Keurmerken Veiligheidsbranche behalen en behouden Dit document bevat alle informatie over het behalen en behouden van een keurmerk van de Nederlandse Veiligheidsbranche. Daarnaast staan in dit document de rechten en plichten van een keurmerkhouder beschreven. 1. Behalen het keurmerk Implementatie van het keurmerk Het bedrijf dient het keurmerk in zijn organisatie te implementeren. Dit betekent dat daar waar nodig het bedrijfsbeleid, bedrijfsprocessen of -procedures en diverse documenten aangepast of opgesteld dienen te worden. In het document Keurmerken Nederlandse Veiligheidsbranche 2017 staat per keurmerknorm aangegeven wat van het bedrijf wordt verlangd. In het overzicht Auditklaar voor een keurmerk van de Nederlandse Veiligheidsbranche? (zie verderop in dit document), staat per norm aangegeven het bewijsstuk waarmee een bedrijf kan aantonen dat aan de norm wordt voldaan of wat een bedrijf minimaal geregeld en toegepast moet hebben in de dagelijkse praktijk. Kies een certificatie instelling Als het bedrijf klaar is met de implementatie en denkt dat het klaar is voor de audit, moet het bedrijf op zoek naar een certificatie instelling. Alleen een gecontracteerde certificatie instelling is bevoegd vast te stellen of een bedrijf daadwerkelijk aan alle keurmerkeisen voldoet en een besluit te nemen waarmee het keurmerk wordt toegekend (certificatie beslissing). Het bedrijf dient zelf een certificatie instelling in de hand te nemen. Het bedrijf kan een keuze maken uit de certificatie instellingen die een overeenkomst hebben met de instantie die het keurmerk beheert, de Nederlandse Veiligheidsbranche. Een actueel overzicht van gecontracteerde certificatie instellingen is te vinden op de website van De Nederlandse Veiligheidsbranche (www.keurmerkenveiligheidsbranche.nl). Offertes van certificatie instellingen voor deze dienstverlening vermelden duidelijk de voorwaarden waaronder de dienstverlening wordt verricht, alsmede de verplichtingen van de certificatie instelling en de verplichtingen van het bedrijf in verband met de audit en certificatie. Initiële audit De certificatie instelling voert audits uit om vast te stellen of aan de keurmerkeisen wordt voldaan. Informatie over audits is opgenomen in het document Informatiesheet audits voor Keurmerken Veiligheidsbranche. De eerste audit, de initiële audit, vindt plaats op het (hoofd)kantoor van het bedrijf. Het bedrijf verleent de auditoren van de certificatie instelling toegang tot het kantoor en de verlangde documentatie. De auditor toetst de documentatie, processen, dossiers, enz. tegen de eisen neergelegd in het keurmerk en legt de bevindingen vast in een auditrapport. Auditrapport en certificatiebeslissing Een bedrijf komt in aanmerking voor het keurmerkcertificaat als is voldaan aan alle eisen van het keurmerk. De certificatie instelling stelt dit vast en neemt een certificatiebeslissing op grond van het audit. De bevindingen van de audit worden vastgelegd in een auditrapport. De certificatie instelling stuurt de certificatiebeslissing en het rapport van de initiële audit ter kennisgeving aan het bedrijf en aan de beheerder van de Keurmerken Veiligheidsbranche (de Nederlandse Veiligheidsbranche). Het staat de certificatie instelling vrij een format voor het auditrapport te kiezen, mits het overzichtelijk en duidelijk is en alle bevindingen en conclusies terug te brengen zijn tot de eisen van het keurmerk. Uitgifte keurmerkcertificaat en keurmerkregister Op basis van de positieve certificatiebeslissing en het auditrapport geeft de Nederlandse Veiligheidsbranche, als beheerder van de Keurmerken Veiligheidsbranche, het keurmerkcertificaat uit en vermeldt het certificaat in het register van keurmerkhouders. Dit register is openbaar en staat op de website van De Nederlandse Veiligheidsbranche (www.keurmerken-veiligheidsbranche.nl). Keurmerken Beveiligingsbranche behalen en behouden (versie oktober 2016) 1
Keurmerken Veiligheidsbranche behalen en behouden Financiële verplichting Bij een positieve certificatiebeslissing geeft de Nederlandse Veiligheidsbranche niet eerder het certificaat uit dan nadat zij de verplichte bijdrage in de ontwikkelingskosten heeft ontvangen. Na ontvangst van de certificatiebeslissing en het auditrapport zal De Nederlandse Veiligheidsbranche hiervoor terstond een factuur opmaken en verzenden. Gebruik keurmerklogo Bedrijven die het keurmerk hebben behaald, krijgen van de beheerder van de Keurmerken Veiligheidsbranche een keurmerkcertificaat en het keurmerklogo. Zolang een keurmerkhouder een geldig certificaat heeft, mag hij het keurmerklogo gebruiken. Het logo mag gevoerd worden op bedrijfsuitingen zoals briefpapier, companybrochure, internetsite, enz. De regels en voorwaarden voor het gebruik van het keurmerk zijn opgenomen in het document Reglement gebruik beeldmerk Keurmerken Veiligheidsbranche. Een keurmerkhouder mag daarnaast gebruik maken van het promotiemateriaal dat de Nederlandse Veiligheidsbranche voor de keurmerken heeft ontwikkeld. Duur keurmerkcertificaat Het keurmerkcertificaat is geldig voor de periode van 3 jaar, behoudens intrekking, beëindiging, schorsing of nietigverklaring. Een dergelijke maatregel kan genomen worden bijvoorbeeld als een certificatie instelling vaststelt dat de keurmerkhouder niet langer aan een keurmerknorm voldoet of een bedrijf haar verplichtingen jegens de certificatie instelling of de beheerder van het keurmerk niet nakomt. 2. Behouden van het keurmerk Periodieke controle: vervolgaudit Een keurmerkhouder wordt ieder jaar geaudit. Na de initiële audit of na de herbeoordeling wordt in jaar 2 en jaar 3 van de geldigheidtermijn van een certificaat een vervolgaudit gehouden. Deze audit dient zeker te stellen dat gedurende de geldigheid van het certificaat, het bedrijf aan de eisen van het keurmerk blijft voldoen. De certificatie instelling stuurt de certificatiebeslissing en het rapport van de vervolgaudit ter kennisgeving aan het bedrijf en aan de beheerder van de Keurmerken Veiligheidsbranche (de Nederlandse Veiligheidsbranche). Meer informatie over de vervolgaudit is te vinden in het document Informatiesheet audits voor Keurmerken Veiligheidsbranche. Herbeoordeling Voordat na drie jaar de geldigheidsduur van het keurmerkcertificaat verloopt, dient een certificatie instelling opnieuw en volledig vast te stellen of het bedrijf nog aan alle eisen van het keurmerk voldoet. Deze audit heet een herbeoordelingsaudit. De certificatie instelling stuurt de certificatiebeslissing en het rapport van de herbeoordeling ter kennisgeving aan het bedrijf en aan de beheerder van het keurmerk. Op basis van de positieve certificatiebeslissing en het auditrapport geeft de Nederlandse Veiligheidsbranche, als beheerder van de Keurmerken Veiligheidsbranche, een nieuw keurmerkcertificaat uit en vermeldt het certificaat in het register van keurmerkhouders. Informatie over deze audit is ook te vinden in het document Informatiesheet audits voor Keurmerken Veiligheidsbranche. Termijnbewaking De certificatie instelling bewaakt de geldigheidsduur van de certificaten die op basis van zijn certificatiebeslissing zijn uitgegeven alsmede de termijn waarbinnen de periodieke controles verricht dienen te worden. Indien één van deze termijn verstrijkt zonder er een audit heeft plaats gevonden, stelt de certificatie instelling De Nederlandse Veiligheidsbranche daarvan in kennis. De keurmerkhouder heeft in deze een eigen verantwoordelijkheid en bewaakt deze termijn ook. 3. Beroepsmogelijkheden van de keurmerkhouder Een bedrijf dat een klacht of bezwaren heeft over het audit- en certificatieproces, dient zich te wenden tot de certificatie instelling waarmee zij een certificatieovereenkomst heeft. De reglementen van de certificatie instelling beschrijven de te volgen procedures voor het behandelen van beroep, klachten en geschilpunten. Keurmerken Beveiligingsbranche behalen en behouden (versie oktober 2016) 2
Keurmerken Veiligheidsbranche behalen en behouden 4. Overzicht van verplichting van een keurmerkhouder Financiële verplichtingen Bijdrage in de ontwikkelkosten Een bedrijf dat voor het eerst een keurmerk behaalt is verplicht de eenmalige bijdrage in de ontwikkelkosten te betalen. De Nederlandse Veiligheidsbranche brengt als beheerder van het keurmerk deze bijdrage in rekening rechtstreeks bij de potentiële keurmerkhouder. De Nederlandse Veiligheidsbranche geeft niet eerder het certificaat uit, dan nadat zij deze bijdrage heeft ontvangen. Bijdrage in de beheerskosten Het keurmerkbedrijf betaalt per keurmerkcertificaat jaarlijks een bijdrage in de kosten voor het beheer van het keurmerk. De bijdrage is verplicht. Voor elk keurmerkcertificaat dat op peildatum 1 januari van enig jaar is opgenomen in het keurmerkregister, is de certificaathouder deze bijdrage verschuldigd. Bedrijven die in de loop van het jaar een keurmerk behalen zijn de volledige bijdrage verschuldigd. De bijdrage wordt geïnd door de beheerder van het keurmerk, de Nederlandse Veiligheidsbranche. Van een bedrijf dat deze verplichting niet nakomt, wordt het keurmerk beëindigd. Beëindiging van het keurmerk betekent dat het certificaat definitief wordt beëindigd, de vermelding in het keurmerkregister definitief wordt verwijderd en dat het bedrijf het keurmerklogo niet meer mag voeren. Als het bedrijf opnieuw het keurmerk wil behalen, moet het de procedure volledig opnieuw doorlopen en is het bedrijf ook weer de bijdrage in de ontwikkelkosten verschuldigd. Een hoogte van de financiële verplichtingen staat vermeld in het document Tarievenblad Keurmerken Veiligheidsbranche. Overige verplichtingen Een keurmerkhouder heeft voorts maar niet uitsluitend de volgende verplichtingen: De keurmerkhouder heeft een geldige certificatieovereenkomst met een gecontracteerde certificatie instelling. Een keurmerkhouder stelt de beheerder van het keurmerk (de Nederlandse Veiligheidsbranche) tijdig op de hoogte van een adreswijziging. Een keurmerkhouder laat zich jaarlijks toetsen door een gecontracteerde certificatie instelling en heeft met de certificatie instelling een gedeelde verantwoordelijkheid dat de jaarlijkse audit binnen de gestelde termijn wordt gehouden. Een keurmerkhouder voert het keurmerklogo volgens de regels en voorwaarden die zijn opgenomen in document Reglement gebruik beeldmerk Keurmerken Veiligheidsbranche. Een keurmerkhouder wiens certificaat is ingetrokken, geschorst, beëindigd of nietig verklaard, gebruikt terstond niet langer het keurmerklogo en levert het keurmerkcertificaat in op aanvraag van de beheerder. Keurmerken Beveiligingsbranche behalen en behouden (versie oktober 2016) 3
Auditklaar voor een keurmerk van de Nederlandse Veiligheidsbranche 2017? Dit overzicht laat zien wat een bedrijf op orde moet hebben om klaar te zijn voor een audit op basis van een keurmerk van de Nederlandse Veiligheidsbranche. Het overzicht laat per norm zien het bewijsstuk waarmee een bedrijf kan aantonen dat aan de norm wordt voldaan of wat een bedrijf geregeld en toegepast moet hebben in de dagelijkse praktijk. Het is aan de auditor om daadwerkelijk vast te stellen of aan de norm wordt voldaan. Norm Organisatie-eisen Aantoonbaar door of minimaal geregeld en toegepast Naleving eisen Wpbr Geldige vergunning (art. 3 Wpbr) Toestemming Minister van justitie m.b.t. leiding van de organisatie (art. 7, eerste lid, Wpbr) Toestemming korpschef m.b.t. alle personeel (art. 7, tweede lid, Wpbr) Beveiligers hebben het juiste en een geldig legitimatiebewijs (art. 9, achtste lid, Wpbr) Goedkeuring m.b.t. het uniform (art. 9, eerste lid, Wpbr) Financiële soliditeit Eindconclusie rapport EDR ( 3 maanden) Aan te vragen via website de Nederlandse Veiligheidsbranche Naleving CAO Meest recente rapport CAO controleorgaan (t.b.v. vaststelling naleving CAO Particuliere beveiliging) Keurmerk Evenementen- en Horecabeveiliging Voor bedrijven die een evenementen-cao mogen toepassen: arbeidsovereenkomsten en/ of arbeidsvoorwaardelijke (bedrijfs- )reglementen, salarisstroken, uitdraai dienstroosters/planningssysteem, administraties (personeelsadministratie en/of loonadministratie Verplichte afdrachten Keurmerk Beveiliging en GWT Verklaring van aansluiting bij Belastingdienst, Sociaal Fonds Particuliere Beveiliging en Bedrijfstakpensioenfonds Particuliere Beveiliging Betalingsbewijzen van recente afdrachten aan de Belastingdienst en deze fondsen Keurmerk Evenementen- en Horecabeveiliging Aansluitingsnummers Belastingdienst, Sociaal Fonds Particuliere Beveiliging en Bedrijfstakpensioenfonds Particuliere Beveiliging Voor leden van de Nederlandse Veiligheidsbranche en de VBE geldt ook het opleidingsfonds van de evenementenbeveiligingsbranche. Betalingsbewijzen van recente afdrachten aan de Belastingdienst en deze fondsen Verzekeringen Geldige polissen Bewijs van recente premiebetaling KvK inschrijving Kopie inschrijving KvK Keurmerken Beveiligingsbranche behalen en behouden (versie oktober 2016) 4
Auditklaar voor een keurmerk van de Nederlandse Veiligheidsbranche 2017? Maatregelen m.b.t. criminele inmenging Beleid, reglementen, procedures of andere van toepassing zijnde geldende documenten MVO-beleid Ondertekend certificaat Code Verantwoordelijk Marktgedrag Actuele vermelding in register Code Verantwoordelijk Marktgedrag (http://www.codeverantwoordelijkmarktgedrag.nl/ondertekenaars) Processen en procedures Kwaliteitsbeleid Schriftelijk beleid (incl. verklaring van de directie) procedures en werkend systeem of certificaat ISO 9001. Integriteitsbeleid Schriftelijk beleid (incl. verklaring van de directie), procedures en werkend systeem Procedures en processen m.b.t. Wpbr Personeeldossiers Beleid m.b.t. personeel en/of bindende reglementen Personeelsdossiers Eisen m.b.t. commerciële traject Opstart dienstverlening Beleid bij uitbesteding van werkzaamheden Beleid bij dienstverlening met hond Business continuity (alleen KM GWT) Beveiliging op locatie (alleen KM GWT) Eisen aan gebouwen (alleen KM GWT) Klantdossiers Keurmerk Beveiliging en GWT, plan van aanpak Klantdossiers Keurmerk Evenementen- en Horecabeveiliging Risico-analyse Beveiligingsplan Calamiteitenplan Procedure, beleid en/of overeenkomst of andere vorm van vastlegging van afspraken met onderaannemer Overeenkomst Onderaannemersdossier Geldige certificaten voor: Bekwaamheid objectbewakingshond (KNPV) Certificaat surveillancehond (BvdD) Diploma hondengeleider (BvdD). Klantdossiers Functionele voorwaarden t.a.v.: Het bouwkundige ontwerp in relatie tot de aanvalsscenario s; Testrapporten van de gebruikte beveiligingsmiddelen; Inrichting van buitenterrein; Toegangscontrole en registratie; Inrichting van het Laad / losgebied; Inrichting van ruimte voor op- en overslag Inrichting van de kluis / kluisvoorruimte; Eisen aan alarminstallatie; Plaatsing van een noodstroom-aggregaat met UPS; Keurmerken Beveiligingsbranche behalen en behouden (versie oktober 2016) 5
Auditklaar voor een keurmerk van de Nederlandse Veiligheidsbranche 2017? Transport geld over straat (alleen KM GWT) Op locatie Uitvoering van de opdracht en aandachtspunten voor de dienstverlening op locatie Sleutelplan en sleutelmanagement; Voorzieningen aan de toegang tot serverruimten; Beveiligde CCTV opslag en opslagduur; Periodieke securityaudit door een onafhankelijk instituut; Uitvoering geven aan Standaard Operating Procedures ; Een getest Crisis management plan. Veiligheidsplan Voorschriften en instructie Werkwijze in procedure opgenomen Wpbr Geldig en juist legitimatiebewijs Juiste uniform Overeenkomst, SLA, andere documenten waarin afspraken vastliggen Communicatiestructuur, evaluaties, overleggen met opdrachtgevers en beveiligers Object/werkinstructies, handboeken, procedures, voorschriften, etc. Keurmerken Beveiligingsbranche behalen en behouden (versie oktober 2016) 6