Keurmerk Beveiliging

Transcriptie

1 Keurmerk Beveiliging Versie 3 (2012)

2 Versiebeheer Versie 3 (2012) Versie 2 (2009) Herziene versie 1 (juli 2006) Versie 1 (2006) Keurmerk Beveiliging, versie 3 (2012) Redactie: De Nederlandse Veiligheidsbranche Gorinchem, De Nederlandse Veiligheidsbranche Uitgave: De Nederlandse Veiligheidsbranche De Nederlandse Veiligheidsbranche, Gorinchem Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, zonder schriftelijke toestemming van de Nederlandse Veiligheidsbranche. 2

3 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding... 4 Hoofdstuk 2 Toepassingsgebied... 5 Hoofdstuk 3 Definities en begrippenkader... 6 Hoofdstuk 4 Inhoudelijke eisen en Implementatiedocument Organisatie Kwaliteitsbeheer Integriteitbeleid Middelenbeheer Dienstverlening Bijlage 1: Checklist Bijlage 2: Informatie m.b.t. de audit

4 Hoofdstuk 1 Inleiding Ontwikkeling keurmerken particuliere beveiligingsbranche In 2004 heeft De Nederlandse Veiligheidsbranche (onder haar toenmalige naam de Vereniging Particuliere Beveiligingsorganisaties, VPB), mede in het kader van zelfregulering, het initiatief genomen om te komen tot een keurmerk voor beveiligingsorganisaties. Dit keurmerk was een volgende stap van verdere professionalisering van de branche en bevordering van het kwaliteitsniveau. In de loop der jaren zijn er meerdere keurmerken ontwikkeld voor nagenoeg alle categorieën beveiligingswerkzaamheden: Het Keurmerk Beveiliging voor beveiligingsorganisaties die vallen onder de vergunningplicht van artikel 3a van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr), de zogenaamde ND-vergunning, Het Keurmerk Geld- en waardetransport voor de beveiligingsorganisaties vallen onder de vergunningplicht van artikel 3c van de Wpbr, de zogenaamde PGW-vergunning, Het Keurmerk Flexbedrijven voor uitzend- en/of detacheringbedrijven die zich hebben gespecialiseerd in het leveren van vakbekwaam en betrouwbaar beveiligingspersoneel. Deze flexbedrijven beschikken anders dan de reguliere uitzendorganisaties over een ND-vergunning, Het Keurmerk Particuliere Onderzoeksbureaus voor particuliere recherchebureaus die recherchewerkzaamheden verrichten en over een vergunning beschikken als bedoeld in artikel 2 lid 1 Wpbr, de zogenaamde POBvergunning, Het Keurmerk Evenementenbeveiliging voor beveiligingsorganisaties - dus beveiligingsorganisaties die beschikken over een vergunning als bedoeld in artikel 3a Wpbr - die als hoofdaannemer evenementen beveiligen. Het Keurmerk Horecabeveiliging voor beveiligingsorganisaties - dus beveiligingsbedrijven die beschikken over een (ND-)vergunning als bedoeld in artikel 3a Wpbr - die in opdracht derden horecagelegenheden beveiligen. Keurmerk Beveiliging Het Keurmerk Beveiliging bestaat sinds 2006 en is in 2009 voor de eerste maal herzien. In de huidige versie versie 3 - is het keurmerk wederom op enkele onderdelen verbeterd en geüpdate. Overgangsregeling Keurmerk Beveiliging versie 3 Bestaande keurmerkhouders die vanwege het verloop van het certificaat opnieuw moeten worden beoordeeld, dienen te voldoen aan de eisen van het Keurmerk Beveiliging, versie 3. Bedrijven die het keurmerk voor het eerst willen behalen, dienen na 1 juli 2012 te voldoen aan de eisen van het Keurmerk Beveiliging, versie 3. Verkrijgbaarheid keurmerken en overige documenten De keurmerken en overige documenten zijn kosteloos verkrijgbaar voor iedere geïnteresseerde. De keurmerken zijn digitaal beschikbaar via de website Overige informatie Het Interpretatiedocument Keurmerken Beveiligingsbranche geeft uitleg daar waar onduidelijkheden zijn gerezen ten aanzien van de toepassing van de keurmerken in de praktijk. In het document Keurmerken Beveiligingsbranche behalen en behouden staat beschreven wat een bedrijf moet doen om het keurmerk te behalen, te behouden en de voorwaarden die van toepassing zijn. Actuele informatie over de kosten die gemoeid zijn met de keurmerken staat in het document Tarievenblad Keurmerken Veiligheidsbranche is. Informatie voor de certificatie instellingen staat in het document Criteria voor certificatie instellingen en auditoren. 4

5 Hoofdstuk 2 Toepassingsgebied In de particuliere beveiligingsbranche zijn beveiligingsorganisaties actief die ten behoeve van derden, de opdrachtgevers, beveiligingswerkzaamheden verrichten. Onder beveiligingswerkzaamheden wordt verstaan het bewaken van de veiligheid van personen en goederen of het waken tegen verstoring van de orde en rust op terreinen en in gebouwen. De inhoudelijke eisen die zijn opgenomen in het Keurmerk Beveiliging zijn toegesneden op een algemene beveiligingsorganisatie. Voor bepaalde specifieke categorieën van beveiligingswerkzaamheden bestaan aparte keurmerken. 5

6 Hoofdstuk 3 Definities en begrippenkader In dit keurmerk wordt een aantal begrippen gehanteerd zoals hieronder gedefinieerd: Bedrijf Een beveiligingsorganisatie. Beveiligingswerkzaamheden Het bewaken van de veiligheid van personen en goederen of het waken tegen verstoring van de orde en rust op terreinen en in gebouwen. Beveiligingsorganisatie Een organisatie die bedrijfsmatig beveiligingswerkzaamheden voor derden verricht overeenkomstig de vereisten van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr). Dienstverlening Voor dit keurmerk wordt onder dienstverlening beveiligingswerkzaamheden begrepen. Elektronische beveiligingsmiddelen Elektronische middelen die worden gebruikt ter ondersteuning van de reguliere beveiligingswerkzaamheden zoals camera- en beeldsystemen, track & tracingssystemen, toegangscontrolesystemen, biometrie, sensortechnologie (infrarood, warmte, trillingen, ed), elektronische detentie. Informatiebeveiliging Het geheel van maatregelen voor een vertrouwelijke en integere opslag en beschikbaarheid van informatie, ongeacht de vorm (hard copy of digitaal). Instructie Algemene instructie De instructie voor het personeel conform artikel 9, negende lid Wpbr, die moet worden goedgekeurd door de verantwoordelijke Minister. Object- c.q. werkinstructie De instructie voor het beveiligingspersoneel met specificaties voor het te beveiligen object. Integriteit Op consistente wijze handhaven en invulling geven aan de ongeschondenheid, onkreukbaarheid, openheid, rechtschapenheid en eerlijkheid van het bedrijf en haar personeel. Klacht Formele uiting van ontevredenheid over het niet, onjuist of onvoldoende nakomen van de overeenkomst tussen beveiligingsorganisatie en opdrachtgever. Opleiding Onder begeleiding en volgens vooraf vastgestelde exameneisen (laten) opleiden van personeel tot een voldoende en gewenst niveau van vakbekwaamheid. Mobiele surveillance Beveiligingswerkzaamheden waarbij de mobiele surveillant in een rayon controleronden uitvoert bij diverse objecten, zowel binnen als buiten. De surveillant verplaatst zich overwegend per auto, voorzien van communicatieapparatuur. Sluit- en openrondes, alarmopvolging en het uitrukken na een alarmmelding behoort ook tot de werkzaamheden. Personeel Personeel Het vast of tijdelijk personeel dat voor een beveiligingsorganisatie werkzaam is. Tijdelijk personeel Het personeel dat op een andere basis dan een reguliere arbeidsovereenkomst voor een beveiligingsorganisatie werkzaam is, zoals uitzendkrachten, personeel van een onderaannemer, stagiaires, enz. 6

7 Vast personeel Het personeel dat op basis van een reguliere arbeidsovereenkomst voor een beveiligingsorganisatie werkzaam is. Hieronder wordt mede verstaan oproepkrachten. Uitbesteding Uitbesteding van beveiligingswerkzaamheden aan een andere beveiligingsorganisatie, ongeacht de mate en vorm waarin dit geschiedt. Vergunning Vergunning afgegeven door de verantwoordelijke Minister die vereist is voor beveiligingsorganisaties om beveiligingswerkzaamheden te verrichten of aan te bieden. Vertrouwelijke middelen Stoffelijke zaken van de opdrachtgever waarvoor een apart regime geldt voor bewaren, opslag en toegankelijkheid. Voorbeelden van middelen zijn sleutels, toegangscodes, goederen die in bewaring zijn gesteld, e.d. 7

8 Hoofdstuk 4 Inhoudelijke eisen en Implementatiedocument 4.1 Organisatie Van een keurmerkhouder wordt verwacht dat deze op een professionele wijze zijn bedrijfsvoering heeft georganiseerd, hetgeen moet leiden tot een betrouwbare, solide, continue, kwalitatief hoogwaardige en deskundige dienstverlening. In dat kader stelt het keurmerk een aantal minimum eisen waarmee een keurmerkhouder niet alleen laat zien dat hij aan alle wettelijke vereisten voldoet, maar ook zijn verantwoordelijkheden kent en neemt richting personeel, opdrachtgevers en maatschappij Wettelijke vereisten (mustvraag) Het bedrijf beschikt over de vereiste vergunningen en voldoet aan de overige vereisten die de Wet Particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr) stelt Kamer van Koophandel (mustvraag) Het bedrijf staat als beveiligingsorganisatie ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Verplichte afdrachten (mustvraag) Het bedrijf kan aantonen dat voldaan wordt aan de afdrachtverplichtingen jegens de belastingdienst, inningorganisaties van sociale verzekeringen en inningorganisaties van paritaire fondsen en pensioenfondsen in de particuliere beveiligingsbranche, ingevolge avv- en verplichtstellingprocedures Verzekeringen (mustvraag) Het bedrijf is in het bezit van een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en een ongevallenverzekering Ervaring in dienstverlening (mustvraag) Het bedrijf of de organisatieleiding beschikt over aantoonbare ervaring in beveiligingswerkzaamheden. Verplichte verificatiepunten: Vergunning Minister van Justitie (art. 2 & 3 Wpbr); Toestemming en procedure voor toestemming Minister van justitie m.b.t. leiding van de organisatie (art. 7, eerste lid, Wpbr); Procedure voor toestemming korpschef regionaal politiekorps m.b.t. personeel (art. 7, tweede lid, Wpbr); Procedure informeren korpschef regionaal politiekorps bij begin nieuwe beveiligingswerkzaamheden (art. 12, tweede lid, Wpbr); De wettelijke eisen m.b.t. het uniform (art. 9, eerste lid, Wpbr) en legitimatiebewijs (art. 9, achtste lid, Wpbr) zullen aan de hand van verderop vermelde eisen worden behandeld. Verplichte verificatiepunten: Inschrijvingsbewijs KvK met juiste doelomschrijving. Administratieve verklaring (bijv. betalingsbewijzen, facturen); Aansluitingsnummers betrokken organisaties (belastingdienst, fondsen, evt. UWV); Verklaring fiscus; Verklaring fondsen (Sociaal Fonds Particuliere Beveiliging en Bedrijfstakpensioenfonds Particuliere Beveiliging. Bewijs van betaling afdrachten Verplichte verificatiepunten: Geldige polissen; Bewijs van premiebetaling. Inschrijving KvK met juiste doelomschrijving; Opdrachtbevestigingen; Facturatie; CV Organisatieleiding. 8

9 4.1.6 Sociaal beleid (mustvraag) Het bedrijf voert een verantwoord sociaal beleid. Dit beleid voorziet tenminste in: a) De naleving van de CAO Particuliere beveiliging; b) Een actief opleidings- en trainingsbeleid; c) Het opstellen van een sociaal jaarverslag indien wettelijk noodzakelijk; d) Het hebben van een Ondernemingsraad of PVT, indien wettelijk noodzakelijk; Agressie en geweld (mustvraag) Het bedrijf heeft een beleid voor de wijze waarop in relatie tot het personeel wordt omgegaan met agressie en geweld (passief en actief) en hoe het personeel wordt opgevangen als ze zijn geconfronteerd met agressie en geweld Maatschappelijk verantwoord ondernemen (puntenvraag) Het bedrijf heeft een beleid op gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen en effectueert dat. Milieumaatregelen nemen een belangrijke plaats in. Het beleid heeft als doel beïnvloeding van gedrag en verbetering of vervanging van middelen. Het beleid moet tot gevolg hebben dat het bedrijf bij iedere beslissing maatschappelijke aspecten meeweegt. a) Gedragsbeïnvloedende maatregelen kunnen zijn maatregelen om verontreiniging en uitstoot tegen te gaan, een aanname- en personeelsbeleid met antidiscriminatoire maatregelen, diversiteitbevorderende maatregelen en vergroting van de arbeidsparticipatie onder doelgroepen, maatregelen om zuiniger om te gaan met energie en papiergebruik terug te dringen (10 punten). b) Bij maatregelen gericht op middelen wordt gedacht aan een doelgericht inkoopbeleid van middelen als auto s, uniformen, lampen, batterijen, enz. (10 punten) Financiële soliditeit (mustvraag) Het bedrijf is financieel solide Communicatiestructuur (mustvraag) Het bedrijf stelt een communicatiestructuur vast die waarborgt dat in het kader van de continue verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening zowel intern als met de opdrachtgever in voldoende mate overleg plaats vindt. De communicatiestructuur voorziet in elk geval in: a) Communicatie met het personeel; b) Communicatie met de opdrachtgever; c) Communicatie tussen hoofdkantoor en bedrijfsvestigingen in het land (indien aanwezig). Sub a): meest recente rapportage van het caocontroleorgaan Sub b): Opleidings-/ trainings-/ cursusbeleid; Sub c): Sociaal jaarverslag; Sub d): Ondernemingsraad of andere vorm van personeelsvertegenwoordiging. Beleid, actieplannen en dagelijkse operatie. RI & E en plan van aanpak Beleid, actieplannen, voortgangsrapportages en dagelijkse operatie. Verplichte verificatiepunten: Bij een initiële audit: jaarrekening met accountantsverklaring of verklaring van de huisbankier Bij vervolgaudit of herbeoordeling: geen negatief advies van het door de beheersorganisatie aangewezen informatiebureau. Communicatieproces (bijv. procedure, notulen, presentielijsten, opdrachtgeverdossiers, personeelsdossiers, relatiebeheersysteem). 9

10 4.2 Kwaliteitsbeheer Van een keurmerkhouder wordt verwacht dat deze zich op een actieve en continue wijze werk maakt van het verbeteren van de kwaliteit van zijn dienstverlening. Om dit te bereiken beschrijft het keurmerk een aantal minimum elementen waaraan het kwaliteitsbeleid van een keurmerkhouder dient te voldoen Algemeen (mustvraag) Het bedrijf stelt een kwaliteitsbeleid vast dat in elk geval invulling geeft aan de kernwaarden integriteit en continue verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening. Daarnaast bevat dit kwaliteitsbeleid waarborgen voor de overige eisen zoals in dit keurmerk vermeld. Het kwaliteitsbeleid is een integraal onderdeel van het beleid van het bedrijf Klachtenmanagement (mustvraag) Het bedrijf heeft een doeltreffend en doelmatig proces van klachtenmanagement geïmplementeerd waardoor: a) Het voor de opdrachtgever en betrokkenen duidelijk is hoe en bij wie hij een klacht kan indienen; b) Het bedrijf in staat is om klachten af te handelen op consistente, systematische en ontvankelijke wijze; c) Het bedrijf in staat is om trends in klachten te identificeren en de oorzaak van de klachten weg te nemen Klantevaluatie (mustvraag) Het bedrijf heeft een systeem dat structureel en gestructureerd de klanttevredenheid van zijn opdrachtgevers evalueert. In het systeem is plaats voor een onderscheid tussen grote en kleine opdrachtgevergroepen. Het bedrijf houdt met opdrachtgevers uit de groep grote opdrachtgever minimaal 2 maal per kalenderjaar een evaluatie, tenzij de opdrachtgever anders wenst. Het bedrijf evalueert regelmatig en op afdoende wijze de klanttevredenheid van de groep kleine opdrachtgevers. De evaluatie heeft minimaal betrekking op de volgende aspecten: a) De dienstverlening (inhoudelijk en kwalitatief); b) De personele invulling (inhoudelijk en kwalitatief); c) De communicatie(structuur) met de opdrachtgever; d) De naleving van het integriteitbeleid en eventueel specifieke integriteitwaarborgen; e) De klanttevredenheid; f) De financiële aangelegenheden. Indien de opdrachtgever afwijkingen meldt, geeft het bedrijf een terugkoppeling. Deze terugkoppeling bevat tevens een aanduiding van de onderwerpen die voor een verbetertraject in aanmerking komen en de uiteindelijke resultaten daarvan. Het bedrijf verantwoordt het systeem en de gemaakte keuzes. Verplichte verificatiepunten: Schriftelijk kwaliteitsbeleid (betreft minimaal een verklaring van de directie over de wijze waarop het bedrijf omgaat met kwaliteit en de wijze waarop dat onderdeel vormt van de uitvoering van de dienstverlening) of certificaat ISO Sub a): Overeenkomst, algemene voorwaarden, procedures; Sub b): Procedure; Sub c): Procedure Opdrachtgeverdossiers en/of relatiebeheerssysteem; Steekproef aan de hand van schriftelijke terugkoppeling aan opdrachtgever (minimaal 3); Opdrachtgeverdossiers en/of relatiebeheerssysteem. 10

11 4.2.4 Verbeterproces (mustvraag) Het bedrijf werkt aan continue verbetering van de dienstverlening. Daartoe heeft de organisatie een verbeterproces ingericht dat minimaal bestaat uit de volgende elementen: a) Meten b) Analyseren c) Verbeteren Procedures (voor een extra toelichting, zie bijlage 1); Documenten (zoals kwaliteitsbeoordelingen, actielijsten, plannen van aanpak, beschrijving van verbeterproject). 4.3 Integriteitbeleid Betrouwbaarheid als opdrachtnemer en integere dienstverlening zijn uiterst belangrijke waarden in de particuliere beveiliging. Om dit te kunnen waarmaken wordt van een keurmerkhouder geacht dat deze een samenhangend geheel van integriteitbevorderende maatregelen neemt. In het integriteitbeleid geeft het bedrijf uitdrukking aan de bedoelingen en uitgangspunten m.b.t. het gewenste integriteitniveau en de realisatie daarvan Algemeen (mustvraag) Het bedrijf heeft een integriteitbeleid vastgesteld Analyse en verbeteren (mustvraag) Het bedrijf stelt op reguliere basis haar integriteitrisico s vast Uitvoering van de dienstverlening (mustvraag) De dienstverlening van beveiligingsorganisaties wordt uitgevoerd met inachtneming van het integriteitbeleid Bescherming vertrouwelijke middelen (mustvraag) Het bedrijf zorgt ervoor dat de middelen van de opdrachtgever in voldoende mate worden beschermd. Hiertoe stelt het bedrijf schriftelijke regels op die minimaal het volgende bepalen: a) Een regeling die waarborgen stelt aan de beveiliging, de toegankelijkheid en de opslag van deze middelen in gebouwen, opslagruimten en voertuigen van het bedrijf; b) De regeling bevat bepalingen over de bewaartermijn van de middelen; c) De afgifte van een geheimhoudingsverklaring door het bedrijf aan opdrachtgever; d) Een regeling voor de uitgifte van geheimhoudingsverklaringen van het personeel. Verplichte verificatiepunten: Schriftelijk integriteitbeleid (betreft minimaal een verklaring van de directie over de wijze waarop het bedrijf omgaat met integriteit en de wijze waarop dat onderdeel vormt van de uitvoering van de dienstverlening). Proces van analyse; Evaluatie van de analyse; Directiebeoordeling; Correctieve maatregelen of actieplan. Integriteitbeleid aantoonbaar geïmplementeerd in bedrijfsprocessen, documenten, enz. Procedures. 11

12 4.3.5 Informatiebeveiliging (5 punten) Het bedrijf zorgt ervoor dat de vertrouwelijke informatie in voldoende mate worden beschermd. Hiertoe stelt het bedrijf schriftelijke regels op die minimaal het volgende bepalen: a) Een regeling die waarborgen stelt aan de beveiliging, de toegankelijkheid en de opslag van deze informatie; b) De regeling bevat bepalingen over de bewaartermijn van deze informatie; c) De afgifte van een geheimhoudingsverklaring door het bedrijf aan opdrachtgever; d) Een regeling voor de uitgifte van geheimhoudingsverklaringen van het personeel Bescherming persoonsgegevens (mustvraag) Het bedrijf zorgt ervoor dat persoonsgegevens in voldoende mate worden beschermd. Hiertoe stelt het bedrijf schriftelijke regels die minimaal bepalen: a) Welke gegevens het betreft; b) De doeleinden waarvoor deze gegevens mogen worden gebruikt; c) Wie geautoriseerd wordt voor welke gegevens; d) De bewaartermijn van deze gegevens; e) De wijze van vernietiging van deze gegevens Personeel (mustvraag) Het bedrijf stelt met betrekking tot hun personeel schriftelijke regels vast inzake: a) Het aannamebeleid voor giften, geschenken en gunsten; b) Het hebben en verrichten van nevenwerkzaamheden; c) De omgang en gebruik van eigendommen en middelen van de opdrachtgever, waaronder in elk geval beschreven wordt het gebruik van telefoon, internet en ; d) Ongewenste omgangsvormen Oneigenlijk gebruik uniform en legitimatiebewijs (mustvraag) Het bedrijf heeft een regeling die waarborgen stelt ter voorkoming van oneigenlijk gebruik door het beveiligingspersoneel van uniform en legitimatiebewijs tijdens en na beëindiging van het dienstverband Sancties (mustvraag) Het integriteitbeleid bevat een sanctiebeleid. Procedures. Bevestiging incl. meldingsnummer van CBP inzake WBP-aanmelding verwerking persoonsgegevens; Procedures. Algemene instructie; Procedures. Algemene instructie; Specifiek reglement; Arbeidsovereenkomst. Procedure 12

13 4.4 Middelenbeheer Keurmerk Beveiliging, versie 3 Een betrouwbare, solide, continue, kwalitatief hoogwaardige en deskundige dienstverlening wordt niet alleen bereikt d.m.v. een professionele bedrijfsvoering en een adequaat kwaliteit- en integriteitbeleid. Van een keurmerkhouder wordt tevens verwacht dat deze op een verantwoorde wijze omgaat met zijn middelen. Het belangrijkste middel van een beveiligingsorganisatie is zijn personeel; beveiliging is mensenwerk! Het personeel dient deskundig, betrouwbaar en voldoende opgeleid te zijn. Ten aanzien van personeel en een aantal andere middelen zoals voertuigen en communicatiemiddelen wordt in dit keurmerk een minimum kwaliteitsniveau geformuleerd Personeel (mustvraag) a) Het bedrijf hanteert een werkwijze die ervoor zorgt dat voor de dienstverlening voldoende opgeleid, deskundig en betrouwbaar personeel wordt ingezet. De werkwijze regelt minimaal dat: i. Ten aanzien van het ingezette personeel aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan; ii. Personeel over het vereiste opleidingsniveau beschikt, met inachtneming van Sub iii en iv van dit artikel; iii. Personeel dat niet beschikt over het diploma Beveiliger 2 aantoonbaar de praktijkopleiding voor dit diploma volgt; iv. Personeel als bedoeld onder iii. binnen de daarvoor geldende termijn over het diploma Beveiliger 2 beschikt; v. Personeel aantoonbaar over het vereiste legitimatiebewijs (conform art. 9, achtste lid, vi. Wpbr) beschikt; Personeel tijdig in kennis wordt gesteld van de geldende object- c.q. werkinstructies. b) Het bedrijf hanteert een werkwijze op basis waarvan periodiek wordt beoordeeld of het vaste personeel moet worden her- of bijgeschoold. c) Het bedrijf hanteert een werkwijze die waarborgt dat personeel niet eerder wordt ingezet dan nadat is vastgesteld dat aan het vereiste opleidingsniveau wordt voldaan Elektronische beveiligingsmiddelen (5 punten) Een bedrijf dat bij de uitvoering van de dienstverlening gebruik maakt van elektronische beveiligingsmiddelen, zorgt ervoor dat: De van toepassing zijnde wet- en regelgeving wordt gerespecteerd; Het personeel dat gebruik maakt of te maken heeft met elektronische beveiligingsmiddelen, instructie krijgt over het gebruik ervan; Het personeel dat gebruik maakt of te maken heeft met elektronische beveiligingsmiddelen, in kennis is gesteld van wat mag en wat niet mag (integriteit). De instructie kan door de beveiligingsorganisatie maar ook door de opdrachtgever gegeven worden. Het is aan het bedrijf om te controleren of dit daadwerkelijk is gebeurd. Sub a I t/m V): Procedure en steekproef uit personeelsdossier; Sub a VI): Vast agendapunt bij werkoverleg, bewijs uit notulen, presentielijst (waarbij geldt dat auditoren dienen te controleren hoe en op welke wijze bedrijven hebben georganiseerd dat het personeel de geldende instructie krijgt); Procedures. 13

14 4.4.3 Communicatiemiddelen (mustvraag) a) Het bedrijf stelt gebruikersvoorschriften vast voor de communicatiemiddelen die voor de dienstverlening worden gebruikt. b) Het bedrijf heeft een werkwijze die ervoor zorgt dat communicatiemiddelen die voor de dienstverlening worden gebruikt, aan de geldende eisen voor gebruik voldoen Veiligheidsmiddelen (mustvraag) Indien en voor zover bij de uitvoering van de dienstverlening gebruik wordt gemaakt van veiligheidsmiddelen stelt het bedrijf schriftelijke regels vast voor: a) De uitgifte van de veiligheidsmiddelen; b) Het gebruik van de veiligheidsmiddelen; c) De controle van de veiligheidsmiddelen op van toepassing zijnde eisen en bruikbaarheid Uniformen (mustvraag) Het bedrijf stelt met inachtneming van de wettelijke regels, voorschriften vast voor de uitgifte en het gebruik van uniformen en andersoortige bedrijfskleding die voor de uitvoering van de dienstverlening worden gebruikt Voertuigen (voorwaardelijke mustvraag) a) Het bedrijf waarborgt dat voertuigen die voor de dienstverlening worden gebruikt: i. Voldoen aan de wettelijke vereisten vanuit de Wegenverkeerswet; ii. Periodiek worden onderhouden. b) Het bedrijf stelt gebruikersvoorschriften vast voor de voertuigen die voor de dienstverlening worden gebruikt Honden (voorwaardelijke mustvraag) a) Een bedrijf dat bij de uitvoering van haar dienstverlening gebruik maakt van een hond, waarborgt dat ten aanzien van de hond en de hondengeleider aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan. b) Een bedrijf dat bij de uitvoering van haar dienstverlening gebruik maakt van een hond door middel van inhuur, vergewist zich ervan dat het ingehuurde bedrijf ten aanzien van de hond en de hondengeleider aan alle wettelijke vereisten voldoet. Sub a): Overleggen van bijv. instructie; Sub b): Werkwijze in procedure opgenomen. Procedure; Service Level Agreement (SLA). Goedkeuring Ministerie conform art. 9, eerste lid, Wpbr; Algemene instructie; Procedure (bijv. kledingreglement, arbeidsovereenkomst, (bedrijfs)arbeidsvoorwaardenreglement). Sub a i): Kentekenbewijs, APK Keuringsrapport (eventueel), WA-verzekering; Sub a ii): inspectierapporten, facturen; Sub b) Procedure (bijv. autoreglement). Geldige certificaten voor: Bekwaamheid objectbewakingshond (KNPV); Certificaat surveillancehond (BvdD); Diploma hondengeleider (BvdD). 14

15 4.5 Dienstverlening Keurmerk Beveiliging, versie 3 Een professionele, deskundige en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening begint niet pas bij aanvang van de dienstverlening. De dienstverlening van een keurmerkhouder vangt aan in de precontractuele fase en loopt tot en met de beëindiging van het contract. Van een keurmerkhouder wordt verwacht dat deze duidelijkheid en helderheid hoog in het vaandel draagt ten aanzien van de inhoud van de dienstverlening en de voorwaarden waartegen de dienstverlening wordt verricht, en dat blijk wordt gegeven van zijn deskundigheid. Voorts wordt als belangrijke waarde beschouwd dat een keurmerkhouder de dienstverlening levert die is afgesproken en dat na beëindiging van de dienstverlening relevante zaken op een correcte wijze worden afgewikkeld Offerte (mustvraag) a) Het bedrijf stelt een schriftelijke offerte op. b) De offerte bevat in elk geval een beschrijving van de volgende aspecten: i. De inhoud van de dienstverlening; ii. De looptijd van de offerte; iii. Het beleid van verlenging en beëindiging van de iv. dienstverlening; De annuleringsclausule van niet afgenomen diensten; v. De tarieven, inclusief een beschrijving van de dienstverlening die onder deze tarifering wordt begrepen; vi. De toeslagen en overige kosten zoals overwerkregeling, inwerken extra personeel; vii. De wijze van facturering; viii. De methodiek van indexering; ix. De regeling inzake extra afroepdiensten; x. De aansprakelijkheidsverdeling; xi. De Service Level Agreement (SLA) waarin in elk geval neergelegd: a. De aansturing van het beveiligingspersoneel; b. Het functieprofiel van het in te zetten beveiligingspersoneel; c. De personele bezetting; d. Afspraken inzake communicatie en evaluatie; e. Afspraken met betrekking tot behandeling van klachten en borging van verbeteracties. xii. Een verwijzing naar de Algemene (leverings)voorwaarden; xiii. Een verwijzing naar het integriteitbeleid van het bedrijf. c) In spoedeisende gevallen stelt het bedrijf geen offerte op maar kan worden volstaan met een ondertekende opdrachtbevestiging. d) Voor mobiele surveillance geldt voor deze eis een afwijkend regime. In afwijking op sub b) geldt dat: i. De onder sub b) vermelde aspecten kunnen ook vermeld zijn in de algemene voorwaarden; ii. De eisen m.b.t. de Service Level Agreement (sub b) xi) zijn niet van toepassing Opdrachtbevestiging (mustvraag) a) Het bedrijf stelt een schriftelijke opdrachtbevestiging op en laat deze ter akkoord door de opdrachtgever ondertekenen. b) De opdrachtbevestiging bevat in elk geval een verwijzing naar de offerte en een beschrijving van minimaal de volgende aspecten: Sub a): Steekproefsgewijs o.b.v. offertes; Sub b): Steekproefsgewijs uit opdrachtgeverdossiers o.b.v. uitgebrachte offertes; Sub c): Steekproefsgewijs uit opdrachtgeverdossiers o.b.v. uitgebrachte offertes. Sub a): Steekproefsgewijs o.b.v. offertes; Sub b): Steekproefsgewijs uit opdrachtgeverdossiers o.b.v. uitgebrachte offertes; Sub c): Steekproefsgewijs uit opdrachtgeverdossiers o.b.v. uitgebrachte offertes. 15

16 i. De wijze van facturering; ii. De contractuele weergave van de Service Level Agreement (SLA); iii. De communicatiestructuur met de opdrachtgever; iv. Afspraken inzake arbeidsomstandigheden en veiligheid; v. De klachtenregeling; vi. De informatie die bij beëindiging van de dienstverlening wordt overgedragen aan de opdrachtgever. c) Voor mobiele surveillance volstaat een ondertekende offerte als opdrachtbevestiging Aanvang dienstverlening (mustvraag) Met betrekking tot het inrichten en leveren van de dienstverlening in de opstartfase, stelt het bedrijf een plan van aanpak op. Dit plan van aanpak wordt met de opdrachtgever gecommuniceerd en voorziet in alle overeengekomen operationele afspraken. In spoedeisende situaties met een calamiteitenkarakter volstaat een plan van aanpak op basis van een checklist Object- c.q. werkinstructies (mustvraag) a) Voor de beveiligingswerkzaamheden maakt het bedrijf gebruik van de op het object van toepassing zijnde objectinstructies. b) Het bedrijf onderzoekt of de object- c.q. werkinstructies niet in strijd zijn met de wet en of de volgende aspecten zijn geregeld: i. Een inhoudelijke beschrijving van de instructies; ii. Afspraken inzake de administratieve verslaglegging; iii. Een verwijzing naar het arbo-, veiligheids- en gezondheidsbeleid op locatie; iv. Een verwijzing naar de huisregels van de opdrachtgever; v. Een verwijzing naar de BHV en het calamiteitenplan; vi. Het beheer van de instructies alsmede de beslissing- en ondertekeningbevoegdheid t.a.v. instructies van de kant van de opdrachtgever; vii. Een beschrijving van de beschikbaarheid van de instructies; viii. Tijdelijke instructies. c) Indien het bedrijf constateert dat de object- c.q. werkinstructies niet voldoen aan de aspecten genoemd onder b), wijst het bedrijf de opdrachtgever hierop. Het bedrijf zal de opdrachtgever aanbieden op diens kosten de objectinstructies te verbeteren. d) Indien het bedrijf constateert dat op het te beveiligen object geen object- c.q. werkinstructies aanwezig zijn, wijst het bedrijf de opdrachtgever hierop. Het bedrijf zal de opdrachtgever aanbieden op diens kosten objectinstructies op te stellen. Plan van aanpak waarin minimaal is vastgelegd welke afspraken zijn vastgelegd en hoe deze inhoud krijgen. Sub a): Objectinstructies; Sub b): Overeenkomst, leveringsvoorwaarden en instructies; Sub c): Vast agendapunt in overleg met opdrachtgevers; Sub d): Vast agendapunt in overleg met opdrachtgevers. 16

17 4.5.5 Uitbesteding van dienstverlening (10 punten) Bij uitbesteding van de dienstverlening aan een onderaannemer, stelt het bedrijf aan de onderaannemer dezelfde eisen als die gesteld worden in het dan geldende Keurmerk Beveiliging Beëindiging van de dienstverlening (mustvraag) Het bedrijf draagt overeenkomstig de gemaakte afspraken de gegevens en middelen over aan de opdrachtgever. Overeenkomst; Onderaannemersdossier. Procedure; Overeenkomst; Evt. ontvangstdocument 17

18 Bijlage 1 Checklist Op basis van de checklist kan een bedrijf bepalen of aan alle vereisten wordt voldaan die het keurmerk stelt. Inhoudelijke eisen Mustvraag Ja/nee Puntenvraag Aantal 4.1 Organisatie Wettelijke vereisten Ja Kamer van Koophandel Ja Verplichte afdrachten Ja Verzekeringen Ja Ervaring in dienstverlening Ja Sociaal beleid Ja Agressie en geweld Ja Verantwoord ondernemen 20 punten Financiële soliditeit Ja Communicatiestructuur Ja 4.2 Kwaliteitsbeheer Algemeen Ja Klachtenmanagement Ja Klantevaluatie Ja Verbeterproces Ja 4.3 Integriteitbeleid Algemeen Ja Analyse en verbeteren Ja Uitvoering dienstverlening Ja Bescherming vertrouwelijke middelen Ja Informatiebeveiliging 5 punten Bescherming persoonsgegevens Ja Personeel Ja Oneigenlijk gebruik Ja Sancties Ja 4.4 Middelenbeheer Personeel Ja Elektronische beveiligingsmiddelen 5 punten Communicatiemiddelen Ja Veiligheidsmiddelen Ja Uniformen Ja Voertuigen Ja (voorw.) Honden Ja (voorw.) 4.5 Dienstverlening Offerte Ja Opdrachtbevestiging Ja Aanvang dienstverlening Ja Object- en werkinstructies Ja Uitbesteding van dienstverlening 10 punten Beëindiging dienstverlening Ja Score: Behaalde score: Vereist: 30 x ja Minimaal vereist: 30 18

19 Bijlage 2 Informatie m.b.t. de audit Inleiding Deze bijlage bevat informatie die betrekking heeft op de audit. Het document Keurmerken Beveiligingsbranche behalen en behouden bevat alle relevante informatie over het behalen en behouden een van de keurmerken van de Keurmerken Beveiligingsbranche. Must- en puntenvragen Om voor dit keurmerk in aanmerking te komen, dient minimaal te worden voldaan aan de volgende eisen: 100% score op de mustvragen; 70% score op de puntenvragen (= minimaal 30 punten van de 40 beschikbare punten) Voor de telling van de puntenvragen geldt de volgende systematiek: bij het voldoen aan de norm wordt de maximale score behaald; bij niet voldoen aan de norm worden er geen punten gescoord. Daarnaast zijn er twee voorwaardelijke mustvragen. Indien het onderwerp van de eis op het bedrijf van toepassing is, is ook deze eis verplicht. Auditduur De duur van de audit dient te worden vastgesteld op basis van onderstaande tabellen. Daarnaast geldt het volgende: De tijdsbesteding heeft betrekking op onderzoek en verslaglegging en is exclusief reistijd. De initiële audit en herbeoordelingsaudit is altijd een documentenonderzoek op (hoofd)kantoor. De vervolgaudits worden deels op kantoor, deels op objectlocatie(s) gehouden. Daarbij geldt het regime dat minimaal 0,5 dag wordt besteed aan documentenonderzoek op (hoofd)kantoor gemeten over beide vervolgaudits. De kortere auditduur vanwege het ISO-certificaat geldt alleen wanneer de certificatie instelling de audit op zowel dit keurmerk als de ISO-audit verricht. Wanneer tegelijk met de audit op dit keurmerk, audits op andere keurmerken van de Keurmerken Veiligheidsbranche plaatsvinden, geldt voor ieder ander keurmerk een auditduur van 0,5 dag. Initiële audit en herbeoordeling Niet- ISO gecertificeerd bedrijf ISO gecertificeerd bedrijf < 50 fte 1 dag < 50 fte 1 dag < fte 1,5 dag < fte 1 dag > fte 2 dagen > fte 1,5 dagen Jaarlijkse vervolgaudit Niet- ISO gecertificeerd bedrijf ISO gecertificeerd bedrijf < 50 fte 0,5 dag < 50 fte 0,5 dag < fte 1 dag < fte 0,5 dag > fte 1,5 dagen > fte 1 dag 19