CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2015 VAN DE GEMEENTE ROERDALEN 1. Inleiding Bij besluit van 13 maart 2014 heeft de gemeenteraad aan Deloitte Accountants de opdracht verstrekt om de accountantscontrole als bedoeld in art 213 gemeentewet (GW) voor de gemeente Roerdalen uit te voeren. De opdracht heeft betrekking op de controle van de jaarrekening 2014 en verlenging voor het jaar 2015. Object van controle is de jaarrekening en daarmede tevens het financieel beheer over het betreffende jaar zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roerdalen. 1.1. Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2015 van de gemeente Roerdalen. 1.2. Wettelijk kader In artikel 213 van de Gemeentewet (Gw) is bepaald, dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 Gw bedoelde jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountants-verklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidcontrole zal zijn. De gemeenteraad heeft op 1 november 2007 de verordening ex art 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Roerdalen vastgesteld, de zogeheten Controleverordening. Met dit controleprotocol heeft de gemeenteraad nadere aanwijzingen vastgesteld die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2015. 1.3. Procedure In artikel 4 lid 3 van de Controleverordening is de volgende zinsnede opgenomen: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en het afdelingshoofd Advies & Kwaliteit. De bevindingen van de auditcommissie worden bij dit overleg betrokken. In artikel 2 lid 4 en artikel 7 lid 4 van de Controleverordening zijn ook nog de communicatiemomenten benoemd tussen de raad en de accountant. In artikel 2 betreft het de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar en in artikel 7 de communicatie tussen de accountant en de raad na afloop van de jaarrekeningcontrole. In bijlage 2 van dit Controleprotocol is het communicatietraject nader uitgewerkt. - 1 - normenkader behorend bij controleprotocol
2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in art 213 Gw is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gw bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: - de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; - de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); - de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. De verantwoordingsinformatie van een aantal specifieke uitkeringen moeten voortaan als bijlage bij de jaarrekening worden opgenomen. Alleen voorzover de gemeente rijksmiddelen voor de betreffende specifieke uitkeringen ontvangt. De accountantscontrole hierop volgt het principe single information single audit (SISA). De accountantscontrole op de betreffende verantwoordingsinformatie is onderdeel van de controle op de jaarrekening. Bij de controle zullen nadere regels bij of krachtens Algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG), de Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NIVRA), alsmede de richtlijnen in de Kadernota rechtmatigheid van het platform rechtmatigheid provincies en gemeenten. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG). Deze definitie luidt: de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties zijn rechtmatig tot stand gekomen, dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen. 3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie 1. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, statische deelwaarnemingen en extrapolaties. In het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De minimumeisen zijn: 1 Door de toepassing van een risicoanalyse kan het zo zijn dat niet alle transacties die groter zijn dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie individueel worden gecontroleerd. Ook kunnen andere gegevensgerichte werkzaamheden dan deelwaarnemingen worden toegepast. Met name door toepassing van cijferanalyse (verbandscontroles) kan het aantal deelwaarnemingen worden beperkt. - 2 - normenkader behorend bij controleprotocol
Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) 1% >1%<3% - 3% 3% >3%<10% 10% - Naast de kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement. De definitie van de goedkeuringstolerantie is: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beinvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringstolerantie. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. In navolging van voorgaande jaren worden voor het jaar 2015 de wettelijke grenzen van goedkeuringstoleranties aangehouden, wetende 1% voor fouten in de jaarrekening en 3% voor onzekerheden in de controle. Onder fouten en/of onzekerheden wordt verstaan fouten en/of onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening en/of fouten en/of onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de aan de jaarrekening ten grondslag liggende beheershandelingen. Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid 100.000,- rapporteert. - 3 - normenkader behorend bij controleprotocol
4. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing 4.1. Limitatieve opsomming De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2015 is gericht op: (a) de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom Wetgeving extern van de Inventarisatie wet - en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeenten, is opgenomen (bijlage 1 van dit Controleprotocol). Dit voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of redelijkerwijs kunnen betreffen; (b) de naleving van de volgende kaders: - de begroting, - de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; - de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; (c) de naleving van de overige kaders zoals opgenomen in de kolom Regelgeving intern van de Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeenten (bijlage 1 van dit protocol) en eventuele nieuwe raadsbesluiten nadien genomen. Dit voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of redelijkerwijs kunnen betreffen. 4.2. Beperkingen reikwijdte Voor wat betreft het gestelde in 4.1 gelden de volgende beperkingen waarmee de accountant rekening houdt: (a) Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die hoogte, duur en object/doelgroep van financiële beheershandelingen betreffen. In verband hiermede vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en object/doelgroep van financiële beheershandelingen. (b) Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Uitzondering hierop vormen aanbesteding- en subsidieregels en mandaat- en delegatiebepalingen voorzover van belang voor de getrouwheidscontrole door de accountant. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van hogere besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te geven over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels. - 4 - normenkader behorend bij controleprotocol
5. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gw wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht en gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. In bijlage 3 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd. Bijlagen: 1. Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeenten 2. Communicatie en periodiek overleg 3. Rapportagemomenten - 5 - normenkader behorend bij controleprotocol
Bijlage 1: Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij de gemeente In het volgende overzicht is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij onze gemeente relevante algemene wet- en regelgeving. Dit overzicht moet als volgt worden gelezen: In de eerste kolom wordt een algemene omschrijving gegeven die overeenkomt met een mogelijke algemene aanduiding van programma s en/of producten. In de tweede kolom wordt e.e.a. nader uitgewerkt naar de specifieke activiteiten die onder zo n programma/product kunnen vallen. In de kolom wetgeving extern wordt de te toetsen algemene wet- en regelgeving aangegeven die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. Het feitelijke toetsingkader voor een specifieke geldstroom moet echter veelal nog nader worden uitgewerkt. De randvoorwaarden waarbinnen uitgaven (lasten) mogen worden (aan)gegaan worden onder meer ontleend aan de begroting, de budgethoudersregeling, het inkoopbeleid en de volmacht- en mandaatregeling. Bovenstaande regelingen en beleid zijn verankerd in de vastgestelde verordeningen en beleidsregels. De bestaande verordeningen zijn alleen geharmoniseerd waarbij de juridisch consulent als coördinatiepunt fungeert. Op de website van de gemeente Roerdalen en de landelijke databank overheid.nl zijn alle verordeningen digitaal te raadplegen. Daarnaast worden door de Rijksoverheid dan wel andere instanties op grond van deze algemene wet- en regelgeving specifieke geldstromen geïnitieerd, bijvoorbeeld in de vorm van subsidies en/of specifieke uitkeringen. Deze specifieke (subsidie) regelgeving is niet in dit overzicht opgenomen. Ter zake wordt verwezen naar het Overzicht Specifieke Uitkeringen (OSU) dat op de website van het ministerie van BZK is te vinden: www.minbzk.nl. Voor het verkrijgen van subsidies en/of specifieke uitkeringen moet veelal worden voldaan aan de in deze wet- en regelgeving geformuleerde (nadere) voorwaarden, het zogenaamde voorwaardencriterium. Wanneer voor het verkrijgen van de geldstromen ook gesteund moet worden op gegevens van derden, dan zal inzake de juistheid en volledigheid van deze gegevens rekening moeten worden gehouden met mogelijk misbruik en oneigenlijk gebruik, het zogenaamde M&O-criterium. In algemene zin gelden in voorkomende gevallen ook nog andere rechtmatigheidcriteria, vaak ook als nadere invulling van het voorwaardencriterium. Het calculatiecriterium, ofwel wordt het juiste bedrag berekend, is algemeen geldend wanneer op basis van tarieven of normen geldstromen worden verkregen. Het financiële belang van de onderhavige wet- en regelgeving wordt uiteraard mede bepaald door de omvang van de geldstroom die daarmee direct is gemoeid. Daarnaast zijn echter de potentiële risico s van belang die kunnen ontstaan wanneer relevante wet- en regelgeving niet wordt nageleefd, bijvoorbeeld inzake Europese aanbesteding. Dergelijke risico s kunnen indirect tot geldstromen gaan leiden wanneer bijvoorbeeld schadeclaims moeten worden gehonoreerd of op een onjuiste titel verkregen gelden moeten worden geretourneerd. Met het onderstaande normenkader wordt een minimumkader geboden voor de reikwijdte van de rechtmatigheidcontrole zoals vastgelegd in art. 213 gemeentewet en het met Algemene maatregel van bestuur vastgestelde Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. - 6 - normenkader behorend bij controleprotocol
Programma s Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern G Krachtige dorpen (programma 1) Kinderopvang Wet basisvoorziening kinderopvang - Verordening wet kinderopvang - Algemene subsidieverordening - Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs - Subsidieverordening peuterprogramma Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten Krachtige dorpen (programma 1) / Participatie, ondersteuning en zorg (programma 2) - Kadernota gezondheidsbeleid - Gemeentelijk gezondheidsbeleid Roerdalen 2013-2015 - Preventie- en handhavingsplan Alcohol 2014-2018 - Kadernota voorzieningenbeleid - Kadernota Wmo - Notitie harmonisatie peuterspeelzaalwerk en kinderopvang - Verlichting - Visienota Transitie Jeugdzorg Participatie, ondersteuning en zorg (programma 2) Vreemdelingenzaken Integratie Sociale inkomensvoorzieningen Vreemdelingenwet Wet inburgering nieuwkomers - Wet Werk en Bijstand - Wet Maatschappelijke Ondersteuning - Wet Investering in Jongeren - Verordening wet inburgering - Boeteverordening wet inburgering nieuwkomers Verordening leerlingenvervoer - Kadernota Wmo - Beleidskader nieuwe WMO 2015, Regio Midden-Limburg Oost - Beleidsplan WMO 2015 Midden-Limburg Oost - Verordening WMO - Nota bijzondere bijstand - Beleidsplan mantelzorg - Beleidsplan vrijwilligerswerk - Verordening toeslagen en verlagingen WWB - Afstemmingsverordening WWB - Verordening cliëntenparticipatie WWB - Reïntegratieverordening WWB - Verordening bestrrijding misbruik en oneigenlijk gebruik WWB en WIJ - Verordening Wachtlijstenbeheer WSW - Verordening voorzieningen maatschappelijke ondersteuning - Verordening Wmo-raad - Financieel besluit nadere regelgeving WMO - Verstrekkingenboek WMO - Verordening Wmo-raad - Verordening werkleeraanbod Wet Investeren in Jongeren - Afstemmingsverordening Wet Investeren in Jongeren - 7 - normenkader behorend bij controleprotocol
Programma s Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern G - Toeslagenverordening en verlagingen WWB - Toeslagenverordening Wet Investeren in Jongeren - Verordening langdurigheidstoeslag - Beleidsplan Jeugdhulp 2014-2016 - Verordening Jeugd - Maatregel- en boeteverordening WWB/IOAW/IOAZ - Verordening tegenprestatie - Verordening loonkostensubsidie - Verordening individuele inkomenstoeslag / persoonlijk participatiebudget 2015 - Verordening Bestrijding misbruik en oneigenlijk gebruik Participatiewet 2015 - Verordening loonkostensubsidie Participatiewet 2015 - Verordening individuele studietoeslag IOAW en IOAZ - Afstemmingsverordening IOAW - Afstemmingsverordening IOAZ - Maatregel- en boeteverordening WWB/IOAW/IOAZ Sociale en Fiscale wetgeving Werkgelegenheid - Wet Werk en Bijstand - Wet sociale werkvoorziening - Wet Inkomensvoorziening Kunstenaars - Wet educatie beroepsonderwijs - Verordening inzake gesubsidieerde arbeid Schuldhulpverlening Wet op het kredietbeheer Wet schuldhulpverlening gemeenten - Gemeentelijk beleid schuldhulpverlening - Regeling projecten regionale schuldhulpverlening Economie, toerisme en natuur (programma 4) Ontwikkeling recreatie en toerisme groenbeheer - Boswet - Kaderwet LNV-subsidies - Bomenverordening - Toeristische visie Roerdalen- Wassenberg - Verordening op de heffing en invordering toeristenbelasting - Groenstructuurplan 2009 Woonomgeving (programma 5) Grondexploitatie / Bouwvergunningen - Wet ruimtelijke ordening - Besluit op de ruimtelijke ordening - Bouwbesluit Regionale Woonvisie - Kaderrichtlijn water - Natura 2000 - Provinciaal Omgevingsplan en aanvulling verstedelijking gebiedsontwikkeling en kwaliteitsverbetering 2009 - Wabo - Grondnotitie 2008 - Grondnota gemeente Roerdalen - Exploitatieverordening - Notitie uitgangspunten grondbeleid - Bouwverordening - Leegstandsverordening - Vigerende bestemmingsplannen - Gebiedsontwikkeling Midden-Limburg, programmalijn Landbouw, natuur en recreatie - Verordening op de heffing en invordering van leges - Verordening BI-zone Bedrijventerrein Roerdalen - 8 - normenkader behorend bij controleprotocol
Programma s Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern G - Archeologieverordening - Bodembeleid Ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, bouwen en wonen Milieubeheer -Woonvisie Midden-Limburg Oost -Provinciale woonvisie -Provinciaal Omgevingsplan en aanvulling verstedelijking gebiedsontwikkeling en kwaliteitsverbetering 2009 - Leegstandswet - Woningwet - Huurprijzenwet woonruimte - Huisvestingswet - Huurwet - Besluit woninggebonden subsidies - Wet bevordering eigen woningbezit Wet belastingen op milieugrondslag - Vigerende bestemmingsplannen - Bouwverordening - Verordening naamgeving en nummering (adressen) - Verordening tegemoetkoming leges - Planschadeverordening - Archeologieverordening - Verordening staangeld - Verordening op de heffing en invordering van onroerende zaakbelastingen - Subsidieverordening gemeentelijke monumenten - Monumentenverordening - Gemeentelijk milieubeleidsplan - Stimuleringsbijdragen aan verenigingen - Inzamelstructuur oud papier - Afvalnota, verbranden afval - Destructieverordening - Verordening Wet Geurhinder en Veehouderij - Klimaatvisie - Handhavingsbeleidsplan - Handhavings- en terugvorderingsbeleid Afvalstoffenbeheer Gemeentewet - Afvalstoffenverordening - Verordening op de heffing en invordering afvalstoffen en reiniging - Beleidsregel reductie afvalstoffenheffing medisch afval Mobiliteit, infrastructuur en openbaar groen (programma 6) Rioolbeheer Verkeer en vervoer Wegenbeheer Brandbeveiliging Openbare orde toezicht en handhaving veiligheid Maatschappelijke accomodaties Onderhoud groen - Gemeentewet - Wet op de waterhuishouding - Waterleidingwet Gemeentewet Wet veiligheidsregio s WABO Wegenverkeerswet 1994 Besluit administratieve bepalingen wegverkeer Wet personenvervoer en taxiwet Winkeltijdenwet - Lozingsverordening - Verordening eenmalig rioolaansluitrecht - Gemeentelijk rioleringsplan - GRP Notitie en Afvalwaterplan Limburgse Peelen - Verordening rioolheffing - Veiligheidsbeleidskader - Beleidsnota brandweerzorg - Brandbeveiligingsverordening - Beleidsplan openbare verlichting - Gemeentelijke verkeers-en vervoersplan/wegenbeheerplan - Ontheffingenbeleid gemeente Roerdalen, doorgaand verkeer - Groenbeheersplan - Algemene Plaatselijke Verordening - Algemene subsidieverordening - 9 - normenkader behorend bij controleprotocol
Programma s Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern G - Voorzieningenbeleid, Sturingskader subsidies 2015-2018 - Kadernota voorzieningenbeleid - Beleidsregel Bibob - Verordening inzake de winkeltijden - Marktverordening - Nota externe veiligheid Grafrechten - Gemeentewet - Wet op de lijkbezorging - Verordening op de algemene begraafplaatsen - Verordening lijkbezorgingrechten - Verordening op de heffing en invordering begraafrechten - Beheersverordening gemeentelijke begraafplaatsen - Nadere regels grafbedekkingen en graven en asbezorging op gemeentelijke begraafplaatsen Bestuur, organisatie en dienstverlening (Programma 7) Dienstverlening De andere overheid - Kwaliteitshandvest 2012 - Beleidsnota burgerparticipatie Bedrijfsvoering Burgerlijke stand en afgifte documenten Bedrijfsvoering, arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid Inkoopbeleid - Grondwet - Burgerlijk Wetboek - Gemeentewet - Wet gemeenschappelijke regelingen - Algemene Wet Bestuursrecht - Burgerlijk wetboek - Gemeentewet - Wet GBA - Ambtenarenwet - Fiscale wetgeving - Sociale verzekeringswetten - CAR/UWO - Reisregeling Binnenland - Wet Arbeid en Zorg - EU-aanbestedingsregels - Wet Markt en Overheid - Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid. - Verordening rekenkamercommissie - Mandaatregeling - Verordening Fractieondersteuning - Verordening Ambtelijke bijstand - Verordening voorzieningen raads- en commissieleden - Verordening klachtenadviescommissie - Verordening commissie bezwaarschriften - Inspraak verordening - Verordening recht van onderzoek - Archief verordening - Verordening voortgangsgesprekken burgemeester - Verordening burgerinitiatief - Telecommunicatie verordening - Verordening archiefbescheiden - Nota Governance Verbonden Partijen 2015 - Verordening Gemeentelijke Basisadministraties Persoonsgegevens - Legesverordening - Verordening basisregistratie personen Roerdalen 2014 - Regelingen CAR/UWO en nadere arbeidsvoorwaarden - Bezoldigingsregeling - Regeling kinderopvang - Regeling bovenmatige Ziektekosten - Ambtenaren reglement - Inkoopbeleid - Volmachtregeling - 10 - normenkader behorend bij controleprotocol
Programma s Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern G - Verordening gunning opdrachten door toekenning van een uitsluitend recht Algemene middelen (Programma 8) Algemeen financieel middelenbeheer - Gemeentewet - Besluit Begroting en Verantwoording - Financiële verordening - Controle verordening - Nota afschrijvingen - Nota reserves en voorzieningen Toeristenbelasting Gemeentewet Verordening toeristenbelasting Hondenbelasting Gemeentewet Verordening op de hondenbelasting Baatbelasting Gemeentewet Verordening op de baatbelasting Treasurybeheer Wet financiering decentrale overheden Treasury statuut - 11 - normenkader behorend bij controleprotocol
Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2015. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn. Wanneer Toelichting Audit-commissie De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De audit-commissie 2 is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de audit-commissie zal voorafgaand aan de controle indien gewenst een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controleopdracht (pre-audit gesprek). De audit-commissie geeft zelf aan of zo n gesprek gewenst is. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijds worden teruggekoppeld naar de audit-commissie. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole en van de interimcontrole (op basis van het concept verslag van bevindingen cq managementletter) worden besproken in de audit-commissie. Griffier Gemeentesecretaris/ afdelingshoofd Advies & Kwaliteit Financieel management Periodiek Minimaal Drie Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking en informeel voortgangsoverleg naar behoefte. De gemeentesecretaris en het afdelingshoofd Advies & Kwaliteit zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek (indien gewenst), de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Het financieel management is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek, de bespreking van de interim-controle en van de eindejaarscontrole. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken. Afdelingen PM Binnen de afdelingen zal, in het kader van onze controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de hoofden en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen. Portefeuillehouder Financiën College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad Drie PM Pre-auditgesprek (indien gewenst), bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole. Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad. 2 In de raadsvergadering van 24 april 2014 zijn de heren A.C.A.G Smits en J. Vogels en mevrouw K. Hermans- Roelofs benoemd in de auditcommissie. - 12 - normenkader behorend bij controleprotocol
Bijlage 3: Rapportage De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage Tijdstip Inhoud Gericht aan Managementletter Na afronding van de interimcontrole Mogelijke risico s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid. College Verslag van bevindingen Na afronding van de controle van de jaarrekening. Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen. Raad en ter kennisname aan de rekenkamer Accountantsverklaring Na afronding van de controle van de jaarrekening. Ons oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid. Raad - 13 - normenkader behorend bij controleprotocol