IN CONTROL STATEMENT IN HET ONDERWIJS

OVER GOVERS ONDERWIJS ACCOUNTANTS

OVER GOVERS ONDERWIJS ACCOUNTANTS Ruim 25 jaar ervaring in de controle en advisering van onderwijsinstellingen Sinds 1 juli 2013 volledige focus op onderwijs Focus ligt op primair- en voortgezet onderwijs Team van ongeveer 25 professionals Actief in heel Nederland

ONZE VISIE

ONZE VISIE onderwijsinstellingen helpen in het proces om "In Control" te raken of te blijven. Na de start in 2013 direct aan de slag gegaan met ontwikkeling "In Control Framework". Het doel van het In Control Framework is om de bestuurder van de onderwijsinstelling in staat te stellen een onderbouwd In Control Statement af te geven. Een In Control Statement is een verklaring van de bestuurder die aangeeft dat de onderwijsinstelling 'in control is. Nodig zijn: Normenkader (van de instelling zelf) Inhoudelijke toetsing (door Govers Onderwijs Accountants op basis van toetsing)

IN CONTROL?

IN CONTROL? 1. Schrijft u dat u de code goed onderwijsbestuur hanteert? 2. Worden er afwijkingen van de code beschreven in het jaarverslag? 3. Publiceert u de volledige jaarrekening, statuten e.d. van de school/instelling? 4. Hoe worden de accountantsdiensten aanbesteed? (VO)

IN CONTROL? Is uw onderwijsinstelling (financieel) In Control?

IS IN CONTROL BELANGRIJK?

VOORBEELDEN

VOORBEELDEN Uitwerking: Lasten De totale lasten zijn 150.000 hoger dan begroot. Regelgeving: Evenwichtige en volledige analyse van de toestand op balansdatum/ontwikkeling gedurende het boekjaar/resultaten Personeelslasten zijn 90.000 hoger dan begroot. De overschrijding wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere overige personele lasten van 114.000. De post extern personeel is 160.000 meer uitgegeven dan begroot. Dit zijn voornamelijk kosten voor de inhuur. Daar tegenover staan lagere kosten voor nascholing en cursussen van 51.000.?

VOORBEELDEN Uitwerking: Regelgeving: (op welke wijze is het interne risicobeheersingssysteem ingericht en hoe functioneert dit in de praktijk. Welke resultaten zijn hiermee bereikt en welke aanpassingen worden de komende jaren doorgevoerd. Ten behoeve van de risicoanalyse heeft de stichting managementinformatie systemen in gebruik en in ontwikkeling. Hierin worden m.n. de financiële prestaties van scholen gerelateerd aan de begroting. Tevens wordt informatie verstrekt op gebied van de formatie. Deze wordt beschikbaar gesteld via het administratiekantoor. Directeuren en de CvB interpreteren de informatie. Indien nodig wordt aanvullend beleid ontwikkeld om een sluitende begroting te realiseren. Bij een aantal scholen heeft dit reeds tot positieve effecten geleid.?

VOORBEELDEN? Realisatie 2015 Begroting 2015 Realisatie 2014 Baten Rijksbijdragen 15.000.000 14.400.000 14.500.000 Overige overheidsbijdragen 31.000 5.000 10.000 Overige baten 670.000 500.000 600.000 Totaal baten 15.701.000 14.905.000 15.110.000 Lasten Personele lasten 11.809.000 12.290.000 12.400.000 Afschrijvingen 354.000 324.000 320.000 Huisvestingslasten 1.219.000 1.279.000 1.200.000 Overige lasten 573.000 883.000 900.000 Leermiddelen 604.000 546.000 500.000 Totaal lasten 14.559.000 15.322.000 15.320.000 Saldo baten en lasten 1.142.000-417.000-210.000 Financiële baten 35.000 30.000 50.000 Financiële lasten 3.000 1.000 1.000 32.000 29.000 49.000 Resultaat baten en lasten 1.174.000-388.000-161.000

HOE WERKT HET IN CONTROL FRAMEWORK?

HOE WERKT HET IN CONTROL FRAMEWORK? 1. Normenkader De onderwijsinstelling stelt zelf een normenkader op. In dit normenkader is beschreven wanneer de instelling zelf vindt dat het In Control is. Govers Onderwijs Accountants heeft een bespreeklijst aan de hand waarvan wij de onderwijsinstelling helpen het Normenkader vast te stellen. Onderscheid in Belangrijke en minder belangrijke onderwerpen Kwalificatie aan normenkader door Govers Onderwijs Accountants.. Voldoet het in opzet?

HOE WERKT HET IN CONTROL FRAMEWORK? 2. Inhoudelijke toetsing Op basis van het vastgestelde normenkader vindt een inhoudelijke toetsing plaats: 1. Zijn onderdelen die belangrijk zijn ook aanwezig? 2. Zijn deze onderdelen van een goede kwaliteit? 3. Is er samenhang tussen de onderwerpen? 4. Etc.

ONDERDELEN VAN HET FRAMEWORK

ONDERDELEN VAN HET FRAMEWORK Administratieve organisatie en interne beheersing Risicoanalyse Meerjaren begroting Begroting Tussentijdse cijfers Prognose Jaarrekening Huisvesting? Kwaliteit? IT? Belangrijk voor extra onderdelen: de norm moet toetsbaar zijn!

NORMENKADER

NORMENKADER (MEERJAREN)BEGROTING 1. Alle voorzienbare zaken zijn opgenomen 2. Taakstellingen zijn cijfermatig opgenomen 3. Uitgangspunten, veronderstellingen en taakstellingen zijn toegelicht, het is hierdoor duidelijk wat er wel en niet in de begroting is opgenomen. 4. Het format is hetzelfde als dat van de jaarrekening. 5. Het is een sluitend geheel van balans, exploitatie, meerjareninvesteringsplannen, meerjarenonderhoudsplannen en liquiditeitsbegroting.

NORMENKADER AO/IB 1. Afspraken tussen administratiekantoor en schoolbestuur zijn voor beide partijen duidelijk vastgelegd (en te raadplegen) en leiden ertoe dat er geen hiaten of doublures zijn in de processen. 2. Er is een contractenregister met signaalfunctie waarin contracten van enige omvang worden vastgelegd. 3. Er zijn procedures aanwezig die ertoe leiden dat aan de belastingwetgeving wordt voldaan. Deze procedures zijn vastgelegd in de overeenkomst met het administratiekantoor en worden als zodanig uitgevoerd.

RAPPORTAGE

RAPPORTAGE Heldere rapportage, waarin aanbevelingen en adviezen Overzicht waar de organisatie staat:

RAPPORTAGE Voorbeeld van een concreet advies: Opstellen van een stapsgewijze beschrijving, inclusief interne controle, van het administratieve deel van het inkoopproces, het aanbestedingsproces, het betalingsproces en de leerlingadministratie. Het gaat hierbij in eerste instantie om een beschrijving van de belangrijkste interne beheersingselementen binnen de processen.

RAPPORTAGE Voorbeeld van een concreet advies: Een nieuwe parafenlijst opstellen die aansluit met het Toezichtskader. Op de parafenlijst die door het administratiekantoor gebruikt wordt is opgenomen dat de directeur-bestuurder bevoegd is om facturen te autoriseren tot een maximum van 20.000. Volgens het Toezichtskader is dit een bedrag van 50.000. Bovendien was geen paraaf opgenomen van de persoon die facturen mee moet autoriseren boven de 50.000.

IN CONTROL STATEMENT

Verantwoordelijkheid College van Bestuur Als College van Bestuur van (naam bestuur) zijn wij verantwoordelijk voor de opzet, bestaan en werking van de risicobeheerings- en interne controlesystemen van (naam bestuur). Deze systemen hebben tot doel de realisatie van de operationele, strategische en financiële doelstellingen van (naam bestuur) te monitoren en te beheersen. Daarnaast dienen de risicobeheersings- en controlesystemen naleving van relevante wet- en regelgeving te waarborgen. Het College van Bestuur van (naam bestuur) heeft de uitgangspunten en het te bereiken niveau van de risicobeheersings- en controlesystemen vastgelegd in een normenkader, vastgesteld d.d. (datum vaststelling). Inherente beperkingen De risicobeheersings- en controlesystemen hebben als doel om een redelijke mate van zekerheid te bereiken over de identificatie, monitoring en beheersing van risico s die de realisatie van de geformuleerde doelstellingen kunnen bedreigen. Dit biedt echter geen absolute zekerheid dat (naam bestuur) niet gehinderd zal worden bij het realiseren van haar doelstellingen. Hier zijn, waar nodig, maatregelen getroffen die de impact van deze risico s beperken. Oordeel Als College van Bestuur zijn wij van mening dat het risicobeheersings- en controlesysteem van (naam bestuur) voldoet aan de eisen zoals vastgelegd in het op d.d. (datum vaststelling) vastgestelde normenkader van (naam bestuur).

WAT DOET GOVERS ONDERWIJS ACCOUNTANTS NOG MEER

WAT DOET GOVERS ONDERWIJS ACCOUNTANTS NOG MEER Controle jaarrekening en bekostigingsgegevens PO en VO Benchmark Doordecentralisatie van huisvesting; Advisering in het digitaliseren van de administratie en de administratieve processen; Onderzoek en begeleiding bij fusies; Het opzetten van projectadministraties en het controleren van subsidietrajecten; Uitvoeren fiscale analyse om vanuit fiscaal perspectief in control te zijn (o.a. horizontaal toezicht Belastingdienst); Analyse van btw-vraagstukken; Analyse en optimaliseren van de WKR (werkkostenregeling); Analyse structureringsmogelijkheden (o.a. samenwerking met andere onderwijsinstellingen en kinderopvangactiviteiten); Beoordeling fiscale aspecten betreffende vennootschapsbelasting en omzetbelasting in het kader van de exploitatie van een sportaccommodaties.

BENCHMARK

B A C D E F G I H J K BENCHMARK Op maat gemaakt; Met diepgang; Inzicht in welke mate de instellingen te vergelijken zijn Berekening: FTE zorgstructuur FTE primair proces 6% 5% 4% Aandeel Zorgstructuur in Primair Proces (in FTE) De zorgstructuur wordt gedefinieerd als: remedial teachers, orthopedagogen, zorgcoördinatoren, decanaat en schoolmaatschappelijk werk. 3% 2% 1% 0% Het gemiddelde % FTE s zorgstructuur ten opzichte van de FTE s in het primaire proces is 3,2% (blauwe lijn). A en E hebben een relatief hoge inzet van personeel in de zorgstructuur. A zet zo n 11 FTE in (o.a. in twee zorgklassen).

BEDANKT VOOR UW AANDACHT Govers Onderwijs Accountants Beemstraat 25 Eindhoven marc.heijligers@goversonderwijs.nl bart.vogels@goversonderwijs.nl