De staat van de rijkscollectie Museum Huis Doorn

De staat van de rijkscollectie Museum Huis Doorn

Pagina 2 van 31

Inhoud 1 Samenvatting 5 2 Inleiding 9 2.1 Context van het onderzoek 9 2.2 Kader 9 2.3 Leeswijzer 9 3 Organisatie 11 3.1 Profiel Huis Doorn 11 3.2 Sturing en beleid 11 3.3 Financiële en facilitaire middelen 11 3.4 Personele organisatie 13 3.5 Kwaliteitszorg 13 4 Registratie 15 5 Beheer en behoud 17 6 Veiligheid 21 7 Zichtbaarheid 23 8 Administratieve organisatie 25 9 Bijlagen 27 9.1 Werkwijze inspecties 27 9.2 Inspectie Huis Doorn 28 Colofon 30 Pagina 3 van 31

Pagina 4 van 31

1 Samenvatting Context en kader inspectie In mei 2014 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij Museum Huis Doorn. Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid De korting op de rijkssubsidie en de daarop volgende bezuinigingen hebben onder meer geleid tot het ontslag van de directeur door de Stichting Beheer Huis Doorn. Tot 1 januari 2015 is voor 1 dag per week een interim-directeur aangesteld. De raad van toezicht is op sterkte. Door de bezuinigingen vervullen vrijwilligers een nog belangrijker rol in de uitvoering van onder andere de beheertaken. Voor de selectie en aansturing van de in totaal 170 vrijwilligers is de Stichting Vrienden Huis Doorn verantwoordelijk. Met de stichting is een convenant opgesteld en op bestuurlijk en uitvoerend niveau wordt goed samengewerkt. Speerpunt in het museumbeleid is het volledig herstel van de publieksfunctie. Belangrijk element hierin is de bredere focus tot herinneringscentrum van de Eerste Wereldoorlog. Het collectiebeleid voor de periode 2011-2014 richt zich voornamelijk op het verbeteren van de registratie en de depotsituatie. Beschikbare middelen Subsidie is voor de periode 2013-2016 toegekend voor taken voor het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het museum heeft in de monitor aangegeven dat in beperkte mate voldoende financiële middelen beschikbaar zijn voor behoud en beheer. Toegelicht is dat er op dit moment geen budget is ingezet voor restauraties en geen budget voor het digitaal fotograferen van de collectie voor de collectieregistratie en de website van het museum. Wel is het museum optimistisch over de exploitatie op langere termijn met minder afhankelijkheid van subsidies. De depotsituatie is verbeterd ten opzichte van de vorige inspectie van de Erfgoedinspectie in 2007. Door ingebruikname van externe depots in Doorn en Montfoort kon het zolderdepot van Huis Doorn grotendeels worden ontruimd. Echter is vastgesteld dat de depotproblematiek in het poortgebouw nog niet is opgelost. Deze problematiek is het grootst in de voormalige dienstwoning (nummer 8) dat als meubeldepot fungeert. Ook de omstandigheden in de depots voor de foto-, boeken- en schilderijencollectie voldoen niet. Aantoonbaar heeft dit gevolgen voor de conditie van de collectie. Het museum erkent de urgentie van deze problematiek, maar ziet vooralsnog geen oplossing. Pagina 5 van 31

Als bezuinigingsmaatregel heeft het museum de vaste personele formatie teruggebracht tot 3FTE, waarvan 2FTE voor collectiebeheer. Medewerkers met een publieksfunctie zijn ontslagen. Ook de medewerker die daarbij het collectiebeheer als taak had is ontslagen. Beide conservatoren van het museum zijn nu belast met de afstemming met de taakgroepen vrijwilligers voor het collectiebeheer. Hierbij ervaart het museum een knelpunt in de continuïteit van de dagelijkse begeleiding van de uit te voeren werkzaamheden. De Erfgoedinspectie heeft niet vastgesteld dat dit ook feitelijke gevolgen heeft voor het beheer en behoud van de rijkscollectie. Kwaliteitszorg Het museum beschikt niet over een uitgewerkt kwaliteitssysteem, maar wil hiertoe wel stappen gaan zetten. In een notitie over dit onderwerp is aangegeven dat de organisatie in beginsel ingericht is om te gaan werken volgens de Plan-Do-Check- Act-methode. Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie Museum Huis Doorn zet zich in om de kwaliteit van het beheer van de rijkscollectie te verbeteren. Zoals aangegeven in het collectiebeleid moet de kwaliteit van de registratie verder worden verbeterd. Hiervoor voert het museum een inhaalslag uit, waarbij de registratiegraad (nu 96%) en de registratiekwaliteit (onder andere standplaatsregistratie en omschrijving voorwerpen) worden verbeterd. Hierbij wordt ook de conditie van de collectie geïnventariseerd. Het museum wil de registratie in 2018 op orde hebben. De aard van de gebouwen en de collectie bemoeilijken het scheppen van optimale klimaat- en lichtcondities. Het collectiebeleid is er op gericht om deze condities te monitoren en op basis van analyses voorstellen te doen ter verbetering. Het museum heeft geïnvesteerd in meetapparatuur. Vastgesteld is dat de uitvoering van dit beleid nog niet is afgerond. Veel aandacht gaat uit naar het verbeteren van de veiligheid in- en beveiliging van het museum. Het museum heeft een risico-inventarisatie van de veiligheidszorg laten uitvoeren. Onder andere de diefstal in 2012 gaf aanleiding een aanvullende analyse te laten uitvoeren van de inbraakbeveiliging. Op basis van beide analyses zijn veiligheids- en beveiligingsmaatregelen doorgevoerd. Het ministerie van OCW heeft subsidie beschikbaar gesteld om de elektronische beveiliging van Huis Doorn te verbeteren. Het museum beschikt over een calamiteitenplan, waarin ook elementen van collectiehulpverlening zijn beschreven. Het museum streeft er naar om dit jaar een collectiehulpverleningsplan vast te stellen en te oefenen met collectie-evacuatie. Ook werkt het museum aan het tonen van de collectie aan het publiek. Het is gelukt om het museum gedeeltelijk open te houden (inmiddels 5 dagen per week) ondanks de korting op de subsidie. Er wordt nu gewerkt aan de voorbereiding van de tentoonstelling over de Eerste Wereldoorlog, die dit najaar open gaat. De aandacht voor de herinnering aan de Eerste Wereldoorlog leidt ook tot een toename van het aantal bruikleenverzoeken. De gehele geregistreerde collectie is via de website van het museum digitaal toegankelijk voor het publiek. De beschikbare informatie (beschrijving, foto s) moet nog worden verbeterd. Ten slotte is vastgesteld dat het museum beschikt over beschreven procedures voor de verschillende collectiebeheertaken. Dit is ook van belang gezien de inzet van veel vrijwilligers. De procedures zijn inhoudelijk actueel en geven in het algemeen verantwoordelijkheden, taken en werkwijzen aan. Periodiek overleg tussen de Pagina 6 van 31

conservatoren en de coördinatoren van de taakgroepen moet bijdragen aan een consequente toepassing van de procedures. De Erfgoedinspectie doet onder meer de volgende aanbevelingen: De depotproblematiek in het poortgebouw vormt een risico voor het behoud van de rijkscollectie. Stel een plan van aanpak op voor de oplossing van deze problematiek en werk daarvoor een aantal scenario s uit. Betrek hierbij de mogelijkheid om collectieonderdelen af te stoten of in langdurig bruikleen te geven. Het ontbreken van systematische kwaliteitszorg kan bij de inzet van een groot aantal vrijwilligers een risico vormen voor de kwaliteit van de uitvoering van beheertaken. Werk in samenwerking met de Stichting Vrienden Huis Doorn een kwaliteitssysteem uit voor het collectiebeheer en pas dit toe. Pagina 7 van 31

Pagina 8 van 31

2 Inleiding 2.1 Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en 2012 1. Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in 2015. Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma 2015-2016 een eindrapport over de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken. 2.2 Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 2. De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet 2001. In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg. 2.3 Leeswijzer De bevindingen van de inspectie zijn te vinden in de hoofdstukken 3 t/m 8. Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld. 1 De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) 2 Staatscourant nr.26235 17 december 2012 Pagina 9 van 31

Pagina 10 van 31

3 Organisatie 3.1 Profiel Huis Doorn Museum Huis Doorn beheert de collectie betreffende de nalatenschap van de laatste Duitse Keizer Wilhelm II. De keizer heeft van 1920 tot zijn overlijden in 1941 in ballingschap geleefd in Huis Doorn. Na de 2 e wereldoorlog zijn het landgoed, de opstallen en de collectie eigendom geworden van de Staat der Nederlanden. Park, opstallen en collectie vormen een ensemble. De collectie van ruim 33.000 voorwerpen is een mengeling van keizerlijke kunst en gebruiksvoorwerpen. Deze bestaat onder meer uit militaria, beeldende kunst, een zilvercollectie, een foto- en filmcollectie, boeken, meubels, porselein en glas. Het beheer van de collectie wordt in nauwe samenwerking uitgevoerd met de Stichting Vrienden Huis Doorn. Huis Doorn, waarin het museum is gevestigd, dateert in zijn huidige verschijningsvorm uit het eind van de 18 e eeuw. Het complex bestaat verder uit het poortgebouw, dat nu dienst doet als kantoor en depotruimte, de voormalige garage, het mausoleum, een kapel en de orangerie. Het museum beschikt verder over depotruimten in de gemeenten Doorn en Montfoort. 3.2 Sturing en beleid De Stichting Beheer Huis Doorn is verantwoordelijk voor het collectiebeheer. Door de korting op de subsidie voor de periode 2013-2016 heeft de stichting zich genoodzaakt gezien de directeur te ontslaan. Er is voor 2 jaar een interim-directeur aangesteld voor 1 dag in de week. Zijn aanstelling loopt tot 2015. De Raad van Toezicht bestaat uit 5 personen en is op sterkte. Inhoudelijke kennis is uitgangspunt bij de samenstelling en portefeuilleverdeling van de raad. De Stichting Vrienden Huis Doorn (SVHD) vervult een belangrijke rol bij de publieksen beheerfuncties van het museum. De SVHD is verantwoordelijk voor de werving en aansturing van de 170 vrijwilligers, die werken in taakgroepen. De Stichting Beheer Huis Doorn heeft met de SVHD een convenant gesloten. Op bestuurlijk niveau vindt frequent overleg plaats met de stichting over de uitvoering van de verschillende taken. Op uitvoerend niveau zijn beide conservatoren belast met de afstemming met de vrijwilligers. Periodiek vindt overleg plaats met de coördinatoren van de taakgroepen. Huis Doorn heeft een actueel museumbeleid (beleidsplan 2013-2016). Speerpunt in dit beleid is het herstel van de publieksfunctie in de beleidsperiode. Verbreding van het profiel tot herinneringscentrum van de Eerste Wereldoorlog moet hieraan in belangrijke mate bijdragen. Het Collectieplan 2011-2014 richt zich op alle beheertaken. Het verbeteren van de depotsituatie en het verbeteren van de basisen standplaatsregistratie zijn kernpunten in dit beleid. De aanpak van de registratie is verder uitgewerkt in het registratieplan. Vastgesteld is dat deze beleidsvoornemens niet (volledig) in de beleidsperiode worden gerealiseerd. 3.3 Financiële en facilitaire middelen Financiële middelen Het museum is voor de periode 2013-2017 gekort op de subsidie. De toegekende subsidie is alleen bedoeld voor het beheer en behoud van de rijkscollectie. Pagina 11 van 31

In de monitor is aangeven dat het budget voor beheer in beperkte mate voldoende is voor de uitvoering van beheertaken. Tijdens de inspectie is toegelicht dat de beschikbare middelen nog net toereikend zijn voor het handhaven van het huidige niveau van de beheertaken, maar dat de ondergrens is bereikt van wat het museum onder een verantwoord beheer verstaat. Als voorbeeld heeft het museum genoemd dat er geen budget is voor restauratie van voorwerpen. Ook is het professioneel fotograferen van de museale voorwerpen stopgezet door het ontbreken van budget. Tegelijkertijd is aangegeven dat het museum optimistisch is over de ontwikkeling van de exploitatie op langere termijn, waarbij het museum minder afhankelijk is van subsidies. Hierbij is de verwachting dat extra inkomsten worden gegenereerd uit jaarlijks 10.000 extra bezoekers door de tentoonstelling over de Eerste Wereldoorlog. De voormalige garage wordt verbouwd voor de inrichting van deze tentoonstelling. Aan de garage wordt een glazen ruimte gebouwd (de Kas), die wordt bekostigd uit een toegekende subsidie van 450.000 door de Bankgiro Loterij. In samenwerking met museum Paleis Het Loo wordt een reizende tentoonstelling opgezet, waarvan de verkoop ook extra inkomsten oplevert. Facilitaire middelen / depotproblematiek De verbetering van de depotsituatie is een kernpunt in het collectiebeleid 2011-2014. Eerder is dit ten dele al gerealiseerd door (gedeeltelijke) ontruiming van het zolderdepot in Huis Doorn door ingebruikname van twee externe depots. Dit betreft een depot voor organische materialen in de gemeente Doorn dat wordt gehuurd van KPN en een depot in de gemeente Montfoort (provincie Utrecht), dat wordt gehuurd van Landschap Erfgoed Utrecht. Nadeel van het depot in Montfoort is de reisafstand. Huis Doorn realiseert zich dat de depotproblematiek hiermee nog niet volledig is opgelost. In het Poortgebouw zijn depots ondergebracht voor de meubel-, de foto-, de boeken- en de schilderijencollectie. Het poortgebouw is niet geschikt voor deze functie. In het bijzonder geldt dit voor het depot voor de meubelcollectie in de voormalige dienstwoning op nummer 8. Dit depot is niet alleen overvol en niet geconditioneerd, maar er is ook houtworm geconstateerd en er is sprake van een vochtproblematiek in de kelder. De slechte depotsituatie heeft gevolgen voor de conditie van de collectie. De recente schimmeluitbraak in de bibliotheek is hiervan een voorbeeld. Behoudens gesprekken die het museum voert met het Utrechts Archief over het overdragen van de fotocollectie, is niet vastgesteld dat het museum deze problematiek binnen redelijke termijn gaat oplossen. Aantoonbaar is dat de externe depots geen ruimte bieden en volgens het museum ontbreken op dit moment de financiële middelen om een nieuw depot te realiseren of meer externe depotruimte te huren. Facilitaire middelen / overig Het museum overweegt om de entree voor het publiek, die zich nu bevindt in Huis Doorn, onder te brengen in het poortgebouw. Het is de Erfgoedinspectie opgevallen dat de onderhoudsstaat van het poortgebouw te wensen overlaat. Ook heeft het museum gewezen op een lekkage van het bordes van Huis Doorn, waardoor vochtproblemen zijn ontstaan in het souterrain. Het museum heeft de RGD hierover ingelicht. Het museum heeft aangegeven dat met de RGD een nieuwe huurovereenkomst wordt gesloten, waarbij ook afspraken worden gemaakt over de financiering van het onderhoud (Huis Doorn is een rijksmonument met een museale functie). Pagina 12 van 31

3.4 Personele organisatie Het museum heeft 3FTE in vaste dienst. Hiervan is 2 FTE in de functie van conservator beschikbaar voor het collectiebeheer. Het collectiebeheer wordt verder uitgevoerd door 20 vrijwilligers. In de monitor is aangegeven dat er onvoldoende personeel is voor de uitvoering van beheertaken. Tijdens de inspectie is toegelicht dat door de korting op de subsidie niet alleen vaste medewerkers voor de publieksfunctie zijn ontslagen, maar ook de medewerker die daarbij collectiebeheer in het takenpakket had. Hierdoor vergt de afstemming met de vrijwilligers meer capaciteit van de conservatoren. Vooral in de dagelijkse begeleiding van beheertaken wordt de functie van collectiebeheerder gemist. De continuïteit in deze begeleiding wordt op dit moment als onvoldoende ervaren. Overigens heeft de Erfgoedinspectie niet kunnen vaststellen dat hierdoor aantoonbare knelpunten in het collectiebeheer ontstaan, bijvoorbeeld met feitelijke schade aan de rijkscollectie tot gevolg (zie ook hoofdstuk 8). 3.5 Kwaliteitszorg Het museum heeft aangegeven te beschikken over een kwaliteitssysteem. Uit een beschikbaar gestelde notitie, blijkt dat het museum aandacht heeft voor kwaliteitszorg. In verschillende lagen van de organisatie en met de Stichting Vrienden Huis Doorn wordt gewerkt aan kwaliteitsverbetering. Van een uitgewerkt kwaliteitssysteem is echter nog geen sprake. Het museum wil de uitwerking de komende periode verder ter hand nemen op basis van de systematiek Plan-docheck-act. In het beleidsplan is in relatie tot de aansturing van de grote groep vrijwilligers het belang van protocollen en de evaluatie daarvan aangegeven. Conclusies Vrijwilligers nemen een belangrijke positie in bij de uitvoering van (onder andere) beheertaken. Er is een goede samenwerking op verschillende niveaus tussen de Stichting Beheer huis Doorn en de Stichting Vrienden Huis Doorn. Het ontbreken van systematische kwaliteitszorg in samenhang met een door het museum aangegeven knelpunt in de dagelijkse begeleiding van de vrijwilligers kan een risico voor het beheer en behoud van de rijkscollectie met zich meebrengen. Vastgesteld is dat de depotproblematiek in het poortgebouw voortduurt en het museum hiervoor geen oplossing op korte termijn voorziet. Dit geeft een risico voor het behoud van de in het poortgebouw beheerde collectiedelen. Aanbevelingen Werk in samenwerking met de Stichting Vrienden Huis Doorn een kwaliteitssysteem uit voor het collectiebeheer en pas dit toe. Stel een plan van aanpak op voor de oplossing van de depotproblematiek in het Poortgebouw en werk daarvoor een aantal scenario s uit. Betrek hierbij de mogelijkheid om collectieonderdelen af te stoten of in langdurig bruikleen te geven. Pagina 13 van 31

Pagina 14 van 31

4 Registratie Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie. Bevindingen Het museum heeft in de monitor aangegeven dat van de 35.000 voorwerpen 96% is geregistreerd. Tijdens de inspectie is toegelicht dat de 4% voorwerpen die niet zijn geregistreerd, voorwerpen betreffen die zijn aangetroffen in de voormalige garage. De registratie is volledig geautomatiseerd (Adlib Museum Standaard) en het registratiesysteem bevat 33.838 objecten. De collectie van Huis Doorn is statisch. Er wordt geen nieuwe collectie verworven en er wordt geen collectie afgestoten. In voorkomende gevallen worden incidenten geregistreerd in de collectieregistratie. De Erfgoedinspectie heeft het volgende vastgesteld over de registratiekwaliteit op basis van een analyse van de gegevens in het collectieregistratiesysteem en een uitgevoerde steekproef: Alle objecten hebben een inventarisnummer, zo nodig wordt het nummer opnieuw aangebracht. Er zijn geen zogenoemde bulkregistraties. De objectbeschrijving is voor 74% gevuld. De standplaats is geregistreerd, maar in een aantal gevallen minder specifiek. Dit gaat ten koste van de vindbaarheid (bijvoorbeeld dozen met keukengerei met standplaats depot Montfoort). Van 3 van de 30 voorwerpen bleek de standplaats foutief geregistreerd. Uit de steekproef blijkt dat bij een derde van de geregistreerde voorwerpen een standplaatscontrole is vermeld. De verwervingsgegevens zijn in alle gevallen geregistreerd en in aanvulling daarop is bij 42% van de geregistreerde voorwerpen de eigendomssituatie vermeld. Opgevallen is dit alleen is gevuld bij de deelcollectie foto s, waarbij ten onrechte is aangegeven dat de Stichting Beheer Huis Doorn het eigendom heeft. De conditie van de voorwerpen is bij 16% ingevuld. Bij 27% van de geregistreerde voorwerpen is er een verwijzing naar een digitale afbeelding. Het museum heeft toegelicht dat de registratiekaarten weliswaar foto s bevatten, maar dat deze van onvoldoende kwaliteit zijn om te digitaliseren. Voorwerpen worden opnieuw gefotografeerd door een professioneel fotograaf. Op dit moment is daarvoor geen budget beschikbaar gesteld. De collectieregistratiegroep voert een inhaalslag uit om de registratiegraad en - kwaliteit verder te verbeteren. Hiervoor is het registratieplan Huis Doorn opgesteld (2013). Dit richt zich op het registeren van voorwerpen uit de voormalige garage, controle van de geregistreerde standplaatsen en van conditie van voorwerpen (per ruimte), de aanpak van de (administratieve) vermissingen (ongeveer 300), het afronden van de registratie van de boeken (nagenoeg voltooid), het converteren van objectbeschrijvingen van de oude registratiekaarten en het opschonen van vervuilde gegevens. Pagina 15 van 31

In een jaarplanning van de registratiegroep zijn prioriteiten toegekend en is een taakverdeling gemaakt. Het museum streeft er naar om in 2018 de verbetering van de registratie te hebben voltooid. Na afronding van de inhaalslag controleert het museum eens per 2 jaar de standplaats van de volledige collectie. Conclusies De registratiegraad is 96%. Niet geregistreerde voorwerpen kunnen ongemerkt vermist raken. Op onderdelen behoeft de registratiekwaliteit verbetering. Het museum heeft prioriteit toegekend aan het verbeteren van de registratiegraad en kwaliteit en voert een inhaalslag uit, die in 2018 moet zijn afgerond. Aanbeveling Verbeter de registratiegraad en kwaliteit overeenkomstig de vastgestelde aanpak. Pagina 16 van 31

5 Beheer en behoud Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang. Bevindingen Klimaat In het collectiebeleid is vermeld dat Huis Doorn door de aard van de gebouwen en de collectie niet kan voldoen aan de strikte eisen die aan een museaal klimaat worden gesteld. Vanwege de bouwkundige gevolgen hiervan voor het monumentale pand en de kosten is geen klimaatinstallatie geïnstalleerd. Het museum probeert de klimaatomstandigheden langs natuurlijke weg te beïnvloeden (ventileren, verduisteren, afsluiten bovenste verdieping). Ook de depotruimten in het poortgebouw en de depots in Doorn en Montfoort zijn niet voorzien van klimaatinstallaties. In het beleid is verder aangegeven dat door metingen meer inzicht moet worden verkregen in de klimaatcondities en dat na analyse van de gegevens voorstellen kunnen worden gedaan om de condities in Huis Doorn en de depots te verbeteren. In de notitie Klimaatmetingen en analyse(2012) is vermeld dat het museum de algemeen geldende streefwaarden voor de relatieve vochtigheid en de temperatuur als uitgangspunt hanteert voor Huis Doorn. Voor de depots zijn specifieke streefwaarden vermeld. In de notitie is aangegeven dat meetgegevens aantonen dat de streefwaarden voor RV en T niet haalbaar zijn in Huis Doorn, omdat deze worden beïnvloed door het buitenklimaat. Volgens de notitie is in Huis Doorn ten hoogste klimaatklasse C haalbaar 3. Uit de notitie blijkt verder dat de klimaatomstandigheden in het Poortgebouw (dienstwoning en het fotodepot) en beide externe depots ook niet voldoen aan de streefwaarden. De notitie besluit met enkele voorstellen om de klimaatcondities verder in kaart te brengen en te analyseren. In alle ruimten van Huis Doorn is begin 2014 nieuwe meetapparatuur (dataloggers) geïnstalleerd. Het binnenklimaat wordt hierdoor permanent gemonitord. In het depot dienstwoning ( nummer 8 ) in het poortgebouw wordt gemeten met een datalogger, die ook is aangesloten op het meetsysteem. In de overige delen van het poortgebouw wordt gemeten met handmeters. Ook in de externe depots worden handmeters gebruikt. Licht In het collectiebeleid is vermeld dat net als voor de klimaatcondities- het lichtbeleid gezien de aard van de gebouwen en de collectie problematisch is. Een aantal uit te voeren maatregelen voor lichtbeheersing is vermeld en aangegeven is dat verdere meetresultaten moeten uitwijzen of aanvullende maatregelen nodig zijn. 3 Bij klimaatklasse C is de RV tussen 25% en 75% en is de T lager dan 25 C en zelden hoger dan 30 C Pagina 17 van 31

In het lichtplan zijn streefwaarden voor UV-straling en daglichttoetreding aangegeven en een analyse van meetgegevens, waaruit blijkt dat niet wordt voldaan aan de streefwaarden voor daglichttoetreding voor hooggevoelige voorwerpen. Verder is aangegeven dat gestart is met de renovatie van Huis Doorn, waarbij UV-absorberende filters op de vensters wordt vervangen door beglazing met een vaste UV-absorberende laag. In het lichtplan staan voorstellen om licht- en UVwaarden te monitoren en om fysieke maatregelen te nemen. Vastgesteld is dat de uitvoering hiervan nog niet is afgerond. Preventie biologische en chemische aantasting Het zolderdepot in Huis Doorn is voor een belangrijk deel ontruimd en de kap die was aangetast door boktor is hersteld. Een extern bedrijf inspecteert Huis Doorn vier maal per jaar op biologische en chemische aantasting en overlegt hiervan rapporten. Deze worden besproken met de conservatoren waarna zo nodig maatregelen worden genomen. Het bedrijf inspecteert ook de dienstwoning in het Poortgebouw. De conservatoren controleren de overige depotruimten in het poortgebouw en de externe depots. In de keldertrap in de dienstwoning is recent houtworm geconstateerd. Ook speelt hier al langer een grondwaterprobleem. In de bibliotheek is in een deel van de boekencollectie (1.000 van de 7.000 boeken) schimmel vastgesteld. Een externe deskundige heeft hiervoor een advies geschreven dat wordt uitgevoerd door enkele vrijwilligers onder leiding van de conservatoren. Schoonmaken De taakgroep Huis Doorn (12 vrijwilligers) maakt de ruimten en voorwerpen in de vertrekken van Huis Doorn wekelijks schoon. Als basis hiervoor dient het Housekeepingsplan en checklists. Verder is er een rooster voor maandelijkse schoonmaakactiviteiten zoals zilverpoetsen. Alle depotruimten worden schoongemaakt door de conservatoren. De dienstwoning wordt door hen eens per jaar leeggeruimd en schoongemaakt. Conditiecontroles Gelijktijdig met het uitvoeren van standplaatscontroles (zie hoofdstuk 4) vinden conditiecontroles plaats. Ook een bij het schoonmaken in de tentoonstellingsruimten van Huis Doorn gehanteerde checklist voorziet in het maken van opmerkingen over de conditie van de voorwerpen. Zo nodig vindt overleg plaats met de conservatoren en de taakgroep klussen. Vastgesteld is dat de inventarisatie van conditie van de schilderijencollectie in het depot in het poortgebouw en het nemen van conserveringsmaatregelen ten dele is uitgevoerd. In het depotgedeelte met grotere stukken is dit niet gedaan vanwege een gebrek aan werkruimte. Pagina 18 van 31

Conclusies Het beleid om door middel van metingen en analyses daarvan tot voorstellen te komen voor het optimaliseren van de klimaatcondities is nog niet volledig uitgevoerd. Het museum heeft recent geïnvesteerd in nieuwe meetapparatuur. Ook de uitvoering van voorstellen in het lichtplan is nog niet afgerond. Aanbeveling Actualiseer de aanpak van het monitoren en verbeteren van de klimaat- en lichtcondities. Pagina 19 van 31

Pagina 20 van 31

6 Veiligheid Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE. Bevindingen Het museum heeft een geactualiseerde beveiligingsplan (2011) vastgesteld. Hierin is beschreven welke materiële en organisatorische voorzieningen zijn getroffen voor de veiligheid van personen en de beveiliging van onroerende en roerende goederen en bij calamiteiten. Verder beschikt het museum over het calamiteitenplan museale objecten (2011). Dit plan beschrijft de risico s op schade door inbraak, brand en waterschade en hoe deze risico s te beperken. Aangegeven is welke voorzieningen beschikbaar zijn voor melding en bestrijding. Het museum heeft aangegeven dit jaar het calamiteitenplan te actualiseren en een collectiehulpverleningsplan (CHV-plan) vast te stellen. Onderdelen van het vast te stellen CHV-plan maken al deel uit van het calamiteitenplan (bijvoorbeeld een prioriteitenlijst). Het museum oefent nog niet met collectie-evacuatie. Dit gaat plaatsvinden na vaststelling van het CHV-plan. De plannen zijn (mede) gebaseerd op een risico-inventarisatie veiligheidszorg van een extern adviesbureau (2008). Hierin is geadviseerd over de optimalisering van de organisatorische en materiële veiligheidszorg en de veiligheidszorg van de collectie. Naar aanleiding van dit advies heeft het museum verschillende maatregelen doorgevoerd. In 2013 heeft het museum aan het adviesbureau gevraagd aanvullend te adviseren over de kwaliteit van de bestaande inbraakbeveiliging (organisatorisch, bouwkundig, en elektronisch). Aanleiding hiervoor was onder andere de inbraak en diefstal eind 2012. Het museum heeft de geadviseerde organisatorische en enkele bouwkundige maatregelen inmiddels uitgevoerd.[ ] Sinds 2011 beschikt het museum over een nieuwe brandmeldinstallatie. De brandweer voert periodieke brandveiligheidscontroles uit en is betrokken bij calamiteitenoefeningen. Het museum registreert in voorkomende gevallen incidenten met de collectie in de collectieregistratie. Pagina 21 van 31

Conclusies Het museum besteedt in voldoende mate aandacht aan veiligheidszorg door het uitvoeren van risicoanalyses, het opstellen van plannen en het nemen van maatregelen. Het museum streeft er naar in 2014 een collectiehulpverleningsplan vast te stellen en op basis daarvan te oefenen met collectie-evacuatie. Aanbeveling Geen Pagina 22 van 31

7 Zichtbaarheid Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid. Bevindingen Voor de periode 2013-2016 is uitsluitend subsidie toegekend, bedoeld voor activiteiten in het kader van beheer en behoud voor de rijkscollectie. Hierdoor heeft het museum zich in 2013 genoodzaakt gezien te bezuinigen op de publieksfuncties. Dit heeft niet tot volledige sluiting van het museum geleid. Het museum is 2 dagen per week geopend gebleven voor publiek en inmiddels is de openstelling uitgebreid tot 5 dagen. In het beleidsplan is het presentatiebeleid weergegeven. Het streven naar volledig publieksherstel is speerpunt in dit beleid. Ook is hierin het doelgroepenbeleid beschreven. In het beleidsplan is aangegeven dat het museum zich gaat profileren als plaats van herinnering van de Eerste Wereldoorlog. Een tentoonstelling over de eerste wereldoorlog is in voorbereiding. In het najaar van 2014 gaat de tentoonstelling open voor het publiek. Het museum verwacht dat de tentoonstelling een kentering teweegbrengt in het de laatste jaren teruglopende bezoekersaantal. Verwacht wordt dat het aantal bezoekers met 10.000 toeneemt tot ongeveer 35.000 per jaar. Samenwerking in nationale en internationale netwerken is ook uitgangspunt in het beleidsplan. In samenwerking met het NIOD en met verzetsmusea wordt verkend welke met de collectie samenhangende thema s zich verder lenen voor nieuwe tentoonstellingen. Toegelicht is dat op meerdere onderwerpen samenwerking met museum Paleis Het Loo plaatsvindt. Onder andere wordt een reizende tentoonstelling georganiseerd, die verkocht gaat worden aan binnen- en buitenlandse belangstellenden. Het museum heeft aangegeven dat er een stijgende lijn is in het aantal bruiklenen. De herdenking van de Eerste Wereldoorlog is onder meer debet aan een toename van het aantal bruikleenaanvragen. Van oudsher is er ook veel vraag van Duitse musea en zijn voorwerpen in langdurig bruikleen bij de zusterorganisatie, de Stiftung Preussische Schlösser und Garten. Uit beschikbare stukken blijkt dat 300-400 voorwerpen in bruikleen uitstaan. Ten slotte wordt in het beleidsplan summier ingegaan op de digitale toegankelijkheid van de collectie via de website en het in 2012 gelanceerde E-museum. Het museum heeft aangegeven dat de gehele geregistreerde collectie via de website toegankelijk is. De informatievoorziening en de beschikbaarheid van fotomateriaal op de website wordt verbeterd door de uitvoering van het registratieplan in de beleidsperiode. Pagina 23 van 31

Conclusies Het museum zet zich in om op eigen kracht een volledig herstel van de fysieke publieksfunctie te realiseren. De collectie is digitaal toegankelijk, maar de informatievoorziening is voor verbetering vatbaar. Dit krijgt gestalte door verbeteringen in de registratie die het museum nastreeft. De digitale toegankelijkheid van de collectie is summier uitgewerkt in het beleidsplan. Aanbeveling Werk het verbeteren van de digitale toegankelijkheid van de collectie verder uit bij het actualiseren van het collectieplan, eventueel in een aanvullend informatieplan. Pagina 24 van 31

8 Administratieve organisatie Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg. Bevindingen Het museum beschikt over procedures voor het registreren van voorwerpen in Adlib. Ook voor de meeste behoud en beheertaken zijn procedures beschreven. Dit betreft bijvoorbeeld procedures voor het ventileren, conservering en restauratie, het Housekeepingsplan en specifieke instructies voor bijvoorbeeld schimmelvrij maken en zilverpoetsen. De procedures zijn inhoudelijk actueel en geven in het algemeen inzicht in verantwoordelijkheden, taken en toe te passen werkwijzen. In voorkomende gevallen zijn overzichten toegevoegd met planningen van activiteiten en checklists. Het museum maakt bij het opstellen van procedures geen gebruik van Spectrum of richtlijnen van de RCE. Wel is in sommige gevallen gebruik gemaakt van kennis en instructies van externe restauratoren. Procedures waarin de toepassing van klimaatmetingen en lichtmetingen zijn beschreven ontbreken. Conclusie Het museum beschikt over toereikende beschreven procedures voor de uitvoering van beheertaken. Dit is mede van belang gezien de inzet van een aanzienlijk aantal vrijwilligers voor het collectiebeheer. Procedures voor klimaat- en lichtmetingen ontbreken wat een risico geeft voor een consequente en uniforme toepassing van deze taken. Aanbeveling Stel procedures vast voor de toepassing van klimaat- en lichtmetingen. Pagina 25 van 31

Pagina 26 van 31

9 Bijlagen 9.1 Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 9.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie 2013-2014 Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie 2013-2014. Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 9.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport. Pagina 27 van 31

9.2 Inspectie Huis Doorn Op 14 en 15 mei 2014 is een inspectie uitgevoerd bij Huis Doorn. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Interviewsmet interim-directeur hoofd bedrijfsvoering conservator coördinator collectiebeheergroep (vrijwilligster) coördinator collectieregistratiegroep (vrijwilliger) Documenten Monitor Erfgoedinspectie 2013-2014 Monitor Erfgoedinspectie 2011-2012 Beleidsplan 2011-2014 Collectieplan 2008-2013 Jaarverslag 2012 Sociaal jaarverslag 20013 Stichting Vrienden Huis Doorn Visitatierapport 2009 Handboek Housekeeping Registratieplan / jaarplan registratiegroep 2014 Ventilatieplan en lichtplan / metingen Procedures voor registratie, conservering en restauratie Protocol kwaliteitssysteem Calamiteitenplan Risico-inventarisatie veiligheidszorg (Westhuis Consultancy, 2008) Rapport inbraakbeveiliging (Westhuis Consultancy, 2013) Bestek beveiliging (HD, 2014) Pagina 28 van 31

Pagina 29 van 31

Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus 16478 (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: 070 4124012 E:info@erfgoedinspectie.nl www.erfgoedinspectie.nl Den Haag, oktober 2014 Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Pagina 30 van 31

Pagina 31 van 31