Infosessie: Financiële rapporten & weddebudgetrapportering Veerle De Bock Agentschap Overheidspersoneel
Situering Alle entiteiten aangesloten op DC PA: behoefte aan een eigen weddebudgetrapportering Erkenning van deze grote nood aan rapportering bij de entiteiten in de huidige besparingscontext sturingsinstrument Voorjaar 2016: oprichting werkgroep weddebudgetrapportering wegens grote behoefte Analyse van de bestaande weddebudgetrapporten Geen uniform systeem over de entiteiten heen Sterk verschillend complex Nood aan standaardisering
Aanpak Opvangen van de urgente rapporteringsbehoeften verspreid over de verschillende beleidsdomeinen Proef weddebudgetrapporten aanleveren en verfijnen voor 6 pilootentiteiten Prioritair ontsluiten van een set aan urgente financiële rapporten in de Vlimpers rapportenshop naar de volledige doelgroep Structureel: nieuw generiek weddebudgetrapport met simulatiemogelijkheden Projectvoorstel wordt toegelicht op de werkgroep weddebudgetrapportering van woensdag 8 maart 2017
Financiële rapporten
Hoe aanmelden Rapportenshop Klik op Rapportenshop U komt in onderstaand scherm terecht Klik volgens op OK Voer gebruikersnaam en wachtwoord in
Rapportenshop Pad in de Cognosomgeving Pad in de Cognosomgeving Rechtstreekse link (Favorieten): https://vobip-bi.vonet.be/cognos10- login/cgibin/cognosisapi.dll?b_action=xts.run&m=portal/cc.xts&m_folder =ie3d6aa493d114fb5a60f550f96808391
Rapportenshop Structuur Basis HRBP-werkgroepen Leiderschap en ontwikkeling Opleiding Organisatieontwikkeling Prestatiemanagement en loopbaan Rekrutering en selectie Welzijn Extra Financieel (werkgroep weddebudgetrapportering) Security Basis Rondvragen
Rapportenshop U krijgt de ondergebrachte rapporten te zien door op de naam van de gewenste map te klikken
Rapportenshop
Rapportenshop Hoe een rapport uitvoeren Op de naam van het rapport klikken Promptpagina
Rapportenshop
Rapportenshop Hoe een rapport uitvoeren Via de optiepagina: klik op het blauwe driehoekje aan de rechterkant van het scherm op dezelfde lijn als de titel van het rapport niet op de naam van het rapport!
Rapportenshop Optie indeling: in welk formaat zoals Excel, PDF. Optie bezorging: op welke manier zoals e-mail.
Overzicht financiële rapporten Wat valt op? Bij een aantal rapporten: werkgeverscode 050 en 096 050 = 12 Vlaamse ministeries, SAR s, VREG, EVA Plantentuin Meise en Agion 096 = eigen vermogen INBO, BLOSO, Syntra Vlaanderen, VAPH, OVAM, VMW, DS, Wenz, VDAB, VLM, VHM, K&G, VMM, UZ, OPZ en VIZO Niet van toepassing voor 001, 040, 245 en 496 https://overheid.vlaanderen.be/aanvullendeinfo#rszenfiscaliteit https://overheid.vlaanderen.be/aanvullendeinfo#aanwervingskost
Overzicht financiële rapporten Icoon inhoudelijk/technisch gewijzigd 1/01/2017: percentage werkgeversbijdrage voor de ambtenarenpensioenen = 38% i.p.v. 36% = Pool der Parastatalen 24/01/2017: wijziging in de aanwervingskostentabel waarbij het bruto maandloon als basis gebruikt wordt voor de berekening van de patronale bijdrage van de eindejaarstoelage van een statutair personeelslid en NIET meer de bruto eindejaarstoelage
Overzicht financiële rapporten Budgetwinst of meerkost berekenen per pln Wanneer te gebruiken: berekenen van budgetwinst bij statutarisering of meerkost bij bevordering Voorwaarde: het personeelslid moet gekend zijn Mogelijkheid meerdere personeelsleden invoeren: indien ze tot eenzelfde rang/schaal behoren Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) Resultaat: huidige toestand in combinatie met de nieuwe situatie op basis van de geselecteerde keuzemogelijkheid. Totale kost/winst aan 100% + VTE (12/12)
Overzicht financiële rapporten Bevordering: statutair A111 naar statutair A211 Regularisatie: contractueel B111 naar statutair B111
Overzicht financiële rapporten Pln in dienst op basis van aanrekeningscode Wanneer te gebruiken: budgetkost raadplegen van de indiensttredingen binnen een welbepaalde referentieperiode gekoppeld aan een aanrekeningscode Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) Opgelet: niet de rapporteringsdefinitie instroom maar als uitgangspunt de budgettaire invalshoek namelijk aanrekeningscode Resultaat: pro rata kost huidig budgetjaar volgens datum instroom + totale theoretische budgetkost aan 100% en VTE (12/12)
Overzicht financiële rapporten
Overzicht financiële rapporten Pln met een verwachte einddatum Wanneer te gebruiken: u wenst een zicht te hebben op de contracten die binnen een geselecteerde periode aflopen Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) Opgelet: enkel de contracten van bepaalde duur + de vervangingscontracten => NIET de pensioneringen raadpleegbeer in een ander rapport uitstroom Einddatum in Vlimpers: enkel voor CBD + vervangingscontracten. Niet ingevuld = niet in Cognos
Overzicht financiële rapporten Resultaat: rapportlijst met de contracten waarvan de verwachte einddatum in Vlimpers binnen de geselecteerde referentieperiode valt. Totale budgetlast dat vrijkomt aan 100% + VTE (12/12)
Overzicht financiële rapporten Pln met sprongen Wanneer te gebruiken: u wenst de sprongen in salarisen/of functionele schaal te kennen binnen een bepaalde geselecteerde periode Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) 2 keuzemogelijkheden: individuele personeelsleden of een entiteit Resultaat: een overzicht van de personeelsleden die binnen de gekozen periode een sprong maken. Totale kost van de nieuwe sprong aan 100% en VTE (12/12) + pro rata kost op basis van datum sprong
Overzicht financiële rapporten 1 personeelslid
Overzicht financiële rapporten Groep personeelsleden/entiteit
Overzicht financiële rapporten Pln met theoretische budgetlast Duiding: Theoretische budgetlast: er wordt geen rekening gehouden met toelagen, vergoedingen. Werkelijke budgetlast: er wordt wel rekening gehouden met toelagen, vergoedingen. Wanneer te gebruiken: u wenst de theoretische kost te kennen van bijvoorbeeld een pln dat vermoedelijk eind 2017 zal uitstromen Berekening theoretische budgetlast volgens aanwervingskost statutairen en contractuelen 12 Vlaamse ministeries https://overheid.vlaanderen.be/aanvullendeinfo#aanwervingskost
Overzicht financiële rapporten Kost woon-werkverkeer van 660,33 Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) 2 keuzemogelijkheden: individuele personeelsleden of een entiteit Resultaat: totale theoretische kost aan 100% + VTE (12/12)
Overzicht financiële rapporten 1 personeelslid 1 personeelslid
Overzicht financiële rapporten Groep personeelsleden/entiteit
Overzicht financiële rapporten Pln met werkelijke budgetlast De reële uitgave: er wordt rekening gehouden met uitbetaalde toelagen, verminderde prestaties Wanneer te gebruiken: Werkelijke budgetlast: uitbetaalde loongegevens van individuele personeelsleden of van een entiteit Vervroegde verplichte uitbetalingen bij uitstroom Alleen opvraagbaar per entiteit, NIET op personeelsnummer! BRUTO bedragen Werkelijke budgetlast van detacheringen in kader van de terugvorderingsdossiers. Alleen opvraagbaar per entiteit, NIET op personeelsnummer! Volgende afwezigheidscodes werden opgenomen in het rapport: VO_AT_VOA, VO_AT_VOB, VO_AT_VOH, VO_AT_VOI, VO_AT_VOE, VO_AT_VOF, VO_AT_VOG, VO_AT_VOC, VO_AT_VOD, VO_AT_PV3, VO_AT_PV4 en VO_AT_SYN
Overzicht financiële rapporten Resultaat: werkelijk uitbetaalde bedragen Ook raadpleegbaar voor werkgeverscode 001, 040, 096, 245 en 496 Detailgegevens: beschikbaar via het rapport personeelsleden met werkelijke budgetlast detail
Overzicht financiële rapporten Werkelijke budgetlast
Overzicht financiële rapporten Vervroegd uitbetaald VAK, EJT en uitbetaalde verbrekingsvergoedingen => Bruto bedragen Keuze 2 NIET mogelijk
Overzicht financiële rapporten Werkelijke budgetlast gedetacheerde personeelsleden Keuze 2 NIET mogelijk
Overzicht financiële rapporten Pln nog niet in dienst met theoretische budgetlast Wanneer te gebruiken: u bent van plan om een nieuw pln in dienst te nemen of een nieuwe wervingsprocedure op te starten en wenst de kost hiervan te kennen Bijvoorbeeld: wat is de theoretische kost wanneer er een contractueel pln zou aangeworven worden met 8 jaar anciënniteit in schaal A111 Vertrekpunt: berekening theoretische budgetlast volgens aanwervingskost statutairen en contractuelen 12 Vlaamse ministeries
Overzicht financiële rapporten Kost woon-werkverkeer van 660,33 Resultaat: Totale theoretische statutaire kost aan 100% Totale budgetlast aan 100% ambtenaar 55.233,93 Totale theoretische contractuele kost aan 100% Totale budgetlast aan 100% contractueel 64.305,18 De patronale kost bij een contractueel pln is hoger niet van toepassing bij bijvoorbeeld werkgeverscode 096
Overzicht financiële rapporten
Overzicht financiële rapporten Pln uit dienst op basis van aanrekeningscode Wanneer te gebruiken: budgetwinst raadplegen van de uitdiensttredingen binnen een welbepaalde referentieperiode gekoppeld aan een aanrekeningscode Opgebouwd op basis van het werkrooster in combinatie met de afwezigheden (inclusief de nieuwe afwezigheidscodes n.a.v. het zorgkrediet) Opgelet: niet de rapporteringsdefinitie uitstroom maar als uitgangspunt de budgettaire invalshoek namelijk aanrekeningscode Resultaat: pro rata winst huidig budgetjaar volgens datum uitstroom + totale theoretische budgetwinst aan 100% en VTE (12/12)
Overzicht financiële rapporten
Overzicht financiële rapporten Werkelijk uitbetaalde toelagen en vergoedingen Wanneer te gebruiken: u wenst een overzicht te hebben van de uitbetaalde toelagen en/of vergoedingen. BRUTO bedragen 2 keuzemogelijkheden: individuele personeelsleden of een entiteit Combinatie van één of meerdere toelagen en vergoedingen kunnen opgevraagd worden Opgelet: enkel de vergoedingen die voor uw entiteit via Vlimpers uitbetaald worden NIET Orafin Fietsvergoeding 1400 + 1487: extra apart tabblad met vermelding van het aantal km s + begin en einddatum
Overzicht financiële rapporten
Weddebudgetrapport: hoe begin ik eraan? Concreet voorbeeld a.d.h.v. het sjabloon
Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 1: bepalen van de referentiemaand Van uitermate belangrijk om te bepalen welke gegevens al dan niet vervat zitten in het referentiebudget Bijvoorbeeld referentiemaand februari: dit betekent dat alles na referentiemaand februari niet omvat is in het referentiebudget maar zal opgenomen worden in de instroom en uitstroomgegevens die enerzijds geregistreerd staan in Vlimpers en anderzijds bijkomend worden meegegeven door de entiteit zelf
Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 2: invoer van de inkomsten 2017 + 2018
Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 3: cijfergegevens tabel A Tabel A: besparingen ten gevolge uitstroom. Geeft aan welke budgetten allemaal vrijkomen n.a.v. ontslagen en pensioenen 2017 en 2018 na de REF.maand Wat in kaart brengen? Gekende uitstroom 2017 (= pensioneringen + ontslag) Gekende uitstroom 2018 (= pensioneringen + ontslag) Eventueel loopbaanonderbrekers 2017 Eventueel loopbaanonderbrekers 2018
Toelichting voorbeeldsjabloon Gekende uitstroom 2017 en 2018 na de REF.maand Op basis van geregistreerde gegevens in Vlimpers Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden uit dienst op basis van aanrekeningscode Het rapport zal zelf de pro rata budgetwinst gaan berekenen volgens de datum van uitstroom Opgelet: pln die bijvoorbeeld 1 jaar onbetaald verlof hebben gehad en nadien uitstromen => GEEN budgetwinst
Toelichting voorbeeldsjabloon Gekende uitstroom 2017 en 2018 na de REF.maand Informatie gekend bij de entiteit maar nog niet verwerkt in het systeem. Bijvoorbeeld pln x zal vermoedelijk eind 2017 uitstromen Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden met theoretische budgetlast
Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 4: cijfergegevens tabel B Tabel B: meerkost in kader van instroom en/of doorstroom. Geeft aan welke budgetten allemaal extra belast worden ten gevolge van instroom, doorstroom en endogene groei 2017 en 2018 na de REF.maand Wat in kaart brengen? Gekende instroom 2017 + 2018 Eventueel loopbaanonderbrekers 2017 + 2018 Doorstroom Geldelijke of functionele sprongen 2017 + 2018 Eventueel bevorderingen + statutariseringen 2017 + 2018
Toelichting voorbeeldsjabloon Gekende instroom 2017 en 2018 na de REF.maand Op basis van geregistreerde gegevens in Vlimpers Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden in dienst op basis van aanrekeningscode Het rapport zal zelf de pro rata kost gaan berekenen volgens de datum van instroom Opgelet: omzetting contract bepaalde duur naar onbepaalde duur => GEEN bijkomende budgetkost
Toelichting voorbeeldsjabloon Gekende instroom 2017 en 2018 na de REF.maand Informatie gekend bij de entiteit maar nog niet verwerkt in het systeem lopende wervingsprocedures. Bijvoorbeeld op 1 september 2017 zal er vermoedelijk een nieuwe dossierbehandelaar in dienst treden wervingsprocedure net opgestart Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden nog niet in dienst met theoretische budgetlast
Toelichting voorbeeldsjabloon Doorstroom: geldelijke of functionele sprongen 2017 en 2018 na de REF.maand Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden met sprongen Het rapport zal zelf de pro rata kost gaan berekenen volgens de datum van geldelijke en/of functionele sprong
Toelichting voorbeeldsjabloon Doorstroom: eventueel bevorderingen en statutariseringen 2017 en 2018 na de REF.maand Te gebruiken Cognosrapport? Budgetwinst of meerkost berekenen per personeelslid Opgelet: omzetting van contractueel naar statutair = budgetwinst => - bedrag invullen in het sjabloon
Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 4: cijfergegevens tabel C Tabel C: reeds uitgegeven kredieten op budget 2017 inclusief de REF.maand Bijvoorbeeld REF.maand = februari Reeds uitgegeven kredieten 2017 = januari februari 2017 Te gebruiken Cognosrapport? Personeelsleden met werkelijke budgetlast Opletten met vervroegd VAK, EJT en verbrekingsvergoedingen in REF.maand Controle Orafin: vergelijking van de werkelijke aanrekening met de Vlimpersgegevens
Toelichting voorbeeldsjabloon Vakantiegeld mei 2017 m.b.t. prestaties 2016: Provisie werd geboekt in 2016, moet altijd aangerekend worden in het jaar waar de prestatie heeft plaatsgevonden Het bedrag wordt werkelijk uitbetaald in 2017 Terugdraai van de aangelegde provisie vakantiegeld 2017 m.b.t. prestaties 2016 in 2017 op moment dat de werkelijke uitbetaling heeft plaatsgevonden (betaalmaand mei) Verschil tussen de aangelegde provisie en de uitbetaling (+/-) op te nemen Vakantiegeld mei 2018 m.b.t. prestaties 2017: Provisie moet aangelegd worden in 2017 maar de werkelijke uitbetaling zal gebeuren in 2018 Op te nemen in tabel D Resterende uitgaven in 2017 Boeking provisies vakantiegeld in Orafin = Financiën en Begroting
Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 5: cijfergegevens tabel D Tabel D: resterende uitgaven in 2017 Bijvoorbeeld REF.maand = februari Resterende uitgaven 2017 = maart december 2017 (inclusief EJT) En surplus mee te nemen bij de resterende uitgaven: Achterstallen eind 2017 Jobstudenten Uitgaven woon-werkverkeer betalingen verlopen via Orafin op het loonartikel Provisie vakantiegeld 2018 m.b.t. prestaties 2017 Eventueel uitgaven ingevolge indexverhogingen 2017
Toelichting voorbeeldsjabloon Stap 6: cijfergegevens tabel E Tabel E: prognose uitgaven begrotingsjaar 2018
Vragen?