AEO GIDS KLANTENSCREENING Auteur: AAD&A Klantenmanagement en Marketing Versie 2016
GIDS KLANTENSCREENING Inhoudsopgave 1 Inleiding... 2 2 Soorten screening... 3 2.1 Background check via Internet (google maps, mailadres, )... 3 2.2 Financiële screening... 4 2.3 Screening veiligheid... 4 2.4 Plaatsbezoeken... 4 3 Contracten of SLA... 5 3.1 Financiële aansprakelijkheid... 5 3.2 Veiligheidsnormen... 5 4 Opmaak klantendossier... 7 5 Opvolging klanten... 9 6 Slotwoord... 10 BIJLAGE 1: Richtlijnen voor AEO-dienstverleners inzake de klantenlijsten voor de toepassing van selectievermindering voor douanecontrole... 11 BIJLAGE 2: Model veiligheidsverklaring... 12 1
1 Inleiding Volgens art 28 (1) (d) van het UCC IA worden de veiligheidsnormen van de aanvrager van een AEO-S vergunning passend geacht indien hij maatregelen heeft genomen om zijn handelspartners duidelijk te kunnen identificeren en indien hij ervoor zorgt, via contractuele of andere passende maatregelen in overeenstemming met zijn bedrijfsmodel, dat zijn handelspartners de veiligheid van hun deel van de logistieke keten garanderen. Klantenscreening is een vorm van maatregelen die AEO-operatoren in bovenstaand kader kunnen nemen, maar kan eveneens belangrijk zijn voor indirecte vertegenwoordigers met enkel een AEO-C vergunning. In België is een degelijke klantenscreening immers één van de voorwaarden om in aanmerking te kunnen komen voor controlevermindering inzake douane in kader van goederenstromen van goedkende en betrouwbare klanten. 1 (zie richtlijnen van bijlage 1) We stellen echter vast dat niet elke marktdeelnemer op de hoogte is van de diverse mogelijkheden van klantenscreening. Deze Gids helpt, aan de hand van een niet-limitatieve lijst van aanbevelingen, bedrijven op weg naar een klantenscreening die een AEO-vergunning waardig is. Vaak blijft de screening immers beperkt tot het financiële aspect: zal ik betaald worden door mijn klant en liefst op tijd? Het is echter aangewezen om zich ook de vraag te stellen of de klant wel degelijk bonafide is en vervolgens of de klant zelf de nodige interne risico-beperkende maatregelen kan treffen. Eenmaal gekozen voor een samenwerking, worden afspraken of garanties best op schrift gesteld. Tenslotte is het belangrijk om een klantendossier te openen waarin documenten worden bewaard die niet alleen als bewijsstuk kunnen dienen om aan te tonen dat de nodige maatregelen getroffen zijn, maar ook als praktische basis voor een goede opvolging van de klanten. 1 Zie AEO-Visienota van het Nationaal Forum 2
2 Soorten screening 2.1 Background check via Internet (google maps, mailadres, ) Vragen die o.m. gesteld kunnen worden wanneer een potentiële klant zich aandient: 1)Beschikt mijn klant over een geldig BTW-nummer? Dit kan nagegaan worden via de VIES databank : http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=nl Dit is een systeem die de geldigheid van de BTW nummers in Europa checkt. Dit hoort standaard bij elke klantenscreening. 2)Beschikt mijn klant over een EORI-nummer? Zie http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/eos/eori_validation.jsp?lang=nl 3)Het adres en de naamgeving van de klant bevatten op zich reeds veel info: Is de klant gekend op het internet? Verwijst het adres van de klant naar een postbus? Komt de klant of zijn bestemmeling uit een land waarmee er een sanctieregelgeving is (=geopolitieke maatregelen)? 4)Hoe is het mailadres samengesteld? Wees voorzichtig als het webgebaseerde emailadressen betreft zoals hotmail, yahoo,. 5)Werkt de contactpersoon wel degelijk voor de klant en is deze gemandateerd om instructies te geven inzake douanezaken? 6)Ook de eigen websites van de klanten zijn vaak interessant om een beeld te vormen. Wie is de klant? Welke zijn de voornaamste activiteiten? Tegenwoordig kan de sociale media hiervoor ook geraadpleegd worden: Facebook, Linkedln 3
7) Visualiseer eens het adres van de klant op google maps. Streetviews vormen een bron van informatie, zie http://www.street-view-maps.nl/. Zo kun je bijvoorbeeld zien of er wel degelijk goederen kunnen worden verstuurd van het adres waar de klant is gevestigd. De beelden zijn vaak helaas niet heel recent. 2.2 Financiële screening De financiële screening is gericht op het inperken van het risico dat de klant uiteindelijk niet solvabel blijkt. Men kan daarbij beroep doen op gespecialiseerde bedrijven die handelsinformatie verzamelen en helpen inschatten hoe groot het risico is dat een bedrijf zijn schulden niet kan terugbetalen. Dit kan tegen betaling, maar vaak worden ook gratis credit checks aangeboden. 2.3 Screening veiligheid Een eerste screening inzake het aspect veiligheid kan aan de hand van de volgende vragen: Bezit de klant een AEO-vergunning of iets gelijkwaardig? Zie website van de Europese Commissie Authorised Economic Operators - Query page 2 Welke veiligheidscertificaten heeft de klant? Handelt de klant in risicovolle en gevoelige goederen? 2.4 Plaatsbezoeken Bij belangrijke klanten is het plaatsbezoek een heel sterk middel van klantenscreening om na te gaan of het wel om bonafide klanten gaat en/of de klant aan de nodige veiligheidsnormen kan voldoen. Hou de verslagen van deze plaatsbezoeken goed bij. 2 http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/eos/aeo_consultation.jsp?lang=en 4
3 Contracten of SLA Het is aangeraden om afspraken, voorwaarden en kwaliteitseisen inzake de samenwerking met de klant schriftelijk vast te leggen. Dit kan in een vorm van contracten of een Service Level Agreement. 3.1 Financiële aansprakelijkheid De financiële aansprakelijkheid wordt best schriftelijk vastgelegd waarbij duidelijk wordt gesteld of het indirecte of directe vertegenwoordiging betreft. Het kan ook van belang zijn om de vraag te stellen of er in kader van het inperken van de aansprakelijkheid inzake BTW gewerkt wordt volgens het betreffende sectorakkoord van de beroepsvereniging van expediteurs (o.a. VEA), en of dit kan worden aangetoond. 3.2 Veiligheidsnormen De AEO is inzake de veiligheid van de logistieke keten afhankelijk van de veiligheidsnormen van zijn handelspartners. Van een AEO wordt er minstens verwacht dat zijn handelspartners op de hoogte zijn van hun veiligheidsverplichtingen en dat hij kan aantonen dat de handelspartners aan de nodige veiligheidsnormen kunnen voldoen. Om dit risico af te dekken zou de AEO ervoor kunnen opteren om enkel nog samen te werken met andere AEO s of gelijkwaardige bedrijven. Dit is echter niet altijd mogelijk. Andere veiligheidscertificaten kunnen ook als voorwaarde voor een samenwerking worden gesteld. Contractuele overeenkomsten of een Service Level Agreement (SLA) vormen in elk geval een aanrader. In deze contracten kunnen o.a. clausules worden opgenomen die de handelspartner beletten om het werk uit te besteden aan partijen die niet bekend zijn bij de AEO-operator en waarvoor de handelspartner geen identificatieprocedure en passende veiligheidsmaatregelen kan aantonen. 5
De AEO kan de handelspartner ook vragen om een veiligheidsverklaring te ondertekenen. Een model van zo n veiligheidsverklaring vindt u in bijlage. Dit zijn slechts enkele voorbeelden. De lijst is niet uitputtend. De keuze voor de ene of de andere maatregel of een combinatie van maatregelen kan sterk afhangen van het eigen bedrijfsmodel van de AEO of het bedrijfsmodel van de handelspartner. Het blijft hoe dan ook belangrijk voor de AEO om de naleving van de afgesproken veiligheidsvoorschriften of van de nodige veiligheidsnormen van de handelspartner te controleren, bij te sturen of andere passende maatregelen te treffen bij niet-naleving. Soms kan het nodig zijn om de douaneautoriteiten in te lichten bij vermoeden van ernstige veiligheidsproblemen bij de klant of frauduleuze praktijken. De AEO-operator toont bij deze melding aan dat hij de klantenscreening ernstig neemt. 6
4 Opmaak klantendossier Eenmaal de klant is opgenomen in het klantenbestand is het heel belangrijk om een klantendossier op te maken. Een klantendossier is niet alleen een middel om aan te tonen dat een degelijke klantenscreening wordt uitgevoerd, maar helpt ook fouten en vergissingen bij het uitvoeren van de opdrachten te voorkomen. Het vormt tevens een praktische basis om de klanten gemakkelijk te kunnen opvolgen. Hier volgen een aantal elementen die in zo n klantendossier kunnen worden bijgehouden: 1)Bedrijfsgegevens klant: Naam bedrijf Adres sociale zetel: Facturatieadres: Exploitatiezetels: Contactpersoon douane: Naam: Tel: Fax: Email: BTW nr.: EORI nr.: Fiscale vertegenwoordiging: Klantenrekening: 2)Financiële informatie klant: Bedrijfsomzet Winst/verlies van het boekjaar Ratio s 7
3) Informatie inzake douaneactiviteiten klant Douaneprocedure Normaal Vereenvoudiging Douanevergunningen Vergunningen (nr., datum, geldigheid) BTI s / BOI s / Waarde beslissingen. Borgen soort beweging, bedrag,. Andere elementen INVOER o Landen o Voornaamste goederencodes o Hoge waarden hoge invoerrechten o Preferenties o Antidumping en compenserende rechten o Vrijstellingen o Tijdelijke invoer o Toelatingen plaatselijk hoofd o Dual-use o Invoervergunning o Contingenten o Accijnsgoederen o Landbouwgoederen o Bijzondere bestemming UITVOER o Landen o Voornaamste goederencodes o Hoge waarden o EUR 1 / EUR MED / ATR o Vergunning vereenvoudiging oorsprong o Tijdelijke uitvoer o Dual-use o Uitvoervergunning 8
o ODS-database o Accijnsgoederen o Landbouwgoederen (Agrex, T5, fytosanitair certificaat) 4)Resultaten van de screening bij de aanmelding als potentiële klant 5)Contracten, SLA of andere schriftelijke afspraken 6)Veiligheidsverklaringen 7)Veiligheidscertificaten klanten Naam + geldigheidsdatum certificaat 8) Bewijsstukken van bijsturing klanten of andere passende maatregelen bij niet-naleving van de afspraken/normen. 9) Slotopmerkingen: Datum opmaak klantendossier: Datum laatste aanpassing: Voorziene datum volgende aanpassing: 5 Opvolging klanten Het is belangrijk dat de AEO regelmatig nagaat of er geen wijzigingen zijn opgetreden aangaande de gegevens in zijn klantendossiers en deze aanpast indien nodig. Daarnaast is het nodig dat de AEO aantoont dat hij zijn klanten opvolgt en bijstuurt of andere maatregelen treft indien nodig, zowel inzake douane als inzake veiligheidsafspraken en -normen. 9
6 Slotwoord Deze Gids beschrijft een aantal aanbevelingen inzake klantenscreening om bedrijven op weg te helpen te voldoen aan de AEO-voorwaarden en/of in aanmerking te komen voor selectievermindering van controle inzake douane. Niet alleen de verschillende mogelijkheden betreffende de screening van potentiële klanten kwamen aan bod, maar ook het maken van schriftelijke afspraken werd toegelicht. Tot slot werd er opgemerkt dat het heel belangrijk is om een klantendossier bij te houden, niet alleen als bewijsstuk van een degelijke klantenscreening, maar ook als basis voor een goede opvolging van de klant. De Gids betreft een niet-limitatieve lijst van aanbevelingen. Operatoren die kennis hebben van andere manieren van klantenscreening, zijn uitgenodigd om dit zeker te melden aan de douaneautoriteiten die instaan voor de aflevering van AEO-vergunningen, hetzij bij de aanvraag, hetzij later tijdens de verdere levensduur van de AEO-vergunning. 10
BIJLAGE 1: Richtlijnen voor AEO-dienstverleners inzake de klantenlijsten voor de toepassing van selectievermindering voor douanecontrole Indien u als dienstverlener beschikt over een AEO-vergunning (C en/of S) en aangiften opmaakt in de indirecte vertegenwoordiging, kunt u voor uw klanten selectievermindering voor controle inzake douane bekomen door een klantenlijst in te dienen bij uw regionaal team D&A Klantenbeheer. In deze klantenlijst mag u enkel goedgekende en betrouwbare klanten opnemen met name klanten die regelmatig gebruik maken van uw diensten om aangiften in België in het systeem PLDA in te dienen en waarvoor u garant kan staan voor de betrouwbaarheid van deze klanten d.m.v. een degelijke en betrouwbare screening-en selectieprocedures, informatie-uitwisseling en samenwerking met deze klanten. Na indiening van de klantenlijst, zullen bovenstaande voorwaarden door de (senior) Coördinator Bedrijfsrisico worden geëvalueerd. Tips om aan deze voorwaarden tegemoet te komen, vindt u in de Gids Klantenscreening. Het kan voor uw klanten van belang zijn, om deze klantenlijst regelmatig te vernieuwen en de vernieuwde versie te bezorgen aan uw regionaal team D&A Klantenbeheer. Vormvereisten: De klantenlijst dient in excel formaat te worden opgemaakt en moet bestaan uit de volgende kolommen: Kolom A: Volledige en officiële naam van de klant Kolom B: EORI nr. klant voorafgegaan door de ISO-code (zonder spaties of punten) Kolom C: Datum van opname van de klant in de lijst Geef uw eigen EORI nr. voorafgegaan door de ISO-code als naam aan het document. Enkele aandachtspunten: *Het is zeer belangrijk dat de klantenlijst in de gevraagde vorm en met zorg wordt ingediend, anders kan het automatisch systeem van de douane deze niet verwerken. *Gelieve in de eerste rij van het excel document geen titels te vermelden. *Klanten met een Belgische AEO-vergunning worden best uit de lijst geweerd. Zij genieten reeds selectievermindering op maat in kader van hun AEO-vergunning. *De lijst mag maar maximum 100 lijnen bevatten. *Vermijd dat een klant meer dan 1 keer voorkomt in de lijst. *Indien u reeds een klantenlijst heeft ingediend en er moeten verbeteringen of aanpassingen aangebracht worden, gelieve dan een volledig nieuwe versie van de klantenlijst door te sturen naar uw regionaal team D&A Klantenbeheer. 11
BIJLAGE 2: Model veiligheidsverklaring 12