Lastenboek BMX BK vs

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 1 PRAKTISCHE RICHTLIJNEN EN VERPLICHTINGEN VOOR DE ORGANISATIE VAN EEN BELGISCH KAMPIOENSCHAP BMX 2012-2013-2014

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 2 Inhoudstafel 1 KANDIDAATSTELLING EN TOEWIJZING VAN EEN BELGISCH KAMPIOENSCHAP WIELRENNEN... 4 1.1 DOELSTELLING... 4 1.2 WAAROM?... 4 1.3 KANDIDAATSTELLING... 4 1.4 TOEWIJZING... 4 2 CONCESSIEVOORWAARDEN... 5 2.1 ALGEMENE BEPALINGEN... 5 2.2 ALGEMENE RECHTEN EN VERPLICHTINGEN... 5 2.3 ONDERRICHTINGEN EN SPORTREGLEMENTEN... 7 2.4 INDIENING VAN DE KANDIDATUUR... 7 2.5 TOEWIJZING... 8 2.6 BETALINGEN... 8 2.7 VERBREKING EN GESCHILLEN... 9 3 FORMULIER OFFICIELE KANDIDAATSTELLING... 10 4 ALGEMENE ORGANISATIE... 12 4.1 INFRASTRUCTUUR... 12 4.1.1 Inschrijvingen / Afhalen startnummers en bord/ permanent secretariaat... 12 4.1.2 Briefing... 12 4.1.3 Aankomstzone... 12 4.1.4 Medische controle... 12 4.1.5 Ehbo... 13 4.1.6 Perszaal... 13 4.1.7 Vipzaal... 13 4.1.8 Parkings commissarissen / VIP... 13 4.1.9 Rennerspark... 13 4.2 MARKETING... 14 4.2.1 Publicitaire bepalingen... 14 4.2.2 Promotie... 14 4.3 PRIJSUITREIKINGEN... 16 4.3.1 Podium... 16 4.3.2 Huldigingsceremonie... 16 4.3.3 Geluidsinstallatie... 16

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 5 TECHNISCHE ORGANISATIE... 17 5.1 DATUM... 17 5.2 RICHTLIJNEN... 17 5.3 STARTZONE EN STARTSYSTEEM... 17 5.4 RENNERSPARK... 17 5.5 AANKOMSTSTROOK / JURY / COMMISSARISSEN OP PARCOURS... 17 5.6 OPWARMINGSZONE... 17 5.7 PROGRAMMA... 17 5.8 CATEGORIEËN EN HULDIGING... 19 5.9 DOKTERS / ORDEDIENSTEN... 20 5.10 NUMMERBORDEN... 20 5.11 LUNCHPAKKETTEN... 20 6 KOSTEN... 21 6.1 ORGANISATIE VERGUNNING... 21 6.2 INKOMSTEN... 21 6.3 INSCHRIJVINGSGELD... 21 3

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 4 1 KANDIDAATSTELLING EN TOEWIJZING VAN EEN BELGISCH KAMPIOENSCHAP WIELRENNEN 1.1 DOELSTELLING De doelstelling van de K.B.W.B. bestaat erin de gemeenten, steden en provincies nader te betrekken bij de ontwikkeling van de Belgische wielersport en de organisatie van de Belgische kampioenschappen. 1.2 WAAROM? Het organiseren van een Belgisch kampioenschap biedt de stad, gemeente of provincie tevens de mogelijkheid om een topsportevenement naar zich toe te trekken en zich aldus te profileren als sportieve gemeente, stad of provincie en/of de toeristische troeven die zij heeft in de verf te zetten. De organisatie van een Belgisch kampioenschap vergt niet enkel de inzet van de plaatselijke wielerclubs, maar kan slechts uitgroeien tot een succes indien de gemeente-, stads- of provinciediensten van bij de start nauw betrokken worden bij de organisatie. 1.3 KANDIDAATSTELLING 1. Het gemeente-, stads- of provinciebestuur (hierna ook de organisator genoemd) kiest welke kampioenschappen het wenst te organiseren. 2. Men kan zich kandidaat stellen voor meerdere kampioenschappen en/of verschillende jaren. 3. Het gemeente-, stads- of provinciebestuur vult de 2 officiële formulieren Kandidaatstelling in en bevestigt deze door de handtekeningen van de door het bestuur aangeduide personen: zelfde personen als voorzien in artikel 16 van de algemene bepalingen. 4. Met deze kandidaatstelling bevestigt de gemeente, stad of provincie het Belgisch kampioenschap waarvoor zij zich kandidaat stelt, onvoorwaardelijk te organiseren indien de K.B.W.B. dit toewijst en hierbij het lastenboek ten volle te respecteren. 5. Deze kandidaatstelling dient per aangetekend schrijven verstuurd te worden naar volgend adres: Koninklijke Belgische Wielrijdersbond Aan de Bondsvoorzitter, Globelaan 49 1190 Brussel 1.4 TOEWIJZING Na ontvangst van het ondertekende lastenboek brengt een K.B.W.B.-delegatie een bezoek aan de gemeente, stad of provincie voor de verdere besprekingen i.v.m. de omloop en de accommodaties. De K.B.W.B. zal in alle objectiviteit de verschillende Belgische kampioenschappen toewijzen.

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 5 2 CONCESSIEVOORWAARDEN 2.1 ALGEMENE BEPALINGEN ART. 1 Na het advies van de Nationale Commissie Weg, Piste en Veldrijden, van de Nationale Commissie Mountainbike of de Nationale Commissie BMX te hebben ingewonnen, zal de Raad van Bestuur van de K.B.W.B. de organisatie van het Belgisch kampioenschap toewijzen. De gemeente zal hiervan per aangetekend schrijven op de hoogte worden gebracht. 2.2 ALGEMENE RECHTEN EN VERPLICHTINGEN ART. 2 De organiserende gemeente, stad of provincie gaat de verbintenis aan om voormeld Belgisch kampioenschap een decorum te bezorgen dat waardig wordt geacht met de betekenis van deze sportmanifestatie. ART. 3 - De organisator verbindt er zich toe om nauwgezet de verplichtingen en de richtlijnen van dit document en het document in bijlage (PRAKTISCHE RICHTLIJNEN EN VERPLICHTINGEN VOOR DE ORGANISATIE VAN EEN BELGISCH KAMPIOENSCHAP WIELRENNEN) op te volgen en uit te voeren. De KBWB zal een waarborg van 10% van het afgesproken nettobedrag van de toewijzing eisen als garantie voor het eerbiedigen van de verplichtingen vervat in dit document. Deze waarborg zal gestort worden op een gemeenschappelijke rekening en zal vrijgegeven worden binnen de week na het Belgisch Kampioenschap, mits naleving van alle verplichtingen. Een mogelijke afwijking kan slechts worden toegestaan na schriftelijk akkoord vanwege de K.B.W.B. ART. 4 Internet-, T.V.-, radio- en telefonierechten De internet-, T.V.- en radiorechten (met inbegrip van de virtuele rechten) komen ten goede aan de K.B.W.B. De gemeente, stad of provincie waaraan de praktische organisatie toegewezen werd, zal zich onthouden van elke overeenkomst of elk onderhoud met de nationale, regionale en/of privé T.V.- en radiostations, net als internetproviders of telefoniemaatschappijen. ART. 5 Affiches, drukwerken en kaarten De aanplakbiljetten, omzendbrieven en programma's moeten, voluit geschreven, KONINKLIJKE BELGISCHE WIELRIJDERSBOND en het logo van de K.B.W.B. vermelden. De aanplakbiljetten en het officiële programma mogen niet gedrukt worden zonder voorafgaande toelating van de K.B.W.B. Te dien einde zal de organiserende gemeente, stad of provincie een proef van het aanplakbiljet moeten voorleggen. De nationale kleuren dienen op de aanplakbiljetten voor te komen.

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 Anderzijds moeten de teksten die voorkomen op de verschillende officiële drukwerken in de drie landstalen gedrukt worden. Voorrang zal gegeven worden aan de taal van de streek waarin het kampioenschap plaatsvindt. 6 ART. 6 Financiële lasten De organiserende gemeente, stad of provincie verbindt er zich toe alle financiële lasten te dragen die met de organisatie van het kampioenschap verband houden, taksen en auteursrechten inbegrepen. ART. 7 K.B.W.B.-leden, commissieleden en VIP-genodigden De leden van de K.B.W.B., van de W.B.V. en van de F.C.W.B. genieten, op vertoon van hun lidkaart van het lopende jaar, een vermindering van minimum 1 EURO. De organisator zal een aantal gratis VIP-kaarten en gewone ingangskaarten per dag ter beschikking stellen van de K.B.W.B. De organiserende gemeente, stad of provincie zal gratis doorgang verlenen aan alle personen die in het bezit zijn van deze ingangskaart; deze kaarten dienen om de controle aan de ingang te vereenvoudigen. De leden van de centrale en permanente commissies, de sportafgevaardigden en de medewerkers van de K.B.W.B. hebben - op vertoon van hun officiële kaart van het lopende jaar - gratis toegang tot alle Belgische kampioenschappen. ART. 8 Concessie- en cateringrechten Alle concessie- en cateringrechten behoren exclusief toe aan de K.B.W.B. De organiserende gemeente, stad of provincie kan dienaangaande evenwel een bod doen aan de K.B.W.B. om deze over te kopen. De K.B.W.B. heeft echter de eerste keuze in relatie tot leveranciers, brouwers en/of andere handelaars, maar de voorstellen van de organisator om bepaalde producten te verkopen, kunnen per geval besproken worden. ART. 9 De opbrengst van de toegangsprijzen komt integraal ten goede aan de organiserende gemeente, stad of provincie van de Belgische kampioenschappen. De organisator kan zelf de toegangsprijzen bepalen. ART. 10 De rugnummers, de kaderplaatjes, het podium, het spandoek boven de aankomstlijn, de kampioenentrui en de medailles worden uitsluitend door de K.B.W.B. geleverd.

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 7 2.3 ONDERRICHTINGEN EN SPORTREGLEMENTEN ART. 11 De onderrichtingen en richtlijnen betreffende de organisatie van voormelde kampioenschappen worden verstrekt door de Nationale Commissie Weg, Piste en Veldrijden of de Nationale Commissie Mountainbike - BMX van de K.B.W.B., dat het toezicht over de technische organisatie behoudt. ART. 12 De organiserende gemeente, stad of provincie dient een onberispelijke organisatie te waarborgen en verplicht er zich toe geheel naar de voorschriften van de sportreglementen van de K.B.W.B. te handelen. ART. 13 De organiserende gemeente, stad of provincie dient te zorgen voor de nodige ordediensten en moet hiervoor een beroep doen op politie en rijkswacht. Zij moet verscheidene posten voor eerste hulp bij ongevallen voorzien en minimum één ambulancewagen ter beschikking stellen. Het is noodzakelijk dat een geneesheer ter beschikking is van de organisatie vanaf het inschrijvingsuur tot één uur na het beëindigen van de wedstrijd. ART. 14 - De organiserende gemeente, stad of provincie zal rekening dienen te houden met de voorschriften inzake het organiseren van wielerwedstrijden, vervat in het Koninklijk Besluit van 21 augustus 1967 (Belgisch Staatsblad van 03.10.1967), gewijzigd op 6 februari 1970 (Belgisch Staatsblad van 24.02.1970) en op 14 februari 1974 (Belgisch Staatsblad van 23.02.1974). 2.4 INDIENING VAN DE KANDIDATUUR ART. 15 Twee officiële formulieren worden aan de aanvrager overgemaakt en alleen deze documenten mogen worden gebruikt om een geldige kandidatuur te kunnen indienen. De prijzen, de kosten voor vergunning, alsook deze van de verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid van het organiserende gemeente-, stads- of provinciebestuur jegens derden, de fotofinish en de telecommunicatie zijn ten laste van de K.B.W.B. De K.B.W.B. ondersteunt bij de organisatie van het Belgisch kampioenschap met advies, aanwezigheid op werkvergaderingen, actieve ondersteuning via de website en andere eventuele communicatiekanalen, en andere mogelijke ondersteuning, eveneens te bespreken op de werkvergaderingen. De afdeling waar het kampioenschap georganiseerd wordt, is medeverantwoordelijk voor het correct uitvoeren van de bepalingen van dit lastenboek. ART. 16 De kandidaturen moeten onvoorwaardelijk opgesteld zijn. Zij dienen de handtekening te dragen van de burgemeester en de secretaris van de gemeente of

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 stad of van de gouverneur en de griffier van de provincie, voorafgegaan door de eigenhandig geschreven woorden "GELEZEN EN GOEDGEKEURD". De formulieren dienen onder omslag gestoken te worden, waarop de vermelding Kandidaatstelling Belgisch kampioenschap voorkomt. De kandidaatstelling dient te gebeuren bij aangetekend schrijven gericht aan de bondsvoorzitter van de K.B.W.B., Globelaan 49 te 1190 Brussel. 2.5 TOEWIJZING 8 ART. 17 Het Dagelijks Bestuur van de K.B.W.B. bestudeert de ontvankelijkheid van de kandidaturen. Na verkenning en controle van de voorgestelde omloop en de accommodaties door de bevoegde commissie van de K.B.W.B., beslist de Raad van Bestuur over de toewijzing. Alleszins behoudt de K.B.W.B. het recht om de toewijzing te doen aan de gemeente, stad of provincie die de meeste waarborgen biedt op gebied van degelijkheid van organisatie en die beschikt over de vereiste accommodaties. De kandidaturen voor de verschillende Belgische Kampioenschappen kunnen vrij en op permanente wijze ingediend worden. De Raad van Bestuur bespreekt op regelmatige wijze de ingediende kandidaturen en kan in alle vrijheid een Belgisch Kampioenschap al dan niet toekennen. De Raad van Bestuur heeft steeds de vrijheid om bijkomende kandidaturen op te vragen of meer informatie aan te vragen bij gestelde kandidaturen indien zij dit nodig acht. 2.6 BETALINGEN ART. 18 - De gemeente, stad of provincie die de organisatie van het kampioenschap toegewezen krijgt, is gehouden om vooraf het integrale toewijzingsbedrag te storten aan de K.B.W.B, volgens de in de officiële kandidaatstelling vermelde schijven. Op het kandidaatstellingsformulier dient de kandidaat-gemeente, -stad of -provincie te vermelden wanneer elke schijf gestort zal worden. ART. 19 In elk geval dient binnen de maand na de toekenning het voorschot te worden betaald. Bij eventueel terugtrekken van de kandidatuur, om welke reden ook, blijft dit bedrag het eigendom van de K.B.W.B. ART. 20 - Het voormelde bedrag moet op rekening 393-0282000-13 van de K.B.W.B., Globelaan 49 te 1190 Brussel, gestort worden. De facturatie kan volgens afspraak ook gebeuren via de verbonden vzw O.C.B.W.S. mocht de mate van dienstverlening door deze verbonden vzw prevaleren op deze van de vzw K.B.W.B.

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 9 2.7 VERBREKING EN GESCHILLEN ART. 21 Indien de gemeente, stad of provincie die de organisatie toegewezen kreeg, om de één of andere reden de door haar aangegane verplichtingen niet kon nakomen, zal dit geschil onderworpen worden aan de juridische adviescommissie van de K.B.W.B., die een voorstel tot financiële minnelijke schikking zal voorstellen aan de organisator. In geval van verbreking blijft het vastgelegde bedrag van garantie eigendom van de K.B.W.B. De organiserende gemeente, stad of provincie aanvaardt de jurisdictie van de K.B.W.B. ART. 22 Ieder geschil tussen partijen dat niet van sportieve aard is, zal aan een scheidsrechterlijke uitspraak onderworpen worden. Indien er geen overeenkomst bereikt wordt, zullen twee scheidsrechters aangeduid worden. Indien een partij nalaat binnen de gestelde termijn zijn scheidsrechter aan te duiden, zal het geschil beslecht worden door de bevoegde Rechtbank van Brussel. Elk geschil van sportieve aard zal aan de juridische adviescommissie van de K.B.W.B. onderworpen worden. ART. 23 De organisator verbindt er zich toe om na de officiële verkenning, geen enkele wijziging in het parcours en/of de organisatie aan te brengen zonder uitdrukkelijk en schriftelijk akkoord van de K.B.W.B.

3 FORMULIER OFFICIELE KANDIDAATSTELLING VOOR DE ORGANISATIE VAN EEN BELGISCH KAMPIOENSCHAP BMX 2012/2013/2014 Ondergetekenden, voorzitter (naam en voornaam).... en secretaris (naam en voornaam).... van de club (naam van de club)... aangesloten bij WBV onder het stamnummer... verklaren kennis genomen te hebben van de lastvoorwaarden voor de organisatie van een Belgisch Kampioenschap BMX 2012/2013/2014, gaan akkoord om in naam van de club zich kandidaat te stellen voor de organisatie van het (de) aangeduide kampioenschap(pen) en gaan onvoorwaardelijk akkoord met de lastvoorwaarden. Bij toekenning door de KBWB van het betrokken Belgisch Kampioenschap verklaren hij zich dan ook akkoord om onvoorwaardelijk het Belgische Kampioenschap te organiseren conform het lastenboek. Belgisch Kampioenschap BMX Min. 5.000 2012 2013 2014 * De clubs mogen voor een of meerdere wedstrijden een bod doen. Gelieve de gewenste kampioenschap(pen) aan te kruisen. Een voorschot van 20% van het toewijzingsbedrag dient gestort te worden in de maand na de toekenning. Een eerste schijf kampioenschap. van 20% zal gestort worden 12 maanden vóór het Belgisch Een tweede schijf van 40% zal gestort worden 6 maanden vóór het Belgisch kampioenschap. Het resterende bedrag van 20% moet gestort worden 1 maand vóór het Belgisch kampioenschap. Alle hogervermelde bedragen zijn nettobedragen, dwz exclusief BTW, exclusief volgens concessievoorwaarden vastgelegde waarborg en exclusief eventuele andere lasten

Dit ondertekend formulier dient onder omslag gestoken te worden, waarop de vermelding Kandidaatstelling Belgisch kampioenschap voorkomt. De kandidaatstelling dient te gebeuren bij aangetekend schrijven gericht aan de bondsvoorzitter van de K.B.W.B., dhr. T. Van Damme, Globelaan 49 te 1190 Brussel. Opgemaakt in tweevoud te op.. Handtekening voorzitter Handtekening secretaris

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 12 4 ALGEMENE ORGANISATIE 4.1 INFRASTRUCTUUR Hierbij vindt u een overzicht van de ruimtes die ter beschikking dienen te staan: Inschrijvingen / Afhalen startnummers en bord / Permanent secretariaat tijdens de wedstrijd Briefing Aankomst zone Medische controle EHBO Perszaal Vipzaal Parkings commissarissen VIP Rennerspark Geregistreerde Teams zone 4.1.1 Inschrijvingen / Afhalen startnummers en bord/ permanent secretariaat De organisator zal een lokaal voorzien waar de startformaliteiten en de permanentie tijdens de wedstrijd zullen plaatsvinden. De organisator verstrekt een goed werkend fotokopieertoestel ter beschikking van het college van commissarissen voor de opmaak van de deelnemerslijst voor de wedstrijd, voor de opmaak van de uitslag na de wedstrijd, voor het kopiëren en de verdeling van de uitslagen o.a. naar de perszaal en de vipzaal. 4.1.2 Briefing In een geschikt lokaal komen de vertegenwoordigers van de organisatie, de clubverantwoordelijken, de teammanagers, de commissarissen en de ordediensten vóór de training en/of vóór de wedstrijd samen. Er moet hiervoor een geschikte zaal voorzien worden (voorzien van stoelen, tafels en multimedia, Elektriciteit (220 V) en 3 stopcontacten dienen voorhanden te zijn, in samenspraak met de KBWB.). 4.1.3 Aankomstzone Er wordt een overdekte ruimte aan de aankomstlijn voorzien met 3 tafels en 6 stoelen. Elektriciteit (220 V) en 3 stopcontacten zijn voorhanden. 4.1.4 Medische controle In samenwerking met Medisch Verantwoord Sporten / Vlaamse Gemeenschap Het lokaal is als volgt ingedeeld in 3 afzonderlijke gedeelten: - Wachtzaal - administratieve zaal formaliteiten - zaal voor afname staal (met toilet en wastafel) Gelieve hier ook een aantal gesloten flessen mineraalwater te voorzien.

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 13 De organisator verplicht er zich toe de aangeduide renners binnen de 30 minuten na de huldigingceremonie naar de antidopingcontrole te begeleiden (< reglementering UCI KBWB). De renners die ter controle worden opgeroepen, worden begeleid door chaperons, aangeduid door de K.B.W.B. 4.1.5 Ehbo De organisator voorziet een EHBO-ruimte zo dichtbij mogelijk van de aankomst lijn. De organisator voorziet een plan met de EHBO-lokalen of posten. 4.1.6 Perszaal Als het mogelijk is, voorziet de organisator een ruimte waar de pers kan werken. Er zijn in de perszaal voldoende stopcontacten en verlengsnoeren aanwezig. Voor elke werkplaats is een stopcontact voorhanden. Er worden dranken en sandwiches voorzien voor de geaccrediteerde pers. Gezien het talrijke gebruik van gsm-toestellen in de perszaal, dient de ontvangst er optimaal te zijn. De organisator stelt een medewerker ter beschikking in de perszaal voor het verspreiden van de deelnemerslijst en resultaten. 4.1.7 Vipzaal Een vipzaal is niet verplicht maar wenselijk. Indien de organisator een vipzaal voorziet, waarschuwt de organisator de KBWB en stuurt naar de KBWB enkele uitnodigingen. 4.1.8 Parkings commissarissen / VIP Een parkeerplaats voor de commissarissen moet voorzien worden zo dichtbij mogelijk bij het parcours. De KBWB verstrekt enkele weken vooraf aan de organisator een lijst met de commissarissen Indien de organisator een VIP-zaal voorziet, is het sterk aangeraden om een VIP parkeerplaats te voorzien, ook zo dichtbij mogelijk bij het parcours. Deze parkeerplaatsen moeten aangewezen worden. 4.1.9 Rennerspark De organisator voorziet een rennerspark dicht bij de startheuvel, met opstelplaatsen voor 10 reeksen. De verschillende reeksnummers moeten duidelijk vermeld worden boven de 10 reeksen. Opmerking: TRIBUNE Het opstellen van een tribune tijdens een Belgisch Kampioenschap BMX is niet verplicht. Indien de organiserende gemeente, stad of provincie dit toch wil plaatsen en zelf over een kwalitatief goede tribune beschikt, kan deze, na goedkeuring van de K.B.W.B., eveneens worden geplaatst. De kosten zijn altijd ten laste van de organisator. De organisator zorgt voor controle van 's morgens vroeg aan de tribune. De organisator is vrij om de toegang naar de tribune te beperken tot de houders van een viplunchkaart. Die beperking moet natuurlijk aangewezen worden.

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 14 4.2 MARKETING De lijst en de logo s van de hoofdsponsors en de nevensponsors van de K.B.W.B. wordt aan de organisator bezorgd. De (hoofd- en neven)sponsors van de K.B.W.B. hebben de exclusiviteit in hun sector. Dit betekent dat de organisator geen concurrentiële partners zal kunnen aantrekken voor de sponsoring van het Belgisch Kampioenschap. De organisator heeft het recht sponsors aan te trekken, op voorwaarde dat die niet concurrentieel zijn met de (hoofd- en nevensponsors) van de K.B.W.B. De K.B.W.B. heeft het recht bijkomende sponsors aan te trekken (niet specifiek voor dit evenement). Eventuele wijzigingen worden zo snel mogelijk meegedeeld aan de organisator. 4.2.1 Publicitaire bepalingen De (hoofd- en neven)sponsors, evenals de partners van het Belgian Cycling Team van de K.B.W.B. worden naar voren gebracht tijdens het Belgisch Kampioenschap met publicitaire aanwezigheid. De organisator kan zelf sponsors aantrekken met publicitaire aanwezigheid op de ganse omloop, op de portiek en op het podium, op voorwaarde dat de exclusiviteit van de sponsors van de K.B.W.B. wordt gegarandeerd. Alle sponsors en partners van zowel de organisatie als de K.B.W.B., dienen op een uniforme wijze naar voren te komen in samenspraak met de K.B.W.B. Elke vorm van publiciteit op de omloop dient vooraf de goedkeuring te krijgen van de K.B.W.B. Het plan van de publiciteit wordt vooraf voorgelegd aan de K.B.W.B. 4.2.2 Promotie Het logo van de K.B.W.B., van de W.B.V. en van de F.C.W.B. dient verplicht prominent en evenwaardig opgenomen te worden in alle communicatie. 4.2.2.1 Affiche De affiche wordt door de organisator opgemaakt in de drie landstalen. Voorrang wordt gegeven aan de taal van de streek waarin het kampioenschap plaatsvindt. De nationale kleuren dienen op de affiches voor te komen. Het logo van de K.B.W.B., van de W.B.V. en van de F.C.W.B. dient verplicht prominent opgenomen te worden. Het logo van de K.B.W.B., van de W.B.V. en van de F.C.W.B., evenals de logo's van de (hoofd- en neven)sponsors van de K.B.W.B. komen, in evenredige aanwezigheid met de logo's van de sponsors van de organisator, voor op de affiche. Het principe 50/50 wordt gehanteerd voor de verdeling van de ruimte op alle drukwerken. Een proefdruk van de affiche wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de K.B.W.B. 4.2.2.2 Programmaboekje In het programmaboekje wordt, vrij van kosten, een kleurenpagina opgenomen met alle partners van het Belgian Cycling Team van de K.B.W.B. Het logo van de K.B.W.B., van de W.B.V. en van de F.C.W.B. dient verplicht prominent opgenomen te worden.

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 15 De inkomsten van het programmaboekje komen volledig toe aan de organisator. De opmaak van een programmaboekje is niet verplicht. 4.2.2.3 Drukwerken Op alle drukwerken (programmaboekje, affiche, kaarten, flyers ) komen de logo's van de (hoofd- en neven)sponsors van de K.B.W.B. naar voren. Het logo van de K.B.W.B., van de W.B.V. en van de F.C.W.B. prominent opgenomen te worden. dient verplicht 4.2.2.4 Kaartenverkoop De opbrengsten uit de verkoop van toegangskaarten, vip-arrangementen, komen integraal ten goede aan de organisator. De organisator kan zelf de toegangsprijzen bepalen, na advies van de K.B.W.B. De leden van de K.B.W.B., van de W.B.V. en van de F.C.W.B. genieten, op vertoon van hun lidkaart van het lopende jaar, een vermindering op de toegangsprijs van minstens 1 euro. De houders van een officiële kaart van de K.B.W.B., van de W.B.V. en van de F.C.W.B. hebben, op vertoon van hun kaart van het lopende jaar, gratis toegang tot het kampioenschap. De kortingen worden rechtstreeks toegestaan aan de kassa. 4.2.2.5 Mediacampagne De organisator kan publiciteit voeren in alle media voor de aankondiging van het Belgisch Kampioenschap. De logo's van de (hoofd- en neven)sponsors van de K.B.W.B. komen hierbij eveneens aan bod. Het logo van de K.B.W.B., van de W.B.V. en van de F.C.W.B. opgenomen te worden. dient verplicht 4.2.2.5.1 Tv- internet - en radiorechten De exclusiviteit aangaande tv-internet- en radiorechten is voorbehouden aan de K.B.W.B. die werkt met de zender die zij verkiest. Indien de organisator een akkoord wenst te sluiten met een nationale, regionale of lokale radio of televisie, dient de partner van de K.B.W.B. hiervoor eerst een schriftelijk akkoord te geven. Zonder schriftelijk akkoord wordt geen toelating gegeven om wedstrijdbeelden te filmen. 4.2.2.6 Technische fiche De organisator maakt een tweetalige technische fiche op. De technische fiche verschijnt in het bondsblad Nieuwsbrief WBV en VéloSprint. De technische fiche wordt minstens 6 weken voor het evenement aangeleverd bij de K.B.W.B. voor publicatie. Volgende rubrieken worden hierbij ingevuld: Nuttige adressen, telefoonnummers, faxnummers, emailadressen van verantwoordelijken met functie bij de organiserende gemeente, stad, provincie, wielerclub, wegbeschrijving ; van verantwoordelijken bij de K.B.W.B. ; van de persverantwoordelijke; van de koersdirectie.

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 16 4.3 PRIJSUITREIKINGEN 4.3.1 Podium Het podium wordt geleverd en geplaatst door de organisator. De organisator voorziet een plaats voor het podium over de eindmeet en tegenover de eretribune en omringt het met herasafsluiting (hoge nadar) en/of nadar. Na overleg kan de K.B.W.B. eventueel een podium voorzien met volgende specificiteiten. De afmetingen van het podium zijn : 4m (breedte) x 3m (diepte). Op de achterwand van het podium is plaats voorzien voor de hoofdsponsors van de organisator, evenals voor de hoofdsponsors van de K.B.W.B. onder de vorm van stickers (A3-formaat of A4-formaat). Het plan van de achterwand wordt door de K.B.W.B. opgemaakt. Indien de organiserende gemeente, stad of provincie over een eigen podium beschikt, kan dit, in overleg met de K.B.W.B., worden gebruikt. Op de achterwand dient evenwel plaats te worden voorzien voor de publicitaire aanwezigheid van de hoofdsponsors. 4.3.2 Huldigingsceremonie De K.B.W.B. bepaalt het protocol. Op het podium komen: de bondsvoorzitter van de K.B.W.B., de voorzitters van de vleugels (FCWB en WBV), de 3 renners, 3 personen aangeduid door de organisator maar die geen commerciële sponsor zijn van het evenement. In onderling overleg kan ook een eregenodigde uitgenodigd worden. De organisator voorziet naast het podium een plaats voor het hijsen van de Belgische driekleur. De vlag en de vlaggenmast worden voorzien door de organisator. De organisator zorgt voor een toestel geschikt voor het uitvoeren van de nationale hymne. Het volkslied wordt ter beschikking gesteld door de K.B.W.B. op cassette of cd. De K.B.W.B. stelt eveneens de medailles en de nationale trui ter beschikking (vanaf 12 jaar). De organisator zorgt voor de bloementuilen (3 per huldiging) en voor de naturaprijzen van de categorieën van 11 jaar en minder (3 medailles per categorie en bloemen voor de overwinnaar van elke categorie). 4.3.3 Geluidsinstallatie 4.3.3.1 Sonorisatie De organisator staat in voor het ter beschikking stellen van een geluidsinstallatie. Deze dient voldoende krachtig en kwalitatief te zijn voor de aankomstzone en de publieksplaatsen. 4.3.3.2 Speakers De K.B.W.B. stelt de speaker(s) aan (zowel Nederlandstalig als Franstalig). Voor de speaker(s) wordt een overdekte en verhoogde werkruimte ter beschikking gesteld (vb. volume- of bestelwagen), evenals een draadloze microfoon. Via de geluidsinstallatie informeren de speakers het publiek over het verloop van de competitie.

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 17 5 TECHNISCHE ORGANISATIE 5.1 DATUM De datum van het nationaal kampioenschap BMX wordt bepaald door de Nationale Commissie BMX die zich over het algemeen zal baseren op de datum vastgesteld door de UCI. Het is wenselijk om het volledige programma over 2 dagen te verspreiden. Dit gebeurt evenwel steeds in overleg met de Nationale Commissie BMX. 5.2 RICHTLIJNEN Het parcours moet conform zijn met de nationale normen, zoals een Top Competitie. Het parcours moet door de Nationale Commissie BMX aanvaard worden die de geschikte personen voor de keuring zal aanduiden. Het parcours moet geopend worden voor de officiële trainingen op de zaterdag van 14u tot 16u (de tijd kan door de Nationale Commissie BMX veranderd worden). De Nationale Commissie BMX stelt een verantwoordelijke aan voor de goedkeuring van het circuit. 5.3 STARTZONE EN STARTSYSTEEM De organisator moet ervoor zorgen dat alleen de piloten en de geaccrediteerde officiëlen toegang hebben tot de startzone. De startzone moet conform zijn met de eisen van de nationale competitie. Het gebruik van de Random Gate is verplicht. 5.4 RENNERSPARK De organisator moet ervoor zorgen dat alleen de piloten en de geaccrediteerde officiëlen toegang hebben tot het rennerspark. Het rennerspark moet overgedakt worden. Indien het mogelijk is, moet de organisator toiletten voor de piloten voorzien zo dichtbij mogelijk van het rennerspark. Het rennerspark moet conform zijn met de eisen van de nationale competitie. 5.5 AANKOMSTSTROOK / JURY / COMMISSARISSEN OP PARCOURS De organisator moet ervoor zorgen dat alleen de piloten en de geaccrediteerde officiëlen toegang hebben tot de aankomstzone. De startzone moet conform zijn met de eisen van de nationale competitie. 5.6 OPWARMINGSZONE Indien het mogelijk is, zal een zone in de buurt van de startzone worden afgebakend als opwarmingszone. Hier mag enkel opgewarmd en losgereden worden. 5.7 PROGRAMMA De opmaak van het programma gebeurt steeds in overleg met de Nationale Commissie BMX.

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 18 Hierbij het nieuwe tijdsschema voor BK 2012-2013-2014 : Zaterdag Wedstrijd voor recreanten (3 manches): 13u 14u (keuze van de organisator) Vrije trainingen (alle categorieën) : 14u 15u Starthek trainingen (alle categorieën) : 15u 16u Inschrijvingen : 14u 16u Zondag Trainingen voor Bloc 1* : 9u 9u45 Kwalificatie voor Bloc 1 : 10u 11u30 1/4-1/2 finalen voor Bloc 1 : 11u45 12u45 Podium: 13u30 Trainingen voor Bloc 2** : 13u 14u Kwalificatie voor Bloc 2 : 14u 15u30 1/4 1/2 finalen voor Bloc 2 : 15u45 17u Podium : 17u15 *Bloc 1 : Cruisers 16 et -, Cruisers Juniors/Elites, Cruisers 30 +, Cruisers Girls, Girls 5-7, Girls 8-9, Girls 10-11, Boys 5-6, Boys 7, Boys 8, Boys 9, Boys 10, Boys 11 **Bloc 2 : Girls 12-14, Girls 15-16, Juniors/Elites Women, Boys 12, Boys 13, Boys 14, Boys 15, Boys 16, Junior Men, Elite Men De inschrijvingen gebeuren ofwel op internet (einddatum is op donderdag middernacht vóór het BK) ofwel op de zaterdag van 14u tot 16u. Geen inschrijvingen meer op de zondag!! Alleen de A-finales worden gereden, geen B-finales.

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 19 5.8 CATEGORIEËN EN HULDIGING Cruisers 16 j. en minder Cruisers Juniors/Elites Cruisers 30 j. en ouder Cruisers girls Girls 12-14 j. Girls 15-16 j. Juniors/Elites Women Boys 12 j. Boys 13 j. Boys 14 j. Boys 15 j. Boys 16 j. Junior Men Elite Men Voor de bovenvermelde categorieën zorgt de KBWB voor 3 medailles en een trui per categorie (bloemen ten laste van de organisator). Wat de andere categorieën (zie lijst hieronder) betreft moet de organisator medailles voor de 3 eerste en bloemen voor de overwinnaar van elke categorie voorzien. Bovendien moet de organisator een naturaprijs geven aan alle deelnemers van de categorieën Girls 5-7, Boys 5-6 en Boys 7. Girls 5-7 j. Girls 8-9 j. Girls 10-11 j. Boys 5-6 j. Boys 7 j. Boys 8 j. Boys 9 j. Boys 10 j. Boys 11 j.

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 20 5.9 DOKTERS / ORDEDIENSTEN De organisator stelt een ambulancewagen ter beschikking en voorziet eveneens een post voor eerste hulp bij ongevallen die genoeg moet zijn om het goede verloop van de wedstrijd in geval van valpartijen niet te verstoren. De aanwijzing van een arts is niet verplicht maar de organisator moet de naam en telefoonnummer van de arts die van wacht is, aan de post voor eerste hulp mededelen. De organisator zorgt voor de nodige ordediensten en doet hiervoor een beroep op politie en rijkswacht. 5.10 NUMMERBORDEN De K.B.W.B. levert geen nummerborden. Elke piloot is verantwoordelijk om zijn/haar nummerbord te hebben met zijn/haar (goede) nationale nummer. 5.11 LUNCHPAKKETTEN De organisator voorziet voldoende lunchpakketten voor de officiëlen. Het juiste aantal zal worden meegedeeld door de Track Manager.

Lastenboek BMX BK 2012-2013-2014 - vs 110623 21 6 KOSTEN 6.1 ORGANISATIE VERGUNNING De organisatievergunning voor de organisatie van de BK s BMX 2012, 2013 of 2014 bedraagt ten minste 5000 EUR voor elk BK BMX apart, met recht van een hoger bod. De gewone verzekering organisatie van de KBWB is inbegrepen. 6.2 INKOMSTEN Het is verplicht om een inkomst aan het publiek te laten betalen. De prijs van deze inkomst moet minimum 3 per persoon zijn. 6.3 INSCHRIJVINGSGELD Het inschrijvingsgeld voor de piloten van 14 jaar en jonger is 6. Het inschrijvingsgeld van de pilote van 15 jaar en ouder (+ cruisers) is 8. 1,50 per piloot van 15 jaar en ouder moet naar de KBWB terugbetaald worden voor de jeugd fonds. 2 per piloot (van alle categorieën) moet naar de KBWB teruggestuurd worden als cotisatie van de eindjaar prijzen. De rest van de inschrijvingsgelden gaat naar de organisator. Geen enkele categorie van piloten die geen vergunning hebben (= recreanten) mogen op de dag van het BK georganiseerd worden. Als de organisator het wenst, kan het op de zaterdag georganiseerd worden van 13u tot 14u (3 manches alleen). De organisator zal op voorrand de KBWB verwittigen. Het inschrijvingsgeld is 9 voor de piloten van 14 jaar en jonger (6 + 3 dagvergunning), en 11 voor de piloten van 15 jaar en ouder (8 + 3 dagvergunning). 1,50 moet naar de KBWB terugbetaald worden voor het jeugdfonds. De rest van de inschrijvingsgelden van de recreanten gaat naar de organisator. De organisator zorg voor de prijzen aan elke recreant.