Gedragscode Gemeente Oosterhout Gedragscode 1. Algemene bepalingen 1.1 De gedragscode is openbaar en door derden te raadplegen; 1.2 a. Elke individuele medewerker ontvangt een exemplaar van deze gedragscode en tekent hierbij voor ontvangst; b. Nieuwe medewerkers ontvangen bij indiensttreding een exemplaar van deze gedragscode en tekenen hiervoor bij ontvangst; 1.3 De gedragscode is niet alleen van toepassing op ambtenaren, maar op eenieder die in welke vorm dan ook arbeid verricht uit naam of ten behoeve van de gemeente Oosterhout; 1.4 a. Medewerkers van de gemeente Oosterhout zijn tijdens de afgesproken werk- en bloktijden aanwezig en verrichten de afgesproken werkzaamheden. Het is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de individuele medewerker om hier op een verantwoorde wijze mee om te gaan; b. Een medewerker van de gemeente Oosterhout houdt zich aan interne regelingen; 1.5 In gevallen waarin de gedragscode niet voorziet of waarin toepassing ervan niet mogelijk is treedt de medewerker van de gemeente Oosterhout in overleg met zijn leidinggevende; 1.6 De integriteit van de gemeente Oosterhout hangt samen met geloofwaardigheid en legitimiteit. Wanneer de handelingen van de gemeente Oosterhout niet meer als onpartijdig worden ervaren, kan de integriteit in twijfel worden getrokken. Het publieke belang staat daarom binnen de gemeente Oosterhout voorop; 1.7 De gedragscode is niet vrijblijvend. Indien een medewerker van de gemeente Oosterhout zich schuldig maakt aan inbreuk op de integriteit, dan wordt dit aangemerkt als plichtsverzuim. 2. Belangenverstrengeling, nevenwerkzaamheden en draaideurconstructies 2.1 Werknemers zijn verplicht om nevenwerkzaamheden jaarlijks kenbaar te maken aan het college van B&W en zijn hiervoor zelf verantwoordelijk; 2.2 Leidinggevenden houden toezicht op de gemelde nevenwerkzaamheden van hun medewerkers. Zij beoordelen of de nevenwerkzaamheden al dan niet strijdig zijn met de werkzaamheden, die binnen de gemeente Oosterhout verricht worden; 2.3 Wanneer sprake is van enige mate van strijdigheid meldt de leidinggevende dit aan de betreffende afdelingsmanager c.q. directeur. De afdelingsmanager c.q. directeur brengt dit onder de aandacht van het college van B&W; 2.4 Het is voor medewerkers van de gemeente Oosterhout verboden nevenwerkzaamheden te verrichten, waardoor de goede vervulling van hun functie binnen de gemeente Oosterhout niet verzekerd is; 2.5
Belangenverstrengeling moet voorkomen worden; 2.6 Medewerkers van de gemeente Oosterhout kunnen niet extern worden ingehuurd om werkzaamheden te verrichten, tenzij de gemeentesecretaris hiervoor toestemming verleent; 2.7 Een voormalig medewerker van de gemeente Oosterhout kan niet binnen 2 jaar na beëindiging van het dienstverband door de gemeente Oosterhout worden ingehuurd om als externe werkzaamheden te verrichten. In bijzondere gevallen kan hierop, op basis van een collegebesluit, een uitzondering worden gemaakt. 3. Omgang met informatie en contacten met de pers 3.1 Men gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover men uit hoofde van zijn functie beschikt. Hierbij kan een onderscheid worden gemaakt tussen interne en externe informatievoorziening; 3.2 Interne informatievoorziening: men informeert het bevoegd gezag zorgvuldig, volledig en correct over zaken waarover men uit hoofde van zijn functie beschikt; 3.3 Externe informatievoorziening: men houdt informatie, waarvan men weet of kan vermoeden dat het een vertrouwelijk karakter heeft, geheim; 3.4 In relatie tot verzoeken in het kader van de Wet Openbaarheid van bestuur (wob) verschaft men de gevraagde informatie, tenzij één van de uitzonderingen van artikel 10 van de wob van toepassing is. Bij twijfel overlegt men met zijn leidinggevende; 3.5 Contacten met vertegenwoordigers van de pers verlopen via het cluster communicatie, tenzij in overleg met de leidinggevende is besloten hiervan af te wijken; 3.6 Gevoelige stukken en dossiers worden in afgesloten kasten en/of laden opgeborgen; 3.7 Men maakt niet ten eigen bate of ten bate van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van vertrouwelijke informatie waarover men door de uitoefening zijn functie beschikt. 4. Inkoop, aanbestedingen en verkoop 4.1 Wanneer de belangen groot zijn voeren werknemers onderhandelingen niet solistisch; 4.2 Er wordt niet onderhandeld met organisaties waarvan bekend is dat zij in het verleden zaken hebben gedaan of hebben willen doen met de gemeente Oosterhout en daarbij gebruik hebben gemaakt van verwerpelijke beïnvloedingsmethoden. Bij twijfel fungeert de centrale inkoper als informatiepunt; 4.3 Bestuurders en ambtenaren met een eigen bedrijf mogen niet meedingen bij enkelvoudige onderhandse aanbestedingsprocedures. Wanneer deze personen meedingen wordt een openbare procedure gevolgd;
4.4 De gemeente Oosterhout doet geen zaken met ondernemingen die in relatie kunnen worden gebracht met criminele activiteiten of ondernemingen waarover op dit punt twijfel bestaat; 4.5 (De schijn van) vriendjespolitiek moet te allen tijde voorkomen worden: wanneer familie, vrienden of bekenden betrokken zijn moet men niet de opdrachtgever zijn; 4.6 Er worden geen kredieten aangevraagd, zonder dat daaraan een gedegen plan ten grondslag ligt; 4.7 Om te voorkomen dat onderhandelingstrajecten beïnvloed worden (bijvoorbeeld door voorkennis van onderhandelingspartners) mag geen informatie over deze projecten, zoals beschikbare budgetten of offertes van anderen, naar buiten uitlekken; 4.8 Achteraf moeten alle uitgaven verantwoord worden; 4.9 Een meer uitgewerkte beschrijving van integriteit rondom investeringen en aanbestedingen is opgenomen in de Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Oosterhout 2003 en de Nota investerings- en afschrijvingsbeleid 2003. 5. Vergunningverlening en handhaving 5.1 De gemeente Oosterhout verleent vanaf de invoering van de Wet bibob geen vergunning, wanneer sprake is van gevaar dat de beschikking mede zal worden gebruikt voor het benutten van voordelen uit strafbare feiten of het plegen van strafbare feiten; 5.2 Wanneer twijfel bestaat over de integriteit van aanvrager zal, alvorens vergunningen worden verleend, onderzoek worden verricht over de achtergrond van de aanvrager waarbij eventueel advies kan worden gevraagd aan het Bureau bibob; 5.3 (De schijn van) vriendjespolitiek moet te allen tijde voorkomen worden: wanneer familie, vrienden of bekenden betrokken zijn moet men niet de vergunningverlener c.q. handhaver zijn. 6. Uitnodigingen, geschenken en diensten 6.1 Straal naar buiten toe terughoudendheid uit in relatie tot eventueel te geven of te ontvangen geschenken; 6.2 Men vraagt en geeft geen gelegenheid tot gunsten; 6.3 Het aanbieden van geschenken vindt zoveel mogelijk in openbaarheid plaats; 6.4 Toezending van geschenken aan het huisadres is uit den boze. Wanneer dit toch gebeurt wordt dit bij de leidinggevende gemeld en worden de geschenken als zodanig behandeld; 6.5 Het aannemen van geschenken met uitsluitend een symboolfunctie (zoals een fles wijn als dank) of met een ceremonieel karakter (zoals het in ontvangst nemen van een rapport) is aanvaardbaar
wanneer dit in zuivere relatie staat tot de situatie waarbinnen het geschenk wordt aangeboden (zoals het houden van een lezing); 6.6 Alle geaccepteerde geschenken worden per afdeling, eenheid of unit in een geschenken- of logboek geregistreerd. Hieronder vallen ook geschenken aan familie- of gezinsleden. Dit geschenkenboek kan te allen tijde door alle medewerkers van de gemeente Oosterhout worden ingezien; 6.7 De geschenken worden per afdeling of eenheid verzameld. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor melding van geschenken bij de desbetreffende afdelingsmanager. Voor geschenken met een waarde groter dan 20,- geldt dat ze zullen worden teruggestuurd. De leidinggevende ziet erop toe dat geschenken met een waarde kleiner dan 20,- op een eerlijke manier binnen de afdeling of eenheid worden verdeeld; 6.8 Het bijwonen van een evenement moet functioneel en in het belang van de gemeente Oosterhout zijn; 6.9 Voor het ingaan op uitnodigingen om ergens aanwezig te zijn geldt het principe dat steeds vooraf overleg plaatsvindt met de leidinggevende. Wanneer overleg niet mogelijk is, wordt het ingaan op de uitnodiging achteraf bij de leidinggevende verantwoord; 6.10 Bij het ingaan op uitnodigingen voor maaltijden e.d. moeten een aantal principes als uitgangspunt genomen worden, namelijk: wederkerigheid, onafhankelijkheid en gematigdheid. a. Wederkerigheid: neem geen uitnodigingen of geschenken aan die je zelf uit integriteitoverwegingen niet zou schenken en confronteer anderen niet met aanbiedingen, die je zelf uit integriteitoverwegingen zou afwijzen. Als richtlijn voor geschenken kan de 20,- grens worden gehanteerd; b. Onafhankelijkheid: te allen tijde moet worden voorkomen dat door het aannemen van geschenken de onafhankelijke of onpartijdige vervulling van het ambt of de functie in gevaar komt; c. Gematigdheid: geef te allen tijde aan dat ten aanzien van geschenken een terughoudend beleid wordt gevoerd. 7. Uitgaven en declaraties 7.1 Alleen kosten die ook daadwerkelijk gemaakt zijn kunnen worden gedeclareerd; 7.2 Er worden geen declaraties voor reis- en verblijfkosten bij andere bedrijven en instanties ingediend. De gemeente Oosterhout betaalt dit zelf. Gaat het om reizen, het afleggen van bezoeken of het bijwonen van congressen op kosten van een andere organisatie, dan dient vooraf met de leidinggevende te worden overlegd wat wel en niet acceptabel is; 7.3 Maaltijden met derden kunnen noodzakelijk of gewenst zijn. Soms is het onvermijdelijk, soms is het een gewoonte. Afgewogen moet worden of in een eventueel onderhandelingstraject onafhankelijke besluitvorming belemmerd wordt. Maaltijden worden echter slechts gearrangeerd na overleg met de leidinggevende.
8. Gebruik gemeentelijke eigendommen en voorzieningen 8.1 Een ambtenaar heeft om zijn werk goed te kunnen uitvoeren voorzieningen als een computer, kopieerapparatuur, telefoon en fax en kantoorartikelen, zoals pennen en papier, nodig. Deze zaken stelt de gemeente Oosterhout ter beschikking. Het is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de individuele werknemer om daar op een verantwoorde wijze mee om te gaan. Wanneer twijfel bestaat over het gebruik voor privé doeleinden, overlegt men dit met de leidinggevende; 8.2 Sommige eigendommen van de gemeente Oosterhout worden ook buiten het gebouw gebruikt. Bijvoorbeeld mobiele telefoons of laptops worden mee op pad genomen en soms zelfs mee naar huis. Ook thuis wordt deze apparatuur slechts voor het werk gebruikt, tenzij hierover met de leidinggevende andere afspraken zijn gemaakt; 8.3 Het verzenden en ontvangen van privé e-mail op het werk, op het "eigen" e-mail adres, is (beperkt) toegestaan, mits het niet storend is voor of ten koste gaat van de dagelijkse werkzaamheden. Het is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de individuele werknemer om daar op een verantwoorde wijze mee om te gaan; 8.4 Het verzenden van ongefrankeerde te frankeren privé-post via de postkamer is verboden, tenzij hierover met de leidinggevende andere afspraken zijn gemaakt; 8.5 Verzoeken aan een ambtenaar om incidenteel in werktijd diensten voor derden te verrichten, zoals het geven van een presentatie of lezing, worden vooraf ter goedkeuring aan de leidinggevende voorgelegd. Eventuele vergoedingen voor deze werkzaamheden worden als geschenk behandeld (zie paragraaf 6) "Onder nevenwerkzaamheden worden verschillende werkzaamheden verstaan, zoals het lidmaatschap van het bestuur van een vereniging of stichting, het zijn van commissaris, bestuurder, vennoot of aandeelhouder. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen betaalde en onbetaalde nevenwerkzaamheden of nevenwerkzaamheden die binnen of buiten denormale diensttijd worden verricht" (Bron: Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling en Uitwerkingsovereenkomst). De belangen van de werkgever dienen door de nevenwerkzaamheden niet te worden geschaad. Externe inhuur: een medewerker van de gemeente Oosterhout is aangesteld om gedurende werktijd werkzaamheden ten behoeve van de gemeente Oosterhout te verrichten. Worden de werkzaamheden echter in privé-tijd verricht, dan moeten ze worden beschouwd als nevenwerkzaamheden en als zodanig worden gemeld. Interne informatievoorziening: het gaat in dit artikel met name om informatie die door het bevoegd gezag relevant is of wanneer door het bevoegd gezag om informatie is verzocht. Men spreekt van een belangrijk onderhandelingstraject wanneer de keuze voor leveranciers c.q. derden nog niet gemaakt is en deze op basis van de onderhandeling duidelijk moet worden. Ook wanneer het belang van de overeenkomst of de impact naar de toekomst gerekend groot is voor de gemeente en mogelijke consequenties bestaan voor andere (nog te sluiten) overeenkomsten kan men spreken van een belangrijk onderhandelingstraject. Wanneer de onderhandeling slechts een
formaliteit is en keuzes inmiddels gemaakt zijn kan een onderhandeling eventueel solistisch gevoerd worden. Voor het privé-gebruik van e-mail en internet gelden het e-mail protocol en het internet protocol.