Prijs: 8,50 STAD ANTWERPEN PATRIMONIUMONDERHOUD CENTRALE AANKOOP EN LOGISTIEK Luchtbalcomplex - Blok C - Havanastraat 5 2030 Antwerpen ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG BESTEK nr. 2008/8066 Ondersteuning Procesmodellering Algemene offerteaanvraag op Dinsdag 18 maart 2008 om 10.00 u. op het bedrijf Patrimoniumonderhoud/stafdienst/aanbestedingen (gelijkvloers), Desguinlei 33, 2018 Antwerpen. Dan zal de afgevaardigde schepen of zijn plaatsvervanger overgaan tot het openen van de offertes. VOOR BIJKOMENDE INLICHTINGEN OF OPMERKINGEN KAN U TERECHT OP NAVOLGENDE NUMMERS: wat betreft het indienen of inzenden en de opening van de offertes: bedrijf patrimoniumonderhoud/stafdienst/aanbestedingen, Desguinlei 33, 2018 Antwerpen: tel. (03)244 51 12 wat betreft andere inlichtingen m.b.t. het dossier : Frank Van Zoom tel 03/544.42.00 Fax 03/544.42.63 Bestek nr. 2008/8066 1.
ADMINISTRATIEVE EN TECHNISCHE CONTRACTUELE BEPALINGEN Artikel 1. voorwerp van de opdracht De opdracht omvat ondersteuning bij de procesmodellering binnen de stad Antwerpen ten behoeve van alle bedrijfseenheden van de stad Antwerpen. Artikel 2. wetgeving en reglementering Voor zover er door de voorschriften van dit bestek niet wordt van afgeweken, zijn op deze aanneming van toepassing de bepalingen van: De wet van 24.12.1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten (BS 22.01.1994) aangevuld met errata (BS 25.02.1997) en latere aanvullingen Het koninklijk besluit van 08.01.1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (BS 26.01.1996) aangevuld met errata (BS 25.02.1997) en latere aanvullingen Het koninklijk besluit van 26.09.1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage tot vaststelling van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (BS 18.10.1996) en latere aanvullingen Bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden waarvan in onderhavig bestek wordt afgeweken: art. 5: er is geen borgsom vereist gelet de bijzondere aard van de opdracht. Artikel 3. aard van de opdracht De opdracht behelst een aanneming van diensten op basis van een algemene offerteaanvraag tegen prijs per dag (gemiddelde kost per medewerker ongeacht de teamsamenstelling) Artikel 4. selectiecriteria referenties met betrekking tot het uitvoeren van soortgelijke opdrachten, bij voorkeur in de publieke sector, tijdens de laatste drie jaar met vermelding van het bedrage, datum en voor welk publiek- of privaatrechterlijke instanties ze bestemd waren.. Bestek nr. 2008/8066 2.
Competentie en ervaring binnen het eigen personeelsbestand en/of dat van de onderaannemers aangeduid door de inschrijver waarbij moet blijken dat in geval van eventuele (tijdelijke) afwezigheid van het personeelslid van de inschrijver, deze afwezigheid kan opgevangen worden door de (tijdelijke) aanstelling van kwalitatief gelijkwaardig personeel. Deze vervanging dient te gebeuren in overleg en akkoord met de opdrachtgever.aantoonbare kennis van en ervaring met het gebruik van de BPM-tool ARIS is een noodzaak. Artikel 5. prijsopgave De inschrijver is gehouden zijn nettoprijs per dag (gemiddelde kost per medewerker ongeacht de teamsamenstelling) uitgedrukt in euro, op te geven rekening houdend met artikel 6. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de offerteprijs begrepen zijn met uitzondering van de BTW. De toe te passen BTW-aanslagvoet moet wel duidelijk in de offerte worden opgegeven. De prijs is all-in; achteraf kunnen geen extra kosten aangerekend worden Artikel 6. beschrijving en uitvoering 6.1. ACHTERGRONDINFORMATIE Procesmodellering In 2004 heeft de Stad Antwerpen ervoor gekozen om procesmatig werken in te voeren. Het managen van de reguliere werking via de techniek van procesmodellering vormt de basis van de permanente bijsturing van de verdeling van mensen en middelen in functie van de realisatie van het bestuursakkoord. Al van bij het begin is het de beleidsoptie geweest om de procesmodellering als dynamisch instrument te hanteren. Dit betekent dat processen voortdurend verbeterd en aangepast worden. Bovendien worden ook alsmaar meer activiteiten van de stad en haar dochters en nevenorganisaties door de procesmodellering ontsloten. De periodiciteit van de procesmodelleringsgolven is een instrument tot aanpassing en voortdurende verfijning van de resultaten, al dan niet naar aanleiding van de conclusies van optimalisatieaudits of de aanpassing van het dienstverleningsniveau. Ondertussen werden al drie golven gerealiseerd. Tijdens de laatste golf (goedkeuring december 2007) werden 120 primaire, 34 ondersteunende en 5 generieke processen gevalideerd. De opdracht in het kader van dit bestek behelst het ondersteunen van de uitwerking van bepaalde nieuwe processen (nog niet gemodelleerde activiteiten) en van de verdere verfijning en aanpassing van bepaalde bestaande processen tegen het einde van de volgende golf momenteel nog vastgesteld op 31 mei 2008. Bestek nr. 2008/8066 3.
Procesmodellering binnen de stad Antwerpen: validerings- en beslissingstraject Globaal onderscheiden we binnen de stad drie fases in de goedkeuring van een (ver)nieuw(d) proces: 1. Voorbereiding Inhoudelijke opmaak procesmodellering (gegevensverzameling, kwaliteits- en methodiekbewaking, aanleveren documenten) Opmaak van de procesmodelleringsdocumentatie (grafische weergave, werklastberekening, documenteren) Dit gebeurt in de verschillende bedrijfseenheden/entiteiten, door de kwaliteitscoördinator en de procesmodelleerder. Resultaat: methodologisch correcte procesmodelleringsdocumenten Pré-advies en ondersteuning (facultatief en periodiek) inzake de vertaling van de methodiek in de procesdocumentatie, kwaliteitsaspecten (standaardisering van processen, indicatoren, procedures ) en de invoering van interne controleaspecten in de procesmodellering. Dit gebeurt door de bedrijfseenheid Personeelsmanagement (Procesmodelleringscel), de IKZ-cel en de Interne Audit. Resultaat: pre-advies en ondersteuning 2. Validering Formuleren van advies over de goedkeuring van de aangeleverde procesdocumentatie en de resultaten van de aangeleverde procesmodellering (in functie van de berekening van de trekkingsrechten). Dit gebeurt door de valideringscommissie die bestaat uit de bedrijfseenheid Personeelsmanagement (Procesmodelleringscel), IKZ-cel, Interne Audit en de strategisch coördinator. Resultaat: voorstel van besluit voor het managementteam (verwerkt eindadvies van de valideringscommissie) Overleg met de bedrijfseenheid over de ingediende documenten en het advies van de valideringscommissie met mogelijkheid tot bijsturing of aanvulling Dit gebeurt in overleg tussen de bedrijfseenheid Personeelsmanagement (Procesmodelleringscel), de betrokken bedrijfsdirecteur en de strategisch coördinator. Resultaat : aangevulde of gewijzigde procesdocumentatie Formuleren van (aangepast) eindadvies aan het managementteam over de goedkeuring van de aangeleverde procesdocumentatie en de resultaten van de procesmodellering (in functie van de berekening van de trekkingsrechten). Resultaat: aangepast voorstel van besluit voor het managementteam (verwerkt eindadvies van de valideringscommissie) Bestek nr. 2008/8066 4.
3. Beslissing Beslissing over het voorgestelde eindadvies over de resultaten van de aangeleverde procesmodellering. De beslissing wordt genomen door het managementteam (deze bevoegdheid werd door het college van burgemeester en schepenen gedelegeerd). Resultaat: beslissing over de aangeleverde procesmodellering en de resultaten ervan (mede in functie van de trekkingsrechten) 6.2. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT De opdracht bestaat uit twee onderdelen: 1) ondersteuning bij de (her)modellering van nieuwe of bestaande processen 2) ondersteuning bij de invoering van de nieuwe informatica-toepassing ARIS voor de verwerking van de gegevens van de procesmodellering De opdrachtgever zal bepalen voor welke processen ondersteuning bij de modellering zal moeten worden geboden. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om binnen de vooropgestelde termijn ondersteuning te bieden bij de uitwerking, aanpassing en verfijning van bestaande en nieuw gemodelleerde processen. Hierbij zal de opdrachtnemer zijn ondersteuning afstemmen op de bestaande methodologie en de gehanteerde toepassingen binnen de Stad Antwerpen. Om de modellering op een uniforme manier te kunnen doorvoeren werd een handleiding uitgewerkt waarin de methodiek wordt toegelicht en waarin staat beschreven hoe de modellering moet worden toegepast. Met ingang van de vierde golf (januari tot juni 2008) hanteert de Stad Antwerpen de informatica-toepassing ARIS voor de verwerking van de gegevens van de procesmodellering. De opdrachtnemer past zijn ondersteuning aan de specifieke vereisten van de gehanteerde software aan en zal zelf ook moeten werken met ARIS volgens de afspraken van de stad. De opdrachtnemer verbindt zich er toe de nodige mandagen coaching te voorzien voor de verschillende entiteiten waaraan ondersteuning dient te worden verleend. De belangrijkste doelgroepen vormen hierbij de procesmodelleerders en de kwaliteitscoördinatoren van de betrokken entiteiten. De opdrachtnemer zal in zijn begeleidingsopdracht steeds rekening houden met aspecten van interne controle. Hij krijgt inzicht in de controlematrix die werd opgemaakt door Interne Audit. De opdrachtnemer zal in zijn begeleidingsopdrachten rekening houden met aspecten van integrale kwaliteitszorg en zal zo in overleg met de stedelijke IKZ-cel onder meer advies verlenen over mogelijke standaardisering van processen. Vanzelfsprekend streeft de opdrachtnemer in zijn adviezen steeds naar optimalisering en verbetering van de processen Zonder exhaustief te zijn, zal aan volgende entiteiten ondersteuning worden geboden: Brandweer Bestek nr. 2008/8066 5.
vzw Antwerpen Sportstad (bedrijfseenheid Cultuur, Sport en Recreatie) vzw Werk en Economie bedrijfseenheid Patrimoniumonderhoud bedrijfseenheid Marketing en Communicatie bedrijfseenheid Bestuurszaken In elk van de entiteiten zal één contactpersoon worden aangeduid met wie ook inhoudelijk steeds de eerste afstemming dient te gebeuren. Bestek nr. 2008/8066 6.
Het gaat om volgende processen: Bedrijfseenheid/ entiteit Brandweer (BW) Cultuur, sport en recreatie vzw Antwerpen Sportstad Vzw Werk en Economie (WNE) Patrimoniumonder houd (PO) Marketing communicatie en Naam van het proces Omschrijving/Specifieke verwachtingen Aantal VTE * BW01 Interventie BW02 Overige dienstverlening BW03 Brandpreventie BW04 - Interventieondersteuning -OPDRACHT: Ontwikkeling van de primaire processen BW01 t/m 04 en in beeld brengen van de werklast via procesmodellering 800 Ondersteunende processen (o.a. FI, PM, MC en PO) CS04 Externe terbeschikkingstelling van materiaal, infrastructuur en expertise CS06 Uitvoering van promotieacties CS08-Regie CS09 Externe verlening van financiële ondersteuning Nog te bepalen OPDRACHT: auditing bestaand/reeds opgemaakt materiaal i.s.m. betrokken diensten en in kaart brengen en modellering van de extra taken die BW uitvoert in het kader van de administratieve ondersteuning - OPDRACHT: Modellering van de ondersteunende processen stafdienst, financiën (FI), marketing en communicatie (MC) en patrimoniumonderhoud (PO) i.s.m. de betrokken afdeling en op basis van de (in sommige gevallen nog te ontwerpen) processen door de respectievelijke moederbedrijven. Daarnaast vallen hiervoor brandweer ook nog specifiek onder: sportbegeleiding (3 VTE) en korpspsycholoog (1 VTE) Globale opdracht is dus om een volledig beeld te hebben van de werklast van het administratieve kader van brandweer, inclusief de leidinggevende werklast voor dit administratief kader. De processen werden gemodelleerd maar specifiek voor vzw Antwerpen Sportstad moet de werkbelasting per procestaak nog in beeld worden gebracht. WNE richt zich in hoofdzaak op de versterking van de socio-economische positie van de stad en bestaat uit vier pijlers: ondernemingen, detailhandel, arbeidsmarkt en Agentschap Sociale Economie. Prioritair te modelleren zijn beleidsmonitoring en regie; overige processen nog te bepalen. Dit zijn al de kernprocessen van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud. Een aantal processen zijn verouderd, een aantal andere zijn aan verdere uitwerking en consolidatie toe. PO01 GTI 9 PO02-Onderhoud 256 PO03-Bouwwerken 67 PO04-Aankoop, stockage & 46 levering PO05-Logistieke 132 ondersteuning evenementen PO06-Schoonmaak 49 PO07-Inboedels, 33 verhuizingen en meubelbewaringen PO08-Voertuigenpark 501 PO09-Beheer feestzalen 4 PO10-Masterplannen Nieuw PO11-Ruimtebeheer Nieuw PO12-Exploiteren gebouwen Nieuw PO-Matrixwerking Het gaat hier om de rol van patrimoniumonderhoud als - ondersteunende bedrijfseenheid voor de overige bedrijfseenheden. In overleg met alle relevante bedrijfseenheden zullen de processen moeten worden uitgetekend in functie van de matrixoefening en hiervoor in de mate van het mogelijke normtijden bepalen. MC01-Uitwerken strategisch MC beleid (link met generiek proces beleid en proces regie) MC02-Interne en externe communicatie (activiteiten die communicatieproducten Hertekening van alle processen van MC: vooral de omzetting van communicatieprocessen naar eerder marketing en de integratie alle activiteiten (evenementen, communicatie, protocol etc.). Vanuit marketingbeleid wordt er meestal een proces uitgetekend waarin de verschillende kanalen (evenementen, stadswinkel, communicatiekanalen etc.) 25 40 4 18 Bestek nr. 2008/8066 7.
Bestuurszaken (BZ) * informatief opleveren: Antenne, den Antwerpenaar etc.) MC03-Promotionele actie (activiteiten rond ondersteuning en organisatie evenementen en protocol stadhuis) MC04- Eerstelijnsinformatieverlenin g (activiteiten van de infolijn, link met processen CS, DL, SB etc.) MC05-Grafisch centrum (alle drukwerkactiviteiten) MC6 Klantenbeheer (de taken rond ondersteuning klanten) MC7 Distributie (activiteiten van de busploeg die folders bedeelt) Matrixwerking BZ/KLM01-Opvolgen klantencontacten + matrixwerking BZ/KLM-Beheer en verwerven van klanteninzicht + matrixwerking elk hun rol spelen. Het gaat hier om de rol van marketing & communicatie als ondersteunende bedrijfseenheid voor de overige bedrijfseenheden. In overleg met alle relevante bedrijfseenheden zullen de processen moeten worden uitgetekend in functie van de matrixoefening en hiervoor in de mate van het mogelijke normtijden bepalen. Het gaat dan voornamelijk om activiteiten in het kader van de processen MC01 en MC02. De processen van de afdeling Klantenmanagement alsook de matrixwerking (de rol van Klantenmanagement voor de overige bedrijfseenheden en in de mate van het mogelijke bepalen van normtijden) dienen nog verder te worden uitgewerkt 19 10 32 3 3 - Nieuw Nieuw 1) De uiteindelijke opdrachten en het aantal te besteden mandagen zullen in overleg worden bepaald door de strategisch coördinator/directeur Interne Audit, de betrokken entiteit (bedrijfsdirecteur en verantwoordelijken voor de procesmodellering) en de opdrachtnemer. Daarnaast kan de opdrachtgever op elk moment beslissen om bijkomende processen en/of niet-gemodelleerde activiteiten aan te duiden waarvoor de opdrachtnemer ondersteuning moet bieden en dit steeds in samenspraak met de opdrachtnemer. De ondersteuningstaken gebeuren uiteraard in samenwerking met de aangeduide entiteiten. De opdrachtnemer moet er naar streven om de medewerkers in een begeleidende rol de procesmodellering te laten uitwerken. Het gaat dus niet om BPR, maar er wordt wel verwacht dat hij door analyse en kritische vragen op basis van de hem geleverde informatie tot eigen adviezen komt. In het geval dat de opdrachtnemer niet tot overeenstemming zou komen met de medewerkers van de betrokken entiteit, zal hij zijn adviezen toch overmaken aan Interne Audit. Deze ondersteuning resulteert in gevalideerde processen in de vierde golf van de procesmodellering met als (voorlopig vooropgestelde) einddatum 31 mei 2008. 2) Zoals hierboven aangehaald introduceert de Stad Antwerpen met ingang van de vierde golf een nieuwe informaticatoepassing voor de verwerking van de gegevens van de procesmodellering: ARIS. De invoering van deze geïntegreerde tool kadert in de evolutie van de procesmodellering binnen de stad. Aanvankelijk werd de procesmodellering vooral gebruikt als een instrument om de personeelsbehoefte in kaart te brengen. In functie hiervan Bestek nr. 2008/8066 8.
werden een aantal verschillende documenten (Word, Visio, Excel) ontwikkeld. Ondertussen vormt procesmanagement echter steeds meer de basis van de geïntegreerde beleidsvoering op andere domeinen zoals ICT, financiën en patrimonium. Vandaar de noodzaak van één geïntegreerde informaticatoepassing. De overgang naar ARIS zal de nodige hands-on begeleiding vergen. De verschillende procesmodelleerders zullen in de vierde golf immers niet enkel hun processen moeten aanpassen en actualiseren, maar zich ook in de nieuwe geïntegreerde tool inwerken. De huidige capaciteit van de procesmodelleringscel is niet toereikend om de volledige inhoudelijke en technische begeleiding te verzekeren. Bijkomende ondersteuning is dus aangewezen. De opdrachtnemer verbindt zich er toe om ondersteuning te bieden aan de procesmodelleringscel in haar methodologische begeleiding van de bedrijfseenheden bij de invoering van de nieuwe informaticatoepassing en de verwerking van de gegevens van de vierde golf. Deze ondersteuning verloopt in samenwerking en in afspraak met de procesmodelleringscel (bedrijfseenheid Personeelsmanagement) en de implementeerder van de BPM-tool, de firma IDS Scheer AG (waarmee de Stad Antwerpen nu al een contract lopende heeft). Het aantal mandagen voor dit tweede onderdeel van de opdracht wordt geschat op 40 (indicatief). Over deze overheidsopdracht zal er een informatievergadering plaatsvinden op vrijdag 7 maart 2008 van 9.00 uur tot 11.00 uur. Plaats van de informatievergadering: Grote Markt 1, 2000 Antwerpen Vrije varianten: Zijn niet toegelaten. Artikel 7. Huisstijl In 2004 werd een nieuwe huisstijl ingevoerd binnen de stad,. Alle campagnes en andere communicatieproducten moeten worden uitgewerkt volgens de richtlijnen vastgelegd in het corporate identity book en in de huisstijlgids van de stad Antwerpen. Het stedelijke bedrijf marketing & communicatie waakt over de correcte toepassing van deze richtlijnen. Dit bedrijf is dan ook de instantie uiteindelijk beslist over de kwaliteit van het beeldmateriaal, de slogan, de body copy en de totale vormgeving. Dit houdt in dat de ontwerpen voorgelegd dienen te worden aan marketing & communicatie en dat het advies inzake huisstijl (ontwerp en toon) gevolgd dient te worden. Bestek nr. 2008/8066 9.
Alle deelnemers kunnen op voorhand de nodige info, de huisstijlgids (richtlijnen rond ontwerp) en de merkbijbel (richtlijnen rond toon en missie) ter beschikking krijgen en zullen bij hun inzending ook beoordeeld worden op de toepassing van de huisstijl door het bedrijf marketing & communicatie.. U kan de huisstijlgids raadplegen via www.antwerpen.be. Hier klikt u op 'Bedrijven' en vervolgens op 'Aanbestedingen'. Ga naar de huisstijlgids in de linkernavigatie Artikel 8. taal De voertaal van deze procedure is Nederlands De dienstverlener en zijn uitvoerders gebruiken uitsluitend Nederlands in hun mondelinge en schriftelijke relatie met het bestuur, zowel in de offerte als tijdens de uitvoering van de opdracht. Artikel 9. wijze van gunnen De gunning geschiedt aan de inschrijver die de voor het bestuur gunstigste offerte heeft neergelegd, rekening houdend met de volgende gunningscriteria: 1. Voorgesteld plan van aanpak dat rekening houdt met alle aspecten van de opdracht (inclusief de samenwerking met de medewerkers van de stad Antwerpen en de aanpassing aan de specifieke context) bij de uitvoering van de opdrachten: 40 punten 2. Kwaliteit van de opleiding en de ervaring van de personen die de opdracht uitvoeren en van de eventuele vervangers, inclusief de mogelijke onderaannemers (aan de hand van curriculum vitae; operationele kennis van ARIS is essentieel): 30 punten 3. Pijs per dag: 30 punten Artikel 10. termijnen Uitvoeringstermijn: De uitvoeringstermijn begint te lopen daags na de datum van verzending van de gunningsbrief. Gestandsdoeningstermijn: de inschrijvers blijven door hun offerte, eventueel verbeterd door het bestuur, gebonden gedurende een termijn van honderdtachtig kalenderdagen, ingaand op de dag na de zitting voor de opening van de offertes. Artikel 11. controle en toezicht Bestek nr. 2008/8066 10.
Deze aanneming geschiedt voor rekening van de stad Antwerpen. De leiding berust bij de bedrijf patrimoniumonderhoud/centrale aankoop en logistiek, Havanastraat 5, Blok C, 2030 Antwerpen 3. Leidende ambtenaar: de heer Frank Van Zoom Verantwoordelijke voor de administratieve opvolging: de heer Maxime van den Bergh Verantwoordelijke voor de technische opvolging:en controle de heer Roeland Gielen : tel (03)220 82 42 fax (03)220 82 51 e-mail roeland.gielen@stad.antwerpen.be Artikel 12. offerte Offerte: De offerte en de aanvullende bescheiden moeten in het Nederlands zijn opgesteld. Voor het opmaken van zijn offerte maakt de inschrijver gebruik van de bij dit bestek gevoegde formulieren. Indien hij deze toch op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen, wijzigingen of eventuele (door het bestek toegestane) kortingen zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Wijze van indienen: De offerte moet worden geschoven in een definitief gesloten omslag waarop zijn vermeld: de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend, de verwijzing naar het bestek en eventueel naar de nummers van de betrokken percelen. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, moet die gesloten omslag geschoven worden in een tweede gesloten omslag met de vermelding "offerte". De offerte moet geadresseerd zijn aan: Het college van burgemeester en schepenen P/a Patrimoniumonderhoud - dienst aanbestedingen Desguinlei 33, GLV 2018 Antwerpen Iedere offerte moet bij de voorzitter van de zitting vóór de opening van de inschrijvingen toekomen alvorens hij de zitting opent. Bestek nr. 2008/8066 11.
Nochtans wordt een offerte die te laat toekomt, in aanmerking genomen voor zover aan volgende dubbele voorwaarde is voldaan: 1 het bestuur aan de aannemer nog geen kennis heeft gegeven van zijn beslissing, en 2 en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven. AANDACHT: worden als ongeldig beschouwd de offertes welke niet op de voorgeschreven wijze worden neergelegd. Het bestuur hecht er de voorkeur aan dat de bij de offerte een CD wordt gevoegd met een digitale versie van de meetstaat of inventaris, waarvan de opmaak identiek is aan deze van het bestuur. De aandacht van de inschrijver wordt er op gevestigd dat: Een offerte ongeldig is wanneer niet alle originele formulieren behoorlijk ingevuld en ondertekend bij de offerte zijn gevoegd en deze originele offerte niet werd opgemaakt en ingediend zoals onder dit artikel beschreven. Bij betwisting zijn enkele deze originelen rechtsgeldig De inschrijver kan de ongeldigheid van de procedure niet inroepen wanneer het bestuur om welke reden ook geen of laattijdige digitale versie van de meetstaat en of inventaris ter beschikking stelde. Gegevens CD Op de CD, die bij de offerte wordt gevoegd, wordt duidelijke het voorwerp van de opdracht en het besteknummer vermeld. Onder de kolom prijzen worden de bedragen in cijfers ingebracht. Ondertekening van de offerte: De offerte, m.n. het inschrijvingsbiljet, de inventaris en alle andere al dan niet verplichte bijlagen die de inschrijver zelf heeft opgesteld, worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Wie ondertekent moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden (zie Art 13 bij de offerte te voegen bescheiden) De inschrijver of zijn gevolmachtigde dienen in de documenten tevens alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, te ondertekenen Artikel 13. bij de offerte te voegen bescheiden Bestek nr. 2008/8066 12.
1. Referenties met betrekking tot het uitvoeren van soortgelijke werken tijdens de laatste drie jaar met vermelding van het bedrag, datum en voor welk publiek- of privaatrechterlijke instanties ze bestemd waren. 2. Aantoonbare kennis van werking lokale overheid. 3. Competentie en ervaring binnen het eigen personeelsbestand en/of dat van de onderaannemers aangeduid door de inschrijver waarbij moet blijken dat in geval van eventuele (tijdelijke) afwezigheid van het personeelslid van de inschrijver, deze afwezigheid kan opgevangen worden door de (tijdelijke) aanstelling van kwalitatief gelijkwaardig personeel. Deze vervanging dient te gebeuren in overleg en akkoord met de opdrachtgever. Aantoonbare kennis van en ervaring met het gebruik van de BPM-tool ARIS is een noodzaak. 4. Voorgesteld plan van aanpak dat rekening houdt met alle aspecten van de opdracht (inclusief de samenwerking met de medewerkers van de stad Antwerpen); 5. Curriculum vitae van de personen (inclusief de onderaannemers) die de opdracht uitvoeren en van de eventuele vervangers. Deze vervanging dient te gebeuren in overleg en akkoord met de opdrachtgever. 6. RSZ-attest; 7. behoorlijk ingevuld en ondertekend offerteformulier 8. behoorlijk ingevulde en ondertekende inventaris 9. Document waaruit het mandaat van de ondertekenaar blijkt om de inschrijver te verbinden (bv uittreksel uit de neergelegde en gepubliceerde statuten en/of delegatiebeslissingen van de bevoegde organen, of indien dergelijke uittreksel ontbreken een ondertekende beslissing van de bevoegde organen of personen). Artikel 14. betaling - prijsherziening - borgtocht Betaling van de levering: De betaling van de dienstverlening geschiedt per aanvaarde deelprestatie. Voor de betaling van de door het bestuur verschuldigde som is de aannemer verplicht een regelmatig opgemaakte factuur in te dienen uitgedrukt in Euro. De inschrijver met vreemde nationaliteit dient een factuur op te maken zonder BTW. Het verschuldigd BTW-bedrag zal door de Stad Antwerpen zelf gekweten worden aan de Belgische BTW-administratie. De facturen moeten in drievoud, met vermelding van het nummer van de orderbon, de betrokken dienst en het nummer van het bestek en een ondertekende afleveringsnota, rechtstreeks overgemaakt worden aan het college van burgemeester en schepenen, p.a. bedrijf financiën, Hofstraat 17 te 2000 Antwerpen 1. Prijsherziening: Bestek nr. 2008/8066 13.
De eventuele schommelingen van de prijzen der producten, de lonen, de vervoertarieven, de sociale lasten en de verzekeringspremies enz. geven geen aanleiding tot herziening van de offerteprijs. Borgtocht: Er wordt geen borgtocht gevraagd Artikel 15. eigendomsrechten discretieplicht Eigendomsrechten Het bestuur vestigt er uitdrukkelijk de aandacht op dat het uitvoeren van de opdracht geenszins impliceert dat de dienstverlener enig eigendoms- of auteursrecht op ev. in bruikleen ontvangen documenten verwerft. Het is de dienstverlener dan ook ten strengste verboden de documenten voor eigen gebruik te reproduceren, te publiceren, te verspreiden, tentoon te stellen of dergelijk gebruik aan derden te verlenen. Tevens worden alle producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht eigendom van de opdrachtgever. De werkwijze, planningsopbouw, gebruikte vormingsmaterialen en methodieken mogen ten alle tijde zonder verdere rechten vanwege de uitvoerende organisatie, door de stad Antwerpen overgenomen en gebruikt worden. Discretieplicht De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden. Artikel 16. herhaling van gunning De herhaling van gunning van onderhavige opdracht is mogelijk onder de voorwaarden bepaald in art. 17 2,2 van de wet van 24.12.1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. Artikel 17. - boeten Boeten wegens laattijdige uitvoering: Het louter verstrijken van de eventuele verlengde uitvoeringstermijn stelt de leverancier in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht. Bestek nr. 2008/8066 14.
De boeten wegens laattijdige uitvoering worden berekend naar rata van 0,07 percent per kalenderdag vertraging, met een maximum van 5 percent van de waarde van de goederen waarvan de levering met dezelfde vertraging gebeurde. Teruggave van de boeten wegens laattijdige uitvoering: Op straffe van verval moet elke aanvraag tot teruggave van de toegepaste boeten per aangetekende brief aan het college van burgemeester en schepenen worden gericht, uiterlijk de zestigste kalenderdag te rekenen vanaf de betaling van de factuur waarop de boeten werden ingehouden. De datum van de aantekening bij de post heeft bewijskracht voor de datum van het verzoekschrift. Artikel 18. maatregelen van ambtswege De maatregelen van ambtswege die van toepassing zijn in geval van in gebreke blijven bij de uitvoering van de opdracht zijn: 1 het eenzijdig verbreken van de opdracht; in dit geval verwerft het bestuur van rechtswege het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding; 2 het sluiten van één of meerdere overeenkomsten voor rekening met één of meerdere derden voor het geheel of een deel van de nog uit te voeren opdracht. De maatregelen onder 2 worden getroffen op kosten en risico van de in gebreke gebleven aannemer. De beslissing van het bestuur om tot de maatregelen van ambtswege over te gaan wordt bij ter post aangetekende brief aan de in gebreke gebleven aannemer of aan zijn afgevaardigde bekendgemaakt. Artikel 19. rechtskeuze en bevoegde rechtbanken In geval van betwisting is het Belgisch recht van toepassing en zijn de rechtbanken van Antwerpen bevoegd. Antwerpen, 26 februari 2008 Frank Van Zoom bestuurscoördinator Bestek nr. 2008/8066 15.
OFFERTEFORMULIER bestek nr. 2008/8066 Ik ondergetekende (naam, voornaam),... wonende te...straat, nr.... (of indien het een vennootschap betreft) De ondergetekende vennootschap,...... nationaliteit:...... hebbende haar maatschappelijke zetel te...straat, nr... vertegenwoordigd door: (naam, voornaam en titel),...... (of indien het een tijdelijke vereniging betreft waarvan allen hoofdelijk verbonden) De ondergetekende tijdelijke vereniging...... nationaliteiten:...... woonplaatsen...... vertegenwoordigd door:. (namen, voornamen en titels ),...... verbindt/verbinden zich bij deze op mijn/haar roerende en onroerende goederen, overeenkomstig de bepalingen en de voorwaarden zoals omschreven in het bestek nr. 2008/8066 de diensten uit te voeren aan de prijzen door mij(haar) aangegeven op de behoorlijk ingevulde inventaris gevoegd bij onderhavige offerte. Nummer rekening bij het Bestuur der Postchecks of bij een andere financiële instelling:... BTW-registratienummer :... RSZ-inschrijvingsnummer:.... Wij, ondergetekenden..., verklaren ons akkoord met de bepalingen uit voornoemde bestek, en verklaren te hebben nagezien dat alle hier vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door de stad Antwerpen opgelegde inventaris en offerteformulier, en nemen daartoe de volledige verantwoordelijkheid op ons. Wij verklaren ons bovendien akkoord dat de bestekbepalingen voorrang zullen hebben bij mogelijke tegenstrijdigheden tussen bepalingen uit het bestek en bepalingen uit de offerte. Tevens verklaren wij dat onze algemene verkoop - of contractvoorwaarden niet van toepassing zijn op onze offerte in het kader van dit bestek. Gedaan te... op... 200... De inschrijver(s) of gevolmachtigden,......... (handtekeningen) Inlichtingen betreffende de inschrijver Tel. nr.: Fax. Nr.: Contactpersoon: E-mail: Bestek nr. 2008/8066 16.