Dagorde Toeristencongres 2014 1. Verwelkoming door de voorzitter & algemene toelichtingen seizoen 2014. Terugblik seizoen 2013 : Aantal vergunninghouders zijn opnieuw gestegen in 2013, terwijl het aantal deelnemers aan onze organisaties in Oost Vlaanderen zijn gedaald. Dit is een trend die we over gans Vlaanderen zien. Reden? Het slechte weer in het voorjaar? Is toch een zaak die we in het oog moeten houden of zich deze trend verder zet in 2014. Het positieve is het aantal vergunninghouders in Oost Vlaanderen dat jaar na jaar stijgt. Echter is hier ook een opmerking te formuleren, nml. dat ongeveer 1/3 van de vergunninghouders niet lid is van één van onze clubs. Het zijn dus vooral vergunninghouders die niet lid zijn van een club die stijgen, terwijl de andere stagneren. Één van de opdrachten van onze commissie zal zijn om in 2014 te gaan kijken hoe we samen met onze clubs deze individuen naar een club kunnen krijgen. Wat betreft de laureaatschappen : zien we in 2013 ook een neerwaardse trend en dit vooral in de provincieoverschrijdende Vlaamse laureaatschappen zoals het Vlaams laureaatschap, Classics en VTT. Sommige laureaatschappen zijn gehalveerd en halen nauwelijks nog een 20 tal laureaten. Enkel het Lm classic laureaatschap gaat er op vooruit. Zijn er hier verklaringen voor? Hoe dan ook hangt het verder bestaan van deze laureaatschappen aan een zijden draadje. Wij doen dan ook een oproep naar de clubs om jullie leden te motiveren om aan deze laureaatschappen deel te nemen. Of te implementeren in jullie clubgebonden laureaatschappen. NIEUW ZOMERSEIZOEN 2014 OFFICIEEL BLAD / UITSLAG Vanaf 1 januari 2014 komt er dus geen WBV afgevaardigde meer naar uw organisatie om de dagrijders in te schrijven. Er kan wel nog een WBV afgevaardigde aanwezig zijn op uw organisatie maar dat zal dan vooral zijn om te beantwoorden aan vragen van deelnemers, bevoorbeeld om inlichtingen te verschaffen aan toekomstige nieuwe leden. De afgevaardigden worden omgeschoold tot PR WBV afgevaardigden en volgen nog komende maand een opleiding. Dit zullen de classics zijn, de labels en de topcluborganisaties. Bij nieuwe organisaties zullen wij ook aanwezig zijn om bijvoorbeeld de deelnemers te scannen Het inschrijven van vergunning- en niet-vergunninghouders gebeurt dus voortaan door de organiserende club. De werkwijze is als volgt: De deelnemer met een dagvergunning vult zoals steeds het formulier dagvergunning in.
Een dagrijder betaalt steeds 2 euro meer als een vergunninghouder. Na de organisatie maakt u een lijst van alle dagrijders met de naam + woonplaats. Deze lijst is terug te vinden op de website van Wielerbond Vlaanderen of op cyclobike.be. Deze lijst sturen jullie ten laatste de maandagavond na de organisatie naar WBV (e-mail mathieu.). Wanneer jullie deze lijst tijdig doorsturen is de procedure eenvoudig en krijgen jullie vanuit WBV de week nadien een afrekening toegestuurd om het verschuldigde bedrag te storten naar WBV ( 2euro 0,75 eurocent per deelnemer). Het officieel blad zoals u dat van vroeger kent bestaat dus nu niet meer. Wat wij wel van u verwachten is dat u onmiddellijk na de organisatie een uitslag doormaild naar de voorzitter van PCR. Wat laat u ons precies weten: Hoeveel Cyclo deelnemers waren er aanwezig. Hoeveel VTT deelnemers waren er aanwezig. Hoeveel dagrijders reden er mee Hoeveel kids waren er aanwezig. En tenslotte het totaal aantal deelnemers. Kortom een min of meer gedetailleerde uitslag. Dit aantal kan u aflezen bij het opmaken van een klassering via het scanprogramma. Deze uitslag stuurt u het liefst de dag van de organisatie zelf nog per mail naar de provinciale voorzitter, zodat de uitslag zo snel mogelijk op cyclobike kan geplaatst worden. En uiteraard moet u ook de volledige uitslag op de WBV server zetten. We doen nog eens een oproep naar de clubs die hun rekeningnummers nog niet hebben doorgegeven, alsook de facturatieadressen. Er is ook nog steeds de mogelijkheid om scanners te bestellen. Dit kan eenvoudig door een mailtje te doen naar de voorzitter van de PCR. 2. Verslag verantwoordelijken VTT, Labels, Permanenten, Kids. VTT en Labels door Chris van de Maele Permanenten door Johan Lanckriet Kids door Gerrit Devenijns 3. Prijsuitreiking Topcubbekers. Eerste van 1 ste provinciale Sportvereniging Zomergem Eerste van 2 de provinciale WTC Calcine Kalken Eerste van 3 de provinciale KWC Sportief onze roem Knesselare Eerste van 4 de provinciale Destelbergen Sport 4. Uitreiken van trofeeën in verband met permanente routes en andere. Permanente routes door Johan Lanckriet Trofee ronde van Vlaanderen route door Julien De Schepper Vlaamse laureaten
5. Provinciale Clubvergadering MIDWEEKFIETSTOCHTEN De starturen van de midweektochten laten wij volledig vrij. U kan dus in principe een midweektocht zowel in de voor- als namiddag inrichten PERMANENTEN Net zoals vorig jaar moeten er geen periodieke uitslagen van de permanenten meer worden overgemaakt. Het volledige palmares wordt onmiddellijk na 30 september (periode 1 maart 2014 tot 30 september 2014) verstuurd via het WBV scanprogramma naar de WBV server. De lijst met de permanenten welke vanaf 1 maart in aanmerking komen is verkrijgbaar bij Johan Lanckriet, en wordt eveneens op cyclobike gepubliceerd. Vanaf 2011 werd het permanentenseizoen beperkt tot het zomerseizoen. Dus enkel permanenten gereden tussen 1 maart en 30 september zullen dan nog in aanmerking komen. Met het koppelen van de permanente routes aan het fietsroutennetwerk waarbij men een tocht kan uitstippelen aan de hand van de genummerde borden, valt het onderhoud van uw permanente route grotendeels weg. Het nadeel van een permanente route via de fietsknooppunten is wel dat men de lijst met de te volgen nummers dient bij te hebben. Het lezen van deze nummers op papier is al fietsend niet zo vanzelfsprekend. Vandaar dat wij het zeer wenselijk achten dat de permanenten ook beschikbaar zouden zijn in gps formaat. Aangezien jullie de permanenten via de website van de fietsknooppunten gemakkelijk kunnen uittekenen, is het ook niet zo moeilijk om hiervan een bestand in gpx formaat op te maken. Van een aantal permanente tochten ontbreken wij nog steeds het gpx bestand om dit op onze website cyclobike te zetten. Gezien het aantal deelnemers jaar na jaar in dalende lijn ging hebben wij eind vorig jaar de reglementering rond de permanenten wat aangepast. Het totaal aantal kilometers om permanent Laureaat te worden wordt beperkt tot 750 km. Wij beslisten ook om vanaf 2014 de permanenten opnieuw te laten meetellen voor het provinciaal laureaatschap. Er kan maximaal één permanente per gewest in rekening gebracht worden voor het provinciaal laureaatschap. Als men twijfelt in welk gewest de route ligt kan men op de website www.cyclobike.be zich vergewissen in welk gewest de gemeente ligt waar u gaat fietsen Voor elke deelnemer aan een permanente route zal de organiserende club een bedrag van 0,25 storten op de gezamenlijke rekening van de organiserende clubs van permanenten. Voor de permanenten achten wij het nog steeds wenselijk dat de deelnemers toch nog de controlekaarten onderweg laten afstempelen. Het bedrag van de organisatievergunning permanenten wordt verminderen tot 10,00.
WEGWIJZERS Van alle fietstochten dient één exemplaar van elke wegwijzer, één week voor de dag van de organisatie, te worden overgemaakt aan de voorzitter van de PCR. Dat kan liefst via e-mail; stefaan.lauwaert@telenet.be VTT De aanvragen voor het organiseren van een vtt tocht dienen tevens ingediend te worden bij de Provinciale Commissie Sport en Natuur. On-line registratie en aanvraag dient te gebeuren via volgende link: www.oost-vlaanderen.be/public/cultuur_vrijetijd/sport/mountainbike De aanvraag en het indienen van de nodige documenten dient jaarlijks te gebeuren uiterlijk op 15 april voor het daarop volgend winterseizoen, en uiterlijk op 15 november voor het daarop volgend zomerseizoen. Tot vorig jaar dienden in de zones waar het ANB verantwoordelijk was, op de bepijling stickers aangebracht te worden met de gegevens van de organisator ( naam verantwoordelijke, datum organisatie, tel.nr., ) Deze verplichting werd afgeschaft. Evenwel dient het ANB ingelicht te worden zodat zij bij inspectie ter plaatse kunnen nagaan van welke organisator een bepaalde bepijling is. Best kan u bij het digitaal dossier dat u op de server van de provincie Oost-Vlaanderen aanmaakt, een digitale versie van de gebruikte pijlen bijvoegen. De provinciale commissie Sport en natuur wenst nog te benadrukken dat te veel clubs laattijdig hun aanvraag indienen. De data van 15 november en 15 april dienen beter gerespecteerd te worden. Niet alle aanvragen zijn steeds compleet: men voert wel de algemene gegevens in zoals datum, locatie, afstanden en starturen, doch men vergeet de nodige documenten bij het dossier te voegen: digitaal parcours, goedkeuring van gemeenten. Hierbij dient opgemerkt dat het in eerste instantie volstaat om de brieven die u aan de gemeente richt bij het dossier te voegen. Niet alle gemeenten antwoorden op uw aanvraag tot goedkeuring. Het ANB deelt tevens mee dat in de loop van het jaar minstens 1 vtt zal doorgelicht worden. Dit betekent dat controleurs van het ANB ter plaatse zullen nagaan of aan alle eisen voldaan is. Er zal hierbij allicht bijzondere aandacht besteedt worden aan de delen van uw vtt parcours waar het ANB machtiging moet voor verlenen. Er zal in het bijzonder nagegaan worden of het aanvraagde parcours daadwerkelijk gevolgd wordt, of de bepijling op een aanvaardbare wijze aangebracht werd en dat zeker geen reclame ( spandoeken, tenten,.. ) gemaakt wordt in deze zones. BONDSBIJDRAGE Voor elke cluborganisatie opgenomen op de provinciale, Vlaamse of nationale kalender dient er per dag een bondsbijdrage van 20,00 te worden betaald. Deze bijdrage wordt betaald na ontvangst van de rekening, toegestuurd door de WBV. Voor de classics dient een extra bijdrage van 50 aan WBV betaald worden.
Per bijkomende startplaats dient er vanaf 2014 geen provinciale bijdrage van 10,00 meer te worden betaald. INSCHRIJVINGEN Al de deelnemers aan onze organisaties moeten in het bezit zijn van een vergunning welke beantwoordt aan de voorschriften van het decreet van de Vlaamse Overheid. Dat zijn alleen de vergunningen afgeleverd door de WBV (zowel wielertoeristen als renners) en de andere federaties. Zij worden ingeschreven via het inscannen van de vergunning door de medewerkers van de organisator. Dit nadat ze een inschrijvingsrecht hebben betaald en een deelnamekaart hebben ontvangen. Ook de VBR en VWB vergunning en de vergunning van de FCWB worden aanvaard. Aangezien op de huidige vergunningen geen jaartal meer vermeld staat aangezien de vergunningen pas om de vier jaar zullen vervangen worden, bent u bijgevolg niet meer zeker dat een deelnemer met een vergunning wel in orde is met de betaling van zijn jaarbijdrage. Pas wanneer deze deelnemer zich met zijn vergunning aanbiedt om deze te laten scannen kan u weten of de betrokkene al dan niet in het WBV bestand opgenomen is. Indien niet, dan betekent dit dat de vergunning van deze persoon voor het lopende jaar niet vernieuwd werd, en deze bijgevolg een dagvergunning moet nemen. Of u bij de inschrijving de deelnemers eerst laat betalen, en nadien de vergunning scant, of eerst de vergunning scant en daarna de betaling, is voor ons om het even. In beide gevallen dient u erop te letten dat een deelnemer wiens vergunning niet in orde is, een dagvergunning moet nemen. Het is daarom geraadzaam, zeker bij de drukste momenten aan de inschrijving, dat u een tweede persoon bij de scanner plaatst, die indien nodig, de betrokkene naar de tafel van dagvergunningen kan leiden. Inschrijvingskaarten : het is niet meer nodig om inschrijvingskaarten te maken per afstand, in principe is één soort voor VTT en één soort voor cyclo voldoende. Voor het klimbrevet kunnen eventueel een aparte kaart gemaakt worden. In een tweede startplaats betaalt de deelnemer aan een medewerker van de organisator en ontvangt daarvoor een deelnamekaart. De medewerker van de organisator noteert de naam en de club van de deelnemer op een zelf aangelegde lijst. De deelnemer krijgt zijn vergunning terug. In de hoofdstartplaats gekomen wordt de deelnamekaart getoond en laat de deelnemer zijn vergunning scannen. De lijst wordt in de startplaats van de deelnemer aangelegd om bij betwisting (vergeten scannen!) toch nog een bewijs van deelname te hebben. Het is ook toegelaten dat u in de tweede startplaats de vergunningen van de deelnemers scant. Het inschrijvingsbedrag voor deelname aan onze organisaties wijzigt in 2014 niet. Tot 100 km = 2,00 Van 101 tot 200 km = 2,50 Van 201 tot 300 km = 3,00 VTT tot 60 km = 3,00 VTT + 60 km = 4,00
VTT + 80 km = 5,00 Het inschrijvingsbedrag voor de labelorganisaties bedraagt 4,00, zowel voor cyclo als vtt. Voor vtt tochten van meer dan 80 km is dit 5,00. Voor dit inschrijvingsbedrag worden u onderweg, naargelang de gefietste afstand, één of meerdere ruime bevoorradingen aangeboden. Na de rit wordt u nog een gratis drank aangeboden ter waarde van een Ename trappist. De jongeren van 7 tot 14 jaar nemen gratis deel aan onze organisaties, behalve de Classics en organisaties voor een goed doel. De deelnemers aan onze kidstochten in groep betalen geen inschrijvingsrecht doch enkel een dagvergunning. (vanaf 1 januari 2014) Op de organisaties waar een kidstocht voorzien is, wordt deze begeleid door de leden van onze kidswerkgroep. Omdat deze mensen vrijwel gratis deze begeleiding uitvoeren, verzoeken wij jullie vriendelijk deze begeleiders gratis te scannen op jullie organisatie. Zoals reeds in 2009 beslist werd, zal elke club een bijdrage van 0,20 euro storten per deelnemer aan een vtt of winterorganisatie. In de winterperiode wordt dus eveneens 20 cent afgedragen voor een cyclotocht. Dit geld wordt gestort op de rekening van de vereniging van Oost-Vlaamse clubs. Met deze bijdragen zullen de herinneringen voor de vtt zomer- en winterlaureaten aangekocht worden. Er werden reeds twee verantwoordelijken van de clubs aangeduid die deze rekeningen jaarlijks zullen nazien, André Leroy en Gaston Van De Kerckhove. KALENDERS De organisaties voor de zomerkalender (fietstochten - brevetten - veldtoertochten - permanenten) van 2014 moeten aangevraagd worden vóór 1 september 2014. Deze aanvragen moeten worden gestuurd naar de gewestafgevaardigde. Die zal zelf tijdig contact opnemen met de clubs uit zijn gewest. De clubs zullen vooraf per mail nogmaals op de hoogte gebracht worden om hun aanvragen in te dienen, waarbij de te gebruiken formulieren zullen bijgevoegd worden. De kalendervergadering voor het zomerseizoen 2015 zal doorgaan op donderdag 16 oktober. Voor de winterkalender zal deze doorgaan op maandag 15 december, telkens om 19.30 uur. Voor de kalender 2015 zal het ontwerp van de kalender niet meer naar de clubs worden gestuurd. Via de nieuwspagina op de website www.cyclobike.be zullen de clubs worden uitgenodigd de kalender te controleren, voor wat hun organisaties betreft, op de website van de Wielerbond Vlaanderen www.wielerbondvlaanderen.be. Eventuele opmerkingen kunnen dan via e-mail worden overgemaakt aan het secretariaat PCRS. LAUREAATSCHAPPEN Alle informatie in verband met de verschillende laureaatschappen is terug te vinden in het provinciale reglement op de website van de PCRS: www.cyclobike.be Via het internet kan men zich ook informeren over het Vlaamse laureaatschap en dit op de website van Wielerbond Vlaanderen: www.wielerbondvlaanderen.be
Op deze website is ook het Vlaamse reglement van het wielertoerisme terug te vinden. Dit reglement is enkel en alleen daar te vinden. Het wordt niet verspreid in drukvorm. Wat de diverse laureaatschappen betreft zijn volgende wijzigingen aangebracht: Om provinciaal laureaat te worden in 2014 dient men te voldoen aan volgende voorwaarden: Men dient aan 30 organisaties ( cyclo of vtt ) in Oost-Vlaanderen deel te nemen. Verplicht inbegrepen in deze 30 organisaties is deelname aan het Oost-Vlaams fiets- en mtb weekend in Maldegem Deelname in Maldegem kan zowel op zaterdag als zondag. Er is geen verplichting meer om een minimaal aantal topritten ( voorheen: brevetten ) te fietsen. Deelname aan permanente routes komen nu dus terug in aanmerking voor het behalen van het provinciaal laureaatschap. 1 permanente route per gewest, dus maximen 5 permanenten tellen mee voor het provinciaal laureaatschap. - Deelname aan de BCH in Les lacs de l Eau d Heure is evenmin verplicht. (Een BCH is enkel verplicht voor de diverse provinciale laureaatschappen wanneer deze in onze provincie doorgaat.) Het laureaatschap 100+ verdwijnt vanaf dit jaar. Labellaureaat wordt men door deel te nemen aan 7 van 10 labelorganisaties. Dus het labellaureaatschap blijft wel bestaan omdat brouwerij Roman dit volledig sponsort. Op de zaterdag van het Oost-Vlaams fiets- en mtb weekend in Maldegem op 27 september zal de slotplechtigheid van het labellaureaatschap doorgaan. De labelherinneringen kunnen er afgeheald worden vanaf 14 uur. Op de slotplechtigheid om 16 uur zullen onder de laureaten een aantal prijzen verloot worden, waaronder een TREK fiets of mtbike. Aanwezigheid van de laureaten voor wat betreft het winnen van de hoofdprijzen is verplicht. PROVINCIAAL ZOMERLAUREAAT VTT Wie tijdens het zomerseizoen aan respectievelijk 15 veldtoertochten, waaronder verplichtend de vtt van het Oost-Vlaams Fiets- & MTB Weekend, deelneemt wordt zomerlaureaat vtt. Om bovendien in aanmerking te komen voor de prachtige naturaprijzen dient de laureaat persoonlijk aanwezig te zijn op de prijsuitreiking van het Oost-Vlaams Fiets- en MTB Weekend in Maldegem op zaterdag 27 september. Wie nationaal zomerlaureaat vtt wenst te worden dient minimaal 10 vtt s te fietsen, waarvan minimaal 1 buiten de provincie, en als elfde proef is deelname aan de nationale vtt happening verplicht. Deze gaat dit jaar door op 6 juli in Oud Heverlee. ( provincie Vlaams Brabant ) De vtt in het kader van de BCH in Les lacs de l Eau d Heure is verplicht. BCH 2014 in Lac L eau Dheure : Kunnen jullie vanaf 1 maart 2014 reserveren in vakantiepark Landal aan een gunsttarief voor een weekendboeking van donderdag tot maandag. Dit via cycling.be. Aankoop Etixx Ook in 2014 zullen onze clubs Etixx kunnen aankopen aan een gunsttarief. Nml. 7,5 kg + 500 bekertjes + gebruik van Dispensers kost in 2014 60 euro. Er zal opnieuw een
provinciaal verdeelcentrum worden opricht ten huize Chris Van de Maele, dus je kan bij hem terecht voor de bestellingen. KANDIDATUREN OOST-VLAAMS FIETS EN MOUNTAINBIKEWEEKEND / VTT SLOTHAPPENING In het verleden werden deze organisaties vast gelegd op de respectievelijke kalendervergaderingen. Vanaf nu kan u als club zich kandidaat stellen voor één van deze happenings voor de komende jaren. Stel uw club in 2016 een jubileum te vieren heeft, dan kan u zich eventueel nu al kandidaat stellen voor de slothappening of de Oost-Vlaamse fietshappening. Als u beantwoordt aan de nodige voorwaarden zal uw kandidatuur direct worden aanvaard. VTT Slothappening 2014 Tijdens de VTT slothappening zullen naast de winterlaureaten VTT en cyclo + de enamelaureaten ook de Nationale Laureaten VTT gehuldigd worden. We roepen dus op dat deze laureaten ook zouden aanwezig zijn op deze slothappening.