INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding... 2 2. Certificatie onder accreditatie... 2 3. Algemeen... 2 4. Aanvraag tot certificering... 2 5. Certificatie overeenkomst en de daarbij behorende appendices... 2 6. Naleving voorschriften... 3 7. Ter beschikkingstelling van informatie en/of materiaal... 3 8. Planning... 3 9. Vooronderzoek, Stage 1... 4 10. Toetsingsonderzoek, Stage 2... 5 11. Afwikkeling van geconstateerde non-conformiteiten (NCF)... 6 12. Certificatie en het gebruik van logo(s)... 7 13. Openbaarheid en publicaties... 8 14. Handhaving van het certificaat, verlenging van de geldigheid, beperking van de scope... 8 15. Wijzigingen in het managementsysteem... 9 16. Schorsing, beperking en intrekking van het certificaat... 9 17. Het vroegtijdig beëindigen van de samenwerking en consequenties... 10 18. Klachten, bezwaar en beroep... 11 19. Beëindigen van de overeenkomst (anders dan onder paragraaf 17)... 11 20. Auditpersoneel... 12 V.7.6 /014 Brand Compliance BV Pagina 1 van 12
1. Inleiding Brand Compliance BV, hierna te noemen BC, is sinds 2007 in Nederland actief als certificatieinstelling (CI) vanuit het kantoor in Beesd. BC verleent diensten met betrekking tot de beoordeling en certificering van managementsystemen op basis van de van toepassing zijnde normen. 2. Certificatie onder accreditatie BC werkt in overeenstemming met de regels van de nationale accrediterende organisatie (in Europa is dit NEN-EN-ISO/IEC 17021). Accreditatie instellingen houden toezicht op CI s door onder andere audits bij te wonen. Hierdoor kan het voorkomen dat een audit die door BC wordt uitgevoerd, wordt bijgewoond door de Nederlandse Raad voor Accreditatie (RvA). 3. Algemeen Onderstaande voorwaarden hebben onder andere tot doel klanten inzicht te verschaffen in de procedure die wordt gevolgd en de voorwaarden die van belang zijn bij de certificering van managementsystemen. De voorwaarden zijn opgesteld in overeenstemming met Europese en Internationale normen en maken integraal deel uit van het Voorstel voor Certificatie. In de navolgende tekst wordt de klant aangeduid met "de opdrachtgever". Een opdrachtgever die blijkt in overeenstemming te zijn met de eisen uit de desbetreffende norm, zal een Certificaat van Goedkeuring voor zijn managementsysteem ontvangen en is gerechtigd het BC logo te voeren. Het certificaat dat door BC wordt toegekend, is van toepassing op de productie en/of diensten die onder directe invloed staan van de opdrachtgever. Om het verworven certificaat te behouden dient de opdrachtgever zijn managementsysteem te onderhouden en voortdurend aan de eisen uit de desbetreffende norm te blijven voldoen. Indien de certificatie eisen gedurende de certificatie periode wijzigen dan zal BC de opdrachtgever hiervan tijdig op de hoogte brengen en eventuele te nemen acties bespreken teneinde de opdrachtgever te laten voldoen aan de vereisten van de norm. Indien wijzigingen in het managementsysteem doorgevoerd dienen te worden behoudt BC het recht om deze wijzigingen te controleren. 4. Aanvraag tot certificering Het opstellen van een Voorstel voor Certificatie tussen BC en de opdrachtgever geschiedt op basis van het aanvraagformulier dat beschikbaar is gesteld op de website: www.brandcompliance.nl en op verzoek per email, telefonisch of post wordt verzonden. Met de informatie die is vastgelegd op het aanvraagformulier kan een calculatie worden gemaakt van de te besteden tijd. Bij de meeste normen is de tijdsbesteding voorgeschreven in de vorm van een Mandagentabel, waar slechts gemotiveerd van kan worden afgeweken. Op basis hiervan zal BC de opdrachtgever een aanbieding doen met betrekking tot het certificatieonderzoek en de aansluitende tussentijdse onderzoeken. 5. Certificatie overeenkomst en de daarbij behorende appendices De Algemene voorwaarden van BC alsmede het onderhavige document maken integraal deel uit van het Voorstel voor Certificatie. De opdrachtgever krijgt het Voorstel voor Certificatie in tweevoud opgestuurd. Om de overeenkomst te effectueren dient één exemplaar van de door de opdrachtgever onderteken het Voorstel voor Certificatie en te worden geretourneerd. V.7.6 /014 Brand Compliance BV Pagina 2 van 12
6. Naleving voorschriften De opdrachtgever zal voldoen aan de toepasselijke voorschriften, de richtlijnen alsmede aan de door BC gestelde eisen en voorwaarden en haar medewerking verlenen aan controles en vervolgonderzoek ter zake. De opdrachtgever is verplicht er voor te zorgen dat het managementsysteem of proces gedurende de looptijd van het Voorstel voor Certificatie voldoet aan de toepasselijke norm en dat de desbetreffende procedures en regels strikt worden nageleefd. De wederpartij zal een bewaakt exemplaar van het betreffende milieu, kwaliteit- of procedurehandboek voor BC ter beschikking houden. BC zal gedurende de certificatie periode de opdrachtgever op de hoogte houden van wijzigingen in de betreffende norm en zal de opdrachtgever voldoende tijd geven voordat zij de wijziging beoordeelt. Op verzoek van de opdrachtgever kan de wijze van communicatie worden aangepast. 7. Ter beschikkingstelling van informatie en/of materiaal Om de uitvoering van de opdracht goed en zoveel mogelijk volgens tijdschema te doen verlopen, verstrekt de opdrachtgever alle door BC benodigde documenten en gegevens in de voor BC benodigde vorm. De door de opdrachtgever verstrekte documenten en gegevens (ook informatiedragers) kunnen tijdens een audit van een derde partij bij BC zelf (bijvoorbeeld de Raad voor Accreditatie, het toezichtorgaan van gecertificeerde instanties of de Commissie van Onpartijdigheid) ingezien worden door die betreffende derde partij. Indien de opdrachtgever niet voldoet aan het (tijdig) beschikbaar stellen van de benodigde documenten en gegevens, is de opdrachtgever aansprakelijk voor de daaruit voor BC voortvloeiende kosten en schade. Tenzij in het Voorstel voor Certificatie anders is aangegeven, is de opdrachtgever verplicht om materieel en materiaal aan BC ter beschikking te stellen, zodanig dat de door BC te verrichten werkzaamheden op een veilige manier kunnen worden uitgevoerd. Indien het materiaal niet aan de gangbare veiligheidseisen voldoet, houdt BC zich het recht voor om de uitvoering van haar werkzaamheden op te schorten c.q. niet uit te voeren. Opdrachtgever is in dat geval gehouden om aan BC alle voor BC voortvloeiende kosten (waaronder in ieder geval begrepen reiskosten en reistijd) en schade te vergoeden. 8. Planning Na ondertekening van de opdracht door de opdrachtgever zal uiterlijk binnen drie maanden na de datum van ondertekening de initiële audit of hercertificering plaatsvinden. Voor elke maand waarmee deze termijn overschreden wordt brengt Brand Compliance 5% van de totale opdrachtwaarde in rekening. De initiële audit bestaat uit twee onderdelen: Het vooronderzoek (Stage 1) Tijdens dit deel van de audit wordt door de Auditor beoordeeld in hoeverre het beschreven managementsysteem voldoet aan de eisen van de betreffende normen. V.7.6 /014 Brand Compliance BV Pagina 3 van 12
Het toetsingsonderzoek (Stage 2) Met dit deel van de audit beoordeelt de Auditor de effectiviteit en implementatie van het managementsysteem binnen de organisatie door interviews, het vragen naar ondersteunende documentatie en door de afdelingen fysiek te bezoeken en te observeren. Bij voortzetting/overname van een lopend certificatietraject wordt een afspraak gemaakt voor een vervolg onderzoek. Hercertificering Bij een hercertificering wordt in wezen uitgegaan van een stage 2 onderzoek, mits de hercertificering plaatsvindt uiterlijk tot 3 maanden voor afloop van het nog geldende certificaat. Bij een tussentijdse overname vindt er in wezen een hercertificering plaats, mits uit het vooronderzoek blijkt (aangeleverde informatie, gegevens en een kennismakingsgesrprek) dat het kwaliteitsmanagementsysteem onvoldoende wordt onderhouden. Dit kan er toe leiden dat er alsnog wordt overgegaan tot een initiële audit. Hieronder in figuur 1 is een schematisch overzicht gegeven van een certificatieperiode. 9. Vooronderzoek, Stage 1 BC voert een Stage 1 audit uit met als doel: a) De documentatie van het managementsysteem te beoordelen; b) Om de locatie(s) te beoordelen en middels discussie te achterhalen in welke mate de opdrachtgever klaar is voor de stage 2 audit; c) Om te bepalen in welke mate de norm is begrepen en efficiënt is ingevoerd en onderhouden; d) De benodigde informatie verzamelen om de scope te definiëren en de wettelijke aspecten die van invloed kunnen zijn; e) Bepalen of alle middelen voor de stage 2 audit aanwezig zijn en de mate waarin de opdrachtgever instemt met de stage 2 audit; f) In grote lijnen de planning voor de stage 2 audit bepalen door het managementsysteem voldoende te doorgronden. g) Vaststellen dat de planning van de interne audits gepland is uitgevoerd, en de het niveau van implementatie van het managementsysteem voldoende is voor het uitvoeren van de stage 2 audit. V.7.6 /014 Brand Compliance BV Pagina 4 van 12
10. Toetsingsonderzoek, Stage 2 Het doel van de Stage 2 audit is evaluatie van de implementatie en effectiviteit van het managementsysteem. De audit bevat tenminste: a) Informatie en aantoonbaar bewijs van conformiteit van het managementsysteem aan alle vereisten van de normdocumenten; b) Monitoren van resultaat, meten, rapporteren en review van de doelstellingen en targets (consistent met de verwachting van de van toepassing zijnde standaard/norm); c) Het managementsysteem van de opdrachtgever dat overeenkomt met de norm; d) De mate van operationeel beheer van de processen van de opdrachtgever; e) Interne audits en management review; f) De verantwoordelijkheden van het management voor het gevoerde beleid, wet en regelgeving; g) De link tussen de vereisten van de norm met; het beleid, prestaties van de doelstellingen en targets, toepasbare wettelijke verplichtingen, verantwoordelijkheden, competentie van de medewerkers, operations, procedures, resultaten van interne audits en de conclusie. Het doel van het toetsingsonderzoek is te beoordelen of de implementatie van het managementsysteem van de opdrachtgever leidt tot het voldoen aan de eisen van de desbetreffende norm. Wanneer paragrafen van de norm worden uitgesloten dient dit door de auditor gerechtvaardigd te worden. Zowel het toetsingsonderzoek als het daarop volgende tussentijdse onderzoeken zullen worden uitgevoerd overeenkomstig de specifieke eisen. Het uitgangspunt hierbij is positief bewijs te vinden van de werking van het managementsysteem en de aantoonbaarheid van de resultaten van het systeem. De (Lead) Auditor maakt daartoe een programma dat wordt doorgenomen met de opdrachtgever. Voor een succesvolle audit is het vereist dat voldoende informatie wordt verstrekt om te kunnen vaststellen dat het managementsysteem volledig is beschreven en in overeenstemming met de eisen van de norm is geïmplementeerd, en dat product specifieke eisen getoetst kunnen worden. Dit kan inhouden dat projecten bezocht moeten worden om de beheersing van de processen te kunnen verifiëren. Het toetsingsonderzoek wordt uitgevoerd overeenkomstig ISO 17021 waarbij tijdens de openingsvergadering aan het management van de opdrachtgever de gang van zaken gedurende het onderzoek zal worden toegelicht waaronder, de opgestelde detailplanning, de certificatie criteria en de wijze van beoordeling van het management systeem. Eventueel geconstateerde tekortkomingen worden besproken en gerapporteerd, tijdens de afsluitende vergadering. Met het management van de opdrachtgever zal de (Lead) Auditor de bevindingen samenvatten, eventuele tekortkomingen classificeren en de afwikkeling van geconstateerde afwijkingen bespreken. Tevens zal worden aangeven of de opdrachtgever wordt voorgedragen voor certificatie. V.7.6 /014 Brand Compliance BV Pagina 5 van 12
11. Afwikkeling van geconstateerde non-conformiteiten (NCF) NCF worden onderscheiden in twee categorieën: A. Grote non-conformiteiten (Categorie A); Het ontbreken van of het niet hebben geïmplementeerd of niet in stand hebben gehouden van een of meerdere eisen uit de certificatienorm, of een situatie die, gebaseerd op objectieve waarnemingen, twijfel doet rijzen over de kwaliteit van het werk dat uitgevoerd door de geaccrediteerde of aanvragende organisatie. B. Kleine non-conformiteiten (Categorie B); Het niet in stand hebben gehouden van een of meerdere eisen uit de certificatienorm of een situatie die, gebaseerd op objectieve waarnemingen, twijfel doet rijzen over de borging van kwaliteit van het werk dat uitgevoerd wordt door de geaccrediteerde of aanvragende organisatie. O. Opmerkingen (O); dit zijn aandachtspunten die indirect volgen uit de certificeringeisen. Opmerkingen worden vastgelegd om inefficiëntie en verbetergebieden aan te wijzen. Voor de registratie en afhandeling van een non-conformiteit wordt per non-conformiteit een bedrag van 75,- (excl. btw) in rekening gebracht. Een opmerking dient binnen een termijn van maximaal 1 jaar na de afsluitende vergadering te zijn opgelost, waarbij de corrigerende maatregelen als zodanig moeten zijn geïmplementeerd. Indien de aanvrager de opmerking niet binnen de gestelde termijn heeft opgelost kan de opmerking door de (Lead) Auditor worden gewijzigd in een grote of een kleine non-conformiteit. Er worden drie categorieën van corrigerende maatregelen onderscheiden: I. Corrigerende maatregelen die gedurende het onderzoek zijn geïmplementeerd. In dit geval wordt het afwijkingsrapport voorafgaand aan de afsluitende vergadering afgesloten; II. Corrigerende maatregelen die slechts een wijziging inhouden van het gedocumenteerde managementsysteem. In dit geval kan het afwijkingsrapport worden afgesloten door overlegging van schriftelijk bewijs, en is een verificatie op de locatie van de opdrachtgever niet noodzakelijk; III. Corrigerende maatregelen die zodanige wijzigingen inhouden dat verificatie ter plaatse noodzakelijk is. In dat geval zal BC een aanvullend onderzoek afspreken en uitvoeren. Afhandeling: De beantwoording van de geconstateerde afwijking door de opdrachtgever dient een oorzaakanalyse, omvanganalyse, correctie en corrigerende maatregel te bevatten. Aanvullend dient de opdrachtgever aantoonbaar te maken dat zowel de uitgevoerde correctie als ook de corrigerende maatregel effectief zijn. De wijze waarop de opdrachtgever deze informatie kan verstrekken kan op papier zijn als ook digitaal. De opdrachtgever hoeft niet verplicht gebruik te maken van het afwijkingenformulier echter in de beantwoording dienen de vijf genoemde elementen te zijn opgenomen. De betreffende (Lead) Auditor ziet erop toe dat, per geconstateerde afwijking, in de beantwoording deze vijf elementen zijn verwoord. *Bij non-conformiteiten wordt afhankelijk van de categorie van de non-conformiteit een termijn vastgesteld door de auditor waarbinnen de afhandeling dient plaats te vinden. Deze termijn geldt maximaal tot de volgende audit. V.7.6 /014 Brand Compliance BV Pagina 6 van 12
Her-certificeringsaudit: Her-certificering vindt drie jaar ná de initiële audit plaats. Doel van een her-certificering is het bevestigen van de continuïteit en effectiviteit van het managementsysteem, de blijvende relevantie en toepasselijkheid van de scope(s) onder accreditatie. Het beslaat de werking over de gecertificeerde periode, inclusief de rapporten van de tussentijdse onderzoeken. Tussentijds onderzoek: Tussentijdse onderzoeken vinden ieder jaar, tweemaal per certificatieperiode, on-site plaats. Doel ervan is het tussentijds controleren van het managementsysteem onder certificatie van de auditee tussen de initiële en her-certificeringsaudit door, om de continuïteit van het managementsysteem te kunnen waarborgen. 12. Certificatie en het gebruik van logo(s) Na een succesvolle afsluiting van het certificatieonderzoek zal BC een "Certificaat van Goedkeuring" verstrekken, waarop wordt vermeld tegen welke norm(en) werd getoetst alsmede de beoordeelde bedrijfsactiviteiten (scope). Het certificaat is geldig voor een periode van drie jaar. Het certificaat heeft betrekking op het managementsysteem van de opdrachtgever en houdt geen certificering van producten of diensten zelf in. Los van het feit dat de opdrachtgever in het bezit is van een certificaat, dient hij altijd te voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen en de verplichtingen die voortvloeien uit het gecertificeerde managementsysteem. Bij certificatie onder accreditatie draagt het certificaat het logo/ de logo's van de betreffende accrediterende organisatie(s). De opdrachtgever heeft het recht dit certificaat te tonen op zijn werkplek of in advertenties en ander promotiemateriaal. De opdrachtgever heeft tevens het recht het logo/ de logo's te gebruiken voor promotiedoeleinden. BC zal hem daartoe voorzien van een set originele logo's, alsmede instructies voor het gebruik van het certificaat en logo's. BC zal het juiste gebruik hiervan controleren tijdens tussentijdse onderzoeken. Aan het gebruik zijn een aantal eisen gesteld. De belangrijkste hiervan zijn: Het logo dient in zijn geheel, inclusief alle kaders, gereproduceerd te worden; Certificaat en logo zullen slechts gebruikt worden ter aanduiding van de goedkeuring van het managementsysteem, niet van producten; Vermeden moet worden dat het logo de indruk wekt dat het product gecertificeerd is, gebruik dat een verkeerde voorstelling geeft van de verleende certificatie is niet toegestaan. Conform de eisen uit de accreditatienormen houdt BC een lijst bij van door haar gecertificeerde opdrachtgevers met hun bedrijfsactiviteit. Deze lijst is beschikbaar voor derden. Informatie die buiten de accreditatienorm valt zal alleen met schriftelijke toestemming van de opdrachtgever verstrekt worden aan derden. In sommige gevallen is Brand Compliance wettelijk verplicht om vertrouwelijke informatie aan derden te verstrekken. In deze gevallen wordt de cliënt hiervan op de hoogte gebracht. Enkele specifieke Nederlandse certificeringproducten eisen dat BC de naam en het certificaatnummer bekend maken aan de beherende instanties, die dit vervolgens opnemen in via het internet openbare registers. V.7.6 /014 Brand Compliance BV Pagina 7 van 12
13. Openbaarheid en publicaties BC is bevoegd het feit van verlening van het certificaat of c.q. de verklaring van overeenstemming alsmede eventuele intrekking ervan openbaar bekend te maken aan bijvoorbeeld derden. Indien deze informatie of vertrouwelijke informatie aan andere certificerende/accrediterende instanties beschikbaar wordt gesteld, zal de directie van BC contact opnemen met de aanvrager. De aanvrager heeft geen recht de naam van BC anderszins dan in verband met de certificatie te gebruiken, tenzij BC daarin uitdrukkelijk schriftelijk heeft toegestemd. De opdrachtgever zal bij het voeren van de door BC verstrekte certificaten en/of c.q. verklaringen van overeenstemming en verslagen van audits zodanig handelen dat de goede naam van BC niet wordt aangetast. Alle bekendmakingen zullen zodanig zijn ingericht dat geen verkeerde indruk wordt gewekt ten aanzien van het toepassingsgebied of de locatie waarvoor de certificatie geldt dan wel met betrekking tot de toepasselijke normen en eisen. Het is niet toegestaan om certificatiemerken of andere tekens op producten of diensten aan te brengen zodat de indruk gewekt kan worden dat het betreffende product door BC is gecertificeerd. De opdrachtgever zal bij derden niet de indruk wekken dat BC verantwoordelijk is voor de activiteiten van de wederpartij. De wederpartij zal geen merktekens aanbrengen die kunnen worden verward met de in het Voorstel voor Certificatie vermelde certificatiemerken en/of andere tekens. Bij beperking van het werkgebied dat vermeld is op het certificaat van goedkeuring, op verzoek van de opdrachtgever of door waarneming van de Auditor, zal de publicitaire uiting aangepast dienen te worden zodat niet de indruk gewekt kan worden dat men nog steeds voor de betreffende activiteiten gecertificeerd is. In het geval naar het oordeel van BC- onjuiste mededelingen of publicaties door de opdrachtgever, zal deze verplicht zijn tot onverwijlde rectificatie ten genoegen van BC. Informatie over de opdrachtgever van derden zal als vertrouwelijk worden behandeld in lijn met het beleid van BC. 14. Handhaving van het certificaat, verlenging van de geldigheid, beperking van de scope BC is en blijft gedurende de certificatieperiode verantwoordelijk voor de beslissing die zij heeft genomen op het gebied van de certificering, inclusief het toekennen, onderhouden, vernieuwen, uitbreiden, beperken en intrekken van activiteiten van de scope, uitstel en intrekken van het certificaat. Om dit te kunnen bewerkstelligen controleert zij de werking van het systeem door tussentijdse onderzoeken. De frequentie van de tussentijdse onderzoeken hangt af van de norm en de klant-specifieke omstandigheden. De maximale periode tussen tussentijdse onderzoeken is één jaar. In de driejarige periode worden alle normelementen en alle vestigingen tenminste eenmaal beoordeeld. BC zal de opdrachtgever minimaal 15 werkdagen van tevoren inlichten over het voorgenomen tussentijds onderzoek. Indien noodzakelijk zal BC een aanvullend onderzoek uitvoeren om het certificaat te handhaven. Omstandigheden die hiertoe aanleiding kunnen geven, zijn bijvoorbeeld de wens van de opdrachtgever om de op het certificaat aangeduide bedrijfsactiviteiten uit te breiden, of belangrijke wijzigingen in het managementsysteem. V.7.6 /014 Brand Compliance BV Pagina 8 van 12
Voor het verstrijken van de geldigheidsduur is een verlengingsonderzoek vereist. De her-certificering is vergelijkbaar met een verzwaarde tussentijds onderzoek. Opnieuw zullen alle elementen van de norm(en) getoetst worden, echter er wordt bij de tijdsbepaling rekening gehouden met de prestaties van de opdrachtgever gedurende de voorafgaande periode alsmede de actuele situatie aangaande de scope en omvang van de organisatie. Indien de her-certificering van een managementsysteem niet binnen 3-6 maanden na verlopen van de geldigheidstermijn van het certificaat leidt tot een nieuw certificaat, kan niet de initiële goedkeuringsdatum worden aangehouden maar wordt de nieuwe goedkeuringsdatum aangehouden. 15. Wijzigingen in het managementsysteem Indien de opdrachtgever tijdens de geldigheidsduur van het certificaat zijn managementsysteem in belangrijke mate wijzigt, dient hij BC op de hoogte te stellen van deze wijzigingen. BC zal de wijzigingen beoordelen in relatie tot de eisen van de norm. Onder wijzigingen wordt verstaan: 1. De rechtsgeldige, commerciële status, organisatorische status of eigendom; 2. Organisatie en management (DMU, technische staf); 3. Contact adres en locaties; 4. Het werkgebied (scope) vallend onder de certificatie; 5. Grote wijzigingen in het managementsysteem en processen. Kleine wijzigingen in het managementsysteem of documenten daarvan worden tijdens het eerstvolgende tussentijds onderzoek door de auditor beoordeeld. Specifiek voor wettelijke certificatie activiteiten geldt: Van elke voorgenomen wijziging in het managementsysteem dient de opdrachtgever BC op de hoogte te stellen. BC beoordeelt de voorgestelde wijzigingen en beslist of het gewijzigde borgingsysteem nog steeds voldoet aan de eisen van de richtlijn, dan wel of een nieuwe beoordeling noodzakelijk is. Zij stelt de opdrachtgever van haar beslissing in kennis. De kennisgeving bevat de conclusies van het onderzoek en het met reden omklede beoordelingsbesluit. 16. Schorsing, beperking en intrekking van het certificaat Op ieder moment van de drie jaar durende certificeringperiode behoudt BC zich het recht voor om bij gegronde reden het certificaat te schorsen, beperken en/of in te trekken. Het certificaat kan worden geschorst en/of ingetrokken. Over het algemeen zal schorsing en/of intrekking overwogen worden wanneer de opdrachtgever: geen corrigerende maatregelen neemt binnen de gestelde termijn; niet blijvend voldoet aan de eisen van de norm; misbruik maakt van het certificaat en/of logo('s); niet voldoet aan zijn (financiële) verplichtingen jegens BC; de goede naam en/of de zakelijke reputatie van BC aantast; zeer onverantwoord met de milieuaspecten omgaat. BC zal alles doen wat binnen haar mogelijkheden ligt om de opdrachtgever in de gelegenheid te stellen passende maatregelen te treffen. Indien de opdrachtgever echter nalaat binnen de V.7.6 /014 Brand Compliance BV Pagina 9 van 12
overeengekomen termijn corrigerende maatregelen te treffen, kan het certificaat worden geschorst en/of ingetrokken. BC behoudt zich het recht voor, op welke wijze dan ook, het schorsen en/of intrekken van het certificaat bekend te maken. Op de registratie ten aanzien van verstrekte, vervallen en eventueel ingetrokken certificaten die door derden op het internet wordt bijgehouden, kan BC echter geen invloed uitoefenen. Indien gedurende de certificeringperiode van drie jaar de opdrachtgever het certificaat niet wenst te handhaven of zich hiertoe niet in staat acht, zal BC na ontvangst van een dergelijk bericht het certificaat intrekken. In het geval van intrekking of schorsing is de opdrachtgever verplicht zich onverwijld te onthouden van het voeren van het desbetreffende certificaat, certificatiekeurmerk of c.q. de verklaring alsmede het op enige andere wijze wekken van de indruk dat zij nog het recht hebben tot het voeren ervan. Hetzelfde geldt in het geval dat het Voorstel voor Certificatie door een der partijen wordt beëindigd. Indien verzocht door BC zal de opdrachtgever in zo n geval verplicht zijn het certificaat of c.q. de verklaring aan deze terug te geven. Het schorsen en intrekken van het certificaat wordt ten uitvoer gebracht door de onderneming, dienovereenkomstig op de hoogte te stellen middels een aangetekende brief of met andere gelijksoortige middelen. BC zal de kennisgeving van het intrekken van het certificaat publiceren. In het geval de onderneming gerechtvaardigde klachten heeft omtrent de beslissing van BC tot schorsen en intrekken van het certificaat, wordt inzake de handelwijze hiertoe verwezen naar paragraaf 17 (Klachten, bezwaar en beroep) in dit document. Ingeval van ongeoorloofd gebruik zal BC aan de opdrachtgever een boete opleggen van Euro 750,- voor iedere dag dat genoemde overtreding voortduurt. BC zal alle tot haar beschikking staande wettelijke mogelijkheden aanwenden om overtredingen ten aanzien van dit artikel te voorkomen dan wel weg te nemen. 17. Het vroegtijdig beëindigen van de samenwerking en consequenties De klant dient minimaal 2 maanden van tevoren schriftelijk kenbaar te maken dat het de samenwerking wenst te beëindigen. Dit is toegestaan in de volgende gevallen: o Vanwege reorganisatie, fusie, overname of anderszins grote organisatie-brede veranderingen. Wanneer een contract beëindigd wenst te worden vanwege andere redenen is dit in overleg mogelijk. Echter, BC zal hiervoor annuleringskosten in rekening brengen. De hoogte van de annuleringskosten worden bij aanvang van het contract afgesproken en zijn afhankelijk van de reden van beëindiging, restant van de duur van het contract en de afgesproken totaalprijs. Wanneer een contract is beëindigd wordt dit schriftelijk door beide partijen vastgelegd. BC neemt hierin het voortouw. Schriftelijke vastlegging en akkoord hiervan kan zowel per post of email geschieden. Bij vroegtijdige contract beëindiging dient het certificaat/ de certificaten uiterlijk binnen 15 werkdagen na de datum van schriftelijke beëindiging aan BC geretourneerd te worden vergezeld van een schriftelijke bevestiging dat alle andere uitingen van (inmiddels ongeldige) certificatie waar BC V.7.6 /014 Brand Compliance BV Pagina 10 van 12
mee in verband kan worden gebracht eveneens zijn verwijderd. Hierbij kan gedacht worden aan posters en/of ander promotiemateriaal, stickers, briefpapier, enzovoort. Bij niet tijdig retourneren treed de boeteclausule, zoals deze staat beschreven in dit document onder paragraaf 16, in werking. 18. Klachten, bezwaar en beroep Klachten Klachten worden geregistreerd door de directie van BC. De directie wijst een verantwoordelijke aan voor de afhandeling. De directie zorgt ervoor dat de medewerker die betrokken is bij de klacht of het beroep niet betrokken is bij de afhandeling van de klacht. Van de klachten wordt een registratie bijgehouden. De eigenaar van de klacht zorgt voor de verificatie, reproduceerbaarheid van de afhandeling en stuurt een ontvangstbevestiging. Bezwaar en beroep Indien de opdrachtgever in beroep wenst te gaan tegen een beslissing van BC aangaande: Weigering een aanvraag tot certificering te accepteren; Weigering certificatie aan te bevelen; Schorsing, intrekking of nietigverklaring van het Certificaat; Bezwaar van derden tegen het verlenen van een Certificaat. moet dit gebeuren binnen vier weken na het desbetreffende feit. Beroepen worden behandeld als klacht. Specifiek voor wettelijke certificatie activiteiten: In voorkomende gevallen kunnen belanghebbenden de klachtenprocedure die door BC wordt inzien op de website van BC. Onderwerping, onderzoek en beslissingen van beroepen resulteren niet in acties tegen de aanklager. 19. Beëindigen van de overeenkomst (anders dan onder paragraaf 17) De opdrachtgever kan de overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden. Opzegging dient te geschieden per aangetekende brief met een ontvangstbevestiging. De opdrachtgever dient zich onverwijld te onthouden van het voeren van het desbetreffende certificaat, certificatiekeurmerk of c.q. de verklaring alsmede het op enige andere wijze wekken van de indruk dat zij nog het recht hebben tot het voeren ervan vanaf het moment dat de geldigheid van het certificaat is verlopen. Vanaf deze datum dient de opdrachtgever alle, in bezit zijnde, certificaten te retourneren aan BC waarbij BC een redelijke termijn hanteert van 14 dagen voor het retourneren van de certificaten. Indien de certificaten niet ontvangen zijn binnen deze termijn ontvangt de opdrachtgever een schriftelijke waarschuwing waarna men nog 8 dagen heeft tot retourneren. Indien men zich niet aan de gestelde termijnen houdt treed de boeteclausule in werking zoals eerder vermeld onder paragraaf 16. V.7.6 /014 Brand Compliance BV Pagina 11 van 12
BC behoudt zich het recht om onaangekondigd op locatie te controleren op ongeoorloofd gebruik na beëindiging van de overeenkomst. 20. Auditpersoneel Het beleid van BC is om haar diensten uit te voeren met eigen personeel. Uitbesteding van auditwerk komt niet voor. Inhuren van capaciteit door gebruik van extern personeel komt echter wel voor. Ingehuurd personeel is door BC gekwalificeerd als zijnde eigen personeel en tekent bij binnenkomst net zoals het eigen personeel een geheimhoudingsverklaring en een onafhankelijkheidsverklaring. Het contract dat BC aangaat met ingehuurd personeel voorziet in dezelfde geheimhoudingsplicht en omgangsregels ten aanzien van vertrouwelijke bedrijfsgegevens van de opdrachtgever als de geheimhoudingsplicht en omgangsregels die voor het eigen personeel gelden. Ingehuurd personeel presenteert zich als BC personeel maar speelt geen rol in stafdiensten. Tevens zijn zij op generlei wijze betrokken bij certificatiebeslissingen. Om mogelijke belangenverstrengeling uit te sluiten worden lijsten met opdrachtgevers waar ingehuurd personeel reeds eerder werkzaamheden voor heeft uitgevoerd, bijgehouden. Bij het inplannen van ingehuurd personeel houdt de planafdeling vanzelfsprekend rekening met deze lijsten. V.7.6 /014 Brand Compliance BV Pagina 12 van 12