CO2-prestatieladder niveau 3. Communicatieplan, onderdeel C. Breukelen, 25 november 2016 Peggy Nab Akkoord namens directie Datum: 25-11-2016 Handtekening:
0. Inhoud 0. Inhoud... 2 1. Inleiding... 3 1.1 Over dit document... 3 1.2 Betrokkenen... 3 2. Stakeholders... 4 2.1 Interne stakeholders... 4 2.2 Externe stakeholders:... 4 3. Doelstellingen... 5 4. Communicatiemiddelen... 6 4.1 de middelen... 6 4.2 Manier van communiceren per stakeholder... 7 5. Takenplan, planning en totaaloverzicht... 8 5.1 Takenplan... 9 5.2 Planning... 12 2
1. Inleiding 1.1 Over dit document Zowel het intern als het extern communiceren komen aan bod in het plan van Cor Nab B.V. Het plan beschrijft de die plaats zal vinden voor de audit en het eerste jaar na de audit. De directie van Cor Nab B.V. ziet zowel de interne als de externe als een belangrijk middel om bewustwording te bereiken bij de stakeholders. Het doel van de interne is duidelijk maken van de uitstoot van Cor Nab B.V., daarnaast moet het duidelijk maken hoe Cor Nab B.V. haar CO2 emissie wil reduceren. Inzicht in de emissie van CO2 uitstoot is de basis voor een resultaat. Vanuit dit inzicht zullen vanzelf de benodigde aanpassingen, maatregelen en gedragsveranderingen voortvloeien. Het doel van de externe is om stakeholders duidelijk te maken dat Cor Nab B.V. CO2 bewust is. Daarnaast is het een motivatie voor de stakeholders om zelf ook stil te staan bij hun CO2 emissie. 1.2 Betrokkenen Bij de totstandkoming van dit document zijn betrokken: Peggy Nab Esther Nab Sven Hiskemuller van der Zijden 3
2. Stakeholders Zowel voor de interne als de externe zijn er een divers aantal belanghebbende. Met deze belanghebbende, de stakeholders, zal er gecommuniceerd worden over de CO 2-prestatieladder. Hetgeen waarover gecommuniceerd wordt verschilt per stakeholder evenals de manier waarop deze plaats vindt. Allereerst zal in dit hoofdstuk toelichting gegeven worden over de diverse stakeholders. Daarna zal in het vervolg van dit document toelichting gegeven worden over de diverse onderdelen waarover wordt gecommuniceerd, met welke stakeholder en met welk middel dat gedaan kan worden. 2.1 Interne stakeholders, betreft al het personeel dat op kantoor werkzaam is. Op het kantoor wordt de strategie bepaald ten bate van de CO 2-reductie. medewerkers, betreft al het personeel dat uitvoerend bezig is. Het uitvoerend personeel moet de reductiemaatregelen die van belang zijn voor de uitvoering uitvoeren. 2.2 Externe stakeholders: Opdrachtgevers, indien een opdrachtgever de CO 2-prestatieladder als inschrijfcriteria heeft opgenomen zal bij een inschrijving door Cor Nab B.V. de opdrachtgever voorzien moeten worden van een kopie van het CO 2-bewust certificaat., hieronder vallen zowel de onderaannemers als de ZZP ers. Leveranciers, onder leveranciers vallen zowel de leveranciers van diensten als van producten. Concurrenten, indien een opdrachtgever als gunning eis de CO2 prestatieladder hanteert moet de concurrentie te weten kunnen komen of Cor Nab B.V. CO2 gecertificeerd is. Afnemers, onder afnemers verstaan wij organisaties/particulieren die bij onze bepaalde producten of diensten aanschaffen., zijn organisaties die in samenwerking met Cor Nab B.V. een werk uitvoeren. moeten niet worden verward met onderaannemers die in opdracht werken van Cor Nab B.V. Deze combinanten moeten zich ervan bewust zijn dat de CO2 prestatieladder effecten kan hebben op de zowel Cor Nab B.V. als de combinant zelf. De externe stakeholders zijn minder goed in kaart gebracht dan de interne stakeholders. Uit de interne audit kwam naar voren dat deze beter in kaart gebracht moeten worden! 4
3. Doelstellingen Volgens het handboek van SKAO dient voor de certificering gecommuniceerd te zijn over het onderdeel 2.2.1. Dit is gedaan door een informatiebrief richting het personeel. Nadat Cor Nab B.V. gecertificeerd is zal er gestart worden met de. Cor Nab B.V. heeft een aantal doelstellingen van de opgesteld. De bedoeling is dat deze zullen leiden tot de gewenste bewustwording van het intern personeel. Aan de interne stakeholders zal het volgende duidelijk moeten worden gemaakt: De wens van Cor Nab B.V. om de CO2 emissie te reduceren. Het effect van de CO2 prestatieladder. De uistoot van CO2 over de periode 2013, door middel van ID 3A. De doelstelling betreft het reduceren van de CO2 uitstoot. Welke stappen er ondernomen dienen te worden om de doelstellingen te realiseren. Wat er verwacht wordt van de werknemers, inclusief de reductiemaatregelen die van toepassing zijn op deze werknemers. Dat voor een resultaat ook inspanning nodig is. Aan de extern stakeholders zal het volgende duidelijk gemaakt moeten worden: De wens van Cor Nab B.V. om de CO2 emissie te reduceren. Het effect van de CO2 prestatieladder. De uistoot van CO2 over de periode 2013. De ambities en doelstelling betreft het reduceren van de CO2 uitstoot. De reductiemaatregelen die Cor Nab B.V. hiervoor heeft opgesteld. Wat de (mogelijke) effecten zijn van deze maatregelen voor de externe stakeholder. Aan welke initiatieven er deelgenomen wordt in het kader van CO2 reductie. Nadat het voor alle stakeholders duidelijk is dat Cor Nab B.V. CO2 bewust is, en welke maatregelen er genomen zijn in het kader van CO2 reductie dienen de stakeholders ook op de hoogte gehouden te worden van de ontwikkelingen. De doelstelling hiervoor zijn als volgt: Jaarlijkse betreft het energiebeleid en de reductiedoelstelling; Behaalde resultaten duidelijk weergeven en deze informatie delen met de desbetreffende stakeholders; Maatregelen aangeven voor werknemers om de CO2 uitstoot ze beperkt mogelijk te houden, daarnaast aangeven wat ze zelf kunnen bijdragen aan het reduceren van CO2; Trends binnen het bedrijf zullen worden gepubliceerd op de website. 5
4. Communicatiemiddelen 4.1 de middelen 1. Een nieuwsbrief, groepsbrede mededeling door middel van een brief of email; 2. Internet, op de website van Cor Nab B.V. zullen de documenten geplaatst worden die conform het handboek CO 2-prestatieladder van SKAO op de site geplaatst dienen te worden. 3. Planningsoverleg, gedurende een Planningsoverleg worden de actuele zaken besproken die van toepassing zijn voor de uitvoerders en werkvoorbereiders. 4. Toolboxmeeting/, per kwartaal vindt het zogeheten Toolboxmeeting (betreft: Veiligheid, Gezondheid en Milieu) plaats. Tijdens dit overleg worden zowel het eigen personeel als de onderaannemers bijgepraat over de belangrijkste zaken. De ontwikkelingen die betrekking hebben op de CO2 prestatieladder sluiten hier perfect op aan; 5. Verbale, het persoonlijk duidelijk maken van de doelstellingen is een efficiënte manier om de stakeholders duidelijk te maken wat de doelstellingen zijn van Cor Nab B.V.; 6. Op aanvraag van iedere stakeholder zal er informatie beschikbaar worden gesteld via e-mail; 7. De verschillende documenten van de CO2 prestatieladder (via internet). 6
4.2 Manier van communiceren per stakeholder Stakeholder medewerkers Opdrachtgevers Leveranciers Concurrenten Afnemers Communicatiemiddel 7
5. Takenplan, planning en totaaloverzicht Deze doelstellingen uit hoofdstuk drie zijn voor Cor Nab B.V. de leidraad van het plan. Om ervoor te zorgen dat deze doelstellingen behaald worden zal er een duidelijk overzicht moeten komen welke stappen er ondernomen deinen te worden. Hiervoor heeft Cor Nab B.V. een takenlijst ontwikkeld die ertoe moet bijdragen dat ieder onderdeel van de doelstellingen wordt behaald. Een tweede punt waar aandacht aan besteedt moet worden is het tijdstip dat een taak moet zijn volbracht. Indien dit niet gebeurd is het voor de verantwoordelijke onmogelijk te overzien wanneer er wat gedaan moet worden. Om deze behoefte te vervullen heeft Cor Nab B.V. voor het takenplan een planning opgesteld. Dit verschaft de verantwoordelijke duidelijkheid over de uit te voeren taken en de tijdstippen waarvoor ze volbracht dienen te zijn. Nadat deze planning is doorlopen kan uit de takenlijst worden opgemaakt wanneer de taak herhaald moet worden. Onder het kopje frequentie staat de periode tussen twee dezelfde taken vermeld, dit is de aan te houden tijdsverdeling tussen het uitvoeren van twee keer dezelfde taak.het takenplan staat op de volgende pagina. Daarna volgt de planning die bij dit takenplan hoort. 8
5.1 Takenplan Nr. Taak Communiceren over: e middel 1 Onderdeel 2.2.1 2 De wens van Cor Nab B.V. om de CO2 emissie te reduceren. 3 Het effect van de CO2 prestatieladder. 4 De uistoot van CO2 over de periode 2013, door middel van ID 3A. 5 De ambities en doelstelling betreft het reduceren van de CO2 uitstoot. Ten bate van stakeholders Ten bate van de bewustwording Verantwoordelijk Frequentie Intern Voor certificering Allen. 1 x per halfjaar werknemers medewerkers 1 x per jaar 1 x per jaar 1 x per halfjaar 9
6 Welke stappen er ondernomen worden om de doelstellingen te realiseren. 7 Wat er verwacht wordt van de werknemers, uitgesplitst per functie. Medewerkers medewerkers 1 x per jaar 1 x per half jaar 8 Dat voor een resultaat ook inspanning nodig is. medewerkers 1 x per jaar 9 Wat de effecten zijn van de CO2 reducerende maatregelen voor de externe stakeholder. Opdrachtgevers Afnemers Leveranciers 1 x per jaar 10 Aan welke keteninitiatieven er deelgenomen wordt in het kader van CO2 reductie. medewerkers Opdrachtgevers 1 x per jaar Afnemers 10
11 Het energiebeleid en de reductiedoelstelling. Na de bewustwording medewerkers 1 x per jaar 12 Behaalde resultaten duidelijk verwerken en delen met de betreffende stakeholders. medewerkers 1 x per jaar 13 Maatregelen met betrekking op werknemers om de CO2 uitstoot ze beperkt mogelijk te houden, daarnaast aangeven wat de werknemers zelf kunnen bijdragen aan het reduceren van CO2 uitstoot. medewerkers 1 x per halfjaar 14 Trends binnen het bedrijf zullen worden gepubliceerd op de website. Allen Indien van toepassing 11
5.2 Planning Taak: 1 Doelgroep(en): intern Onderdeel 2.2.1 Voor de certificering Moet aantoonbaar voor de certificering worden uitgevoerd. Taak: 2 Doelgroep(en): Allen De wens van Cor Nab B.V. om de CO2 emissie te reduceren. Binnen een maand na de certificering. Het doel is alleen dat iedere stakeholder weet dat Cor Nab B.V. vanaf dat moment bewust bezig is met haar CO2 uitstoot en reductie. Taak: 3 Doelgroep(en): en Het effect van de CO2 prestatieladder. Binnen een maand na de certificering. Intern zal besproken worden hoe de personeelsleden de CO 2-prestatieladder moeten implementeren. Met combinanten wordt in het geval dat er een gezamenlijke aanbesteding plaatsvindt besproken wat de consequenties zijn. 12
Taak: 4 Doelgroep(en):, uitvoerende medewerkers, onderaannemers en combinanten. De uitstoot van CO2 over de periode 2013, door middel van ID 3A. Binnen een maand na de certificering. In eerste instantie zal het benoemd worden in de nieuwsbrief/mail. Tijdens het toolboxmeeting zal de uitstoot nogmaals benadrukt worden. Taak: 5 Doelgroep(en):, uitvoerende medewerkers, onderaannemers en combinanten. De ambities en doelstellingen betreft het reduceren van de CO2 uitstoot. Binnen een maand na de certificering. Taak: 6 Doelgroep(en):, uitvoerende medewerkers, onderaannemers en combinanten. De stappen die ondernomen moeten worden om de doelstellingen te behalen. Binnen twee maanden na de certificering. 13
Taak: 7 Doelgroep(en):, uitvoerende medewerkers en onderaannemers. Wat er verwacht wordt van de medewerkers uitgesplitst per functie. Binnen een kwartaal na de certificatie. Deze boodschap zal hoofdzakelijk overgebracht worden door middel van het Toolboxmeeting. Daarnaast zal er een overzicht worden geplaatst in de nieuwsbrief. Taak: 8 Doelgroep(en):, uitvoerende medewerkers en onderaannemers. Dat voor een resultaat ook inspanningen nodig zijn. Binnen een maand na de certificering. Deze boodschap is een vervolg op de boodschap De wens van Cor Nab B.V. om de CO2 emissie te reduceren en De stappen die ondernomen moeten worden om de doelstellingen te behalen. Deze taak is dus afhankelijk van de zojuist genoemde taken. Dit kan ertoe bijdragen dat de doelstelling dat voor een resultaat ook inspanning nodig is later wordt gerealiseerd dan gepland. Taak: 9 Doelgroep(en): Opdrachtgevers, onderaannemers, afnemers en leveranciers. De effecten van de maatregelen op externe stakeholders. Binnen een kwartaal na de certificatie. 14
Taak: 10 Doelgroep(en):, uitvoerende medewerkers, onderaannemers, combinanten, opdrachtgevers en afnemers. Aan welke (keten)initiatieven er wordt deelgenomen in het kader van CO2 reductie. Binnen een kwartaal na de certificatie. Middels ID 3D Taak: 11 Doelgroep(en):, uitvoerden medewerkers, onderaannemers en combinanten. Jaarlijkse update betreft het energiebeleid en de reductiedoelstellingen. 1 jaar na de certificatie. Ten bate van de directiebeoordeling moet hier al een indicatie van worden gemaakt. Taak: 12 Doelgroep(en):, uitvoerden medewerkers, onderaannemers en combinanten. Behaalde resultaten. 1 jaar na de certificering. 15
Taak: 13 Doelgroep(en):, de uitvoerende medewerkers en de onderaannemers. Maatregelen voor werknemers om de CO2 uitstoot zo beperkt mogelijk te houden, daarnaast aangeven wat ze zelf kunnen bijdragen aan het reduceren van CO2. Na een kwartaal. Taak: 14 Doelgroep(en): Allen. Trends binnen het bedrijf zullen worden gepubliceerd op de website. Indien van toepassing. 16
Doelstellingen Q1 A1 Q2 A2 Q3 A3 Onderdeel C Het bedrijf betrekt alle medewerkers bij het ontwikkelen van energie of CO2-reductie beleid, waarbij helder wordt gecommuniceerd waar de grote uitdagingen liggen voor het eigen bedrijf en de eigen activiteiten Middels de voorgestelde in onderdeel ID 3C wordt er al aan deze eis voldaan. Echter speelt voornamelijk de informele in deze een grote rol van betekenis. Het bedrijf werkt aan draagvlak binnen het bedrijf om te zoeken naar effectievere energie- en CO₂-reductiemaatregelen. Het bedrijf stimuleert eigen medewerkers om met verbetervoorstellen te komen en koppelt terug wat er met deze voorstellen gebeurt. Het bedrijf weet welke externe belanghebbenden belang kunnen hebben bij energie-en CO₂-reductie binnen het bedrijf. De medewerkers van het bedrijf die een relevante bijdrage kunnen leveren weten wat er van hen wordt verwacht. Er wordt weinig response gegeven door medewerkers op mogelijkheden om mee te denken op officiële wijze. Echter lijkt het onder de werknemers wel degelijk te spelen, zie hiervoor A1. Het bedrijf stelt door middel van externe relevante deskundigen in staat een kritisch oordeel te vormen over de inspanningen van het bedrijf, ook ten opzichte van andere bedrijven. Dit is voornamelijk bereikt middels de diverse publicaties op de website van Cor Nab B.V. en de website van SKAO. 17