SKäL-INTERNATIONAL LIMBURG International Association of Travel and Tourism Professionals Founded 1934 Formation Date Limburg 1/4/1949-Club n 47 Goedgekeurd Nederlands Koninklijk Besluit van 20/9/1966 secr. ledenadministratie J. Collen Abr. Orteliuslaan 4 3500-Hasselt (België) +32/(0)11/227345 jacques.collen@skynet.be 1 1) Dinsdag 4 november 2008 om 14.00 in het Tulip In hotel op Maastricht-Aachen Airport: Skål werkvergadering voorbereiding Stichtingscongres 60 jaar Skål International Limburg Aanwezig: Raf Sluismans,, Peter Helleman en Jacques Collen Verontschuldigd: Bart Bos en Jan Engelen Wil meewerken bij de praktische uitbouw: Frits van Hattem Uitgangspunt ( zie ook: www.skallimburg.org ): Woensdag 1 april 2009: - Stichtingscongres 60 jaar Skål International Limburg - partner uitgenodigd - plaats:? - onderwerp:? - organisatie: Raf Sluismans, Jan Engelen, Jacques Collen, Peter Helleman (is de opstart groep) - bijeenkomst:? - genodigden:? - pers? - gevolgd door een 3-gangen diner (ca. 17.30) - materiële opvang: ontvangst intekenlijsten, controle op dag zelf, badge, enz Genomen beslissingen: Datum: blijft 1 april 2009 Plaats: Kasteel Doenrade Bijeenkomst is plenair (referaten met mogelijkheid tot vragenstelling) Tijd: 16.00 welkomstkoffie met een streekgebonden koekje of zo 16.30 begin Schatting aantal deelnemers? 100 Kosten: We zullen zien wat de kas kan dragen. Bovendien zullen we een deelnemersbijdrage vragen voor het totale gebeuren per persoon. Geen bijdrage voor hen die enkel naar de referaten komen. Centraal aanspreekpunt voor de organisatie ter plaatse: Peter Helleman Ondersteuning secretariaat: Jacques Collen Inhoudelijke coördinatie: Raf Sluismans Link naar de HSZuyd: Jan Engelen Dagvoorzitter (dient nog gevraagd te worden): Louk Hustinx Centraal thema wordt: Duurzaamheid in de relatie toerisme - horeca Het thema wordt aangebracht en toegelicht door Raf Sluismans. Hij motiveert ook de keuze van 3 items van de vele mogelijke. Kwaliteit van de toeristische journalistiek (Jempi Welkenhuyzen is peter van dat onderdeel) Kwaliteit en objectiviteit van de beoordelingen bij de gastronomische gidsen (Jacques Collen is peter van dat onderdeel Denkt aan dir. Paul Gelders van de Gault-Millau) Cradle tot Cradle in de Hotellerie (Peter Helleman is peter van dat onderdeel vraagt spreker via Jean-Paul Eurlings)
2 Slot act ca. 18.00? Etikette een paar casussen ludiek naar voren gebracht door studenten van de toneelacademie? Jacques Collen, als voorzitter van het ASG- Centrum voor Culinair Erfgoed leidt het erna volgend buffet in. Benaderen van Netty en Wil Engels Geurts om de keuken op het kasteel te helpen (kost). Tussen het congresgedeelte en het buffet is er een receptie met verjaardagstoast! Sponsering? Is er sponsering mogelijk voor het buffet? Moet er nog een zwaargewichten aangesproken worden? Gouverneurs uit beide provincies? Buffet ca. 19.00 2) Maandag 17 november 2008 om 15.00 in de Hoge Hotelschool Maastricht: Vergadering met studenten die in het kadar van Events Management o.l.v. Jan Engelen een ondersteunende opdracht voor het Skål congres uitwerken Aanwezig: Jan Engelen en Jacques Collen Verontschuldigd: Bart Bos Raf Sluismans en Peter Helleman Volgend kort verslag werd rondgestuurd: Vandaag heb ik, samen met Skållega Jan Engelen (begeleider events- en congressen op de HSZuyd) contact gehad met het groepje studenten (4) die zich over ons project gaan buigen. Ze gaan alles eens kritisch doornemen, voorstellen formuleren, de locatie bekijken en adviezen geven, doelgroepen bepalen, promotietips opstellen, praktische richtwijzers (soort draaiboek) opstellen, een kosten - baten analyse maken (een officiële) die we kunnen gebruiken om sponsering en subsidies aan te vragen, vaststellen doelgroepen, tips voor het programma zelf, enz... Jan heeft ze al een goede opstart gegeven. Normaal is dergelijk project te betalen. Dank zij Jan zal het ons enkel de kostenvergoeding (bv. verplaatsing studenten naar kasteel Doenrade voor visitatie) kosten. We kijken er naar uit. Ze zullen met Peter contact opnemen om tezamen de locatie te bekijken. Ik sprak met de studenten af op vrijdag 28 november op de Hotelschool om 9.00 Leden van de werkgroep congres zijn welkom! 3) Vrijdag 28 november 2008 om 9.00 in de Hoge Hotelschool Maastricht (HHM): rapportagesessie studenten Aanwezig: Jan Engelen, Peter Helleman en Jacques Collen Verontschuldigd: Bart Bos, Raf Sluismans en Fritz van Hattem Volgend kort verslag werd rondgestuurd: Vorige vrijdag was ik nog op de Hoge Hotelschool om een rapportagesessie o.l.v. Jan Engelen (als docent) met ons groepje van 4 studenten mee te maken. Ze zien het wel zitten en werken ernstig verder. Ze onderzoeken ook de praktische mogelijkheden van Kasteel Doenrade en hebben er op 4 december 2008 met Peter afspraak op het kasteel om de mogelijkheden te bespreken. Op 19 december om 13.30 is er een gezamenlijke bespreking op Kasteel Doenrade vooraleer ze een finaal rapport + financiële bijlage zullen maken tijdens de week na de Eindejaarsvakantie. Erna zullen we zelf rond de tafel moeten zitten om voor ons definitieve besluiten te nemen. Fijn is dat Skållega Louk Hustinx bereid is om het dagvoorzitterschap waar te nemen indien dit niet in zijn geplande vakantie valt (Pasen is op 5 april) Hij zal spoedig iets laten weten. Wil en Netty Engels-Geurts zijn eveneens bereid om samen te werken wat betreft het Limburgs buffet voor 's avonds.
3 Ik denk dat we op de eerstkomende Raad van Bestuur ons zullen moeten herbezinnen over het thema en de te vragen sprekers: Paul Gelders kan al niet. Wie concrete voorstellen heeft binnen ons thema: melden! 4) Zondag 14 december 2008 om 16.00 in het Carboon Hotel te Genk: denktank en overlegvergadering Aanwezig: Louk Hustinx en Jacques Collen Ingaand op de reeds ontvangen rapporten van de studenten en de reeds ondervonden moeilijkheden, gekoppeld aan: interessant voor niet leden, pers, actueel zijn, het vinden van geloofwaardige sprekers terzake, het grensoverschrijdend aspect van de Skål Limburg,.kwam men tot een aantal besluiten. Deze besluiten zullen ter goedkeuring voorgelegd worden op de eerstkomende bestuursvergadering van 16 december 2008 (wat dan ook gebeurde met volgend resultaat): - Thema wordt: grensoverschrijdend toerisme in het kader van het Limburg - Charter. - Voorstel is om de beide gouverneurs uit te nodigen, naast de twee gedeputeerden van toerisme. - Daarnaast voorzien we twee Keynote-speakers (Hilde Lieten van De Lijn) en vier ondernemers. Volgende voorstel wordt geformuleerd (wordt nog later besproken op 19 december met studentyen en het org. comité): Peter Geurden (Different Hotel Groep), Ceustermans (Domein Bokrijk), Koos Hendriks (Snowworld) en Armand Vliegen (Grensland Media) - Tijdens het congres wordt de Skål Award uitgereikt. Die gaat dit jaar naar het Struyscomité (Preuvenemint). - Nadien een walking diner en entertainment. - Welke media worden uitgenodigd? Er wordt een perslijst rondgemaild (wegens technische problemen is de lijst enkel afgeprint en aan de president gegeven) en elk bestuurslid geeft aan wie in aanmerking komt. Een beperkte groep journalisten die echt publiceert krijgt het walking- diner aangeboden. 5) Vrijdag 19 december 2008 om 13.30 in Kasteel Doenrade gezamenlijke bespreking van projectgroep en het Organiserend Comité Aanwezig: Skål: Bart Bos, Jan Engelen, Peter Helleman, Louk Hustinx en Jacques Collen Studenten: Liliana Sousa Lopes, Roel Geurts, Raoul de Paauw Verontschuldigd: Skål: Raf Sluismans, Fritz van Hattem en Jempi Welkenhyzen; Studenten: Anouk Rongen Het programma werd gezamenlijk besproken. Over het stramien en het onderwerp was eenieder het vlug akkoord. Enkel de invulling van de te vragen referaathouders resulteerde niet in concrete namen en personen. Politieke personen aan Nederlandse zijde zouden op de eerstkomende Nieuwjaarsreceptie door Louk Hustinx benaderd worden. Jacques Collen zou aan Belgische kant de Gouverneur en de Gedeputeerde benaderen. Uit het Tweede Voortgangsgesprek verslag van de studenten noteerden we: - programma moet toch 1 uur later beginnen, rekening houdend met lunch- en reistijd. Dat wil zeggen dat vanaf 14.30-15.00 ontvangst/ aankomst zal zijn - Welkomstwoord wordt gegeven door dhr. P. Helleman en zal 10 minuten in beslag nemen. - Geen koffiepauze na 2 sprekers, dit is te kort en is niet nodig. - Geen feestavond, er zal toch niet gedanst worden, dus beter is om tijdens het diner de feestavond te mengen en dit langer uitrekken.
4 - Rekening houden dat muziek/ acts niet te lang duren (15 minuten) zodat mensen kunnen kletsen. Het leukste zou zijn om 3 kleine acts van elk 10 minuten te laten optreden. Voorbeeld: Herman Schreurs, 5 meisjes die via Gert Driessen van restaurant Bon Homme Maastricht te achterhalen zijn. - Als het programma inhoudelijk interessant is dan zullen ook de partners aanwezig zijn tijdens het middagprogramma. - Dhr. Collen zal leden mailen of zij potentiële leden weten die ook uitgenodigd kunnen worden op 1 april 2009. - Het beste zou zijn: 4 sprekers (politici) van elk 1 kwartier dan 3 à 4 ondernemers uit de praktijk van elk 10 minuten, vervolgens afsluiten met een paneldiscussie. Zo krijg je min of meer het idee van politici tegen het bedrijfsleven. Elke ondernemer kan dan van te voren een bepaalde stelling krijgen waarover hij/ zij zijn/ haar mening over kan geven. Politici als eerste laten spreken. De twee gouverneurs moeten ook de gelegenheid krijgen om iets te kunnen vertellen. - Sprekers: 1. Dhr. Steve Stevaert, 2. Dhr. Leon Frissen, 3. Dhr. Slijpen (politici België), 4. Dhr. Herman Vrehen (politici Nederland), 4. Mevr. Lieten (praktijk), 5. Charlie van Gogh (directeur Mise en Place) en dan nog 3 à 4 ondernemers uit de praktijk. - Via de toeristische afdeling van provincie Limburg en België kan er gevraagd worden wie er bijvoorbeeld subsidies heeft gevraagd m.b.t. grensoverschrijdendheid. Deze namen zijn ook wellicht interessant als spreker die vanuit de praktijkervaring kunnen spreken. - Na het paneldiscussie meteen de award uitreiken en het glas heffen (de award uitreiken zal ongeveer 10 minuten duren). Dit zal dan ook nog boven gebeuren zodat iedereen er nog bij zit en hierna kunnen de deelnemers naar beneden en eventueel al naar huis gaan. - Walking dinner is goed, hierbij wel minder zitplaatsen (max.30) dan statafels. Geen cateraar van buitenaf! Wel eventuele sterrenkoks van buitenaf die de ingrediënten van kasteel Doenrade gebruiken. Dhr. Helleman kent een aantal koks (kasteel Wittem). - Uitnodigingen kunnen wellicht gesponsord worden door bedrijven. J. Collen stelt een sponseringbrief op. - Dhr. P.Helleman regelt personeel in kasteel Doenrade op woensdag 1 april 2009. - Wijnen ook uit Limburg en België. 6) Rapporten Event-studenten Tot op heden ontvingen we van de studenten (uitvoerig, overzichtelijk en zeer goed qua inhoud): procesverslag week 1 / procesverslag week 2 / procesverslag week 3 Eerste en Tweede Voortgangsgesprek Plan van Aanpak Opzet Skål project Brief prijsaanvraag Kasteel Doenrade + het antwoord hierop 7) Vrijdag 2 jan 2009 Knopen doorhakken! Zie de verzonden mail naar de leden van het Organiserend Comité: Omdat zowel op het kabinet van de Gouverneur als bij de Gedeputeerde men een document van opzet vroeg (het is twijfelachtig of S. Stevaert kan komen wegens het feit dat hij die dag niet in Hasselt is), heb ik in de geest van wat we op de vergadering besproken deze "vertaald" in een opzet (basisnota). Bovendien kunnen we het niet maken om Skållega's die
5 grensoverschrijdend werken voorbij te gaan. Ook ben ik er zeker van dat Raf in zijn betoog het gedachtegoed van dhr. Geurden kan verwerken, dit gekoppeld met de kwalitatieve eisen om een hoogwaardig toeristisch product op de markt te zetten en zo concurrentieel te zijn tegenover andere regio's. Aldus kwamen we tot een basis document met o.m. volgend schema: Programma (ideaal voorstel initieel werkprogramma) Middagprogramma Ontvangst / aankomst 14.30 15.00 Het middagprogramma staat onder leiding van Louk Hustinx als moderator. Welkomstwoord door de SKAL Limburg president P. Helleman (15.00 15.10) Gouverneur Léon Frissen NL Limburg: welkom in Limburg (5 min.) Gouverneur Steve Stevaert B.-Limburg: voorstelling van het Limburg charter (15 min.) Gedeputeerde toerisme Sylvain Sleypen B. Limb.: hoe invullen vanuit de Belgische kant (ca. 15 min.) Gedeputeerde toerisme Herman Vrehen NL. Limb.: hoe invullen vanuit de Nederl. kant (ca. 15 min.) Korte sanitaire pauze (ca. 5 min.) Hierna laten we een paar verantwoordelijken vanuit de sector, die nu al grensoverschrijdend werken, aan het woord om ondermeer uit te leggen waarom ze dit doen, de voordelen en de grootste problemen waarmee men geconfronteerd worden. Spreker 1 (bv. Charles van Gogh Int. Horeca project Bureau Mise en Place lid Skål Limburg) 16.00 16.20 Spreker 2 (bv. Militza Kuipers - directeur Dagtoerisme B./Nl. Limburg lid Skål Limburg) 16.20 16.40 Spreker 3 (bv. Raf Sluismans - Coördinator EMR-project-Universiteit Maastricht, Prof. Universiteit Hasselt en Voorzitter Raad van Bestuur Different Hotels lid Skål Limburg) 16.40 17.00 Spreker 4 (bv. Hilde Lieten De Lijn als binding tussen B/Nl Limb.) 17.00 17.20 Afsluiting symposium met een globaal panelgesprek, met mogelijkheid om vanuit de zaal vragen te stellen, en inventarisatie van de slotconclusies. Korte voorstelling van het avondprogramma met Limburgse specialiteiten door Jacques Collen, als voorzitter van de (Benelux) Academie voor de Streekgebonden Gastronomie - Centrum voor Culinair Erfgoed. Avondprogramma Borrel / Receptie 18.30 19.00 Walking dinner / buffet waarbij de witte brigade van Kasteel Doenrade geholpen wordt door Wil en Netty Engels-Geurts, specialisten terzake. 19.00 22.30 (i.c.m. entertainment)
De brieven naar de Belgische Gedeputeerde, mevr. Lieten en de Belgische Gouverneur met het opgestelde basisdocument werden opgesteld en doorgezonden naar de leden van het Organiserend Comité. Aanpassingen waren dus nog mogelijk. Na het inzamelen van reacties worden deze maandag 5 januari persoonlijk op het gouvernement afgegeven. Ik wacht op een seintje (+ tips) van Louk Hustinx om later dan soortgelijke brieven naar Nederlandse zijde op te sturen. Ook werden de andere gevraagde sprekers op de hoogte gebracht en naar hun goedkeuring gevraagd. Jacques Collen stelde eveneens een brief voor sponsering op en mailde deze door naar president Peter Hellman ter goedkeuring om dan daarna naar iedereen door te sturen. 6