NOTITIE RICHTLIJNEN ACTIVEREN EN AFSCHRIJVEN VASTE ACTIVA MGR RIJK VAN NIJMEGEN INLEIDING Aanleiding De financiële verordening is in de vergadering van het algemeen bestuur van de MGR Rijk van Nijmegen vastgesteld. In artikel 8 van deze verordening staat: Het dagelijks bestuur stelt richtlijnen voor de activering en afschrijving van materiële vaste activa vast. Deze richtlijnen worden ter kennis van het algemeen bestuur gebracht. Doelstelling De doelstelling van deze nota is het formuleren van beleid en vastleggen van uniforme regels voor de activering, waardering en afschrijving van vaste activa. De nota bakent de formele kaders af waarbinnen het bestuur en de uitvoerende organisatie dienen om te gaan met investeringen en afschrijven en vervult een ondersteunende rol bij de jaarrekening en begroting. Wettelijk kader Aan deze notitie ligt ten grondslag: - De financiële verordening MGR Rijk van Nijmegen (zie toelichting); - De voorschriften rond waarderen, activeren en afschrijven die zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); - De uitspraken van de commissie BBV. Begrippen Activeren Het opnemen van investeringen op de activazijde van de balans. Afschrijven Afschrijven is het boekhoudkundig laten zien dat de waarde van een bedrijfsmiddel in de loop van de tijd afneemt. De waarde-afname wordt veroorzaakt door technische slijtage en/of economische veroudering. Het af te schrijven bedrag hangt af van de levensduur van de investering. De levensduur bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten. Agio/ disagio Agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. Agio kan ook te maken hebben met aandelen. De prijs, of koers, van een aandeel is opgebouwd uit de nominale waarde plus het agio. Disagio is het tegenovergestelde van agio. Boekwaarde De som van de aanschafwaarde minus het reeds afgeschreven bedrag. Vaste activa De bezittingen van de organisatie waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode langer dan een jaar is vastgelegd. Het zijn bezittingen die een organisatie langdurig gebruikt voor de bedrijfsvoering, en waarvan zij het economisch eigendom bezit. De vaste activa worden verder verdeeld in: immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa. Financiële vaste activa Is een groep van activa die een financiële waarde of bezit vertegenwoordigen.
Materiële vaste activa Kapitaalgoederen die tastbaar zijn, waarvan het daarvoor benodigde vermogen langer dan één jaar is vastgelegd. Immateriële vaste activa Dit zijn investeringsuitgaven waar geen gemeentelijke bezittingen tegenover staan. Dit zijn die activa die niet stoffelijk van aard zijn (materiële vaste activa) en die niet onder de financiële vaste activa worden begrepen. Investeren Kosten van het aanschaffen of vervaardigen van een duurzaam middel dat een gebruiksnut heeft van meerdere begrotingsjaren. Kosten kunnen bestaan uit alle uitgaven die bijdragen aan de aanschaf of vervaardiging zoals ingekochte goederen en/of diensten, of uren. Investeringsfase Periode waarin een activum wordt aangeschaft of vervaardigd wordt, en dus nog niet geactiveerd is. Levensduur De levensduur van vaste activa wordt bepaald door technische slijtage en economische veroudering. Tussen deze twee soorten levensduur zit verschil, te weten: - de technische levensduur is de periode waarin het technisch mogelijk is het actief te gebruiken; - de economische levensduur is de periode waarin het actief naar schatting ook economisch kan worden gebruikt, dat wil zeggen dat de voordelen opwegen tegen de kosten. Bij het activeren en afschrijven van materiële vaste activa wordt de economische levensduur gehanteerd.
1. INVESTEREN Met de vaststelling van de begroting gaat het algemeen bestuur akkoord met de in de uiteenzetting opgenomen investeringen en de daaruit voortvloeiende lasten. 1. Investeringen worden onderscheiden in specifieke investeringen (zie 2), bulkinvesteringen (zie 3) en investeringen met eigen dekking (zie 4). 2. Een investeringskrediet voor specifieke investeringen kent drie fasen I. Onderzoeksfase: de investering wordt onderzocht op haalbaarheid. Aan het eind van de onderzoeksfase is een go/no go moment ingebouwd waarbij nog zonder veel consequenties besloten kan worden om te stoppen. Gemaakte kosten komen ten laste van het programma. Bij een go volgt expliciete besluitvorming door het algemeen bestuur. II. Voorbereidingsfase: locatie en investeringsomvang zijn bekend. Budget is beschikbaar voor de voorbereiding. Schuiven in de tijd blijft in deze fase mogelijk. Plannen worden concreter en worden ingevuld. Aanbesteding kan starten. In deze fase kan bestuurlijk nog steeds gekozen worden om te stoppen, gemaakte kosten komen ten laste van programma III. Realisatiefase: de planning voor uitvoering is hard, krediet voor uitvoering is verstrekt. Bestuurlijke besluitvorming om te stoppen of te verschuiven is vrijwel onmogelijk of gaat gepaard met hoge kosten. 3. Zie artikel 4, lid 3 van de financiële verordening (opgenomen in de toelichting). 4. Investeringen met eigen dekking worden wel opgenomen in de investeringsplanning en vastgesteld door het algemeen bestuur maar hebben geen budgettaire consequenties voor toekomstige begrotingen. Deze investeringen worden ineens gedekt. 2. ACTIVEREN VAN INVESTERINGEN 1. Activa met een verkrijgings- of vervaardigingprijs van minder dan 5.000,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen die altijd geactiveerd worden. 2. Er dient sprake te zijn van een meerjarig nut waarbij investeringen met een nut van 3 jaar of meer moeten worden geactiveerd en investeringen met een nut van minder dan 3 jaar mogen worden geactiveerd. 3. Een materieel vast actief wordt volgens de componentenbenadering geactiveerd, tenzij er goede reden zijn om het actief als één geheel te activeren. Deze benadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een actief afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het individuele waarde verloop van die delen. Dit omdat de levensduur per deel kan verschillen. Bij toepassen van deze benadering, kunnen afzonderlijke vervangingen opnieuw worden geactiveerd. Bijvoorbeeld grond, gebouw en inventaris. 4. Levensduur verlengende investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlenging van dat actief worden geactiveerd. 5. Onderhoud is niet levensduur verlengend, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden en wordt niet geactiveerd. 6. Kunstwerken met cultuurhistorische waarde worden niet geactiveerd, nieuwe kunstwerken mogen geactiveerd worden. 7. Een investering wordt geactiveerd op het moment van ingebruikname en het investeringsproject wordt daarmee afgesloten. 8. Een investering wordt deel-geactiveerd als het in gebruik genomen is (deelkapitalisatie), maar het project nog niet geheel afgewikkeld is door o.a. garantietermijnen of verdere afhandeling.
3. WAARDERING MATERIËLE VASTE ACTIVA De waardering van activa is van belang omdat het de basis is voor het vaststellen van de financiële gevolgen van activa, met name door waardevermindering. 1. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingprijs (artikel 63 BBV). 2. De verkrijgingprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. 3. De vervaardigingprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. De rente over het tijdvak van de vervaardiging van het actief wordt ten laste van de investering gebracht tot moment van de start van de afschrijving. 4. Activa, zowel activa met maatschappelijk nut als met economisch nut wordt bruto verantwoord. 5. Bijdragen van derden die in directe relatie staan tot een actief, worden op de waardering van dat actief in mindering gebracht (opgenomen in het BBV art 62, lid 2). 6. Conform artikel 64, lid 2 van het BBV kan slechts om gegronde redenen de afschrijvingsmethode gewijzigd worden. 4. AFSCHRIJVEN VAN MATERIËLE VASTE ACTIVA 1. Op de materiële vaste activa wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de te verwachten toekomstige economische levensduur. 2. Als afschrijvingstermijnen worden gehanteerd de in artikel 8, lid 4 (zie toelichting) van de financiële verordening opgenomen termijnen. 3. Overeenkomstig artikel 8, lid 4 van de financiële verordening wordt op gronden niet afgeschreven. 4. Indien modules van de MGR aan de fiscale vereisten moeten voldoen, dan zal de betreffende module haar afschrijvingstermijnen aanpassen aan de fiscale vereisten. 5. Activa met een maatschappelijk nut worden geactiveerd. Een afwijking ten opzichte van de standaard levensduur wordt afzonderlijk aan het algemeen bestuur voorgelegd. 6. Bij activa met maatschappelijk nut kan aan het algemeen bestuur voorgesteld worden om extra af te schrijven. Van extra afschrijvingen is sprake indien er meer wordt afgeschreven dan volgens de gehanteerde afschrijvingsmethodiek normaal zou zijn. 7. Extra afschrijven van investeringen met economisch nut is uitsluitend toegestaan als er sprake is van duurzame waardevermindering of als een actief eerder (geheel of gedeeltelijk) buiten gebruik wordt gesteld. Een te verwachten duurzame waardevermindering wordt op het moment van constateren als verlies genomen. 8. Er wordt afgeschreven met een vast percentage van de kosten van aanschaf resp. vervaardiging (zgn. lineaire afschrijving). Het dagelijks bestuur kan bij investeringen met eigen dekking besluiten hiervan af te wijken. 9. De eerste afschrijving vindt plaats vanaf 1 januari in het eerste jaar dat volgt op het jaar van in gebruik name van de vaste activa. 10. Restwaarde is de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden. Omdat activa worden afgeschreven naar te verwachten levensduur wordt de restwaarde standaard op 0 bepaald. 5. DESINVESTEREN VAN MATERIËLE VASTE ACTIVA 1. Van een desinvestering is sprake, indien een vast actief, voordat het volledig is afgeschreven, buiten gebruik wordt gesteld. Op dat moment moet de restant boekwaarde als een extra
afschrijving in één keer ten laste van de exploitatierekening gebracht worden en wordt het actief bruto uit de activa-administratie verwijderd. 2. Bij verkoop van een actief is ook sprake van desinvesteren. In dat geval wordt de restant boekwaarde ten laste van de verkoopopbrengst gebracht. Het netto-saldo wordt ten gunste of ten laste van de exploitatie gebracht. Opbrengsten van verkopen worden niet verrekend met de aanschafwaarde van nieuwe investeringen. 3. Zodra een actief niet meer in bezit is en geen waarde meer vertegenwoordigt, wordt dit actief bruto uit de activa-administratie verwijderd 6. RENTE OVER INVESTERINGEN EN MATERIËLE VASTE ACTIVA 1. Over materiële vaste activa wordt rente berekend. Het rentepercentage wordt bij de kaders voor de begroting vastgesteld. 2. De renteberekening over de materiële vaste activa start vanaf 1 januari in het eerste jaar dat volgt op het jaar waarin de investering geactiveerd is (lees: in gebruik genomen is). 3. Gedurende de investeringsfase wordt rente berekend over de gedane uitgaven en deze renteberekening start in de maand waarin de uitgaven zijn gedaan tot het begin van het jaar waarop gestart wordt met de afschrijving. 4. De rentelasten die tot het moment van activeren van investeringen worden gemaakt, worden bijgeschreven op de investering, met uitzondering van wanneer het dagelijks bestuur anderszins besluit. 7. SLOTBEPALINGEN 1.1. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze notitie treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 januari 2015. 2. Deze notitie wordt aangehaald als: Notitie richtlijnen activeren en afschrijven vaste activa MGR Rijk van Nijmegen 2015. Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur op 20 mei 2015, De Voorzitter, De Secretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. W.G.R.J. van der Linden
TOELICHTING Toelichting bij artikel 1, lid 3 In artikel 1 wordt gesproken over verschillende soorten investeringen. Lid 3, betreffende de bulkinvesteringen, verwijst naar artikel 4 (lid 3) van de financiële verordening MGR Rijk van Nijmegen. In dit artikel 4, lid 3 staat het volgende: Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten, lid 3 Bij de begrotingsvaststelling wordt ook het bulkkrediet van de bedrijfsvoeringinvesteringen van de regiogemeenten, gebaseerd op het ideaalcomplex (zie Bedrijfsplan ICT Rijk van Nijmegen) vastgesteld. De invulling van de kredieten wordt door het hoofd van de module gemaakt door middel van (meer-) jarige uitvoeringsprogramma s. Inhoudelijk en financieel wordt bij de jaarrekening verantwoording afgelegd. Onder- of overschrijding op deze investeringen tot een bandbreedte van 20% van het jaarkrediet komen ten gunste / ten laste van het krediet van het volgend jaar. Toelichting bij artikel 2 Immateriële vaste activa In overeenstemming met het BBV (artikel 34) worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen: Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Op dit moment staan op de balans van de MGR geen immateriële vaste activa. Indien en voor zover voor de MGR in de toekomst van toepassing geldt het volgende. Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio De MGR houdt zich niet bezig met het verstrekken van leningen. Kosten en agio of disagio zijn voor het verstrekken van leningen dan ook niet aan de orde. Eventuele kosten verbonden aan het aangaan van leningen worden, zoals vastgelegd in artikel 8 van de financiële verordening, direct ten laste van de exploitatie gebracht. Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Kosten voor onderzoek en ontwikkeling kunnen worden geactiveerd indien (artikel 60 BBV): a. Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; b. De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; c. Het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren; d. De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven. Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn bezittingen van stoffelijke aard die langdurig gebruikt worden voor de bedrijfsvoering. Het BBV kent volgens artikel 35 twee soorten materiële vaste activa, te weten: Investeringen met een economisch nut;
Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Investeringen met een economisch nut Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Volgens artikel 59 van het BBV moeten activa met meerjarig economisch nut geactiveerd worden. Uitzondering hierop zijn kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde, deze worden niet geactiveerd. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Deze investeringen genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut mogen volgen artikel 59, lid 4 van het BBV worden geactiveerd. Financiële vaste activa Volgens het BBV (artikel 36) moeten financiële vaste activa verantwoord worden. Onder financiële vaste activa vallen kapitaalverstrekkingen, verstrekte leningen, overige uitzettingen met een looptijd van één jaar of langer en bijdragen aan activa in eigendom van derden. Bij activeren van investeringen moet dus aandacht besteed worden aan de eigendomsvraag. Indien het actief eigendom is van een derde, dan worden deze investeringen niet als materiële vaste activa verantwoord, maar als financiële vaste activa. Deze bijdragen moeten aan een aantal voorwaarden voldoen alvorens geactiveerd te kunnen worden. In andere gevallen moeten de bijdragen als exploitatie-uitgaven verantwoord worden. Bijdragen aan activa in eigendom van derden (artikel 61 BBV) Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd indien: a. er sprake is van een investering door een derde; b. de investering bijdraagt aan de publieke taak; c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen; d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft, of de MGR anders recht kan doen gelden op de activa, die samenhangen met de investering. Toelichting bij artikel 3, lid 8 In artikel 64, lid 2 van het BBV staat dat slechts om gegronde redenen de afschrijvingsmethode gewijzigd mag worden. De reden van verandering en financiële consequenties ervan worden in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in de consequenties hiervan voor de financiële positie en voor de baten en lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar en voor het voorafgaande begrotingsjaar. Toelichting bij artikel 4, lid 2 en 3 In artikel 4 gaat het over het afschrijven op materiële vaste activa. In lid 2 wordt voor de afschrijvingstermijnen verwezen naar artikel 8 van de financiële verordening MGR Rijk van Nijmegen. In lid 4 van dit artikel 8 zijn de afschrijvingstermijnen voor materiële vaste activa opgenomen. Binnen de MGR worden de afschrijvingstermijnen gehanteerd conform de financiële verordening. Hieronder is het betreffende artikel uit de financiële verordening opgenomen:
Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa 1. Activa worden gewaardeerd op basis van verkrijgings- of vervaardigingsprijs of zo nodig aangepast door duurzame waardeverminderingen. 2. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. 3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. 4. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in maximaal: a. 25 jaar: voorzieningen aan terreinen; b. 40 jaar: gebouwen; c. 15 jaar: machines, apparaten en installaties; d. 15 jaar: inventarissen; e. 5 jaar: vervoermiddelen; f. 3 jaar: ICT-investeringen g. 10 jaar: overige activa; h. niet: gronden. 5. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan 5.000 worden niet geactiveerd maar rechtstreeks ten laste van het jaarresultaat gebracht, uitgezonderd gronden en terreinen, deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd. 6. Het dagelijks bestuur stelt richtlijnen voor de activering en afschrijving van materiele vaste activa vast. Deze richtlijnen worden ter kennis van het algemeen bestuur gebracht. Toelichting bij artikel 4, lid 6 Activa met maatschappelijk nut mogen volgens het Besluit Begroting en Verantwoording ineens ten laste van de exploitatie worden gebracht. In de MGR is gekozen om zowel investeringen met economisch nut als met maatschappelijk nut te activeren. Het BBV biedt wel de mogelijkheid om af te wijken van de afschrijvingstermijnen naar levensduur in geval van maatschappelijk nut investeringen.