CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS Welkom bij het American Express Corporate Card Programma
Inhoud Hartelijk welkom 2 Zo gebruikt u de American Express Corporate Card 3 Hier kunt u de American Express Corporate Card gebruiken 5 Verlies of diefstal van de American Express Corporate Card 6 Voordelen van de American Express Corporate Card Wereldwijd Netwerk 7 Nooit zonder cash met Express Cash 8 Emergency Cheque Cashing 8 Membership Rewards 9 Aanvullend verzekerd tijdens uw zakenreis 10 Global Assist 12 Uw Privacy 13 Nuttige telefoonnummers 13 An English version of this brochure is available from the American Express website: www.americanexpress.nl/corporate 1
Hartelijk welkom bij het American Express Corporate Card Programma Met de American Express Corporate Card beschikt u over een flexibel en veilig betaalmiddel dat volledig is afgestemd op de hoge eisen van de frequente zakenreiziger. Net als vele andere gebruikers van de American Express Corporate Card, kunt u nu vertrouwen op de ondersteuning van één van de grootste netwerken van zakenreisbureaus ter wereld, een netwerk dat zich met ruim 1700 servicevestigingen* uitstrekt over meer dan 130 landen. Deze brochure geeft u informatie over de belangrijkste eigenschappen van de American Express Corporate Card. Mocht u nog vragen hebben, neemt u dan contact op met onze Ledenservice (020 504 8700). American Express staat te allen tijde voor u klaar, waar ook ter wereld! * Bestaande uit reisbureauvestigingen van American Express Travel Related Services Company Inc., daarbij aangesloten kantoren, vertegenwoordigers, Business Travel Centra en Implants. Niet iedere locatie biedt de volledige dienstverlening. 2
Zo gebruikt u de American Express Corporate Card Eenvoudig betalen met uw pincode Sinds oktober 2009 zijn alle nieuwe/vervangende American Express Corporate Cards voorzien van een chip en bijbehorende pincode. U betaalt uw aankopen dus eenvoudig door uw pincode in te toetsen. Bedrijven die nog geen pincode vragen accepteren nog gewoon betalingen met uw handtekening. De Chip & PIN-technologie is geavanceerder en zal het bestaande betalingssysteem nog veiliger maken. In veel landen buiten Europa, waaronder de Verenigde Staten, blijven Kaarten met alleen magneetstrip de standaard. Hier kunt u dus gewoon met uw handtekening blijven betalen. Pincode vergeten? Indien u uw pincode vergeet, dan kunt u deze altijd bekijken door in te loggen op de Online Services van American Express www.americanexpress.nl/pincode. Indien u zich nog niet voor de Online Services heeft aangemeld, kunt u dit online eenvoudig doen via hierboven genoemde link. Facturatie en betaling Het American Express Corporate Card Programma omvat verschillende mogelijkheden voor facturatie en betaling. Informeer bij de contactpersoon binnen uw organisatie naar de bijzonderheden van de optie waarvoor uw organisatie heeft gekozen. Individuele facturatie en betaling Maandelijks wordt het rekeningoverzicht aan u beschikbaar gesteld, in de meeste gevallen zal dit via de beveiligde Online Services zijn. Dit overzicht laat per item alle betalingen zien, die zijn gedaan met de American Express Corporate Card. Betatalingen die zijn verricht in een land waar de euro niet de nationale munteenheid is, worden eerst omgerekend in Amerikaanse dollars en vervolgens in euros. Transacties die zijn verricht in Amerikaanse dollars worden direct omgerekend in euros. Dit maakt het gemakkelijker voor u om uw declaraties in te vullen. U dient uw declaraties samen met de benodigde rekeningen en bonnen in bij de afdeling administratie van uw bedrijf conform de 3
bestaande procedures. Uw declaraties worden door de afdeling administratie van uw bedrijf aan u betaald. U voldoet uw maandelijkse rekening aan American Express. Individuele facturatie, centrale betaling Maandelijks wordt het rekeningoverzicht aan u beschikbaar gesteld, in de meeste gevallen zal dit via de beveiligde Online Services zijn. Dit overzicht laat per item alle uitgaven zien, zoals hierboven beschreven. U dient uw declaraties samen met de benodigde rekeningen en bonnen in bij de afdeling administratie van uw bedrijf conform de bestaande procedures. Uw bedrijf zorgt voor een centrale betaling aan American Express, inclusief de betaling van uw maandelijkse rekening. Centrale facturatie en betaling Uw bedrijf ontvangt alle maandelijkse rekeningoverzichten aan het einde van elke maand. Uw bedrijf zorgt voor één centrale betaling aan American Express. Automatische incasso Dit is verreweg de meest simpele en handige betalingsmethode. Bij automatische incasso worden de uitgaven van uw American Express Corporate Card automatisch van uw bankrekening afgeschreven. Als u voor langere tijd voor zaken weg bent, zorgt u dan voor voldoende saldo op uw bankrekening. Online rekeningoverzicht In geval van Individuele facturatie sturen wij u standaard een online rekeningoverzicht. Het online rekeningoverzicht is in de beveiligde omgeving van de Online Services direct beschikbaar en u kunt het als PDF downloaden. U dient zich wel te registreren voor Online Services en een e-mailadres op te geven, zodat u het maandelijkse e-mail bericht kunt ontvangen met de melding dat uw nieuwe rekeningoverzicht beschikbaar is. Ga naar www.americanexpress.nl en registreer u voor de Online Services. 4
Hier kunt u de American Express Corporate Card gebruiken De American Express Corporate Card wordt wereldwijd geaccepteerd bij miljoenen bedrijven. Ook in Nederland kunt u de American Express Corporate Card gebruiken om vrijwel al uw zakelijke uitgaven te betalen. U kunt de American Express Corporate Card gebruiken bij luchtvaartmaatschappijen, spoorwegen, restaurants, autoverhuurbedrijven, winkels, theaters en benzine-stations. Bedrijven die het Cards Welcome logo voeren, accepteren de American Express Corporate Card. Overal ter wereld accepteren de grote autoverhuurbedrijven de American Express Corporate Card om u een auto ter beschikking te stellen. Uiteraard zal u dankzij de American Express Corporate Card geen borgsom gevraagd worden. Wanneer u met de American Express Corporate Card een hotelkamer reserveert, is het een geruststellende gedachte om te weten dat deze voor u wordt vastgehouden, zelfs als u later arriveert dan verwacht. Met de American Express Corporate Card kunt u in Nederland en daarbuiten ook kantoorartikelen, telefoonrekeningen, parkeergarages, taxi s, tolheffing op snelwegen en andere uitgaven betalen. Op onze website www.americanexpressavenue.nl vindt u ook een grote selectie van bedrijven in Nederland die de American Express Corporate Card accepteren. De zekerheid altijd voldoende geld op zak te hebben American Express kent geen vooraf vastgestelde bestedingslimiet. Zo kunt u aan de meest onvoorziene situaties het hoofd bieden. Een uniek voordeel dat meteen bewijst hoezeer u het vertrouwen van American Express geniet. Neemt u contact op met American Express (020 504 8700) als u van plan bent meerdere of grote bestedingen te doen, om er zeker van te zijn dat uw transactie probleemloos wordt afgewikkeld. 5
Verlies of diefstal van de American Express Corporate Card Over de hele wereld een nieuwe Corporate Card, in de meeste gevallen binnen 24 uur Bij een verloren of gestolen American Express Corporate Card heeft u geen eigen risico. Bovendien wordt een verloren of gestolen Corporate Card, als u dat wilt, wereldwijd, zonder bijkomende kosten, vervangen en dat meestal binnen 24 uur. Bel 020 504 8666. Internet Fraude Garantie Betalen met de American Express Corporate Card betekent niet alleen makkelijk betalen, maar tevens veilig betalen. Ook op internet kunt u met een gerust hart aankopen doen, want alle fraude of misbruik (ook als gevolg van diefstal of verlies) is 100% verzekerd, zonder eigen risico. 6
American Express Corporate Card extra voordelen Wereldwijd netwerk De medewerkers van de American Express servicevestigingen zijn er om u op elk moment te helpen en raad te geven. Vóór en tijdens de reis. Informatie, assistentie en verkrijgen van vreemde valuta Vervanging van een gestolen of verloren American Express Corporate Card meestal binnen 24 uur Verzilvering en vervanging van verloren of gestolen American Express Travelers Cheques Bel onze Ledenservice op het nummer 020 504 8700 voor meer informatie. 7
Nooit zonder cash: Express Cash Over de hele wereld staan geldautomaten tot uw beschikking op strategische plaatsen zoals luchthavens, commerciële centra 7 dagen per week, 24 uur per dag. Als uw bedrijf daarvoor toestemming verleent, kunt u er wekelijks een bedrag tot 700 opnemen in lokale valuta. Express Cash is een wereldwijd netwerk waarop de belangrijkste banken zijn aangesloten. In Nederland kunt u terecht bij alle geldautomaten van ABN Amro en Rabobank. Express Cash werkt door een combinatie van de American Express Corporate Card en uw persoonlijke pincode. Emergency Cheque Cashing Ook kunt u tijdens kantooruren contant geld opnemen bij één van de American Express servicevestigingen wereldwijd. Indien u dringend geld nodig mocht hebben, stelt American Express u lokale valuta of Travelers Cheques ter beschikking, op vertoon van de American Express Corporate Card en een persoonlijke cheque. Het maximum bedrag bedraagt 1000 per 21 dagen. 8
Membership Rewards Het Membership Rewards Programma biedt u de mogelijkheid om met de American Express Corporate Card punten te sparen. Membership Rewards punten kunnen worden gespaard wanneer u de American Express Corporate Card gebruikt voor het afrekenen van uw reis- en representatiekosten, zoals vliegtickets, hotel- en restaurantrekeningen, benzine en parkeren. Op deze manier verdient u snel punten voor aantrekkelijke rewards. Bij het Membership Rewards Programma verdient u één punt voor elke euro die u uitgeeft met de American Express Corporate Card. Deze punten kunnen vervolgens worden ingewisseld tegen vliegtickets, hotelovernachtingen, huurauto s, geschenken en andere rewards. Als u gebruik maakt van het Membership Rewards Programma kunt u tegelijkertijd deelnemen in één of meerdere frequent flyer programma s van partner luchtvaartmaatschappijen (zoals bijvoorbeeld KLM of Air France). Het is mogelijk om uw Membership Rewards punten over te hevelen naar een partner programma, bijvoorbeeld KLM s Flying Blue programma. Op deze manier spaart u nog sneller punten en liggen uw rewards eerder binnen handbereik. Voor deelname aan het Membership Rewards Programma betaalt u een jaarlijkse bijdrage van 25. U kunt alleen deelnemen aan het Membership Rewards Programma als daarvoor toestemming is verleend door uw bedrijf. Als uw bedrijf deelneemt aan het Membership Rewards programma, bel dan 020 504 8700 om u aan te melden. 9
Aanvullend verzekerd tijdens uw zakenreis De American Express Corporate Card biedt u gratis een wereldwijde, aanvullende verzekering bij reisongevallen in het buitenland, indien de kosten van de zakenreis per openbaar vervoermiddel (lijnvlucht, trein, boot) zijn betaald met de American Express Corporate Card. Ongevallenverzekering zakenreizen U bent 24 uur per dag, gedurende 30 dagen verzekerd tegen overlijden of lichamelijk letsel tot een bedrag van 350.000, als u de vervoerskosten van uw reis betaald heeft met de American Express Corporate Card. Uw meereizende echtgeno(o)t(e) cq. partner, is eveneens verzekerd tegen reisongevallen. Tijdens uw privéreis bent u tot een bedrag van 100.000 verzekerd. Verzekering tegen reisongemakken tijdens zakenreizen Indien u uw reiskosten betaald heeft met de American Express Corporate Card, bent u tot een bedrag van 1.050 automatisch verzekerd tegen reisongemakken, zoals een vertraagde vlucht, een gemiste aansluiting en vertraagde of verloren bagage. De verzekering geldt vanaf het moment dat u uw woning of werkplek verlaat tot het moment dat u terugkeert. Bij een vertraging van meer dan 4 uur, kunt u voor 175 besteden aan maaltijden en verfrissingen. Als u uw vluchtaansluiting mist als gevolg van een vluchtvertraging en er is gedurende 4 uur geen alternatief vervoer beschikbaar, kunt u een bedrag van maximaal 175 besteden aan maaltijden, verfrissingen en ontvangt u een tegemoetkoming in eventuele hotelkosten. Als uw bagage gedurende meer dan 6 uur vertraagd is, ontvangt u een vergoeding van 175 voor de aanschaf van toiletartikelen en noodzakelijke kleding*. Indien uw bagage meer dan 48 uur vertraagd is, kunt u een bedrag van maximaal 875 besteden aan noodaankopen *. Uitgaven als gevolg van reisongemakken dienen te worden afgerekend met de American Express Corporate Card. * Uitgezonderd op vluchten waarmee u terugkeert naar het land waar u woont. 10
Verzekering voor bagage en persoonlijke eigendommen Indien u uw reis naar een bestemming buiten het land waar u woont betaald heeft met de American Express Corporate Card, bent u gedurende de hele zakenreis verzekerd tegen diefstal, verlies of schade van uw bagage. Vanaf het moment dat u uw huis of werkplek verlaat tot het moment dat u terugkeert, bent u verzekerd tot een totaalbedrag van maximaal 5.000 (met een eigen risico van 150) naast de verzekering tegen reisongemakken tijdens zakenreizen. Dekking geldt voor maximaal 750 per afzonderlijk artikel. Belangrijk Claims dient u zo spoedig mogelijk, maar tenminste binnen 20 dagen, te melden bij de verzekeringsmaatschappij. Voor een uitgebreid overzicht van de bijzonderheden en Algemene Voorwaarden van de ongevallenverzekering zakenreizen, de verzekering tegen reisongemakken tijdens zakenreizen en de verzekering voor bagage en persoonlijke eigendommen verwijzen wij u graag naar de American Express website: www.americanexpress.nl/corporate/termsandconditions of naar onze afdeling Ledenservice: 020 504 8700. 11
Global Assist Waardevolle informatie vóór uw vertrek Als u op reis gaat en informatie wenst over het land dat u bezoekt, bel dan Global Assist op 020 504 8989. Global Assist voorziet u van waardevolle inlichtingen, bijvoorbeeld over het verkrijgen van een visum, geadviseerde inentingen, douane- en BTW-regelingen, valuta wisselkoersen of de weersvooruitzichten. Ook tijdens uw reis staat Global Assist voor u klaar In noodgevallen verleent Global Assist u 7 dagen per week, 24 uur per dag bijstand. Als u in geval van nood tijdens een buitenlandse reis onmiddellijk hulp nodig heeft, bel dan het speciale Global Assist telefoonnummer: 020 504 8989. Deze noodhulp is beschikbaar voor American Express Corporate Kaarthouders en gezinsleden die met u meereizen. Bij medische problemen is er een volledig gekwalificeerde arts beschikbaar om advies te verlenen. Als u de hulp nodig heeft van een dokter, tandarts of opticien, of u dient een ziekenhuis te bezoeken, dan kan Global Assist u helpen aan namen, adressen en telefoonnummers van een netwerk van zorgvuldig geselecteerde specialisten. Indien nodig kan Global Assist een ziekenhuisopname of het bezoek van een arts voor u regelen. Global Assist zorgt dat dringend noodzakelijke artikelen (medicijnen of recepten) die gestolen of achtergelaten zijn en ter plaatse niet verkrijgbaar zijn, naar u worden toegezonden. Dringende berichten kunnen voor u worden doorgegeven aan familie of werk om hen op de hoogte te houden. In het geval van juridische problemen brengt Global Assist u in contact met uw desbetreffende ambassade of consulaat en kan u ook aan de naam en het adres van een plaatselijke advocaat helpen. Global Assist verleent alle bovengenoemde diensten gratis. Voorschotten in contanten, medische kosten en verzendkosten worden later doorbelast op de American Express Corporate Card. Global Assist is bereikbaar via 020 504 8989. 12
Uw privacy Wij sturen u, zonder dat u hiervoor expliciet uw toestemming heeft gegeven, geen aanbiedingen, dan wel commerciële berichten toe. Uitzonderingen hierop zijn Service berichten, deze sturen wij u wel toe. Nuttige telefoonnummers American Express Ledenservice: 020 504 8700 (Maandag Vrijdag 8.00-20.00 uur) Fax: 020 504 8001 Verloren en gestolen kaarten: 020 504 8700 Na 18.00 uur: 020 504 8666 Global Assist (24 uur): 020 504 8989 ACE Insurance N.V.: 010 289 3500 Ongevallenverzekering zakenreizen Verzekering tegen ongemakken tijdens zakenreizen Crawford & Company: 010 453 5502 Verzekering voor bagage en persoonlijke eigendommen Het is van groot belang dat u de Algemene Voorwaarden van de American Express Corporate Card zorgvuldig leest. Deze voorwaarden treft u ook aan op onze website www.americanexpress.nl/corporate/termsandconditions. Uw rechten beperken zich tot deze voorwaarden. De informatie in deze gids is volledig en correct bij publicatie in oktober 2010. 13
American Express Services Europe Limited Gebouw Amerika Hoogoorddreef 15 1101 BA Amsterdam Zuidoost Telefoon: 020-504 8700 www.americanexpress.nl/corporate Ingeschreven bij de K.v.K. te Amsterdam onder registratie nummer: 33272246 Branch office of: American Express Services Europe Limited, Registered in England and Wales, Company number 1833139, Registered Office Belgrave House, 76 Buckingham Palace Road, London SW1W 9AX. CAM3873-1010