www.pwc.nl Controleplan 2012 Grip op de Eindhovense financiële positie Controleplan voor Gemeente Eindhoven -Concept - 10 september2012
Gemeenteraad van de gemeente Eindhoven T.a.v. de heer J. Verheugt Stadhuisplein 10 5611 EM Eindhoven 10 september 2012 Referentie: 30322968/AEG/NvE Geachte Raad, Hierbij presenteren wij u het plan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar 2012. Onze rol als uw accountant is immers de kern van onze relatie met de gemeente Eindhoven. Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de accountantscontrole over 2012 zullen uitvoeren. Vooraf eerst echter het volgende in breder en langere termijn perspectief. In de verschillende evaluatiegesprekken over de controle 2011 die we de afgelopen weken hebben gevoerd is een aantal aspecten naar voren gekomen: De controle over 2011 is (samenvattend) goed verlopen; De gemeente heeft forse uitdagingen in beleidsmatige, financiële en organisatorische zin; De wens is dat naast een technisch adequate en effectieve controle niet alleen invulling geeft aan de daaruit voortvloeiende natuurlijke adviesfunctie, maar tevens ook als bredere sparringpartner beschikbaar is en daarin doorlopend en proactief opereert voor zowel de Raad als de (top van de) ambtelijke organisatie. Er bestaat in dat verband een informatie en uitwisselingswens over specifieke onderwerpen, zoals: gemeentelijke financiële sturing in een complexer wordende omgeving; de ratio en richting van de accountantscontrole, de bezuinigingsopgave; Eindhoven als economisch succesvolle regio; benchmark op relevante aspecten als arbeidsmarkt, zorg, decentralisaties en dergelijke. PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Flight Forum 840, 5657 DV Eindhoven, Postbus 6365, 5600 HJ Eindhoven T: 088 792 00 40, F: 088 792 94 13, www.pwc.nl is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (Kv K 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn alg emene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaron der deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
We zullen dat de komende jaren invullen door sparringgesprekken, maar ook door workshops. In gezamenlijk overleg zullen we hier met u invulling aan geven. Als consequentie van het vorenstaande (uitdagingen voor Eindhoven, adequate controle leidend tot continuous auditing, proactieve themabenadering) bespraken we dat een teamaanpassing nuttig is en we bovendien streven naar een langjarige relatie. We zullen dat voor u organiseren. Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Met deze aanpak kunnen wij u ook feedback geven over andere bevindingen die wij hebben geconstateerd, vertaald in relevante aanbevelingen. Wij ontvangen graag uw reactie op dit document. Voor een succesvolle controle is het belangrijk dat dit controleplan in alle opzichten geschikt is voor uw gemeente. Wij zullen de inhoud van dit controleplan dan ook nader met accountantscommissie bespreken op 10 september 2012. Dan naar de kern van dit document, de invulling van de controlefunctie zelf. Aan de hand van de verschillende gesprekken die wij hebben gehad met de accountantscommissie, de wethouder Financiën, de gemeentesecretaris en directie, staat Grip op de Eindhovense financiële positie centraal in onze aanpak. Wij hebben voor dit thema gekozen omdat de financiële positie onder druk staat en strakke sturing op liquiditeiten noodzakelijk is. In ons controlewerk zullen wij bijzondere aandacht schenken aan de grip op de financiële positie en voor de gemeente Eindhoven belangrijke thema s: Voortgang en informatievoorziening bezuinigingen (Route 2014) Liquiditeitsmanagement en de wet HOF Projectbeheersing en informatievoorziening van het grondbedrijfontwikkeling van de grondexploitatie en vastgoedmanagement met specifiek aandacht voor de totstandkoming van de waardering van de grondexploitaties Voortgang risicomanagement Implementatie van het HEC rapport Aanpak decentralisaties Opvolging en voortgang van de aanbevelingen uit voorgaande jaren. Met vriendelijke groet, P. van Driel A.E. Gerritsma Gemeente Eindhoven, 30322968/AEG/NvE Page 3 of 14
Inhoudsopgave 1. De kwaliteit van de controle waarnaar u op zoek bent 5 1.1. Uw behoeften en verwachtingen 5 1.2. Uw plannen begrijpen 5 1.3. Uitwisseling van relevante informatie 5 2. Risico's als uitgangspunt 6 2.1. Onze kennis van de belangrijkste risico's 6 2.2. Het destilleren van de risico s voor uw financiële verslaggeving 6 8. Uw controleteam wordt gewijzigd 12 8.1. Een team dat goed past bij gemeente Eindhoven 12 8.2. Regelmatige evaluatie als basis voor verbetering 12 9. Gezamenlijk streven naar kostenbeheersing 13 9.1. Onze aannames 13 9.2. De te leveren prestaties 13 3. De risico s voor de financiële positie nemen toe 7 4. Aansluiten op uw interne controlewerkzaamheden 8 4.1. Onze materialiteit 8 4.2. Samenwerking met uw verbijzonderde interne controle 8 5. Wij beoordelen de kwaliteit van de controleomgeving 9 5.1. Gebruik van data-analyse 9 5.2. Handmatige- en application controls testen 9 6. Hoe fraude aan te pakken 10 6.1. Onze voorlopige frauderisicobeoordeling 10 6.2. Onze geplande reactie 10 7. Hoe ziet onze samenwerking eruit 11 7.1. Duidelijke tijdsplanning en communicatie 11 7.2. Handhaving van onze onafhankelijkheid 11 Pagina 4 van 14
1. De kwaliteit van de controle waarnaar u op zoek bent De diepte en de relevantie van de controle zijn belangrijk. Door onze bevindingen en aanbevelingen waar mogelijk te koppelen aan uw kernvraagstukken, helpen wij u meer waarde uit de controle te halen. 1.1. Uw behoeften en verwachtingen U hebt ons in alle openheid verteld over uw behoeften en verwachtingen, en over uw waarnemingen van onze prestaties tijdens de controle van vorig jaar. Wij hebben goed naar uw feedback geluisterd en begrijpen dat u wilt samenwerken met een accountantsorganisatie die: Zichtbaar is gedurende uw jaarcyclus en regelmatig met u bijpraat over relevante ontwikkelingen om verrassingen te voorkomen; Oplossingsgericht is en hierbij gebruik maakt van benchmarkgegevens; Resultaten scherp verwoord in mondelinge en schriftelijke communicatie; Feedback vertaalt naar verbeterpunten en daaraan gekoppelde acties. 1.2. Uw plannen begrijpen Wij hebben gesproken over de gemeentelijke strategische plannen met de accountantscommissie en het ambtelijk management alsmede waarnemingen gedaan voortkomend uit de controle van vorig jaar en de wijzigingen in wet- en regelgeving geëvalueerd. Uit dit proces begrijpen wij dat een aantal strategische onderwerpen van belang zullen zijn voor onze controle (inclusief maar niet beperkt tot): Een gezonde financiële positie met nadrukkelijke aandacht voor liquiditeitsmanagement. De weg naar realisatie van Route 2014 en de kadernota 2013 waaronder aspecten zoals informatievoorziening, sturing en interne beheersing; Voortgang risicomanagement in relatie tot het weerstandsvermogen. 1.3. Uitwisseling van relevante informatie Onze primaire verantwoordelijkheid als uw accountant is het vormen van een oordeel over de jaarrekening van gemeente Eindhoven voor het jaar dat eindigt op 31 december 2012. Tijdens de uitvoering van de controle zullen wij ook andere waardevolle informatie over de gemeentelijke wensen en plannen verkrijgen. Door ons te focussen op deze wensen en plannen, en door dit te combineren met onze eigen ervaringen, kunnen wij u die informatie verstrekken die voor u, het College, het ambtelijk apparaat en belanghebbenden relevant is. Hieronder ziet u om welke mogelijke onderwerpen het gaat. Voor de gebruikers Voor de raad en de accountantscommissie Voor de ambtelijke organisatie Onafhankelijk oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening en SiSa en Brabantstad bijlage van 2012 waardoor de gebruikers in staat zijn objectief te oordelen over: wat er met het gemeenschapgeld bereikt is; de risico s ten aanzien van financiering van de gemeente; de financiële positie van de gemeente; het voldoen aan wet- en regelgeving bij de totstandkoming van transacties. Onafhankelijke zekerheid dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft en in overeenstemming is met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Objectieve feedback op verslaggevingbeleid en schattingen van het college Communiceren van gebieden met een hoog controlerisico en het uitleggen van de gevolgen voor onze controleaanpak Rapporteren van significante tekortkomingen in de interne beheersing en het belangrijkste financiële systeem Decade. Signalering van wat ons verder opvalt in de gemeentelijke organisatie Proactieve communicatie van (potentiële) issues door: tijdige onderkenning en een oplossingsgerichte aanpak korte lijnen met Peter, Anton Eelco, Neil en Jan Regelmatig in gesprek over nieuwe onderwerpen Regelmatig verstrekken van updates over toekomstige (markt)ontwikkelingen in wetgeving, regelgeving en belastingen Communiceren over risico s die niet voldoende worden afgedekt en over andere zaken die ons tijdens de controle zijn opgevallen Voortdurend ons serviceniveau beoordelen door het voeren van evaluatiegesprekken en spoedige reacties op de feedback op onze dienstverlening Pagina 5 van 14
2. Risico's als uitgangspunt Bij het opstellen van onze controleaanpak houden wij rekening met de interne en externe factoren die relevant zijn voor gemeente Eindhoven. Door deze aanpak voegen wij diepte en relevantie toe aan onze controle. Bovendien zorgen wij ervoor dat alle mogelijke risico s voor de financiële verslaggeving in kaart worden gebracht en dat deze risico s op adequate wijze worden geadresseerd. 2.1. Onze kennis van de belangrijkste risico's Wij streven ernaar om onze service te bouwen rond de bedrijfsvoering. Onze controleaanpak voor gemeente Eindhoven begint dan ook met begrip van uw bedrijfsomgeving. Wij hebben onze documentatie geactualiseerd aan de hand van de ingewonnen informatie en kennis uit eerdere controles en andere diensten. Op basis hiervan hebben wij de ontwikkelingen in kaart gebracht die relevant zijn voor uw organisatie. Dit hebben wij weergegeven in de figuur hiernaast. Deze ontwikkelingen nemen wij in ogenschouw bij het uitwerken van onze controleaanpak. 2.2. Het destilleren van de risico s voor de financiële verslaggeving Vanuit de geïdentificeerde ontwikkelingeningen hebben wij de volgende belangrijke risico s binnen uw organisatie gedestilleerd die naar onze mening gevolgen kunnen hebben op uw jaarrekening: Waardering grondposities en vastgoed Financiële positie staat onder druk Opzet verantwoordingsproces SiSa Inkoop- en aanbestedingsprocedure en centraal contractbeheer In hoofdstuk 3 gaan wij dieper in op deze financiële verslaggevingrisico's en de invloed hiervan op onze controle. In hoofdstuk 6 gaan wij dieper in op hoe wij omgaan met het fraude risico en door het management getroffen maatregelen tegen fraude. Pagina 6 van 14
3. De risico s voor de financiële positie nemen toe Geïdentificeerde risico s Waardering grondposities en vastgoed Financiële positie staat onder druk Opzet verantwoordingsproces SiSa Overwegingen voor deze observatie De huidige economische situatie leidt tot een vermindering van de vraag en is van invloed op de parameters en uitgangspunten voor de schattingen van grondexploitaties. Hierdoor loopt de gemeente het risico dat grondexploitaties verliesgevend zullen zijn. De huidige economische situatie heeft bij gemeente Eindhoven reeds geleid tot forse bezuinigingen en een tekort in het weerstandsvermogen. De dalende tendens is nog niet doorbroken en vanaf 1 januari 2013 wordt de striktere regelgeving voor Overheidsfinanciën, de wet HOF geïmplementeerd (betaalbaarheid van de stad) Tijdens onze jaarrekeningcontrole is gebleken dat voor een aantal specifieke regelingen het voor de organisatie een moeizaam proces is om de gewenste en benodigde informatie te verzamelen, vast te leggen, te verifiëren en te verantwoorden. Plan van aanpak in onze controle Opstellen van een risicoanalyse naar aanleiding van besprekingen met planeconomen. De meeste risicovolle projecten worden het gehele jaar gevolgd Beoordeling of winstneming consistent en geautoriseerd plaatsvindt Detailbeoordeling opbrengsten en kosten Beoordeling betrouwbaarheid en juistheid schattingen en parameters exploitatieoverzichten Beoordeling toereikendheid van de verliesvoorziening en totstandkoming van de risicoreserve en weerstandscapaciteit van het grondbedrijf Specifiek aandacht voor TD gebouw Specifiek aandacht voor waardering Waterrijk Aandacht voor vastgoedbeheer waaronder onderwijshuisvesting Beoordeling van de informatievoorziening Strijp S Beoordeling risicobeheersing grote projecten Beoordeling contractuele verplichtingen aankoop woningen Beoordelen van de kwaliteit van de informatievoorziening richting raad en de sturing door het college en de directie op tussentijdse cijfers en de realisatie van bezuinigingen Beoordelen van de kwaliteit van de P&C cyclus en specifiek de liquiditeitenplanning (specifiek voor investeringsaanvragen) als onderdeel van de cyclus Het beoordelen van de naleving van het treasurystatuut Beoordeling van invloed van toekomstige investeringen op het voldoen aan de Wet HOF Voortgang risicomanagement in relatie tot het weerstandsvermogen Mogelijke aandachtspunten in relatie tot de financiële positie: Controleren onderhoudsvoorzieningen in relatie tot de onderhoudsplannen Controle van de hoogte van de voorziening FLO en mogelijk Appa Beoordelen van het plan van aanpak dat door de gemeente wordt opgesteld Inplannen van meer tussentijdse contactmomenten om de voortgang te bespreken Beoordelen van de risico-analyses opgesteld door gemeente Eindhoven medio 2012 Voor het einde van het boekjaar voeren wij een pre-audit uit op de SiSa verantwoording Inkoop- en aanbestedingsprocedure In 2011 zijn door de gemeente rechtmatigheids- onderzoeken uitgevoerd volgens een met afgestemd controleplan. Op basis van deze onderzoeken en de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn een aantal fouten en onzekerheden geconstateerd ten aanzien van het aspect rechtmatigheid. Kennisnemen van actuele wet-en regelgeving Beoordelen opvolging bevindingen voorgaand jaar Inzicht verkrijgen in controleomgeving: inkoop en aanbestedingenbeleid, verantwoordelijkheden en bevoegdheden centraal versus decentraal Inzicht verkrijgen in monitoring controls: de activiteiten van de Raad, het College en het management gericht op het monitoren van naleving van de interne aanbestedingsprocedure Opstellen van een risicoanalyse Opzetten controleaanpak in samenwerking met afdeling VBIC en het beoordelen van deze werkzaamheden; Zelfstandige deelwaarneming op naleving Europese aanbestedingsrichtlijnen bij subsidiecontroles Pagina 7 van 14
Concept 4. Aansluiten op de interne controlewerkzaamheden De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen voor alle materiële posten in uw jaarrekening, waarbij wij aansluiten op uw verbijzonderde interne controle 4.1. Onze materialiteit Bij de planning van onze activiteiten houden wij rekening met materialiteit. Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen. De materialiteitsgrens voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid is door u, conform het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, voor fouten vastgesteld op 1% van de lasten en toevoegingen aan de reserves voor onzekerheden vastgesteld op 3% van de lasten en toevoegingen aan de reserves in de jaarrekening. Wij hebben met de verbijzonderde interne controle afdeling besproken in hoeverre wij gebruik kunnen maken van de door hen uitgevoerde procedures, waarbij de reikwijdte van ons controlewerkolewerk zal worden afgestemd. Specifiek hebben wij aandacht gevraagd voor de doorontwikkeling van de interne controlefunctie en een jaarplanning waarin de volgende aspecten opgenomen zijn: Spreiding van toetsingswerkzaamheden gedurende het gehele jaar waarbij bevindingen eerder bekend zijn met het voordeel om tijdig bij te sturen. Controlewerkzaamheden m.b.t. de IT general controls en beheersing in de financiële applicaties inbedden in het reguliere interne controleplan Data analyse toepassen. Dit betekent concreet samen met gemeente Eindhoven nadenken welke mogelijke inzet van data-analysen GWS mogelijk is in voor Decade 2012. Daarnaast zullen we in overleg met u een rapporteringtolerantie vaststellen. Alle controlebevindingen boven deze rapporteringtolerantie zullen wij middels ons accountantsverslag aan u rapporteren. Wij stellen voor deze tolerantie voor 2012 op 500.000 te bepalen. De rapporteringtolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle. Het gaatat alleen om de grens waarboven wij de waargenomen fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole aan u zullen rapporteren. 4.2. Samenwerking met de door de directie ingestelde verbijzonderde interne controlefunctie Tijdens onze controle maken wij gebruik van het werk van de door de directie ingestelde verbijzonderde interne controle. De betrokkenheid bestaat uit: een gecombineerde risicoanalyse en aanpak; de uitvoering, documentatie en rapportage door de verbijzonderde interne controle afdeling; en de beoordeling van de procedures uitgevoerd door de verbijzonderde interne controle afdeling om hier mogelijk op te kunnen steunen. Pagina 8 van 14
5. Wij beoordelen de kwaliteit van de controleomgeving Wij beginnen in de voorbereidende fase van onze controle met het actualiseren van onze kennis van de processen en financiële transacties van gemeente Eindhoven. Daarbij identificeren wij mede op basis van data-analyse de aandachtsgebieden. De uitkomst van deze analyse is de basis voor het bepalen van de omvang van de te testen interne controlemaatregelen. 5.1. Gebruik van data-analyse De toepassing van data-analyse waarborgt een effectieve en efficiënte analyse van de gegevens uit uw systemen. Enerzijds doen wij dit door het identificeren en verifiëren van specifieke transacties. Anderzijds biedt data-analyseanalyse de mogelijkheid om de controlemaatregelen, waaronder het testen van handmatige journaalposten te valideren. In beide gevallen levert data-analyseanalyse waardevolle informatie op. Wij maken gebruik in onze controle van de volgende dataanalyses: Aantal gebruikers bedrijf kritische applicaties minimaliseren Backup & restore proces formaliseren Analyse van de transactiestromen binnen de diverse dagboeken onder meer gericht op het in kaart brengen van materiële processen en ongebruikelijke transactiestromen (handmatige betalingen, journaalposten); Analyse van de functiescheidingen in de diverse dagboeken. Verder gaan wij met de directie na hoe data-analyseanalyse gehanteerd kan worden als onderdeel van (verbijzonderde) interne controles. 5.2. Handmatige- en application controls testen Na beoordeling van de volwassenheid van de IT General Controls, die de basis vormen van uw controleomgeving, zullen wij de handmatige- en application controls valideren waar wij op steunen in de controle. De belangrijkste aandachtsgebieden in deze context zijn: Informatie beveiligingsbeleid en continuïteitsplan vaststellen Wijzigingsbeheer applicaties aanscherpen Autorisatie procedure rondom bevoegdheden bedrijf kritische applicaties aanscherpen en periodieke controle implementeren Bovengenoemde controlewerkzaamheden zullen ons een duidelijke en heldere basis geven om de kwaliteit van uw controleomgeving te beoordelen. Daarbij is ons doel om maximaal te kunnen steunen op de interne controle werkzaamheden die worden uitgevoerd door uw medewerkers (tenzij er andere procedures efficiënter en effectiever zijn, zoals voor risicovoorzieningen en analyse van bijzondere waardeverminderingen). Houdt u er s.v.p. rekening mee dat wij conform de controlestandaarden altijd een bepaalde mate van gegevensgerichte controleprocedurescedures moeten uitvoeren voor de belangrijkste risicogebieden. Wij hebben aandacht gevraagd voor het tijdig uitvoeren van controlewerkzaamheden omtrent IT general controls en inbeddingding van deze werkzaamheden als onderdeel van de reguliere interne controles uitgevoerd door gemeente Eindhoven. Pagina 9 van 14
6. Hoe oe fraude aan te pakken Gedurende het jaar zullen wij het onderwerp fraudepreventie aan de orde stellen. Wij zullen kritische vragen stellen over hoe u het risico van fraude beperkt en welke maatregelen u heeft genomen om fraude te ontdekken. 6.1. Onze voorlopige frauderisicobeoordeling De figuur rechts geeft de mogelijke gebieden van fraude weer. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude en onjuistheden berust bij het college van burgemeester en wethouders. wethouders Buiten het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management hebben wij geen verhoogde risicogebieden geïdentificeerd. geïdentificeerd 6.2. Onze geplande reactie Onze controlestandaarden verplichten ons om controlewerkzaamheden met betrekking tot het risico van fraude uit te voeren. Wij zullen tijdens onze controle voor gemeente Eindhoven de volgende aan fraude gerelateerde werkzaamheden uitvoeren: het bevragen van de directieraad en anderen, ren, inclusief (indien van toepassing) de accountantscommissie en de afdeling control;; evalueren van de interne beheersingsmaatregelen (review werkzaamheden afdeling verbijzonderde interne controle en zelfstandig verrichte werkzaamheden) en systemen in relatie tot fraude; het evalueren van de argumenten voor significante ongebruikelijke transacties; het beoordelen van schattingen in verband met mogelijke sturing; sturing het beoordelen van de juistheid van handmatige journaalposten; journaalposten zorgen voor een passend niveau van professioneel-kritische houding tijdens het controleproces; Figuur: Illustratieve gebieden van fraude Ook willen wij de meldingen die via de klokkenluiderprocedure procedure zijn ontvangen beoordelen. Waar en indien van toepassing, zullen wij u ook voorzien van aanbevelingen die de bescherming tegen fraude van gemeente Eindhoven zullen verbeteren. Wij merken op dat wij onze controlewerkzaamheden dusdanig plannen dat wij een redelijke mate van zekerheid, maar geen absolute mate van zekerheid, zekerheid verkrijgen omtrent het bestaan van een materiële fout(en) in de jaarrekening (inclusief materiële fouten vanuit onvolkomenheden in de administratie of fraude). Binnen deze context zal onze controle geen gedetailleerde analyse van individuele transacties omvatten. Houdt u er rekening mee dat wij een element van 'onvoorspelbaarheid' in onze controletesten opnemen. Als zodanig is het mogelijk dat wij extra procedures moeten uitvoeren die hierboven niet beschreven staan. Pagina 10 van 14
7. Hoe ziet onze samenwerking eruit Om te komen tot een effectieve en efficiënte controle die in alle opzichten aan uw verwachtingen voldoet, maken wij duidelijke afspraken. Onze onafhankelijke samenwerking en gemaakte afspraken zijn de belangrijkste focus van dit hoofdstuk. 7.1. Duidelijke tijdsplanning en communicatie Met het oog op de volgende stap is het nog niet mogelijk te voorspellen of en wanneer de wetgeving in werking zal treden. Ook wanneer er de wet aangenomen wordt, roepen bepaalde definities binnen de wijzigingen vragen op die nog moeten worden verduidelijkt. Wij zullen het adoptieproces van de Eerste Kamer op de voet volgen en gemeente Eindhoven op de hoogte houden van de consequenties die deze wetgeving kan hebben. Frequente communicatie ommunicatie is essentieel om goed op de hoogte te zijn en te blijven van de punten die van belang zijn voor uw organisatie (en om zo verrassingen te voorkomen). Dit biedt ook de gelegenheid om u bij te praten over externe ontwikkelingen die uw financiële verslaglegging beïnvloeden. Tegelijkertijd informeert u ons over de situatie en ontwikkelingen binnen uw organisatie, waardoor wij onze controleaanpak waar nodig kunnen aanpassen. De formele communicatiemomenten zijn vastgelegd in het communicatieschema. De figuur rechts geeft u een overzicht van ons controleproces. De geplande communicatiemomenten met uw accountantscommissie vormen de basis voor het schema dat wij met u hebben afgesproken. 7.2. Handhaving van onze onafhankelijkheid Het Nederlands recht en ons intern tern beleid verplichten ons om onze onafhankelijkheid actief te beschermen. Om onze onafhankelijkheid te garanderen controleren wij onder meer - vooraf en op een wereldwijde basis dat elk controleverzoek en verzoek om controleverwante en nietcontrolediensten onze onafhankelijkheid niet in gevaar brengt, in overeenstemming met de huidige externe regelgeving en de interne regels van gemeente Eindhoven. In februari 2012 heeft de Nederlandse Tweede Kamer de Wet op het accountantsberoep aangenomen. Deze wet bevat een aantal wijzigingen die relevant zijn voor instellingen van openbaar belang en het accountantsberoep. Deze wijzigingen zijn inclusief een verplichte rotatie van accountantskantoor na een periode van acht jaar en een strikte scheiding van controle- en andere diensten. De volgende stap, die net is begonnen, is dat de Eerste Kamer de wetgeving goedkeurt dan wel verwerpt. Pagina 11 van 14
8. Uw controleteam wordt gewijzigd g Wij hebben de opbouw van ons controleteam afgestemd op uw bedrijfsvoering. Tegelijkertijd behouden wij onze doelstelling om onze kennis en ervaring met de gemeente Eindhoven te delen. Wij zijn onafhankelijk en geven u onze objectieve mening.. Daarnaast streven wij ernaar om continuïteit in ons team te behouden. behouden 8.1. Een team dat goed past bij gemeente Eindhoven Ons team streeft ernaar voor u beschikbaar te zijn wanneer nodig. Hiernaast vindt u een overzicht van de ervaren leden van het controleteam. U kunt hen op elk moment bereiken. 8.2. Regelmatige evaluatie als basis voor verbetering In paragraaf 1.1 hebben wij u gewezen op de verbeteracties die wij hebben ondernomen op basis van de besprekingen van vorig jaar met u. De evaluatie verloopt open en eerlijk. Dit is belangrijk voor de optimalisatie van onze dienstverlening, en voor u. Om ervoor te zorgen dat u ieder jaa r baat heeft bij de toegevoegde waarde van de controle,, streven wij ernaar om het proces tijdens en na de controle samen met het management te evalueren. Via diverse evaluatiegesprekken, vragen wij uw ervaringen, en uw eventuele verbetersuggesties, met ons te delen. Naar aanleiding van de evaluatie zullen wij ons controleteam eventueel wijzigen. Pagina 12 van 14
9. Gezamenlijk streven naar kostenbeheersing Wij zien de ambitie om een effectieve en efficiënte controle uit te voeren als een gezamenlijke inspanning. Samen met de directie hebben wij een robuuste maar kostenefficiënte controleaanpak gepland. 9.1. Onze aannames Bij onze werkzaamheden gaan wij ervan uit dat er geen verdere veranderingen in de reikwijdte van onze controle plaatsvinden en dat het management de vereiste informatie verschaft en toegang tot relevante medewerkers verleent in overeenstemming met onze verwachtingen en tijdschema's. Alle activiteiten met betrekking tot speciale of specifieke projecten zullen afzonderlijk in rekening worden gebracht in overeenstemming met afzonderlijke opdrachtbrieven. Wij zien het bewaken van de kosten voor de jaarrekeningcontrole als een gezamenlijk streven. Naast goed begrip van de reikwijdte van de opdracht, is helderheid over de oplevering van benodigde informatie relevant. De gemeente kan zelf bijdragen aan lagere controlekosten door ervoor te zorgen dat de organisatie zichzelf deels kan controleren. Belangrijk bijkomend voordeel is, dat de gemeente door deze controlemaatregelen de financiële risico's beter kan beheersen. Wij hebben de controle van 2011 geëvalueerd waarbij een verbeterplan voor SiSa is ontstaan en wederzijdse inspanningen worden geleverd het jaarrekeningtraject nog efficiënter uit te voeren. 9.2. De te leveren prestaties Wij verstrekken de volgende rapportages verstrekken: ons oordeel over de jaarrekening 2012; managementletter dat een update geeft van de interim bevindingen; ons accountantsverslag, met een samenvatting van de bevindingen van onze controle; controleverklaringen bij bijzondere subsidieverantwoordingen Pagina 13 van 14
Pagina 14 van 14