MEDEDELING AAN DE VLAAMSE REGERING

DE MINISTER-PRESIDENT VAN DE VLAAMSE REGERING MEDEDELING AAN DE VLAAMSE REGERING Betreft: Rapportering Alternatieve financiering. Projectfiches 1. INLEIDING Op 30 mei 2007 werd in de plenaire vergadering van het Vlaams Parlement het voorstel van resolutie van mevrouw Hilde Eeckhout en de heren Koen Van den Heuvel, Ludo Sannen, Jan Peumans, Sven Gatz en Bart Caron - betreffende de informatieverstrekking over en de controle op de alternatieve financieringen (1143 (2006-2007), nr. 3) unaniem goedgekeurd. Deze resolutie schrijft voor dat het parlement in de Commissie voor Algemeen Beleid, Financiën en Begroting een omstandige toelichting dient te krijgen over alle projecten die in het kader van alternatieve financiering in uitvoering zijn of zullen uitgevoerd worden. Gevraagd wordt te rapporteren over: a) desgevallend de moedermaatschappij en de grootte van de participatie (zowel nominaal als procentueel); b) de naam van het (deel)project; c) een korte omschrijving van het (deel)-project; d) de timing van de realisatie en de timing van de financiering; e) de fase in de uitvoering; f) de globale investeringskost van het (deel)project, uitgesplitst naar bouwkost, financieringskost, en andere diverse kosten; g) het budget dat Vlaanderen per (deel)project jaarlijks vastlegt in haar begroting en haar meerjarenbegroting, en later, wat daarvan jaarlijks uiteindelijk is betaald; h) een omschrijving van de financieringsmethodiek; i) het bepalen van de verantwoordelijkheden inzake het beheer en het onderhoud. De rapportage werd reeds enkele malen aangepast en verfijnd in functie van aanbevelingen en suggesties van het Vlaams Parlement en/of het Rekenhof. Om tegemoet te komen aan wijzigende en gewijzigde behoeften van het beleid is ook dit jaar de rapportage geoptimaliseerd, zowel naar inhoud als vormelijk. In deze rapportage zal o.a. het contract- en risicomanagement in detail weergegeven worden. De tabel uit bijlage 2 wordt verruimd voor de totale levensduur van de engagementen m.b.t. het project. Er is een eveneens een bijlage 3 toegevoegd met betrekking tot ESR-aanrekening. Daarnaast worden ook de eerste stappen gezet naar een grondige aanpassing van de rapportering, o.a. digitalisering, nog betere afstemming met de begrotingscyclus en andere rapporteringen e.d.m. Deze grondige aanpassingen zullen toegepast worden in de volgende rapportering. Pagina 1 van 10

2. WERKWIJZE Zoals in vorige jaren werden door het Kenniscentrum conform de resolutie (invul)fiches opgemaakt (zie bijlage) die voor de projecten van alternatieve financiering moeten worden ingevuld. Deze fiches en de instructies zijn slechts minimaal gewijzigd t.o.v. vorig jaar. U wordt gevraagd het cijfermateriaal af te stemmen met deze die gehanteerd zal worden bij de begrotingsaanpassing 2017, waarvoor de technische opmaak en input deels parallel loopt met deze rapportering, zodat er geen discrepanties ontstaan tussen verschillende cijferbronnen. Gelieve volgende instructies grondig te lezen en toe te passen zodat de rapportering van de alternatieve financiering efficiënt kan verlopen: - gelieve de instructies per vraag grondig te lezen - gelieve wijzigingen ten opzichte van de vorige rapportering in italic en bold te plaatsen (schuine druk en vet); - gelieve de vorige versies van de rapporteringen van de voorgaande jaren goed na te kijken of deze effectief antwoord bieden op de vragen uit de template en of de gegevens accuraat zijn en pertinent voor het betrokken onderdeel in het licht van de aanbevelingen van het Rekenhof; - gelieve bij punt 1 bijzondere aandacht te besteden aan de veranderde doelstellingen en de ingezette middelen die hiertegenover staan; - gelieve bij punt 8 een overzicht toe te voegen van eventuele ESR-gerelateerde aandachtspunten - gelieve bij punt 12 van de fiche bijzondere aandacht te besteden aan waarborgen, garanties e.d. alsook aan maatregelen die desgevallend genomen worden om het budget gedurende de volledige looptijd van het project onder controle te houden; - indien er wijzigingen worden aangebracht aan de structuur van het project, gelieve dan in punt 1 en 2 van de fiche, desgevallend te wijzen op geleerde lessen ; - gelieve zeer duidelijk aan te geven in welke fase het project zich intussen bevindt en relevant te rapporteren afhankelijk van deze fase; - gelieve ook niet te vergeten de tabel, gevoegd als bijlage I en II in te vullen; - bijlage I: Gelieve een opsplitsing te maken tussen de delen van projecten die wel en nog niet geclosed zijn. - bijlage II: Gelieve een opsplitsing in voorziene beschikbaarheidsvergoedingen te maken indien de budgettaire aanrekening betrekking heeft op een deel projecten die nog niet geclosed zijn voor de totale levensduur van de engagementen m.b.t. het project - Bijlage III: enkel in te vullen voor geconsolideerde PPS-projecten (nieuw) - gelieve zo efficiënt en relevant mogelijk te rapporteren; - gelieve alle relevante regeringsbeslissingen op te nemen in de fiche. Om een zo groot mogelijke eenvormigheid te bereiken van de fiches is het van primordiaal belang dat, zoals voorheen, de instructies hierna strikt worden opgevolgd bij de invulling, dan wel actualisering, van de fiches. Voor nadere inlichtingen of praktische vragen ter zake kan contact worden opgenomen met het Kenniscentrum PPS (02/553.29.39). In navolging van de vorige rapportages en na aanpassing in functie van de meest recente beleidsbeslissingen, worden - geactualiseerde! - fiches ingewacht van de volgende projecten of programma s: - PPS Missing links (VIA-Invest) - programma 1 - PPS Missing links (VIA-Invest) - programma 2 - Alternatieve financiering en PPS De Lijn. stelplaatsen & tramverlengingen & aankoop trams - PPS onderwijs: Scholenbouw programma I - PPS onderwijs: Scholenbouw programma II Pagina 2 van 10

- Welzijn Ziekenhuisfinanciering - Welzijn Woonzorgcentrafinanciering - PPS Wonen - PPS Sport - Toerisme (jeugdverblijfsinfrastructuur) - Alternatieve financiering VAC s - Serviceflats Bevak (Serviceflat-Invest) - NV Vlaamse Havens/sluizen - Kilometerheffing - Kustverdedigingsplan - Amoras Voormelde oplijsting is niet limitatief, en dient bijgevolg telkens aangevuld te worden van zodra nieuwe projecten of programma s worden opgestart die kaderen binnen alternatieve financiering en/of publiekprivate samenwerking. De fiches worden na indiening nagelezen op hun volledigheid en kwalitatieve invulling en zullen door het Kenniscentrum worden gebundeld en worden aangevuld met een boordtabel, zodat een rapportering kan gebeuren aan de Vlaamse Regering en aan het Vlaams Parlement. Vooraleer deze rapportering te doen zullen de fiches en de boordtabel bilateraal worden besproken. Dit zal gebeuren in de loop van de maand februari. De concrete timing wordt later medegedeeld en afgestemd. 3. PRAKTISCHE AFSPRAKEN De bevoegde departementen, agentschappen en Vlaamse openbare instellingen worden verzocht de invulfiches (zie invulfiches met leidraad in bijlage) met betrekking tot de 10 de rapportering over te maken uiterlijk op woensdag 1 maart 2017 via mail aan het Vlaams Kenniscentrum Publiek-Private Samenwerking (DKB) op volgend adres: pps@vlaanderen.be Een vlotte verwerking van de fiches vereist dat deze worden opgemaakt onder dezelfde standaard: - er wordt gebruik gemaakt van het sjabloon te vinden in bijlage; - de documenten worden opgeslagen als worddocument; - het te gebruiken lettertype is FlandersArtSans-Regular met puntgrootte 11. Bilateraal overleg: Er zal een bilateraal overleg m.b.t. de fiches plaats vinden in de loop van de maand februari met de vertegenwoordigers van de kabinetten van de (vice-)minister-presidenten, van de Vlaamse minister bevoegd voor begroting, van het Departement Financiën en Begroting, van de functioneel bevoegde kabinetten, het Kenniscentrum PPS en van het functioneel bevoegde departement, agentschap of Vlaamse openbare instelling. De concrete timing wordt later medegedeeld. Pagina 3 van 10

4. BIJLAGEN - Invulfiche: een digitale versie, evenals de niet geactualiseerde project specifieke fiche kan worden bekomen bij het Kenniscentrum PPS: PPS@vlaanderen.be - Instructies voor het invullen van de fiche Minister-president van de Vlaamse Regering Geert BOURGEOIS Pagina 4 van 10

INSTRUCTIES PROJECTFICHE (10 de ) Nr: (in te vullen door Vlaams Kenniscentrum PPS) Naam project: Beleidsdomein: Bevoegde minister: Entiteit: [afdeling/dienst/ die het dichtst bij het project betrokken is] Projectleiding: [persoon en dienst die de leiding heeft over het project] Rol van projectleider en betrokkenheid in welke fase: Participatie door Vlaamse Overheid? JA/NEEN (schrappen wat niet past) Andere betrokken overheidsentiteit(en) (desgevallend moedermaatschappijen, filialen, enz. ): Gerelateerde projecten: Wettelijke basis: [welke wetgevende initiatieven werden genomen ten behoeve van de realisatie van het project] Datum opmaak projectfiche: Datum bijwerking projectfiche: [bij elke bijwerking aan te passen] Versie projectfiche: 1 [bij elke bijwerking aan te passen] Auteur projectfiche: [persoon die, binnen het project, deze boordtabel up to date houdt. Dit is ook de persoon die kan gecontacteerd worden indien verdere toelichting over het project noodzakelijk is. Hierbij naam + coördinaten weergeven] Rol van auteur en betrokkenheid in welke fase: Aanspreekpunt KC PPS: [wordt ingevuld door het KC zelf, dit is de persoon die voor het KC het project mee opvolgt] 1) Korte omschrijving van het project (concept, structuur en doelstellingen) [Hier dient een algemene omstandige beschrijving van het project SMART te worden gegeven. In het bijzonder is het de bedoeling te omschrijven wat het project precies inhoudt, vanuit welke probleemstelling het project geconcipieerd is en hoe de projectstructuur in elkaar steekt, inclusief de looptijd. Hierbij ook een opsomming van de concrete doelstellingen van het project of programma, met verwijzing naar de relevante beleidsdoelstellingen in de betrokken beleidsnota, de beoogde effecten en de wijze waarop de realisatie van het beleid en de effecten zullen worden gemeten. Gelieve eveneens een samenvatting te maken van de belangrijkste uitgangspunten en veronderstellingen, die aan de basis liggen van de beoogde doelstellingen of die randvoorwaarden zijn bij de realisatie. Geef duidelijk aan wat de oorspronkelijke doelstellingen waren en hoe deze veranderd zijn.] 2) Verantwoording van het project en overwogen alternatieven [Aanleiding of beknopte omschrijving van het maatschappelijke probleem dat aan de initiatie van het projectvoorstel of programma ten grondslag ligt. Hier dient ook dieper te worden ingegaan op de rolverdeling tussen de verschillende partijen binnen het project. Overwogen alternatieven dienen eveneens te worden vermeld, waarbij ook de redenen worden aangegeven waarom uiteindelijk niet voor dit alternatief werd geopteerd. Pagina 5 van 10

We wensen een duidelijke argumentatie van de meerwaarde van de realisatie van dit project. De resultaten van de maatschappelijke kosten baten analyse worden hier weergegeven.] 3) Verantwoording van de uitvoeringsvorm [Hier vermeldt u de gekozen uitvoeringsvorm en de bijhorende argumentatie. Indien een publiek-private vergelijking werd gemaakt, kunnen de resultaten daarvan hier vermeld worden. In voorkomend geval een financiële vergelijkingstabel opnemen waaruit ook voor het alternatief (bv een reguliere financiering) budgetimpact en timing kan vergeleken worden met de gegevens van de gekozen alternatieve financiering. De verantwoording van de keuze voor alternatieve financiering dient te worden geargumenteerd vanuit volgende oogpunten: (1) financiële voordelen (2) operationele voordelen (3) maatschappelijke voordelen De onderbouwing van de keuze voor alternatieve financiering/pps dient relevant te zijn.] 4) Stand van zaken/fase van uitvoering/timing van realisatie en financiering [Hier komt een beschrijving van de stand van zaken van het project. In welke fase bevindt het project zich momenteel? Wanneer werd het project geïnitieerd of principieel goedgekeurd, welke stappen zijn er al gezet zowel wat betreft de realisatie van het project zelf als wat betreft de financiering van het project? Wat zijn de afgelopen mijlpalen van het project? Wat waren de stappen in het besluitvormingsproces. Welke stappen zijn gezet. Werd advies gevraagd aan INR? Zo ja, wat houdt het advies in? Wanneer werd het advies gegeven? Welke andere adviezen werden gevraagd: IF, Kenniscentrum PPS, Fiscaal, Wat houden deze adviezen in? Wanneer werden deze adviezen gegeven?] Geef bij realisatie ook aan wat de bereikte resultaten zijn en de gerealiseerde maatschappelijke effecten. ] 5) Indicatieve planning / verdere stappen in het besluitvormingsproces [Welke verdere stappen dienen gezet te worden zowel wat betreft de realisatie van het project zelf als wat betreft de nodige stappen in het besluitvormingsproces en de financiering (publicatie, selectie, aanvraag adviezen, gunning, )? Welke mijlpalen worden in het project vooropgesteld? Welke adviezen zijn in behandeling of zullen nog worden gevraagd? Welke stappen zullen nog worden genomen.] 6) Financiële onderbouwing van het projectvoorstel, financieringsmethodiek + globale investeringskost (uitgesplitst naar totale realisatiekost van het project, bouwkost, tussentijdse intresten en andere kosten, waaronder studiekosten, te verwachten kosten voor beheer en onderhoud) [De bedoeling is om hier de financiële structuur van het projectvoorstel of programma te omschrijven, met schematische voorstelling en beknopte omschrijving van de constructie. Hoe wordt het project gefinancierd? Wat is de totale realisatiewaarde geraamd (investeringsbedrag) van het project, met vermelding van het jaar waarop deze waarde slaat)? Wat zijn de te verwachten kosten voor beheer en onderhoud? Welke financieringskost komt daarbovenop? Is btw verschuldigd en zo ja, voor welk bedrag? Is (gedeeltelijke) btw-recuperatie mogelijk? Indien uw project geclosed is, geef informatie zowel over de raming als over de werkelijke kostprijs. Gelieve een opsplitsing te maken tussen de delen van projecten die wel en nog niet geclosed zijn. ] in 000 excl. btw incl. btw Pagina 6 van 10

Bouwkost Financiële kosten(intercalaire interesten 1 ) Studie en ontwerpkosten Totaal (geraamd) investeringsbedrag (d.d.) Te verwachten beheers- en onderhoudskosten (op jaarbasis) 7) Soort aanbestedingsprocedure en indien reeds gegund: vermelding van de private partij aan wie werd gegund (indien consortium ook de samenstelling ervan) [Hoe wordt/werd de aanbestedingsprocedure gekwalificeerd volgens de regelgeving overheidsopdrachten en welke gunningswijze (aanbesteding, offerteaanvraag, onderhandelingsprocedure, ) werd/wordt toegepast? Waarom werd voor deze procedure gekozen? Hierbij ook vermelden waar werd gepubliceerd inclusief de referentie van de publicatie. Welke dienst treedt/trad op als aanbestedende overheid? Werd reeds gegund en zo ja, aan wie?] 8) Budgettaire inpassing en weerslag op de begroting met inbegrip van het budget dat jaarlijks wordt vastgelegd in de begroting en de meerjarenbegroting (verleden en toekomst) + hetgeen effectief jaarlijks is betaald (weer te geven vanaf aanvangsdatum van het project) [Wat zijn de jaarlijkse kosten voor het project (bv. beschikbaarheidsvergoeding)? Hoe worden deze middelen binnen de begroting voorzien? Hoe lang loopt het project? Zijn aanpassingen in de jaarlijkse kosten voorzien tijdens de looptijd van het project? Wat was, in geval van wijzigingen van investeringskost, de verandering van impact op begroting? Werden reeds betalingen verricht (inclusief de bijkomende eigen voorbereidings- en beheerskosten van de overheid) die noodzakelijk zijn maar niet in de overeengekomen prijs zijn opgenomen? Indien mogelijk ook een raming van eventuele ontvangsten die uit het project voorvloeien of waarmee het gefinancierd wordt. Gelieve een opsplitsing te maken tussen de delen van projecten die wel en nog niet geclosed zijn. De weerslag op de begroting dient als volgt te worden uitgesplitst. - Kosten buiten de jaarlijkse beschikbaarheidsvergoeding/betaling. Onderscheid tussen begrote en betaalde kosten. - Jaarlijkse beschikbaarheidsvergoeding/betaling, met opgave per jaar vanaf de eerste budgettering tot laatste jaar van betaling, telkens op begrotings- en realisatiebasis of jaartal van de te verwachten eerste betaling tot einde van de exploitatiefase/overdracht van het project - Looptijd gedurende dewelke de jaarlijkse beschikbaarheidsvergoeding/betaling dient te worden betaald Hier geeft u tevens een kort overzicht van eventuele ESR-gerelateerde aandachtspunten. Is en/of was het project ESR-neutraal? Wat waren de eventuele redenen van herclassificatie van het project? ] 9) Indien toepasselijk: Financiële participaties rechtstreeks of onrechtstreeks door de overheid (nominaal en procentueel) [Indien voor het project een SPV (speciale projectvennootschap) wordt opgericht, welke is hierin de participatie door de overheid? Door wie wordt de participatie gedaan? Voor welk percentage wordt 1 Tussentijdse intresten tijdens de bouwfase van het project Pagina 7 van 10

geparticipeerd? Hoeveel bedraagt de participatie nominaal? Welke participaties zijn reeds gerealiseerd en welke zijn gepland?] Geef hiertoe volgende gegevens: - Naam van de publieke partner. - Percentage van de publieke participatie. - Nominaal bedrag van de participatie. - Tijdstip waarop participaties worden of zullen worden gerealiseerd - Herkomst van de geïnvesteerde middelen 10) Risicoverdeling en risicomanagement [Licht de (max 10) belangrijkste risico s toe van dit project per categorie: juridische/wettelijke knelpunten, organisatorische, technische, ruimtelijke, financiële, maatschappelijke/ communicatieve, en bestuurlijke knelpunten. Geef de kans en hun impact weer. Bespreek de risicoverdeling tussen publieke en private partijen. Hoe worden deze afspraken vastgelegd en welke sancties zijn voorzien indien deze niet correct worden uitgevoerd? Indien mogelijk hierbij ook een onderscheid maken tussen verschillende soorten onderhoud. Hoe worden de risico s verdeeld en opgevolgd? Hoe wordt omgegaan met de beheersing van de risico s aan overheidszijde? In het bijzonder wat met de restrisico s?] 11) Beschrijf kort hoe de dagelijkse projectopvolging, het contractmanagement en monitoring in elkaar zit [Licht toe per contractuele fase 1. Opstartfase: contract close tot start bouw 2. Uitvoeringsfase: start bouw tot einde bouw 3. Exploitatiefase: einde bouw einde contract Wie vult welke taken in op vlak van contractmanagement? Wat gebeurt op projectniveau en welke taken worden overkoepelend over de projecten heen georganiseerd? Zijn de outputspecificaties/eisen zo gedefinieerd dat ze afdwingbaar zijn? Welke lessen kunnen er getrokken worden op vlak van outputspecificaties op basis van dit project? Wie heeft het monitoringsysteem ingericht? Biedt het systeem voldoende garanties naar juistheid, volledigheid en onafhankelijkheid? Wie voert meldingen in en hoe verloopt de verdere opvolging? Hoe verloopt de toepassing van contractuele bepalingen in de praktijk? ] 12) Afspraken bij budgetoverschrijdingen / Eventuele waarborgen door de overheid A. [Welke afspraken worden gemaakt indien het budget wordt overschreden tijdens de realisatie van het project? Welke afspraken worden gemaakt indien het budget voor beheer en onderhoud wordt overschreden tijdens de looptijd van het project? B. Worden er garanties gegeven of eventuele waarborgen door de overheid? Zo ja, welke? Bedrag waarborg Soort waarborg Pagina 8 van 10

BIJLAGE I BIJ DE PROJECTFICHE FINANCIELE KENGETALLEN 2 Totaal 3 Investeringsbedrag (private + publieke partijen) (in miljoen Beschikbaarheidsvergoeding/subsidie 4 op kruissnelheid (in miljoen euro per jaar) Looptijd beschikbaarheidsvergoeding/ subsidie Effectieve betalingen sinds 1 ste jaar van betaling t.e.m. 2016 (in aantal jaren) (jaartal en betaald bedrag dat jaar) (in miljoen Aandeel overheid in SPV (in % van geïnvesteerd bedrag) naam overheid(sinstelling) BIJLAGE II BIJ DE PROJECTFICHE BUDGETTAIRE AANREKENING Begroting s-artikel 2016 (in 2017 (in 2018 (in 2019 (in 2020 (in 2021 (in 2022 (in Investeringsmachtiging (indien van toepassing) Beschikbaarheidsvergoedi ng 5 2 Gelieve een opsplitsing te maken tussen de delen van projecten die wel en nog niet geclosed zijn. 3 Totale investeringskost (bouw, studie-en ontwerpkosten, intercalaire intresten) en incl. btw 4 Incl btw 5 Gelieve een opsplitsing te maken indien de budgettaire aanrekening betrekking heeft op een deel projecten die nog niet geclosed zijn. Pagina 9 van 10

BIJLAGE III BIJ DE PROJECTFICHE ESR AANREKENING Enkel in te vullen voor de projecten die geconsolideerd werden Kapitaalsinvesteringen 6 Waarvan voorraad design en build Waarvan prijsherzieningen Gecumuleerde bruto-investeringen BTW 7 op kapitaalsinvesteringen Eenmalige beschikbaarheidsvergoeding/mijlpaalvergoeding Component prijsherzieningen binnen Eénmalige beschikbaarheidsvergoeding/mijlpaalvergoeding Component intercalaire intresten binnen Eénmalige beschikbaarheidsvergoeding/mijlpaalvergoeding Kapitaalcomponent in recurrente beschikbaarheidsvergoeding = lineaire afschrijving van kapitaalsinvesteringen (D&B incl prijsherzieningen + BTW) 8 Onderhoudskost en andere financiële kosten van het PPS-project 9 Jaartal: 2016 (in Jaartal: 2017 (in Jaartal: 2018 (in Jaartal: 2019 (in Jaartal: 2020 (in Jaartal: 2021 (in Jaartal: 2022 (in 6 In de rekening van de overheid moet bij de vaste activa de waarde van de bruto-investering worden opgenomen. Die bruto-investeringen worden op transactiebasis geregistreerd en dit volgens de vooruitgang van de werkzaamheden. De registratie op de balansrekening in de rekening van de overheid gebeurt daardoor niet enkel op het moment van ingebruikname of juridische eigendomsoverdracht van het onroerend goed, maar dus ook tijdens de uitvoering van de werken. De bruto-investeringen bevatten noch intercalaire interesten, noch andere lasten die direct met de financiering verband houden. 7 INR stelt dat de BTW dient aangerekend te worden op het moment van oplevering ipv vooruitgang van de werken 8 Eén geconsolideerde aflossingstabel voor het volledige PPS-project. In het geval de feitelijke opdrachtgever de verplichte keuze heeft tussen het verder betalen van een huur dan wel de aankoopoptie te lichten, dan wordt in de aflossingstabel met een van de twee opties rekening gehouden. Ofwel wordt de bijkomende huur in de aflossingstabel als beschikbaarheidsvergoeding beschouwd, hetgeen de duur van de aflossingstabel verlengt, ofwel wordt voor de berekening van de lineaire aflossingen, de totale kapitaalaflossingen verminderd met het bedrag van de aankoopoptie. 9 onderhoudskost en andere financiële kosten van het PPS-project Pagina 10 van 10