ACTIEPLAN VOOR INTERNETCONNECTIVITEIT op weg naar een toekomstvaste digitale infrastructuur voor het onderwijs
Inhoudsopgave 1. Introductie... 3 1.1 Aanleiding... 3 1.2 Doel en scope van actieplan... 3 1.3 Een zorgvuldig proces... 4 2. Analyse van het probleem... 6 2.1 De intensiteit van het gebruik groeit... 6 2.2 Wat betekent dat voor een passende verbinding?... 7 2.3 Wat is de stand van zaken?... 7 2.4 Conclusie... 8 3. Oplossingsrichtingen... 10 3.1 Korte termijn: advies aan scholen... 10 3.2 Korte termijn: testcases... 10 3.3 Structurele aanpak... 11 4. Implementatiepad structurele aanpak... 13 4.1 Verkenning... 13 4.1.1 Inzetten op bewustwording van scholen... 13 4.1.2 Uitvoeren veldconsultatie... 13 4.1.3 Samenstellen klankbordgroep... 14 4.1.4 Uitvoeren marktconsultatie... 14 4.1.5 Opstellen uitgebreide businesscase... 14 4.1.6 Samenstellen coalition of the willing... 14 4.1.7 Uitwerken juridische en organisatorische vorm van vraagbundeling... 14 4.1.8 Evaluatie: go/no go... 14 4.2 Fase 2: Implementatie vraagbundeling... 15 4.2.1 Continuering bewustwording van scholen... 15 4.2.2 Continuering veldconsultatie... 15 4.2.3 Gezamenlijke aanbesteding door coalition of the willing... 15 4.2.4 Inkoopondersteuning... 15 4.2.5 Voorbereiden fase 3... 16 4.2.6 Evaluatie: go/no go... 16 4.3 Fase 3: uitbreiding van vraagbundeling... 16 5. Planning... 17 6. Financiering... 18
1. Introductie 1.1 Aanleiding Onderwijs is cruciaal om elk kind optimale mogelijkheden te bieden om te kunnen leven en werken in de 21 e -eeuw. Als ict goed gebruikt wordt, helpt het om leerlingen te motiveren en laat het hen beter presteren en sneller leren. 1 Ict helpt onder andere om een meer gedetailleerd beeld over de leerling en zijn voortgang te krijgen. Hierdoor kan beter worden bepaald welke vervolgstappen het best bij een leerling passen, en welke stappen tot het beste resultaat leiden. Zeker als men de beschikking heeft over kwalitatief hoogwaardige en betaalbare leermiddelen om dit op maat gesneden onderwijs inhoud en vorm te geven. Een goede internetverbinding is daarbij een randvoorwaarde. Immers: zonder een goede verbinding met het internet is het voor leraren en scholen niet mogelijk om modern onderwijs met ict vorm te geven. Waar internetverbindingen uitvallen of niet voldoende snel zijn, wordt het leren van leerlingen gehinderd. Daarom is in het Doorbraakproject ict en onderwijs (DBP) onderzocht wat de behoefte van scholen aan een internetverbinding is, waar knelpunten liggen en hoe voldoende toegang tot snel en schaalbaar internet gerealiseerd kan worden, nu en voor de nabije toekomst. We hebben geconstateerd dat: Er een groep scholen is die op dit moment geen toegang heeft tot een adequate internetverbinding. De behoefte van scholen aan een adequate internetverbinding in de nabije toekomst zal groeien, de groep die dan geen toegang heeft tot een adequate internetverbinding groeit substantieel de komende 3-5 jaar. De kosten van een adequate internetverbinding door scholen als te hoog wordt ervaren. Met name in het PO, maar ook in het VO zijn de maandlasten van scholen in relatie tot het beschikbare budget hoog. Een toekomstvaste verbinding vraagt om speelruimte en flexibiliteit, zodat de capaciteit van de verbinding kan meegroeien met de toekomstige behoeften van de school. De internetverbinding moet dus voldoende snel zijn, schaalbaar zijn, en betrouwbaar zijn (met zo min mogelijk storingen). Bovendien moet de verbinding betaalbaar zijn voor scholen. Daarom is dit actieplan opgesteld om alle scholen van een adequate internetverbinding te voorzien. 1.2 Doel en scope van actieplan Het actieplan laat zien welke acties de partners in het Doorbraakproject in willen zetten om: alle scholen structureel van een adequate en beter betaalbare internetverbinding te voorzien. Het gaat hier niet alleen om bandbreedte, maar ook om passende diensten op het gebied van garanties op bandbreedte, minimale storingsgevoeligheid, beveiliging, etc. een snelle en betaalbare (internet-)connectiviteit te realiseren voor schoollocaties die daar nu geen toegang toe hebben. Daarbij richten we ons in eerste instantie op de verbinding tot aan de voordeur, maar er wordt ook nadrukkelijk gekeken of de gepresenteerde oplossingen op termijn ook uitgebreid kunnen worden ingezet voor een beter aanbod voor het interne netwerk van de school. Onderstaande figuur geeft het verschil tussen de twee weer. 1 Overzichten van onderzoeken die in de afgelopen jaren de meerwaarde van ict in het onderwijs aantonen zijn te raadplegen via het NRO, NWO en Kennisnet.
1.3 Een zorgvuldig proces Dit actieplan is in verschillende fasen opgesteld en gebaseerd op een aantal onderzoeken, die hieronder worden genoemd. Zo ligt er een gedegen analyse van het vraagstuk, op basis waarvan oplossingsrichtingen in kaart zijn gebracht. 1. Fase 1: eerste probleemanalyse en stand van zaken Er is onderzoek gedaan naar de behoefte van scholen aan bandbreedte door Dialogic en Kennisnet. Dialogic heeft onderzocht wat de behoefte aan bandbreedte op de korte termijn is (tussen nu en drie jaar). Op basis daarvan heeft Kennisnet een analyse gemaakt over de behoefte aan bandbreedte en passende diensten op de langere termijn (tussen drie en vijf jaar). 2. Fase 2: oplossingsrichtingen formuleren Daarna zijn oplossingsrichtingen in kaart gebracht voor de verschillende problemen op basis van expert-opinions, onderzoek en kennis van de markt. Scholen met een acuut probleem Voor de scholen die op dit moment geen toegang hebben tot een adequate internetverbinding is een marktconsultatie onder aanbieders van externe connectiviteit uitgevoerd. Dat levert een scherper beeld op van welke scholen dit zijn en welke oplossingen de markt aan deze scholen kan bieden. Vraagbundeling als oplossing voor betere toegang, kwaliteit en betere betaalbaarheid Om te kijken welke mogelijkheden vraagbundeling kan bieden om scholen van een adequate internetverbinding te voorzien, zijn door Rijksuniversiteit Groningen, Expanding Visions 2 en Stratix 3 expert opinions geformuleerd. Ook is gekeken naar hoe andere Europese landen de toegang tot adequate internetverbindingen vormgeven, zijn gesprekken gevoerd met scholen, provincies en glasvezelinitiatieven. 3. Fase 3: toetsen oprichtingsrichtingen In deze fase zijn de oplossingsrichtingen getoetst bij de volgende experts en stakeholders: Surf en Surfnet, ministerie van EZ (op inhoud, juridische aspecten, haalbaarheid en mededinging), ministerie 2 een bureau dat vraagbundelingstrajecten van scholen begeleidt 4. een gerenommeerd kenniscentrum op het gebied van toegang tot breedband
van OCW (inhoud, wenselijkheid, haalbaarheid en juridisch), aanbestedingsjuristen en de PO-raad en VO-raad (inhoud en wenselijkheid).
2. Analyse van het probleem De intensiteit van het gebruik van ict in het onderwijs groeit en zal de komende jaren verder toenemen. De eisen die worden gesteld aan de internetverbinding worden als gevolg daarvan hoger en vereisen andere verbindingen dan scholen op dit moment vaak hebben. Sommige scholen hebben daar nu geen toegang toe en een grotere groep heeft hier in de nabije toekomst geen toegang toe. Hieronder wordt toegelicht welke ontwikkelingen van belang zijn, wat dat betekent voor de eisen aan een passende verbinding, en wat de stand van zaken is met betrekking tot de toegang van scholen tot de benodigde internetverbindingen. 2.1 De intensiteit van het gebruik groeit Meer gebruik van multimediaal en interactief digitaal lesmateriaal Er is meer, multimedialer en interactiever digitaal lesmateriaal beschikbaar en dit materiaal wordt intensiever gebruikt. Digitaal lesmateriaal bevat foto s, audio en video om zaken te illustreren en te verduidelijken. Audio en video worden niet langer alleen gedownload, maar ook geüpload. Adaptief materiaal is bovendien in staat zich aan te passen op basis van handelingen van leerlingen. Dat betekent dat er continu data worden uitgewisseld tussen het device van de leerling en de internettoepassingen. De verbinding moet als het ware snel reageren. Voor een goed gebruikersgemak zou het uploaden even snel moeten kunnen gaan als het downloaden. Dat kan bij een zogenaamde symmetrische verbinding. Groeiend aantal devices in de klas en school Het aantal devices in de klas groeit snel. Voor de midden- en bovenbouw van het po en het vo komt een 1-op-1 situatie snel dichterbij. In het VO is een situatie van twee devices per leerling op sommige scholen al heel gebruikelijk. De verwachting is dat het aantal devices in de toekomst zal toenemen, en daarmee de benodigde capaciteit van de internetverbinding. Bovendien maken leerlingen met hun devices veelal gelijktijdig gebruik van dezelfde internetverbinding. Wat in andere organisaties een incidentele piek is, is in een school een regelmatig terugkerend fenomeen. Gebruik van clouddiensten Administratiesystemen, leeromgevingen en software bevinden zich steeds vaker in de cloud. Zeker voor kleinere instellingen scheelt dat in de beheerlasten en in de aanschaf van apparatuur. Het internet wordt ook gebruikt als communicatiemiddel, niet alleen via tekst (mail) maar ook via livevideoverbindingen. Dit stelt hogere eisen aan de uploadsnelheid. Invoering digitale eindtoets De invoering van de adaptieve digitale eindtoets in het PO maakt het op orde brengen van de verbinding met het internet van groot belang. Hoewel Cito en het College voor Toetsen en Examens aangeven dat voor de invoering van de digitale eindtoets - en ook examinering in het VO - op dit moment geen hoogwaardige verbinding noodzakelijk is, ligt het in de lijn der verwachting dat de toets in de toekomst gebruik gaat maken van meer en ander digitaal materiaal, dat meer eisen zal stellen aan de internetverbinding.
2.2 Wat betekent dat voor een passende verbinding? Een passende verbinding voor scholen moet dus snel en schaalbaar zijn, zowel in upload als download en bij voorkeur symmetrisch (evenveel upload als downloadsnelheid). Dat alles vanwege het aantal devices dat tegelijkertijd gebruik maakt van de bandbreedte, het belang voor het primaire proces van een betrouwbare, goed functionerende verbinding en de inschatting dat het gebruik van de bandbreedte de komende jaren flink zal groeien. Met het toenemende belang van internet in de klas voor het geven van onderwijs, groeit de afhankelijk van een goed werkende verbinding. Scholen hebben behoefte aan garanties op de daadwerkelijke voortdurende beschikbaarheid van bandbreedte en de minimale storingsgevoeligheid waar scholen behoefte aan hebben. Consumentenproducten bieden dit vaak niet, en volstaan daarmee niet voor scholen. Maar scholen ervaren de tarieven van de huidige zakelijke abonnementen vaak als te hoog. Daardoor nemen zij in de huidige situatie wel vaak consumentenproducten af. Die zijn namelijk veel lager geprijsd. In Nederland kunnen scholen via drie verschillende fysieke netwerken toegang krijgen tot een vaste internetverbinding: Koper Coaxkabel Glasvezel De verschillende netwerken hebben hun eigen technologische kenmerken. Gekoppeld aan de behoefte aan bandbreedte die we in kaart hebben gebracht, is duidelijk dat op de korte termijn (tussen nu en drie jaar) coaxkabel waarschijnlijk zal volstaan voor een groot deel van de PO scholen, maar nu al veel minder geschikt lijkt voor VO-scholen. 2.3 Wat is de stand van zaken? Onderstaande overzichten laten zien hoe de toegang van scholen en leerlingen tot de verschillende vaste netwerken is geregeld. De informatie is afkomstig van Stratix.
Op dit moment betekent dat dat de volgende percentages scholen en leerlingen geen toegang hebben tot een snelle, schaalbare en symmetrische verbinding. PO en SO: - 59% van de schoollocaties - 56% van de leerlingen VO: - 36% van de schoollocaties - 33% van de leerlingen Een kleiner percentage van de PO-scholen heeft op dit moment een acuut probleem. Het gaat dan met name om de scholen die geen toegang hebben tot een glasvezelverbinding of een coaxkabelverbinding. Dit geldt voor ongeveer 7% van de PO-scholen en 11% van de VO-scholen. Voor VO-scholen geldt overigens dat een coaxkabel verbinding in veel gevallen ook nu al ontoereikend is. We constateren verder dat scholen behoefte hebben aan zakelijke abonnementen. De zakelijke tarieven zijn hoog voor scholen in relatie tot het beschikbare budget. Dit geldt met met name in het PO, maar ook in het VO worden tarieven als te hoog ervaren. De marktconsultatie die we hebben uitgevoerd laat zien dat bedragen tussen de 300 en 400 euro per maand gangbare tarieven zijn voor een zakelijke glasvezelverbinding voor een PO-school. Omdat veel VO-scholen groter zijn, en hun bandbreedtebehoefte daarom ook groter is, zijn de marktconforme maandtarieven voor een VOschool een veelvoud daarvan. Dat betekent dat voor scholen die toegang willen hebben tot een hoogwaardige verbinding, de betaalbaarheid van de verbinding een probleem vormt. Een laatste constatering is dat de expertise over dit onderwerp op met name PO-scholen beperkt lijkt waardoor zij moeite hebben met het formuleren van hun eisen aan leveranciers, en lang niet altijd goed zicht hebben op de toekomstvastheid van de inrichting van hun netwerkinfrastructuur. Typisch is de opvatting dat het gebruik/behoefte wel meevalt als we kijken naar de huidige belasting van de verbinding. Maar dat komt vaak juist doordat een toepassing niet goed te gebruiken is door de te langzame verbinding (bv het structureel inzetten van filmpjes ter ondersteuning van instructie) of doordat cloudtoepassingen niet gebruikt worden door te trage reactietijd. 2.4 Conclusie Ongeveer 7% van de PO-scholen heeft geen toegang tot glas of coaxkabel. Nog eens 59% van de schoollocaties in PO heeft geen toegang tot een snelle, schaalbare en symmetrische verbinding. Ongeveer 36% van de VO-locaties heeft geen toegang tot glasvezel, wat betekent dat de verbinding in veel gevallen ontoereikend lijkt.
De verwachting is dat de behoefte aan bandbreedte en de eisen aan de reactiesnelheid van de verbinding in de nabije toekomst fors toenemen. Veel scholen zijn zich daar echter niet voldoende van bewust. Bovendien ontbreekt op met name PO-scholen vaak de expertise om hun internetverbinding en interne netwerkinfrastructuur op een toekomstvaste manier in te richten.
3. Oplossingsrichtingen Bovenstaande vraagstukken vragen zowel om oplossingen op de korte termijn, als om een structurele aanpak die op lange termijn met name effectief is. We besteden aandacht aan de in de vorige paragraaf geconstateerde problemen: - Gebrek aan toegang tot een snelle, schaalbare en symmetrische verbinding voor een groot aantal scholen. - De hoogte van de maandtarieven voor een adequate zakelijke verbinding. Voordat ze investeren in snel internet is het van belang dat scholen weten wat ze willen met hun onderwijs en hoe ICT in te zetten voor het halen van de ambities van de school. Daarom is het van groot belang aandacht te besteden aan de volgende knelpunten: - Gebrek aan bewustzijn over het belang van een schaalbare, snelle en bij voorkeur symmetrische verbinding voor het primaire onderwijsproces. - Gebrek aan tijd en expertise op scholen om een toekomstvaste netwerkinfrastructuur in te richten; 3.1 Korte termijn: advies aan scholen We constateren dat het scholen vaak aan tijd en expertise ontbreekt om een toekomstvaste netwerkinfrastructuur met een adequate externe verbinding in te richten. Daarom voorzien we op korte termijn alle scholen die dat willen van advies over een verbinding waar zij in ieder geval nog mee vooruit kunnen voor de komende drie jaar. Hiervoor dient de ontwikkelde bandbreedtewijzer en de handreiking over de eisen die aan de internetdiensten en de verbinding gesteld moeten worden. Voor de scholen die geen toegang hebben tot een adequate verbinding, omdat glas en kabel eenvoudig niet voor de deur ligt, kan geen geschikte verbinding gerealiseerd worden. Toch is er met advisering het volgende mogelijk: 1. Bewustzijn creëren over de mogelijkheden die snel internet binnen hun onderwijs kan bieden. 2. Delen van de resultaten van een al uitgevoerde marktconsultatie. In die marktconsultatie werd aan marktpartijen gevraagd om aan te geven wat zij kunnen bieden, en tegen welke tarieven. Er is een lijst met schoollocaties beschikbaar, en de aanbiedingen die marktpartijen doen voor deze scholen. Deze informatie wordt met scholen gedeeld. 3. Optimaliseren van de interne netwerkinfrastructuur zodat de bandbreedte die wel beschikbaar is zo optimaal mogelijk wordt gebruikt. 3.2 Korte termijn: testcases Om verdere oplossingen te bieden voor scholen met een acuut probleem, worden in opdracht van de PO-Raad 8 testcases uitgevoerd. In de cases wordt gewerkt aan het verhogen van de beschikbare bandbreedte, het slim inrichten van de interne netwerkinfrastructuur, het stapelen van technologieën en/of het gebruiken van draadloze technologieën. Deze cases worden uitgevoerd in 2016. De resultaten worden gedeeld met de sector, zodat scholen met gelijksoortige problemen ervan kunnen profiteren..
3.3 Structurele aanpak Naast bovenstaande korte termijn oplossingen, die zich richten op advies en het delen van kennis met de sector, is een structurele aanpak noodzakelijk. Deze aanpak moet een toekomstvaste insteek hebben, en de sector voorzien van een verbinding en aanbod dat in de toekomst toereikend en betaalbaar is voor de sector. Een structurele aanpak zou ervoor moeten zorgen dat er een bij het onderwijs passend betaalbaar aanbod van diensten komt, inclusief zaken als een passende Service Level Agreement en garanties op de beschikbare bandbreedte. Voor scholen die nog geen snelle, schaalbare en symmetrische verbinding kunnen realiseren is een investering in aanlegkosten noodzakelijk. Deze kosten worden geraamd op 65 miljoen euro. De meest kansrijke oplossingsrichting stoelt op twee pijlers: bewustwording en vraagbundeling. Bewustwording is noodzakelijk, omdat veel scholen geen zicht hebben op de toekomstvastheid van hun infrastructuur, en de mate waarin hun behoefte zal toenemen in de toekomst. Vraagbundeling is de andere pijler. Ook in de situatie met de huidige verbindingen kan door vraagbundeling verbeteringen worden gerealiseerd in aanbod en tarieven. De eerder genoemde 65 miljoen euro is nodig om alle scholen van een toekomstvaste verbinding te voorzien. De vorm van vraagbundeling moet dus mogelijkheden bieden om bieden om investeringen en eventuele extra financiële impulsen op een efficiënte manier te kunnen inzetten. In het proces van het formuleren van het actieplan zijn verschillende scenario s voor vraagbundeling geëxploreerd. De scenario s moeten zowel ruimte bieden aan investeringen in de verbinding als er geld beschikbaar komt, als de mogelijkheid bieden om in de huidige situatie verbeteringen te realiseren. Bestaande regionale initiatieven van scholen leren dat vraagbundeling in de vorm van gezamenlijk inkopen een beter aanbod oplevert, voor een beter tarief dan een individuele school zou betalen. Daarbij is het belangrijk dat het een initiatief van en voor scholen is. Er is expliciete aandacht voor het mogelijk opschalen van, aansluiten bij en leren van deze initiatieven. Regionale initiatieven hebben echter geen landelijke dekking, en niet alle regio s lenen zich voor vraagbundeling op regionaal niveau. Daarom wordt hier ingezet op landelijke vraagbundeling, waarin de regionale initiatieven een plaats hebben. Ook wordt aangesloten bij acties op gemeentelijk en provinciaal niveau. De volgende uitgangspunten voor landelijke vraagbundeling worden gehanteerd: Grote mate van ontzorgen van scholen. Landelijk dekkend. Scholen kunnen op elk gewenst moment instappen. Klein beginnen en van daaruit doorgroeien: we starten een pilot met een kleine groep po- en vo scholen en andere scholen kunnen instappen op elk moment dat zij wensen. Het aanbod doet recht aan de verschillen in behoeften, zoals bijvoorbeeld verschillen tussen kleine, middelgrote en grote besturen en daaraan gekoppelde locaties. Bij succesvolle implementatie kan het landelijke vraagbundelingsinitiatief het aanbod uitbreiden naar andere diensten om scholen nog verder te faciliteren en te ontzorgen. We denken daarbij bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van beveiliging en wifi.
Het initiatief verstoort de markt niet, en voldoet aan alle eisen die wet- en regelgeving stelt (met name ten aanzien van staatssteun en mededinging). In deze aanpak zijn een aantal stappen noodzakelijk. In de volgende paragraaf worden deze uitgewerkt.
4. Implementatiepad structurele aanpak Zoals hierboven beschreven, berust de structurele aanpak op twee pijlers: bewustwording en vraagbundeling. Er moeten een aantal fases doorlopen worden. In elke fase moeten duidelijke go/no go momenten worden gedefinieerd. We onderscheiden de volgende fases: - Fase 1: Verkenning - Fase 2: Implementatie vraagbundeling - Fase 2: Uitbreiding vraagbundeling De fases worden afgesloten met een evaluatie. 4.1 Verkenning De twee trajecten op het gebied van bewustwording en vraagbundeling worden parallel ingezet. In deze fase wordt de haalbaarheid verkend van een landelijk vraagbundelingsinitiatief om connectiviteit in te kopen. Het gaat dan om een initiatief van en door scholen. Dat betekent dat in deze fase: - Scholen bewuster worden gemaakt van de ontwikkelingen die leiden tot een groeiende bandbreedtebehoefte. Op deze manier kunnen zij beter anticiperen in hun huidige contracten en worden ze in staat gesteld om toekomstvaste afwegingen te maken voor hun internetverbinding. - Wordt toegewerkt naar een coalition of the willing via een uitgebreidere veldconsultatie. - De businesscase Wordt aangescherpt door een marktconsultatie en nadere analyse van de voordelen voor de deelnemende scholen. - De organisatorische en juridische vorm van de vraagbundeling wordt onderzocht en voorbereid. Deze acties worden hieronder uitgewerkt. We benadrukken dat deze stappen vaak parallel plaatsvinden, en elkaar overlappen. 4.1.1 Inzetten op bewustwording van scholen Bewustwording van de eisen die hoogwaardig onderwijs stelt aan de internetverbinding is cruciaal. De belasting van de huidige verbinding van scholen geeft lang niet altijd een goed beeld van de behoeften van die scholen, en van de toename van het gebruik zodra de verbinding beter functioneert. Uit onderzoek blijkt dat contracten met internetleveranciers beter en adequater afgesloten moeten worden. Het bewustwordingsproces moet op gang worden gebracht door informatieproducten ter beschikking te stellen, best practices te delen en in gesprek te gaan met scholen. Inzet is steeds scholen te laten zien hoe zij hun onderwijs kunnen verbeteren door gebruik te maken van een betere internetverbinding. Door accountmanagers in te zetten en door diverse bijeenkomsten te organiseren kunnen we met een grote groep scholen in gesprek gaan. 4.1.2 Uitvoeren veldconsultatie In het verlengde van intensief inzetten op bewustwording van scholen, wordt het onderwijsveld ook gerichter geconsulteerd over de mogelijkheden om in te stappen in een landelijk vraagbundelingsinitiatief. Daarbij hoort een intensief accountmanagement. We gaan met scholen in gesprek over: Hun behoeften wat betreft externe en interne connectiviteit, inclusief de diensten en Service Level Agreements die daarbij horen, nu en in de toekomst.
De verschillende mogelijkheden om deze via landelijke vraagbundeling te verbeteren. De mogelijkheden die de scholen zien om te participeren in een landelijk vraagbundelingsinitiatief. De mogelijke verbindingen met bestaande initiatieven. De volgende stap is een evaluatie van hun condities voor instappen. Bij deze veldconsultatie spelen de sectorraden een belangrijke rol. Deze veldconsultatie is in een continu proces, ook na een eerste bevraging, blijven intensieve contacten met het onderwijsveld een belangrijke factor tot succes, en het bijstellen en verbeteren van het voorliggende actieplan. 4.1.3 Samenstellen klankbordgroep Op basis van de eerste veldconsultaties, en in samenspraak met de sectorraden, wordt een klankbordgroep gevormd, bestaande uit vertegenwoordigers van het onderwijsveld. Dit is in feite een eerste stap op weg naar het vormen van een groep besturen die samen connectiviteit willen inkopen. Deze groep denkt mee aan de invulling van mogelijke pakketten, en de mogelijkheden om tegemoet te komen aan de verschillende behoeften van kleine, middelgrote en grote besturen. 4.1.4 Uitvoeren marktconsultatie Om een reële inschatting te maken van de bereidheid van marktpartijen om een passend en betaalbaar aanbod te doen, wordt een marktconsultatie georganiseerd. Deze consultatie zal de markt bevragen op te behalen kortingen bij gezamenlijke inkoop en het slim combineren van pakketten, en het aanbieden van een specifiek aanbod voor de behoeften van het onderwijs, tegen een aantrekkelijke prijs. 4.1.5 Opstellen uitgebreide businesscase Om te bekijken welke kwalitatieve en kwantitatieve voordelen behaald kunnen worden door gezamenlijk slim in te kopen, stellen we een businesscase op, die ook in zal gaan op het slim combineren van pakketten van externe verbindingen en interne netwerkinfrastructuur. Een begin van de businesscase is al gemaakt in juni 2016. Deze businesscase ligt aan de basis van dit actieplan. De businesscase dient echter aangescherpt te worden op basis van de veldconsultatie en de marktconsultatie. 4.1.6 Samenstellen coalition of the willing Op basis van de veldconsultatie bij scholen, de adviezen van de klankbordgroep en de marktconsultatie, wordt een coalition of the willing gevormd, bestaande uit besturen die op korte termijn gezamenlijk connectiviteit willen inkopen. 4.1.7 Uitwerken juridische en organisatorische vorm van vraagbundeling Een voorbeeld van effectieve vraagbundeling in het HO is een inkoopcoöperatie van en door instellingen (SURF via SURFnet). In de verkenning wordt de mogelijkheid van een dergelijke vorm van vraagbundeling voor PO en VO meegenomen. In deze stap wordt uitgewerkt welke juridische en organisatorische vorm mogelijk is voor het gezamenlijk inkopen van connectiviteit. 4.1.8 Evaluatie: go/no go Op basis van de gegevens uit de vorige stappen wordt een go/no go beslissing genomen door de schoolbesturen. Deze beslissing betreft de vorm van vraagbundeling en inkoop van connectiviteit door de coalition of the willing.
4.2 Fase 2: Implementatie vraagbundeling Ook deze fase rust op de twee pijlers bewustwording en vraagbundeling. In deze fase vindt een eerste gezamenlijke marktuitvraag via vraagbundeling plaats. Dat betekent dat in deze fase: - Bewustwording van scholen wordt gecontinueerd, om het belang van een toekomstvaste verbinding voor het primaire proces te blijven benadrukken. Hierdoor kunnen zij betere contracten afsluiten. - Een eerste aanbesteding door de coalition of the willing wordt uitgevoerd. - Schoolbesturen in de coalition of the willing inkoopondersteuning krijgen. - De veldconsultatie wordt gecontinueerd om de behoefte aan aanvullende producten en diensten voor zowel kleine, middelgrote als grote besturen te identificeren. - De volgende fase wordt voorbereid. Deze stappen vinden grotendeel parallel aan elkaar plaats, en overlappen elkaar. Belangrijk in de verschillende stappen is ook dat actief naar synergie wordt gezocht met bestaande initiatieven vanuit provincies en gemeenten, om gebruik te maken van kennis en kunde die daar is opgedaan. Er wordt voortgebouwd op bestaande contacten, die in de voorbereiding van dit actieplan zijn gelegd. De voordelen voor scholen die in de initiatieven zijn gerealiseerd worden expliciet meegenomen en gedeeld met de sector. 4.2.1 Continuering bewustwording van scholen Bewustwording van scholen stopt niet na de voorbereidende fase, maar is een continu proces. Net als in de voorbereidende fase gaat het om informatie over een toekomstvaste verbinding en eisen die aan het aanbod en de contracten gesteld moeten worden. 4.2.2 Continuering veldconsultatie Ook de veldconsultatie wordt gecontinueerd via een intensief accountmanagement. Scholen worden geïnformeerd over een op handen zijnde landelijke initiatief, en er wordt bekeken welke scholen op welke manier aan kunnen sluiten. Een belangrijk onderdeel is ook het polsen bij besturen naar hun behoeften aan aanvullende diensten en producten, of mogelijke wijzigingen op het bestaande aanbod van het landelijke initiatief. 4.2.3 Gezamenlijke aanbesteding door coalition of the willing De coalition of the willing stelt de aanbestedingsstrategie en het Programma van Eisen op. Belangrijk is dat het Programma van Eisen voldoende keuzemogelijkheden voor scholen biedt. Dat kan bijvoorbeeld gerealiseerd worden door een soort menukaart te bieden waaruit schoolbesturen kunnen kiezen, zodat zij een pakket kunnen kiezen dat aansluit bij hun behoefte en profiel. De deelnemende scholen geven het mandaat om de aanbesteding in de markt uit te zetten. 4.2.4 Inkoopondersteuning Nadat de aanbesteding is uitgezet, hebben de deelnemende schoolbesturen verdere ondersteuning bij hun inkoop nodig. Hoe deze ondersteuning precies wordt ingericht, hangt af van de gekozen vorm van vraagbundeling. Bij coöperatieve inkoop bijvoorbeeld, kunnen scholen producten en diensten afroepen bij de coöperatie. Dit betekent dat informatie beschikbaar gemaakt moet worden met betrekking tot de af te nemen producten en diensten (oa. catalogus, tarieven en voorwaarden). Bovendien moet de operationele en tactische afhandeling van bestellingen (facturatie, contractmanagement, etc.) ingericht worden. De operationele afhandeling van de dienstverlening kan bij leveranciers gelaten worden.
Bij vormen van vraagbundeling waarbij er een raamcontract met leveranciers is, worden scholen geholpen bij de uiteindelijke aankoop, bijvoorbeeld door voorbeeldcontracten ter beschikking te stellen aan scholen. 4.2.5 Voorbereiden fase 3 Op basis van de resultaten en de veldconsultatie van fase 2, wordt het vervolg ingezet. De voorbereiding van fase 3 vindt overigens parallel plaats aan de uitvoering van fase 2. Uitgangspunt is dat er mogelijk aanvullende diensten worden toegevoegd. Daarbij denken we bijvoorbeeld aan wifias-a-service en beveiliging van de verbinding. Hiernaar wordt onderzoek gedaan. In de veldconsultatie worden de behoeften van scholen geïdentificeerd. We stellen vervolgens een aanbestedingsstrategie voor de volgende fase op. Deze strategie moet het interessant maken om mee te doen voor grote en kleine schoolbesturen én voor voorlopers en volgers, en een landelijke oriëntatie hebben met ruimte voor lokale/regionale aanbieders. Het is van belang om tijdens de veldconsultatie wensen en eisen op te halen ten aanzien van de in te kopen producten en diensten, en een aanbestedingsstrategie en Programma van Eisen af te stemmen met de deelnemende scholen. De businesscase dient herijkt te worden. 4.2.6 Evaluatie: go/no go Op basis van de gegevens uit de vorige stappen wordt een go/no go beslissing genomen met betrekking tot het uitbreiding van faciliteren van een gezamenlijke inkoop van connectiviteit. 4.3 Fase 3: uitbreiding van vraagbundeling De twee pijlers blijven staan, ook in deze uitbreidende fase zijn zowel bewustwording als inzetten op vraagbundeling belangrijk. De pijler vraagbundeling wordt in deze fase echter uitgebreid: nieuwe schoolbesturen kunnen instappen en ook de scope van het gezamenlijke traject wordt verbreed. In fase 2 is de businesscase herijkt en is een Programma van Eisen opgesteld, waarin extra diensten aan het oorspronkelijke aanbod zijn toegevoegd, op basis van de wensen en behoeften die voortkomen uit de veldconsultatie.
5. Planning Globaal ziet de planning er als volgt uit: 2016: Korte termijn oplossingen - Advies aan scholen - Testcases Structurele aanpak Verkenning - Inzetten op bewustwording van scholen - Uitvoeren marktconsultatie - Uitvoeren veldconsultatie - Opstellen uitgebreide businesscase - Samenstellen klankbordgroep - Samenstellen coalition of the willing - Uitwerken organisatorische en juridische vorm gezamenlijk traject - Evaluatie: go/no go 2017 Korte termijn oplossingen - Advies aan scholen - Testcases Structurele aanpak Fase 2: implementatie vraagbundeling - Continuering bewustwording van scholen - Continuering veldconsultatie - Uitvoering gezamenlijk traject door coalition of the willing - Inkoopondersteuning - Voorbereiden fase 2 (inclusief onderzoek aanvullende diensten) - Evaluatie: go/no go 2018 Structurele aanpak Fase 3: uitbreiding vraagbundeling - Continuering bewustwording - Continuering veldconsultatie - Uitbreiding gezamenlijke inkoop met nieuwe scholen/diensten - Inkoopondersteuning De gedetailleerde planning is als volgt:
2016 2017 2018 Activiteit Sept Okt Nov Dec Jan-Maart April-Juni Juli-Sept Okt-Dec Jan-Juni Juli-Dec Korte termijn oplossingen Advies aan scholen x x x x x x x x Testcases x x x x Structurele aanpak fase 1: Verkenning Inzetten op bewustwording van scholen x x x x Uitvoeren marktconsultatie x x Uitvoeren veldconsultatie x x x x Opstellen uitgebreide businesscase x x Samenstellen klankbordgroep x Samenstellen coalition of the willing x x Inrichten juridische vorm gezamenlijke inkoop x x x x Evaluatie: go/no go x Fase 2: Implementatie vraagbundeling Continuering bewustwording van scholen x x x x Continuering veldconsultatie x x x x Gezamenlijke inkoop door coalition of the willing x x Inkoopondersteuning x x Voorbereiden fase 2 (inclusief onderzoek aanvullende diensten) x x x x Evaluatie: go/no go x Fase 3: Uitbreiding vraagbundeling Continuering bewustwording x x Continuering veldconsultatie uitgebreide gezamenlijke inkoop x x Inkoopondersteuning x x 6. Financiering In 2016 worden de korte termijn oplossingen gefinancierd uit de begrotingen van Slimmer Leren met ICT (PO-Raad) en het inkooptraject van de VO-Raad. Wat betreft de structurele aanpak wordt de verkenning grotendeels in 2016 uitgevoerd. Kennisnet neemt de financiering daarvan op zich. Voor de overige activiteiten in 2017 en 2018 wordt aanvullende financiering gezocht.