BZ reiskostenvergoeding externe adviseurs 2013 (BZ REA 2013) Datum xxxxxx
Inhoudsopgave 1 INLEIDING... 5 1.1 Inleiding... 5 1.2 Doel van de REA... 5 1.3 Definities/ begripsbepalingen... 5 2 ALGEMENE VOORWAARDEN... 6 2.1 Reisopdracht werkbezoeken... 6 2.2 Vergoedingen... 6 2.3 Reisdocumenten en overige reisbescheiden... 6 2.4 Verzekeringen... 6 2.5 Economisch reizen... 6 3 REISKOSTEN... 6 3.1 Reiskosten... 6 3.2 Werkelijke kosten... 6 3.3 Autoreizen... 7 3.4 Treinreizen... 7 3.5 Vliegreizen... 7 3.6 Bootreizen... 7 3.7 Bagage... 7 3.8 Overbagage... 7 4 VERBLIJFSKOSTEN... 8 4.1 BZK vergoeding... 8 4.2 Opbouw BZK vergoeding... 8 4.3 Toelichting BZK component algemene kosten... 8
5 OVERIGE KOSTEN... 8 5.1 Overige kosten... 8 5.2 Kosten communicatie... 8 5.3 Koersen / Declaraties... 8 6 DECLARATIES... 9 6.1 Algemeen... 9 7 ALGEMENE BEPALINGEN... 9 7.1 Binnenlandse bestemmingen... 9 7.2 Uitzonderingen... 9
1 INLEIDING 1.1 Inleiding Het ministerie van Buitenlandse Zaken verleent regelmatig opdrachten aan externe adviseurs waarbij werkbezoeken naar buitenlandse bestemmingen noodzakelijk zijn. Derhalve is de noodzaak ontstaan een allesomvattende regeling op te stellen op basis waarvan de verrekening van reizen eenduidig plaatsvindt. 1.2 Doel van de REA De Reiskostenvergoeding Externe Adviseurs heeft tot doel de regels van de opdrachtgever, het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ten aanzien van werkbezoeken van externe adviseurs, op overzichtelijke wijze vast te leggen. Deze regeling wordt verder aangeduid met REA. 1.3 Definities/ begripsbepalingen Opdrachtgever Ministerie van Buitenlandse Zaken Postbus 20061 Bezuidenhoutseweg 67 2500 EB 's-gravenhage. De opdrachtgever wordt verder aangeduid met BZ. Opdracht De advieswerkzaamheden waarvoor een contract is gesloten tussen BZ en een externe adviseur. Externe adviseur De rechtspersoon aan wie de opdracht is verstrekt. Reiziger De persoon die in dienst is van de externe adviseur, belast met een werkbezoek. Werkbezoek Het bezoek aan een locatie buiten Nederland in het kader van een opdracht. Bestemming De in het kader van de opdracht te bezoeken locatie in het buitenland. Reisuren Auto: de uren besteed aan de reis tussen vestigingsplaats van het bedrijf in Nederland en de plaats van bestemming en vice versa, óf in geval van meerdere bestemmingen, de bestede tijd tussen deze bestemmingen. Vliegtuig/trein/boot: de uren tussen vertrek en aankomst van het vliegtuig/de trein/de boot. Reiskosten De kosten voor het vervoer naar en van de bestemming. Verblijfskosten
De kosten voor dagelijks levensonderhoud op de bestemming. 2 ALGEMENE VOORWAARDEN 2.1 Reisopdracht werkbezoeken BZ verstrekt voorafgaand aan het werkbezoek een schriftelijke opdracht voor het betreffende werkbezoek, de data, het aantal deelnemers en het soort vervoer (auto, trein, vliegtuig, boot). 2.2 Vergoedingen De vergoeding voor het werkbezoek bestaat uit drie componenten: A. reiskosten; B. verblijfskosten; C. overige kosten; In de volgende hoofdstukken wordt elk deel nader gespecificeerd. N.B. Reistijd wordt niet vergoed. Van gewerkte uren tijdens vlieg- en treinreizen, met een minimum reisduur van 4 uur, kan maximaal 50% van de daadwerkelijke reisduur als werktijd worden gedeclareerd met een maximum van 8 uur. Ter verduidelijking de volgende voorbeelden: Bij een aaneengesloten reisduur van 12 uur mogen maximaal 6 werkbare uren worden gedeclareerd. Bij een reisduur korter dan 4 uur kunnen geen werkbare uren worden gedeclareerd. 2.3 Reisdocumenten en overige reisbescheiden Alle reisdocumenten en verdere voor de reis noodzakelijke bescheiden dienen door de externe adviseur te worden verzorgd. 2.4 Verzekeringen De externe adviseur en/of reiziger wordt geacht de relevante reisverzekeringen voor het betreffende werkbezoek afgesloten te hebben. 2.5 Economisch reizen De reis dient te geschieden op de voor BZ meest economische wijze met inachtneming van het overige in deze REA bepaalde, rekening houdend met verkregen kortingen, bijv. kwantumkortingen en/of actiekortingen. 3 REISKOSTEN 3.1 Reiskosten Voor vergoeding van de reiskosten komen in aanmerking: de kosten per auto, trein, boot of vliegtuig naar de bestemming in het buitenland. Reiskosten van en naar vliegveld/station/haven in Nederland (vanaf vestigingsplaats bedrijf) en op de bestemming worden vergoed (maximaal op basis van openbaar vervoer 1e klas of een gelijkwaardige lokale variant). 3.2 Werkelijke kosten De kosten van vlieg-, trein-, boot- en autoreizen worden verrekend op basis van werkelijke kosten. Bij de declaratie dienen bewijsstukken toegevoegd te worden.
3.3 Autoreizen BZ streeft ernaar om de (auto)mobiliteit zoveel mogelijk terug te dringen. Als gevolg hiervan zullen alleen reizen worden vergoed die niet op doelmatige wijze per openbaar vervoer kunnen worden ondernomen. De hoogte van de kilometervergoeding bedraagt 0,19. Met ondoelmatig wordt bedoeld als de reistijd van hetzelfde traject met openbaar vervoer drie kwartier langer duurt dan met de auto. 3.4 Treinreizen Vergoed worden de kosten tot maximaal het tarief geldend voor de eerste klas, naar de volgende bestemmingen: - alle bestemmingen binnen een straal van 500 km vanaf het station in de plaats waar het werkbezoek begint; - transitverbindingen tussen een met een vliegreis bereikte en een met een vliegreis te verlaten andere bestemming. 3.5 Vliegreizen 3.5.1 Economy klasse Vergoed worden de kosten tot maximaal het tarief geldend voor de Economy Class, naar de volgende bestemmingen: - alle landen binnen het geografisch gebied Europa; - Marokko, Tunesië, Algerije, Libië. 3.5.2 Business klasse Vergoed worden de kosten tot maximaal het tarief geldend voor de Business Class : - naar alle bestemmingen anders dan onder 3.5.1 genoemd; - voor vluchten waarvoor vanwege de bezettingsgraad van het vliegtuig geen Economy klasse tickets verkregen kunnen worden. In dit geval is vooraf toestemming van BZ nodig. NB. Te laat aangevraagde reizen (i.c. binnen twee weken voor aanvang van de reis) waardoor alleen nog maar Business klasse boekingen mogelijk zijn, worden uitsluitend op basis van Economy klasse vergoed, tenzij de verlating te wijten is aan BZ. 3.6 Bootreizen 3.7 Bagage De hoogte van vergoeding van de kosten van bootreizen wordt vooraf vastgesteld in overleg met BZ. In de reiskostenvergoedingen zoals in dit hoofdstuk genoemd, is begrepen de toegestane bagage zoals geldend voor de betreffende reisklasse en vervoersmaatschappij. 3.8 Overbagage De eventuele vergoeding voor bagage welke het maximaal toelaatbare gewicht zoals geldend voor de betreffende reisklasse overschrijdt (zgn. 'overbagage'), wordt in overleg met de externe adviseur door BZ vastgesteld.
4 VERBLIJFSKOSTEN 4.1 BZK vergoeding De vergoeding voor verblijfskosten per 24 uur, die door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) in het Reisbesluit Buitenland is vastgesteld voor de betreffende bestemming. Hiervan is een tarieflijst bijgevoegd, welke eens per half jaar (op 1 april en 1 oktober) wordt aangepast. De BZK vergoeding wordt geacht alle verblijfskosten te bevatten en de hoogte ervan wordt door BZ in de opdracht aangegeven. 4.2 Opbouw BZK vergoeding Vergoed worden de verblijfskosten tot maximaal het tarief volgens de laatst geldende BZK tarieflijst en bestaat uit: - logies, - ontbijt, lunch, diner, - algemene kosten. De BZK vergoeding per dag (24 uur) is 100%; echter op de dag van aankomst en de dag van vertrek (ongeacht het tijdstip van aankomst/vertrek) is dit 50%. 4.3 Toelichting BZK component algemene kosten De vergoeding wordt geacht alle kosten te bevatten en geldt o.a. voor: - alle lokale vervoerskosten (bus, tram, metro, taxi) m.u.v. de kosten die onder punt 3.1 worden genoemd; - kruiersloon; - (reis)verzekeringen; - persoonlijke verzorgingskosten; - koersverschillen (ontstaan door het gebruik van creditcards of het terugwisselen van vreemde valuta); - kosten creditcard(s). 5 OVERIGE KOSTEN 5.1 Overige kosten Buiten de verblijfskosten vergoedingen worden de volgende kosten verrekend op basis van werkelijke kosten: - luchthavenbelastingen; - (reis)verzekeringen; - voor de reis aanbevolen inentingen en/of medicijnen; - visumkosten (incl. kosten voor pasfoto's). Bij de declaratie dienen bewijsstukken te worden toegevoegd zoals aangegeven in hoofdstuk 6. 5.2 Kosten communicatie Voor de vergoeding van kosten van telefoon, fax, e-mail, internet e.a. nodig ten behoeve van de werkzaamheden, wordt zo nodig aan de externe adviseur een aparte opdracht verstrekt. Deze kosten worden derhalve niet in het kader van de REA vergoed. 5.3 Koersen / Declaraties Voor de declaratie dienen de koersen zoals die dagelijks door de Europese Centrale Bank (ECB) worden vastgesteld en gepubliceerd, te worden gehanteerd. Voor valuta s waarvan de ECB geen koersvaststelling doet, dienen actuele wisselkoersen
gebruikt te worden die onderbouwd zijn met wisselnota s van banken/wisselkantoren of afschriften van creditmaatschappijen. 6 DECLARATIES 6.1 Algemeen De externe adviseur declareert de totale kosten van het werkbezoek als volgt: - binnen 30 dagen na terugkeer van de reis; - volgens de werkelijk gemaakte kosten; - met toevoeging van de bewijsstukken; - conform de declaratie instructies zoals in de opdrachtbrief voor de werkbezoeken aangegeven. 7 ALGEMENE BEPALINGEN 7.1 Binnenlandse bestemmingen Reizen naar binnenlandse bestemmingen worden niet vergoed volgens de REA. 7.2 Uitzonderingen Uitzonderingen op bovenstaande bepalingen, zoals aankomst op de bestemming, eerder dan; of vertrek van de bestemming, later dan voor de opdracht noodzakelijk is, zijn niet toegestaan. Zodra de opdracht is afgerond, dient de reiziger bij de eerstkomende mogelijkheid terug te reizen. Het is niet toegestaan om: - de reis te koppelen of aan te passen voor privé doeleinden; - de reis te combineren met privé/zakelijke relaties.