NOTA AUDITCOMMISSIE GEMEENTE SIMPELVELD
Nota auditcommissie gemeente Simpelveld In deze nota wordt een beschrijving gegeven van een auditcommissie. Deze nota bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Wat is een auditcommissie?; 2. Waarom een auditcommissie?; 3. Wat is de rol van een auditcommissie?; 4. Opbouw van een auditcommissie en zittingsduur; 5. Hoe vaak en waarover vergadert een auditcommissie?; 6. Hoe wordt een auditcommissie ingesteld?; 7. Advies auditcommissie gemeente Simpelveld. 1. Wat is een auditcommissie? De raad vertegenwoordigt het volk, stelt kaders en controleert het college van Burgemeester en Wethouders. Door het duale stelsel dat in 2002 is ingevoerd, is er meer nadruk komen te liggen op de controlerende taak van de raad. Om die controlerende taak goed te kunnen uitvoeren is het van belang dat de raad deze taak op een effectieve en efficiënte manier uitvoert. Een auditcommissie is een overlegorgaan dat uit diverse geledingen is samengesteld en met name periodiek overleg voert met de accountant. Het is de taak van de accountant om de wettelijke controle ( audit ) van de gemeente Simpelveld uit te voeren. Door periodiek overleg tussen de accountant en de auditcommissie is de gemeenteraad, via een vertegenwoordiging van (het cluster middelen) van de raadscommissie (zie voorstel onderdeel 7), op de hoogte van de ontwikkelingen in en de stand van zaken van de wettelijke controle van de gemeente Simpelveld. 2. Waarom een auditcommissie? Controle van het college is van belang voor de raad. Niet ieder raadslid heeft kennis en affiniteit met de gehele bedrijfsvoering, het jaarverslag en de jaarrekening. Bespreking in een apart overlegorgaan dat deskundig is op financieel gebied kan dan een effectief en efficiënt controlemiddel zijn. Op dit moment is in de gemeente Simpelveld sprake van 1 raadscommissie waarin de te onderscheiden thematieken zijn onderverdeeld in diverse clusters. Zo bestaat ook het cluster middelen. In het cluster middelen wordt op dit moment 1 keer per jaar de jaarstukken en het verslag van bevindingen van de externe accountant gezamenlijk besproken. De vraag rijst nu of dit voldoende is. 2 van 6
In artikel 4 lid 3 van de artikel 213 verordening ( Controleverordening gemeente Simpelveld ) staat vermeld dat: ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole periodiek (afstemmings-) overleg plaatsvindt tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer (-functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de (concern-) controller danwel het hoofd financiën. Afstemming met de rekenkamercommissie over de activiteiten van de auditcommissie kan een bijdrage leveren aan het goed functioneren van de auditcommissie. In dit lid van artikel 4 wordt hiermee expliciet verwezen naar het opzetten van de zogenaamde auditcommissie, mede ter verbetering van het contact tussen de raad en de externe accountant. In onderstaand schema worden de rollen binnen de gemeente en de auditcommissie nader toegelicht: houdt toezicht Provincie extra controle organen: Gemeente- Gemeente- Accountant Raad Raad Auditcommissie Rekenkamer Commissie stelt kaders controleert College van Burgemeester en Wethouders voert uit 3 van 6
3. Wat is de rol van een auditcommissie? Een auditcommissie fungeert hoofdzakelijk als de ogen en de oren van de raad. Zij vervult een aantal taken: 1) Periodiek overleg met de externe accountant In de bestaande situatie heeft het cluster middelen van de raadscommissie slechts 1 keer per jaar overleg met de accountant. Door meerdere keren per jaar contact te hebben met de accountant wordt de auditcommissie juist en tijdig geïnformeerd over de stand van zaken m.b.t. de accountantscontrole. 2) Eisen ten aanzien van de accountantscontrole De auditcommissie kan eisen stellen aan de accountantscontrole. Bijvoorbeeld op de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarstukken, de inrichtingseisen van het verslag van bevindingen en de eisen bij eventueel uit te voeren tussentijdse controle door de externe accountant. 3) Advies inzake aanstelling nieuwe accountant De auditcommissie doet aanbevelingen ten aanzien van de aanstelling van een nieuwe accountant. De commissie kan een programma van eisen opstellen t.a.v. de nieuw te benoemen accountant. Eisen aan de aan te stellen accountant kunnen zijn: ervaringsniveau van het accountantskantoor in de branche, prijs en referentiekader. 4. Opbouw van een auditcommissie en zittingsduur De opbouw van deze auditcommissie wordt in artikel 4 lid 3 van de controleverordening gemeente Simpelveld weergegeven. Genoemd artikel luidt voluit: ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole periodiek (afstemmings-) overleg plaatsvindt tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer (-functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de (concern-) controller danwel het hoofd financiën. Zittingsduur: Gelet op de gemeentegrootte is een zittingsperiode van de auditcommissie van 4 jaar voldoende. Hiermee loopt de zittingsduur van de auditcommissie gelijk met de zittingsduur van de gemeenteraad. 4 van 6
5. Hoe vaak en waarover vergadert een auditcommissie? Omtrent de frequentie van de vergaderingen van een auditcommissie bestaan geen harde normen. Geadviseerd wordt om in ieder geval een vergadering van de auditcommissie te houden vóór aanvang van de interim-controle en aan het einde van de controle door de accountant. Daarnaast kan naar behoefte een tussentijdse vergadering gehouden worden. Van belang is om te vermelden dat vergaderingen in principe besloten dienen te zijn. Het overleg met de accountant over de jaarstukken en het verslag van bevindingen in het cluster middelen van de raadscommissie, ter advisering aan de raad, is natuurlijk openbaar. Alle andere interne vergaderingen c.q. overleggen zijn besloten. Mogelijke onderwerpen van de vergaderingen van de auditcommissie kunnen zijn: - zaken die de geplande reikwijdte van de accountantscontrole (zoals vastgelegd in het controleprotocol) kunnen beïnvloeden; - de door het college van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarstukken inclusief het jaarverslag en de toelichtingen; - de door het college van Burgemeester en Wethouders opgestelde beraps (voor- en najaar); - ontwikkelingen in de verslaggevingsrichtlijnen, zoals vastgelegd in het B.B.V.; - de werkzaamheden van de accountant; - overige zaken die een invloed kunnen hebben op de financiële functie, zoals de rechtmatigheidscontrole. 6. Hoe wordt een auditcommissie ingesteld? De auditcommissie wordt ingesteld, na advisering door het cluster middelen van de raadscommissie, via een raadsbesluit. De inrichting van de auditcommissie kan ons inziens in de gemeente Simpelveld op twee manieren plaatsvinden, te weten: Optie 1: Structuur van bestaande raadscommissie fungeert als auditcommissie: De taken van een auditcommissie (zie paragraaf 3: rol auditcommissie) vertonen grote overeenstemming met de taken van het huidige cluster middelen van de raadscommissie. Derhalve kan een logische vervolgstap zijn om de taken van de auditcommissie op te nemen in de structuur van de raadscommissie. Bij deze optie dient wel de mogelijkheid tot het houden van besloten vergadering aanwezig te zijn. Door deze optie wordt een aparte communicatiestap tussen accountant en raad voorkomen aangezien geen geheel nieuw gremium in het leven wordt geroepen. Daarnaast wordt de bestaande kennis in de raadscommissie nog beter benut. Gezien de thematieken die besproken worden in de auditcommissie (zie voorgaande alinea), draagt een te grote omvang van de auditcommissie niet bij aan een effectieve en efficiënte werking van deze commissie. Een geschikte opbouw van de auditcommissie kan derhalve zijn om1 lid per fractie en 1 plaatsvervangend lid per fractie op te nemen in de auditcommissie. 5 van 6
Daarnaast kan afstemming met de rekenkamercommissie over de activiteiten van de auditcommissie een positieve bijdrage leveren aan het effectief en efficiënt functioneren van deze auditcommissie. Omdat de auditcommissie is samengesteld uit leden van de raadscommissie, mogelijk de leden van het cluster middelen, kan als tijdstip voor de vergaderingen van de auditcommissie gekozen worden om dit vóór of aansluitend aan de commissievergadering plaats te laten vinden. Tevens kan de 2 e (reserve-)vergaderdatum van de raadscommissie gehanteerd worden als vergaderdatum. Optie 2: Aparte Auditcommissie benoemen: Daarnaast staat het de gemeenteraad van de gemeente Simpelveld vrij om een aparte, geheel nieuw op te zetten auditcommissie in het leven te roepen die de in paragraaf 3 van deze nota genoemde taken op zich gaat nemen. Daarbij dient wel rekening te worden gehouden met de benoeming van een voorzitter en notulist en de benoeming van raadsleden, zodat de commissie juist kan functioneren. Van inpassing in de bestaande structuur is dan geen sprake. Er wordt een geheel nieuw gremium in het leven geroepen. 7. Advies auditcommissie gemeente Simpelveld In de laatste paragraaf van deze nota wordt een advies gegeven over de concrete invulling van de auditcommissie bij de gemeente Simpelveld. Zoals reeds eerder verwoord is een auditcommissie een overlegorgaan dat uit diverse geledingen is samengesteld en met name periodiek overleg voert met de accountant. Het is de taak van de accountant om de wettelijke controle ( audit ) van de gemeente Simpelveld uit te voeren. Door periodiek overleg tussen de accountant en de auditcommissie is de gemeenteraad op hoogte van de ontwikkelingen in, en de stand van zaken van, de wettelijke controle van gemeente Simpelveld. Gelet op de maat en schaal van Simpelveld lijkt inpassing in de bestaande structuur de beste oplossing. Advies: Voorgesteld wordt derhalve om geen geheel nieuw gremium in het leven te roepen, maar om de taken van de auditcommissie op te nemen in een afvaardiging van de raadscommissie, mogelijk de leden van het cluster middelen. Door deze keuze wordt een aparte communicatiestap tussen accountant en gemeenteraad voorkomen aangezien géén geheel nieuw gremium in het leven wordt geroepen. Daarnaast wordt de bestaande kennis uit de raadscommissie nog beter benut. De in dit advies gekozen samenstelling van de auditcommissie van leden uit de raadscommissie dekt in principe volledig de lading van de voorgeschreven samenstelling vanuit de controleverordening. Wel dient nog een vertegenwoordiger vanuit de rekenkamercommissie te worden toegevoegd. Tevens wordt geadviseerd na een periode van 2 jaar de werkwijze te evalueren. 6 van 6