12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 02
Medisch Centrum Alkmaar 913 erkende bedden 187.600 verpleegdagen 28.000 klinische opnames 18.000 dagbehandelingen 150.000 1e polikliniekbezoeken 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 03
Centraal Medisch Archief Aantal dossiers: Meters archief: Dozen extern: Leveringen per jaar: 2.500.000 dossiers 9.000 meter 16.000 dozen 90.000 dossiers Personeel: 11 fte 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 04
12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 04
12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 04
Routing Medisch Dossier specialisme dossier 1. Actuele polikliniekarchieven; 1-2 jaar 2. Semi-actueel archief CMA-1 ; 5 jaren 3. Statisch archief, eigen beheer; 2 jaren 4. Statisch archief, ext.beheer; onbeperkt 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 05
Routing Medisch Dossier Actuele polikliniekarchieven; 1-2 jaar Semi-actueel CMA-archief; 5 jaren Statisch CMA-archief, eigen beheer; 2 jaren Statisch CMA-archief, ext. beheer; onbeperkt Statisch archief: archivering in blokken 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 06
Een archiefblok Een archiefblok bestaat uit dossiers van één specialisme van één behandeljaar. 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 07
Heb je een probleem? Verdeel het dan in zoveel mogelijk kleine probleempjes 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 08
12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 09
12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 10
12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 11
12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 12
12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 13
12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 14
Een archiefblok Voordelen: -Hapklare brokken -Beleid op blokniveau mogelijk -Gedrag te volgen (omvang, opvraag) 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 15
WGBO 10/15 jaar alle medische dossiers bewaren... of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 16
WGBO 10/15 jaar alle medische dossiers bewaren... of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 17
Archiefbeheer op blokniveau Voordelen: -Kwalitatief optimaal -Overleg met het specialisme mogelijk -Beste afstemming tussen kwaliteit en kosten 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 18
Archiefbeheer op blokniveau Nadeel: -Goede registratie noodzakelijk ( MCA kent momenteel ca 1.500 blokken ) 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 19
Archiefbeheer op blokniveau Criteria bij vaststellen archiefbeheer: -Omvang in aantal en meters (kosten opslag) -Bewaartermijn (kosten opslag) -Opvraag regulier (kosten opvraag) -Opvraag spoed (kosten opvraag) -Beschikbaarheid bij dag/nacht/weekend 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 20
Archiefbeheer op blokniveau Keuzes: -Bewaren in papieren vorm binnen het MCA -Bewaren in papieren vorm in dependance -Bewaren in papieren vorm, uitbesteed beheer -Digitaliseren 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 21
Digitaliseren dossiers Beleidskeuzes MCA: -Dossier volledig scannen, geen schoning -Digitale scheiding = papieren scheiding (tabs) -Uitbehandelde patiënten (vanaf 2007) en -Dossiers van 2005 en ouder 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 22
12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 23
Digitaliseren dossiers Organisatie MCA: -2 bulkscanners Kodak i-620-1 A3+ scanner Kodak i-260 -Inrichting + software door Allgeier Computer -Scanploeg = ca 3 fte -Aanname productie: 3.000.000 doc/jaar 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 24
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 25
xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 26
Digitaliseren of toch maar niet? 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 27
Voor wie digitaliseren? -Voor de patient? -Voor de specialist? -Voor de andere zorgverleners? -Voor de organisatie? 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 28
Digitaliseren voor de organisatie -Voordelen: -Geen opslagkosten -Geen aanvraagkosten -Minder poli/cma-medewerk(st)ers medewerk(st)ers 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 29
Digitaliseren voor de organisatie -Nadelen: -Investeren in scan-apparatuur apparatuur / software ( kosten vooraf = renteverlies! ) -Aanstellen scanmedewerkers -Cultuuromslag 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 30
Daarom: Alleen scannen wat kwalitatief noodzakelijk is en/of aantoonbaar kostenbesparend. 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 31
Berekening kosten archiefbeheer per archiefbestanddeel Algemene informatie in te vullen Bloknummer Specialisme Huidige locatie MD-510 Medische dossiers Dermatologie CMA-EX5, CA-504 Bijzonderheden Variabelen in te vullen Jaar laatste behandeling 1999 Aantal dossiers 3472 Meters archief 8 Opvraagfrequentie 0,014 Spoedaanvragen / jaar 2 Rekenfactor dossiertype 1 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 32
Dossiertype Dossiers per meter Gem.doss ierdikte in mm. Rekenfactor Anesthesie 200 5,0 2 Bijzondere tandheelkunde 200 5,0 2 Cardiologie 80 12,5 5 Chirurgie klinisch 150 6,7 3 Chirurgie poliklinisch 400 2,5 1 Dermatologie 400 2,5 1 Geriatrie 140 7,1 3 Gynaecologie 140 7,1 3 Interne Geneeskunde 120 8,3 4 Kindergeneeskunde 150 6,7 3 KNO 250 4,0 1,5 Longziekten 150 6,7 3 Mondheelkunde 200 5,0 3 Neurologie 140 7,1 3 Neurochirurgie 140 7,1 3 Oogheelkunde 800 1,3 0,8 Orthopedie klinisch 120 8,3 4 Orthopedie poliklinisch 250 4,0 1 Plastische Chirurgie 150 6,7 1 Urologie 150 6,7 3 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 33
Berekening externe opslag in te vullen Aantal jaren te bewaren vanaf jaar laatste behandeling 20 Aantal jaren te bewaren vanaf huidig jaar 13 Aantal dozen aan te schaffen 20 Kosten aanschaf dozen 40 Transportkosten 20 Intakekosten 27 Opslagkosten 1e jaar 48 Opvraagkosten 1e jaar 499 Totale kosten 1e jaar 633 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 34
cum. Opslag en Opvraagkosten 2e jaar 497 1.130 Opslag en Opvraagkosten 3e jaar 447 1.577 Opslag en Opvraagkosten 4e jaar 397 1.974 Opslag en Opvraagkosten 5e jaar 347 2.321 Opslag en Opvraagkosten 6e jaar 297 2.618 Opslag en Opvraagkosten 7e jaar 247 2.866 Opslag en Opvraagkosten 8e jaar 198 3.063 Opslag en Opvraagkosten 9e jaar 148 3.211 Opslag en Opvraagkosten 10e jaar 98 3.309 Opslag en Opvraagkosten boven 10e jaar (cumulatief) 783 4.092 Vernietigingskosten 10 TOTALE KOSTEN EXTERNE OPSLAG 4.102 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 35
Opslag en Opvraagkosten 10e jaar 98 3.309 Opslag en Opvraagkosten boven 10e jaar (cumulatief) 783 4.092 Vernietigingskosten 10 TOTALE KOSTEN EXTERNE OPSLAG 4.102 Berekening digitalisering Afschrijving apparatuur 694 Personele kosten 1.120 TOTALE KOSTEN DIGITALISERING 1.814 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 36
Voorbeeld 1 Bewaartermijn Externe Opslag Digitalisering Blok: MD-272 chirurgie / klinisch behandeljaar 1997 3128 dossiers / 67 dozen opvraagfrequentie 2% 20 jaar 6.597,- 11.966,- Blok: MD-273 chirurgie / poliklinisch behandeljaar 1997 7231 dossiers / 41 dozen opvraagfrequentie 1,7% 20 jaar 5.981,- 3.742,- 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 37
Voorbeeld 2 Bewaartermijn Externe Opslag Digitalisering Blok: MD-272 chirurgie / klinisch behandeljaar 1997 3128 dossiers / 67 dozen opvraagfrequentie 2% 20 jaar 6.597,- 11.966,- Blok: MD-272 chirurgie / klinisch behandeljaar 1997 3128 dossiers / 67 dozen opvraagfrequentie 2% 30 jaar 9.009,- 11.966,- 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 38
Voorbeeld 3 Bewaartermijn Externe Opslag Digitalisering Blok: MD-273 chirurgie / poliklinisch behandeljaar 1997 7231 dossiers / 41 dozen opvraagfrequentie 1,7% 20 jaar 5.981,- 3.742,- Blok: MD-273 chirurgie / poliklinisch behandeljaar 1997 7231 dossiers / 41 dozen opvraagfrequentie 1,7% 30 jaar 7.169,- 3.742,- 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 39
Voorbeeld 4 Bewaartermijn Externe Opslag Digitalisering Blok: MD-276 gynaecologie behandeljaar 1997 3660 dossiers / 27 mtr opvraagfrequentie 3,3% 20 jaar 9.057,- 12.072,- Blok: MD-276 gynaecologie behandeljaar 1997 3660 dossiers / 27 mtr opvraagfrequentie 3,3% 60 jaar 20.501,- 12.072,- 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 40
Voorbeeld 5 Bewaartermijn Externe Opslag Digitalisering Blok: MD-272 chirurgie, klinische dossiers behandeljaar 1997 3128 dossiers / 67 dozen opvraagfrequentie 2,0% 20 jaar 6.597,- 11.966,- Blok: MD-560 chirurgie, klinische dossiers behandeljaar 2005 4725 dossiers / 30 mtr opvraagfrequentie 15,8% 20 jaar 48.193,- 13.545,- 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 41
Digitaliseren of toch maar niet? Soms wel, soms niet 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 42
Bedankt voor uw aandacht 12e EPD-ICT congres NVMA 7 juni 2007 RvZ pag. 43