensuitwisseling wordt gebruik gemaakt van Digikoppeling. Logius beschikt over een uitgebreide set met documentatie en handreikingen. 21 3.3.4. Berichtenbox voor Bedrijven Berichtenbox voor bedrijven is een beveiligd e-mailsysteem waarmee ondernemers via Antwoord voor bedrijven digitaal berichten kunnen uitwisselen met Nederlandse overheidsinstanties. Met de Berichtenbox voor bedrijven kunnen ondernemers bijvoorbeeld een vergunning aanvragen. Ook kunnen zij vragen stellen aan een overheidsinstantie over de regels in Nederland. Digikoppeling maakt het mogelijk een geautomatiseerde link te leggen met bijvoorbeeld een zaaksysteem en/of vergunningensysteem. Voor de gegevensuitwisseling wordt gebruik gemaakt van Digikoppeling. Logius beschikt over een uitgebreide set met documentatie en handreikingen. 3.3.5. Implementeren e-facturering Er is veel informatie beschikbaar als het gaat om het introduceren van e-facturering. De wijze van implementeren hangt in belangrijke mate af van het systeem dat wordt gebruikt voor het afhandelen van de facturen. Logius beschikt over veel relevante aansluitdocumentatie. Voor de gegevensuitwisseling wordt gebruik gemaakt van Digikoppeling. Logius beschikt over een uitgebreide set met documentatie en handreikingen. 22 18 http://www.logius.nl/producten/projecten/e-factureren/voor-overheden/aansluiten/ 19 http://e-overheid.nl/actueel/nieuwsberichten/intitem/det-professional-centraal/1380 20 http://www.infomil.nl/onderwerpen/integrale/omgevingsvergunning/omgevingsloket/handleidingen/ 21 http://www.logius.nl/producten/gegevensuitwisseling/digikoppeling/aansluiten/ 22 http://www.logius.nl/producten/projecten/e-factureren/voor-overheden/aansluiten/ 22
3.3.6. Gemeentelijk stappenplan Het is voor gemeenten van belang om inzicht te hebben hoe Digikoppeling impact heeft op de organisatie en procesinrichting. Het is echter niet zozeer Digikoppeling maar de NUP-bouwsteen of voorziening die met behulp van Digikoppeling wordt geïmplementeerd die de impact bepaalt. Voor iedere NUP-bouwsteen of andere voorziening waarbij Digikoppeling wordt gebruikt voor de gegevensuitwisseling zou een stappenplan moeten zijn, waarin zowel aandacht is voor proces, inhoud als techniek. 14. Borg dat voor alle beschikbare en nog beschikbaar te komen NUP-bouwstenen een stappenplan Digikoppeling beschikbaar is/wordt ontwikkeld. 3.3.7. Inzicht in digitaal proces De doorwerking op de digitale processen van een online berichtuitwisseling hangt sterk af van de voorziening waarop wordt aangesloten (Stelsel van Basisregistraties, OLO, MijnOverheid, etc.). De impact is daarbij niet afhankelijk van Digikoppeling zelf maar van de voorziening waarmee wordt gekoppeld en de wijze waarop de koppeling plaatsvindt (koppeling OLO met het eigen zaaksysteem of bijvoorbeeld koppeling met de BAG op basis van Digilevering, al of niet via een zaaksysteem). 15. Borg dat voor alle beschikbare en nog beschikbaar te komen NUP-bouwstenen inzichtelijk is/wordt wat de doorwerking is op de digitale processen. 3.4. Implementeerbaarheid en ondersteuningsbehoefte Digikoppeling wordt gebruikt als een belangrijke schakel binnen het Stelsel van Basisregistraties. Ook wordt Digikoppeling geïmplementeerd in combinatie met een andere NUP-bouwsteen (bijvoorbeeld MijnOverheid) of een andere voorziening (bijvoorbeeld e-facturering). Digikoppeling is al vaak met succes geïmplementeerd. De implementeerbaarheid van Digikoppeling wordt dus bepaald door de NUP-bouwsteen of de andere voorziening waarmee wordt gekoppeld en de wijze waarop de gegevensuitwisseling plaatsvindt. De implementeerbaarheid en de ondersteuningsbehoefte is afhankelijk van de NUPbouwsteen of de andere voorziening. De implementeerbaarheid van Digikoppeling in relatie tot het Omgevingsloket Online, e-facturering en MijnOverheid Lopende Zaken is vastgesteld. Binnen het Stelsel van Basisregistraties is Digikoppeling (nog) niet geïmplementeerd. Er is dus nog geen ervaring met de implementeerbaarheid en ondersteuningsbehoefte. 16. Borg dat voor alle nog beschikbaar te komen Stelsel bouwstenen (door middel van pilots) de implementeerbaarheid wordt vastgesteld. De implementatie van Digikoppeling zelf (vooral het ebms koppelvlak) is tamelijk lastig en relevante kennis was schaars. Er zijn inmiddels leveranciers die (ebms) producten en diensten aanbieden. Leveranciers van gemeentelijke systemen werken meer en meer samen met deze gespecialiseerde marktpartijen. 23
3.4.1. Communicatie en ondersteuning Er is behoefte aan best practices van gemeenten die ervaring hebben opgedaan met de invoering van Digikoppeling. 17. Zorg voor een centraal punt waar alle kennis betreffende Digikoppeling en implementatie hiervan beschikbaar is. (Kennisbank) 3.5. Kosten en Baten Digikoppeling is een middel om digitaal gegevens uit wisselen en heeft daarbij op zichzelf geen waarde voor een gemeente. Het nut wordt bepaald door de voorziening waarmee wordt gekoppeld. Digikoppeling is een belangrijke schakel binnen het Stelsel van Basisregistraties maar wordt ook geïmplementeerd in combinatie met andere NUP-bouwstenen (bijvoorbeeld MijnOverheid) of andere voorzieningen (bijvoorbeeld OLO). De kosten van Digikoppeling zijn maar voor een deel afhankelijk van Digikoppeling zelf. Het is vooral de voorziening waarmee wordt gekoppeld en de wijze waarop, die de totale kosten bepalen. Belangrijk is om vast te stellen dat de kosten voor de implementatie en het beheer van Digikoppeling in principe eenmalig is. De Digikoppeling implementatie kan immers gebruikt worden om alle gegevensuitwisseling binnen het Stelsel van Basisregistraties te realiseren en tegelijkertijd die met andere NUP-bouwstenen en voorzieningen. NB. Het eenmalig implementeren en beheren van een Digikoppeling voorziening in plaats van bijvoorbeeld tien keer een koppeling implementeren en beheren binnen het stelsel, kan gezien worden als een belangrijke baat van Digikoppeling door de verminderde kosten van implementatie en beheer. De baten van een online berichtuitwisseling hangt sterk af van de voorziening waarop wordt aangesloten (stelsel Basisregistraties, OLO, MijnOverheid, etc.) en de wijze waarop de koppeling plaatsvindt (koppeling OLO met het eigen zaaksysteem of bijvoorbeeld koppeling met de BAG op basis van Digilevering). Hier geldt ook dat er bruikbare business cases moeten worden gemaakt die de invoering van Digikoppeling positief zouden beïnvloeden. 18. Borg dat er bruikbare business cases zijn of komen voor alle beschikbare NUP-bouwstenen en andere voorzieningen en nog beschikbaar te komen NUP-bouwstenen. 3.6. Bruikbaarheid De toegevoegde waarde van Digikoppeling wordt bepaald door de NUP-bouwsteen of andere voorziening waarmee de gegevens worden uitgewisseld en de wijze waarop dat wordt gerealiseerd. 19. Borg dat voor alle beschikbare NUP-bouwstenen en andere voorzieningen en nog beschikbaar te komen NUP-bouwstenen de toegevoegde waarde voor de gemeente inzichtelijk wordt gemaakt. 24