Stad Brugge Vergunningen Algemene voorwaarden gebruik HALLENZALEN 1. Gebruik Hallenzalen - De Brugse Hallen en Belfort, erkend als beschermd monument en werelderfgoed beschikken over: de Belforttoren die een museale bestemming heeft; de Adorneszaal (museum-gallery Expo Salvador Dali); de Jan Garemijnzaal, de westvleugel van het gelijkvloers; de Hendrik Pickeryzaal, de westvleugel op de eerste verdieping; de Georges Rodenbachzaal, de oostvleugel op de eerste verdieping; de Joris Dumeryzaal, op de eerste verdieping; de Marcus Gerardszaal, op de tweede verdieping. - De historische Hallenzalen, de Jan Garemijn-, de Hendrik Pickery-, de Georges Rodenbach-, de Joris Dumery- en de Marcus Gerardszaal worden onder meer ter beschikking gesteld voor het houden van tentoonstellingen, vergaderingen, congressen en symposia. - De Joris Dumery- en de Marcus Garardszaal worden enkel in gebruik gegeven samen met de Hendrik Pickery- en de Georges Rodenbachzaal. - Privéfeesten (recepties, huwelijksfeesten, communiefeesten, verjaardagsfeesten, maaltijden, banketten, e.a.) zijn niet toegestaan. - De Hallenzalen worden niet ter beschikking gesteld aan politieke organisaties. - Dansfeesten en alle activiteiten waar levende dieren aan deelnemen zijn niet toegelaten. 2. Aanvraag gebruik Hallenzalen 2. 1 De reservatie van de Hallenzalen gebeurt bij de Stad Brugge, dienst Vergunningen. Men kan zich wenden tot de verantwoordelijke voor het zaalbeheer om navraag te doen naar de beschikbaarheid van de zalen en eventueel een optie nemen. Deze optie dient binnen de veertien kalenderdagen schriftelijk (per brief, fax of e-mail) bevestigd te worden. Indien de optie niet tijdig wordt bevestigd, wordt deze door de dienst Vergunningen geannuleerd. 2. 2 De reservatie is pas definitief na ontvangst van de bevestigingsbrief van de Stad Brugge, dienst Vergunningen, en nadat voldaan werd aan de betalingsmodaliteiten. 2. 3 De aanvrager dient steeds de werkelijke organisator te zijn van de activiteit. Aanvragen waarbij vermoed wordt dat de aanvrager optreedt als tussenpersoon of bemiddelaar, worden geweigerd. Indien achteraf blijkt dat de aanvrager niet de werkelijke organisator is van de activiteit, wordt een sanctie opgelegd: zie verder punt 5. 3. Betalingsmodaliteiten 3. 1 Bij de bevestigingsbrief van de Stad Brugge, dienst Vergunningen, wordt een factuur bijgevoegd voor de betaling van de waarborgsom en de gebruiksvergoeding voor de zaal. 3. 2 De waarborg dient binnen de 15 dagen na de verzenddatum op de bevestigingsbrief te wordenbetaald, zoniet vervalt de gegeven gebruikstoelating. 3. 3 De gebruiksvergoeding dient uiterlijk 1 maand vóór de 1e gebruiksdag vereffend te worden, tenzij de vervaldatum op de factuur dit anders vermeldt. Zoniet kan de toegang tot de zaal geweigerd worden.
3. 4 De waarborgsom wordt na afloop van het evenement terugbetaald, voor zover aan de algemene gebruiksvoorwaarden werd voldaan en geen schade werd vastgesteld. 4. Opties 4. 1 De Hallenzalen kunnen ten laatste 4 weken vóór de aanvang van de activiteit gereserveerd worden. 4. 2 De zalen kunnen gereserveerd worden voor activiteiten die zich maximaal 2 jaar in de toekomst bevinden. 5. Oneigenlijk gebruik 5. 1 In geval van oneigenlijk gebruik (d.w.z. dat de zalen voor een ander doel worden gebruikt dan hetgeen werd doorgegeven) wordt een sanctie opgelegd aan de gebruiker. Bij een eerste overtreding wordt het gebruik van stadszalen die onder het beheer vallen van de dienst Vergunningen de vereniging gedurende één jaar ontzegd. Bij een tweede overtreding wordt het gebruik van stadszalen de vereniging gedurende twee jaar ontzegd. Bij een derde overtreding krijgt de vereniging niet langer toelating deze of een andere stadszaal te gebruiken. 5. 2 In geval de duur van de activiteit de afgesproken periode overschreden heeft of in geval de zalen niet ontruimd werden op de voorgeschreven wijze, wordt een chadevergoeding gevraagd. Deze gebeurt a rato van de reële huurprijs van de zaal en/of de uurloontarieven voor het extra werk. De extra kosten zullen van de waarborgsom worden afgehouden. 6. Annulatie 6. 1 Indien het Stadsbestuur zich verplicht ziet, ten gevolge van overmacht, het reeds toegestane gebruik in te trekken, wordt de gemotiveerde beslissing aan de betrokkenen meegedeeld. Deze intrekking kan geen aanleiding geven tot het vragen van schadevergoeding. De gestorte gebruiksvergoeding en waarborgsom worden door de stad terugbetaald. 6. 2 Bij verzaking aan het gebruik wordt de volledige waarborgsom als annulatievergoeding ingehouden. De reeds betaalde gebruiksvergoeding wordt terugbetaald. 6. 3 In geval van een annulatie, om redenen van overmacht, wordt de volledige gebruiksvergoeding en waarborgsom terugbetaald aan de organisator. Deze annulering dient schriftelijk en met de nodige bewijsstukken te worden overgemaakt aan de stad Brugge, dienst Vergunningen. 6. 4 Als de gebruiksvergoeding lager is dan de waarborgsom, wordt deze gelijkgesteld aan de annulatievergoeding. 7. Tarieven Volgens tariefcode. pagina 2 van 7
8. Verantwoordelijkheid Aansprakelijkheid 8. 1 De organisator is zelf verantwoordelijk voor de activiteiten in de gehuurde infrastructuur. Deze activiteiten mogen niet in strijd zijn met de openbare orde en de goede zeden. Indien de activiteit in strijd is met de openbare orde en/of de goede zeden in het gedrang brengt, kan de terbeschikkingstelling van de za(al)l(en) onmiddellijk ingetrokken of stopgezet worden zonder schadeloosstelling. 8. 2 Het stadsbestuur oefent geen bewaking uit over de ingerichte tentoonstellingen, neemt geen verantwoordelijkheid op zich inzake mogelijke beschadigingen, ontvreemding, enz 8. 3 De organisator vrijwaart de Stad Brugge tegen eventuele schade-eisen van derden die voortvloeien uit het gebruik van de zaal. 8. 4 Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen zullen aangerekend worden. 8. 5 Minderjarige kinderen worden steeds begeleid door een volwassene. 9. Verplichtingen 9. 1 Een volledig programma, met begin- en einduur van alle activiteiten, zowel tijdens de opbouwperiode, de activiteiten zelf, alsook tijdens de afbouwperiode, wordt vooraf aan de dienst Vergunningen overgemaakt. 9. 2 De Hallenzalen worden verhuurd in de staat waarin ze zich bevinden. Het inrichten van de zaal of zalen gebeurt door de aanvrager en/of zijn medewerkers. 9. 3 De aanvrager en alle personen die met hem meewerken voor het inrichten van een tentoonstelling, beurs, congres, schikken zich naar de onderrichtingen die hen door het verantwoordelijk personeel van de stad worden medegedeeld. 9. 4 Vóór de ingebruikname van de zalen zal de aanvrager een staat van goed ondertekenen, waarop wordt vermeld welk stadsmaterieel mag gebruikt worden. Dit materieel zal in eenzelfde staat terug afgeleverd worden. 9. 5 Na de activiteit worden de zalen volledig ontruimd en geveegd, volgens de instructies van het verantwoordelijk personeel, in functie van het volgende evenement. De organisator of medewerker dient tevens alle vuilnis te verwijderen. 9. 6 Na afloop van elk gebruik, kan de huisbewaker of de verantwoordelijke van de dienst Vergunningen een rondgang maken om de staat van de zaal te controleren. Indien de gebruiker hierbij wenst aanwezig te zijn, dient hij/ zij dit kenbaar te maken. 9. 7 Indien na afloop van de activiteit schade wordt vastgesteld, wordt de organisator uitgenodigd om in gezamenlijk overleg de schade te bepalen. Indien de organisator hieraan verzaakt, wordt de schade door de dienst Vergunningen bepaald. De kosten voor herstel van de aldus vastgestelde schade worden afgehouden van de waarborg. 10. Verbodsbepalingen 10. 1 Het is verboden nagels, haken, punaises, enz in de muren, vloeren, gordijnen, deuren en balken vast te hechten, ook het gebruik van kleefband op de muren is verboden. 10. 2 Het is verboden zalen van het gebouw te betreden waartoe geen uitdrukkelijke schriftelijke toelating werd verleend. pagina 3 van 7
10. 3 Bij politiebevel is het ten strengste verboden te parkeren op de binnenkoer. Enkel laden en lossen is toegelaten. 11. Brandpreventie 11. 1 Het is verboden gemakkelijk ontvlambare versieringen te gebruiken voor de inrichting van tentoonstellingen of het oprichten van stands. Textiel aangewend als decor dient uit de aard van zijn samenstelling of ingevolge een behandeling "niet brandbaar" of "moeilijk ontvlambaar" te zijn. Attesten inzake brandreactie dienen voorgelegd te worden. 11. 2 Bij tentoonstellingen en jaarbeurzen zal iedere standnemer in zijn stand beschikken over een eigen goedgekeurd draagbaar poederblustoestel met inhoud 6 kg bluspoeder. 11. 3 Spots of andere schijnwerpers worden derwijze opgesteld, dat het ontstaan van brand vermeden wordt. 11. 4 Het gebruik van gasflessen in het gebouw is verboden. Wanneer gasflessen buiten het gebouw worden opgesteld, in open lucht, wordt de aansluiting naar het verbruikstoestel voorzien in koperen leidingen, met vakkundig afgewerkte aansluitingen. De politieverordening betreffende het maken van vuur door middel van vaste, vloeibare of gasvormige brandstof en het gebruik van gassen op de openbare weg is van toepassing. Het door de Burgemeester gemachtigd gebruik op de openbare weg van gasvormige brandstof in vervoerbare recipiënten is onder meer aan volgende voorwaarden onderworpen: a. de toegelaten gasflessenopslag wordt beperkt tot maximaal 110 liter waterinhoud; b. de gebruikte recipiënten moeten voldoen aan de bepalingen van het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming. Ontspanners, leidingen, branders en toebehoren zijn van het goedgekeurde type; een keuringsbewijs van een door het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid erkend organisme, waaruit blijkt dat de ganse installatie voldoet aan alle vereisten inzake veiligheid, moet steeds kunnen voorgelegd worden. Het keuringsbewijs moet jaarlijks hernieuwd worden; c. rond de gasflessen dient steeds een zone van 2 meter afgeschermd te zijn voor het publiek. In die zone is het verboden ontvlambare vloeistoffen en brandbaar materiaal op te slaan, te roken of open vuur te maken. De aanduiding van het verbod op vuur gebeurt overeenkomstig de bepalingen van het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming (ARAB) : Veiligheidssignalering; d. de gasflessen worden opgesteld op een stabiele en vuurvaste ondergrond, waarbij voorzorgen zijn genomen tegen het omvallen. Zij worden beschut tegen de inwerking van zonnestralen of warmtebronnen. Nabij de gasopslag is een poederblusser aanwezig met een minimuminhoud van 6 kg ABC-poeder. 11. 5 Het gebruik van ovens, gevoed door gas, is toegelaten mits een goede aansluiting. Het gebruik van elektrische ovens is toegelaten mits het vermogen niet groter is dan het toelaatbaar vermogen van de vaste installatie. Het gebruik van frituurtoestellen is enkel toegelaten in de keukenruimte van de Jan Garemijnzaal. Het gebruik van frituurtoestellen is ten strengste verboden in de bovenzalen. 11. 6 De toegangen tot de zalen mogen niet belemmerd worden. De aanvrager zorgt ervoor dat steeds alle doorgangen, in- en uitgangen en nooduitgangen vrij blijven. Het aantal toegelaten bezoekers in de bovenzalen (Georges Rodenbach-, Hendrik Pickery- en tussenzaal) is in totaal beperkt tot 600 personen en in de Jan Garemijnzaal tot 400 personen. Dit aantal is vastgesteld in verhouding tot de totale nuttige uitgangsbreedte van de zalen. De aanvrager stelt dit aantal onder zijn verantwoordelijkheid vast en zorgt ervoor dat dit aantal niet overschreden wordt. Het opstellen van stands voor tentoonstellingen, beurzen, enz. maakt steeds het voorwerp uit van een op schaal met aanduiding van de inplanting van de standen en de circulatiewegen. Dit plan wordt vooraf aan de Brandweer, Pathoekeweg 215, 8000 Brugge, tel. 050-44 84 84, voorgelegd. pagina 4 van 7
11. 7 De aanduidingen van uitgangen, nooduitgangen en blusmiddelen, moeten steeds zichtbaar zijn (niet verborgen door stands). De in de zalen aanwezige haspels met axiale voeding dienen steeds gemakkelijk bereikbaar te zijn. Het afrollen van de brandslangen moet zonder hinder kunnen geschieden. Het opstellen van stands vóór de haspels is niet toegelaten. 11. 8 Papierresten, ledig brandbaar verpakkingsmateriaal en brandbare afval moeten terstond buiten het gebouw verwijderd worden. 11. 9 Omwille van de brandveiligheid is het verboden om open vuren of kaarsen in het gebouw te gebruiken. 11.10 In alle ruimtes van de Hallen geldt een algemeen rookverbod. 11.11 Een bevoegd persoon van de Brandweer kan controle uitoefenen over alle brandpreventievoorschriften, zoals vermeld in de voornoemde paragrafen. De Burgemeester is bevoegd om het geplande evenement te verbieden of stil te leggen, wanneer de voorschriften niet worden nageleefd. 12. Verzekering 12. 1 De organisator is zelf verantwoordelijk voor alle beschadigingen aangebracht aan het gebouw of de uitrusting ervan, ontstaan of toegebracht ten gevolge van het gebruik, door de organisator zelf, zijn medewerkers, helpers, deelnemers aan de activiteit etc. 12. 2 De stad Brugge is als eigenaar van het gebouw verzekerd voor brand-, water- en stormschade. De clausule "Afstand van verhaal" werd in de brandpolis opgenomen. Bijgevolg kan er geen verhaal uitgeoefend worden op de gebruikers bij eventuele brand-, water- of stormschade, tenzij nalatigheid of kwaadwilligheid vanwege de gebruikers vastgesteld wordt. De stad is niet verzekerd voor glasschade, diefstal, en kan dergelijke schade terugvorderen van de gebruikers. De aanvrager kan zelf een verzekering afsluiten die zijn aansprakelijkheid dekt, met uitsluiting van brand- en stormschade. 13. Elektrische installaties 13. 1 Vóór de opening van tentoonstellingen, beurzen, worden de bijgeplaatste elektrische installaties gekeurd door een erkend organisme, op kosten van de aanvrager. De bijgeplaatste elektrische installaties beperken zich tot het beschikbare vermogen en zijn volledig in overeenstemming met het algemeen reglement op de elektrische installaties. 13. 2 Indien extra vermogen noodzakelijk mocht blijken, kan men zich rechtstreeks wenden tot Eandis, Scheepsdalelaan 56 te Brugge, tel. 09 263 49 44. De kosten vallen ten laste van de aanvrager. 13. 3 Als de Stad de energie ter beschikking stelt, is deze levering van energie een inspanningsverbintenis en dus geen resultaatsverbintenis. Derhalve kan de Stad niet aansprakelijk worden gesteld voor onderbrekingen en kan zij in dit geval geen schadevergoeding verschuldigd zijn. 13. 4 De organisator dient de nodige schikkingen te treffen om iedere oorzaak van beschadiging te vermijden. 13. 5 De organisator dient de Stad op de hoogte te stellen van elke beschadiging, afwijking aan de wettelijke voorschriften die hij kan vaststellen. 13. 6 De organisator dient een eigen beveiliging tegen verliesstroom en overbelasting te voorzien. pagina 5 van 7
13. 7 Het is verboden wijzigingen aan de bestaande elektrische installatie aan te brengen. 14. Muziekvergunning In toepassing van artikel 2 van de politieverordening van 29 april 2013 betreffende de bestrijding van geluidshinder, dient vooraf melding te worden gedaan van het maken of laten maken van muziek in een openbare inrichting of van het inrichten of laten plaatsvinden van een evenement waarbij muziek wordt gemaakt. (Meer informatie: 050 44.83.45, leefmilieu@brugge.be). 15. Accommodatie 15. 1 Het is ten strengste verboden om accommodatie die tot de benedenzaal behoort, te verhuizen naar de bovenverdieping en omgekeerd. Accommodatie Jan Garemijnzaal Het is verboden om de vestiaire te verplaatsen of voor andere doeleinden te gebruiken. Aan de verplaatsbare wanden kunnen enkel zaken worden bevestigd door middel van klittenband. Bij het niet gebruiken van de verplaatsbare wanden worden deze nabij de vestiaire geplaatst. Tafels en stoelen die niet in gebruik zijn, zullen steeds netjes opgestapeld staan in de keukenruimte. Tafels worden per tien op de daartoe voorziene karretjes geplaatst. De stoelen worden steeds per tien gestapeld. Accommodatie Joris Dumeryzaal / Marcus Gerardszaal Bij toelating tot het gebruik van de Joris Dumeryzaal en/of de Marcus Gerardszaal is het verboden om enig meubilair te verwijderen uit de zalen. Accommodatie Georges Rodenbachzaal en Hendrik Pickeryzaal De accommodatie die niet in gebruik is, zal steeds opgeborgen zijn in de daartoe voorziene plaats, nabij de huisbewaarderwoning en/of in de zalen achter de verplaatsbare wanden. De podiumelementen worden per tien stuks op een palet geplaatst. Aan de verplaatsbare wanden mogen in geen geval zaken worden bevestigd. Ze dienen om de zalen van elkaar af te scheiden bij het gebruik van één vleugel en om niet gebruikte accommodatie te verbergen. 15. 2 Voor het verkrijgen van een tijdelijke telefoon- en/of internetaansluiting kan de inrichter rechtstreeks contact opnemen met een privé leverancier. 16. Toiletten De aanvrager staat zelf in voor de uitbating van de toiletten. Hij zal ze in een nette toestand in gebruik krijgen, voorzien van toiletpapier en zeep. Hij zal ze in eenzelfde nette toestand achterlaten. De sanitaire ruimten zijn voorzien van elektrische handdrogers. 17. Lift 17. 1 De aanvrager, die gebruik maakt van de bovenzalen van de hallen, voor de organisatie van publiektoegankelijke evenementen, zal ervoor zorgen dat de lift voor rolstoelgebruikers steeds goed bereikbaar is voor bezoekers met mobiliteitsproblemen. 17. 2 De bereikbaarheid naar de toegangsdeur zal worden verhoogd door het plaatsen van dranghekken met de nodige signalisatie, die door het stadsbestuur ter beschikking zal worden gesteld. 17. 3 De aanvrager zal de faciliteiten voor bezoekers met mobiliteitsproblemen promoten. 17. 4 Bij niet-naleving van deze voorwaarden kan een gedeelte van de waarborgsom worden ingehouden. pagina 6 van 7
18. Andere voorwaarden 18. 1 Alle kosten wegens taksen, auteursrechten, billijke vergoeding, enz zijn ten laste van de aanvrager die ze, zonder bemiddeling van het stadsbestuur, rechtstreeks vereffent. 18. 2 De inrichter verbindt er zich toe in al zijn drukwerk en publiciteit voor de toegestane manifestatie in deze zaal het gebruik van de parking, met een capaciteit van 1.600 wagens, aan het station aan te bevelen als ideale parking voor de bezoekers en deelnemers aan de manifestatie. Hij wijst op het bijzonder goedkoop tarief voor de verplaatsing naar het centrum en terug met de bussen van het openbaar vervoer. 18. 3 Indien gebruik wordt gemaakt van de openbare weg (b.v. het trottoir), moet dit specifiek vermeld worden in de aanvraag naar de dienst Vergunningen. 18. 4 In onderhavig reglement worden met de aanvrager, zowel de gebruiker, de organisator als de medewerker(s) bedoeld. 18. 5 In geval van vaststelling van tekortkomingen ten opzichte van één der bovenstaande voorschriften of van enige andere inbreuk, kan de Burgemeester of een in zijn plaats optredend politieofficier op elk ogenblik de aan de gang zijnde activiteiten doen stilleggen en de Hallenzalen doen ontruimen, zo hij oordeelt dat de tekortkomingen of de vastgestelde inbreuk een gevaar kunnen opleveren voor de veiligheid van de aanwezige personen. 18. 6 Afwijkingen op onderhavig reglement kunnen alleen door het College van Burgemeester en Schepenen worden toegestaan. Zaalverantwoordelijke dienst Vergunningen Hoogstraat 37 8000 Brugge t: +32 (0)50 44 83 60 f: +32 (0)50 44 83 69 dienst.vergunningen@brugge.be pagina 7 van 7