Vereenigde Octrooibureaux N.V. Johan de Wittlaan 7 2517 JR Postbus 87930 2508 DH Den Haag Het labjournaal Verslaglegging van onderzoek naar nieuwe uitvindingen Telefoon 070 416 67 11 Telefax 070 416 67 99 patent@vereenigde.com trademark@vereenigde.com legal@vereenigde.com www.vereenigde.com Inleiding Onder de Amerikaanse octrooiwet geldt het "first to invent"-systeem zowel voor uitvindingen binnen als buiten de Verenigde Staten. Dit betekent dat diegene die het eerst een uitvinding heeft gedaan, volgens de Amerikaanse wet recht heeft op octrooi. Dit systeem geeft aanleiding tot procedures voor de Amerikaanse Octrooiraad of de Amerikaanse rechter (zogenaamde interference -procedures), waarin verschillende uitvinders proberen te bewijzen dat zij de eerste waren die de uitvinding hadden gedaan. Om een vroege, geldige uitvindingsdatum te kunnen bewijzen voor uitvindingen die ook in de Verenigde Staten van belang zijn, is het noodzakelijk om een goede verslaglegging van het onderzoek naar nieuwe uitvindingen bij te houden in een zogeheten laboratoriumjournaal, ook wel labjournaal genoemd. Deze verslaglegging moet zodanig zijn uitgevoerd dat zij bewijskracht heeft voor de Amerikaanse wet en bruikbaar is in een juridische procedure. In het hiernavolgende zal kort worden uiteengezet welke informatie in een laboratoriumjournaal moet worden opgenomen. Het labjournaal als bewijsmateriaal Het labjournaal is bruikbaar als bewijs in een "interference"-procedure omdat het informatie geeft over de feiten die moeten worden bewezen. Het is echter vaak niet van tevoren te voorspellen welke details later van belang zullen zijn. In het algemeen kan het labjournaal daarom het beste zoveel informatie omvatten, dat een gemiddelde vakman na lezen van het journaal begrijpt wat precies is gebeurd. Ook misschien nog vage ideeën moeten worden opgeschreven. In een "interference"-procedure zal, naast het labjournaal, bewijs moeten worden geleverd door een getuigenverklaring. Hoe meer informatie is opgenomen in het labjournaal, des te minder zal een getuige alleen aangewezen zijn op zijn geheugen. Het is daarom van belang details van resultaten te registreren zodra de resultaten bekend zijn. Ook is het belangrijk de zojuist ingevoerde informatie te dateren. Bovendien moet de naam van de persoon die de informatie heeft ingevoerd - meestal de uitvinder - worden vermeld. Het is dan later direct duidelijk dat deze persoon als getuige kan optreden. Nieuwe informatie die in het labjournaal is ingevoerd, moet ten minste door een tweede persoon, die niet RNapr12
Blad 2 de uitvinder is, worden ondertekend en gedateerd. Deze tweede persoon geeft hiermee aan dat hij of zij op deze datum het stuk heeft gelezen en begrepen. Ook deze tweede persoon kan eventueel later optreden als getuige in een "interference"-procedure. De tweede persoon werkt bij voorkeur niet aan hetzelfde onderwerp en is dus ook geen mede-uitvinder. Inhoud van het labjournaal De informatie die in een labjournaal moet worden opgenomen, bestaat ruwweg uit drie delen: - details van de uitvinding en het uitgevoerde werk; - data waarop de uitvinding is gedaan en het werk is uitgevoerd; en - namen en handtekeningen van personen die kennis hebben van de informatie die in het labjournaal is opgenomen. Behalve de eindresultaten van de experimenten moet ook worden omschreven hoe en waarmee de experimenten zijn uitgevoerd. Als er afkortingen worden gebruikt, moet de uitgeschreven verklaring ergens in het journaal zijn terug te vinden. Wanneer experimenten herhaald worden uitgevoerd, worden meestal alleen de afwijkingen van een of andere standaard- of gemiddelde uitkomst genoteerd. Dit is op zichzelf niet erg, zolang maar duidelijk is welke deze standaard- of gemiddelde uitkomst is. Het spreekt voor zich dat het labjournaal ook leesbaar moet zijn voor derden. In sommige gevallen kan het zinvol zijn de algemene indrukken die onderzoekers hebben van een experiment op te nemen in het journaal. Een vermelding dat een experiment met succes is verlopen, kan gunstig zijn voor het aantonen van de datum van uitvinding. Een vermelding dat een experiment geheel mislukt is, kan later echter ongunstig uitwerken, bijvoorbeeld wanneer later blijkt dat het experiment niet mislukt is en misschien wel op een ander punt succesvol is geweest. Bovendien kan een onderzoeker bedoelen dat het experimentele resultaat commercieel geen succes zal zijn, terwijl dit voor de juridische situatie niet van belang is. Daarnaast moet er op worden gelet dat de term voor de hand liggend in octrooiland vaak wordt gebruikt om aan te tonen dat juist geen sprake is van een uitvinding. Deze term moet dus niet verkeerd worden gebruikt door bijvoorbeeld te stellen dat een idee voor de hand ligt op basis van de bekende informatie. Enige voorzichtigheid met subjectieve uitlatingen in het labjournaal is geboden. Vorm van het labjournaal Bij voorkeur wordt voor een labjournaal gebruik gemaakt van een ingebonden boekwerk. Bij een losbladig systeem zou de suggestie kunnen worden gewekt dat later bladzijden zijn ingevoegd of verwijderd. Als het onhandig is de experimenten in één labjournaal te omschrijven, bijvoorbeeld omdat verschillende experimenten gelijktijdig worden uitgevoerd, kunnen
Blad 3 verschillende labjournalen naast elkaar worden gebruikt. Voor zover van toepassing, moeten verwijzingen naar andere bladzijden, c.q. labjournaals worden opgenomen. Er moet niet met potlood, maar met onuitwisbare inkt worden geschreven. Als met verschillende kleuren inkt wordt gewerkt, moet worden aangegeven of deze kleuren al dan niet een bijzondere betekenis hebben. Foto's, grafieken en dergelijke worden onlosmakelijk met het labjournaal verbonden door gebruik te maken van plakband, lijm, nietjes en dergelijke. Het is uit den boze om deze los in het journaal te bewaren. De foto's en dergelijke moeten ook worden gedateerd en voorzien van een handtekening (ook door de tweede persoon). De handtekeningen kunnen gedeeltelijk worden gezet over de foto etc. en gedeeltelijk over de bladzijde waarop ze zijn aangebracht. Als reeds eerder ingevoerde informatie naderhand moet worden aangepast of aangevuld, moet de nieuw ingevoerde informatie opnieuw worden gedateerd en ondertekend door de persoon die de informatie heeft ingevoerd. Ook de tweede persoon moet opnieuw tekenen en dateren, nadat deze de nieuwe informatie heeft gelezen en begrepen. Als blanke delen van pagina's niet meer worden gebruikt, moet hierdoor een streep worden gezet. Als informatie naderhand wordt doorgekrast, moet dit bij voorkeur vergezeld gaan van een uitleg waarom dit is gedaan en alweer worden ondertekend en gedateerd. Namen van personen; ondertekenen en dateren Normaliter zal de persoon die informatie in het labjournaal heeft ingevoerd, bij een "interference"-procedure worden opgeroepen om een verklaring af te leggen over de inhoud van het labjournaal en de procedure die is gevolgd bij het bijhouden van het journaal. Als de persoon die het journaal heeft bijgehouden de verklaring niet wil of kan afleggen, kan het journaal vaak toch nog worden gebruikt, bijvoorbeeld aan de hand van de tweede persoon, die kan verklaren dat hij destijds heeft kennis genomen van de inhoud van het journaal en dit toen heeft ondertekend. Diegene die het journaal bijhoudt, hoeft niet een van de uitvinders te zijn. De persoon die informatie in het journaal invoert, zal bij iedere aanvulling zijn handtekening zetten en dateren. De tweede persoon behoort iedere pagina te lezen, te ondertekenen en te dateren. Hij of zij moet dit bij voorkeur met enige regelmaat doen, bijvoorbeeld eenmaal per dag. In een "interference"-procedure kan het gebeuren dat een deel van het labjournaal alleen de datum van de tweede persoon krijgt toegewezen, zodat het belangrijk is elke aanvulling zo snel mogelijk van een tweede gedateerde handtekening te laten voorzien. Het is natuurlijk belangrijk dat de tweede persoon over voldoende technische kennis beschikt om te begrijpen wat hij of zij leest, in verband met mogelijke later af te leggen (mondelinge) getuigenverklaringen. Bij voorkeur is de tweede persoon
Blad 4 daarom ook een wetenschapper of technicus die samenwerkt met de uitvinder of een van de superieuren van de uitvinder. De tweede persoon mag geen mede-uitvinder zijn. Als een persoon die het journaal als tweede heeft ondertekend later mede-uitvinder wordt, ontstaat een probleem, omdat deze in de Amerikaanse rechtspraktijk niet meer kan fungeren als een persoon die als een onbevooroordeelde kan getuigen over het werk van de uitvinder. Een dergelijk probleem kan worden voorkomen door als tweede persoon iemand te gebruiken die niet meewerkt aan het project. Zoals gezegd, moet iedere aanvulling in het journaal worden ondertekend en gedateerd. De datum waarop een idee is gevormd, de datum waarop het werk aan een idee is gestart, de data waaruit de voortgang van het werk blijkt, moeten alle worden geregistreerd. Als blijkt dat, nadat de uitvinding is gedaan, het werk aan de uitvinding gedurende een zekere periode heeft stilgelegen, geldt als effectieve datum voor de uitvinding de datum waarop het werk weer is gestart. Een uitvinding die bijvoorbeeld een jaar in de ijskast is gelegd en pas daarna verder is ontwikkeld om vervolgens op de markt te zijn gebracht en/of onderwerp te worden van een octrooiaanvrage, krijgt als effectieve datum van uitvinding de datum waarop de ontwikkelingen weer opnieuw zijn gestart. Het is dus van belang dat uit het labjournaal niet alleen blijkt dat de uitvinding of een idee op een bepaalde datum is ontstaan, maar ook dat met regelmaat aan de uitvinding is gewerkt, totdat deze op de markt werd gebracht en/of totdat octrooi werd aangevraagd. Samenvatting Een goed labjournaal moet de volgende gegevens bevatten: de datum waarop het experiment is begonnen; het doel van het experiment en eventueel de naam van degene die het experiment heeft voorgesteld; een beschrijving van de methoden, apparatuur, materialen en tests, analyses etc; verwijzingen naar andere informatiebronnen (bijv. geraadpleegde literatuur, databanken, andere labjournalen); namen van degenen die het werk hebben uitgevoerd of daarbij betrokken waren; alle gegevens en waarnemingen verkregen uit het experiment of de studie, ook gegevens van de ontwikkeling van (test)methoden; de voornaamste conclusies getrokken uit de gegevens. De opzet van het labjournaal moet aan de volgende criteria voldoen: het journaal is gebonden; de gegevens of resultaten worden genoteerd in de vorm waarin zij zijn gegenereerd;
Blad 5 het journaal wordt dagelijks, of wanneer een pagina vol is, ondertekend en gedateerd; iedere bladzijde wordt tevens ondertekend door een tweede persoon (geen mede-uitvinder), bij voorkeur dagelijks; het schrift is leesbaar en in onuitwisbare inkt; iedere bladzijde is vol; door niet-benutte delen wordt een streep gezet; correcties worden verklaard; er wordt niet zonder meer doorgestreept of weggeveegd. Voor vragen over deze circulaire kan contact worden opgenomen met een van onze octrooigemachtigden. Op verzoek kan een voorbeeld van een labjournaal worden toegezonden. Advies: bewaar het journaal altijd op een veilige plaats. VEREENIGDE, april 2012 Het bovenstaande is met uiterste zorg samengesteld. Het betreft echter slechts algemene informatie waaraan geen rechten kunnen worden ontleend. Aansprakelijkheid voor de gevolgen van het enkel afgaan op deze informatie is uitgesloten.