R. nr.: RAADSVOORSTEL B en W-besluit d.d.: B en W-besluit nr.: Naam programma: Bestuur en diensterlening Onderwerp: Algemeen Controleplan (ACP) gemeente Leiden 215 Aanleiding: Jaarlijks wordt door de interne accountant een Algemeen Controleplan (ACP) opgesteld dat ia het college ter aststelling wordt aangeboden aan de raad. Dit ACP ormt de basis oor de intern uit te oeren (erbijzonderde) interne controlewerkzaamheden gedurende het begrotingsjaar. Daarnaast is het ACP ook afgestemd met de externe accountant, zodat die ook optimaal kan steunen op de controlewerkzaamheden die intern binnen de gemeente Leiden worden uitgeoerd. In het ACP kunnen specifieke extra accenten worden opgenomen die de raad aan de interne audit functie en externe accountant wil meegeen oor de controle an 215. Het oorstel anuit de interne accountant is om oor 215 geen specifieke extra accenten te benoemen, anuit het standpunt dat Leiden in control al een eelomattend instrument is dat eel onderwerpen en processen meeneemt in de scope. Uiteraard is het aan de raad om te bepalen of dit oorstel wordt oergenomen of dat zij toch extra accenten wil meegeen. Doel: Het ACP 215 beat de kaders oor Leiden in control en beschrijft de randoorwaarden oor het college en de ambtelijke organisatie om in control te kunnen zijn. Dit met het oog op de In control-erklaring die het college in de jaarrekening 215 zal afgeen. Kader: Het ACP wordt opgesteld in naolging an artikel 21 an de Financiële erordening gemeente Leiden (ex artikel 212 GW). Oerwegingen: Leiden in control is een traject dat bijdraagt aan het creëren an een lerende organisatie, zodat adequaat en tijdig kan worden bijgestuurd op zich wijzigende (interne en externe) omstandigheden en daarmee een wendbare organisatie ontstaat. De reikwijdte hierbij betreft de belangrijkste financiële processen, waaroor intern de mate an in control wordt bepaald ten aanzien an de opzet, het bestaan en de werking an de in deze processen opgenomen interne beheersingsmaatregelen zodat zij getrouwe en rechtmatige baten, lasten en balansmutaties waarborgen die uit de processen oortloeien. Het opstellen an een ACP is teens een belangrijke randoorwaarde oor de externe accountant om te kunnen steunen op de (erbijzonderde) interne controlewerkzaamheden die door de gemeente Leiden zelf wordt uitgeoerd. Dit is oor de gemeente Leiden ook belangrijk, om zoeel mogelijk controle op controle te oorkomen. Financiën: N..t. Inspraak/participatie: Concerncontroller d.d. 29 januari 215 Direct betrokkenen in ambtelijke organisatie d.d. 29 januari 215 Externe accountant d.d. 12 februari 215
Gemeentesecretaris d.d. 16 februari 215 Clusterberaad d.d. 9 maart 215 College B&W d.d. 17 maart 215 Ealuatie: Het ACP is ten opzichte an orig jaar op de olgende punten gewijzigd: De organisatieonderdelen Projectbureau, Ergoed Leiden e.o. & Museum De Lakenhal zullen anaf 215 ook meedraaien in de scope an Leiden in control. Expliciet is opgenomen dat eind 215 alle hoofden an de 9 organisatieonderdelen die in scope zijn an Leiden in control een interne in control erklaring zullen afgeen die de basis ormt oor de in control erklaring die het college zal opnemen in de externe jaarrekening. In bijlage C is een zogeheten roulatieschema opgenomen oor zowel processen als applicaties die oor de jaren 215 tot en met 218 in scope zijn oor Leiden in control. De wijzigingen ten opzichte an 214 zijn expliciet zichtbaar gemaakt. Roulatie kan plaatsinden oor processen waaroor een normaal inherent controlerisico geldt en/of waaran de bijbehorende geldstroom op jaarbasis als niet materieel wordt bestempeld. In hoofdstuk 1 is de risico-inentarisatie die ooraf is gegaan aan het bepalen an de scope oor Leiden in control grafisch weergegeen. De risico s zijn meer gedetailleerd uitgewerkt in bijlage B. Belangrijk om te ermelden dat het gaat om inherente risico s (waarbij nog geen rekening wordt gehouden met eentueel getroffen interne beheersingsmaatregelen). Op grond an de risicoinentarisatie is teens de top 1 opgesteld die in hoofdstuk 1 is opgenomen. Voor 215 is in hoofdstuk 1 ook een passage opgenomen oer de relatie an Leiden in control (primaire focus getrouwheid en rechtmatigheid) met de belangrijke raag: halen we onze doelstellingen als gemeente (ook wel: doelmatigheid en doeltreffendheid). Het college is oor beiden einderantwoordelijk, de interne audit functie probeert ook oer doelmatigheids- en doeltreffendheidsrisico s mee te denken, maar ooralsnog is getrouwheid en rechtmatigheid wel de primaire focus. Op erzoek is de interne accountant graag bereid om mee te discussiëren oer nut en geolg an een eentuele focuswijziging an de interne audit functie richting de toekomst. Voor 215 zijn geen extra accenten aan de gemeenteraad oorgesteld. Leiden in control is al eelomattend. Uiteraard heeft de raad hierin een laatste stem en kan zij dit nog toeoegen bij behandeling / aststelling an dit ACP 215. Bijgeoegde informatie: Algemeen Controleplan (ACP) 215 Kaders oor Leiden in control RAADSBESLUIT: De raad an de gemeente Leiden: Gezien het oorstel an burgemeester en wethouders (Raadsoorstel an 215), mede gezien het adies an de commissie, BESLUIT 1. Vast te stellen het Algemeen Controleplan (ACP) 215 Kaders oor Leiden in control, waarin teens de top 1 aandachtsgebieden oor de interne en externe (accountants)controle oor controlejaar 215 worden meegegeen. Voor 215 zijn er geen specifieke extra accenten opgenomen, ooral omdat met de scope an Leiden in control al een eelomattende interne controle plaatsindt.
Gedaan in de openbare raadsergadering an, de Griffier, de Voorzitter, TECHNISCHE INFORMATIE Opsteller: F. Timp Organisatieonderdeel: Concernstaf Telefoon: (71) 516 46 14 E-mail: F.Timp@leiden.nl Portefeuillehouder: Inkomen, Wijken en Financiën
B en W-nummer 15.261; Onderwerp besluit d.d. 17-3-215 Algemeen Controleplan (ACP) gemeente Leiden 215 Besluiten: 1. De raad oor te stellen om het Algemeen Controleplan (ACP) 215 Kaders oor Leiden in control ast te stellen Perssamenatting: Het Algemeen Controleplan 215 beat de kaders oor Leiden in control en beschrijft de randoorwaarden oor het college en de ambtelijke organisatie om in control te kunnen zijn. Dit met het oog op het uiteindelijke doel om in de jaarrekening 215 anuit het college een In control-erklaring af te kunnen geen. Leiden in control is een traject dat bijdraagt aan het creëren an een lerende organisatie, zodat adequaat en tijdig kan worden bijgestuurd op zich wijzigende (interne en externe) omstandigheden en daarmee een wendbare organisatie ontstaat. Het college onderschrijft de kaders oor Leiden in control en het belang hieran en doet het oorstel aan de gemeenteraad om tot aststelling an dit Algemeen Controleplan 215 oer te gaan.
Algemeen Controleplan (ACP) 215 Kaders oor Leiden in control Versie: Concept ten behoee an besluitorming college en raad Datum: 9 maart 215
Bestuurlijke samenatting Leiden in control: waar doen we het oor? Leiden ambieert een financieel gezonde stad te zijn, met een transparante, naolgbare en betrouwbare bedrijfsoering. De stad Leiden raagt de gemeente continue om betere diensterlening en innoatiee oplossingen. In combinatie met de taakstellingen op de bedrijfsoering ligt hier een flinke uitdaging. Deze wordt alleen maar groter door de continue eranderingen anuit andere in- en externe factoren waarmee de wordt geconfronteerd. De noodzaak om te functioneren als een wendbare organisatie, die slagaardig adaptief kan handelen op zich wijzigende omstandigheden, is groot. uitdaging gemeente en Leiden in control is ons eigen instrument om een wendbare organisatie te creëren en onderhouden. Het gaat niet oer controle, maar oer control. Het gaat niet oer leren an fouten door foutherstel, maar leren an fouten door proceserbetering realiseren. Het management is hierbij aan zet, maar de interne audit functie fungeert als coach langs de zijlijn. Moet er een tandje bij? Dan zal de coach wat strenger optreden. Staan we met 2-1 oor? De coach juicht mee en deelt een compliment uit. Een nieuwe strategie bepalen? De coach denkt mee, ook buiten de reguliere speeltijd. De samenwerking en uitgangspunten daarbij liggen ast in bijlage A an dit ACP. Leiden in control is een eelomattend instrument. Het gaat oer getrouwheid en rechtmatigheid an de belangrijkste financiële processen. Hieroor geldt dat eel processen jaarlijks worden geëalueerd. Sommige processen worden ia een roulatieschema eens in de zoeel jaar geëalueerd. Bijlage C an dit ACP geeft aan welke processen per jaar in scope zijn an Leiden in control. Maar Leiden in control gaat ook oer beheersing an risico s ten aanzien an integriteit, informatieoorziening en -beeiliging, fiscale processen en uitbestede taken en processen. Via specifieke audits door de interne audit functie wordt daarop ook periodiek getoetst en worden erbeterpunten die hieruit olgen aan het management gerapporteerd. 1.1 Leiden is in control als de planning-en-control cyclus binnen Leiden goed functioneert In control? Wanneer ben ik dat?
Je bent in control als je door goed te plannen en correct bijsturen consequent en aantoonbaar je doelen bereikt en afgesproken prestaties leert, met de jou ter beschikking gestelde middelen en in oereenstemming met wet- en regelgeing. Dit alles met het oog op het functioneren als slagaardige organisatie die grote eranderopgaen en innoaties initieert en uitoert. Dat betekent dat je interne én externe informatie op maat nodig hebt, afhankelijk an het nieau (ambtelijk / bestuurlijk) en afhankelijk an de gestelde doelen.
Uitgangspunten oor planning-en-control instrumenten De planning-en-control cyclus reikt erder dan de reguliere cyclus an perspectiefnota, begroting, bestuursrapportages en jaarrekening. Ook audits, rekenkameronderzoeken, dierse soorten bedrijfsoerings-informatie en andere managementinformatie, beindingen an accountants, oortgangs- en personeelsgesprekken en dagelijkse sturing door het management maken deel uit an de planning-en-control cyclus. Bij de inrichting an de uitgangspunten oor de planning-en-control cyclus geldt een aantal uitgangspunten. a - Samenhang doelen, prestaties en middelen ten behoee an de lerende organisatie Bij de samenstelling an de planning-en-control producten is nagedacht oer de erbinding tussen de onderdelen: inhoud en financiën, effecten, output en actiiteiten, erbinding tussen programma s en balans tussen programma s. Door doelen te stellen en deze uit te oeren (in beleidsnota s, perspectiefnota, begroting) en erolgens de realisatie te meten en bij te sturen (in bestuursrapportage en jaarrekening) helpt de planning-en-control cyclus de gemeente te sturen op het bereiken an zijn doelstellingen. Hiermee olgt de planning-en-control cyclus de plan-do-check-act-cyclus : door doelen te stellen, meetbaar te maken en erolgens de realisatie te meten draagt de planning-en-control cyclus bij aan een lerende organisatie. b - Samenhang bestuurlijke en ambtelijke cyclus De bestuurlijke producten zijn ertaald naar en herkenbaar in de ambtelijke planning-en-control cyclus (resultaten in begroting komen terug in afdelingsplannen). Het belangrijkste uitgangspunt is dat de planning-en-control producten een goed gesprek ondersteunen tussen: - college en raad (compact, releant, leesbaar); - directie/directeur en college (als geheel); - directie/directeur en portefeuillehouder; - teamleiders / budgethouders en directie/directeur; - leidinggeenden en medewerkers. Niet alleen de politieke doelstellingen, maar ook de (hieran afgeleide) kernwaarden an de organisatie ormen een rode draad door de gesprekken op alle ambtelijke nieaus. Figuur 1 geeft de samenhang weer tussen de bestuurlijke planning-en-control cyclus (lichtgrijs) en de ambtelijke planning-en-control cyclus (donkergrijs).
Bij het opstellen an de planning-en-control producten is de lijn aan het stuur. De staf ondersteunt de lijn hierbij zowel door tijdig basisinformatie aan te leeren als de lijn te adiseren oer de boengenoemde erbindingen (tussen bijoorbeeld inhoud en financiën). Er is sprake an een olwaardig gesprek tussen lijnmanager en financieel adiseur. Voor Leiden in control wordt de mate an in control bepaald oor de belangrijkste financiële processen waarbij wordt getoetst in welke mate de opzet, het bestaan en de werking an daarin opgenomen interne beheersingsmaatregelen in oldoende mate de getrouwheid en rechtmatigheid an uit die processen oortloeiende baten, lasten en balansmutaties waarborgen. Hierboen staat dat in control gaat oer rechtmatigheid en getrouwheid. Hoe erhoudt dit zich tot consequent en aantoonbaar je doelen bereiken en afgesproken prestaties leeren? De definitie an In control wanneer ben ik dat? op pagina 3 is eel breder dan de mate waarin processen getrouwe en rechtmatige baten, lasten en balansmutaties genereren. De getrouwheid en rechtmatigheid an processen is in de gegeen definitie eerder een randoorwaarde of basisafspraak, ondergeschikt aan wellicht eel belangrijkere controleaspecten: het behalen an je afgesproken prestaties (en daarmee doelbereik) op een zo efficiënt mogelijke manier. Oftewel doelmatigheid en doeltreffendheid. Het (lijn)management is, net als bij het borgen an getrouwheid en rechtmatigheidsaspecten, einderantwoordelijk oor doelmatigheid en doeltreffendheid. Als onderdeel an de organisatieontwikkeling heeft Leiden gekozen in de opzet an de ambtelijke organisatie oor resultaaterantwoordelijke eenheden. Resultaaterantwoordelijke eenheden zijn integraal erantwoordelijk oor planning en uitoering an aan hen toebedeelde doelstellingen en resultaatafspraken. Voor 215 geldt, net als in oorgaande jaren, dat specifieke onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid worden gedaan door de regionale Auditpool. Hieroor is onlangs ook het jaarplan oor 215 door het college astgesteld. De onderwerpen oor deze onderzoeken worden door de organisatie zelf aangedragen, ia specifieke rapportages wordt oer de uitkomsten gerapporteerd. De interne auditfunctie (interne accountant en erbijzonderd intern controleurs) hanteren dit Algemeen Controleplan als kader oor de interne controle 215. Waar mogelijk zullen zij ook doelmatigheids- en doeltreffendheidsrisico s bespreken in de gesprekken die zij hebben met proceseigenaren / -erantwoordelijken, dit is echter niet hun oornaamste focusgebied: dat blijft de getrouwheid en rechtmatigheid. Of en wanneer hier een focuswijziging in wordt aangebracht is uiteindelijk een keuze oor de gemeenteraad en het college. Een keuze die wel consequenties heeft oor in- en externe actoren die met Leiden in control te maken hebben. De interne audit functie is op erzoek graag bereid om in 215 mee te discussiëren met ambtelijk management, college en raad oer de wenselijkheid an een eentuele focuswijziging en geolgen die daarbij zich oordoen.
1.2 en jaarlijks door het college een in control-erklaring kan worden afgegeen In de jaarrekening (externe, openbare uiting) zal namens het college één in control-erklaring worden afgegeen oor de gemeente Leiden als geheel. De interne in control-erklaringen ormen daaroor de basis. Door per organisatieonderdeel een interne in control-erklaring af te geen (en hier ook (erbijzonderde) interne controle op uit te oeren) worden de directeuren/managers per organisatieonderdeel gefaciliteerd in het op orde houden an de bedrijfsoering. Zie oor de organisatieonderdelen -die allen onder de gemeentesecretaris- waaroor in 215 per jaareinde interne in control-erklaringen afgegeen zullen worden door de erantwoordelijke directeuren/managers per organisatieonderdeel figuur 2 hiernaast: Een in control-erklaring komt niet zomaar tot stand. Meer daaroer in hoofdstuk 2. 1.3 Belangrijkste risico s oor Leiden in control en de top 1 met focusgebieden in 215 Het komende jaar zullen aan een aantal onderwerpen extra aandacht krijgen in het kader an Leiden in control. Dit zijn oornamelijk de processen waaroor in beginsel een meer dan normaal risico geldt oor het borgen an de getrouwheid en rechtmatigheid an daarmee samenhangende baten, lasten en balansmutaties. Belangrijk om te ermelden is dat dit gaat om inherente risico s: er wordt bij de risico-inentarisatie oor de reikwijdte an Leiden in control nog geen rekening gehouden met aanwezige interne beheersingsmaatregelen. In bijlage B an dit ACP zijn de belangrijkste risico s opgenomen die door de interne audit functie zijn onderkend. Deze bijlage heeft ook een relatie met bijlage C (oerzicht processen in scope ). Processen die een meer dan normaal risico hebben, worden niet gerouleerd maar jaarlijks getoetst. Daarnaast kunnen ook onderwerpen die bestuurlijk releant zijn extra aandacht krijgen in het kader an Leiden in control. In naolgende figuur is de risico-inentarisatie, zoals opgesteld door de interne audit functie, grafisch weergegeen.
Uitleg bij grafische weergae risicoinentarisatie: In bijlage B zijn de belangrijkste risico s beschreen die de getrouwheid en rechtmatigheid an de belangrijkste processen en bijbehorende transactiestromen negatief kunnen beïnloeden. Per risico is een inschatting gemaakt an de kans dat dit zich oordat, alsmede an de impact risico dan heeft op de getrouwheid en rechtmatigheid. Hierbij wordt per geal inherente risico bepaald, er wordt oor risico-inentarisatie dus nog geen rekening gehouden met (reeds getroffen) beheersings-maatregelen die risico mogelijk onderangen. Deze inschatting is gemaakt door de audit functie an gemeente Leiden op an professionele oordeelsorming. Veel risico s behoren tot de classificatie normale risico s. Daarnaast zijn er erhoogde of significante risico s. Hieroor wordt aansluiting gezocht bij definities die door de externe accountant worden gehanteerd. Leidse risico die dit het deze het interne basis enkele de Uit de risico-inentarisatie (en daarin onderkende erhoogde of significante risico s) olgt de olgende Top 1 focusgebieden (processen) oor Leiden in control 215. Deze focusgebieden zullen
in 215 de meeste aandacht krijgen anuit de organisatie en interne audit functie. Dit betekent onder andere dat deze in de planning an de Verbijzonderde Interne Controle als eerste worden opgepakt. Teens wordt m.b.t. deze focusgebieden expliciet gerapporteerd oer de beindingen en oortgang opolging erbeterpunten in de interne managementletter en het intern erslag an beindingen. Top 1 focusgebieden Leiden in control 215 1 Mate in control an misbruik en oneigenlijk gebruik, integriteits- en frauderisico s 2 Mate in control an proces (Europese) aanbestedingen 3 Mate in control an proces Grondexploitaties/Leids Planproces 4 Mate in control an processen rondom decentralisaties 5 Mate in control an proces exploitatie gemeentelijk astgoed 6 Mate in control IT-beheersing (incl. informatiebeeiliging) 7 Mate in control an proces inkomende subsidies 8 Mate in control an proces regie op erbonden partijen 9 Mate in control an fiscale processen c.q. oortgang implementatie an Tax Control Framework (TCF) 1 Mate in control an processen rondom Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR) Tabel 1: Top 1 focusgebieden Leiden in control 215 Uit boenstaande top 1 en bijlagen B (risico s) en C (processen in scope ) blijkt al dat Leiden in control als instrument eelomattend is. Desalniettemin heeft de gemeenteraad de mogelijkheid om, waar gewenst, nog extra accenten mee te geen aan de (organisatie en) interne audit functie. De werkwijze hierbij is dat deze worden oorgedragen door de interne audit functie. De interne audit functie stelt de raad echter oor om geen aanullende accenten mee te geen oor 215, juist anwege het feit dat Leiden in control al eelomattend is.
2. Welke stappen doorlopen we richting de in control erklaring? Aantoonbaar in control zijn Je kunt als manager zelf inden dat je heel goed in control bent. Voor een in control erklaring is dat niet genoeg. Je moet het dan namelijk ook kunnen aantonen! Om aan te tonen dat je in control bent, moet je kunnen laten zien wat (oor jouw (proces)doelen) je belangrijkste risico s zijn, welke interne beheersingsmaatregelen je hebt getroffen om die risico s af te dekken en tot slot dat die interne beheersingsmaatregelen gedurende het hele jaar hebben gefunctioneerd. Een lijnmanager / proces-eigenaar is zelf erantwoordelijk oor een goede administratiee organisatie en interne beheersing an zijn of haar processen. Maar om aan te tonen dat hij daarbij in control is krijgt de manager hulp. De interne audit functie heeft een aantal tools en specialistische kennis beschikbaar die ter beschikking gesteld worden gedurende het jaar. Oerigens, ook als de manager (op onderdelen) minder in control is, krijgt hij uiteraard die hulp. Lijn en interne audit functie werken dus samen aan Leiden in control en het aantonen an de mate waarin Leiden in control is. Eén an de doelen an dit ACP is ook het scheppen an duidelijkheid oer de taken, beoegdheden en erantwoordelijkheden die alle actoren binnen de gemeente Leiden hebben in relatie tot interne controle en specifiek Leiden in control. Er zijn dierse spelers in het eld. Er is dus ook behoefte aan duidelijke spelregels, waarbij de belangrijkste achterliggende raag is: wat mogen we an elkaar erwachten? In figuur 4 hiernaast is geprobeerd om dit beknopt weer te geen:
Samenwerken tussen lijnorganisatie en interne audit functie is belangrijk om te komen tot de af te geen in control-erklaring. De wijze waarop deze samenwerking in de praktijk orm krijgt is hieronder grafisch weergegeen en in de olgende paragrafen nader beschreen. 2.1 Een goed begin is het hale werk: startgesprekken en controleplannen Fase 1: Het startgesprek en bijbehorende oorbereidingen
Het startgesprek is bedoeld oor het lijnmanagement/de proces-eigenaar en de interne audit functie om gezamenlijk de aanpak oor de interne controle an het oorliggende begrotingsjaar te bepalen. In het startgesprek zal in algemene zin stilgestaan worden bij: Ealuatie an orige controlejaar Actualisatie an wederzijds begrip oer de (top 1) belangrijkste risico s per proces Bespreken an uitkomsten an ooraf ingeulde checklist integriteitsrisico s Bespreken an de uit te oeren controleaanpak oor het huidige controlejaar en daarbij te hanteren methodieken en rapportageformats Bespreken an wijze an rapportering naar aanleiding an uitgeoerde erbijzonderde interne controle Het maken an afspraken oer uitoering interne controle en deadlines daarbij Ter oorbereiding op het startgesprek, maar ook na het startgesprek ter oorbereiding op de uit te oeren erbijzonderde interne controle zal de interne auditfunctie naar erwachting bij het lijnmanagement/de proces-eigenaar al informatie opragen die nodig is om noodzakelijke oorbereidingswerkzaamheden uit te kunnen oeren. Hierbij kan worden gedacht aan lijstwerk (gedane transacties, gebeurtenissen), actuele procesbeschrijingen (indien gewijzigd t.o.. orige periode), cijfermateriaal / cijferanalyses (ontwikkeling realisatie ersus begroot), uitraag of er wijzigingen hebben plaatsgeonden in achterliggende wet- en regelgeing en/of gemeentelijk beleid, etc. Waar mogelijk zal deze informatie zoeel mogelijk gebundeld worden uitgeraagd. 2.2 Uitoering an erbijzonderde interne controlewerkzaamheden in twee fasen (1e en 2e halfjaar 215) Fase 2: Het uitoeren an (erbijzonderde) interne controlewerkzaamheden erdeeld oer twee tijdakken: het 1e halfjaar en 2e halfjaar De lijn is erantwoordelijk oor het uitoeren an interne controlewerkzaamheden. De interne audit functie stelt middels erbijzonderde interne controlewerkzaamheden ast dat de interne controle door de lijn goed heeft gefunctioneerd. Hierbij is het belangrijk dat ia het proces de belangrijkste controledoelstellingen worden afgedekt. Deze controledoelstellingen zijn opgenomen in bijlage D. In de basis wordt interne controle door de lijn dagelijks uitgeoerd als onderdeel an de reguliere processen en daarbij behorende werkzaamheden. Voor Leiden in control is het an belang dat deze consequent uitgeoerde interne controle ook aantoonbaar is. Kortom: interne controlehandelingen dienen anuit dit kader zichtbaar te worden gemaakt en dit dient teens ook achteraf nog ast te stellen zijn1. 1 Wanneer er bij de lijn behoefte bestaat aan inzicht in de eisen waaraan deze zichtbare controleastleggingen dienen te oldoen is bij de interne accountant een Handreiking controledossier en astleggingen beschikbaar.
Wanneer sprake is an boenstaande situatie, dan kan de interne audit functie steunen op het systeem an interne controle dat door de lijn is ingericht. De interne audit functie zal dan een systeemgerichte controleaanpak hanteren, waarbij zoeel mogelijk gesteund wordt op de checks die de organisatie al uitoert. Zo wordt ook zoeel mogelijk dubbel werk oorkomen. In de praktijk blijkt echter dikwijls dat niet alle interne controles zichtbaar worden gemaakt of niet worden bewaard. In dat geal kan de interne audit functie ook niet meer achteraf aststellen of het systeem an interne controle heeft gefunctioneerd en zal zij de lijnafdeling oorschrijen om oer te gaan tot een gegeensgerichte controle. In bijlage D is oorgeschreen welke minimale aantallen te testen items in beide situaties gelden. Deze aantallen zijn bepaald in goed oerleg met de externe accountant, zodat deze ook optimaal gebruik kan maken an de werkzaamheden die de organisatie zelf uitoert. Zodra de lijn de interne controlewerkzaamheden heeft afgerond zal de interne audit functie aanangen met het uitoeren an de erbijzonderde interne controle. Deze indt plaats in twee tranches: oer het 1 e halfjaar (januari juni) en oer het 2e halfjaar (juli t/m december). Het moment waarop deze werkzaamheden worden uitgeoerd indt plaats in goed oerleg tussen de lijn en de interne audit functie. 2.3 t/m Na beide fasen beindingen bespreken en erbeterpunten formuleren Fase 3: Het delen an beindingen n.a.. erbijzonderde interne controle en gezamenlijk bepalen an eentuele erbeterpunten Wanneer de interne audit functie haar erbijzonderde interne controle oer het proces heeft uitgeoerd, wordt een gesprek gepland met de lijnmanager/proces-eigenaar om de beindingen te delen die uit deze erbijzonderde interne controle naar oren zijn gekomen. Hierbij zal nadrukkelijk worden gereflecteerd op de ooraf (tijdens startgesprek) bepaalde belangrijkste risico s. Wanneer de interne audit functie beindingen heeft op basis an de door haar uitgeoerde erbijzonderde interne controle zullen deze feitelijk worden gerapporteerd en zal in het gesprek aan de lijnmanager/de proces-eigenaar worden geraagd om een erbeterpunt te formuleren. Hierbij ondersteunt de interne audit functie met natuurlijk adies. Teens zal de bijbehorende risicoclassificatie met elkaar worden besproken. Deze fase indt twee keer per jaar plaats, na uitoering an erbijzonderde interne controle oer 1e halfjaar en 2e halfjaar. Fase 4: Het definitief rapporteren oer beindingen en erbeterpunten Na het bereiken an oereenstemming oer de geconstateerde beindingen door de interne audit functie en het formuleren an erbeterpunten daarbij worden deze erbeterpunten opgenomen in de definitiee rapportage (zo mogelijk controlememorandum) an de interne audit functie dat daarna wordt erstrekt aan de lijn. beknopt
Lijnmanagement gebruikt dit oor rapportage oer status opolging erbeterpunten in de reguliere P&C-documenten. Interne accountant gebruikt dit oor interne managementletter en/of intern erslag an beindingen. Zie hieroor hoofdstuk 4. Op deze wijze wordt monitoring an opolging an erbeterpunten geborgd. Deze fase indt twee keer per jaar plaats, na uitoering an erbijzonderde interne controle oer 1e halfjaar en 2e halfjaar. De jaarafsluiting 215 en bijbehorende balansdossiers tellen ook mee oor oordeel in control 2.4 Fase 5: Eindejaarscontrole jaarrekening / SiSa-bijlage: expliciet aststellen dat proces-output juist terecht is gekomen in jaarrekening alsook formuleren an eindconclusies Fase 5 is hier expliciet beschreen, maar zal in de praktijk naar erwachting doorgaans simultaan worden uitgeoerd met fase 4 an het 2e halfjaar. Bij deze fase wordt nadrukkelijk stilgestaan bij het aststellen dat: De output an een proces juist en olledig is erwerkt in de financiële administratie / jaarrekening (zijn baten, lasten en balansmutaties die uit het proces oortloeien juist, olledig en tijdig erwerkt: ast te stellen oornamelijk door zichtbare aansluiting aan te tonen tussen de subadministratie en financiële administratie) en door diepgaande cijferanalyses. Eentuele beindingen gedurende het controlejaar (controletechnisch) toereikend zijn opgeolgd met eentuele benodigde aanullende gegeensgerichte werkzaamheden en een eindconclusie (oor gehele controlejaar) hieroer is geformuleerd. Daarnaast zal de interne audit functie zich bezig houden met de reiew op de balansdossiers die door SP71 in samenspraak met de lijn worden opgesteld. Fase 6: Opstellen in control-erklaring Nadat alle oorgaande fasen zijn uitgeoerd kan worden oergegaan tot het opstellen an de in control -erklaringen. Hierbij geldt dat deze in principe door de lijn wordt opgesteld, waarbij de interne accountant geraadpleegd dient te worden om de bewoording en te formuleren belangrijkste erbeterpunten (urgent en hoog) mee af te stemmen. 215 Algemeen Controleplan 215 Verslag an beindingen 214 3. Hoe rapporteren we oer de mate waarin we in control zijn? 3.1 Door de organisatie zelf in P&C-documenten in de paragraaf bedrijfsoering en de in control-erklaring Naast rapportage door de organisatie oer mate in control in de begroting en jaarrekening, zal oor 215 in de tweede bestuursrapportage een paragraaf Leiden in control worden opgenomen waarin de organisatie zelf aangeeft wat de opolging is an de erbeterpunten die tot en met 214 zijn gerapporteerd door de interne accountant. Hierbij beperkt de In control-erklaring in Jaarrekening 214 Paragraaf Leiden in control in 2e Bestuursrapportage 215 en Begroting 216 Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober Management letter 215 Noember December 216 Algemeen Controleplan 216 Verslag an beindingen 215 In control-erklaring in Jaarrekening 215
organisatie zich tot de erbeterpunten met een risico-classificatie urgent en hoog waar onoldoende opolging zichtbaar is. Deze erbeterpunten worden geacht bestuurlijk an belang te zijn. Het gaat hierbij nadrukkelijk niet om een in control -erklaring, maar om het informeren an het college en de raad door de organisatie zelf oer de opolging an erbeterpunten. De organisatie wordt hierin ondersteund door de interne audit functie an de gemeente Leiden. De erbeterpunten zullen namelijk worden besproken in de startgesprekken interne controle m.b.t. het eerste halfjaar an 215. 3.2 Door de interne accountant ia de interne managementletter en het intern erslag an beindingen De interne accountant zal heel nauw samenwerken met de Verbijzonderde Interne Controle-functie; er is dus sprake an één interne audit functie. Dat betekent dat de manier an rapporteren tussen beiden zal worden afgestemd, waardoor informatie niet op erschillende wijze gepresenteerd zal worden in een rapportage an de interne accountant ten opzichte an de controlememoranda die daaraan ten grondslag liggen. Nadat de controlememoranda in definitiee orm zijn uitgebracht, kan de interne accountant de uitkomsten daaran samenatten in de interne managementletter (n.a.. de interim-controle) en het intern erslag an beindingen (n.a.. de jaarrekeningcontrole). Deze rapportages beatten een (tussentijds) totaaloerzicht an Leiden in control oor de gemeente als geheel en atten de belangrijkste erbeterpunten samen. Daarnaast gaan de rapportages ook in op andere aspecten, zoals extra accenten gemeenteraad, specifieke thema s, etc. Voor de bepaling an de mate an in control is in bijlage E de systematiek opgenomen. De rapportages worden in concept aangeboden aan het clusterberaad met het erzoek om deze af te stemmen met de lijnmanagers/afdelingen en managementcommentaar te formuleren op de gerapporteerde erbeterpunten. Na hoor en wederhoor zal de interne accountant oergaan tot het aanbieden an de definitiee ersie an de rapportage aan college en raad, inclusief het managementcommentaar. 4. Planning en communicatie moet transparant zijn 4.1 waarbij participatie en commitment an alle betrokkenen essentieel is oor een geslaagd eindresultaat In bijlage F is de globale planning met harde deadlines opgenomen oor uit te oeren actiiteiten die uit dit ACP oortloeien. Per proces worden in het startgesprek, maar ook tussentijds, concrete afspraken gemaakt oer de planning en te behalen deadlines tussen de lijn en de interne auditfunctie. Voor een geslaagd eindresultaat hebben we elkaar hard nodig. Dit raagt dan ook om een professionele en constructiee samenwerking, waarbij we continue met elkaar in gesprek blijen. Een samenwerkende en open cultuur is daarbij an belang. Deadlines halen is belangrijk, omdat ook de achterliggende P&Ccyclus an de gemeente Leiden afhankelijk is an een tijdige afronding an het in control -traject. En uiteraard wil de externe accountant graag zo snel mogelijk de resultaten anuit Leiden in control ontangen om zo een efficiënte en effectiee controle te kunnen uitoeren. Door intern tijdig het
eindresultaat klaar te hebben oorkomen we ook dat er dubbele ragen gaan ontstaan omdat de externe accountant nog niet de beschikking heeft oer de gezamenlijke resultaten uit Leiden in control. Maar uiteraard is Leiden in control meer dan een jaarlijkse cyclus an uit te oeren werkzaamheden. Het gaat om het structureel erbeteren an onze organisatie om blijend in control te zijn. En dat alle betrokken partijen daar samen hun schouders onder zetten.
Bijlage A Achtergrondinformatie bij Algemeen Controleplan 215 Het ACP 215 is opgesteld op basis an de door de gemeenteraad astgestelde financiële erordening De gemeenteraad heeft op 18 april 213 de erordening ex artikel 212 Gemeentewet astgesteld met de uitgangspunten oor het financiële beleid, alsmede oor het financiële beheer en oor de inrichting an de financiële organisatie astgesteld. Deze erordening waarborgt dat aan de eisen an rechtmatigheid, erantwoording en controle wordt oldaan. In artikel 21 wordt ingegaan op het aspect Interne controle : Artikel 21. Interne controle 1. Het college zorgt ten behoee an het getrouwe beeld an de jaarrekening en de rechtmatigheid an de baten en lasten en de balansmutaties oor de jaarlijkse interne toetsing an de getrouwheid an de informatieerstrekking en de rechtmatigheid an de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. 2. In de jaarstukken neemt het college ten behoee an de raad op grond an de interne toetsing in de paragraaf Bedrijfsoering een in control erklaring op. In dit Algemeen Controleplan (hierna: ACP) is op basis an boengenoemd artikel uit de financiële erordening nader uitgewerkt hoe de interne controle binnen de gemeente Leiden is georganiseerd. De reikwijdte an het ACP / Leiden in control wordt bepaald op basis an met de raad afgesproken goedkeurings- en rapporteringstoleranties Voor het opstellen an het ACP zoekt de interne audit functie an de gemeente Leiden aansluiting bij de eisen die de gemeenteraad heeft gesteld aan de accountantscontrole door de externe accountant. Hieroor wordt gekozen om te bewerkstelligen dat de externe accountant zoeel mogelijk gebruik kan maken an de interne audit functie an gemeente Leiden, waardoor de inspanningen an de externe accountant zoeel mogelijk beperkt kunnen worden. Dit heeft teens tot doel dat de interne organisatie an Leiden niet meer aan controle onderworpen wordt dan nodig is. Dus door het meteen goed te doen, oorkomen we dubbel werk bij alle actoren binnen de organisatie. De eisen aan de accountantscontrole loeien oort uit de Controleerordening ex art. 213 Gemeentewet en zijn bij de gemeente Leiden nader uitgewerkt in een separaat Controleprotocol2. In het Controleprotocol zijn de olgende goedkeuringstoleranties opgenomen (gebaseerd op het Besluit Accountantscontrole Decentrale Oerheden (BADO)): 2 Meest recente ersie: Controleprotocol oor de accountantscontrole jaarrekening 214 en erder
Oordeel controleerklaring accountant: Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening 1% (% lasten) >1%<3% - 3% Onzekerheden in controle (% lasten) >3%<1% 1% - de 3% Tabel 2: Te hanteren goedkeuringstoleranties oor accountantscontrole jaarrekening gemeente Leiden zoals opgenomen in artikel 2 an Controleprotocol Op basis an de Programmabegroting 215 an de gemeente Leiden betekent dit dat de goedkeuringstoleranties oorlopig3 als olgt kunnen worden bepaald: Goedkeuringstolerantie 215 oor fouten in de jaarrekening: < 5.282. Goedkeuringstolerantie 215 oor onzekerheden in de controle: < 15.846. Boenstaande goedkeuringstolerantie is synoniem aan het begrip materieel belang. Hieronder is een aantal passages opgenomen uit de Nadere Voorschriften Controle- en Oerige Standaarden die gelden oor accountants die belast zijn met controlewerkzaamheden waarbij zij zekerheid dienen te erschaffen bij een financiële erantwoording (bijoorbeeld: de jaarrekening an gemeente Leiden). Materialiteit in de context an een controle Afwijkingen, met inbegrip an omissies, worden erondersteld an materieel belang te zijn indien hieran, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden erwacht dat zij een inloed hebben op de economische beslissingen die gebruikers op basis an de financiële oerzichten nemen. Noodzaak oor het bepalen an een uitoeringsmaterialiteit Het dusdanig plannen an de controle om alleen indiiduele afwijkingen an materieel belang te ontdekken, houdt geen rekening met het feit dat het geheel an de indiiduele afwijkingen die niet an materieel belang zijn ertoe kunnen leiden dat de financiële oerzichten een afwijking an materieel belang kunnen beatten en laat geen ruimte oer oor mogelijke niet ontdekte afwijkingen. Uitoeringsmaterialiteit (welke, zoals omschreen, bestaat uit één of meerdere 3 Voorlopig, omdat de goedkeuringstolerantie uiteindelijk wordt bepaald door de externe accountant op basis an de werkelijke cijfers in de gemeentelijke jaarrekening bij afgifte an de controleerklaring. Dit betekent dat wanneer de werkelijke lasten (incl. reseredotaties) lager zijn dan de begroting er mogelijk extra controlewerkzaamheden uitgeoerd dienen te worden.
bedragen) is astgesteld om de kans dat het geheel an niet gecorrigeerde en niet ontdekte afwijkingen in de financiële oerzichten de materialiteit oor de financiële oerzichten als geheel oerstijgt, tot een passend laag nieau terug te brengen. 4 Om boengenoemde reden wordt oor de uitoering an de controlewerkzaamheden oortloeiende uit dit ACP gewerkt met een controletolerantie (= uitoeringsmaterialiteit). Deze wordt gesteld op 5% an de goedkeuringstolerantie. Controletolerantie 215 oor de uitoering an de controlewerkzaamheden: 2.641. Processen cq. deelprocessen die een totaal aan transacties genereren die op jaarbasis op of boen deze controletolerantie uitkomen zijn dus materieel oor de uitoering an de interne controlewerkzaamheden en worden ook als zodanig behandeld in de uit te oeren werkzaamheden. Tot slot heeft de gemeenteraad de olgende rapporteringstoleranties meegegeen waarboen zij indiiduele fouten of onzekerheden gerapporteerd wil krijgen (artikel 3 an het Controleprotocol): Rapporteringstolerantie 215 oor fouten in de jaarrekening: > 25. Rapporteringstolerantie 215 oor onzekerheden in de controle: > 5. Voor Single information, Single audit (SiSa) gelden afzonderlijke controle- en rapporteringstoleranties Artikel 4 an het Controleprotocol raagt nog aandacht oor de specifieke controle- en rapporteringstoleranties die gelden oor de erantwoording an specifieke uitkeringen in het kader an SiSa. Op basis an de meest recente Nota erwachtingen accountantscontrole (behorende bij de jaarlijkse SiSacirculaire) is de controletolerantie oor SiSa per specifieke uitkering 125. en is de rapporteringstolerantie oor SiSa als olgt: 12.5 indien omang specifieke uitkering < 125., 1% an omang specifieke uitkering indien omang specifieke uitkering > 125. en < 1.. en 125. indien omang specifieke uitkering > 1... Leiden in control is primair gericht op risicoolle en/of significante processen in het kader an de jaarrekeningcontrole Zoals ook opgenomen in paragraaf 1.1 an dit ACP richt Leiden in control zich op de getrouwheid en rechtmatigheid an de belangrijkste financiële processen. Belangrijk kan in akjargon worden gelijkgesteld aan risicool en/of significant (zie passage hieroor). In bijlage C an dit ACP is een oerzicht opgenomen an de processen die in 215 onder de reikwijdte an de interne audit functie allen, waarbij de insteek is gekozen om eerst de releante belangrijke risico s in kaart te brengen en daarna de financiële omang die daarmee gepaard gaat. 4 Uit: NV COS 32 Materialiteit bij de planning en uitoering an een controle, NBA, januari 212
Uiteindelijk zal in de af te geen in control-erklaring oer 215 een uitspraak worden gedaan oer de mate an in control, met in achtneming an boenstaande reikwijdte.
Maar ook specifieke (aanerwante) onderwerpen worden intern getoetst Vooruitlopend op de ambitie an Leiden om de kaders oor in control richting de toekomst te erbreden, zijn reeds in oorgaande jaren een aantal (aanerwante) onderwerpen in de interne audit functie opgenomen die jaarlijks worden getoetst. Specifiek onderwerp Korte beschrijing Hoe meegenomen in 215? In control m.b.t. IT-applicaties IT-audit, gericht op aststellen an toereikendheid an de IT-beheersing oor de belangrijkste applicaties die binnen de gemeente Leiden worden beheerd. Dit met als doel dat we kunnen steunen op de output die uit deze belangrijkste applicaties komt. Leiden heeft in 212 een conenant inzake horizontaal toezicht afgesloten met de Belastingdienst en zal dus in de komende jaren richting deze toezichthouder moeten aantonen dat zij ook fiscaal in control is. Hiertoe wordt is sinds 214 een implementatietraject oor een Tax Control Framework gestart. Als oerheidsorganisatie is het an belang dat de organisatie en haar personeelsleden in alle dagelijkse handelingen en besluit integer handelen. Hiertoe dient de organisatie periodiek stil te staan bij kwetsbare functies, actiiteiten, factoren en omstandigheden en ast te stellen dat de juiste maatregelen zijn genomen om integriteitsrisico s te onderangen. Voor 215 zal een IT-auditor an EY een separate opdracht krijgen om een IT-audit binnen Leiden uit te oeren oor enkele belangrijke (procesondersteunende) applicaties die Leiden zelf functioneel beheert. In control m.b.t. fiscaliteiten / horizontaal toezicht In control m.b.t. integriteit In control m.b.t. serice-organisaties en erbonden partijen Fiscale risico s zijn sinds 213 geïntegreerd in de erschillende processen. Derhale lopen ze aldaar al mee in de bepaling an de mate an in control. Voor 215 zal separaat worden geëalueerd en gerapporteerd oer mate fiscaal in control an hele organisatie, o.b.. het thans in implementatie zijnde TCF. Met ingang an 214 wordt bij de startgesprekken an alle processen die allen binnen Leiden in control een checklist in control integriteit (ooraf ingeuld door proceseigenaar) worden besproken met de interne audit functie. Hiermee worden eentuele integriteitsrisico s inzichtelijk gemaakt en kunnen erbeterpunten met elkaar worden geïdentificeerd die ia de rapportage oer Leiden in control zullen worden geolgd. Leiden heeft een aantal bedrijfsprocessen Voor de serice-organisaties worden uitbesteed aan serice-organisaties, te weten: specifieke rapportages erkregen anuit hun huisaccountants waarin de mate an in Sericepunt71 Belastingsamenwerking Gouwe- control kan worden afgeleid. Teens neemt Leiden deel aan zogeheten controllers- en Rijnland De cijfers die oortloeien uit de processen die accountantsoerleggen die anuit deze zijn uitbesteed komen wel in de administratie serice-organisaties worden georganiseerd an de gemeente Leiden terecht en Leiden oer dit onderwerp.
Specifiek onderwerp Korte beschrijing Hoe meegenomen in 215? Voor erbonden partijen zal in 215 het proces regie op erbonden partijen expliciet worden geëalueerd binnen Leiden in control. Hiermee olgt automatisch integratie an dit onderwerp in de opzet, aanpak en rapportage oer Leiden in control. In control m.b.t. naleing inkoop- en aanbestedingsregels dient teens hieroer erantwoording af te leggen. Het is dus an belang dat Leiden aststelt dat de serice-organisaties in control zijn. Teens heeft de gemeente Leiden om dierse uiteenlopende redenen erbonden partijen. Uit deze erbonden partijen kunnen risico s en/of erplichtingen oortloeien. Leiden dient dit tijdig te signaleren en/of oorkomen om zo in control te zijn m.b.t. haar erbonden partijen Leiden dient in oereenstemming met inkoopen aanbestedingsbeleid te handelen. Is sinds 214 een apart proces binnen Leiden in control. Hiermee olgt automatisch integratie an dit onderwerp in de opzet, aanpak en rapportage oer Leiden in control. Wel is al anuit oorgaande jaren bekend dat hieroor ook in 215 uitgebreide gegeensgerichte werkzaamheden erricht zullen worden door SP71 (separate opdracht anuit interne accountant) om ast te stellen welke eentuele rechtmatigheidsfout uit dit proces naar oren komt. Teens in 215 extra aandacht oor de wijziging in de wet- en regelgeing (zoals gerapporteerd in de interne managementletter 214). Tabel 3: Aanerwante / inmiddels geïntegreerde onderwerpen die binnen kaders an Leiden in control allen Het ACP biedt de randoorwaarden en kaders oor de intern op te stellen in control-erklaring: Een belangrijke afspraak die in de financiële erordening is opgenomen is dat de raad oor haar controlerende taak in de jaarstukken an de gemeente Leiden een expliciete in control-erklaring an het college aangeboden krijgt. Deze erklaring kan niet zomaar worden afgegeen. Daartoe dienen een aantal stappen te worden doorlopen door de organisatie. 1 - Een duidelijk normen- en toetsingskader wordt opgesteld zodat duidelijk is waaraan intern wordt getoetst Om de raag te kunnen beantwoorden of de organisatie in control is, moet allereerst duidelijk zijn waaraan getoetst dient te worden om dat te kunnen beoordelen. Gegeen de focus an Leiden in control (getrouwheid en rechtmatigheid an de belangrijkste financiële processen) is het dus an belang om een
duidelijk normenkader te hebben waarin per organisatieonderdeel / per proces inzichtelijk wordt gemaakt welke achterliggende interne en externe wet- en regelgeing an toepassing is. Dit normenkader is opgenomen in het Controleprotocol an de gemeente Leiden, maar zal concreet worden uitgewerkt ia het ACP in een Interne Controleplan (hierna: ICP) per proces. Als duidelijk is aan welke interne en externe wet- en regelgeing per proces getoetst dient te worden, dan dient de ertaalslag gemaakt te worden anuit deze regelgeing naar welke artikelen en of bepalingen daarin releant zijn oor de getrouwheid en rechtmatigheid an de baten, lasten en balansmutaties die oortloeien uit de processen. Hierbij wordt ooralsnog de definitie an rechtmatigheid in het kader an de accountantscontrole gehanteerd zoals opgenomen en uitgewerkt in hoofdstuk 2 an de Kadernota Rechtmatigheid an de Commissie BBV. Het toetsingskader dat hieruit olgt wordt uitgewerkt in het ICP per proces dat tot stand komt in samenwerking tussen de interne audit functie an de gemeente Leiden (oor definitie hieran, zie punt 4 hieronder) en de erantwoordelijke lijnmanager/afdeling. Hierbij zal echter de interne audit functie fungeren als facilitator, aangezien hier de specifieke akkennis aanwezig is oor het opstellen an een intern controleplan. Door dit ICP in onderling oerleg op te stellen, is de lijnafdeling zich ook bewust an de achterliggende risico s en daarbij noodzakelijke toetsingspunten die releant zijn om het risico oldoende te onderangen. Alles met het achterliggende doel om dezelfde taal te spreken. De interne audit functie zal erolgens op basis an dit ICP een werkprogramma (hierna: WP) opstellen waarin de uitoering an het controleplan nader wordt uitgewerkt. Na het opstellen an het ICP en bijbehorend WP per proces wordt dit door de interne audit functie ter goedkeuring aangeboden aan de lijnmanager/afdeling. Daar waar nodig zal ook specifieke goedkeuring an de externe accountant worden geraagd. 2 - Het uitoeren an interne controlewerkzaamheden is een dynamisch en structureel geborgd onderdeel in ieder proces In control betekent dat de organisatie systematisch interne controle uitoert en dat fouten en/of erbeterpunten zelf worden geconstateerd en dat daarop wordt geacteerd. Het is de erantwoordelijkheid an de proceseigenaar dus om eroor te zorgen dat belangrijke risico s (ook diegenen die oortloeien uit wijzigingen die zich gedurende het jaar oordoen) zijn onderangen met adequate beheersingsmaatregelen en dat deze beheersingsmaatregelen zichtbaar plaatsinden (in systemen erankerd of ia interne controlehandelingen zichtbaar gemaakt in digitale bestanden of op papier). Het zichtbaar maken an deze interne controlewerkzaamheden door de lijnorganisatie heeft eel oordelen. Ten eerste is het aak slechts een kleine moeite' als controlehandelingen toch al worden uitgeoerd. En het oorkomt dubbel werk op organisatiebreed nieau omdat de interne audit functie gebruik kan maken an deze zichtbare interne controlehandelingen en ze niet nog eens oer hoeft te doen. De interne audit functie stelt twee keer per jaar ast hoe de mate an interne beheersing per proces eroor staat. Dit aan de hand an de hieroor beschreen ICP s en bijbehorende WP s per proces.
3 - waarbij de organisatie zelfstandig conclusies trekt, erbeterpunten formuleert en deze oppakt De uitkomsten an de toetsing door de interne audit functie resulteert in een zo beknopt mogelijk memo an beindingen dat ia hoor en wederhoor met de lijnorganisatie wordt afgestemd. Hierbij worden conclusies getrokken oer effectiiteit an beheersingsmaatregelen binnen het proces of bijoorbeeld het ontbreken daaran en worden erbeterpunten aangedragen. Belangrijk hierbij is dat het achterliggende risico onderwerp an gesprek is om te komen tot een oorstel oor een erbeterpunt. Dit oorstel oor een erbeterpunt komt ook in eerste instantie anuit de lijnmanager/afdeling zelf, waarbij de interne audit functie een natuurlijke adiesfunctie heeft. Het is erolgens aan de lijnorganisatie om met deze erbeterpunten aan de slag te gaan en hieroer ook periodiek terugkoppeling te geen ia de reguliere P&C-documenten. Voor een nadere uitwerking an de rapportage oer Leiden in control wordt erwezen naar hoofdstuk 3 an dit ACP. 4 - De interne audit functie bewaakt de kwaliteit an de interne controle De interne audit functie binnen de gemeente Leiden bestaat uit een interne accountant en de Verbijzonderde Interne Controle-functie. De interne accountant is gepositioneerd binnen de afdeling Concernstaf an de gemeente Leiden in het team Strategie, Middelen en Control (hierna: SMC) en maakt als zodanig dus onderdeel uit an de ambtelijke organisatie met de teamleider SMC als hiërarchisch leidinggeende. Deze positionering heeft in beginsel onoldoende waarborgen om de objectiiteit an de interne accountant te kunnen garanderen. Dit is opgelost doordat de interne accountant met ingang an medio 215 als functie wordt omschreen in het organisatiebesluit an gemeente Leiden, inclusief bijbehorende taken en beoegdheden (waaronder de beoegdheid om met meldingsplicht aan gemeentesecretaris- zich rechtstreeks mogen wenden tot het college en te erlangen dat door de interne accountant erstrekte informatie ter informatie aan de raad wordt erstrekt). Jaarlijks stelt de interne accountant een Algemeen Controleplan op dat wordt afgestemd met de externe accountant en ter aststelling aan de gemeenteraad wordt aangeboden. Daarnaast rapporteert de interne accountant an de gemeente Leiden zelfstandig aan het ambtelijk management, het college an Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad op twee momenten: tussentijds (na afronding an de interim-controle) ia een interne managementletter en eindejaars (na afronding an de jaarrekeningcontrole) ia een intern erslag an beindingen. De interne accountant is teens eerste aanspreekpunt anuit de gemeente Leiden oor de externe accountant. De interne accountant is als RA (oerheidsaccountant) ingeschreen in het register an de Nederlandse Beroepsorganisatie an Accountants (NBA). Dit betekent onder andere dat de interne accountant gehouden is aan de gedrags- en beroepsregels die door de NBA worden uitgeaardigd en dat hij jaarlijks bijscholingscursussen olgt in het kader an de erplichting tot Permanente Educatie. De interne accountant is opdrachtgeer oor de Verbijzonderde Interne Controle-functie en einderantwoordelijk oor de kwaliteit an de uitgeoerde erbijzonderde interne controle alsmede oor de deugdelijke grondslag oor de op te stellen interne managementletter en het erslag an beindingen. Daarnaast geeft de interne accountant anuit zijn rol inulling aan de natuurlijke adiesfunctie oor het ambtelijk management, het college en de raad, waarbij hij de onafhankelijkheidsereisten anuit de beroepsgroep borgt en naleeft.
De Verbijzonderde Interne Controle-functie an de gemeente Leiden bestaat uit drie teams: Team: Scope: AO/IC an Sericepunt71 Kwaliteitscontroleurs an Werk & Inkomen Alle processen (bijlage onderstaande Sociale zaken (WWB) Middelen & Control an DZB Processen an DZB Primair aanspreekpunt: A), behoudens Johan Kastanja RA Petra an Kints Hans Norbart Tabel 4: Verschillende teams met bijbehorende scope en hun primaire aanspreekpunt; tezamen de Verbijzonderde Interne Controle-functie De Verbijzonderde Interne Controle-functie geeft uitoering aan het ACP in afstemming met de interne accountant. Teamleden beschikken oer de ereiste releante aktechnische kennis en bekwaamheden en worden ook periodiek bijgeschoold om dit op nieau te houden (teamleider AO/IC an Sericepunt71 is teens registeraccountant). Zij controleren niet alleen, maar adiseren lijnmanagers/afdelingen ook anuit hun natuurlijke adiesfunctie oer erbeteringen in de administratiee organisatie en interne beheersing. Hierbij zullen zij echter, net als de interne accountant, wel borgen dat hun onafhankelijke positie niet in het geding komt. 5 - en na afronding an het begrotingsjaar wordt door de organisatie per onderdeel een in control-erklaring afgegeen in de jaarstukken. Het sluitstuk na afronding an alle werkzaamheden zoals hieroor beschreen betreft het opstellen an de in control-erklaring. Hierin beestigt de leiding an de organisatie de mate waarin zij in control zijn (geweest). De grondslag oor deze in control-erklaring zijn de uitkomsten die blijken uit de uitgeoerde (erbijzonderde) interne controlewerkzaamheden.
Bijlage B Belangrijkste processen geïdentificeerd anuit belangrijkste inherente risico s oor getrouwheid en rechtmatigheid In bijlage B an dit ACP is een oerzicht opgenomen an de belangrijkste risico s die zijn geïdentificeerd ten aanzien an getrouwheid en rechtmatigheid (reikwijdte oor Leiden in control). Deze risico s zijn ook afgestemd met de externe accountant. Waar mogelijk is het bijbehorende proces en de financiële omang opgenomen. In bijlage C an dit ACP is erolgens aangegeen welke processen in scope zijn oor 215 (inclusief roulatieschema richting 218). Risico Classificatie Toelichting op classificatie Bijbehorend proces Is een ast controlerisico waaraan de accountant op grond an zijn controlestandaarden altijd aandacht moet schenken. Fraude is altijd significant qua risicoclassificatie. Het is niet zo dat er een uitgebreid fraudeonderzoek zal plaatsinden, maar aandacht oor een mogelijk frauderisico zal er altijd zijn. Initiatie t/m besluit oor een inkoop / aanbesteding kan op meerdere plekken binnen de organisatie plaatsinden. Achterliggende regelgeing is complex. Niet naleen an regelgeing leidt aak tot (relatief) rechtmatigheidsfouten die niet gerepareerd kunnen worden en een directe impact kunnen hebben op het oordeel an de accountant in zijn controleerklaring. Gemeenten werken steeds aker (regionaal) samen met andere partijen. Deze partijen oeren soms beleid en taken uit namens de gemeente. Gemeente is afhankelijk an informatieoorziening anuit erbonden partijen. Daarnaast is gemeente als deelnemer/aandeelhouder aak erplicht tot het doen an stortingen en kan zij worden aangesproken oor erplichtingen waaraan erbonden partij niet kan oldoen. Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Financieel beheer Memoriaalboekingen (ia SP71) In control integriteit Cultuur en gedrag Niet direct gerelateerd aan indiiduele jaarrekeningposten Onoldoende waarborgen om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan / Fraude risico Doorbreking an beheersingsmaatregelen door het management Significant Niet naleen an Europese en Nederlandse aanbestedingsregels Significant Te grote afhankelijkheid derden / risico s en of erplichtingen oortloeiende uit erbonden partijen zijn onterecht niet erantwoord Verhoogd Onoldoende borging an begrotingsbeheer leidt tot begrotingsonrechtmatigheid Inkoop & aanbesteding Cultuur en gedrag Regie op erbonden partijen Financieel beheer Begrotingswijzigingen (ia SP71) Cultuur en gedrag
Risico Classificatie Verslaggeingsregels BBV worden niet juist nageleefd, jaarrekening oldoet niet (olledig) aan het BBV Onoldoende fiscaal in control, waardoor niet wordt oldaan aan bepalingen uit Conenant Horizontaal Toezicht Verhoogd Toelichting op classificatie Bijbehorend proces Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Totstandkoming jaarrekening Bewustzijn naleing BBV-eisen ten tijde an opstellen collegeen raadsoorstellen Fiscaal in control Horizontaal toezicht, raakt eel dierse processen Gemeenten die een Conenant Horizontaal Toezicht sluiten met de Belastingdienst krijgen op termijn meer rijheid, mits kan worden aangetoond dat de organisatie fiscaal in control is. Bij eel gemeenten is dit een onderhanden proces en is het fiscaal in control raken nog een erbeterpunt. Is een ast controlerisico waaraan de accountant op grond an zijn controlestandaarden altijd aandacht moet schenken. IT-beheerprocessen zijn onoldoende ingericht / werken niet waardoor organisatie continuïteitsrisico s en/of informatiebeeiligings-risico s loopt Direct gerelateerd aan indiiduele jaarrekeningposten staat an baten en lasten IT-beheerproces (ia SP71) Applicatiebeheer / ITaudit Baten Fraude risico Bewuste manipulatie an opbrengsterantwoording Significant Onrechtmatige en/of onolledige erantwoording an subsidiebestedingen (SiSa en oerige specifieke uitkeringen) Verhoogd Is een ast controlerisico waaraan de accountant op grond an zijn controlestandaarden altijd aandacht moet schenken. Fraude is altijd significant qua risicoclassificatie. Er is aak sprake an expliciete oorwaarden om oor subsidie in aanmerking te kunnen komen. Naleing an deze oorwaarden is cruciaal om uiteindelijke aststelling an de subsidieerstrekker te realiseren. Expertise met betrekking tot subsidies is niet altijd op alle plekken an de organisatie waar subsidies worden aangeraagd aanwezig. SiSa-systematiek is daarnaast complex en raagt om eel specialistische kennis. Ministeries treden steeds harder op bij onjuiste/onolledige erantwoording wat kan leiden tot terugorderen/mislopen an subsidiegeld. Alle processen die opbrengsten genereren Cultuur en gedrag Inkomende subsidies / SiSa
Risico Classificatie Toelichting op classificatie Bijbehorend proces Baten algemene uitkering gemeentefonds beat een materiële fout Baten uit lokale heffingen beat een materiële fout Baten uit parkeren beat een materiële fout Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Algemene uitkering Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Lokale heffingen (ia BSGR) Parkeren Baten uit omgeingsergunningen beat een materiële fout Baten uit erfpachtcanons beat een materiële fout Baten uit erhuur gemeentelijke objecten beat een materiële fout Baten uit bedrijfsafal beat een materiële fout Oerige baten (waaronder leges, markt- en haen/liggelden beat een materiële fout Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Verhoogd Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Wabo (omgeingsergunningen) Erfpacht Verhuur astgoed Verhuur Sportbedrijf Bedrijfsafal Diersen of niet ia een specifiek proces Lasten Lasten lonen eigen personeel beat een materiële fout Lasten subsidieerstrekkingen beat een materiële fout Lasten sociale uitkeringen (incl. WSW en reintegratie) beat een materiële fout Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Lasten jeugdzorg beat een materiële fout Verhoogd Lasten Wmo-erstrekkingen / leeringeneroer beat een materiële fout Oerige lasten beat een materiële fout Gemeenten zijn sinds 1 januari 215 erantwoordelijk oor uitoering taken op grond an de Jeugdwet. Dit zijn nieuwe taken. Dit betekent dat hier nieuwe processen, informatiestromen, systemen, taken, rollen en beoegdheden, etc. oor moeten worden geregeld. Hierdoor is er in dit eerste jaar sprake an een erhoogd risico oor de controle. Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Lonen en salarissen (ia SP71) Subsidieerstrekkinge n Sociale zaken WSW (DZB) Re-integratie Leiden Jeugdzorg Wmo Diersen of niet ia een specifiek proces
Risico Classificatie Toelichting op classificatie Bijbehorend proces Direct gerelateerd aan indiiduele jaarrekeningposten - balans Actia Materiële aste actia beat een materiële fout Waardering an astgoed is onjuist Verhoogd Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Financiële aste actia beat een materiële fout De astgoedmarkt staat onder druk. In het erleden gedane strategische aankopen leiden bij eel gemeenten tot potentiële duurzame waardeerminderingen naar lagere huidige marktwaarde. Bepaling an die marktwaarde is niet altijd eenoudig en meerdere aannames zijn daarbij mogelijk. Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Voorraden beat een materiële fout Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Waardering grondexploitaties (BIE en NIEGG) is onjuist Significant Oerige uitzettingen < 1 jaar beat een materiële fout Diersen of niet ia een specifiek proces, maar in ieder geal: Financieel beheer kredieten (ia SP71) Inkoop & aanbesteding Aan- en erkoop astgoed Portefeuillemanagement astgoed Erfpacht Treasury (ia SP71) Regie op erbonden partijen Grondexploitatie Is een belangrijk risico als geolg an de aanhoudende druk op de woning- en kantorenmarkt die gemeentelijke plannen beperken qua erwachte opbrengsten. In combinatie met (eelal) hoge boekwaarden an gronden leidt dit bij eel gemeenten tot noodzakelijk te treffen erliesoorzieningen. Ook is de intern toe te kennen waardering niet altijd eenoudig en meerdere aannames zijn daarbij mogelijk. Grondexploitatie Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Diersen of niet ia een specifiek proces, maar in ieder geal:
Risico Classificatie Toelichting op classificatie Liquide middelen beat een materiële fout Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Oerlopende actia beat een materiële fout Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Bijbehorend proces Financieel beheer debiteurenbeheer (ia SP71) Treasury en betaalproces (ia SP71) Diersen of niet ia een specifiek proces Passia Eigen ermogen beat een materiële fout Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Voorzieningen beat een materiële fout Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Onderhoudsoorzieningen zijn niet juist onderbouwd met / sluiten niet aan op een achterliggend actueel beheerplan Verhoogd Langlopende schulden beat een materiële fout Netto lottende schulden < 1 jaar beat een materiële fout Oerlopende passia beat een materiële fout Niet in de balans opgenomen rechten en erplichting / borg- en garantstellingen zijn onjuist of onolledig Veel gemeenten kampen met (meerjarige) tekorten in budgetten oor groot onderhoud. Alleen onder strikte oorwaarden en in aanwezigheid an een actueel beheerplan mag een onderhoudsoorziening worden getroffen. Het maken an de ertaling an dit beheerplan naar de oorziening is eelal een complexe exercitie. Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Beheer resere(mutatie)s Diersen of niet ia een specifiek proces Diersen of niet ia een specifiek proces Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR) Treasury (ia SP71) Diersen of niet ia een specifiek proces Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Diersen of niet ia een specifiek proces Standaard inherent risico oor de accountantscontrole Diersen of niet ia een specifiek proces, maar in ieder geal: Gemeentegaranties (ia SP71) Tabel 5: Risicoolle en/of significante processen in kaart gebracht anuit de belangrijkste risico s oor getrouwheid en rechtmatigheid
Bijlage C Roulatieschema processen in scope an Leiden in control - 215-218 Sommige processen worden jaarlijks in het kader an Leiden in control beoordeeld. Dit zijn risicoolle en/of significante processen zoals die ook blijken uit bijlage B. Andere processen worden niet jaarlijks beoordeeld, daaroor geldt dat deze eens in de zoeel jaar olledig worden beoordeeld en in de tussenliggende jaren er alleen een update gesprek wordt geoerd tussen organisatie en interne accountant en twee keer per jaar de status an eentuele openstaande erbeterpunten wordt beoordeeld. Hieronder is dit meerjarige roulatieschema 215-218 opgenomen. Jaar 215 is gemarkeerd. Teens is ter informatie nog aangeen welke processen in 214 in scope waren an Leiden in control: Processen binnen Leiden in control Concernstaf (Europees) aanbesteden Algemene uitkering Totstandkoming jaarrekening / SiSa-bijlage Regie op erbonden partijen Beheer/bewaking resere(mutatie)s Horizontaal Toezicht / TCF - fiscale processen in control IT Goernance en informatie(beeiligings)beleid Beheersing inkomende subsidies Opdrachtgeerschap SP71 Opdrachtgeerschap BSGR Jaarlijks? Aantal processen 'in scope': 7 Aantal processen 'in scope': Cluster Stedelijke Ontwikkeling (Europees) aanbesteden Erfpacht Grondexploitatie / Leids Planproces Aan- en erkoop astgoed Exploitatie astgoed Parkeren (m.n. parkeermanagement) Subsidieerstrekkingen 215 Aantal processen 'in scope': Cluster Publiekszaken (Europees) aanbesteden Wabo (omgeingsergunningen) Parkeren (m.n. ergunningen en naheffingen) Burgerzaken (leges) Markt- en haen/liggelden Per jaarschijf: 216 217 214 218 8 8 8 8 4 3 4 4 3 7 6 6 6 6
Processen binnen Leiden in control Jaarlijks? Cluster Participatie & Maatschappelijke Ontwikkeling (Europees) aanbesteden Wmo (maatschappelijke ondersteuning) Sociale zaken / Werk & Inkomen Jeugdzorg (grotendeels ia Holland Rijnland) Subsidieerstrekkingen Leerlingeneroer Aantal processen 'in scope': Cluster Beheer (Europees) aanbesteden Bedrijfsafal Applicatiebeheer AfalRIS Exploitatie Sportbedrijf Parkeren (m.n. exploitatie straat/garages) Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR) Aantal processen 'in scope': Projectbureau (Europees) aanbesteden Leids Planproces Beheersing plankosten en personele inzet DZB (Europees) aanbesteden Inkopen en betalingen Uitoering WSW Verkopen (detacheringen e.d.) Memoriaalboekingen Re-integratie Leiden Aantal processen 'in scope': 4 5 5 6 5 5 3 4 4 2 3 2 3 5 6 5 6 2 2 6 Aantal processen 'in scope': Museum de Lakenhal (Europees) aanbesteden Exploitatie museum de Lakenhal Erfgoed Leiden en omstreken (Europees) aanbesteden Beheer historische archieen en archeologisch depot Monumentenzorg en adisering Exploitatie Molen de Valk 215 5 Aantal processen 'in scope': Aantal processen 'in scope': Totaal aantal processen 'in scope' ia Leiden in control*: Per jaarschijf: 216 217 214 2 2 218 2 1 1 2 25 26 26 26 26 Teens is hieronder het roulatieschema opgenomen oor de applicaties die worden meegenomen in de IT-audit an gemeente Leiden:
Roulatieschema IT-audit - te testen applicaties: Jaarlijks? Per jaarschijf: 215 216 213 214 1 Concernstaf JOIN (Zaakgewijs werken) Aantal applicaties 'in scope': Cluster Publiekszaken BARS (Wabo - omgeingsgergunningen) Key2Parkeren (Parkeren - ergunningen en naheffingen) 1 Aantal applicaties 'in scope': Cluster Stedelijke Ontwikkeling Epco / Key2Eigendommen (Erfpacht) BeeFRIS / GREX1 (Grondexploitatie) Planon (exploitatie astgoed) Aantal applicaties 'in scope': Cluster Participatie & Maatschappelijke Ontwikkeling T Care (Wmo) SZWnet (Werk en Inkomen, sociale zaken) Aantal applicaties 'in scope': 217 218 1 1 1 2 1 2 1 2 1 2 2 2 2 2 2 Cluster Beheer AfalRIS (bedrijfsafal en oerige afalprocessen) Recreatex (exploitatie Sportbedrijf) Aantal applicaties 'in scope': 1 1 1 1 Aantal applicaties 'in scope': Aantal applicaties 'in scope': 2 1 1 2 1 1 Aantal applicaties 'in scope': Projectbureau DZB Naision (financiële administratie) Compas (WSW) Erfgoed Leiden en omstreken Museum de Lakenhal Aantal applicaties 'in scope': Totaal aantal applicaties 'in scope' ia Leiden in control: 6 5 7 7 7 6 3 3 3 Legenda: = in scope = in dat jaar alleen een update gesprek met interne accountant en 2x per jaar een uitraag naar status erbeterpunten Deze kleur cel betekent dat de applicatie nog niet (eerder) in scope is geweest, dus ook geen an toepassing Applicaties SP71 (aldaar gecontroleerd): Decade (financiële administratie) BPMone (subsidieapplicatie) Beaufort (salaris administratie) Totaal aantal applicaties 'in scope' bij SP71: 3 3 3
Bijlage D Controledoelstellingen en aantallen te testen items Bij de uitoering an de (erbijzonderde) interne controlewerkzaamheden dienen een aantal aktechnische aspecten in ogenschouw te worden genomen om te waarborgen dat hierop gesteund kan worden in het kader an Leiden in control (door zowel de interne als de externe accountant). Controledoelstellingen dienen te worden bepaald per proces Om uiteindelijk in de In control -erklaring als organisatie te kunnen beweren dat een proces in opzet, bestaan en werking toereikend is om de getrouwheid en rechtmatigheid an daaruit oortloeiende baten, lasten en balansmutaties te garanderen, is het an belang dat oor zogeheten controlebeweringen / controledoelstellingen per proces wordt bepaald dat deze oldoende worden afgedekt anuit de interne controle. Dit dient ia het ICP te worden uitgewerkt. De olgende controlebeweringen zijn er ten aanzien an getrouwheid en rechtmatigheid: Bewering / controledoelstelling: Wat wordt ermee bedoeld? Volledigheid (Completeness) Bestaan (Existence) Alle transacties en gebeurtenissen, actia, reemd-ermogenscomponenten en eigenermogenscomponenten die dienen te worden geboekt zijn ook geboekt De bedragen en andere gegeens die betrekking hebben op geboekte transacties en gebeurtenissen zijn op passende wijze geboekt en op passende rekeningen De actia, reemd-ermogenscomponenten en eigenermogenscomponenten zijn in de financiële oerzichten opgenomen oor de passende bedragen en de daaruit oortloeiende aanpassingen betreffende waardering of toerekening zijn op passende wijze geboekt. De actia, reemd-ermogenscomponenten en eigenermogenscomponenten bestaan Afgrenzing (Cut-Off) Transacties en gebeurtenissen zijn in de passende erslaggeingsperiode geboekt Juistheid (Accuracy) Waardering (Valuation) Rechten en erplichtingen (Rights and Obligations) Toelichting (Presentation and Disclosure) De organisatie heeft of beheerst de rechten oer de actia en de reemdermogenscomponenten ormen erplichtingen oor de organisatie De financiële informatie is op passende wijze gepresenteerd en omschreen, de toelichtingen zijn duidelijk geformuleerd, de financiële informatie die is toegelicht is juist en olledig toegelicht en tot slot hebben de toegelichte gebeurtenissen, transacties en oerige aangelegenheden inderdaad plaatsgeonden en hebben betrekking op de organisatie. Het oorkomen (Occurance) De transacties en gebeurtenissen die zijn geboekt hebben inderdaad plaats geonden en hebben betrekking op de organisatie Tabel 6: Controledoelstellingen / beweringen die gelden oor getrouwheid en rechtmatigheid
Jaarrekeningposten komen tot stand als geolg an journaalposten die in de financiële administratie worden gemaakt. Deze debet en creditboekingen resulteren in een balans en een oerzicht an baten en lasten. Heel kort door de bocht zijn de belangrijkste beweringen juistheid en olledigheid, waarbij in principe het olgende geldt (dus: als je weet dat de debiteuren juist zijn en de omzet olledig is erantwoord, weet je ook dat de debiteuren olledig zijn en de omzet juist is): Actia Juistheid Lasten Juistheid Passia Volledigheid Baten Volledigheid Voor rechtmatigheid gelden oorts nog specifiek dat per proces de naleing an bepalingen uit de achterliggende wet- en regelgeing dienen te worden gewaarborgd en getoetst. Dit alt onder het oorwaardencriterium. Daarnaast zijn het begrotingscriterium en het M&O-criterium an belang. Zie onderstaande erduidelijking: Criteria: Toelichting: Voorwaardencriterium Besteding en inning an gelden door een gemeenten zijn aan bepaalde oorwaarden erbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze oorwaarden liggen ast in wetten en regels an hogere oerheden en in de (eigen) gemeentelijke regelgeing. De gestelde oorwaarden hebben in het algemeen betrekking op: de omschrijing an de doelgroep respectieelijk het project; de heffings- en/of declaratiegrondslag; normbedragen (denk aan hoogte en duur); de beoegdheden; het oeren an een administratie; het erkrijgen en bewaren an bewijsstukken; aan te houden termijnen besluitorming, betaling, declaratie e.d. De precieze inulling erschilt per wet respectieelijk regeling respectieelijk erordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig ast te staan welke oorwaarden er op an toepassing zijn. De door hogere oerheden gestelde oorwaarden liggen olledig ast. Dit geldt echter niet oor de oorwaarden in de gemeentelijke regelgeing. Omdat er (nog) geen generieke criteria zijn astgesteld, dient de accountant oer zowel de generieke als de specifieke criteria in oerleg te treden met de raad. De raad is op gemeentelijk nieau kadersteller en wordt
Criteria: Toelichting: geacht de norm te stellen waaraan het college moet worden getoetst. Een gemeenteraad dient dan ook op grond an een oerzicht an alle oor de betreffende gemeente geldende wet- en regelgeing het oorwaardencriterium te operationaliseren. Concreet betekent dit dat door de gemeenteraad limitatief moet zijn bepaald aan welke in wet- en regelgeing astgelegde, oor de gemeente releante, oorwaarden de accountant moet toetsen. Begrotingscriterium Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeen in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip an de laatste begrotingswijziging (zoals door de raad astgesteld uiterlijk op 31 december an het betreffende begrotingsjaar), is er oor zoer het de begrotingsoerschrijdingen betreft- mogelijk sprake an onrechtmatige uitgaen. De oerschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht an de gemeenteraad zoals geregeld in de Gemeentewet. Voor de oordeelsorming is an belang in hoeerre de begrotingsoerschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen òf respectieelijk wèlke begrotingsoerschrijdingen al dan niet erwijtbaar zijn, is oorbehouden aan de raad. M&O-criterium Gemeenten zullen een beleid ter oorkoming en bestrijding an misbruik en oneigenlijk gebruik moeten hebben. In het jaarerslag en/of de toelichting op de jaarrekening erantwoordt het college zich oer de opzet, de uitoering en de resultaten an het M&O-beleid. Indien een gemeente geen toereikend M&O-beleid oert kan dit geolgen hebben oor het accountantsoordeel. Indien bij een toereikend M&O-beleid dat in oldoende mate is uitgeoerd toch een belangrijke (materiële) onzekerheid die inherent is aan de regeling- blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid an de uitgaen of ontangsten en deze niet erder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeen. Tabel 7: De drie rechtmatigheidscriteria waaraan accountant toetst In principe wordt alleen getoetst op financiële rechtmatigheid. Bepalingen in wet- en regelgeing kunnen hoofzakelijk in drie soorten worden ondererdeeld:
Tabel 8: Dierse soorten bepalingen in wet- en regelgeing en ertaling welke soorten wel en niet meegenomen dienen te worden oor controle op financiële rechtmatigheid Per proces dienen de bepalingen met financiële consequenties anuit de achterliggende wet- en regelgeing derhale te worden geïnentariseerd en in het toetsingskader (in ICP) te worden geoperationaliseerd. Voor deelwaarnemingen gelden oorgeschreen minimale aantallen te testen items Op de naolgende pagina is een beslisboom opgenomen oor minimale aantallen te testen items wanneer een deelwaarneming wordt erricht.
Figuur 7: Beslisboom oor te testen aantallen per soort deelwaarneming