Tweede Kamer der Staten-Generaal 2 Vergaderjaar 1999 2000 24 724 Studiefinanciering Nr. 39 BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETEN- SCHAPPEN Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Zoetermeer, 10 maart 2000 Inleiding Vorig jaar heb ik de Tweede Kamer enkele malen geïnformeerd over de voortgang van het project herontwerp bij de IB-Groep. In mijn brief van 30 juni 1999 en in mijn antwoord van 20 oktober 1999 op uw vragen die naar aanleiding van deze brief zijn gesteld, heb ik u toegezegd om in het begin van dit jaar de Kamer opnieuw te informeren over de voortgang van de veranderingstrajecten bij de IB-Groep. Op 9 februari 2000 heb ik u beknopt geïnformeerd over de door de IB-Groep gemelde kostenoverschrijding en over het feit dat ik, in overleg met de Raad van Toezicht en de hoofddirectie van de IB-Groep, opdracht heb gegeven twee second opinions uit te laten voeren. Eén op het geraamde totale budget van de IB-Groep en één op het ontwerp- en bouwproces van het nieuwe SF-systeem. In deze brief informeer ik u over de huidige stand van zaken en licht ik u in over de afspraken die ik heb gemaakt met de hoofddirectie en de Raad van Toezicht van de IB-Groep naar aanleiding van de uitkomsten van de twee recente second opinions. Vooraf hecht ik eraan te benadrukken dat de IB-Groep heeft aangegeven dat de huidige beleidsagenda rond de WSF en WTS ongehinderd doorgang zal vinden. 2. Bereikte resultaten per 1 januari 2000 Het herontwerp van de IB-Groep bestaat uit drie majeure veranderingstrajecten, te weten de invoering van integrale klantafhandeling, de reorganisatie en de nieuwbouw van het SF-systeem. De twee eerste trajecten zijn grotendeels voltooid. De aparte productgroepen die de verscheidene wettelijke regelingen op het gebied van vergoedingen voor studie uitvoerden, zijn vervangen door één directie, genaamd Klantenservice. De contacten met de studerenden en hun ouders worden nu uitgevoerd in teams van integrale klantafhandeling. Om een te grote afhankelijkheid KST44409 ISSN 0921-7371 Sdu Uitgevers s-gravenhage 2000 Tweede Kamer, vergaderjaar 1999 2000, 24 724, nr. 39 1
tussen technologie en organisatie te beperken is met succes een zogenoemde «schil» ingevoerd. Via deze schil krijgen de medewerkers de informatie uit de meest gebruikte oude systemen snel en gelijktijdig gepresenteerd. Dit vergemakkelijkt de afhandeling van telefonisch gestelde vragen en biedt bovendien de mogelijkheid pro-actief informatie te verstrekken. Het derde traject, de vernieuwing van het SF-systeem, loopt niet volgens planning. Het vervolg van de brief richt zich op dit derde onderdeel van het herontwerp. 3. Afspraken in brief van 30 juni 1999 Vorig jaar februari werd ik door de IB-Groep geïnformeerd over een kostenoverschrijding. Op basis van second opinion onderzoeken en na overleg met de Raad van Toezicht en de hoofddirectie van de IB-Groep heb ik toen gekozen voor een scenario dat ten opzichte van de oorspronkelijke doelen de organisatorische vernieuwing ongewijzigd laat en de technologische vernieuwing alleen richt op een nieuw SF-systeem. De kostenstijging werd daardoor beperkt tot 55 miljoen gulden, zodat de totale financieringsafspraak uitkwam op een raming van 185 miljoen gulden. Zoals u gemeld in de brief van 30 juni heb ik aan de IB-Groep een aantal randvoorwaarden gesteld die voor januari 2000 gerealiseerd moesten zijn. Eind 1999 bleek dat de IB-Groep niet kon voldoen aan de randvoorwaarde om uiterlijk januari 2000 tot definitieve vaststelling van de budgetten te komen. De IB-Groep bleek meer tijd nodig te hebben voor de voorbereiding van de bouw van het nieuwe SF-systeem. De oplevering van een nieuw systeem voor studiefinanciering in 2001 en de geraamde kosten bleken daardoor niet meer realistisch. Tegelijkertijd heeft de IB-Groep vanaf eind 1999 en vooral ook in de jaren 2000 en 2001 te maken met een cumulatie van werkzaamheden op het gebied van systeemaanpassing, te weten invoering van een grote hoeveelheid beleidsmaatregelen zoals studiefinanciering, tegemoetkoming studiekosten, studiehuis, selectie, aanmelding en loting, millennium en de euro. De IB-Groep gaf en geeft, uiteraard in overleg met mij, prioriteit aan een ongehinderde en tijdige implementatie van deze maatregelen. 4. Bevindingen second opinion onderzoeken 4a. Voortgangsrapportage IME-consult (bijgevoegd) 1 Periodiek laat ik mij adviseren door een extern adviseur van IME-consult. Op 7 februari jl. heeft deze adviseur een voortgangsrapportage uitgebracht. Op grond van de conclusies van deze voortgangsrapportage en op basis van de informatie van eind januari 2000 van de IB-Groep heb ik besloten twee aanvullende second opinions uit te laten voeren, één op het geraamde totale budget van de IB-Groep en één op het ontwerpen bouwproces van het nieuwe SF-systeem. In het overleg met de Raad van Toezicht en de hoofddirectie van de IB-Groep van 9 februari is dit overeengekomen. 4b. Rapportage van Het Expertise Centrum over de nieuwbouw van het SF-systeem (eerste second opinion, bijgevoegd) 1 De hoofdconclusie is als volgt. De IB-Groep is momenteel verwikkeld in een systeemontwikkelingstraject waarin een groot aantal nieuwe methoden, technieken en hulpmiddelen worden ingezet, waarvan de toepassing binnen de IB-Groep nog in ontwikkeling is en ook elders veelal nog niet bewezen zijn. Verder zijn in een parallel organisatieontwikkelingstraject de organisatie en werkwijze van de IB-Groep veranderd, en heeft er Tweede Kamer, vergaderjaar 1999 2000, 24 724, nr. 39 2
een aanzet tot cultuurverandering plaatsgevonden. Een dergelijke stapeling van complexiteit en risico s vereist een zeer strakke aanpak, sturing en bewaking van het IT-project, iets dat echter onvoldoende het geval lijkt te zijn. De systeemontwikkelaanpak is nog niet uitgekristalliseerd. Al doende loopt de IB-Groep telkens tegen nieuwe problemen aan die vervolgens weer aanleiding geven om de werkwijze aan te passen. Anderzijds wordt geconstateerd dat de gedane investeringen wel degelijk tot veelbelovende (tussen)resultaten hebben geleid op het vlak van ontwikkeling van nieuwe methoden, technieken en hulpmiddelen alsmede standaarden en richtlijnen. Het is van het grootste belang dat de IB-Groep deze resultaten op korte termijn verzilvert door het definitief inrichten en aanwenden van een gestructureerd proces van de nieuwbouw van het SF-systeem. Op grond hiervan komt Het Expertise Centrum tot de volgende aanbevelingen. Ontwikkel een productiestraat in drie fasen: 1. Een R&D fase die wordt afgerond met een beschrijving van eindproducten en standaarden van de toekomstige productiestraat 2. Op kleine schaal een proefproductie uitvoeren 3. Geeft de evaluatie van de proefproductie een acceptabel beeld van kwaliteit, beheersbaarheid en kosten, dan kan op basis van een implementatieplan met de eventueel gefaseerde renovatie van het SF-systeem worden begonnen. Gedurende de eerste twee fasen dient de renovatie van het SF-systeem te worden bevroren. In de appendix van het rapport worden de aanbevelingen nader geconcretiseerd. Deze aanbevelingen zijn er mede op gericht om te komen tot een adequate sturing van het vervolg van het traject. 4c. Rapportage van KPMG/Accountantsdienst OCenW over de kostenramingen herontwerp (tweede second opinion, bijgevoegd) 1 De rapportage van KPMG/Accountantsdienst OCenW bevat twee onderdelen. Het eerste deel bevat het onderzoek naar de kostenramingen herontwerp. Het tweede deel bevat de kostenramingen voor uitvoeringstoetsen en reguliere exploitatie. Hier wordt ingegaan op het eerste deel. De hoofdconclusie van het rapport is dat de door de IB-Groep geraamde totale inspanningen van het ontwikkeltraject voor dit moment weliswaar de best mogelijke inschatting is, maar dat er geen zekerheid kan worden gegeven dat de geraamde benodigde middelen toereikend zullen zijn. Daarnaast is in de huidige raming nauwelijks nog sprake van een stelpost onvoorzien. In principe is in het najaar 2000 meer duidelijkheid over de toereikendheid van de gemaakte inschattingen. 5. Kosten uitvoeringstoetsen en reguliere exploitatie IB-Groep 5a. Kostenraming uitvoeringstoetsen Zoals al eerder in deze brief is aangegeven moet de IB-Groep in 2000 en ook in 2001 een grote hoeveelheid aan beleidsmaatregelen invoeren. De uitvoeringstoetsen, dat wil zeggen de kosten van invoering van deze maatregelen, bedragen volgens de IB-Groep 38 miljoen gulden in 2000 en naar schatting 20 miljoen gulden in 2001. Een deel van deze kosten wordt veroorzaakt doordat het nieuwe SF-systeem later zal worden opgeleverd. Daardoor moeten, in tegenstelling tot de oorspronkelijke planningen, maatregelen op het terrein van studiefinanciering en aanpassingen voor de invoering van de euro nog in het huidige SF-systeem worden meegenomen. Het andere deel van de kosten heeft betrekking op de invoering van maatregelen op het terrein van tegemoetkoming studiekosten, op het Tweede Kamer, vergaderjaar 1999 2000, 24 724, nr. 39 3
terrein van het voortgezet en hoger onderwijs en op het inpassen van de euro in andere systemen. 5b. Kostenraming reguliere exploitatie Daarnaast raamt de IB-Groep een structureel tekort op de reguliere exploitatie van 17 miljoen gulden in 2000 en van 20 miljoen gulden voor 2001 en latere jaren. De voornaamste verklaring van de IB-Groep is dat de bijdrage van OCenW is gedaald met 10 miljoen gulden en dat de bedrijfsvoeringskosten met 10 miljoen gulden zijn gestegen. Voor een belangrijk deel is sprake van structurele kostenstijgingen, bijvoorbeeld huurverhoging, meer terugbellen van klanten, terugbellen op GSM, prijsstijgingen papier en drukwerk, toename klanten. 5c. Rapportage van KPMG/Accountantsdienst OCenW over de kostenramingen uitvoeringstoetsen en reguliere exploitatie (tweede second opinion, bijgevoegd) 1 Het rapport komt tot de volgende hoofdconclusies. De raming van de kosten van de uitvoeringstoetsen van 38 miljoen gulden voor 2000 is voldoende onderbouwd. De belangrijkste onzekerheidsfactor zijn de mogelijk tussentijdse wijzigingen in de Beleidsagenda. De raming van het tekort op reguliere exploitatie van 17 miljoen gulden in 2000 wordt in grote lijnen onderschreven. 6. Conclusies De second opinion onderzoeken geven mij aanleiding tot de conclusie dat het project herontwerp niet ongewijzigd kan doorgaan. Bij het lezen van de bevindingen is de vraag opgekomen om te stoppen met dit onderdeel van het herontwerp. Echter de second opinions laten ook positieve resultaten zien, waardoor de variant stoppen om de volgende redenen niet aan de orde is: het vertrouwen dat het project succesvol kan worden voortgezet de doelstellingen van een flexibel SF-systeem en beheersing van kosten mogen niet losgelaten worden het zal de bereikte resultaten deels teniet kunnen doen en een kapitaalvernietigende werking hebben geen financiering meer beschikbaar stellen voor verdere vernieuwing houdt een groot risico in voor de organisatie en voor een goede uitvoering van de reguliere taken. Ik heb na overleg met en instemming van de Raad van Toezicht en de hoofddirectie van de IB-Groep de conclusie getrokken dat wijzigingen in de projectaanpak en sturing, gericht op afronding van het stadium van R&D, noodzakelijk zijn. De ontwikkelfase van het project moet eerst verder worden afgerond en robuustere instrumenten opleveren voor een betrouwbare beheersing en besturing van het vervolg van het project. Inmiddels heeft de IB-Groep, in overleg met mij, besloten om een consolidatiefase van 6 à 9 maanden in te bouwen. In deze fase moet, conform de aanbeveling van het second opinion onderzoek, de productiestraat technisch en organisatorisch stabiel worden en moet een nadere beschrijving gerealiseerd worden in termen van eindproducten en standaarden. Tevens dient een productie van beperkte omvang te worden uitgevoerd gericht op toetsing van de aanpak, ijking van de meetinstrumenten en beoordeling van de sturingsmechanismen op effectiviteit. Eind 2000 dient op basis van de evaluatie van deze consolidatiefase een acceptabel beeld van kwaliteit, beheersbaarheid, doorlooptijd en kosten te ontstaan. Pas dan kan worden begonnen met een gefaseerde nieuwbouw van het SF-systeem. Over de precieze invulling van de Tweede Kamer, vergaderjaar 1999 2000, 24 724, nr. 39 4
consolidatiefase zal nader overleg plaatsvinden, waarbij de verschillende externe adviseurs betrokken worden. Ik heb de IB-Groep gevraagd de consolidatiefase nader uit te werken in een stappenplan voor de komende periode. In dit plan dienen beschreven te worden: doel van de stappen de beschrijving van de begin- en eindsituatie het migratiepad de organisatie van het project de kosten de tijdsplanning en de risico s. Zodra ik dit stappenplan heb ontvangen zal ik u nader informeren. In het licht van het bovenstaande betekent dit, dat ik op dit moment geen extra middelen voor herontwerp ter beschikking stel. Vooralsnog zal eerst de nieuwe planning gepresenteerd moeten worden op basis van verwachte resultaten, termijnen en onderbouwde kosten. Van de beschikbare 185 miljoen gulden was, per 1 januari 2000, 62 miljoen gulden nog niet besteed. Binnen dit resterende budget zal nu eerst een bedrag worden afgesproken ter financiering van de consolidatiefase. In paragraaf 6 is uiteengezet wat de extra kosten zijn voor uitvoeringstoetsen en reguliere exploitatie in 2000. Aangezien KPMG en mijn accountantsdienst de ramingen betrouwbaar achten, zal ik in het kader van de voorjaarsnota voorstellen hiervoor een voorziening te treffen. Ik ben in gesprek met de Raad van Toezicht over de wijze waarop in het licht van het bovenstaande de onderscheiden rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij de aansturing en toezicht van dit traject, gezien de nieuwe fase waarin het project is aangeland, moeten worden ingevuld. Over de uitkomsten hiervan ben ik voornemens u, gelijktijdig met de aanbieding van bovengenoemd stappenplan, te informeren. De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, L. M. L. H. A. Hermans Tweede Kamer, vergaderjaar 1999 2000, 24 724, nr. 39 5