BESCHRIJVING BEHEERS- EN CONTROLESYSTEEM OP NOORD-NEDERLAND 2007 2013
Inhoudsopgave 1 ALGEMEEN 4 1.1 Informatie verstrekt door: 4 1.2 Datum verstrekte informatie 4 1.3 Systeemstructuur 4 1.3.1 Nationaal 4 1.3.2 Operationeel Programma Noord-Nederland 6 1.3.3 Bemiddelende Instanties 6 1.4 Aanwijzingen voor de management en certificeringsautoriteiten en bemiddelende instanties om een degelijk financieel beheer van de structuurfondsen te waarborgen. 7 2 MANAGEMENTAUTORITEIT 8 2.1 De managementautoriteit en haar belangrijkste functies 8 2.1.1 Datum en vorm van de officiële aanwijzing waarbij de managementautoriteit gemachtigd is haar functie uit te oefenen 8 2.1.2 Opgave van de rechtstreeks door de managementautoriteit uitgeoefende functies en taken 8 2.1.3 Officieel door de managementautoriteit gedelegeerde functies 9 2.2 Organisatie van de managementautoriteit 9 2.2.1 Organisatieschema en opgave van de functies van de eenheden (met indicatief aantal aangewezen posten 9 2.2.2 Schriftelijke procedures voor gebruik door het personeel van de managementautoriteit /bemiddelende instanties 14 2.2.3 Beschrijving van de procedures voor de selectie en goedkeuring van concrete acties en om er op toe te zien dat zij gedurende de hele uitvoeringsperiode in overeenstemming zijn met de geldende communautaire en nationale voorschriften (artikel 60, onder a) van Verordening (EG) nr. 1083/2006). 19 2.2.4 Verificatie van concrete acties (artikel 60, b) van Vo. 1083/2006 33 2.2.5 Verwerking van verzoeken tot terugbetaling 65 2.2.6 Beschrijving van de wijze waarop informatie door de managementautoriteit aan de certificeringsautoriteit wordt doorgegeven 74 2.2.7. Door de lidstaat vastgestelde regels inzake subsidiabiliteit die op het operationeel programma van toepassing zijn 86 2.3 Wanneer dezelfde instantie als beheers- en certificeringsautoriteit is aangewezen, beschrijf dan hoe de functiescheiding gewaarborgd is 86 2.4 Overheidsopdrachten, staatssteun, gelijke kansen en milieuvoorschriften 86 2.4.1 Voorlichting en aanwijzingen over de toepasselijke regels (datum en referentie) 86 2.4.2 Maatregelen om ervoor te zorgen dat de geldende voorschriften worden nageleefd 86 2.5 Controlespoor 86 2.5.1 Beschrijving van de wijze waarop de voorschriften van artikel 15 (van verordening 1828/2006 zullen worden toegepast voor het programma en/of afzonderlijke prioriteiten 86 2.5.2 Instructies in verband met het bewaren van bewijsstukken door begunstigden (datum en referentie) 86 2.5.3 Lijst met namen en adressen 87 2.5.4 Authenticiteit van de bewaarde documenten 87 2.6.1. Melding en correctie van onregelmatigheden, registratie van schulden, en terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen 87 2.6.2 Correcties en terugvorderingen 88 3 BEMIDDELENDE INSTANTIES 93 4 CERTIFICERINGSAUTORITEIT 93 4.1. Certificeringsautoriteit en haar belangrijkste functies 93 4.1.1 Datum en vorm van de officiële aanwijzing waarbij de certificeringsautoriteit gemachtigd is haar functies uit te oefenen 93 4.1.2 Opgave van de door de certificeringsautoriteit uitgeoefende functies 93 4.1.3 Officieel door de certificeringsautoriteit gedelegeerde functies (functies, bemiddelende instanties, delegatievorm) 93 4.2 Organisatie van de certificeringsautoriteit 93 4.2.1 Organisatieschema en opgave van de functies van de eenheden 93 4.2.2 Schriftelijke procedures voor gebruik door het personeel van de certificeringsautoriteit 94 4.3 Certificering van uitgavenstaten 94 4.3.1 Beschrijving van de procedure volgens welke uitgavenstaten worden opgesteld, gecertificeerd en bij de Commissie worden ingediend 94 2
4.3.2 Beschrijving van de door de certificeringsautoriteit uitgevoerde stappen om ervoor te zorgen dat aan de eisen van de Raad wordt voldaan 98 4.3.3 Regelingen om de certificeringsautoriteit toegang te geven tot de gedetailleerde informatie over concrete acties en verificaties en audits door de managementautoriteit, de bemiddelende instanties en (indien van toepassing) de auditautoriteit 102 4.4 Boekhoudsysteem 103 4.4.1 Beschrijving van het boekhoudsysteem dat zal worden opgezet en gebruikt als basis voor de certificering van de uitgaven aan de Commissie 103 4.4.2 Gedetailleerdheid van het boekhoudsysteem 103 4.5 Terugvorderingen 104 4.5.1 Beschrijving van het systeem om terugvordering van bijstand van de Gemeenschap te garanderen 104 4.5.2 Regelingen om een debiteurenadministratie bij te houden en teruggevorderde bedragen in mindering te brengen op de te declareren uitgaven 104 5 Auditautoriteit en auditinstanties 105 5.1 Beschrijving van de voornaamste taken en de onderlinge betrekkingen van de auditautoriteit en de auditinstanties onder verantwoordelijkheid van de auditautoriteit 105 5.2 Organisatie van de auditautoriteit en auditinstanties die onder haar verantwoordelijkheid vallen 106 5.2.1 Organisatieschema s 106 5.2.1.1 Auditautoriteit 106 5.2.1.2 Overige auditinstanties 107 5.2.2 Regelingen om de onafhankelijkheid te waarborgen 107 5.2.2.1 Auditautoriteit 107 5.2.2.2 Overige auditinstanties 108 5.2.3 Vereiste kwalificaties en ervaring 108 5.2.4 Audithandboek 108 5.2.5 Beschrijving van de procedures voor het toezicht op de uitvoering van aanbevelingen en corrigerende maatregelen naar aanleiding van auditverslagen 109 5.2.6 Beschrijving van de procedures voor het toezicht op de werkzaamheden van andere auditinstanties die onder de verantwoordelijkheid van de auditautoriteit vallen 109 5.3 Auditprocessen en producten Verordening nr. 1083/2006 109 5.3.1 Beschrijving van de procedure voor de totstandkoming van de auditstrategie 109 5.3.2 Beschrijving van de procedure voor de beoordeling ex artikel 71 lid 2 110 5.3.3 Beschrijving van de procedures voor de opstelling van het jaarlijkse controleverslag en de jaarlijkse verklaring/advies, de verklaring van afsluiting en de gedeeltelijke verklaring van afsluiting _ 111 5.3.3.1 Jaarlijks controleverslag en verklaring 111 5.3.3.2 Gedeeltelijke verklaring van afsluiting 112 5.3.3.3 Verklaring van afsluiting 113 6. Informatiesysteem (artikel 60, onder c), van de verordening (EG) 1083/2006 113 6.1 Nationale Monitor Structuurfondsen 113 6.2 Informatiesysteem managementautoriteit 113 6.2.1 Beschrijving van de Monitor Structuurfondsen (MSF) 114 6.2.2 Beschrijving van de informatiesystemen van de managementautoriteit OP Noord-Nederland 114 6.3 Moment van ingebruikname 115 6.3.1 Moment van ingebruikname systeem managementautoriteit 115 6.3.2 Moment van ingebruikname van MSF 115 6.4 Gegevensuitwisseling met de Europese Commissie 115 6.5 Informatiesysteem managementautoriteit OP Noord 116 6.5.1 Beschrijving van de centrale MSF 116 6.5.2 Beschrijving van de informatiesystemen van de managementautoriteit OP Noord 117 6.6 Moment van ingebruikname 117 6.6.1 Moment van ingebruikname van MSF 117 6.6.2 Moment van ingebruikname systeem managementautoriteit 117 6.7 Gegevensuitwisseling met de Europese Commissie 118 3
1 ALGEMEEN 1.1 Informatie verstrekt door: Lidstaat: Nederland Titel van het programma en CCI-nr: Operationeel programma Noord-Nederland 2007-2013, CCI-nr.: 2007NL162PO001 Contact: Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie Coördinatiepunt Structuurfondsen Postbus 20101 2500 EC Den Haag Tel: 0031(0)70-3796082 Fax: 0031 (0)70-3796095 www.structuurfondsen.ez.nl 1.2 Datum verstrekte informatie De verstrekte informatie beschrijft de situatie op 10 oktober 2011 en is een wijziging van de beschrijving van 16 juni 2009. 1.3 Systeemstructuur 1.3.1 Nationaal In Nederland valt de verantwoordelijkheid voor de Structuurfondsen toe aan de Minister van Economische Zaken Landbouw en Innovatie. Binnen deze verantwoordelijkheid heeft zij: 1. Een regelgevende bevoegdheid voor de aanwijzingen van partijen op grond van de Verordeningen (in het bijzonder artikel 59 tot en met 62 van Verordening 1083/ 2006.) 2. Een regelgevende bevoegdheid voor de subsidiabiliteitsregels zoals nationaal bepaald in artikel 56 lid 4 van Verordening 1083/2006. 3. Een verantwoordingsplicht richting het nationaal parlement voor een adequate uitvoering van de structuurfondsen. 4. Een coördinerende bevoegdheid om samenwerking, uniformering en uitwisseling te optimaliseren met betrekking tot de EFRO programma s. 5. Een taak om interpretatieduidelijkheid te verschaffen voor alle uitvoerders van de structuurfondsen in Nederland over de toepassing en interpretatie van regelgeving. 6. Zorg te dragen voor een goede ontsluiting van alle voor de uitvoering van de fondsen relevante informatie en documenten. 7. Een opdrachtgeverrol voor de certificerings- en auditautoriteit voor dit en andere EFRO programma s binnen doelstelling 2 in Nederland. Om invulling aan deze verantwoordelijkheden te geven heeft de Minister van Economische Zaken Landbouw en Innovatie (EL&I): 1. De aanwijzing van de autoriteiten voor dit programma vastgelegd in het Besluit van 3 oktober 2007 (Besluit EFRO programmaperiode 2007 2013). 2. De regels voor het geven van bijdragen en de subsidiabiliteit van de kosten in het kader van dit programma vastgelegd in Regeling EFRO doelstelling 2 programmaperiode 2007-2013 van november 2007 (bijlage 1). 3. De verantwoordelijkheden tussen de Minister van EL&I en de drie bij dit programma betrokken autoriteiten vastgelegd in een convenant. 4. Een coördinatie-eenheid ingericht op haar Ministerie. 5. Een Monitor Structuurfondsen ontwikkeld, waarmee optimale communicatie en informatie-uitwisseling mogelijk is. 6. Een overlegstructuur opgezet (zie onderstaand schema). Binnen het Ministerie van EL&I is een coördinatie-unit structuurfondsen opgericht. De activiteiten van deze unit zijn gericht op een verbetering van de communicatie naar de Europese Commissie, betere informatieverstrekking naar derden (potentiële begunstigden, parlement, publiek) en afstemming tussen de verantwoordelijke departementen, en de management-, certificerings- en auditautoriteit. 4
Overlegstructuur Expertcommissie aanbesteden - EZ, VROM, BZK, SZE, MA s, Europa decentraal - peer review op aanbestedings - constructies bij structuurfonds - projecten Financi ë le werkgroep - MA, EZ, CA, AA - financi ë le aspecten + interpretatiekwesties PMO ( Programmamanagersoverleg ) - MA, EZ, CA, AA - algemene programma - overstijgende onderwerpen Gebruikersraad MSF - EZ, MA, CA, AA - ontwikkeling en gebruik MSF en SFC - gebruikerswensen en problemen Werkgroep communicatie - EZ, MA s - zichtbaarheid Europa - uitwisseling kennis en ervaringen - INFORM Organisatie Structuurfondsen D2 EFRO Nederland MA West College B&W Rotterdam MA Zuid GS Noord Brabant MA Noord SNN MA Oost GS Gelderland Aanwijzing bij Koninklijk besluit Overleg andere departementen binnen Rijk over o.a. cofinanciering Ministerie van Economische Zaken Coördinatiepunt Structuurfondsen regelgeving nationaal coördinatie programma s NSR Ministerie van Financiën Audit Autoriteit (AA) Dienst Regelingen Ministerie LNV Certificering Autoriteit (CA) Op nationaal niveau bestaat een Monitor Structuurfondsen met daarin een centraal projectregister, deze wordt verder beschreven in hoofdstuk 6. Per Operationeel Programma wordt een decentraal programmabeheersysteem ontwikkeld. Vanuit het beheersysteem wordt het centrale projectregister gevuld met informatie over het programma en de projecten. Alle informatie over projecten is te vinden in dit beheersysteem. In het kader van de inrichting van het beheer van de nieuwe structuurfondsenperiode worden naast de managementautoriteit een tweetal andere autoriteiten onderscheiden, namelijk de certificeringsautoriteit en de auditautoriteit. 5
De managementautoriteit maakt in het centrale projectregister de betalingsaanvragen ten behoeve van de certificeringsautoriteit aan. De certificeringsautoriteit en de auditautoriteit maken rechtstreeks gebruik van de informatie in het centrale projectregister. De certificeringsautoriteit is belast met de controle op de uitgavendeclaraties en de certificering van de bij de Europese Commissie in te dienen betaalaanvragen. Deze certificering zal voor alle programma s centraal worden uitgevoerd door de Dienst Regelingen van het Ministerie van EL&I. De Dienst Regelingen is tevens de instantie die de verrichte betalingen ontvangt en vervolgens doorbetaalt aan de managementautoriteiten. De auditautoriteit is verantwoordelijk voor het verifiëren van de goede werking van het beheer- en controlesysteem en de wettigheid en regelmatigheid inzake de uitvoering van het Operationeel Programma. Als auditautoriteit is aangewezen de Auditdienst van het Ministerie van Financiën. 1.3.2 Operationeel Programma Noord-Nederland Het Dagelijks Bestuur van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland is aangewezen als managementautoriteit voor het Op Noord. NAW gegevens Managementautoriteit (MA) Managementautoriteit Samenwerkingsverband Noord-Nederland Laan Corpus Den Hoorn 200 Postbus 779 9700 AT Groningen contactpersoon: R.A. Engelsman tel. +31 50 5224900. e-mail: engelsman@snn.eu Certificeringsautoriteit (CA) Ministerie van Economische Zaken Landbouw en Innovatie (EL&I) Dienst Regelingen Afdeling projectorganisatie certificeringsautoriteit. Laan van Nieuw Oost-Indië 131-133 Postbus 20401 2500 EK Den Haag contactpersoon: Ir. E.J. van der Linden, tel. + 31703784840. e-mail e.van.der.linden@minlnv.nl Auditautoriteit (AA) Auditdienst van het Ministerie van Financiën Ministerie van Financiën Auditdienst Financiën Prinses Beatrixlaan 512 Postbus 20201 2500EE Den Haag contactpersoon: W. Schieving RA, tel. +31618304570, e-mail w.schieving@minfin.nl 1.3.3 Bemiddelende Instanties Er zijn geen bemiddelende instanties. 6
Europese Commissie Artikel 71 Vo 1083/2006 beschrijving Jaarlijkse voortgangsrapportages Gecertificeerde uitgavenstaten en betaalaanvragen Overzichten geschrapte en geëinde bedragen Auditstrategie Jaarlijkse controleverslagen en adviezen Afsluitingsverklaring Managementautoriteit: Gedeputeerde Staten Provincie Gelderland Certificeringsautoriteit: Dienst Regelingen, Ministerie van Economische Zaken Landbouw en Innovatie Auditautoriteit: Auditdienst van het Ministerie van Financiën 1.4 Aanwijzingen voor de management en certificeringsautoriteiten en bemiddelende instanties om een degelijk financieel beheer van de structuurfondsen te waarborgen. Binnen de Provinciale overheid bestaan richtlijnen voor een verantwoorde bedrijfsvoering. Er is sprake van de volgende regelgeving ten behoeve van een degelijk beheer: - BBV (Besluit Begroting Verantwoording) Besluit van 17 januari 2003, houdende de voorschriften voor de begrotings- en verantwoordingsdocumenten, uitvoeringsinformatie en informatie voor derden van provincies en gemeenten (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) Besluit van 4 juli 2006, houdende wijziging van het Besluit financiële verhouding 2001 en enkele andere besluiten in verband met invoering van single-information en single-audit voor specifieke uitkeringen Besluit van 10 juli 2007 tot wijziging van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten - Specifiek voor de certificeringsautoriteit: Comptabiliteitswet 2001 Regeling departementale begrotingsadminstratie 2007 Rijksbegrotings- en verantwoordingsvoorschriften 2007 Regeling Baten- lastendiensten 2007 Baseline financieel en materieel beheer, versie 17 juli 2003 Handboek Financiële Informatie en Adminstratie Rijksoverheid (HAFIR) Tevens wordt verwezen naar paragraaf 1.3.1 7
2 MANAGEMENTAUTORITEIT 2.1 De managementautoriteit en haar belangrijkste functies 2.1.1 Datum en vorm van de officiële aanwijzing waarbij de managementautoriteit gemachtigd is haar functie uit te oefenen In het Koninklijk Besluit gepubliceerd in de Staatscourant van 3 oktober 2007, houdende regels inzake bestuurlijke organisatie en cofinanciering door het Rijk van projecten uit het Europese Fonds voor Regionale Ontwikkeling voor de programmaperiode 2007-2013 (Besluit EFRO programmaperiode 2007-2013) is bepaald dat het Dagelijks Bestuur van het SNN de managementautoriteit is voor het EFRO programma dat zich richt op het grondgebied van de provincies Groningen, Fryslân en Drenthe. 2.1.2 Opgave van de rechtstreeks door de managementautoriteit uitgeoefende functies en taken De managementautoriteit is ervoor verantwoordelijk dat het operationele programma overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer wordt beheerd en uitgevoerd, en moet met Name, conform art. 60 Verordening (EG)nr 1083/2006: a) erop toezien dat de concrete acties voor financiering worden geselecteerd met inachtneming van de voor het operationele programma geldende criteria en gedurende de hele uitvoeringsperiode in overeenstemming zijn met de geldende communautaire en nationale voorschriften; b) verifiëren of de medegefinancierde producten en diensten zijn geleverd en of de voor de concrete acties door de begunstigden gedeclareerde uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan en met de communautaire en nationale voorschriften in overeenstemming zijn; controles ter plaatse van afzonderlijke concrete acties kunnen aan de hand van een steekproef worden verricht overeenkomstig de nadere voorschriften die volgens de in artikel 103, lid 3, bedoelde procedure door de Commissie worden vastgesteld; c) ervoor zorgen dat er een systeem is om boekhoudkundige gegevens over elke concrete actie in het kader van het operationele programma in geïnformatiseerde vorm te registreren en te bewaren, en dat de gegevens over de uitvoering die nodig zijn voor het financiële beheer, het toezicht, de verificaties, de audits en de evaluatie worden verzameld; d) ervoor zorgen dat de begunstigden en de andere bij de uitvoering van concrete acties betrokken instanties voor alle transacties betreffende de concrete acties hetzij een afzonderlijk boekhoudsysteem, hetzij een passende boekhoudkundige code gebruiken, zonder afbreuk te doen aan nationale boekhoudregels; e) erop toezien dat de in artikel 48, lid 3, bedoelde evaluaties van de operationele programma's overeenkomstig artikel 47 plaatsvinden; f) procedures instellen om te garanderen dat alle documenten met betrekking tot uitgaven en audits die nodig zijn om voor een toereikend controlespoor te zorgen, worden bijgehouden overeenkomstig artikel 90; L 210/54 NL Publicatieblad van de Europese Unie 31.7.2006 g) erop toezien dat de certificeringsautoriteit met het oog op de certificering alle nodige informatie ontvangt over de in verband met de uitgaven gevolgde procedures en verificaties; h) sturing geven aan de werkzaamheden van het Comité van toezicht, en het de documenten bezorgen die het nodig heeft om op de kwaliteit van de uitvoering van het operationele programma toezicht te kunnen houden in het licht van de specifieke doelstellingen daarvan; i) de jaarverslagen en het eindverslag over de uitvoering opstellen en, na goedkeuring ervan door het Comité van toezicht, indienen bij de Commissie; j) erop toezien dat de voorschriften inzake voorlichting en publiciteit van artikel 69 worden nagekomen; k) de Commissie informatie verstrekken aan de hand waarvan zij grote projecten kan beoordelen. Daarnaast is het volgende conform artikel 13. verordening (EG) 1828/2006 van toepassing: 1. Voor de selectie en goedkeuring van concrete acties uit hoofde van artikel 60, onder a), van Verordening (EG) nr. 1083/2006 draagt de managementautoriteit er zorg voor dat de begunstigden worden geïnformeerd over de specifieke voorwaarden betreffende de in het kader van de concrete actie te leveren producten of diensten, het financieringsplan, de uitvoeringstermijn en de financiële en andere informatie die moet worden bewaard en medegedeeld. Zij vergewist zich ervan dat de begunstigde in staat is aan deze voorwaarden te voldoen, voordat de goedkeuringsbeschikking wordt vastgesteld. 2. De door de managementautoriteit uit hoofde van artikel 60, onder b), van Verordening (EG) nr. 1083/2006 te verrichten verificaties hebben betrekking op de administratieve, financiële, technische en materiële aspecten van concrete acties, voor zover van toepassing. Bij de verificaties wordt nagegaan of de gedeclareerde uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan, of de producten of diensten conform de goedkeuringsbeschikking zijn geleverd, of de verzoeken tot terugbetaling van de begunstigde correct zijn en of de concrete acties en uitgaven in overeenstemming zijn met de communautaire en nationale voorschriften. De verificaties omvatten procedures om een dubbele financiering van uitgaven 8
waarbij ook in het kader van andere communautaire of nationale regelingen of andere programmeringsperioden een financiering wordt verkregen, te voorkomen. De verificaties omvatten de volgende procedures: a) administratieve verificaties met betrekking tot elk verzoek tot terugbetaling van begunstigden; b) controles ter plaatse van afzonderlijke concrete acties. 3. Indien voor een operationeel programma controles ter plaatse uit hoofde van lid 2, onder b), aan de hand van een steekproef worden verricht, houdt de managementautoriteit documenten bij waarin de steekproefmethode wordt beschreven en gemotiveerd, en waarin de voor verificatie geselecteerde concrete acties of verrichtingen worden vermeld. De managementautoriteit stelt de steekproefomvang zodanig vast dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen omtrent de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, gelet op het door de managementautoriteit voor het soort begunstigden en concrete acties in kwestie vastgestelde risiconiveau. Zij beziet de steekproefmethode elk jaar opnieuw. 4. De managementautoriteit stelt schriftelijke normen en procedures voor de krachtens lid 2 te verrichten verificaties vast en houdt voor elke verificatie de uitgevoerde werkzaamheden bij, de datum en resultaten van de verificatie, en de maatregelen die ten aanzien van aan het licht gekomen onregelmatigheden zijn genomen. 5. Indien de managementautoriteit in het kader van het operationele programma tevens begunstigde is, moeten de regelingen voor de in de leden 2, 3 en 4 bedoelde verificaties overeenkomstig artikel 58, onder b), van Verordening (EG) nr. 1083/2006 een adequate functiescheiding waarborgen. Het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) is de Managementautoriteit van het OP Noord-Nederland. Het SNN heeft juridisch de vorm van een gemeenschappelijke regeling naar Nederlands recht en wordt gevormd door de provincies Drenthe, Fryslân en Groningen. Voor het Koers Noord -programma is geen Managementautoriteit aangewezen. In de praktijk vertoont de rol die SNN speelt voor dit programma echter grote gelijkenissen met het hierboven beschrevene. 2.1.3 Officieel door de managementautoriteit gedelegeerde functies Van de hierboven beschreven functies heeft het SNN geen taken gedelegeerd. 2.2 Organisatie van de managementautoriteit 2.2.1 Organisatieschema en opgave van de functies van de eenheden (met indicatief aantal aangewezen posten Behalve de interne organisatie van de managementautoriteit is het relevant om hier een aantal andere elementen te benoemen die een relevante rol hebben binnen de gezamenlijk te managen programma s OP EFRO, Koers Noord Op weg naar Pieken, het transitieprogramma en het cofinancieiringsprogramma. Het betreft het Comité van Toezicht, de Programmacommissie, de Stuurgroep, het Programmasecretariaat, de Programmasecretarissen en de Werkgroep Programmabeheer. 169 miljoen OP EFRO Cofinanciering OP EFRO 40 miljoen SNN 80 miljoen EL&I Operationeel Programma EFRO Koers Noord Op weg naar Pieken Uitvoering in projecten 9
Organisatie Comité van toezicht Het Comité van Toezicht houdt toezicht op de uitvoering van het OP en geeft sturing aan de algemene strategie. In de Kaderverordening voor de inzet van de Structuurfondsen zijn de taken van het Comité specifiek vastgelegd. Het Comité van Toezicht van het OP Noord-Nederland wordt voorgezeten door de voorzitter van het Dagelijks Bestuur van de Managementautoriteit en wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van de belangrijkste partnerorganisaties. Het Comité van Toezicht voor het OP Noord-Nederland bestaat uit vertegenwoordigers van de volgende partners: Dagelijks Bestuur SNN (voorzitter) De vier grote steden (Assen, Emmen, Groningen, Leeuwarden; 1 lid) De drie provincies (Drenthe, Fryslân, Groningen; 1 lid) Rijksoverheid, ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (1 lid + 1 adviserend lid) Kennisinstellingen (3 leden) Bedrijfsleven, vertegenwoordiging ondernemers (2 leden) Bedrijfsleven, vertegenwoordiging werknemers (1 lid) Vertegenwoordiger van een maatschappelijke organisatie (1 lid) Europese Commissie (1 lid, adviserend) De secretariële ondersteuning geschiedt door een EL&I- en een SNN-programmasecretaris, die daarmee adviserend lid van het Comité van Toezicht zijn. Programmacommissie De leden van het Comité van Toezicht vormen tevens de Programmacommissie voor het Koers Noord, Op weg naar Pieken -programma. De programmacommissie geeft haar zienswijze over de toekenning van subsidies aan majeure projecten, ten behoeve van de minister van EL&I en het DB SNN. Daarnaast draagt de Programmacommissie bij aan het uitdragen van de doelstellingen van het programma Koers Noord, Op weg naar Pieken en bevordert het de initiatieven die kunnen leiden tot projecten die worden gesubsidieerd vanuit het programma. Stuurgroep Binnen het OP wordt tevens een Stuurgroep aangewezen, met als voornaamste taak de beoordeling van subsidieaanvragen die binnen het OP worden ingediend. De Stuurgroep adviseert over de toekenning van nietmajeure subsidies. Het SNN (Dagelijks Bestuur) besluit en geeft de beschikkingen af. Deze bevoegdheid kan het Dagelijks Bestuur delegeren aan de Bestuurscommissie Economische Zaken. De Stuurgroep opereert onder verantwoordelijkheid van de managementautoriteit en het Comité van Toezicht. De Stuurgroep in Noord-Nederland bestaat uit vertegenwoordigers van de volgende partners: SNN (voorzitter) Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie De vier grote steden; Assen, Emmen, Groningen, Leeuwarden. (Samen 1 stem) De drie provincies (Drenthe, Fryslân, Groningen) Op afroep: andere deskundigen als adviseur Programmasecretariaat Het programmasecretariaat wordt gezamenlijk gevoerd door het Samenwerkingsverband Noord-Nederland en het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Het bestaat uit de programmasecretarissen (zie 2.1.8) met ondersteuning vanuit de UO SNN. Het programmasecretariaat ondersteunt het Comité van Toezicht, de Programmacommissie, de Stuurgroep en de managementautoriteit. Het programmasecretariaat besteedt in nauwe samenwerking met vertegenwoordigers van de drie provincies en de grote steden specifiek aandacht aan de selectiecriteria en voorwaarden die worden vastgelegd in het toetsingskader. Onder aansturing van de programmasecretarissen bereidt de Uitvoeringsorganisatie van het SNN de adviezen van de Stuurgroep, de Programmacommissie en het Comité van Toezicht voor. Het programmasecretariaat streeft naar een zo uniform mogelijke afhandeling van zowel het programma Koers Noord: op weg naar Pieken als het programma OP EFRO Noord-Nederland. Het dagelijks beheer van beide programma s ligt in handen van de UO SNN. Programmasecretarissen Zowel het Samenwerkingsverband Noord-Nederland als het Ministerie van Economische Zaken levert een programmasecretaris, waarbij het beide organisaties vrij staat deze taak over twee medewerkers te spreiden. Taken en verantwoordelijkheden: Voorzitten stuurgroep (SNN- programmasecretaris) Het voeren van het secretariaat voor het Comité van Toezicht (CvT) 10
Bepalen wat majeure en niet-majeure projecten zijn Voorbereiden vergaderingen stuurgroep, programmacommissie en Comité van Toezicht Laten opstellen adviezen door UO Verkrijgen akkoord van EL&I centraal met advies vóór behandeling in programmacommissie (EL&Iprogrammasecretaris) Voeren van het secretariaat van de Programmacommissie/ Het Comité van Toezicht (SNNprogrammasecretaris) Werkgroep programmabeheer Taken en verantwoordelijkheden: Coördineert en stuurt de totale uitvoering van de programma s; Bereidt de vergaderingen van het DB inhoudelijk voor op het gebied van het programmabeheer; Bewaakt de voortgang en de uitputting van de programmagelden De interne organisatie van het voor deze AO relevante deel van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland laat zich als volgt weergeven: Interne Organisatie Managementautoriteit Om aan de taken en verantwoordelijkheden van een Managementautoriteit te kunnen voldoen is de UO SNN als volgt ingericht. Voor de onderstaande functies wordt hieronder tevens een nadere omschrijving gegeven van de taken die zij hebben binnen het proces van het verlenen en beheren van subsidies. Dagelijks bestuur SNN Directeur SNN EZ programma- Secretaris (1 fte) SNN programma- Secretaris (1 fte) SNN programma- Secretaris (1 fte) Concern Controller (1 fte) Hoofd Programma s (1 fte) Tevens programma secretaris Hoofd Regelingen (1 fte) Juridische zaken (2 fte) Cluster Financiën (6 fte) Afdeling programma s: Behandelaars (4 fte) Beheerders (9 fte) Administratie (1 fte) Directeur UO SNN Taken en verantwoordelijkheden: Is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van UO SNN Hoofd afdeling Programma s Taken en verantwoordelijkheden: Coördineert en geeft inhoudelijk richting aan de dagelijkse gang van zaken van de afdeling Programma's Faciliteert de uitvoering van de programma s Is verantwoordelijk voor een effectief en efficiënt proces voor het verlenen en beheer van subsidies binnen de programma s 11
Verzorgt de afstemming tussen UO SNN, provincies en derden Adviseert ten aanzien van (de uitvoering van) de programma s Beheert de programma s Vertegenwoordiging namens de bestuurscommissie SNN en G.S. in beroepsprocedure Functioneert als programmasecretaris. Concerncontroller Taken en verantwoordelijkheden: Opstellen van jaarrekening en begroting Opstellen van periodieke rapportages over de voortgang van het programma en de ontwikkeling van de uitvoeringskosten Geautomatiseerd gegevensbeheer Uitvoeren van interne controlewerkzaamheden Voorbereiden van betaalaanvragen voor de Certificeringsautoriteit (CA). Tezamen met beheerders uitvoeren van artikel 13-controles bij eindbegunstigden Fiatteren van alle betaalopdrachten aan de provincie Groningen als kassier voor het SNN Voeren van de vorderingenadministratie; Tijdig incasso van de middelen van het Rijk, de Europese Commissie, provincies, gemeenten en overige financiers van de programma s. Is verantwoordelijk voor het beheer van het subsidieregistratie- en monitoringssysteem Is verantwoordelijk voor het beheer van de AO Jurist Taken en verantwoordelijkheden: Het behandelen van bezwaar- en beroepsprocedures Houdt de organisatie op de hoogte van relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving en zorgt voor adequate verwerking daarvan in SNN- regels en werkwijzen Adviseert ten aanzien van complexe vraagstukken zoals staatssteun en aanbestedingsproblematiek Behandelaar Taken en verantwoordelijkheden: het voeren van vooroverleg met provincies voor het verkrijgen van nadere informatie dan wel het inventariseren en afstemmen van knelpunten het informeren van (potentiële)subsidieontvangers over de voorwaarden en mogelijkheden voor subsidie en de voortgang van de behandeling het voeren van overleg met subsidieaanvragers om informatie te verzamelen ten behoeve van de toetsing en de voortgangsbewaking het toetsen van subsidieaanvragen aan beide programma s het opmaken van beschikkingen het toetsen of is voldaan aan de in de beschikking gestelde regels en het treffen van maatregelen bij afwijkingen het opstellen van adviezen over de beschikking ten behoeve van stuurgroep of programmacommissie op aanwijzing van het management kan de behandelaar taken van het hoofd tijdelijk overnemen. Beheerder Taken en verantwoordelijkheden: het toetsen of aan in de beschikking gestelde regels is voldaan en het treffen van maatregelen bij afwijkingen; het voeren van overleg met subsidieaanvragers om zowel informatie te verzamelen als informatie te verstrekken. het bijhouden en bewaken van de voortgangstermijnen van de behandeling van projecten; Het controleren van de voortgang van een project door controles ter plaatse uit te voeren. het opstellen van rapportages, zowel inhoudelijk als financieel, met betrekking tot de uitvoering van projecten binnen regioprogramma s. het betaalbaar stellen van uit te keren voorschotten en vaststellingen; het verzorgen van de eindafrekening en het betaalbaar stellen van het restant subsidiebedrag. Relaties met de omgeving UO SNN heeft, in de uitvoering van haar werk, diverse relaties met haar omgeving. Aangezien UO SNN zowel nationale als internationale programma s uitvoert, hebben deze relaties vaak verschillende rollen, afhankelijk van het programma. In het hierna weergegeven schema zijn deze relaties/rollen aangegeven. Vervolgens is iedere relatie/rol kort getypeerd. 12
Europese Commissie (EC) De Europese unie heeft zich ten doel gesteld de meest welvarende en competitieve regio ter wereld te worden. Om deze visie te verwezenlijken is een strategie vormgegeven die zich richt op hervorming van Europese economieën tot dynamische en concurrerende kenniseconomieën. De EC ondersteunt deze strategie door gebruik te maken van structuurfondsen. Om te kunnen monitoren hoe het geld uit deze fondsen besteed wordt, is een aantal sturingsmaatregelen ingesteld. Ten eerste dienen de lidstaten via strategische programma s aan te geven op welke wijze men toegezegd geld wil gaan besteden. Daarom is de EC ook nauw betrokken bij de totstandkoming van het Operationeel Programma EFRO Noord Nederland (2007-2013). Vervolgens dient via diverse rapportages te worden teruggekoppeld of én hoe het geld daadwerkelijk is besteed. Om die reden heeft de EC regelmatige ontmoetingen met de managementautoriteit. Dagelijkse contacten worden rechtstreeks met de UO SNN onderhouden, indien sprake is van meer formele trajecten vindt de voorbereiding plaats via UO SNN en afhandeling door het vereiste gremium. Ministerie van Economische Zaken Landbouw en Innovatie (EL&I) Voor de uitvoering van dit programma heeft EL&I middelen ter beschikking gesteld. Als financier of co-financier van projecten neemt EL&I een prominente plaats in. De minister van EL&I is coördinerend voor gemaakte afspraken met het kabinet. De prominente plaats van EL&I komt mede tot uiting in het co-secretariaat dat het Ministerie samen met de Managementautoriteit voert voor het programma. Ook voor de Europese middelen speelt dit departement een rol. Gezien de bestuursrechtelijke constructie van de Europese Unie kan de EC formeel alleen aan een lidstaat middelen toewijzen en beschikkingen afgeven. Hierdoor is de lidstaat ook formeel betrokken bij het OP. De betrokkenheid van EL&I komt ook tot uiting in het lidmaatschap van het CvT. Dagelijkse contacten worden rechtstreeks met de UO onderhouden, indien sprake is van meer formele trajecten vindt de voorbereiding plaats via UO en afhandeling door het vereiste gremium. Provincies De provincies Groningen, Drenthe en Fryslân hebben een rol als loket waar subsidieaanvragen kunnen worden ingediend. Vanuit deze rol zijn zij, ieder afzonderlijk, belast met het verwerven en besluitvormingsgereed maken van projecten. Daarnaast hebben zij een rol in diverse besluit- en beheersorganen. Het SNN heeft de volgende taken uitbesteed aan de provincie Groningen: Het bijhouden van de financiële administratie; De kassiersfunctie; De salarisadministratie Het treasurybeheer. Gemeenten De vier grote gemeenten binnen de provincies Groningen, Friesland en Drenthe; Assen, Emmen, Groningen en Leeuwarden hebben binnen de nieuwe programma s een grotere rol gekregen. Zo hebben zij een rol in diverse besluit- en beheersorganen. Aanvrager/ Begunstigde De projectaanvrager is degene die subsidie aanvraagt en aan wie de subsidie eventueel toegekend wordt. De aanvrager kan een Nederlandse (semi) overheidsorganisatie zijn, dan wel een Nederlands publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon. Als de aanvraag is gehonoreerd wordt de aanvrager de begunstigde. De begunstigde is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project. Accountants Voorgeschreven is dat de UO-SNN de begunstigde kan verplichten om bij het verzoek tot eindafrekening of in bepaalde gevallen bij bevoorschotting een controleverklaring, conform het daarvoor voorgeschreven model te overleggen. Dergelijke declaraties met verklaring van de huisaccountant geven veelal wel een adequate groepering van gemaakte en betaalde kosten, maar vergen vaak nadere verificatie van het subsidiabel karakter ervan. Daartoe brengt een accountant in opdracht van het SNN in aangewezen gevallen een controlebezoek, leidend tot een afrekeningsadvies. Daarnaast benoemt het SNN periodiek een accountant die wordt belast met: 13
De controle van de jaarrekening inclusief het afgeven van een verklaring en het uitbrengen van een rapport inzake de controle van de jaarrekening; Het afgeven van controleverklaringen bij diverse financiële verantwoordingen; Het uitbrengen van een managementletter inzake de uitkomsten van de systeemtesten. Bestuurscommissies/DB Het Dagelijks Bestuur van het SNN fungeert als managementautoriteit voor de programma s. Het geeft de beschikkingen af (voor het programma Koers Noord) na daartoe instemming te hebben gekregen van de minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Deze bevoegdheid kan het DB mandateren aan de voorzitter van de Bestuurscommissie Economische Zaken. Ook de besluitvorming over wijziging van projecten vindt plaats in het DB of, gemandateerd, in de Bestuurscommissie. Afstemming Afstemming tussen het SNN en de drie provincies over het beheer van het subsidieprogramma, inclusief zaken als (bijstelling van) het toetsingskader, subsidievoorwaarden enzovoorts vindt plaats in de Werkgroep Programmabeheer. Daarnaast organiseert het SNN jaarlijks een zogenaamde projectverwerversdag voor medewerkers van het SNN, de drie provincies, het ministerie van EL&I en de vier SNN-gemeenten. Deze dagen vormen een belangrijk instrument in de afstemming en voorlichting ten behoeve van diegenen die zich buiten de UO bezig houden met projectverwerving en beoordeling. 2.2.2 Schriftelijke procedures voor gebruik door het personeel van de managementautoriteit /bemiddelende instanties Voor de taken van de managementautoriteit zijn procesbeschrijvingen opgesteld. Deze procesbeschrijvingen zijn dusdanig gedetailleerd beschreven dat zij tevens dienen als handleiding voor personeelsleden. Elke procesbeschrijving begint met een voorblad waarop een omschrijving van het proces, het doel van het proces, de proceseigenaar, versie en datum staan vermeld. De complete set van procesbeschrijvingen maakt integraal onderdeel uit van deze beschrijving van de beheers- en controlesystemen. Er is een aparte procesbeschrijving opgesteld voor het actueel houden van de opgestelde procesbeschrijvingen. Het betreft hier AO17 Onderhoud. 14
Procesomschrijving: Proceseigenaar: Versie: Datum: AO17- Onderhoud AO Concern controller Definitief 10 oktober 2011 Doel van het proces In dit proces worden de activiteiten beschreven ervoor moeten zorgen dat de opgestelde procesbeschrijvingen ten behoeve van zowel het Operationeel Programma als Koers Noord actueel blijven Subprocessen en verbonden processen Subprocessen hoofdproces Verbonden processen Proceseigenaar n.v.t. N.v.t. N.v.t. Risico s en maatregelen Risico s n.v.t. Controle maatregelen n.v.t. Stuurinformatie Prestatie-indicator Norm N.v.t. n.v.t. Documenten/checklisten Geen 15
Proces vaststellen jaarrapportage EZ Nr Activiteit Functionaris Afd. Input Omschrijving Output 1 Inventariseren benodigde aanpassingen Financieel Manager Fin Handboek AO De financieel manager inventariseert jaarlijks door middel van gesprekken met de Directeur en de hoofden de veranderingen binnen de Administratieve Organisatie en verzamelt de noodzakelijke aanpassingen op een lijst. Lijst met aanpassingen 2 Verwerken aanpassingen Financieel Manager Lijst met aanpassingen Handboek AO Verwerkt de aanpassingen in een conceptgewijzigd Handboek AO. Concept-gewijzigd handboek AO 3 Beoordelen concept- gewijzigd handboek Concern controller Concept gewijzigd handboek AO Beoordeelt de aanpassingen en geeft eventuele correcties door aan de Financieel Manager (zie verder activiteit 2). Beoordeeld concept-gewijzigd Handboek AO 4 Vaststellen Handboek AO Dagelijks Bestuur Beoordeeld concept-gewijzigd Handboek AO Beoordeelt ook of de wijzigingen goedgekeurd moeten worden door het Dagelijks Bestuur. Dit is met name het geval wanneer de wijzigingen consequenties hebben voor partijen buiten de UO SNN. Stelt het Handboek AO vast. Gewijzigd Handboek AO 5 Verwerken aanpassingen Financieel Manager Gewijzigd Handboek AO De Financieel Manager zorgt dat de digitale versie van de AO beschikbaar is, en wijzigt de papieren versie. Set met gewijzigde pagina s 6 Updaten Handboek AO Eigenaren Handboek Set met gewijzigde pagina s Handboek AO Indien externe partijen de AO in bezit hebben, stelt de medewerker setjes met gewijzigde pagina s op en verzendt deze conform verzendlijst naar de eigenaren van het Handboek. De pagina s uit het Handboek AO worden vervangen door de nieuwe (gewijzigde) pagina s. Handboek AO 16
Financieel manager Concern controller DB Eigenaren Handboek AO TBV-matrix Nr. Activiteit 1 Inventariseren benodigde Uitvoeren aanpassingen 2 Verwerken aanpassingen Uitvoeren 3 Beoordelen concept- gewijzigd handboek Controleren/ beschikken 4 Vaststellen Handboek AO Beschikken 5 Digitaal actualiseren AO en Uitvoeren verzenden wijzigingen 6 Updaten Handboek AO Uitvoeren
Niveau: Proces: Algemeen AO17-Onderhoud AO Financieel manager Inventariseren benodigde aanpassingen en verwerken aan passingen in conceptvorm Concern controller Beoordelen concept gewijzigd handboek DB Vaststellen handboek AO Financieel manager Digitaal actualiseren AO en verzenden wijzigingen Eigenaren handboek AO Updaten AO Einde proces 18
2.2.3 Beschrijving van de procedures voor de selectie en goedkeuring van concrete acties en om er op toe te zien dat zij gedurende de hele uitvoeringsperiode in overeenstemming zijn met de geldende communautaire en nationale voorschriften (artikel 60, onder a) van Verordening (EG) nr. 1083/2006). Om uitvoering te geven aan de taak beschreven in artikel 60, lid a, van Verordening 1083/2006 is het proces beschikken aanvragen opgesteld. De hierin beschreven stappen geven zorgvuldig de wijze weer waarop projecten worden geselecteerd. Om uitvoering te geven aan de taak beschreven in artikel 13, lid 1, van Verordening 1828/2006, hanteert SNN algemene voorwaarden (versie 1 juli 2008). Hierin staan de plichten en verantwoordelijkheden die aangegaan worden bij het aanvragen van subsidie. Deze: - zijn op de website te raadplegen; - worden in het proces beschikken aanvragen met de eindbegunstigde doorgenomen, - worden tenslotte tijdens het afgeven van de beschikking nogmaals doorgenomen en meegegeven. Zie hiervoor tevens het proces beschikken aanvragen, zoals hieronder weergegeven. In het proces beschikken aanvragen wordt van standaarden en formulieren gebruik gemaakt, i.c. het toetsingskader -zoals door EL&I opgesteld-, een standaard aanvraagformulier en standaardvoorwaarden. 19
Procesomschrijving: Proceseigenaar: Versie: Datum AO1-Beschikken aanvragen Hoofd Progamma's definitief 10 oktober 2011 Doel van het proces In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op de afhandeling van een subsidieaanvraag in het kader van het OP Noord (EFRO) en Pieken in de Delta (EL&I). Het resultaat van dit proces is het afgeven van een beschikking op een aanvraag. Subprocessen en verbonden processen Subprocessen hoofdproces Verbonden processen Proceseigenaar Initiële fase subsidieaanvraag Rappelleren Hoofd Vervolgfase subsidieaanvraag Bezwaarschrift Programma's Beoordelingsfase subsidieaanvraag Beoordeling majeure / niet-majeure projecten Subsidietechnische beoordeling en opstellen concept advies Beoordelen conceptadvies Besluitvorming niet majeur project Besluitvorming majeur project Opstellen en ondertekenen beschikking Risico s en maatregelen Risico s Controle maatregelen Het moment van registratie van de datum van ontvangstbevestiging verschilt per provincie. Hierdoor verschilt het moment waarop de kosten subsidiabel zijn per provincie Bepalen moment van registratie ontvangstbevestiging Doorlooptijd van de beoordeling van de aanvraag varieert per provincie en is onduidelijk Bepalen en uniformeren doorlooptijd bij provincies Op noordelijk niveau is onvoldoende kennis over de projecten die op de plank liggen Doorlooptijd bij UO SNN onnodig langer vanwege niet behandelbare aanvragen Registratie projecten door provincies Alleen volledige aanvragen worden naar UO SNN doorgesluisd Stuurinformatie Prestatie-indicator Norm Afhandelingstermijn AWB De wettelijke norm van AWB Standaard documenten/checklisten in dit proces Aanvraagformulier Niet ontvankelijk verklaring Projectplan Verslag overleg UO SNN, initiatiefnemer en provincie Ontvangstbevestiging Checklist aanvraag subsidie Mail in behandeling overname Advies stuurgroep Checklist subsidieverlening EFRO Toekennings- en afwijzingsbeschikking 20
Proces: Beschikken aanvragen Nr Activiteit Functionaris Afd. Input Omschrijving Output Initiële fase subsidie aanvraag 1 Ontvangst ideeën Provincie / Ministerie EL&I/ UO SNN/ gemeente Project idee Op basis van het Operationeel Programma EFRO Noord- Nederland 2007-2013 en het programma Koers Noord: op weg naar pieken kan subsidie voor een project worden aangevraagd. De weg die een aanvrager bewandelt kan hierbij divers zijn. In veel gevallen zal de provincie het eerste aanspreekpunt zijn, dit kan echter ook MEL&I of UO SNN of zelfs een gemeente zijn. De provincie speelt de centrale rol bij de intake & ondersteuning van projecten in het traject van beslisrijp maken. Ingekomen projectidee 2 Beoordeling aanvraag Provincie Ingekomen projectidee Quickscan EL&I 3 Ondersteuning project Provincie/EL&I UO SNN 4 gemeenten Begunstigde Beleidsmatig beoordeeld projectidee Format aanvraagformulier Standaard voorwaarden project NB: Indien een idee bij UO SNN, de gemeente of EL&I wordt aangedragen, zal men de aanvrager (afhankelijk van de subsidiewens) doorverwijzen naar de provincie: de provincie is de partij die in deze fase de regie heeft in de begeleiding van de aanvrager. De provincie beoordeelt het idee aan het OP, het toetsingskader van de programma s en aan de algemene voorwaarden. NB: De provincie kan de quickscan EL&I gebruiken als hulpmiddel voor PID projecten. Bij goedkeuring begeleidt de provincie de initiatiefnemer in het traject van beslisrijp maken van het project en het opstellen van een projectplan. Indien de aanvrager in aanmerking komt voor PID subsidie, wordt EL&I betrokken. Bij afkeuring wordt een niet-ontvankelijk verklaring gestuurd. Indien het project wordt afgekeurd wordt er geen melding van het project in het navision systeem gemaakt. M.a.w. alleen goedgekeurde projecten worden in het Navision systeem gemaakt. Beleidsmatig beoordeeld projectidee Niet ontvankelijk verklaring Ingevuld aanvraagformulier Concept projectplan Verslag overleg Vervolgfase subsidie aanvraag 4 Versturen ontvangstbevestiging Provincie Concept projectplan Ingevuld aanvraag- formulier Op initiatief van de provincie vindt intensief overleg plaats met de begunstigde, EL&I, UO SNN en, indien van toepassing, de gemeente om het project een zo goed mogelijke start te geven en vanuit ieders expertise toegevoegde waarde in te brengen. Als de provincie van mening is dat een project ver genoeg is gevorderd om als kansrijk te worden bestempeld, dan verstuurt de provincie, met behulp van Navision, een ontvangstbevestiging namens SNN. (Hiervoor heeft de Projectplan Ontvangst-bevestiging provincie 21
provincie specifieke rechten in Navision gekregen). Deze ontvangstbevestiging kan uitsluitend door een SNN-provincie worden verzonden. De provincie doet dit niet voordat is vastgesteld dat het project als kansrijk voor een subsidie wordt ingeschat. Het versturen van de ontvangstbevestiging wordt door de provincie geregistreerd in het Navision systeem van UO SNN. Dit is tevens de overgang van gros 0 naar gros 1. 5 Versturen definitieve aanvraag Provincie Definitieve aanvraag Projectplan Dit is een formele stap, aangezien hiermee bevestigd wordt dat voorbereidingskosten vanaf het moment van ontvangst van de aanvraag subsidiabel zijn ten laste van het EFRO gedeelte van de subsidie, indien het project later gecommitteerd wordt. De provincie heeft nu zes maanden om het project gereed te maken voor indiening bij de UO SNN. Als de provincie van mening is dat het project beslisrijp is, dan wordt het project ter beoordeling neergelegd bij het programmasecretariaat. Dit gebeurt door middel van het doorzenden van de aanvraag naar de UO SNN. Verstuurde subsidieaanvraag + bijbehorende documenten Beoordelingsfase subsidie aanvraag 6 Registratie definitieve aanvraag Programma secretariaat 7 Beoordeling door programma-secretariaat op volledigheid Programmasecretariaat Verstuurde subsidieaanvraag + bijbehorende documenten Verstuurde subsidieaanvraag + bijbehorende documenten De definitieve aanvraag bestaat uit het subsidieaanvraagformulier, het projectplan en de in het vooroverleg afgesproken documenten Het programmasecretariaat (i.c. de UO SNN) ontvangt de definitieve aanvraag, legt de ontvangstdatum vast in Navision. Het programmasecretariaat beoordeelt de aanvraag op volledigheid, voor PID op basis van de ministeriële regeling en voor EFRO op basis van het toetsingskader. Indien de aanvraag niet volledig is, wordt de eindbegunstigde om aanvullende informatie gevraagd. Vastgelegde subsidieaanvraag + bijbehorende documenten Beoordeelde volledige subsidieaanvraag Beoordeelde niet volledige aanvraag Herinnering Indien het EFRO-geld betreft, is hier geen termijn aan verbonden, en gaat het traject van rappelleren lopen Niet ontvankelijk verklaring Programma secretariaat Beoordeelde subsidieaanvraag Majeur/ niet-majeur project Indien het PID-geld betreft, heeft de begunstigde een termijn van drie weken. Als binnen die termijn de aanvraag niet volledig wordt gemaakt dan verstuurt de UO een nietontvankelijk verklaring. Op het moment dat wordt vastgesteld dat de aanvraag volledig is, verzendt het programmasecretariaat (i.c. de UO SNN),via het Navision, bericht dat UO SNN de behandeling formeel heeft overgenomen. Dat bericht bevat, indien relevant, tevens de formele ontvangstbevestiging voor PiD. Deze formele 8 Versturen beoordelingsbevestiging Definitieve subsidieaanvraag Beoordelingsbevestiging SNN Ontvangstbevestiging 22