C.O.M. Afdeling Noord-Brabant Aan: Bestuur C.O.M. Afd. Noord-Brabant Secretaris R.A.J. Coenraad Bestuur C.O.M. Onderafdelingen NB Eerste Donk 129 Commissieleden C.O.M. - NB 5233 HK s-hertogenbosch RvA-leden C.O.M. Afd. NB T : 073-6413208 Leden C.O.M. Afd. NB M : 06-27378481 Bestuur C.O.M. Schietvereniging Oss : secretariaat@comnoordbrabant.nl Datum: 18 maart 2017 Betreft: Notulen algemene ledenvergadering C.O.M. Afd. Noord-Brabant 17 maart 2016 Plaats: Schietkelder C.O.M. S.V. Tilburg Ceramstraat 1 5013 BB Tilburg. Voorzitter: Jac Küster Notulist: Ton Rovers / Ronald Coenraad Aanwezig: 29 leden Agenda: Opening en mededelingen a) De voorzitter heet alle aanwezigen welkom en in het bijzonder Landelijk Secretaris Kees Wit. Tevens vraagt hij om een minuut stilte voor diegenen die ons in het afgelopen jaar ontvallen zijn. b) Het Hoofdbestuur COM heeft het royement van dhr. D. Dooms ingetrokken en hem voorgesteld zich aan te sluiten bij een COM-Afd. naar zijn keuze met uitzondering van Afdeling Zeeland. c) De voorzitter meldt dat er een wijziging in het veteranenbeleid voor activiteiten-vergoedingen op handen is. Tot op heden krijgen alle leden die vergoeding. Straks zal die bijvoorbeeld voor het organiseren van een reünie alleen gelden voor de veteraan en partner of begeleider. Ook voor de actief dienstdoende militair krijgt men van het Veteranenfonds tot nu toe een vergoeding. Die vervalt straks eveneens Dit betekent dat het financiële plaatje van de afdelingen m.b.t. de vergoedingen drastisch gaat wijzigen omdat een groot gedeelte van onze COM-leden geen veteraan is. Een voordeel kan zijn dat de afdelingen een commerciële keuzevrijheid gaan krijgen en men niet meer verplicht is afdelingsactiviteiten zoals reünies onder te brengen in een militaire accommodatie. Om deze veteranenbeleidswijziging door te kunnen voeren zullen er controles worden uitgevoerd bij diverse activiteiten op veteranennummers en marine-nummer. d) Voorzitter deelt verder mee dat de Onderafdeling COM-Noord Oost Brabant {NOB} voor 30 april a.s. een jeu des boules middag heeft georganiseerd waarbij eenieder welkom is. Kosten 15,- p.p. Adresgegevens van deze activiteit staan op de side van COM-Noord Brabant. e) Het Landelijk COM-Bestuur heeft een bericht doen uitgaan betreft de financiële bijdrage. In de ABvergadering van 26 februari jl. heeft penningmeester reeds melding gemaakt van de stukken die bij de aanvraag afdelingsbijdrage 2016 moeten worden overgelegd. Het betreft de stukken: - een ondertekend verslag van de kascontrolecommissie; - een financieel jaarverslag met onder meer de balans per 31-12-2015 en de exploitatierekening 2015; - kopie dagafschriften van de bank(en) met saldi 31-12-2015; - begroting 2016; - vastgestelde notulen ALV 2015 (over 2014); - concept-notulen ALV (over 2015); - secretarieel jaarverslag over 2015. Pagina 1 van 8
Afdelingen waar ook onderafdelingen zijn dienen deze gegevens ook van die onderafdelingen bij hun aanvraag te voegen. Dit geldt dus voor de afdelingen: Gelderland, Noord-Holland, Zuid-Holland, Noord-Brabant en Limburg. Pas na ontvangst van alle stukken zal de bijdrage 2016 door de landelijke penningmeester worden overgemaakt. De voorzitter doet een dringend beroep aan alle onderafdelingen gehoor te geven aan deze oproep daar anders de financiële bijdrage door de penningmeester aan de afdeling niet wordt overgemaakt. f) Landelijk secretaris dhr. Kees Wit deelt mede dat er bij het hoofdbestuur twee vacatures zijn vrijgekomen door het vertrek van Arend Oostenbrink - Commissaris PR & Werving en mr. Rob Korst vicevoorzitter. In de huidige organisatiestructuur staat onderdeel Sport in de portefeuille van PR & Werving. Gezien de zwaarte van deze functie wordt sport er tussenuit gehaald en komt er een aparte Coördinator Sport. De post van vicevoorzitter komt in mei beschikbaar. Voor de vacatures zal een oproep worden geplaatst in Houwe Zo nummer 2 maar ook via mailing en sociale media. g) Dhr. Perry Foxen deelt mee dat er plannen zijn om tot een oprichting te komen van een Jonge Veteranen Peloton {JVP} met een informeel {COM} tenue. Landelijk secretaris Kees Wit zegt toe dat het geopperde plan in de DB-vergadering van maandag 21 maart zal worden besproken en de uitkomst hiervan aan dhr. Foxen (COM-Onderafdeling Eindhoven) kenbaar zal maken. h) De voorzitter deelt mee dat de COM Noord-Brabant reünie staat gepland op 5 november 2016 op de vliegbasis te Gilze Rijen. Mocht dit niet gaan lukken dan zal er worden uitgeweken naar een nog nader te bepalen locatie daar die in Breda nog niet ter beschikking is. Certificaten voor de reünie moeten worden verlengd. Tevens zullen de onderafdelingen ook de nodige certificaten moeten krijgen c.q. hebben. Deze liggen nog bij de landelijke voorzitter aldus de voorzitter dhr. Jac Küster. Notulen en actiepunten jaarvergadering 2015 De vergadering heeft aangaande de distributie van de uitnodiging, agenda en notulen enige opmerkingen. Betreft de uitnodiging voor deze jaarvergadering verwijst de voorzitter naar Houwe Zo. De agenda alsook de uitnodiging staan op de site van COM-NB. Dhr. Frans Wiegersma verwijst naar een eerder gemaakte afspraak dat de notulen ten minste drie weken voor de jaarvergadering zullen worden gepubliceerd om de genodigden de kans te geven zich in te lezen en voor te bereiden. Secretaris dhr. Ton Rovers deelt de vergadering mee, dat ook de desbetreffende notulen ruimschoots voor de jaarvergadering op de site van COM-NB staan, en ook gedownload kunnen worden. De secretaris stelt de vergadering voor de notulen voor te lezen en zich te beperken tot de besluitenlijst jaarververgadering 2015. Besluitenlijst behorende bij de notulen jaarvergadering 2015 a) Het bestuur zal het ingebrachte voorstel ter verdeling van de afdelingsmiddelen bestuderen en zijn bevindingen z.s.m. meedelen.{1}de secretaris deelt de vergadering mee dat de stukken ter bestudering nooit zijn ontvangen. Aan een financiële bijdrage aan de onderafdelingen is wel de verplichting gekoppeld dat de onderafdelingen het recent toegestuurde onderafdelingsreglement voor akkoord tekenen en aan het secretariaat COM Noord-Brabant sturen. {2} Ook dit reglement is door het secretariaat nooit ontvangen. Tevens hebben de onderafdelingen de reglementaire verplichting zo spoedig mogelijk na hun jaarvergadering het financieel jaaroverzicht en het verslag van de algemene ledenvergadering naar het secretariaat van COM Noord-Brabant te zenden. {3} Dit besluit is door de vergadering akkoord bevonden. b) Als nieuwe secretaris is dhr. T. Rovers gekozen; c) Als nieuw R.v.A.- lid is dhr. P. v.d. Sluijs gekozen; d) Dhr. Gerard Groen gaat de sportcommissie op-lijnen; e) Vught wordt de nieuwe reünie-locatie voor 2015; f) Datum nieuwe jaarvergadering wordt zo spoedig mogelijk bekend gemaakt. Opmerking Secretaris; hierover is net als bij punt (a.1 en 2) geen voorstel ingediend. Pagina 2 van 8
De notulen van de jaarvergadering 2015 wordt door de vergadering vastgesteld en ondertekend door de voorzitter en secretaris. Landelijk secretaris dhr. Kees Wit neemt de vastgestelde en ondertekende notulen in ontvangst. Jaarverslag 2015 Het concept jaarverslag 2015 wordt door de voorzitter voorgelezen en na vaststelling door de vergadering door de voorzitter en secretaris ondertekend. Landelijke secretaris dhr. Kees Wit neemt het ondertekende en concept jaarverslag in ontvangst. Financieel jaarverslag, bevindingen kascommissie en begroting 2016 De penningmeester dhr. Peter Goossens deelt het financieel jaaroverzicht uit aan de aanwezige leden. Het jaar 2015 wordt wederom met een positief resultaat afgesloten. Het resultaat is iets minder dan het jaar daarvoor doordat er extra kosten zijn gemaakt in het jubileumjaar (350 Jaar Korps Mariniers) zoals; een extra grote prijzentafel en de drankjes voor 1,- voor onze leden betaalbaar te houden. Het bestuur heeft in de jaarvergadering van 2014 al aangegeven dat in het jubileumjaar 2015 de uitgaven iets hoger zullen uitvallen. Portokosten zijn ook een stuk naar beneden gegaan maar we ontkomen er niet aan om mensen per post uit te nodigen voor bijvoorbeeld een ledenvergadering of ander activiteiten c.q. evenementen, aldus de penningmeester. Kosten lief & leed blijft ook ieder jaar rondom de 800,-. De kosten voor wandel estafette zijn iets duurder uitgevallen dan verwacht. Binnen bestuur is besproken wat er nog van af kon om de wandelaars niks tekort te laten komen. We hebben bijvoorbeeld een busje gehuurd met proviand etc. Kransleggingen gedaan wat ook behoorlijk geld heeft gekost. Op de vraag waarom de bijdrage van het Veteraneninstituut {Fonds} in het financieel jaaroverzicht terug te vinden is, antwoordt de penningmeester dat de bijdrage na akkoord van de aangeboden offerte vanuit dit instituut (fonds direct wordt verrekend met Paresto (catering). De afdeling ziet niets van de bijdrage van het Veteraneninstituut. Betreft de financiële bijdrage door de afdeling aan de onderafdelingen ontstaat een dispuut over wat er in het verleden hierover is afgesproken. De penningmeester geeft aan dat er geen financiële bijdrage aan de onderafdelingen wordt verstrekt. Er is in het verleden wel een afspraak met de onderafdelingen gemaakt dat er in ieder geval een financieel jaarverslag dient te worden ingeleverd indien men aanspraak wil maken op deze financiële bijdrage. De afdeling heeft deze bijdrage aan de onderafdelingen als proef {een jaar} eenmalig verstrekt onder bovenstaande voorwaarden. Met uitzondering van de onderafdeling Eindhoven is men deze afspraak niet nagekomen. Omdat we een eenheid zijn, en het een collectieve afspraak betreft, en andere onderafdelingen geen financieel jaarverslag leverden, heeft het afdelingsbestuur besloten te stoppen met deze financiële bijdrage aan de onderafdelingen. Onderafdeling Eindhoven is van mening dat er in 2013 de afspraak is gemaakt dat de onderafdelingen een financiële bijdrage zouden krijgen van een kwartje per lid. Dhr. Frans Wiegersma stelt aan het bestuur voor om dit item in de eerst volgende afdelingsbestuursvergadering te bespreken. Hij is van mening dat het niet zo kan zijn dat wanneer een onderafdeling een afspraak niet nakomt, een andere onderafdeling de dupe kan zijn. De voorzitter zegt toe dat het item zal worden besproken na dat er is uitgezocht wat er hierover in de oude notulen {2013} is afgesproken. Secretaris dhr. Ton Rovers benadrukt het belang van het inleveren van een financieel jaarverslag. De landelijke penningmeester heeft reeds in een schrijven aangegeven dat wanneer er geen financieel verslag vanuit de onderafdelingen wordt ingeleverd er ook geen financiële bijdrage in de afdelingskas kan wordt gestort. Ook niet als de andere verplichte stukken van de onderafdelingen niet worden geleverd. Kascommissie Dhr. Jan Arts en dhr. Theo Mevis. Namens de kascommissie doet dhr. Jan Arts verslag. Dhr. Arts begint met de melding dat kascommissielid dhr. Theo Mevis wegens ziekte niet op deze jaarvergadering aanwezig kan zijn. Op dinsdag 8 maart 2016 heeft de kascommissie de rekeningen en financiële verantwoording van penningmeester dhr. Peter Goossens over het verenigingsjaar 2016 onderzocht. Pagina 3 van 8
De kascommissie heeft de financiële administratie gecontroleerd en geen financiële ongeregeldheden aan getroffen. Dhr. Jan Arts plaatst nog twee opmerkingen aangaande de uitgaven in het financieel jaaroverzicht 2015: 1) Betreft de kosten voor de Brabant Reünie zijn met name de kosten voor de loterij behoorlijk hoog. Dit is ook door de kascommissie aan de Penningmeester gemeld en besproken. 2) De tweede opmerking betreft de kosten voor de wandelestafette. De kascommissie is van mening dat wanneer het hoofdbestuur iets organiseert het hoofdbestuur ook zijn eigen broek op moet houden aangaande de kosten voor bijvoorbeeld het organiseren van een wandelestafette. De voorzitter geeft aan dat de bijdrage vanuit het hoofdbestuur is bepaald op 250,- per afdeling. Als afd. Noord-Brabant hebben we bijv. een busje gehuurd om de nodige proviand en hulpmiddel te kunnen vervoeren. (Zie ook pag. 3 verslag Penningmeester) Voor een gedetailleerd verslag zie bijlage Kascommissie 2015. Begroting 2016 Penningmeester dhr. Peter Goossen heeft de begroting voor 2016 zoals elk jaar geraamd op het bedrag van rondom 2000,-. Uit de vergadering wordt gesteld dat afdeling Noord-Brabant er vijfenveertig leden bij heeft geworven. De vraag die hierop volgt is, waarom de begroting in dit kader hetzelfde blijft? De penningmeester gaat ervanuit dat het aantal COM-leden in de komende jaren door onder andere de vergrijzing en de verminderde aanwas zal verminderen. Daarnaast is de vraag of alle mutaties zijn verwerkt. Het is een begroting die indien nodig omlaag of omhoog kan worden bijgeteld. Samenstelling nieuwe kascommissie 2016 Dhr. Jan Arts is na een tweede termijn afgetreden als Kascommissie-lid. Dhr. Frans Wiegersma is door de vergadering aangesteld als plaatsvervanger van dhr. Jan Arts. De bezetting van de Kascommissie 2016 is: 1) Theo Mevis; 2) Frans Wiegersma; 3) Kees Schotanus {Reserve}. Organisatie Veteranendag 25 juni 2016 Landelijk secretaris dhr. Kees Wit dat de methode voor aanmelding Veteranendag is veranderd. Op de website staat de nieuwe methode beschreven. Voor meer info kan men zich vervoegen bij dhr. Gerard Goudkade. Melden voor eind april 2016. Pauze Pauze tot 21.20. Verkiezingen afd. bestuur COM Noord-Brabant Pagina 4 van 8
Aftredend bestuurslid na vijftien jaar voorzitterschap dhr. Jac Küster. Secretaris dhr. Ton rovers is met unanieme aantal stemmen gekozen tot voorzitter; 2 e secretaris a.i. dhr. Ronald Coenraad is met unanieme aantal stemmen gekozen tot secretaris; alg. bestuurslid a.i. dhr Ron van Rooij is met unanieme aantal stemmen gekozen tot alg. bestuurslid. Verkiezing RvA-Lid (Raad van Afgevaardigden) Dhr. Walter Soeters heeft te kennen gegeven te stoppen als RvA-Lid waarna dhr. Henk de Man zijn kandidaatstelling heeft ingetrokken. Voor deze vacature hebben zich twee kandidaten gemeld, te weten de heren; Jac Küster en John Patrick de Leeuw. Omdat er meer kandidaten zijn voor een vacature en omdat het om een stemming over personen gaat, dient er schriftelijk gestemd te worden en een verkiezingscommissie te worden samengesteld. Samenstelling verkiezingscommissie: dhr. Kees Wit en Henk de Man. Uitslag stemmingen: Aanwezig: 29 Kiesgerechtigden; Verzameld: 28 stembrieven. Uitslag RvA verkiezing: 2 stemmen dhr. Jac Küster. 26 stemmen dhr. John Patrick de Leeuw. Raad van Afgevaardigden 2016: J. Arts (Jan) Dhr. P. van der Sluis Dhr. J.P de Leeuw (John Patrick). Vacatures Sportcommissie Voor de Sportcommissie staan twee vacatures open. Dhr. Gerard Groen blijft aan als Sportcommissielid. Dhr. Dick Roosenbrand en Dhr. Jos van Maren hebben meer info en bedenktijd nodig om akkoord te kunnen gaan met de deelname als commissielid. Secretaris dhr. Ton Rovers adviseert om over anderhalve maand contact op te nemen met de nieuwe secretaris omdat die dan alle spullen binnen krijgt van de Landelijke Sportcommissie inclusief het programma. De Voorzitter dhr. Jac Küster meldt tevens dat het Sportcommissielid Gerard Groen, als het goed is, ook deze info toegestuurd krijgt. Onderafdeling Eindhoven geeft aan dat er in deze afdeling een Senioren en Junioren Team wordt geformeerd. Daarnaast heeft Eindhoven reeds een volledige veteranen club. Deze activiteiten willen zij graag in eigen beheer blijven houden. Alle andere onderafdelingen zijn wat Eindhoven betreft van harte welkom om zich hierbij aan te sluiten. Mededelingen commissies, onderafdelingen en schietverenigingen Pagina 5 van 8
Ledenadministratie Dhr. Henk de Man wil deze taak wel op zich blijven nemen. Het probleem is dat hij geen nieuwe mutaties of aanvullingen van dhr. Goudkade heeft mogen ontvangen. Ook niet hetgeen secretaris dhr. Ton Rovers op 6 januari jl. wel heeft ontvangen. De secretaris zegt toe deze gegevens direct {morgen} naar dhr. Henk de Man te e-mailen. Onderafdeling Breda Geen bijzonderheden. Onderafdeling Eindhoven Dhr. Frans Wiegersma meldt: Activiteitenagenda 2016 14 Mei BBQ; 15 Augustus Indiëmonument Geldrop; 14 September herdenking Brabantse gesneuvelden in Waalre; 17 September dodenherdenking Valkenswaard; 8 Januari 2017 Nieuwjaarsreceptie; Dhr. Perry Foxen meldt: Op 24 april a.s. viert de Stichting Veteranen Brabant Zuid - Oost haar 10- jarige bestaan in het ontmoetingscentrum De Treffer te Eindhoven. Deze dag staat in het teken van ontmoeten en verhalen delen met en door veteranen. Aanwezig zijn ook voormalig commandant de strijdkrachten dhr. Peter van Ulm en Ridder Militaire Willemsorde dhr. Marco Kroon. Het muziekprogramma wordt aangeboden in een middag- en avond deel. Meer info volgt via de uitnodigingen. 4 September staat een regionale ontmoetingsdag in Eindhoven gepland. Vorig jaar was dit in Helmond. Alle onderafdelingen van Brabant krijgen hiervoor nog een uitnodiging. Onderafdeling Noord Oost Brabant Geen bijzonderheden. Onderafdeling Rozendaal Voorzitter dhr. Jac Küster geeft aan dat deze onderafdeling slapende is. Reden van het niet opzeggen van deze afdeling is dat er direct een doorstart kan worden uitgevoerd indien er gegadigden zijn die deze kar willen trekken. Het nieuwe bestuur zal zich in de komende tijd moeten gaan beraden over wat te doen met onderafdelingen die niet meer actief zijn, slapen of opheffen. Wat er verder ter tafel komt/ rondvraag Voor de rondvraag melden zich de volgende leden; 1) Dhr. Frans Wiegersma; 2) Dhr. J. v.d. Berg; 3) Dhr. Henk de Man. Pagina 6 van 8
1a- Nieuwe afdelingsbestuur meer en regelmatig overleg over zaken zoals bijvoorbeeld Sportcommissie etc. afstemmen met onderafdelingen; 1b- Communicatiestructuur en coördinatie verbeteren door secretarissen centraal te stellen. In mail, verslaglegging en briefwisselingen. Alle correspondentie moet verlopen via de secretarissen van de afdeling en onderafdelingen. Bijvoorbeeld: Penningmeester mailt naar secretaris die vervolgens de penningmeester van d.b.t. afdeling of onderafdeling in kennis stelt. M.a.w. de secretaris is de spil en het centrale aanspreekpunt voor de communicatie van de afdeling en onderafdeling. 1c- Graag een overzicht van besturen van onderafdelingen, commissies en actuele ledenlijsten met bijvoorbeeld, hoeveel nieuwe leden in de onderafdelingen er zijn bijgekomen. 1d- Betreft de ledenlijsten is het zaak dat het landelijk bestuur regels opstelt over hoe we { ook in het kader van de wet- bescherming persoonsgegevens } hiermee omgaan. Voorlopig worden de lijsten naar jan en alleman opgestuurd en dat kan niet de bedoeling zijn. Misschien is het mogelijk om de data in een afgeschermd systeem onder te brengen zo dat we weten waar we mee bezig zijn. Landelijk Secretaris dhr. Kees Wit geeft aan dit gegeven mee te nemen en te bespreken met het bestuur. 2a- Er wordt gesteld dat de communicatie naar de leden verloopt via e-mail. Hoe verloopt de communicatie naar leden die geen e-mail hebben? We hebben jaren geleden de nieuwsbrief van de afdeling afgeschaft met uitzondering van de nieuwsbrief met de uitnodiging voor de Brabantreünie. Dit gebeurt eenmaal per jaar. Overige communicatie verloopt voor diegene die geen internet hebben via Houwe Zo, aldus de voorzitter. 3a- Namens de leden spreekt dhr. Henk de Man een dankwoord uit naar de voorzitter dhr. Jac Küster voor de vijftienjaar voorzitterschap van de afdeling. De voorzitter maar ook zijn vrouw worden bedankt voor met name de tijd die dhr. Jac Küster heeft gestoken in deze functie en voor de afdeling. De nieuwe voorzitter dhr. Ton Rovers overhandigt een cadeautje met de aantekening dat het hier niet bij blijft en er meer zal volgen. Dhr. Jac Küster dankt de vergadering voor de vijftien jaar vertrouwen en belooft het nieuwe bestuur met advies bij te staan indien het bestuur hierom vraagt. Dhr. Küster draagt de voorzittershamer over aan de nieuwe Voorzitter dhr. Ton Rovers. Vaststelling van besluiten 1. Er zijn vier nieuwe bestuursleden gekozen: a) Voorzitter dhr. Ton Rovers; b) Secretaris Ronald Coenraad; c) Algemeen Bestuurslid Ron van Rooij; d) Nieuw lid voor de Raad van Afgevaardigden {RvA} dhr. John Patrick de Leeuw (JP). 2. Nieuw lid voor de kascommissie is dhr. Frans Wiegersma. De bezetting van de kascommissie is als volgt: als volgt: a) Theo Mevis; b) Frans Wiegersma; Pagina 7 van 8
c) Kees Schotanus {Reserve}. 3. Datum voor de Brabant- reünie 2016 is 5 November Sluiting en vaststellen volgende vergadering De voorzitter dankt de leden voor hun aanwezigheid en inbreng en sluit de vergadering. Voor akkoord:.. d.d...2017 Voorzitter dhr. Ton Rovers Secretaris a.i. H. Paul /dhr. Ronald Coenraad Pagina 8 van 8