CO 2 Data Management Plan ICT staat voor groen! 2012 ICT - Alle rechten voorbehouden - WWW.ICT.NL pagina 1
Historie Versie Datum Auteur Omschrijving 0.1 8-6-2012 Frits Wuts Initiële versie 0.2 12-01-2014 Frits Wuts Kleine aanpassingen m.b.t. het algemeen maken van dit document 1.0 26-2-2014 Frits Wuts Definitieve versie 1.1 10-03-2015 Frits Wuts Aanpassing m.b.t. organisatie wijziging; units i.p.v. Verticals ref [1] [2] [3] [4] ISO 14064-1 NEN-EN-16001 CO2_Energie_Meetplan.doc I2QMS Omschrijving Specifications with guidance at the organization level for quantification and reporting of greenhouse gas emissions and removals. Energy management systemen QA werkproces m.b.t. CO 2 reductie ISO 9001-2008 Kwaliteitsmanagement system van ICT [5] CO2_FP_Energie Auditverslag_2012.doc Energie-auditverslag en Reductieplan [6] ISO 50001 Energy management system standard [7] Rollen en taken CO2_Energie_Meetplan.doc 2012 ICT - Alle rechten voorbehouden - WWW.ICT.NL pagina 2
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 1 Inleiding... 4 2 Inzicht in het Data Management Plan... 5 2.1 Energie Beleid... 5 2.2 Doelstelling en planning... 6 2.3 Implementatie en Uitvoering... 6 2.3.1 Energieaspecten... 6 2.4 Monitoren en beoordelen... 7 3 Scope 1 en 2 Doelstellingen... 7 4 Scope 3 Doelstellingen... 7 5 Keten initiatief (initiatief nemer)... 7 6 Borging van het Data Management plan... 7 6.1 Interne audits... 8 6.2 Externe audits... 8 6.3 Management review... 8 6.4 Verbetering... 8 6.5 Competentie en training... 8 6.6 Documentatie en archivering... 9 6.7 Stuurcyclus CO 2-Prestatieladder... 9 6.8 Dataverzameling... 10 7 Autorisatie... 12 8 Bijlage HIMS2 ISO-9001 werkprocessen binnen ICT... Error! Bookmark not defined. 2012 ICT - Alle rechten voorbehouden - WWW.ICT.NL pagina 3
1 Inleiding ICT Automatisering Nederland B.V. (verder te noemen ICT) biedt hoogwaardige technologische oplossingen op het gebied van informatie en communicatie technologie in diverse functionele toepassingsgebieden, met name de verticals Automotive, Logistics, Machine & Systems, Industrial Automation, Energy en Healthcare. Het bedrijf is actief in Nederland. De oplossingen die ICT haar klanten biedt, liggen op het terrein van detachering van ervaren en hoogopgeleide werknemers, realiseren van systeemoplossingen op projectbasis en het bieden van services voor het in stand houden van ICT systemen. Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen ICT let in de bedrijfsvoering op duurzaam gebruik van zowel energie als materialen. Afval wordt gescheiden ingezameld en gebruiksgoederen worden waar mogelijk gerecycled. Mobiliteit is voor ICT zeer belangrijk. ICT is gestart met een inventarisatie om elektrisch rijden binnen de organisatie verder gestalte te geven. Zo is een ontwerp gerealiseerd voor de backoffice infrastructuur om de exploitatie van elektrisch rijden mogelijk te maken. 2012 ICT - Alle rechten voorbehouden - WWW.ICT.NL pagina 4
2 Inzicht in het Data Management Plan Dit document geeft inzicht in het kwaliteitsmanagement plan (eis 4.A.2) en energiemanagement programma (eis 3.B.2) van ICT. Kwaliteitsmanagement plan Het kwaliteitsmanagement plan zorgt ervoor dat de emissie-inventaris op een zo accuraat mogelijke wijze kan worden gerapporteerd met als resultaat dat men continue en systematisch streeft naar verbetering van de data die als input wordt gebruikt voor het opstellen en uitwerken van de emissieinventaris. Daartoe heeft ICT het energiemanagement programma ingericht, waarin onder andere procedures zijn vast gesteld ten aanzien van het vaststellen en handhaven van de emissie-informatie. Doel van het energiemanagement programma is zorgen voor consistentie met het beoogde gebruik van de emissie-inventaris en waarborgen van de emissie-inventaris. Energiemanagement programma Deze rapportage is opgesteld volgens de Europese Norm ISO 50001 [6]. In deze norm worden richtlijnen beschreven om een energiemanagement programma op te stellen. Deze norm heeft als doel organisaties een ondersteunend document te bieden bij het opstellen van systemen en processen om tot energie reductie te komen. De norm ISO 50001 is gebaseerd op de Deming Cyclus. Een algemeen bekend model voor continue verbetering van een organisatie. De Deming Cyclus (ook wel PDCA cyclus genoemd) bevat de volgende herhalende stappen: Plan, Do, Check, Act. (zie figuur 1). Plan: De verandering vooruit plannen, proberen om te voorspellen en analyseren wat de resultaten zullen zijn. Do: Het plan uitvoeren in kleine stapjes onder gecontroleerde omstandigheden Check: Bestuderen of het verwachtte doel behaald is. Act: Evalueren van het resultaat en actie nemen om het gevolgde traject te standaardiseren of te verbeteren. Figuur 1 Energy Management model 2.1 Energie Beleid Passage uit de ICT verklaring van Duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen. 2012 ICT - Alle rechten voorbehouden - WWW.ICT.NL pagina 5
Het klimaatbeleid wordt in het kader van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen opgenomen als centraal onderdeel in de bedrijfsvoering van ICT Automatisering (ICT). Dat is niet zonder reden, want duurzaam ondernemen waaronder klimaatbeleid /CO2 reductie - is de toekomst. In onze gedragscode (Code of Conduct) hebben we over duurzaamheid de volgende passage opgenomen: Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een vanzelfsprekend onderdeel van de organisatie. ICT wenst integer en transparant te werken, waarbij het verantwoordelijkheid toont voor aandeelhouders, medewerkers, de omgeving en het milieu. Periodiek, minimaal een maal per jaar vindt herziening of herbevestiging plaats van deze verklaring. Registratie hiervan vindt plaats in het verslag van de directiebeoordeling. De verklaring is besproken in het MT-overleg. Verspreiding vindt plaats middels de binnen de organisatie gangbare communicatiestructuren. Externe communicatie vindt plaats via de websites van ICT. 2.2 Doelstelling en planning De reductiedoelstellingen worden geformuleerd voor een drie jaarlijkse periode. De vastgestelde doelstellingen zijn opgenomen in [5]. In hetzelfde document zijn ook de maatregelen genoemd die genomen worden om de doelstellingen te halen en welke afdelingen verantwoordelijk zijn voor de realisatie van deze maatregelen. Dit overzicht van te nemen maatregelen en verantwoordelijke wordt in het jaarplan genoemd en besproken. Management ICT beslist over de te nemen maatregelen en geven hun committent hieraan. 2.3 Implementatie en Uitvoering Voor een beschrijving van de verantwoordelijke personen, rollen en taken zie verder [4} en hoofdstuk 5. 2.3.1 Energieaspecten De eerste stap is het inzichtelijk maken van het energieverbruik van de organisatie en de keten waarin de organisatie actief is. Op basis van dit inzicht kan er gekeken worden op welke aspecten er winst valt te behalen in de reductie van CO 2-emissie en energieverbruik. 2.3.1.1 Energieverbruik ICT (scope 1 en 2) Twee keer per jaar (elke 6 maanden) brengt ICT haar energieverbruik in beeld. De uitvoering van deze inventarisatie vindt plaats conform ISO14064-1 [1], het GHG protocol voor scope 1 en 2 en de eventuele vereisten vanuit de CO 2-Prestatieladder. Tevens wordt gecontroleerd of de Boundary nog actueel is. Binnen ICT is de CO 2-Manager verantwoordelijk voor het uitvoeren van de inventarisatie. Voor de inventarisatie wordt gebruik gemaakt van een tool (CO2manager). In dit tool zijn de conversiefactoren opgenomen zoals die zijn aangeleverd door SKAO. De onderbouwing van de gegevens in dit tool worden verzameld en in het archief systeem van ICT ondergebracht. Nadat de inventarisatie voor de betreffende periode is uitgevoerd, voert de CO 2-Manager een kwaliteitscontrole uit op de data. Hij / zij kijkt of de organisatiegrenzen juist zijn, de gegevens onder de juiste scope zijn verwerkt en of de juiste conversiefactoren die door SKAO zijn voorgeschreven zijn gebruikt. 2.3.1.2 Energieverbruik in de keten (scope 3) Scope 3 emissies betreffen emissies welke als gevolg van activiteiten van ICT worden uitgestoten, maar welke niet direct door ICT worden gecontroleerd. Voor het een zo volledig mogelijk beeld krijgen van deze scope 3 emissies gaat deze inventarisatie zo veel mogelijk in op de verschillende aspecten in de waardeketen bron-productie-transport-gebruiker-afval. Op basis van de Scope 3 Emissie worden keuzes gemaakt welke projecten hiervoor in aanmerking komen. 2012 ICT - Alle rechten voorbehouden - WWW.ICT.NL pagina 6
2.3.1.3 Energie reductie voorstellen Iedereen binnen ICT kan ideeën voor energie / CO 2-reductie aandragen. Deze energie / CO 2-reductie voorstellen worden geregistreerd in een voorstellen register die wordt beheerd door de CO 2- Manager. 2.4 Monitoren en beoordelen Twee keer per jaar wordt de voortgang ten opzichte van de reductiedoelstellingen en het jaarplan bepaald. De CO 2-manager rapporteert de resultaten aan de directie. Deze rapportage omvat minimaal: Een overzicht van het energieverbruik en de CO 2-emissies per scope Een vergelijking van het energieverbruik ten opzichte van het referentiejaar Een analyse van opvallende toenamen / afnamen van het verbruik en/of CO 2-emissie De voortgang van en de prognose voor het behalen van de gestelde reductiedoelstellingen en eventuele aanbevelingen voor preventie of corrigerende maatregelen De status van eerdere preventie of corrigerende maatregelen Algemene ontwikkelingen. Op basis van deze rapportage beslist de directie of bijsturing van de doelstellingen en / of aanpassing van het jaarplan noodzakelijk is. 3 Scope 1 en 2 Doelstellingen Met betrekking tot scope 1 en 2 staan de verbeterpunten in de footprint van ICT. De reductie doelstellingen die vanuit ICT worden genomen zijn te vinden in het Energie Audit verslag en Reductieplan van het lopende jaar. 4 Scope 3 Doelstellingen Met betrekking tot scope 3 emissies zijn de diverse doelstellingen gedefinieerd in de bijbehorende Keteninitiatief documenten. Rapportage vanuit deze keteninitiatieven komt van de verantwoordelijk account manager. 5 Keten initiatief (initiatief nemer) Met betrekking tot de gedefinieerde keteninitiatieven waarbij ICT de initiatiefnemer is zijn de doelstellingen gedefinieerd in het bijbehorende document. Rapportage vanuit deze keteninitiatieven komt van de verantwoordelijk projectmanager of business manager. 6 Borging van het Data Management plan ICT beschikt over een gecertificeerd kwaliteitmanagement systeem op basis van ISO 9001-2008 [4]. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de QA manager van ICT. Het kwaliteitsmanagement plan en het energiemanagement programma zijn geïntegreerd in dit bestaande kwaliteitssysteem. Beide onderdelen worden hierdoor meegenomen in het systeem van interne en externe audits en de jaarlijkse directiebeoordeling. 2012 ICT - Alle rechten voorbehouden - WWW.ICT.NL pagina 7
6.1 Interne audits Periodiek worden interne audits uitgevoerd volgens ISO 9001. De interne audit is gericht om te toetsen of het energiebeleid van ICT effectief en doelmatig is geïmplementeerd. Daarnaast heeft het als doel de kwaliteit van de carbon footprint te verhogen en een betrouwbaar beeld te krijgen van de voortgang op de reductiedoelstellingen van ICT. De interne audit richt zich op de manier waarop de gegevens zijn verzameld en verwerkt. De interne auditor stelt een audit rapport op met daarin de bevindingen van de interne audit. De auditor besteedt verhoogde aandacht aan de volgende items: Of de CO 2-emissie inventarisatie kan worden geverifieerd met tenminste een beperkte mate van zekerheid Of de CO 2-emissie inventarisatie voldoet aan de eisen van ISO 14064-1 Of de juiste gegevens gebruikt zijn bij het opstellen van de carbon footprint (steekproefsgewijs worden facturen en gebruikte gegevens met elkaar vergeleken) Aan welk niveau van de CO 2-Prestatieladder wordt voldaan De volledige audit-checklijst (A, B, C, D facetten) is beschikbaar bij de QA afdeling van ICT. Aanbevelingen uit de audits worden meegenomen in het jaarplan ter verbetering van het systeem. Zie verder ISO 9001 punt 8.2.2. 6.2 Externe audits De CO 2-emissie-inventarisatie van het referentiejaar zal extern geverifieerd worden waarbij vastgesteld dient te worden dat de CO 2-emissie-inventarisatie met tenminste een beperkte mate van zekerheid geverifieerd kan worden. Deze externe verificatie zal periodiek worden herhaald conform de voorschiften van de CO 2-Prestatieladder. Daarnaast zal door een andere externe auditor jaarlijks onderzocht worden of ICT voldoet aan de eisen van de CO 2-Prestatieladder voor het niveau waarvoor ICT is gecertificeerd. 6.3 Management review Jaarlijks wordt door de directie het kwaliteitmanagement systeem beoordeeld op geschiktheid, passendheid en doeltreffendheid. Hier komt vervolgens ook een rapportage van dat dienst doet als kwaliteitsregistratie. De output van het management review is een jaarplan met daarin vermelde doelstellingen en / of verbeteringen voor het komende jaar. Zie verder ISO 9001 punt 5.6 6.4 Verbetering Aan de hand van de input uit de vorige fases en het evaluatierapport van het management review kunnen doelstellingen, indien nodig, worden bijgesteld en kunnen er vervolgacties worden uitgezet om de verbeteringen te realiseren. Dit is nodig om de continue verbetering van het geïmplementeerde datamanagement systeem te bevorderen. De terugkoppeling van uitkomsten wordt zowel schriftelijke als mondeling naar betrokkenen verzorgd. Zij dragen zorg voor het nemen van corrigerende / preventieve maatregelen binnen hun eigen Vertical of Unit. Zie verder ISO 9001 punt 8.5 6.5 Competentie en training Voor wat betreft competentie en training wordt verwezen naar ISO 9001 punt 6.2.2. 2012 ICT - Alle rechten voorbehouden - WWW.ICT.NL pagina 8
6.6 Documentatie en archivering Voor wat betreft documentatie, archivering en versie beheer wordt verwezen naar ISO 9001 punt 4.2.3 6.7 Stuurcyclus CO2-Prestatieladder Gedurende het jaar wordt de scope 1 en 2 CO 2-emissieinventaris bijgehouden onder verantwoordelijkheid van de Facility Manager. Voor specifieke namen en verantwoordelijkheden voor het verzamelen van gegevens zie [3]. Deze emissie-inventaris dient als input voor de jaarlijks op te stellen Carbon Footprint. De Carbon Footprint biedt vervolgens de basis voor het initiëren van initiatieven ten behoeve van de CO 2-reductie. Ook bijsturing van reeds gestarte projecten voor CO 2- reductie vindt op basis van de Carbon Footprint plaats. De CO 2- manager doet enkele voorstellen voor initiatieven ten behoeve van de CO 2-reductie. Hij wint advies in bij interne medewerkers die mogelijk ook actief zijn op het gebied van CO 2. Vervolgens worden deze voorstellen in het managementteam besproken en door de directie vastgelegd. Daarnaast krijgt de Carbon Footprint jaarlijks een update. Daarmee wordt ook jaarlijks geanalyseerd of er nog wijzigingen zijn in de energiestromen c.q. energieaspecten. De initiatieven dienen SMART-geformuleerd te zijn en worden vastgelegd in het jaarplan van dat desbetreffende jaar. De actieverantwoordelijken gaan gedurende het jaar aan de slag met desbetreffende initiatieven en rapporteren elk kwartaal aan de CO 2- manager over de voortgang. Uiteindelijk moet een en ander leiden tot minder energieverbruik en daarmee CO 2-reductie. Het kwaliteitsmanagement plan en het energie managementprogramma maakt integraal onderdeel uit van het kwaliteitssysteem. Resultaten, maatregelen en uitstoot worden door de afdeling Marketing and Communications zowel intern- als extern gecommuniceerd. Eén en ander conform het daarvoor opstelde communicatieplan. Boundaries (jaarlijks) Keteninitiatieven (jaarlijks) CO2-footprint (1/2 jaarlijks) Monitoring (kwartaal) Reductiemaatrregelen (jaarlijks) Figuur 2 Overzicht stuurcyclus In tabel 1 wordt per werkproces in de stuurcyclus een overzicht gegeven van de uit te voeren stappen. In het ISO 9001-2008 m.b.t. de CO 2-ladder ( CO2_Energie_Meetplan.doc) zijn de stappen, bijbehorende activiteiten, verantwoordelijken, uitvoerders en hulpmiddelen verder uitgewerkt. 2012 ICT - Alle rechten voorbehouden - WWW.ICT.NL pagina 9
6.8 Dataverzameling Alle verzamelde data wordt in een CO2Management tool bijgehouden en gearchiveerd. Standaard rapportages en Excel sheets kunnen vanuit dit tool opgevraagd worden. Alle andere documenten worden gearchiveerd op dat jaar van toepassing. 2012 ICT - Alle rechten voorbehouden - WWW.ICT.NL pagina 10
1 Boundaries 2 CO2-footprint bepalen 3 Reductiemaatregelen 4 Monitoring en bijstelling reductiemaatregelen 5 Monitoring keteninitiatieven Jaarlijks ½ jaarlijks jaarlijks Kwartaal Jaarlijks A Updaten boundary document: assessment van organisatorische en operationele boundary A Verzamelen data A Uitvoeren energiescan A Bewaken reductiemaatregelen A Inventariseren keten emissies B Updaten emissiefactoren B Keuze reductiemaatregelen en doelstellingen B Vaststellen afwijkingen en inventariseren mogelijkheden bijstelling B Keuze scope 3 categorieën C Berekenen footprint C Besluiten reductiemaatregelen en doesltellingen C Besluiten tot bijstelling C Bijwerken inventarisatie partners en keteninitiatieven D Rapporteren footprint D Rapporteren reductiemaatregelen en doelstellingen D Kwantificeren bijdragen E Uitzetten verbetermaatregelen E Communicatie intern en extern E Besluiten deelname keteninitiatieven F Communicatie intern en extern F Monitoring voortgang keteninitiatieven G Communicatie Tabel 2012 ICT - Alle rechten voorbehouden - WWW.ICT.NL pagina 11
7 Autorisatie paraaf datum Frits Wuts CO 2 Manager ICT Automatisering 24-8-2012 Femmy de Rijk Marketing Manager ICT Automatisering 24-8-2012 Roy Jansen Directeur ICT Automatisering CCO 24-8-2012 2012 ICT - Alle rechten voorbehouden - WWW.ICT.NL pagina 12